Lanskap media sosial terus berkembang. Apa yang berhasil kemarin mungkin tidak berhasil hari ini, dan apa yang berhasil hari ini mungkin tidak berhasil besok. Itulah mengapa penting untuk memiliki alur kerja media sosial yang dapat diandalkan agar strategi konten Anda tetap terorganisir dan efektif.
Tidak ada solusi yang cocok untuk semua bisnis, tetapi ada beberapa praktik terbaik yang dapat membantu Anda menciptakan alur kerja media sosial yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Berikut adalah delapan di antaranya yang dapat Anda terapkan untuk menciptakan alur kerja media sosial yang efisien dan sukses.
Apa itu Alur Kerja Media Sosial?
Alur kerja media sosial adalah sistem untuk mengelola pembuatan, publikasi, dan promosi postingan media sosial Anda. Dikelola oleh berbagai anggota tim media sosial, alur kerja ini mencakup semua langkah yang terlibat dalam pembuatan, persiapan, publikasi, dan promosi konten Anda, mulai dari tahap ide hingga analisis.
Alur kerja media sosial yang terbaik bersifat fleksibel dan adaptif; alur kerja tersebut dapat disesuaikan sesuai kebutuhan untuk menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi. Alur kerja tersebut juga harus mudah digunakan dan dipahami agar tim Anda dapat mengelola tugas-tugas media sosial mereka seefisien mungkin.
Manfaat Alur Kerja Media Sosial yang Efisien
Ada banyak manfaat dari pengelolaan alur kerja media sosial, antara lain:
- Memperlancar proses pembuatan konten, sehingga menghemat waktu berharga Anda
- Memastikan bahwa semua konten Anda berkualitas tinggi, bebas dari kesalahan, dan berdampak
- Membantu Anda mengukur hasil kampanye media (sosial) Anda dengan lebih baik
- Alokasi sumber daya menjadi jauh lebih mudah
- Mencegah redundansi dan duplikasi upaya
Sebelum membahas praktik-praktik alur kerja media sosial secara spesifik, mari kita bahas beberapa aspek umum yang perlu diperhatikan sebagai langkah awal:
- Jaga agar tetap sederhana. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah sistem yang rumit dan membingungkan yang tidak ada yang mengerti atau tahu cara menggunakannya. Jaga agar alur kerja media sosial Anda sesederhana mungkin sehingga mudah digunakan oleh semua anggota tim Anda
- Jadikan alur kerja ini fleksibel dan adaptif. Alur kerja media sosial Anda harus cukup fleksibel untuk menyesuaikan diri dengan dinamika media sosial dan tim Anda yang terus berubah. Alur kerja tersebut harus memudahkan penambahan langkah baru atau penghapusan langkah yang tidak diperlukan sesuai kebutuhan
- Otomatiskan sebisa mungkin. Otomatisasi dapat membantu Anda menghemat banyak waktu dan tenaga dalam proses alur kerja media sosial. Carilah cara untuk mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang, seperti menjadwalkan postingan atau mengirim pengingat
- Gunakan templat media sosial . Templat alur kerja dapat membantu Anda menghemat waktu dengan mempermudah proses pembuatan konten. Membuat templat untuk jenis konten populer, seperti postingan blog atau infografis, dapat membantu Anda membuat konten lebih cepat. Cara yang baik untuk membuat templat adalah dengan mengambil konten Anda, mengubah latar belakang atau foto, lalu menyimpannya untuk digunakan di masa mendatang. Dengan demikian, Anda akan memiliki kumpulan elemen yang dapat Anda gunakan untuk bereksperimen atau membuat konten baru
- Pantau kemajuan Anda. Pastikan Anda memantau kemajuan Anda agar dapat mengetahui apa yang berhasil dan apa yang tidak. Hal ini akan membantu Anda menyempurnakan alur kerja dan strategi media sosial Anda serta melakukan perubahan yang diperlukan
Sekarang setelah Anda memiliki pemahaman umum tentang alur kerja media sosial, mari kita bahas praktik terbaik spesifik untuk membuat alur kerja yang sesuai untuk Anda dan tim Anda.
8 Praktik Terbaik untuk Membuat Alur Kerja Media Sosial yang Efektif
1. Tetapkan peran dan tanggung jawab
Langkah pertama dalam membuat alur kerja media sosial adalah menentukan siapa saja yang akan terlibat serta apa peran dan tanggung jawab masing-masing. Hal ini akan membantu Anda memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama dan mengetahui peran serta kontribusi mereka dalam proses tersebut.
