Bayangkan ini: Anda mengelola proyek konstruksi perumahan, dan kru beton telah selesai menuangkan fondasi. Namun, balok baja tidak tiba tepat waktu karena masalah pemasok. Sekarang, para tukang las hanya bisa memelintir jempol mereka, dan seluruh rencana proyek konstruksi terhenti.
Ini adalah efek domino klasik yang menyebabkan 87% proyek mengalami penundaan.
Jadwal konstruksi yang solid mencegah hal ini dengan memetakan tugas, tenggat waktu, dan ketergantungan. Microsoft Excel adalah alat bantu yang menyediakan fitur-fitur yang dapat disesuaikan untuk membuat jadwal ini.
Anda dapat membuat jadwal proyek yang jelas, memperbaruinya ketika terjadi perubahan, dan menjaga agar semua orang tetap selaras. Jadi, mari kita lihat cara membuat jadwal konstruksi di Excel agar proyek Anda berjalan lancar.
⏰ Ringkasan 60 Detik
- Proyek konstruksi sering kali mengalami penundaan karena masalah penjadwalan atau koordinasi yang buruk
- Microsoft Excel adalah alat yang populer di kalangan manajer konstruksi untuk membuat jadwal konstruksi yang disesuaikan dan melacak kemajuan proyek
- Mulailah dengan templat bagan Gantt sederhana untuk mengatur tugas, menugaskan anggota tim proyek, dan memvisualisasikan jadwal
- Sesuaikan templat Excel Anda dengan warna, catatan, dan format yang mudah dibaca untuk mempermudah pelacakan
- Pembaruan manual, penyesuaian yang rentan kesalahan, dan kesulitan mengelola ketergantungan dapat menjadi masalah pada proyek-proyek besar
- Ketika segala sesuatunya menjadi rumit, pertimbangkan untuk beralih ke perangkat lunak manajemen konstruksi seperti ClickUp untuk fitur-fitur canggih dan kolaborasi yang lebih lancar
Bagaimana Cara Membuat Jadwal Konstruksi di Excel?
Membuat jadwal konstruksi di Excel memadukan pengetahuan konstruksi dan beberapa keterampilan spreadsheet yang praktis. Dengan pengetahuan konstruksi yang Anda miliki, berikut adalah langkah-langkah untuk membuat jadwal yang meningkatkan efisiensi konstruksi:
Langkah 1: Cari templat
- Buka Excel dan klik Baru. Atau, buka File > Baru
- Gulir ke bawah hingga Anda menemukan templat yang disebut Perencana proyek Gantt atau Bagan Gantt Agile
- Atau, Anda juga dapat mencari Jadwal
- Gulir ke bawah ke bagian bawah untuk menemukan Bagan Gantt Sederhana
Templat Excel ini membantu Anda mengatur proyek konstruksi Anda dengan mencantumkan tugas, tanggal mulai dan berakhir, anggota tim yang ditugaskan, dan melacak kemajuan dengan persentase penyelesaian.
- Klik pada templat untuk membukanya. Kemudian, pilih Buat untuk menggunakan file tersebut
Langkah 2: Isi detailnya
Templat ini dibagi dengan rapi ke dalam fase dan tugas. Pikirkan fase sebagai tonggak besar yang Anda kejar, sedangkan tugas adalah petunjuk langkah demi langkah untuk mencapainya.
Garis waktu bagan Gantt adalah tempat di mana segala sesuatunya menjadi menarik. Ini menunjukkan bagaimana tugas-tugas terhubung, menyoroti ketergantungan dengan cepat.
Misalnya, jika 'Melakukan studi' dan 'Menjalin komunikasi' saling tumpang tindih, berarti kerja tim dan multitasking berjalan lancar.
