Bencana tidak mengirim undangan kalender! Kegagalan sistem atau pemadaman listrik yang sederhana dapat membuat operasi bisnis menjadi kacau.
Itulah mengapa Rencana Keberlanjutan Bisnis (Business Continuity Plan/BCP) sangat penting. Namun menulisnya dari awal membutuhkan waktu. Masukkan templat kesinambungan bisnis. ๐๐ฝโโ๏ธ
Templat siap pakai ini melindungi sumber daya dan waktu Anda, menghilangkan dugaan dalam perencanaan, dan membantu bisnis Anda pulih lebih cepat.
Untuk mempermudah, kami telah menyusun daftar 10 templat rencana keberlanjutan bisnis gratis yang bisa langsung Anda gunakan. Siap? Mari kita jelajahi!
Apa Itu Template Rencana Keberlanjutan Bisnis?
Templat Rencana Keberlanjutan Bisnis (BCP) adalah kerangka kerja siap pakai yang telah dirancang sebelumnya yang membantu organisasi mempersiapkan dan merespons gangguan yang terjadi secara tiba-tiba.
Templat ini menguraikan langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan operasi bisnis yang penting tetap berjalan selama keadaan darurat seperti bencana alam, serangan siber, atau kegagalan sistem.
๐ป Contoh: Jika perusahaan mengalami kerusakan server secara tiba-tiba sebelum peluncuran produk besar, tim dapat mengandalkan templat keberlangsungan bisnis untuk mengikuti langkah-langkah tepat yang diperlukan untuk memulihkan sistem penting, berkomunikasi dengan pemangku kepentingan, dan meminimalkan waktu henti.
Templat rencana keberlanjutan bisnis yang baik mencakup penilaian risiko, strategi respons, prosedur pemulihan, dan elemen penting lainnya untuk merespons keadaan darurat. Anda bisa menyesuaikannya agar sesuai dengan kebutuhan unik bisnis apa pun, besar atau kecil.
Berikut ini adalah tampilan rencana keberlanjutan bisnis dasar:
๐ Meminimalkan waktu henti: Templat BCP membantu menetapkan langkah-langkah respons yang jelas, alur kerja alternatif, dan pelatihan karyawan untuk mengatasi gangguan. Hal ini memastikan bisnis Anda dapat pulih dengan cepat, mengurangi produktivitas dan pendapatan yang hilang
๐ Lindungi reputasi: Bersiap-siap menunjukkan kepada pelanggan dan mitra bahwa Anda dapat diandalkan, bahkan dalam situasi sulit
๐ Memenuhi kepatuhan: Banyak industri yang secara hukum harus memiliki BCP untuk memastikan stabilitas operasional. Misalnya, FINRA mewajibkan perusahaan keuangan di AS untuk membuat dan memelihara BCP tertulis untuk keadaan darurat atau gangguan besar, sementara HIPAA mewajibkan penyedia layanan kesehatan untuk melindungi data pasien. Instansi pemerintah, utilitas, telekomunikasi, dan sektor energi juga membutuhkan BCP untuk mempertahankan layanan penting
๐ Meningkatkan kepercayaan diri karyawan dan pelanggan: Rencana keberlangsungan bisnis yang jelas membantu tim Anda merasa aman dan tahu apa yang harus dilakukan selama keadaan darurat
๐ Menghemat sumber daya: Merencanakan ke depan dapat membantu mencegah keputusan di menit-menit terakhir yang mahal dan sumber daya yang terbuang sia-sia
Pelajari cara memprioritaskan tugas-tugas keberlangsungan bisnis! ๐
Tahukah Anda? Perencanaan keberlangsungan bisnis berasal dari upaya pemulihan bencana pada tahun 1970-an, yang awalnya berfokus pada TI dan pemulihan data sebelum berkembang untuk mencakup semua fungsi bisnis yang penting.
Apa yang Membuat Templat Rencana Keberlanjutan Bisnis yang Baik?
Berikut ini adalah templat rencana keberlanjutan bisnis yang baik:
Struktur dan organisasi yang jelas
Rencana ini harus mengatur informasi secara logis-menguraikan langkah-langkah darurat, kontak, dan fase pemulihan dengan cara yang dapat diikuti oleh siapa pun di bawah tekanan.
Kejelasan dan aksesibilitas
Bahasa yang jelas dan ketentuan untuk perencanaan organisasi yang tepat membuat template berguna dalam situasi stres tinggi. Template ini harus menghindari jargon teknis, sehingga tim dapat segera bertindak alih-alih berebut mencari tahu kepemimpinan selama krisis.
