Hanya 18% orang yang memiliki sistem manajemen waktu. Ini mungkin menjelaskan mengapa kebanyakan dari kita merasa selalu terburu-buru melawan waktu.
Namun, dengan time blocking, Anda dapat kembali mengendalikan hari Anda. Alih-alih merespons apa pun yang muncul, Anda menjadwalkan blok waktu yang terfokus untuk pekerjaan mendalam, rapat, dan bahkan istirahat.
Tapi bagaimana cara melakukannya di dalam Outlook Calendar tanpa aplikasi manajemen waktu tambahan atau pengaturan yang rumit?
Mari kita bahas cara menggunakan pembagian waktu di Kalender Outlook untuk menghemat waktu berharga dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan tanpa kekacauan. Plus, tetap di sini untuk cara lebih cerdas mengelola pekerjaan Anda dengan alat produktivitas bertenaga AI!
⭐ Template Terpilih
Merasa kewalahan sebelum hari dimulai? Template Pembagian Waktu Harian ClickUp membantu Anda merencanakan jadwal dengan tujuan yang jelas, memprioritaskan hal-hal yang paling penting, menetapkan tujuan yang realistis, dan menyisakan ruang untuk bernafas. Sempurna untuk menyeimbangkan produktivitas dan ketenangan.
Apa itu Time Blocking dan Mengapa Hal Ini Berfungsi?
Time blocking (kadang-kadang disebut juga time chunking) adalah teknik produktivitas sederhana namun efektif di mana Anda membagi hari Anda menjadi bagian-bagian waktu yang khusus, masing-masing dialokasikan untuk tugas, proyek, atau jenis pekerjaan tertentu.
Alih-alih membiarkan gangguan menguasai hari Anda, ambil kendali dengan menjadwalkan hari Anda sebelumnya. Blokir waktu untuk pekerjaan mendalam, email, rapat, dan bahkan pesan Slack yang tak henti-hentinya.
Bayangkan seperti pertemuan dengan diri sendiri, tapi Anda sedang menangani pekerjaan nyata alih-alih panggilan tak berujung.
📌 Contoh: Jika Anda seorang pengembang perangkat lunak, Anda mungkin menjadwalkan pagi hari untuk debugging dan riset. Sementara itu, sore hari digunakan untuk menjawab email dan mengadakan pertemuan saat energi untuk bekerja aktif mulai menurun.
Mengapa ini efektif?
- Fokus yang lebih baik: Sekitar 70% rapat mengganggu alur kerja karyawan, membuat mereka sulit menyelesaikan tugas. Dengan memblokir waktu untuk tugas-tugas kritis, Anda meminimalkan gangguan dan tetap fokus pada pekerjaan inti Anda
- Lebih banyak kontrol: Mengatur hari kerja Anda sesuai dengan tingkat energi puncak Anda dapat meningkatkan produktivitas hingga 24%. Baik Anda orang yang lebih produktif di pagi hari atau di sore hari, time blocking membantu Anda bekerja saat Anda secara alami paling produktif
- Kurangi kelelahan: Berganti-ganti tugas secara terus-menerus menguras energi mental. Penelitian menunjukkan bahwa setelah gangguan, dibutuhkan 23 hingga 25 menit untuk kembali fokus sepenuhnya. Time blocking membantu meminimalkan gangguan, mengurangi stres, dan memudahkan pekerjaan mendalam
Dengan mengendalikan jadwal Anda dan mengalokasikan waktu untuk hal-hal yang paling penting, Anda akan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan tanpa merasa terus-menerus kewalahan.
Sekarang, mari kita pelajari cara mengatur pembagian waktu di Outlook Calendar dan membuatnya bekerja untuk Anda!
👀 Tahukah Anda? Organisasi Kesehatan Dunia (WHO) memperingatkan bahwa stres yang tidak terkelola akibat jadwal kerja yang kacau dapat menimbulkan risiko kesehatan yang serius.