Berikut adalah beberapa peran yang dapat bekerja sama dalam pengelolaan media sosial:
- Manajer media sosial: Manajer media sosial bertanggung jawab atas pengelolaan aktivitas sehari-hari saluran media sosial, merancang strategi media sosial yang efektif, dan memastikan alur kerja media sosial yang lancar bagi tim. Tugas-tugas ini dapat mencakup publikasi konten, menanggapi komentar, dan memantau analitik (meskipun, sekali lagi, hal ini sangat bergantung pada organisasi).
- Pembuat konten: Peran ini ditujukan bagi mereka yang membantu mewujudkan ide-ide konten dan membuat konten untuk tim pemasaran. Peran ini tidak harus terbatas pada konten media sosial secara khusus, karena mereka juga dapat memanfaatkan kembali konten lain, seperti postingan blog untuk media sosial. Salah satu contohnya adalah membagi sebuah postingan blog menjadi potongan-potongan singkat untuk Instagram Stories.
- Manajer komunitas: Seorang manajer komunitas bertugas membangun komunitas. Mereka melakukannya dengan memoderasi akun media sosial, membantu menciptakan kehadiran media sosial yang kuat, dan berinteraksi dengan komunitas. Mereka bertanggung jawab untuk membangun hubungan baik dengan audiens di berbagai platform, menanggapi komentar dan pesan, memantau sentimen negatif, serta menjawab pertanyaan, semuanya sambil menggunakan gaya bahasa merek.
- Desainer: Desainer membuat konten visual untuk postingan media sosial dan mungkin juga terlibat dalam pengambilan gambar serta pengeditan video. Untuk efisiensi yang lebih baik, seorang desainer harus selaras dengan copywriter dan pembuat konten, dan di sebagian besar organisasi, kedua peran ini sangat saling melengkapi
- Analis: Analis bertanggung jawab untuk menganalisis kinerja setiap kampanye media sosial dan upaya pemasaran. Tugas-tugas ini meliputi pemantauan metrik, melakukan riset, menyediakan data kunci kepada tim Anda, dan menyusun laporan.
Tidak semua peran ini relevan untuk setiap bisnis, jadi Anda perlu menyesuaikan tim Anda agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda. Setelah Anda menentukan siapa saja yang akan terlibat, saatnya mulai membuat alur kerja konten media sosial Anda.
Optimalkan alur kerja Anda dengan alat media sosial berbasis AI!
Bagaimana dengan situasi-situasi tertentu?
Ada beberapa situasi khusus yang mungkin perlu Anda pertimbangkan saat membuat alur kerja media sosial Anda. Berikut ini beberapa contohnya:
- Jika Anda bekerja dengan beberapa anggota tim, Anda perlu menentukan siapa yang bertanggung jawab atas setiap tugas. Poin ini perlu diulang karena banyak tim media sosial mengabaikan aspek ini dan tidak memberikan perhatian yang cukup dalam membagi tanggung jawab
- Saat berkolaborasi dengan kontraktor eksternal, Anda perlu menetapkan pedoman yang jelas mengenai pekerjaan mereka — tenggat waktu, hasil kerja yang diharapkan, ekspektasi, dan sebagainya. Pedoman ini juga harus mencakup hal-hal seperti gaya dan nada suara merek. Tidak ada yang lebih memakan waktu dan menghambat produktivitas daripada harus terus-menerus mengedit dan mengawasi konten demi konsistensi merek
- Kemungkinan besar Anda akan mengelola beberapa akun media sosial, sehingga Anda perlu menetapkan alur kerja terpisah untuk masing-masing akun. Ini bukan berarti Anda harus membuat alur kerja yang komprehensif untuk setiap akun—melainkan, alur kerja tersebut harus memperhitungkan (maaf, ini permainan kata) karakteristik khusus dari setiap halaman. Halaman layanan pelanggan, misalnya, tidak akan memiliki persyaratan yang sama dengan halaman merek.
Bagaimana dengan pihak hukum, SDM, dan pemangku kepentingan lainnya? Kapan mereka harus dilibatkan?
Bagian ini akan lebih banyak membahas proses persetujuan daripada alur kerja media sosial itu sendiri, namun hal ini tetap memerlukan penjelasan tersendiri.