Dapat disesuaikan untuk bisnis Anda
Templat harus mudah disesuaikan. Templat ini harus menyertakan placeholder atau petunjuk untuk membantu Anda menambahkan detail spesifik tentang operasi, peran tim, dan sumber daya Anda.
Panduan pengujian dan tinjauan
Templat yang baik harus menyertakan bagian untuk menguji, mengevaluasi, dan meninjau rencana keberlangsungan bisnis untuk mengukur efektivitasnya. Template ini harus memungkinkan pembaruan berdasarkan hasil pengujian, memastikan rencana tersebut dapat menangani gangguan besar.
Integrasi dengan sistem yang sudah ada
Templat yang tepat akan dengan mudah diintegrasikan dengan protokol perusahaan yang sudah ada, seperti pemulihan bencana TI, tanggap darurat, perangkat lunak manajemen bisnis, dan rencana komunikasi krisis, untuk memastikan pemulihan yang lancar dan tidak merepotkan.
๐ Baca Selengkapnya: Teknik Peningkatan Proses Bisnis Paling Efektif
10 Templat Rencana Keberlanjutan Bisnis Terbaik
ClickUp menghadirkan 10 template rencana keberlanjutan bisnis terbaik yang menjabarkan proses langkah demi langkah dan strategi untuk menjaga bisnis tetap berjalan saat terjadi gangguan.
1. Templat Rencana Keberlanjutan Bisnis ClickUp
Ketika kekacauan melanda, hal terakhir yang Anda inginkan adalah ketidakpastian dan kepanikan di antara anggota tim. Templat Rencana Keberlanjutan Bisnis ClickUp dapat membantu menghindari situasi seperti itu.
Ini seperti buku pedoman darurat bisnis Anda yang memandu organisasi Anda tentang cara merespons potensi gangguan. Dengan template ini, Anda dapat membuat rencana yang kuat untuk penilaian dan evaluasi risiko, pemulihan bisnis, serta proses pengujian dan peninjauan.
๐ป Mengapa Anda akan menyukai templat ini:
- Prioritaskan tugas-tugas bisnis yang penting dengan Priorities View
- Visualisasikan rencana keberlanjutan bisnis Anda dan lacak item tindakan
- Atur tugas ke dalam berbagai kategori dan pantau perkembangannya dengan List View
- Integrasikan fitur manajemen proyek ClickUp dalam rencana keberlanjutan
- Gunakan alat bantu visual dan bagian berkode warna untuk memprioritaskan tugas
๐ Ideal untuk: Tim, manajer risiko, dan pemimpin bisnis yang membutuhkan solusi kolaboratif, terorganisir, dan mudah beradaptasi untuk perencanaan keberlangsungan bisnis.
2. Templat Rencana Kontinjensi ClickUp
Perencanaan kontinuitas adalah tentang beradaptasi, tetapi perencanaan kontingensi melibatkan reaksi dengan Rencana B.
Jika Anda ingin merencanakan kontinjensi, cobalah Template Rencana Kontinjensi ClickUp.
Templat ini membantu Anda menunjukkan dengan tepat tahap risiko apa pun-apakah risiko tersebut baru saja muncul, sedang berlangsung, atau sedang diselesaikan. Templat rencana kontinjensi ini selanjutnya membantu menetapkan peran yang jelas, sehingga Anda tahu siapa yang memantau situasi dan menilai kemungkinan eskalasi.
Lebih dari sekadar mengidentifikasi risiko, templat ini membantu memetakan sumber daya yang tersedia, mengalokasikan personel untuk tindakan tertentu, dan menguji strategi respons alternatif.
๐ปMengapa Anda akan menyukai templat ini:
- Buat rencana yang disesuaikan berdasarkan risiko yang diantisipasi
- Identifikasi dan prioritaskan risiko di setiap tahap rencana kontinjensi dengan Lihat Risiko berdasarkan Tahapan
- Atur dan lacak kemajuan setiap rencana dengan Plan View
๐ Ideal untuk: Manajer risiko, pemimpin proyek, dan pemilik bisnis yang membutuhkan rencana cadangan untuk situasi kritis.
๐กKiat Pro: Pastikan rencana Anda tetap efektif dengan menjadwalkan tinjauan dan latihan berkala. Siapkan Pengingat di ClickUp untuk menilai dan mempertahankan relevansi BCP Anda dari waktu ke waktu.
3. Templat Matriks Probabilitas dan Dampak ClickUp
Pernah menggunakan matriks kotak 9 kotak untuk menilai kinerja karyawan? Templat Matriks Probabilitas dan Dampak ClickUp menggunakan pendekatan serupa untuk mengidentifikasi dan mencegah risiko bisnis.