Cara Mengatur Pembagian Waktu di Kalender Outlook
Siap menerapkan pembagian waktu? Gunakan Outlook Calendar untuk mengatur hari Anda dan memprioritaskan tugas-tugas terpenting Anda.
Berikut cara mengaturnya dalam beberapa langkah sederhana:
Langkah 1: Identifikasi dan kategorikan tugas harian Anda
Sebelum memblokir waktu di kalender Anda, Anda perlu tahu apa yang akan Anda blokir waktunya. Mulailah dengan membuat daftar tugas harian dan mingguan Anda—pertemuan, pekerjaan mendalam, tugas administratif, dan istirahat. Mengkategorikan tugas-tugas ini membantu Anda merencanakan slot waktu yang realistis untuk masing-masing.
Pertimbangkan:
- Pekerjaan yang membutuhkan fokus tinggi (misalnya, menulis laporan, pemrograman, merumuskan strategi)
- Tugas berulang (misalnya, email, pengecekan tim)
- Tugas ringan (misalnya, administrasi, penjadwalan, menanggapi pesan)
- Istirahat pribadi (karena produktivitas juga butuh keseimbangan)
Langkah 2: Buat blok waktu untuk aktivitas yang berbeda
Sekarang, mulailah memasukkan tugas-tugas ini ke dalam Kalender Outlook Anda sebagai acara khusus. Untuk melakukannya:
- Buka Outlook Calendar. Jika Anda mengelola beberapa kalender, pastikan Anda berada di kalender yang benar sebelum menambahkan blok waktu
- Klik “New event” di pojok kiri atas, atau seret kursor Anda ke slot waktu yang diinginkan
- Isi detail untuk blok waktu Anda, termasuk nama tugas, durasi, dan catatan tambahan
Alih-alih memaksakan pekerjaan mendalam di antara rapat, jadwalkan seperti janji temu sungguhan, sehingga Anda (dan orang lain) menghargai waktu tersebut. Anda dapat:
- Blokir pagi hari untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi jika itu adalah waktu puncak energi Anda
- Tetapkan slot waktu tetap untuk menanggapi email agar tidak mengganggu pekerjaan mendalam
- Sisihkan waktu untuk periode buffer di antara rapat untuk menghindari kelelahan akibat rapat berturut-turut
📮ClickUp Insight: Perpindahan konteks secara diam-diam mengikis produktivitas tim Anda. Penelitian kami menunjukkan bahwa 42% gangguan di tempat kerja berasal dari berpindah-pindah platform, mengelola email, dan berganti-ganti rapat. Bagaimana jika Anda dapat menghilangkan gangguan-gangguan yang mahal ini? ClickUp mengintegrasikan alur kerja Anda (dan obrolan) dalam satu platform yang terintegrasi. Mulai dan kelola tugas Anda dari obrolan, dokumen, papan tulis, dan lebih banyak lagi—sambil fitur AI memastikan konteks tetap terhubung, dapat dicari, dan mudah dikelola!
Langkah 3: Gunakan kode warna untuk memprioritaskan tugas
Outlook memungkinkan Anda untuk menandai acara kalender dengan warna, sehingga Anda dapat dengan mudah melihat tugas-tugas yang harus dilakukan sekilas.
Anda dapat memberikan warna berbeda untuk jenis tugas yang berbeda. Misalnya:
- Biru untuk pekerjaan mendalam
- Merah untuk rapat mendesak atau prioritas tinggi
- Hijau untuk istirahat dan waktu pribadi
- Kuning untuk tugas admin
Dengan cara ini, hari Anda tidak hanya terstruktur; tetapi juga jelas secara visual bagi Anda.
Langkah 4: Atur pengingat dan notifikasi untuk tetap berada di jalur yang benar
Mudah kehilangan jejak waktu saat sedang fokus. Di situlah pengingat Outlook sangat berguna. Atur notifikasi lima hingga sepuluh menit sebelum setiap janji temu blok waktu untuk beralih antar tugas dengan lancar tanpa merasa terburu-buru.
Untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, pertimbangkan untuk mengaktifkan mode Out of Office untuk menghindari gangguan dari email dan notifikasi obrolan.