Sebagai contoh:
Tahap 1: Persiapan lokasi (Inisiasi)
Tugas 1: Tentukan tujuan
- Ditugaskan kepada: Micheal Lee (Manajer proyek)
- Mulai 24 Januari 2025 | Akhir: 27 Jan 2025 | Kemajuan: 50%
- Contoh: Menentukan spesifikasi dan sasaran konstruksi seperti dimensi lokasi, tindakan keselamatan, dan ekspektasi jadwal
Tugas 2: Melakukan studi
- Ditugaskan kepada: Sarah Doe (Insinyur survei)
- Mulai 27 Januari 2025 | Akhir: 29 Jan 2025 | Kemajuan: 60%
- Contoh: Menyelesaikan survei tanah, pengujian tanah, dan analisis dampak lingkungan
Tugas 3: Membangun komunikasi
- Contoh: Menyiapkan saluran komunikasi antara kontraktor, pemasok, dan tim konstruksi
- Ditugaskan kepada: Jens Cook (Petugas komunikasi)
- Mulai 29 Januari 2025 | Akhir: 2 Februari 2025 | Kemajuan: 50%
Ulangi hal ini untuk setiap tahap konstruksi untuk membuat jadwal proyek konstruksi yang jelas dan dapat ditindaklanjuti.
Langkah 3: Memformat template
Templat yang diformat dengan baik membuat manajemen proyek konstruksi menjadi lebih mudah.
Inilah cara membuat jadwal Anda terlihat bersih dan profesional:
- Menambah atau menghapus baris: Punya lebih banyak tugas? Masukkan baris tambahan. Lebih sedikit? Pangkas ke bawah. Jangan lupa untuk meregangkan rumus bagan Gantt agar semuanya tetap sinkron
- Ubah warna: Buatlah menonjol! Gunakan warna tebal untuk menyoroti tugas-tugas utama atau memberikan kesan tersendiri pada setiap fase
- Tambahkan catatan: Masukkan dalam kolom catatan untuk detail, prioritas, atau tenggat waktu yang harus diketahui
- Mengganti nama detail proyek: Tukar nama proyek, pimpinan, atau info perusahaan Anda untuk mendapatkan sentuhan personal
- Menyesuaikan tata letak halaman: Balik ke potret atau lanskap, sesuaikan margin, atau pilih ukuran kertas yang tepat untuk mempermudah pencetakan
💡 Kiat Pro: Ingin memformat beberapa sel sekaligus? Cukup tahan Ctrl (atau Shift+Option pada Mac) untuk memilih beberapa sel dan menerapkan perubahan ke semua sel yang dipilih sekaligus. Hal ini menghemat waktu dan menjaga konsistensi di seluruh jadwal Anda.
Ingat: Microsoft Excel tidak secara otomatis menyimpan perubahan Anda. Jadi, penting untuk menekan File > Save atau menggunakan tombol pintasan:
- Ctrl+S (PC)
- Command+S (Mac)
Dan ini dia! Templat jadwal konstruksi Anda yang telah dipersonalisasi ada di Excel, diformat sepenuhnya, dan siap digunakan.
Baca Lebih Lanjut: Perangkat Lunak Manajemen Proyek Konstruksi Terbaik untuk Mac
Keterbatasan Membuat Jadwal Konstruksi di Excel
Microsoft Excel sangat bagus untuk membuat jadwal tahunan, kuartalan, bulanan, dan mingguan untuk keseluruhan proyek. Namun, ada beberapa keterbatasan yang dapat membuat pengelolaan proyek yang kompleks menjadi sedikit rumit.
Inilah yang perlu Anda ingat:
- Pembaruan yang memakan waktu: Setiap perubahan berarti penyesuaian manual. Untuk proyek besar, itu adalah resep untuk sakit kepala (dan kesalahan) ❌
- Tantangan kolaborasi: Berbagi file dapat menyebabkan versi yang tidak sinkron, membuat tim tidak sinkron ❌
- Manajemen ketergantungan manual: Mengelola ketergantungan secara manual bukanlah hal yang mudah. Geser satu garis waktu, dan Anda akan menghabiskan waktu berjam-jam untuk memperbarui tugas terkait ❌
- Rawan kesalahan: Satu kesalahan ketik atau kesalahan rumus dapat menggagalkan seluruh jadwal Anda, dan Excel tidak akan membunyikan alarm ❌
- Visualisasi terbatas: Baris dan kolom tidak cocok untuk jadwal yang rumit, sehingga sulit untuk melihat gambaran besarnya ❌
- Menjadi berat: Seiring pertumbuhan proyek Anda, begitu pula kekacauan di spreadsheet Anda, mengubahnya menjadi mimpi buruk manajemen ❌
Singkatnya, Excel sangat bagus untuk jadwal yang cepat dan sederhana. Namun, ketika proyek menjadi kompleks, inilah saatnya untuk naik level. Di situlah perangkat lunak penjadwalan konstruksi bersinar, menawarkan fitur-fitur canggih dan kontrol proyek yang mudah, terlepas dari seberapa besar atau rumitnya proyek tersebut.