Anda dapat *memetakan risiko berdasarkan kemungkinan (probabilitas) dan tingkat keparahan dampaknya.
Ingin memvisualisasikan peristiwa risiko berisiko tinggi dan berpeluang besar? Mudah. Dengan mengantisipasi dan mempersiapkan diri untuk kemungkinan hambatan, template ini membantu tim Anda untuk secara proaktif mengatasi masalah sebelum masalah tersebut meningkat.
๐ปMengapa Anda akan menyukai templat ini:
- Visualisasikan risiko dan rencanakan item tindakan prioritas
- Menilai risiko yang terkait dengan setiap tugas dengan Pemandangan Matriks Probabilitas dan Dampak
- Beri nilai probabilitas dan dampak dari setiap risiko pada skala 1-5
๐ Ideal untuk: Manajer proyek, tim penilai risiko, dan analis bisnis yang ingin memvisualisasikan dan memprioritaskan manajemen risiko.
๐ Baca Selengkapnya: Template Manajemen Perubahan Gratis Dengan Contoh Rencana
4. Templat Analisis Dampak Bisnis ClickUp
Templat ClickUp Business Impact Analysis (BIA) membantu Anda memastikan kelangsungan bisnis dengan mengidentifikasi dan memprioritaskan komponen sistem dan menghubungkannya dengan proses penting yang mereka dukung. Ini memandu Anda dalam menilai kekritisan proses pemulihan, menentukan sumber daya yang diperlukan, dan memprioritaskan upaya pemulihan sistem.
Dengan merinci dampak potensial dari pemadaman sistem, termasuk waktu henti maksimum yang diizinkan (MAD), tujuan waktu pemulihan (RTO), dan tujuan titik pemulihan (RPO), templat ini memastikan Anda siap bahkan ketika gangguan tak terduga terjadi.
๐ป Mengapa Anda akan menyukai templat ini:
- Identifikasi semua komponen sistem-baik perangkat keras maupun perangkat lunak yang mendukung proses penting, memastikan Anda mengetahui setiap ketergantungan
- Atur semua detail penting, seperti info departemen, kebutuhan sumber daya, prioritas pemulihan, dan penandatanganan-di satu tempat, sehingga audit dan perencanaan kontinuitas menjadi lebih lancar
- Susun penilaian dampak dengan cara yang sederhana namun terstruktur, sehingga Anda dapat mengkategorikan gangguan sebagai parah, sedang, atau minimal dan memprioritaskan respons yang sesuai
๐ Ideal untuk: Manajer TI, pimpinan operasi, dan profesional manajemen risiko yang membutuhkan pendekatan tanpa basa-basi untuk menganalisis gangguan bisnis.
๐ฎWawasan ClickUp: 92% pekerja menggunakan metode yang tidak konsisten untuk melacak item tindakan, yang mengakibatkan keputusan yang terlewat dan eksekusi yang tertunda. Baik Anda mengirimkan catatan tindak lanjut atau menggunakan spreadsheet, prosesnya sering kali tersebar dan tidak efisien.
Solusi Manajemen Tugas ClickUp memastikan konversi percakapan menjadi tugas tanpa hambatan-sehingga tim Anda dapat bertindak cepat dan tetap selaras.
5. Templat Rencana Darurat ClickUp
Templat Rencana Darurat ClickUp adalah pusat komando untuk menangani krisis di tempat kerja, seperti kebakaran, pemadaman listrik, atau keadaan darurat medis.
Templat ini mengatur setiap detail penting, mulai dari rute evakuasi hingga kontak darurat, protokol respons, dan banyak lagi, sehingga tim Anda tahu persis apa yang harus dilakukan jika terjadi kebingungan. Memastikan bahwa karyawan memiliki akses ke informasi yang tepat sebelum dan sesudah insiden terjadi.
๐ป Mengapa Anda akan menyukai templat ini:
- Buat daftar kontak, tugas, dan tanggung jawab darurat di satu tempat
- Aktifkan notifikasi waktu nyata untuk terus mendapatkan informasi terbaru tentang perkembangan
- Sertakan lokasi pintu keluar, alarm kebakaran, dan tempat pertolongan pertama, sehingga tidak ada yang perlu mencari-cari saat terjadi krisis
- Pastikan orang yang tepat menangani rencana operasional yang penting saat keadaan darurat terjadi
๐ Ideal untuk: Manajer kantor, petugas keamanan, dan tim fasilitas yang bertanggung jawab atas kesiapsiagaan darurat di tempat kerja.
