Bayangkan ini: Anda sedang mengelola proyek konstruksi perumahan, dan kru beton telah selesai menuangkan fondasi. Namun, balok baja tidak datang tepat waktu karena masalah pemasok. Sekarang, para tukang las hanya bisa memelintir jempol mereka, dan seluruh rencana proyek konstruksi terhenti.
Ini adalah efek domino klasik yang berujung pada 87% dari proyek mengalami penundaan.
Jadwal konstruksi yang solid mencegah hal ini dengan memetakan tugas, tenggat waktu, dan ketergantungan. Microsoft Excel adalah alat bantu yang menyediakan fitur-fitur yang dapat disesuaikan untuk membuat jadwal ini.
Anda bisa membuat jadwal proyek yang jelas, memperbaruinya ketika terjadi perubahan, dan menjaga semua orang tetap selaras. Jadi, mari kita lihat cara membuat jadwal konstruksi di Excel agar proyek Anda berjalan lancar.
โฐ Ringkasan 60 Detik
- Proyek konstruksi sering kali mengalami keterlambatan karena masalah penjadwalan atau koordinasi yang buruk
- Microsoft Excel adalah alat yang populer di kalangan manajer konstruksi untuk membuat jadwal konstruksi yang disesuaikan dan melacak kemajuan proyek
- Mulailah dengan templat bagan Gantt sederhana untuk mengatur tugas, menugaskan anggota tim proyek, dan memvisualisasikan jadwal
- Sesuaikan templat Excel Anda dengan warna, catatan, dan format yang mudah dibaca untuk mempermudah pelacakan
- Pembaruan manual, penyesuaian yang rawan kesalahan, dan kesulitan mengelola ketergantungan bisa menjadi masalah pada proyek-proyek besar
- Ketika segala sesuatunya menjadi rumit, pertimbangkan untuk beralih ke perangkat lunak manajemen konstruksi sepertiClickUp untuk fitur canggih dan kolaborasi yang lebih lancar
Bagaimana Cara Membuat Jadwal Konstruksi di Excel?
Membuat jadwal konstruksi di Excel memadukan pengetahuan konstruksi dan beberapa keterampilan spreadsheet yang berguna. Dengan pengetahuan konstruksi yang Anda miliki, berikut adalah langkah-langkah untuk membuat jadwal yang meningkatkan efisiensi konstruksi :
Langkah 1: Cari templat
- Buka Excel dan klik Baru. Atau, navigasikan ke File > Baru
Buka Microsoft Excel untuk membuat jadwal konstruksi
- Gulir ke bawah hingga Anda menemukan templat yang disebut Perencana proyek Gantt atau Bagan Gantt Agile
Templat jadwal konstruksi gratis yang tersedia di Excel
- Atau, Anda juga bisa mencari Jadwal
Ketik 'Schedules' di bilah pencarian
- Gulir ke bawah ke bagian bawah untuk menemukan Bagan Gantt Sederhana
Templat Excel ini membantu Anda mengatur proyek konstruksi dengan membuat daftar tugas, tanggal mulai dan berakhir, anggota tim yang ditugaskan, dan melacak kemajuan dengan persentase penyelesaian.
Pilih templat bagan Gantt sederhana
- Klik pada templat tersebut untuk membukanya. Kemudian, pilih Buat untuk menggunakan file tersebut
Pilih 'Buat' untuk menggunakan template
Langkah 2: Isi detailnya
Templat ini dibagi dengan rapi ke dalam fase dan tugas. Pikirkan fase sebagai pencapaian besar yang Anda kejar, sedangkan tugas adalah petunjuk langkah demi langkah untuk mencapainya.
Garis waktu bagan Gantt adalah bagian yang paling menarik. Bagan ini menunjukkan bagaimana tugas-tugas terhubung, menyoroti ketergantungan secara sekilas.
Misalnya, jika 'Melakukan studi' dan 'Membangun komunikasi' saling tumpang tindih, itu berarti kerja tim dan multitasking berjalan lancar.