📮Klik Wawasan: 83% pekerja berpengetahuan mengandalkan email dan obrolan untuk komunikasi tim.
Namun, hampir 60% dari hari kerja mereka hilang karena beralih di antara berbagai alat dan mencari informasi. Dengan aplikasi segala hal untuk pekerjaan seperti ClickUp, manajemen proyek, pesan, email, dan obrolan Anda semuanya menyatu di satu tempat! Saatnya untuk memusatkan dan memberi energi!
Buat Jadwal Konstruksi dengan ClickUp
Jadwal konstruksi melibatkan ketergantungan tugas, koordinasi tim, dan logistik material. Spreadsheet gagal dan tidak memiliki visibilitas waktu nyata, yang membuat menemukan kemacetan dan melacak kemajuan menjadi mimpi buruk.
Dampaknya? Tenggat waktu yang terlewat, tim yang menganggur, dan anggaran yang membengkak. Itulah mengapa manajer konstruksi membutuhkan alat bantu manajemen proyek konstruksi yang tangguh:
- Jadwal pembaruan otomatis ketika terjadi penundaan untuk menjaga agar tetap sesuai rencana
- Lacak kemajuan waktu nyata untuk menemukan hambatan lebih awal
- Memusatkan komunikasi sehingga kontraktor, pemasok, dan klien tetap selaras
- *kelola penjadwalan sumber daya dan bahan pengiriman dengan pengingat untuk menghindari kepadatan atau waktu henti
- Lacak inspeksi dan perizinan untuk menghindari masalah kepatuhan
ClickUp adalah perangkat lunak manajemen proyek lengkap yang memenuhi semua kebutuhan ini. Baik untuk mengelola tugas, melacak sasaran, atau mengotomatiskan proses berulang, ClickUp menawarkan platform yang sangat bisa disesuaikan dengan kebutuhan tim Anda.
ClickUp adalah solusi lengkap yang luar biasa yang menggantikan Docs, Excel, dan alat bantu manajemen proyek lainnya. Ini telah memungkinkan tim saya menjadi lebih terorganisir dan meningkatkan efisiensi operasional, dan memberikan lebih banyak visibilitas ke dalam dampak pekerjaan kami
ClickUp adalah solusi lengkap yang luar biasa yang menggantikan Docs, Excel, dan alat bantu manajemen proyek lainnya. Ini telah memungkinkan tim saya menjadi lebih terorganisir dan meningkatkan efisiensi operasional, dan memberikan lebih banyak visibilitas ke dalam dampak pekerjaan kami
Berikut adalah bagaimana Software Manajemen Konstruksi ClickUp dapat menyelaraskan lebih jauh dengan kebutuhan Anda:
1. Visualisasikan & rencanakan dengan tampilan yang fleksibel
Katakanlah Anda sedang mengelola proyek konstruksi, dan jadwalnya berantakan. Tugas tumpang tindih, tenggat waktu terlewat, dan anggota tim bekerja dengan versi rencana yang berbeda.
Suatu hari, teknisi listrik muncul, namun tim pipa masih memasang pipa. Sekarang, Anda memiliki dua tim yang saling menghalangi, membuang-buang waktu dan sumber daya. 🤹
Semua itu karena jadwal tidak cukup dapat disesuaikan untuk melacak kemajuan setiap tim dengan cara yang masuk akal bagi mereka. Sedikit fleksibilitas dapat mencegah kekacauan tersebut dan menciptakan struktur rincian kerja yang lebih baik.