๐กKiat Pro: Automatiskan alur kerja dengan ClickUp Automations untuk menerima pemberitahuan langsung ketika ambang batas risiko tertentu terpenuhi atau tugas-tugas penting diperbarui. Hal ini memastikan bahwa tim Anda tetap mendapat informasi dan dapat segera merespons masalah yang muncul.
6. Templat Rencana Tindakan Darurat Tempat Kerja ClickUp
Keselamatan tim Anda harus selalu diutamakan, terutama selama keadaan darurat. Templat Rencana Tindakan Darurat di Tempat Kerja ClickUp memastikan bahwa setiap karyawan tahu persis apa yang harus dilakukan ketika menghadapi keadaan darurat.
Dengan rute evakuasi yang jelas, peran yang ditetapkan, dan akses cepat ke kontak darurat, semua orang tetap siap dan percaya diri dalam situasi kritis.
Selain itu, templat ini selaras dengan pedoman darurat OSHA, membantu bisnis Anda tetap patuh sambil memprioritaskan kesejahteraan karyawan.
๐ป Mengapa Anda akan menyukai templat ini:
- Sesuaikan dan dokumentasikan rute evakuasi khusus untuk tata letak tempat kerja
- Direktori bawaan memastikan bahwa pemadam kebakaran, polisi, atau bantuan medis hanya berjarak satu panggilan saja
- Pastikan semua prosedur darurat memenuhi standar OSHA
๐ Ideal untuk: Petugas keamanan, manajer fasilitas, dan profesional SDM yang bertanggung jawab untuk mengembangkan dan menerapkan protokol darurat di tempat kerja.
๐ง Tahukah Anda? Pengusaha harus memiliki rencana tindakan darurat tertulis jika standar Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja (OSHA) mengharuskannya. Perusahaan kecil dengan 10 karyawan atau kurang dapat mengkomunikasikannya secara lisan. Rencana tersebut harus mencakup pelaporan kebakaran, evakuasi, operasi kritis, tugas penyelamatan, dan narahubung untuk panduan.
7. Templat Rencana Tindakan Insiden ClickUp
Untuk membuat pelaporan Insiden berjalan lancar, banyak bisnis, terutama TI, menggunakan Rencana Tindakan Insiden (IAP) - dan Template Rencana Tindakan Insiden ClickUp membuat pembuatannya menjadi mulus.
Dengan bagian terpisah untuk ringkasan insiden, rencana eksekusi, informasi kontak, organisasi insiden, dan daftar penugasan, templat ini memastikan Anda memiliki pendekatan yang terstruktur dan tanpa kepanikan untuk kembali ke jalur yang benar dengan cepat.
๐ป Mengapa Anda akan menyukai templat ini:
- Lacak detail penting seperti kondisi cuaca, keterbatasan sumber daya, dan dampak insiden-semua dalam satu tampilan
- Tetapkan tugas, catat kontak utama, dan jaga agar tim tanggap darurat tetap terhubung
- Abadikan setiap langkah yang diambil, membuat audit dan pelaporan menjadi lebih mudah dari sebelumnya
Ideal untuk: Manajer TI, tim tanggap insiden, dan pemimpin operasi yang mencari pendekatan terstruktur untuk menangani gangguan tak terduga.
๐ Baca Selengkapnya: Cara Menerapkan Manajemen Siklus Hidup TI
8. Templat Laporan Insiden TI ClickUp
Tanpa laporan insiden yang solid, setiap menit yang berlalu dapat menghabiskan uang dan kepercayaan. Templat Laporan Insiden TI ClickUp membantu Anda mencatat setiap insiden secara detail sehingga Anda memiliki catatan akurat tentang semua insiden dan solusinya.
Templat ini dilengkapi dengan bidang terpisah untuk menghilangkan kebingungan-misalnya, Anda bisa melihat dengan cepat perangkat lunak yang terkena dampak, departemen yang ditugaskan, tingkat dampak, jenis insiden, dan banyak lagi. Templat ini juga membantu mendokumentasikan tindakan terbaik melalui kolom rekomendasi.
Ditambah lagi, dengan daftar periksa, subtugas, dan pelaporan terstruktur, templat ini membuat pelacakan masalah TI menjadi lebih mudah dan lebih mudah ditindaklanjuti.