Jadi, apakah departemen SDM dan hukum perlu dilibatkan dalam alur kerja Anda? Hal ini bergantung pada ukuran organisasi, tujuan bersama seluruh organisasi, dan cakupan konten. Jika tujuan konten tersebut adalah membangun citra perusahaan (employer branding), maka departemen SDM harus dilibatkan sejak awal karena keahlian dan pengetahuan mereka mengenai organisasi. Departemen hukum perlu turut serta untuk memastikan bahwa konten tersebut aman dari segi hak cipta dan sesuai dengan ketentuan hukum.
2. Rencanakan terlebih dahulu: Ketahui apa yang ingin Anda posting dan kapan
Praktik terbaik berikutnya berkaitan dengan perencanaan. Anda sebaiknya sudah memiliki gagasan awal mengenai jenis konten yang ingin Anda posting dan mengetahui kapan waktu yang tepat untuk mempostingnya. Hal ini akan membantu Anda tetap terorganisir, tetap pada jalur yang benar, dan siap.
Untuk melakukannya, Anda perlu membuat kalender konten. Kalender media sosial adalah alat yang membantu Anda merencanakan dan menjadwalkan konten Anda. Kalender ini bisa sesederhana spreadsheet atau alat online seperti Google Calendar atau tampilan Kalender di ClickUp.
Gunakan Template Manajemen Konten ClickUp untuk membuat tampilan kalender konten di seluruh tim pemasaran Anda. Berikan tampilan khusus untuk tim email, media sosial, dan blog agar dapat digunakan secara terpisah, namun tetap memiliki wawasan mengenai kalender konten secara keseluruhan.
Kita akan membahasnya lebih lanjut di bagian selanjutnya dalam artikel ini, jadi untuk saat ini, berikut beberapa tips untuk membuat kalender konten:
- Mulailah dengan melakukan brainstorming ide konten media sosial. Hal ini dapat mencakup postingan blog, gambar, infografis, atau video
- Setelah Anda memiliki beberapa ide, mulailah menentukan jadwal dan rencanakan kapan Anda ingin mempublikasikannya. Pertimbangkan hal-hal seperti siklus berita, hari libur, dan acara lain yang dapat memengaruhi konten Anda
- Setelah Anda memiliki rencana, Anda dapat mulai membagikan tugas untuk membuat konten dan menjadwalkan posting media sosial di kalender media sosial Anda serta konten visual lainnya. Hal ini dapat mencakup menulis posting blog, mendesain visual untuk berbagai platform media sosial, atau merekam video
- Pastikan untuk menyisakan sedikit kelonggaran dalam kalender Anda. Situasi bisa berubah, dan Anda mungkin perlu menyesuaikan rencana. Selalu baik untuk menyisakan ruang gerak untuk acara-acara yang tidak Anda ketahui sebelumnya. Misalnya, tanggal 7 Agustus, dan Anda baru tahu bahwa tanggal 8 Agustus adalah Hari Kucing Sedunia, tetapi kalender sudah penuh dengan postingan bermerek. Anda tentu tidak ingin menjadi orang yang harus bersusah payah menyisipkan foto-foto kucing lucu di antara postingan bermerek, bukan?
3. Buat strategi media sosial Anda berdasarkan alur kerja Anda
Strategi media sosial disusun berdasarkan alur kerja tim, bukan sebaliknya. Pada dasarnya, Anda perlu mempertimbangkan aspek-aspek logistik seperti pembuatan konten, distribusi, dan pemantauan sebelum merancang strategi. Alasannya cukup sederhana — dengan melakukan hal ini, Anda akan dapat menyusun strategi yang disesuaikan dengan kebutuhan, kekuatan, dan keterbatasan tim Anda.
Contoh paling mendasar dalam hal ini adalah merencanakan inisiatif konten yang sarat dengan elemen visual tanpa memiliki “kapasitas” yang memadai untuk mendukungnya. “Kapasitas” di sini tidak selalu berarti X jumlah desainer untuk Y jumlah aset visual. Sayangnya, tidak ada rumus pasti untuk hal ini. Hal ini juga berarti bekerja sama dengan penulis naskah, editor, pihak yang berwenang menyetujui, dan sebagainya. Ingat simbiosis antara desainer dan penulis naskah yang saya sebutkan sebelumnya? Hal itu juga berperan di sini.