Tampilan Bagan Gantt ClickUp
ClickUp Gantt Chart View memudahkan untuk melihat tahapan proyek, ketergantungan tugas, dan tenggat waktu di satu tempat. Jika ada sesuatu yang tertunda, maka secara otomatis akan menggeser semua tugas yang bergantung, sehingga Anda tidak perlu menyesuaikannya secara manual.
Jadi, jika tukang pipa terlambat, jadwal akan diperbarui dengan sendirinya tanpa Anda harus mengerjakan ulang semuanya. Ini adalah cara yang mudah untuk menjaga segala sesuatunya tetap sesuai rencana, bahkan ketika terjadi penundaan.
Contoh: Jika pekerjaan pipa tertunda selama 3 hari, bagan Gantt secara otomatis menggeser pekerjaan listrik dan drywall selama 3 hari. Hal ini memastikan tidak ada yang mengerjakan pekerjaan mereka secara terburu-buru, dan Anda tidak akan membayar untuk waktu yang menganggur
Klik Tampilan Peta
Mengelola beberapa lokasi konstruksi sekaligus dapat dengan cepat berubah menjadi bencana logistik. Tanpa pandangan yang jelas tentang di mana setiap tugas berlangsung, tim dapat berakhir di tempat yang salah; sumber daya menjadi terlalu tipis, dan tugas-tugas penting terlewatkan.
Hasilnya? Pekerja memadati area yang sama, peralatan di tempat yang salah, dan jadwal yang benar-benar kacau. 😵💫
Tampilan Peta ClickUp adalah solusi untuk kegilaan ini. Ini memungkinkan Anda melihat dengan tepat di mana setiap tugas atau fase terjadi di semua lokasi sehingga Anda dapat merencanakan secara strategis, menempatkan tim di tempat yang dibutuhkan, dan menghindari kepadatan.
Contoh: Katakanlah Anda mengelola tiga lokasi pembangunan perumahan dengan tugas seperti penggalian, pemipaan, dan pembingkaian. Dengan Tampilan Peta, Anda dapat meletakkan pin yang dapat disesuaikan untuk setiap lokasi dan memberi kode warna berdasarkan status tugas: hijau untuk selesai, kuning untuk dalam proses, dan merah untuk tertunda. Jadi, jika pembingkaian selesai di satu lokasi (hijau), namun pemipaan tertunda di lokasi lain (merah), Anda dapat dengan mudah menyesuaikan sumber daya atau jadwal.
Tampilan Beban Kerja ClickUp
Kelebihan tugas adalah masalah nyata dalam konstruksi. Terlalu banyak tugas pada satu orang dapat menyebabkan kelelahan, tenggat waktu yang terlewat, dan proyek yang terasa selalu terlambat dari jadwal.
Tanpa pandangan yang jelas tentang siapa yang melakukan apa, segala sesuatunya dapat dengan cepat menjadi tidak terkendali.
Di situlah ClickUp Workload View berperan. Fitur ini menunjukkan kepada Anda siapa yang ditugaskan untuk tugas apa dan kapan, sehingga Anda bisa dengan mudah mengetahui jika seseorang kelebihan beban kerja. Hanya dengan beberapa klik, Anda bisa menugaskan ulang tugas dan menyeimbangkan beban kerja di seluruh tim Anda.
Hasilnya? Tidak ada yang tenggelam dalam pekerjaan, tugas selesai tepat waktu, dan proyek Anda tetap berada di jalurnya
Contoh: Pekerja A ditugaskan melakukan penggalian di Lokasi 1 dan pemipaan di Lokasi 2, namun kedua tugas tersebut dijadwalkan pada minggu yang sama. Dengan Tampilan Beban Kerja, Anda dapat melihat bahwa Pekerja A kelebihan beban. Anda dapat dengan cepat menugaskan kembali pemipaan di Lokasi 2 ke Pekerja B dengan tugas yang lebih sedikit.