Templat bagan Gantt sederhana
๐ Sebagai contoh:
Fase 1: Persiapan lokasi (Inisiasi)
Tugas 1: Menentukan tujuan *Tugas 2: Menentukan tujuan
- Ditugaskan kepada: Micheal Lee (Manajer proyek)
- Mulai: 24 Januari 2025 | Akhir: 27 Jan 2025 | Kemajuan: 50%
- Contoh: Memutuskan spesifikasi dan tujuan konstruksi seperti dimensi lokasi, langkah-langkah keselamatan, dan ekspektasi waktu
Tugas 2: Melakukan studi
- Ditugaskan kepada: Sarah Doe (Insinyur survei)
- Mulai: 27 Januari 2025 | Akhir: 29 Jan 2025 | Kemajuan: 60%
- Contoh: Menyelesaikan survei tanah, pengujian tanah, dan analisis dampak lingkungan
Tugas 3: Membangun komunikasi
- Contoh: Menyiapkan saluran komunikasi antara kontraktor, pemasok, dan tim konstruksi
- Ditugaskan kepada: Jens Cook (Petugas komunikasi)
- Mulai: 29 Januari 2025 | Akhir: 2 Februari 2025 | Kemajuan: 50%
Ulangi hal ini untuk setiap tahap konstruksi untuk membangun konstruksi yang jelas dan dapat ditindaklanjuti jadwal proyek .
Langkah 3: Memformat templat
Templat yang diformat dengan baik membuat manajemen proyek konstruksi menjadi lebih mudah.
Berikut ini cara membuat template Anda terlihat bersih dan profesional:
- Menambah atau menghapus baris: Punya lebih banyak tugas? Tambahkan baris tambahan. Lebih sedikit? Pangkaslah. Jangan lupa untuk meregangkan rumus bagan Gantt agar semuanya tetap sinkron
- Ubah warna: Buatlah lebih menarik! Gunakan warna tebal untuk menyoroti tugas-tugas utama atau memberikan kesan tersendiri pada setiap fase
- Tambahkan catatan: Tambahkan kolom catatan untuk detail, prioritas, atau tenggat waktu yang harus diketahui
- Ubah nama detail proyek: Tukar nama proyek, pemimpin, atau info perusahaan Anda untuk mendapatkan sentuhan pribadi
- Sesuaikan tata letak halaman: Balikkan ke potret atau lanskap, ubah margin, atau pilih ukuran kertas yang tepat untuk mempermudah pencetakan
Pilih tab 'Tata Letak Halaman'
๐ก Tips Pro: Ingin memformat beberapa cell sekaligus? Cukup tahan Ctrl (atau Shift+Option pada Mac) untuk memilih beberapa sel dan menerapkan perubahan ke semua sel yang dipilih sekaligus. Hal ini menghemat waktu dan menjaga konsistensi di seluruh jadwal Anda.
Ingat: Microsoft Excel tidak secara otomatis menyimpan perubahan Anda. Jadi, penting untuk menekan File > Save atau menggunakan tombol pintasan:
- Ctrl+S (PC)
- Command+S (Mac)
Dan selesai! Templat jadwal konstruksi yang telah dipersonalisasi sudah ada di Excel, diformat sepenuhnya, dan siap digunakan.
Baca Lebih Lanjut: Perangkat Lunak Manajemen Proyek Konstruksi Terbaik untuk Mac
Keterbatasan Membuat Jadwal Konstruksi di Excel
Microsoft Excel sangat bagus untuk membuat jadwal tahunan, kuartalan, bulanan, dan jadwal mingguan untuk keseluruhan proyek. Namun, ada beberapa keterbatasan yang dapat membuat pengelolaan proyek yang kompleks menjadi sedikit rumit.
Inilah yang perlu Anda ingat:
- Pembaruan yang memakan waktu: Setiap perubahan berarti penyesuaian manual. Untuk proyek-proyek besar, itu adalah resep untuk sakit kepala (dan kesalahan) โ
- Tantangan kolaborasi: Berbagi file dapat menyebabkan versi yang tertukar, membuat tim tidak sinkron โ
- Manajemen ketergantungan manual: Mengelola ketergantungan secara manual bukanlah hal yang mudah. Pergeseran satu garis waktu, dan Anda akan menghabiskan waktu berjam-jam untuk memperbarui tugas-tugas terkait โ
- Rawan kesalahan: Satu kesalahan ketik atau kesalahan rumus dapat menggagalkan seluruh jadwal Anda, dan Excel tidak akan membunyikan alarm โ
- Visualisasi terbatas: Baris dan kolom tidak cocok untuk jadwal yang rumit, sehingga sulit untuk melihat gambaran besarnya โ
- Menjadi berat: Seiring pertumbuhan proyek Anda, begitu pula kekacauan di spreadsheet Anda, mengubahnya menjadi mimpi buruk manajemen โ
Singkatnya, Excel sangat bagus untuk jadwal yang cepat dan sederhana. Namun, ketika proyek menjadi kompleks, inilah saatnya untuk naik level. Di situlah perangkat lunak penjadwalan konstruksi bersinar, menawarkan fitur-fitur canggih dan kontrol proyek yang mudah, terlepas dari seberapa besar atau rumitnya proyek tersebut.
