Ketika Anda diminta untuk mengerjakan proyek baru-Anda selalu ingin mengatakan ya. Bagian yang sulit adalah mengetahui seberapa realistis jawaban "ya" itu untuk beban tugas tim Anda saat ini.
Di sinilah perencanaan kapasitas yang mendetail benar-benar bersinar dan mengapa ini merupakan bagian penting dari manajemen proyek untuk tim di seluruh industri.
Wawasan yang didapat dari perencanaan kapasitas yang tepat membantu bisnis menentukan apakah mereka bisa merekrut anggota baru atau mengambil proyek baru sambil tetap memperhatikan beban kerja tim mereka saat ini. Tidak ada tekanan. 😅
Kabar baiknya adalah ada banyak alat perencanaan kapasitas tersedia untuk membantu Anda dalam perjalanan ini, belum lagi kursus online, blog dan-template favorit pribadi kami!
Ikuti terus untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana seluruh tim Anda dapat memperoleh manfaat dari templat perencanaan akun fitur-fitur utama yang perlu diperhatikan, dan akses ke 10 templat kapasitas gratis terbaik di pasar.
Apa yang dimaksud dengan Templat Perencanaan Kapasitas?
Kapasitas mengacu pada jumlah maksimum pekerjaan yang dapat dilakukan oleh tim atau individu pada waktu tertentu, tetapi juga dapat digunakan untuk merujuk pada jumlah sumber daya yang dimiliki perusahaan atau tim untuk proyek tertentu. Perencanaan kapasitas adalah proses mengukur sumber daya, waktu, dan anggota tim yang dibutuhkan untuk menyelesaikan berbagai proyek untuk mengidentifikasi area peluang bisnis baru-yaitu, kapasitas untuk mengerjakan lebih banyak proyek, karyawan baru, atau tugas dalam satu hari.
Gunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk melihat siapa yang berada di depan atau di belakang dan dengan mudah menarik dan melepas tugas untuk mengalokasikan ulang sumber daya
Meskipun manajer proyek biasanya melakukan sebagian besar perencanaan kapasitas, semua orang yang terlibat harus memiliki akses ke informasi termasuk pemangku kepentingan, anggota tim lain, departemen yang terkena dampak, dan klien.
Dengan begitu banyak hal yang bergantung pada keakuratan perencanaan kapasitas, memulai dengan templat adalah pilihan terbaik Anda.
Templat perencanaan kapasitas yang kuat tersedia dalam berbagai bentuk dan dapat dibuat dengan menggunakan perangkat lunak manajemen sumber daya atau bahkan PowerPoint dan Excel .
Templat perencanaan kapasitas membantu Anda mengelola sumber daya dengan mudah dan realistis untuk melihat sumber daya mana yang berada di bawah, di atas, atau di bawah kapasitas. Sumber daya ini dapat mencakup material, waktu, dan anggaran yang sebenarnya-tetapi yang paling penting, orang-orang Anda!
Selain itu, templat membuat laporan perencanaan kapasitas menjadi lebih bersih, lebih mudah dibaca, dan lebih terorganisir dibandingkan jika memulai dari awal. Namun sebelum Anda mendaftar untuk uji coba gratis untuk mencari templat yang sesuai, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan besar ini:
- Apakah templat ini sudah dibuat sebelumnya dan dapat disesuaikan?
- Apakah ini akan selaras dengan proyek dan proses saya saat ini?
- Apakah saya dan tim saya bisa menggunakannya secepatnya?
- Apakah gratis?
Ini tidak terlalu banyak untuk ditanyakan! Faktanya, masih banyak lagi kualitas yang harus diperhatikan dalam template perencanaan kapasitas Anda berikutnya-dan kami dapat membantu Anda mengakses semuanya secara gratis. 😎
Fitur yang Harus Dimiliki dalam Templat Perencanaan Kapasitas
Hasil terbesar dari perencanaan kapasitas adalah wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Alokasi sumber daya yang tepat adalah rahasia di balik pengambilan keputusan strategis tentang pekerjaan yang Anda lakukan dan memastikan Anda dapat memberikan hasil yang sesuai dengan kebutuhan persyaratan proyek .