๐ป Mengapa Anda akan menyukai templat ini:
- Klasifikasikan setiap insiden dengan bidang yang telah ditentukan untuk mendapatkan data yang jelas dan terstruktur, bukan catatan yang tersebar
- Manfaatkan daftar periksa insiden untuk mengonfirmasi bahwa masalah telah dilaporkan, diselidiki, dan diselesaikan dengan benar
- Tangkap akar masalah dan tindakan pencegahan untuk membantu tim menghindari masalah yang sama di masa depan
Ideal untuk: Manajer TI, tim keamanan, dan petugas kepatuhan yang membutuhkan pelacakan insiden yang akurat dan terstruktur tanpa bolak-balik yang tidak perlu.
๐ Baca Selengkapnya: Cara Menerapkan Proses Perencanaan Kapasitas TI yang Sukses
9. Templat Laporan Setelah Tindakan Sederhana ClickUp
Laporan Setelah Tindakan (AAR) dapat menjadi sangat banyak-halaman demi halaman analisis, penilaian yang penuh dengan jargon, dan segunung data. Namun dengan Template Laporan Setelah Tindakan Sederhana, Anda mendapatkan cara yang jelas dan terstruktur untuk menangkap ruang lingkup, tujuan, peserta, dan risiko utama acara.
Alih-alih tenggelam dalam detail yang berlebihan, Anda mendapatkan wawasan yang tepat untuk menyempurnakan strategi, meningkatkan rencana tanggap darurat, dan membuat keputusan yang lebih cerdas.
๐ป Mengapa Anda akan menyukai templat ini:
- Buat format terstruktur untuk mendokumentasikan tujuan acara, risiko, dan pengamatan utama
- Gunakan sistem penilaian yang jelas (P, S, M, U) untuk menilai kinerja di seluruh kapabilitas inti
- Sertakan bagian untuk kekuatan, area untuk perbaikan, dan tindakan korektif
- Lacak akuntabilitas dengan menugaskan pemilik dan tenggat waktu untuk langkah tindakan
๐ Ideal untuk: Manajer proyek, tim tanggap darurat, profesional manajemen risiko, dan siapa pun yang membutuhkan pendekatan yang jelas dan tidak berbelit-belit untuk analisis pasca-kejadian.
Fakta Menarik: ISO 22301 adalah standar internasional untuk sistem manajemen keberlangsungan bisnis. ISO 22301 menyediakan kerangka kerja untuk merencanakan, mengimplementasikan, dan terus meningkatkan strategi untuk melindungi dari insiden yang mengganggu.
10. Templat Rencana Komunikasi Insiden ClickUp
Insiden tidak dapat diprediksi, dan memiliki strategi komunikasi yang jelas sangat penting untuk mengelolanya secara efektif. Templat Rencana Komunikasi Insiden ClickUp melengkapi tim dengan alat yang diperlukan untuk membuat kerangka kerja komunikasi yang terstruktur selama keadaan darurat.
Ini memastikan bahwa setiap pemadaman, gangguan, atau masalah layanan mengikuti alur komunikasi terstruktur dengan mendefinisikan apa yang memenuhi syarat sebagai insiden dan menyediakan templat respons siap pakai untuk setiap tahap-menyelidiki, mengatasi, dan menyelesaikan.
๐ป Mengapa Anda akan menyukai templat ini:
- Ikuti pendekatan terstruktur untuk komunikasi pemangku kepentingan
- Pastikan pembaruan akurat dan tepat waktu dengan menugaskan Petugas Insiden dan Petugas Komunikasi khusus
- Pantau email, pembaruan Slack, dan pengumuman di satu tempat melalui pelacakan komunikasi multi-saluran
Ideal untuk: Tim TI, penyedia layanan, dan manajer operasi yang membutuhkan cara terstruktur untuk mengomunikasikan insiden tanpa kebingungan atau penundaan.
๐ Baca Lebih Lanjut: Alat Dukungan Pelanggan Terbaik
Rencanakan Kesinambungan Bisnis Dengan Template Siap Pakai dari ClickUp
Gangguan tak terduga dapat membuat bisnis Anda keluar jalur. Dan tanpa rencana yang jelas, memulihkan diri dari kemunduran bisa jadi menyakitkan, tetapi tidak ketika Anda bermitra dengan ClickUp.
Templat rencana keberlanjutan bisnis yang diformat dengan cerdas oleh ClickUp membantu Anda tetap siap menghadapi situasi apa pun. Bagian yang telah dibuat sebelumnya memandu Anda melalui penilaian risiko dan langkah-langkah pemulihan, memastikan tidak ada yang terlewatkan. Tetapkan peran dengan mudah, lacak pembaruan, dan jaga agar informasi penting tetap dapat diakses-semuanya di satu tempat.
Daftar di ClickUp hari ini dan lindungi masa depan bisnis Anda.