๐ฎKlik Wawasan: _83% pekerja berpengetahuan mengandalkan email dan obrolan untuk komunikasi tim
Namun, hampir 60% dari hari kerja mereka hilang karena beralih di antara alat-alat ini dan mencari informasi. Dengan aplikasi yang mencakup semuanya untuk pekerjaan seperti ClickUp manajemen proyek, pesan, email, dan obrolan Anda semua berkumpul di satu tempat! Saatnya untuk memusatkan dan memberi energi!
Membuat Jadwal Konstruksi dengan ClickUp
Jadwal konstruksi melibatkan ketergantungan tugas, koordinasi tim, dan logistik material. Spreadsheet gagal dan tidak memiliki visibilitas waktu nyata, yang membuat menemukan kemacetan dan melacak kemajuan menjadi mimpi buruk.
Dampaknya? Tenggat waktu yang terlewat, tim yang menganggur, dan anggaran yang membengkak. Itulah mengapa manajer konstruksi membutuhkan sistem alat manajemen proyek konstruksi itu:
- **Memperbarui jadwal secara otomatis saat terjadi penundaan agar tetap sesuai rencana
- **Melacak kemajuan secara real-time untuk menemukan hambatan lebih awal
- **Memusatkan komunikasi agar kontraktor, pemasok, dan klien tetap selaras
- Mengelolapenjadwalan sumber dayadan bahan pengiriman dengan pengingat untuk menghindari kepadatan atau waktu henti
- **Melacak inspeksi dan izin untuk menghindari masalah kepatuhan ClickUp adalah perangkat lunak manajemen proyek lengkap yang memenuhi semua kebutuhan ini. Baik Anda mengelola tugas, melacak sasaran, atau mengotomatiskan proses yang berulang-ulang, ClickUp menawarkan platform yang sangat mudah disesuaikan yang menyesuaikan dengan kebutuhan tim Anda.
ClickUp adalah solusi lengkap yang luar biasa yang menggantikan Docs, Excel, dan alat manajemen proyek lainnya. Ini telah memungkinkan tim saya menjadi lebih terorganisir dan meningkatkan efisiensi operasional, dan memberikan lebih banyak visibilitas ke dalam dampak pekerjaan kami
Kayla, Manajer Pemasaran Digital di Agora
Begini caranya Perangkat Lunak Manajemen Konstruksi ClickUp lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan Anda:
1. Visualisasikan & rencanakan dengan tampilan yang fleksibel
Katakanlah Anda sedang mengelola proyek konstruksi, dan jadwal ada di mana-mana. Tugas tumpang tindih, tenggat waktu terlewat, dan anggota tim bekerja dengan versi rencana yang berbeda.
Suatu hari, teknisi listrik datang, namun tim pipa masih memasang pipa. Sekarang, Anda memiliki dua tim yang saling menghalangi, membuang-buang waktu dan sumber daya. ๐คน
Semua itu karena jadwal tidak cukup fleksibel untuk melacak kemajuan masing-masing tim dengan cara yang masuk akal bagi mereka. Sedikit fleksibilitas dapat mencegah kekacauan tersebut dan menciptakan struktur pembagian kerja yang lebih baik.
Tampilan Bagan Gantt ClickUp Tampilan Bagan Gantt ClickUp memudahkan untuk melihat fase-fase proyek, ketergantungan tugas, dan tenggat waktu di satu tempat. Jika ada sesuatu yang tertunda, maka secara otomatis akan menggeser semua tugas yang bergantung, sehingga Anda tidak perlu menyesuaikannya secara manual.