Buat dasbor khusus di ClickUp untuk mendapatkan gambaran umum tingkat tinggi dari semua pekerjaan Anda
Anda harus bisa menambahkan informasi proyek secara terperinci ke templat Anda untuk mendapatkan gambaran yang lebih menyeluruh tentang kapasitas dan sumber daya tim. Ini termasuk nama proyek, semua orang yang terlibat, semua tugas terkait, dan garis waktu proyek tanggal-tanggal penting, tenggat waktu, tonggak sejarah , biaya, permintaan, dan banyak lagi!
Hal ini mungkin terdengar seperti permintaan yang besar, tetapi perencanaan kapasitas yang sukses memiliki dampak positif yang signifikan terhadap keuntungan Anda, Anda harus teliti dan bijaksana dalam proses ini. Berikut ini adalah elemen-elemen penting yang perlu diperhatikan dalam template perencanaan kapasitas dinamis:
- Beberapa tampilan proyek untuk melihat gambaran besar dari semua tugas dan sumber daya yang diperlukan dalam sebuah proyek
- Dasbor dan pelaporan untuk melihat tingkat tinggi pada proyek Anda dan kapasitas beban kerja saat ini
- Manajemen tugas untuk melacak kemajuan dan alokasi sumber daya
- Beberapa penerima tugas dan pengamat untuk mendelegasikan pekerjaan secara merata di antara tim
- Komentar , obrolan, dan fitur kolaborasi untuk menjaga agar semua anggota tim tetap terhubung
- Batas dan ambang batas kapasitas untuk memastikan tidak ada yang kelebihan beban tugas
- Fitur penentuan prioritas untuk mengatur tugas dan proyek berdasarkan kebutuhan mendesak dan sumber daya yang tersedia
10 Templat Perencanaan Kapasitas untuk ClickUp, Excel, dan Lainnya
Sebelum menumpuk proyek dan menugaskan banyak tugas baru, penting bagi manajer proyek untuk mengetahui dengan pasti apa dan berapa banyak yang sudah ada di setiap anggota tim. Mengevaluasi bandwidth tim Anda secara akurat dan sering akan memastikan setiap proyek selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan dengan sesedikit mungkin tekanan tambahan. 💜
Ini adalah 10 templat perencanaan kapasitas favorit kami untuk hal ini! Tidak hanya setiap templat ini dapat disesuaikan, menyeluruh, dan intuitif - semuanya juga gratis untuk digunakan. 🤩
1. Templat Perencanaan Kapasitas Karyawan oleh ClickUp
Tampilan Beban Kerja Utama menggunakan Template Beban Kerja Karyawan oleh ClickUp
Dari lebih dari 15 cara yang dapat disesuaikan untuk mengelola proyek anda di ClickUp, Tampilan beban kerja adalah satu-satunya perincian yang sepenuhnya transparan dan objektif dari daftar tugas mingguan tim Anda berdasarkan penerima tugas, estimasi waktu per tugas, jumlah tugas, dan banyak lagi. Menguasai tampilan Beban Kerja mungkin terdengar seperti tugas yang berat, namun Templat Perencanaan Kapasitas Karyawan oleh ClickUp membuat hal ini-dan masih banyak lagi-secara signifikan menjadi lebih mudah.
Templat canggih ini membantu Anda mengelola kapasitas individu dan tim menggunakan beberapa fitur ClickUp yang paling kuat untuk melihat berapa banyak pekerjaan yang ditugaskan pada satu waktu. Templat ini juga membantu Anda menerapkan manajemen beban kerja praktik-praktik seperti menetapkan estimasi waktu, mengukur volume tugas, dan banyak lagi. Dalam template ini Daftar anda akan menemukan lima tampilan proyek, tujuh Bidang Khusus, dua status tugas khusus, dan Panduan Memulai di ClickUp Docs untuk membantu Anda merencanakan kapasitas dengan cara yang seefisien mungkin. Unduh Templat Ini
2. Templat Perencanaan Sumber Daya oleh ClickUp
Mendistribusikan sumber daya dengan mudah menggunakan Templat Perencanaan Sumber Daya oleh ClickUp
Organisasi adalah kunci dalam membuat keputusan strategis untuk tim atau departemen Anda. Dengan lima status khusus, delapan Bidang Khusus, dan beberapa tampilan, templat Templat Perencanaan Sumber Daya oleh ClickUp adalah templat yang paling komprehensif dan serbaguna untuk merencanakan dan mengalokasikan sumber daya .