Langkah 5: Sesuaikan dan optimalkan jadwal Anda sesuai kebutuhan
Time blocking melibatkan pematuhan aturan tertentu, tetapi hal ini sama pentingnya dengan membangun sistem yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Jika ada yang tidak berjalan lancar, sesuaikan jadwal Anda:
- Pindahkan sesi kerja intensif ke waktu ketika Anda secara alami paling produktif
- Pendekkan atau gabungkan rapat jika memakan terlalu banyak waktu
- Periksa kalender Anda secara teratur dan sesuaikan berdasarkan kebutuhan nyata
- Seret dan lepas tugas ke seluruh hari untuk menjadwal ulang sesuai kebutuhan
Dengan menyempurnakan pendekatan Anda, Anda akan mengubah Outlook Calendar menjadi alat produktivitas yang tangguh, yang membantu Anda tetap fokus, efisien, dan mengontrol hari Anda.
🧠 Fakta Menarik: Cal Newport, seorang ahli produktivitas dan profesor ilmu komputer, sangat mengandalkan teknik time blocking untuk memaksimalkan fokus dan efisiensi. Ia merencanakan seluruh hari kerjanya sebelumnya, mengalokasikan setiap menit untuk tugas spesifik. Setiap pagi, ia menulis jadwalnya di kertas, mencantumkan jam kerja dan mengisinya dengan sesi kerja mendalam, rapat, dan aktivitas lain. Jika tugas tak terduga muncul, ia menyesuaikan blok waktunya secara real-time, memastikan produktivitas tanpa mengorbankan fleksibilitas.
Batasan Penggunaan Time Blocking di Kalender Outlook
Meskipun Kalender Outlook sangat bagus untuk penjadwalan, ia memiliki keterbatasan tersendiri, terutama dalam hal manajemen waktu yang sesungguhnya. Di sinilah hal-hal menjadi rumit:
- Tidak ada fitur manajemen tugas bawaan: Outlook memungkinkan Anda memblokir waktu, tetapi tidak menghubungkan tugas dengan jadwal Anda. Anda masih harus mengelola email, daftar tugas, dan rapat secara terpisah, yang dapat menyebabkan prioritas terlewatkan
- Tidak ada pelacakan kemajuan: Memblokir waktu untuk tugas sangat berguna, tetapi tidak ada cara untuk melacak apa yang sudah dilakukan dan apa yang masih tertunda. Setelah acara berakhir, Outlook tidak akan mengingatkan Anda untuk meninjau atau menyesuaikan beban kerja Anda
- Fitur kolaborasi terbatas: Bekerja dengan tim? Outlook memungkinkan Anda menjadwalkan pertemuan, tetapi tidak menyediakan tampilan bersama tentang kemajuan tugas, sehingga lebih sulit untuk menyelaraskan jadwal dengan pembaruan pekerjaan yang sebenarnya
- Kurangnya otomatisasi: Outlook memerlukan pemblokiran waktu dan pembaruan secara manual, artinya Anda harus menyesuaikan jadwal, mengubah prioritas, dan menjadwal ulang tugas sendiri—tidak ada alur kerja cerdas untuk menangani tugas-tugas berat
Jika Anda membutuhkan lebih dari sekadar slot waktu di kalender, seperti pelacakan tugas terintegrasi, penjadwalan dinamis, dan kolaborasi yang lebih baik, alat yang lebih cerdas dirancang untuk tugas tersebut. (Dan kami punya yang tepat untuk Anda!)
Alternatif Terbaik untuk Kalender Outlook untuk Pembagian Waktu
Jika Outlook Calendar tidak memadai, jangan khawatir; ada alternatif yang lebih baik untuk membantu Anda menguasai teknik time blocking dengan fleksibilitas dan efisiensi yang lebih tinggi.
Salah satu alternatifnya adalah ClickUp —aplikasi serba bisa untuk kerja—yang menggabungkan manajemen proyek, manajemen pengetahuan, dan obrolan, semuanya didukung oleh AI yang membantu Anda bekerja lebih cepat dan lebih cerdas.