Jadi, jika tukang ledeng terlambat, jadwal akan diperbarui dengan sendirinya tanpa Anda harus mengerjakan ulang semuanya. Ini adalah cara yang mudah untuk menjaga segala sesuatunya tetap sesuai jadwal, bahkan ketika terjadi penundaan.
Melacak pencapaian proyek dan menyoroti ketergantungan tugas dengan ClickUp Gantt Chart View
Contoh: Jika pekerjaan pipa tertunda selama 3 hari, bagan Gantt secara otomatis menggeser pekerjaan listrik dan drywall selama 3 hari. Hal ini memastikan tidak ada yang mengerjakan pekerjaan mereka, dan Anda tidak akan membayar untuk waktu yang menganggur
Tampilan Peta ClickUp
Mengelola beberapa lokasi konstruksi sekaligus dapat dengan cepat berubah menjadi bencana logistik. Tanpa pandangan yang jelas tentang di mana setiap tugas dilakukan, tim dapat berakhir di tempat yang salah; sumber daya menjadi terlalu tipis, dan tugas-tugas penting terlewatkan.
Hasilnya? Pekerja memadati area yang sama, peralatan di tempat yang salah, dan jadwal yang benar-benar kacau. ๐ตโ๐ซ Tampilan Peta ClickUp adalah solusi untuk kegilaan ini. Ini memungkinkan Anda melihat dengan tepat di mana setiap tugas atau fase terjadi di semua lokasi sehingga Anda dapat merencanakan secara strategis, menempatkan tim di tempat yang dibutuhkan, dan menghindari kepadatan.
Memvisualisasikan lokasi proyek dan melacak kemajuan tugas di berbagai lokasi menggunakan Tampilan Peta ClickUp
Contoh: Katakanlah Anda mengelola tiga lokasi pembangunan perumahan dengan tugas-tugas seperti penggalian, pemipaan, dan pembingkaian. Dengan Tampilan Peta, Anda dapat meletakkan pin yang dapat disesuaikan untuk setiap lokasi dan memberi kode warna berdasarkan status tugas: hijau untuk selesai, kuning untuk sedang berlangsung, dan merah untuk tertunda. Jadi, jika pembingkaian selesai di satu lokasi (hijau), namun pemipaan tertunda di lokasi lain (merah), Anda dapat dengan mudah menyesuaikan sumber daya atau jadwal.
Tampilan Beban Kerja ClickUp
Beban tugas yang berlebihan adalah masalah nyata dalam konstruksi. Terlalu banyak tugas yang harus dikerjakan oleh satu orang dapat menyebabkan kelelahan, tenggat waktu yang terlewat, dan proyek yang selalu terlambat dari jadwal.
Tanpa pandangan yang jelas mengenai siapa yang melakukan apa, segala sesuatunya dapat dengan cepat menjadi tidak terkendali.
Di situlah Tampilan Beban Kerja ClickUp masuk. Ini menunjukkan kepada Anda siapa yang ditugaskan untuk tugas apa dan kapan, sehingga Anda dapat dengan mudah mengetahui jika seseorang kelebihan beban. Hanya dengan beberapa klik, Anda bisa menugaskan ulang tugas dan menyeimbangkan beban kerja di seluruh tim Anda.
Hasilnya? Tidak ada yang tenggelam dalam pekerjaan, tugas selesai tepat waktu, dan proyek Anda tetap berjalan sesuai rencana
Mengidentifikasi anggota tim yang memiliki beban kerja berlebih dan menyeimbangkan beban kerja dengan cepat dengan Tampilan Beban Kerja ClickUp
Contoh: Pekerja A ditugaskan untuk melakukan penggalian di Lokasi 1 dan pemipaan di Lokasi 2, namun kedua tugas tersebut dijadwalkan untuk minggu yang sama. Dengan Workload View, anda dapat melihat bahwa Pekerja A kelebihan beban. Anda dapat dengan cepat menugaskan kembali pemipaan di Lokasi 2 ke Pekerja B dengan tugas yang lebih sedikit.