Tampilan Papan Kanban ClickUp
Tampilan Papan Kanban ClickUp membantu Anda mengelola tugas proyek saat mereka bergerak melalui tahapan, dari 'Harus Dilakukan' ➡ ️ 'Sedang Berlangsung' ➡ 'Selesai. '
Ini adalah cara cepat untuk melihat posisi dan apa yang perlu diperhatikan. Anda juga dapat memberi kode warna pada tugas untuk menunjukkan prioritas dan menyoroti tugas yang membutuhkan perhatian segera, seperti:
- Tugas berwarna merah menunjukkan pemeriksaan tertunda yang perlu dijadwalkan ulang
- Tugas berwarna kuning menunjukkan material yang sesuai jadwal namun perlu diperhatikan lebih seksama
Contoh: Katakanlah Anda sedang mengawasi proyek bangunan komersial. Anda membuat kolom untuk tugas-tugas seperti pengadaan material, penugasan sub-kontraktor, dan inspeksi.
- Untuk dilakukan: Anda mulai dengan tugas-tugas seperti 'Memesan batu bata,' 'Menyewa kontraktor listrik,' dan 'Menjadwalkan inspeksi pipa'
- Sedang Berlangsung: Setelah batu bata dipesan, Anda memindahkan 'Pesan batu bata' ke kolom 'Sedang Berlangsung'. Ketika kontraktor listrik dipekerjakan, Anda memindahkan 'Pekerjakan kontraktor listrik' di sini juga
- Selesai: Setelah bahan dikirim dan kontraktor mulai bekerja, Anda memindahkan tugas-tugas ini ke kolom 'Selesai'
2. Memulai dengan cepat dengan templat yang telah dirancang sebelumnya
Membuat jadwal baru untuk setiap proyek? Itu seperti memasang batu bata dengan tangan ketika Anda memiliki mixer semen-tidak perlu dan melelahkan. Templat manajemen konstruksi yang telah dirancang sebelumnya menghemat waktu Anda berjam-jam, sehingga Anda bisa fokus menjalankan situs alih-alih berkutat dengan spreadsheet.
Templat Manajemen Konstruksi ClickUp memetakan seluruh alur kerja konstruksi Anda, yang mencakup segala hal mulai dari jadwal tugas, alokasi sumber daya, dan penganggaran hingga inspeksi lokasi, jadwal subkontraktor, dan protokol keselamatan.
Templat ini menawarkan empat tampilan khusus, sehingga dapat disesuaikan untuk berbagai jenis tugas manajemen proyek:
- 🗓️Lihat Kalender-Jaga agar jadwal Anda tetap terkendali sehingga tidak ada tenggat waktu yang terlewatkan
- 📋 List View - Merinci tugas, melacak anggaran, dan menetapkan sumber daya tanpa melewatkan satu pun
- 📊 Tampilan Garis Waktu - Menata tanggal proyek dalam aliran horizontal yang mulus dan mudah diikuti
Dan karena proyek konstruksi suka melempar bola lengkung, Anda dapat mengatur status khusus seperti 'Menunggu Inspeksi' atau 'Tertunda Karena Cuaca untuk menemukan kemacetan sebelum mereka menggagalkan jadwal Anda.
Tip Pro: Anda juga dapat menggunakan templat anggaran konstruksi untuk melacak dampak biaya secara langsung dalam jadwal proyek Anda. Misalnya, tautkan bidang 'biaya material' di templat anggaran Anda ke tugas untuk 'Pesan Batu Bata' di bagan Gantt Anda. Kolom biaya material yang terkait akan diperbarui jika tugas tersebut tertunda. Hal ini akan memberi tahu Anda tentang biaya tambahan karena waktu tunggu yang diperpanjang atau kenaikan harga.
Baca Lebih Lanjut: Perangkat Lunak Manajemen Konstruksi untuk Bisnis Kecil
Praktik Terbaik untuk Penjadwalan Konstruksi
Membuat jadwal konstruksi sama seperti membangun rumah, karena ini adalah tentang fondasi dan memastikan semuanya cocok satu sama lain dengan sempurna. Jadi, berikut ini beberapa praktik terbaik untuk menjaga jadwal Anda tetap bersama selama proyek berlangsung.