Gunakan templat yang ramah bagi pemula ini untuk mendistribusikan sumber daya dengan mudah - apa pun itu! The Templat Perencanaan Sumber Daya adalah alat yang ideal untuk membuat sistem yang terorganisir dengan cepat di setiap jenis sumber daya.
Templat ini dapat disesuaikan agar sesuai dengan kasus penggunaan apa pun dan telah dibuat sebelumnya untuk menyelaraskan secara alami dengan tim pemasaran dan pertumbuhan yang ingin menetapkan jadwal yang jelas dan produktif untuk tugas-tugas seperti branding, promosi media sosial, desain web, dan banyak lagi. Selain itu, templat ini menggunakan beberapa favorit manajer proyek Anda Fitur ClickUp untuk membantu semuanya menjadi satu termasuk tampilan Gantt dan tampilan Timeline. Unduh Templat Ini
3. Template Perencanaan Kapasitas Sumber Daya Mingguan oleh ClickUp
Visualisasikan kapasitas tim menggunakan Template Perencanaan Sumber Daya Mingguan oleh ClickUp
Jika anda menyukai tampilan Beban Kerja di Template Perencanaan Kapasitas Karyawan, anda akan semakin menyukainya di sini. Manajer dapat menyesuaikan tampilan Beban Kerja mereka menggunakan Template Perencanaan Sumber Daya Mingguan dari ClickUp untuk memvisualisasikan kapasitas individu dan keseluruhan tim dan menentukan di mana atau apakah mereka dapat digunakan secara lebih produktif di tempat lain.
Dapatkan tampilan tingkat tinggi dari beban kerja setiap koordinator proyek berdasarkan jumlah tugas yang ada di piring mereka untuk hari, minggu, atau bulan itu. Anda tidak hanya akan melihat jumlah tugas yang menjadi tanggung jawab setiap anggota pada hari itu, tetapi Anda juga akan menemukan nama, durasi, dan status setiap tugas untuk mengetahui perkembangannya secara instan. Unduh Templat Ini
4. Template Perencanaan Kapasitas Kanban oleh ClickUp
Realokasi sumber daya, tugas, dan waktu dengan Templat Perencanaan Kapasitas Kanban oleh ClickUp
Ada lebih dari satu cara untuk mengelola dan merencanakan kapasitas tim, dan Templat Perencanaan Kapasitas Kanban dari ClickUp memungkinkan. Gunakan Tampilan Dewan ClickUp dalam templat terperinci ini untuk menyelami lebih dalam tentang beban kerja, status tugas, dan kemajuan tim Anda-bahkan hingga ke menitnya.
Cara lain untuk meningkatkan nilai templat serbaguna ini adalah dengan Papan Kanban untuk mengurutkan beban kerja proyek Anda berdasarkan pemilik tugas untuk melihat secara langsung bagaimana pekerjaan didistribusikan secara merata di antara tim. Dan jika salah satu anggota tim Anda kelebihan beban, terlambat dari jadwal, atau memiliki waktu luang, Anda dapat dengan mudah melakukan penyesuaian dengan menarik dan melepaskan tugas dari satu pemilik ke pemilik lainnya, membuat subtugas atau menambahkan penerima tugas-semuanya langsung dari Board Anda. Unduh Templat Ini
5. Templat Daftar Perencanaan Kapasitas oleh ClickUp
Mengawasi semua sumber daya saat ini dengan Templat Daftar Perencanaan Kapasitas oleh ClickUp
Sementara manajer proyek menyukai Gantt, Beban Kerja, Garis Waktu, dan tampilan Board karena sifatnya yang sangat visual, Tampilan daftar di ClickUp adalah solusi fleksibel lainnya untuk mengambil inventaris tugas dan beban kerja tim Anda.
Ini bukan daftar tugas yang biasa Anda lakukan. 👀
Templat Daftar Perencanaan Kapasitas oleh ClickUp adalah tampilan gambar penuh sumber daya saat ini yang selalu Anda impikan. Templat ini melakukan pekerjaan berat dalam hal pengaturan Daftar Anda untuk menjaga alur kerja berjalan lancar dengan fitur-fitur termasuk lima status khusus yang dibuat sebelumnya dan delapan Bidang Khusus.