Tampilan Papan Kanban ClickUp
Tampilan Papan Kanban.. Tampilan Papan Kanban ClickUp membantu Anda mengelola tugas proyek saat mereka bergerak melalui tahapan, dari 'Harus Dilakukan' โก ๏ธ 'Sedang Berlangsung' โก 'Selesai'
Ini adalah cara cepat untuk melihat posisi dan apa yang perlu diperhatikan. Anda juga dapat memberi kode warna pada tugas untuk menunjukkan prioritas dan menyoroti tugas yang membutuhkan perhatian segera, seperti:
- Tugas berwarna merah menunjukkan pemeriksaan yang tertunda dan perlu penjadwalan ulang
- Tugas berwarna kuning menunjukkan material yang sesuai jadwal namun perlu diperhatikan lebih seksama
Mengatur dan memprioritaskan tugas dengan label berkode warna dengan Tampilan Papan Kanban ClickUp
Contoh: Katakanlah Anda mengawasi proyek bangunan komersial. Anda membuat kolom untuk tugas-tugas seperti pengadaan material, penugasan sub-kontraktor, dan inspeksi.
- Untuk Dilakukan: Anda memulai dengan tugas seperti 'Pesan batu bata,' 'Pekerjakan kontraktor listrik,' dan 'Jadwalkan inspeksi pipa'
- Sedang Berlangsung: Setelah batu bata dipesan, Anda memindahkan 'Pesan batu bata' ke kolom 'Sedang Berlangsung'. Ketika kontraktor listrik dipekerjakan, Anda juga memindahkan 'Pekerjakan kontraktor listrik' di sini
- Selesai: Setelah material dikirim dan kontraktor mulai bekerja, Anda memindahkan tugas-tugas ini ke kolom 'Selesai'
2. Memulai dengan cepat dengan templat yang sudah dirancang sebelumnya
Membuat jadwal baru untuk setiap proyek? Itu seperti memasang batu bata dengan tangan ketika Anda memiliki mixer semen-tidak perlu dan melelahkan. A templat manajemen konstruksi yang telah dirancang sebelumnya menghemat waktu Anda berjam-jam, sehingga Anda bisa fokus menjalankan situs alih-alih berkutat dengan spreadsheet.
The Templat Manajemen Konstruksi ClickUp memetakan seluruh alur kerja konstruksi Anda, yang mencakup segala hal mulai dari jadwal tugas, alokasi sumber daya, dan penganggaran hingga inspeksi lokasi, jadwal subkontraktor, dan protokol keselamatan.
Templat Manajemen Konstruksi ClickUp
Templat ini menawarkan empat tampilan kustom, membuatnya mudah beradaptasi untuk berbagai jenis tugas manajemen proyek:
- ๐๏ธ Tampilan Kalender
- Pantau jadwal Anda agar tidak ada tenggat waktu yang terlewatkan
- ๐ List View
- Merinci tugas, melacak anggaran, dan menetapkan sumber daya tanpa melewatkan satu pun
- ๐ Tampilan Garis Waktu
- Menata tanggal proyek dalam alur horizontal yang mulus dan mudah diikuti
Dan karena proyek konstruksi suka sekali membuat masalah, Anda bisa menetapkan status khusus seperti 'Menunggu Inspeksi' atau 'Tertunda Karena Cuaca untuk mengetahui kemacetan sebelum hal itu menggagalkan jadwal Anda.
๐ก Kiat Pro: Anda juga dapat menggunakan templat anggaran konstruksi untuk melacak dampak biaya secara langsung dalam jadwal proyek Anda. Sebagai contoh, tautkan bidang 'biaya material' di templat anggaran Anda ke tugas untuk 'Memesan Batu Bata' di bagan Gantt Anda. Kolom biaya material yang terkait akan diperbarui jika tugas tersebut tertunda. Hal ini akan memberi tahu Anda tentang biaya tambahan karena waktu tunggu yang diperpanjang atau kenaikan harga.
Baca Lebih Lanjut: Perangkat Lunak Manajemen Konstruksi untuk Bisnis Kecil
Praktik Terbaik untuk Penjadwalan Konstruksi
Membuat jadwal konstruksi sama seperti membangun rumah, karena ini semua tentang fondasi dan memastikan semuanya cocok satu sama lain. Jadi, berikut ini adalah beberapa praktik terbaik untuk menjaga jadwal Anda selama proyek berlangsung.