Fitur ini melampaui sekadar pembagian waktu, membantu individu dan tim mengelola tugas, berkolaborasi, dan mengotomatisasi alur kerja tanpa perlu berpindah antar alat.
Mari kita lihat fitur-fitur utama yang membuat ClickUp menjadi solusi terbaik untuk masalah manajemen waktu Anda:
Kalender ClickUp: Penjadwalan yang lebih cerdas, produktivitas tanpa repot
Dengan Kalender ClickUp, penjadwalan menjadi satu hal yang tidak perlu Anda khawatirkan lagi. Kalender ClickUp bukan hanya sekadar alat penjadwalan visual—ini adalah alat yang didukung AI yang beradaptasi dengan prioritas Anda.
ClickUp AI memberikan saran cerdas tentang waktu terbaik untuk menjadwalkan pekerjaan berdasarkan beban kerja, tenggat waktu, dan kebutuhan fokus Anda.
Tugas prioritas Anda dijadwalkan secara otomatis, dengan waktu fokus yang diblokir secara otomatis dan tugas yang dijadwal ulang, sehingga Anda tetap berada di jalur yang benar tanpa usaha manual.
Anda dapat menyeret dan meletakkan tugas dari daftar prioritas, daftar tugas yang tertunda, atau daftar tugas yang terlambat ke kalender Anda untuk memblokir waktu untuk pekerjaan yang fokus.
Kalender ini mendukung tampilan harian, 4 hari, mingguan, dan bulanan, serta Anda dapat menyesuaikan skala waktu dan zona waktu.
Perlu bergabung dalam panggilan? ClickUp memungkinkan Anda beralih dengan mudah dari pekerjaan mendalam ke rapat hanya dengan satu klik, sehingga alur kerja Anda tetap lancar.
Keuntungan Kalender ClickUp meliputi:
- Penjadwalan otomatis tugas prioritas: Waktu fokus Anda diblokir secara otomatis, dan tugas-tugas menyesuaikan diri secara real-time untuk mencegah konflik penjadwalan
- Catatan rapat instan dan transkrip: ClickUp merekam, mentranskrip, dan menghubungkan poin penting ke tugas dan dokumen Anda dengan ClickUp AI Notetaker, sehingga tidak ada yang terlewat
- Tautan penjadwalan cerdas: Temukan waktu terbaik untuk rapat dengan mudah dan kirim undangan tanpa perlu bolak-balik berkali-kali
- Pencarian kalender dan jawaban cepat: Perlu memeriksa jadwal Anda? Cukup cari di ClickUp dan dapatkan wawasan instan
Tonton video ini untuk mengetahui lebih lanjut tentang ClickUp Calendar👇
📖 Baca Juga: Aplikasi Kalender Terbaik (Gratis & Berbayar)
ClickUp Pengelolaan Waktu: Lacak, rencanakan, dan optimalkan setiap menit
Mengapa menebak-nebak ke mana waktu Anda pergi saat Anda bisa melacaknya dengan presisi? ClickUp Time Management memberikan visibilitas penuh tentang cara Anda mengalokasikan waktu. Gunakan timer mulai dan berhenti, berpindah antar tugas, dan catat waktu secara manual dengan catatan detail untuk tetap mengontrol pekerjaan Anda.