Apa yang sangat berharga dari templat ini bagi manajer dan anggota tim adalah tampilan Daftar yang intuitif dan terorganisir. Baik Anda bekerja dengan pemangku kepentingan proyek lintas departemen, atau berbagi informasi baru, siapa pun dapat melihat tampilan ini dan langsung memahami apa yang mereka lihat. Selain itu, semudah menyeret tugas di papan Kanban, Anda dapat mengalokasikan ulang sumber daya dan mengedit tugas dengan memindahkannya ke atas atau ke bawah Daftar.
Kolom-kolom yang Anda lihat di Daftar sepenuhnya dapat disesuaikan untuk menampilkan lebih banyak informasi yang benar-benar Anda pedulikan. Pilih Bidang Khusus, komentar, penerima tugas, Tag atau tanggal jatuh tempo muncul di Daftar Anda untuk mengetahui sumber daya apa yang digunakan di mana, dan bagaimana status penggunaannya-semua hanya dalam sekejap. Unduh Templat Ini
6. Templat Perencanaan Kapasitas Akun oleh ClickUp
Mengawasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mengembangkan bisnis baru menggunakan Templat Perencanaan Kapasitas Akun oleh ClickUp
Seperti kata pepatah, penjualan membuat dunia berputar. 💸
The Templat Perencanaan Kapasitas Akun oleh ClickUp adalah kebutuhan bagi manajer akun dan manajer proyek. Dengan lima status khusus untuk tugas diblokir, lengkap, dalam proses, dalam tinjauan, dan yang harus dilakukan, setiap orang memiliki transparansi penuh dalam distribusi sumber daya di seluruh akun. Templat ini juga dilengkapi dengan lima tampilan proyek untuk memprioritaskan kapasitas akun saat ini dan mengidentifikasi area untuk peluang baru.
Serupa dengan berbagai cara Template Perencanaan Kapasitas Sumber Daya ClickUp yang dapat disesuaikan dengan cara Anda ingin bekerja, Template Perencanaan Kapasitas Akun sangat visual dan dirancang untuk membantu Anda mengelola sumber daya akun dari semua sudut. Atur akun Anda menggunakan tampilan Board, Gantt, Timeline, atau Daftar yang telah dibuat sebelumnya, kemudian bersandar pada delapan Bidang Khusus untuk visibilitas ke dalam anggota tim, kontak, kesehatan, dan pendapatan yang terkait dengan setiap akun. Unduh Templat Ini
7. Template Perencanaan Kapasitas Sederhana untuk Excel
Templat Perencanaan Kapasitas Sederhana untuk Excel
Meskipun templat ClickUp dapat disesuaikan dan diadaptasi agar sesuai dengan berbagai kasus penggunaan di seluruh industri, Templat Perencanaan Kapasitas Sederhana untuk Excel secara khusus dibuat untuk manajer proyek pabrik dan fasilitas untuk menentukan kapasitas produksi.
Juga kompatibel dengan Google Spreadsheet template Simple Sheets ini dilengkapi dengan dua lembar, rumus yang sudah dibuat sebelumnya, bagan visual, dan dasbor untuk mengatur dan menganalisis data yang terkait dengan rantai pasokan dan kebutuhan operasional . Bahkan jika Excel adalah alat yang telah teruji dan benar untuk perencanaan kapasitas template ini juga dilengkapi dengan lembar pengantar instruksional untuk memandu Anda melalui istilah, informasi umum, dan FAQ.
Sifat plug-and-play dari templat ini sangat bagus untuk menjangkau metrik yang dihitung secara otomatis dan menampilkannya sebagai bagan atau grafik menggunakan Excel.
Kelemahannya?
Meskipun beberapa templat Smart Sheet pertama Anda bisa diakses secara gratis, unduhan berikutnya akan dikenakan biaya $50. ✨ Unduh Templat Ini
8. Templat Perencanaan Kapasitas Sumber Daya untuk Excel
Templat Perencanaan Kapasitas Sumber Daya untuk Excel
Jika perusahaan Anda telah berinvestasi di Excel atau jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang seluk beluk bagaimana perencanaan kapasitas dapat memengaruhi bisnis Anda dalam jangka waktu 12 bulan, pertimbangkan Templat Perencanaan Kapasitas Sumber Daya untuk Excel ini.