Rencanakan waktu penyangga
Mengharapkan hal yang tidak terduga-karena dalam konstruksi, hal tersebut akan terjadi. Entah itu hujan, keterlambatan pasokan, atau subkontraktor yang selalu terlambat, semuanya akan tertunda. Jadi, mengapa tidak memberi diri Anda sedikit ruang untuk bernapas? ✅
Contoh: Jika tim Anda sedang menuangkan beton, yang tidak dapat dilakukan saat hujan, tambahkan beberapa hari ekstra pada jadwal. Dengan begitu, jika cuaca membuat Anda tidak bisa bekerja dengan baik, Anda tidak akan berebut untuk mengganti waktu yang hilang. Dengan adanya waktu penyangga, Anda akan menangani penundaan seperti seorang profesional, bukan manajer proyek yang panik.
Libatkan seluruh tim
Jadwal konstruksi bukan hanya untuk manajer proyek; namun juga untuk seluruh tim. Semua orang, mulai dari kru hingga subkontraktor, harus memiliki visibilitas ke dalam jadwal.
Dengan cara ini, jika seseorang melihat masalah seperti penuangan beton yang dijadwalkan pada akhir pekan liburan, mereka dapat memberi tahu Anda sebelum menjadi masalah yang lebih besar.
Tetapkan tonggak pencapaian yang jelas
Tonggak pencapaian tidak hanya untuk pelari maraton tetapi juga untuk proyek konstruksi. Ini adalah kemenangan besar, seperti menyelesaikan fondasi atau menyelesaikan atap, yang memberi tahu Anda bahwa Anda berada di jalur yang benar.
Contoh: Katakanlah Anda sudah setengah jalan, dan Anda menyadari bahwa tim kelistrikan telah menyelesaikan proyek lebih cepat dari jadwal. Anda bisa merayakan pencapaian ini dan mengetahui bahwa Anda memiliki ruang gerak jika ada fase lain yang tertinggal. Di ClickUp, Anda bisa memberi kode warna pada tonggak-tonggak pencapaian, sehingga tonggak-tonggak tersebut secara praktis berteriak, "Lihat aku!" dan Anda akan selalu tahu persis di mana posisi Anda dalam proyek.
Gunakan ketergantungan dengan bijak
Ketergantungan tugas seperti kartu domino-sisa tugas lainnya bisa jatuh jika satu tugas tertunda.
Sebagai contoh, Anda tidak dapat memulai pemasangan drywall hingga pembingkaian selesai. Jika pembingkaian tertunda, drywalling harus diundur. Mengelola ketergantungan ini memastikan bahwa tugas tidak dimulai secara berurutan, yang dapat menyebabkan penundaan besar-besaran di kemudian hari.
Perbarui jadwal secara teratur
Jadwal konstruksi bukanlah hal yang bersifat 'atur dan lupakan'. Anda harus memperbaruinya secara teratur, seperti memeriksa notifikasi pada ponsel Anda.
Contoh: Jika tim pipa terlambat, namun tukang cat tetap sesuai jadwal, Anda tidak ingin membiarkan tukang cat terkatung-katung. Namun dengan Excel, anda harus mengerjakan ulang semuanya secara manual, dan itu merepotkan. Di ClickUp, Anda cukup melakukan penyesuaian cepat, dan sistem melakukan pekerjaan berat untuk Anda.
Jaga Jadwal Proyek Konstruksi Anda Tetap Sesuai Rencana dengan ClickUp
Mari kita jujur saja-Excel baik-baik saja untuk hal-hal mendasar, tetapi begitu proyek Anda bertambah besar, melacak tugas, tenggat waktu, dan tim menjadi berantakan karena pembaruan manual. ClickUp membuatnya lebih mudah.
Butuh Gantt chart untuk memetakan ketergantungan? Selesai. Lebih suka papan Kanban untuk menjaga agar tugas tetap berjalan? Mudah. Dengan tampilan khusus, Anda dapat mengatur proyek dengan cara yang paling sesuai untuk Anda. 🚧
Tidak perlu lagi membuat jadwal dari awal - template manajemen konstruksi membantu Anda merencanakan, menetapkan tugas, dan mengelola sumber daya dalam hitungan menit.
Siap untuk tetap berada di depan dalam hal penundaan? Daftar ClickUp hari ini! 🙌