Dengan ClickUp, Anda dapat:
- Lacak waktu dari mana saja: Catat jam kerja dari desktop, perangkat seluler, atau browser (dengan ekstensi Chrome dari perangkat lunak pelacak waktu ini) dan dapatkan ringkasan jelas tentang di mana waktu Anda dihabiskan
- Perkirakan kebutuhan waktu: Tetapkan perkiraan waktu untuk tugas dan subtugas, dan bagikan ke anggota tim untuk distribusi beban kerja yang lebih baik
- Jadwalkan waktu Anda sesuai keinginan: Rencanakan proyek dengan tampilan Kalender, Gantt, Garis Waktu, dan Beban Kerja, sehingga mudah untuk menyesuaikan jadwal secara instan
- Gunakan fitur penghemat waktu untuk tetap pada jalurnya: Fitur-fitur ini meliputi Tanggal Mulai dan Tanggal Jatuh Tempo, Penjadwalan Ulang Tanggal Jatuh Tempo, Penjadwalan Seret dan Lepas, Penjadwalan Ulang Ketergantungan, Milestone, Laporan Waktu, Lembar Waktu, dan Waktu yang Dapat Ditagih
Rencanakan hari Anda dengan presisi menggunakan templat ClickUp Daily Time Blocking
Template Pembagian Waktu Harian ClickUp membantu Anda mengatur hari Anda untuk produktivitas optimal tanpa risiko kelelahan.
Prioritaskan tugas-tugas berdampak tinggi, jadwalkan sesi kerja mendalam, dan bahkan sisihkan waktu untuk refleksi, sambil tetap menghindari gangguan. Dengan perkiraan waktu bawaan, Anda selalu tahu apa yang dapat dicapai dalam sehari.
Template ini sudah dilengkapi dengan tampilan Daftar, Papan Tulis, Dokumen, dan Kalender, serta bidang kustom penting seperti Durasi, Kategori, dan Fase untuk menjaga jadwal Anda tetap terorganisir.
Baik Anda sudah mahir dalam time blocking atau baru memulai, templat ini memudahkan Anda untuk tetap fokus dan terorganisir.
💡 Tips Pro: Kesulitan mengatur jadwal harian Anda? Template Jadwal Jam ClickUp membantu Anda merencanakan setiap jam dengan presisi. Sementara itu, Template Blok Jadwal ClickUp memastikan Anda menyisihkan waktu tanpa gangguan untuk pekerjaan mendalam. Tetap produktif tanpa kekacauan!
Praktik Terbaik untuk Penggunaan Time Blocking yang Efektif
Time blocking bekerja paling baik jika dilakukan dengan benar dan diikuti secara teratur. Berikut cara memastikan jadwal Anda benar-benar membantu dan tidak membuat Anda kewalahan:
1. Prioritaskan tugas-tugas terpenting Anda terlebih dahulu
Mulailah hari Anda dengan "memakan katak"—konsep yang dipopulerkan oleh Brian Tracy. Teknik ini melibatkan menyelesaikan tugas terberat dan paling penting terlebih dahulu. Memblokir waktu untuk pekerjaan berdampak tinggi saat energi Anda berada di puncaknya memastikan Anda membuat kemajuan nyata sebelum gangguan mengambil alih.
2. Grupkan tugas-tugas serupa bersama-sama
Berpindah-pindah antara tugas menguras konsentrasi dan memperlambat pekerjaan. Alih-alih terus-menerus berganti fokus, kelompokkan tugas serupa—sisihkan waktu khusus untuk email, rapat, dan pekerjaan administratif.
Misalnya, periksa email yang belum dibaca pada interval waktu tertentu daripada sepanjang hari. Blokir slot kalender Outlook tertentu untuk rapat agar tidak mengganggu pekerjaan mendalam. Pendekatan terstruktur ini membantu Anda tetap produktif dan memaksimalkan waktu kerja Anda.
3. Coba hari bertema
Alih-alih mengurus segala hal setiap hari, tetapkan tema spesifik untuk setiap hari—misalnya, rapat pada hari Senin dan strategi pada hari Rabu.
Jack Dorsey, pendiri Twitter (sekarang X) dan CEO Square, menggunakan metode ini untuk mengatur minggu kerjanya dan tetap produktif tanpa kelelahan dalam pengambilan keputusan.
Pada hari Senin, di kedua perusahaan, saya fokus pada manajemen dan operasional perusahaan…Selasa fokus pada produk. Rabu fokus pada pemasaran, komunikasi, dan pertumbuhan. Kamis fokus pada pengembang dan kemitraan. Jumat fokus pada perusahaan, budaya, dan perekrutan. Sabtu saya libur, saya hiking. Minggu adalah waktu untuk refleksi, umpan balik, strategi, dan persiapan untuk minggu depan.