Rencanakan waktu penyangga
Harapkan hal yang tidak terduga-karena dalam konstruksi, hal itu akan terjadi. Entah itu hujan, keterlambatan pasokan, atau subkontraktor yang selalu terlambat, semuanya akan tertunda. Jadi, mengapa tidak memberi diri Anda sedikit ruang untuk bernapas? โ
Contoh: Jika tim Anda sedang menuangkan beton, yang tidak bisa dilakukan saat hujan, tambahkan beberapa hari ekstra pada jadwal. Dengan begitu, jika cuaca membuat Anda tidak dapat menyelesaikan pekerjaan, Anda tidak akan berebut untuk mengganti waktu yang hilang. Dengan adanya waktu penyangga, Anda akan menangani penundaan seperti seorang profesional, bukan manajer proyek yang panik.
Libatkan seluruh tim
Jadwal konstruksi bukan hanya untuk manajer proyek; ini untuk seluruh tim. Semua orang, mulai dari kru hingga subkontraktor, harus memiliki akses ke jadwal.
Dengan cara ini, jika seseorang melihat ada masalah seperti jadwal pengecoran beton pada hari libur akhir pekan, mereka bisa memberi tahu Anda sebelum menjadi masalah yang lebih besar.
Tetapkan tonggak pencapaian yang jelas
Tonggak pencapaian tidak hanya untuk pelari maraton tetapi juga untuk proyek konstruksi. Ini adalah kemenangan besar, seperti menyelesaikan fondasi atau menyelesaikan atap, yang memberi tahu Anda bahwa Anda berada di jalur yang benar.
Contoh: Katakanlah Anda sudah setengah jalan, dan Anda menyadari bahwa tim kelistrikan sudah lebih cepat dari jadwal. Anda dapat merayakan pencapaian ini dan mengetahui bahwa Anda masih memiliki ruang gerak jika ada tahap lain yang tertinggal.
Di ClickUp, Anda bisa memberi kode warna pada tonggak pencapaian, sehingga tonggak pencapaian tersebut secara praktis berteriak, "Lihat aku!" dan Anda akan selalu tahu persis di mana posisi Anda dalam proyek.
Gunakan dependensi dengan bijak
Ketergantungan tugas seperti kartu domino - yang lainnya mungkin akan jatuh jika satu tugas tertunda.
**Sebagai contoh, Anda tidak dapat memulai pekerjaan drywalling sampai framing selesai. Jika pembingkaian tertunda, pemasangan drywall harus diundur. Mengelola ketergantungan ini memastikan bahwa tugas tidak dimulai secara berurutan, yang dapat menyebabkan penundaan besar-besaran di kemudian hari.
Perbarui jadwal secara teratur
Jadwal konstruksi bukanlah hal yang bersifat 'atur dan lupakan'. Anda harus memperbaruinya secara teratur, seperti memeriksa notifikasi pada ponsel Anda.
Contoh: Jika tim pipa terlambat, namun tukang cat sudah sesuai jadwal, Anda tidak ingin membiarkan para tukang cat menunggu. Namun dengan Excel, Anda harus mengerjakan ulang semuanya secara manual, dan itu merepotkan. Di ClickUp, Anda cukup melakukan penyesuaian cepat, dan sistem akan melakukan pekerjaan berat untuk Anda.
Jaga Jadwal Proyek Konstruksi Anda Tetap Sesuai Rencana dengan ClickUp
Mari kita jujur saja-Excel baik-baik saja untuk dasar-dasarnya, tetapi begitu proyek Anda bertambah cepat, melacak tugas, tenggat waktu, dan tim menjadi berantakan karena pembaruan manual. ClickUp membuatnya lebih mudah.
Butuh Gantt chart untuk memetakan ketergantungan? Selesai. Lebih suka papan Kanban untuk menjaga agar tugas tetap berjalan? Mudah. Dengan tampilan khusus, Anda dapat mengatur proyek dengan cara yang paling sesuai untuk Anda. ๐ง
Tidak perlu lagi membuat jadwal dari awal- templat manajemen konstruksi membantu Anda merencanakan, menetapkan tugas, dan mengelola sumber daya dalam hitungan menit.
Siap menjadi yang terdepan dalam penundaan? Daftar ke ClickUp hari ini! ๐