Meskipun membutuhkan sedikit lebih banyak waktu untuk menyiapkan dan perhatian yang lebih sering untuk terus memperbaruinya, manajer proyek dapat menggunakan templat ini untuk menghitung kapasitas sumber daya dan merencanakan sprint menggunakan Excel. Sebelum memulai, templat ini menawarkan tujuh rekomendasi untuk menggunakan buku kerja secara lebih efektif dan mengatur lembar data dengan benar. Unduh Template Ini
9. Template Perencanaan Kapasitas oleh Coda
Templat Perencanaan Kapasitas oleh Coda
Benar Coda formulir, Templat Perencanaan Kapasitas oleh Coda memberikan manfaat dari perencanaan kapasitas ke dalam editor dokumen dinamis untuk mengawasi data, tim, dan sumber daya di halaman digital tanpa batas.
Templat ini membagi perencanaan kapasitas ke dalam tiga kategori yang jelas:
- Proyek
- Sumber Daya yang Tersedia (Orang)
- Garis Waktu Proyek
Di bagian atas dokumen Anda, Anda akan melihat total kapasitas yang tersedia dan jumlah rata-rata jam kerja tim Anda saat ini per minggu. Di bagian bawah, Anda akan menemukan tabel dan bagan yang disematkan untuk menambahkan lebih banyak detail pada setiap kategori ini termasuk tanggal mulai dan tanggal, peran, ketersediaan, dan nama tugas.
Bonus: Bandingkan Coda Vs. Airtable Manfaat terbesar dari templat ini adalah kemudahan penggunaannya. Antarmuka Coda yang bersih membuat perencanaan kapasitas terasa tidak terlalu menakutkan - meskipun tidak memiliki kedalaman, detail, dan transparansi beban kerja seperti templat lain dalam daftar ini. Unduh Templat Ini
10. Templat Perencanaan Kapasitas Tim Sumber Daya oleh Tim Slide
Templat Perencanaan Kapasitas Tim Sumber Daya oleh Tim Slide
Mengapa kami menyukai Templat Perencanaan Kapasitas Tim Sumber Daya untuk PowerPoint ini? Karena ini adalah templat yang sempurna untuk digunakan saat mempresentasikan pembaruan dan proposal proyek kepada para pemangku kepentingan!
Edit dek slide Anda langsung di PowerPoint untuk dipresentasikan manajemen sumber daya pemanfaatan, dan alokasi berdasarkan kapasitas tim dan individu. Sebagaimana seharusnya semua presentasi yang menarik, templat ini merepresentasikan data Anda secara visual menggunakan grafik dan bagan untuk menunjukkan sumber daya mana yang melebihi, kurang, atau sesuai kapasitas. Unduh Templat Ini
Wujudkan dengan Templat ClickUp Khusus
Ini hanya 10 dari ribuan templat perencanaan kapasitas yang beredar di web. Dan meskipun luar biasa memiliki begitu banyak pilihan di ujung jari kita, ini juga sedikit membingungkan. Hindari berinvestasi pada templat yang membutuhkan waktu lebih lama daripada manfaatnya, tidak memiliki fleksibilitas, atau terlalu ketinggalan zaman untuk menjadi berguna.
Sebaliknya, pilihlah templat yang dirancang dengan mempertimbangkan tim modern-pilihlah ClickUp !
Templat ClickUp dalam daftar ini hanyalah beberapa dari ratusan templat yang tersedia dalam daftar yang terus bertambah Perpustakaan Templat . Tetapi apa yang membuat templatnya berbeda dari yang lain?
ClickUp adalah satu-satunya platform produktivitas dengan lebih dari 15 cara unik untuk mengelola proyek Anda secara visual dan satu-satunya platform dengan tampilan Beban Kerja!
Lihat bagaimana estimasi waktu per tugas dibandingkan dengan sisa waktu dalam seminggu dengan tampilan Beban Kerja di ClickUp
Evaluasi bandwidth bulanan, mingguan, atau harian tim Anda dalam sekejap menggunakan Tampilan beban kerja di ClickUp dan mulai dalam hitungan detik dengan menggunakan salah satu dari sekian banyak templat perencanaan kapasitas untuk tampilan proyek yang komprehensif ini.
Mendaftar ke akun ClickUp Paket Gratis Selamanya hari ini untuk mengakses ratusan templat yang telah dibuat sebelumnya untuk perencanaan kapasitas, alokasi sumber daya, dan setiap kasus penggunaan lainnya. ☀️