Pada hari Senin, di kedua perusahaan, saya fokus pada manajemen dan operasional perusahaan…Selasa fokus pada produk. Rabu fokus pada pemasaran, komunikasi, dan pertumbuhan. Kamis fokus pada pengembang dan kemitraan. Jumat fokus pada perusahaan, budaya, dan perekrutan. Sabtu saya libur, saya hiking. Minggu adalah waktu untuk refleksi, umpan balik, strategi, dan persiapan untuk minggu depan.
4. Buat perkiraan waktu yang realistis
Menganggap remeh tugas dapat menyebabkan kekacauan jadwal. Pastikan setiap blok waktu memungkinkan penyelesaian yang realistis tanpa terburu-buru.
Pertimbangkan waktu fokus, potensi penundaan, dan bahkan istirahat singkat untuk menjaga jadwal Anda tetap terkelola. Baik Anda menggunakan pembagian waktu di Outlook Calendar atau mengelola beberapa kalender Outlook, menyisakan waktu cadangan memastikan Anda tetap produktif tanpa merasa kewalahan.
5. Review dan sesuaikan secara rutin
Jadwal Anda tidak permanen. Ulas kembali blok waktu Anda setiap minggu, terutama saat mengelola beberapa kalender Outlook, untuk memastikan mereka tetap selaras dengan tujuan Anda.
Cari pola—apakah tugas tertentu memakan waktu lebih lama dari yang diperkirakan? Apakah rapat mengganggu waktu fokus Anda? Sesuaikan sesuai kebutuhan untuk tetap produktif sambil menjaga keseimbangan kerja dan kehidupan. Fleksibilitas adalah kunci untuk membuat pembagian waktu di Kalender Outlook bekerja untuk Anda dalam jangka panjang.
6. Gunakan Teknik Pomodoro untuk fokus mendalam
Bagi pekerjaan Anda menjadi sesi fokus 25 menit, diikuti dengan istirahat 5 menit, untuk menjaga produktivitas tanpa kelelahan. Francesco Cirillo menciptakan teknik ini pada tahun 1980-an untuk melacak sesi belajarnya. Dia menggunakan timer dapur berbentuk tomat yang sederhana untuk tetap fokus—dan ini benar-benar efektif!
Bahkan Tom Hanks menggunakannya untuk tetap fokus saat menulis The Making of Another Major Motion Picture Masterpiece!
Inilah yang dikatakan Jayson Ermac, Manajer Proses di AI Bees, tentang fitur-fitur efisien ClickUp
Dengan ClickUp, Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk meminta pembaruan tugas dan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang nyata dan bermakna.
Dengan ClickUp, Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk meminta pembaruan tugas dan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang nyata dan bermakna.
Mengapa puas dengan yang kurang jika ClickUp bisa melakukan lebih banyak?
Fitur pembagian waktu di Microsoft Outlook Calendar adalah cara yang bagus untuk mengatur hari Anda, tetapi memiliki keterbatasan, terutama saat Anda membutuhkan fleksibilitas, otomatisasi, dan kolaborasi yang lebih besar.
Mengapa repot dengan solusi sementara saat aplikasi pembagian waktu seperti ClickUp dapat mengintegrasikan semuanya dalam satu tempat?
Dengan ClickUp, Anda dapat melampaui pembagian waktu dasar dengan mengintegrasikan tugas, pengingat, dan koordinasi tim ke dalam alur kerja tunggal yang disederhanakan.
Dari tampilan yang dapat disesuaikan dan penjadwalan otomatis hingga pelaporan canggih, kolaborasi real-time, dan templat jadwal kerja, ClickUp membantu Anda tetap produktif tanpa perlu berpindah antar aplikasi.
Siap untuk meningkatkan keseimbangan kerja dan kehidupan Anda seperti belum pernah sebelumnya?
Daftar sekarang di ClickUp dan manfaatkan setiap menit dengan maksimal!