Sekarang, mengenai beberapa tips umum untuk menyusun strategi media sosial yang selaras dengan alur kerja Anda, berikut hal-hal yang perlu Anda perhatikan:
- Tentukan tujuan Anda: Apa yang ingin Anda capai dengan strategi media sosial Anda?
- Kenali audiens Anda: Siapa yang ingin Anda jangkau melalui strategi Anda?
- Pilih platform yang tepat: Saluran media sosial mana yang sebaiknya Anda prioritaskan, dan bagaimana Anda akan memanfaatkan masing-masing saluran tersebut untuk kampanye media sosial?
- Buat konten yang menarik: Jenis konten apa yang akan menarik minat audiens Anda, dan bagaimana Anda akan membuat postingan?
- Rencanakan distribusi Anda: Bagaimana Anda akan menampilkan konten media sosial Anda kepada audiens Anda?
- Pantau dan sesuaikan. : Bagaimana Anda akan melacak dan mengukur keberhasilan kampanye pemasaran media sosial Anda?
Sebagai titik awal yang baik, gambar di bawah ini menunjukkan beberapa pertanyaan yang dapat Anda ajukan pada diri sendiri saat mengembangkan strategi media sosial Anda:
4. Kenali platform media sosial Anda
Dalam hal media sosial, terdapat banyak platform berbeda yang dapat dipilih. Setiap platform memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, jadi sebelum Anda mulai membuat konten media sosial, Anda perlu memilih platform yang tepat untuk strategi Anda.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat memilih platform media sosial:
- Tujuan: Apa yang ingin Anda capai dengan strategi media sosial Anda? Konversi? Kesadaran merek? Generasi prospek? Misalnya, jika Anda bertujuan untuk meningkatkan konversi, Twitter mungkin bukan platform yang tepat. Atau mungkin saja, tergantung pada siapa yang Anda tanya.
- Audiens: Siapa yang ingin Anda jangkau melalui strategi media sosial Anda? Apakah audiens target Anda aktif di Twitter atau LinkedIn? Atau mungkin di Reddit?
- Konten: Jenis konten apa yang akan menarik perhatian audiens Anda? Infografis? Laporan resmi? Postingan blog? Infografis, laporan resmi, dan postingan blog dibagikan sebagai Instagram Stories
Pola pikir ini akan menghemat banyak masalah bagi Anda dalam jangka panjang. Meskipun mungkin tergoda untuk hadir di mana-mana, ada batas seberapa banyak konten berkualitas tinggi yang dapat dihasilkan oleh sebuah tim. Jangan menyebar terlalu tipis — fokuslah pada kekuatan tim Anda dan tempat-tempat yang Anda ketahui sebagai tempat berkumpulnya audiens target Anda.
5. Gunakan alat manajemen media sosial untuk menjadwalkan postingan
Dan sekarang kita sampai pada salah satu bagian terbaik dari blog kita melihat ke depan dan menyadari bahwa masih ada lebih dari setengah artikel yang tersisa – logistik penerbitan media sosial!
Bisa dikatakan bahwa penjadwalan posting merupakan salah satu pilar utama alur kerja media sosial yang kokoh, dan hal ini memang beralasan. Alasan yang paling jelas adalah, dengan melakukan hal ini, Anda dapat memastikan bahwa konten Anda konsisten dan dipublikasikan secara teratur. Masuk akal, bukan?
Planable untuk pengelolaan media sosial
Meskipun beberapa platform sudah mendukung penjadwalan konten secara bawaan, ada alasan kuat untuk menggunakan alat manajemen media sosial khusus seperti Planable. Hal ini karena alat penjadwalan memungkinkan Anda menjadwalkan postingan untuk semua halaman Anda di satu tempat, alih-alih harus masuk ke setiap platform dan melakukannya secara manual.
Selain itu, menjadwalkan postingan Anda terlebih dahulu adalah cara yang bagus untuk memastikan konten Anda konsisten dan dipublikasikan secara teratur. Namun, penting untuk diingat bahwa Anda juga harus siap untuk memposting secara real-time masukkan anekdot Hari Kucing Internasional.
Jadi, bagaimana Planable dapat membantu Anda membuat alur kerja yang sempurna? Ada banyak cara, tetapi mari kita fokus pada dua hal saja untuk saat ini: sistem persetujuan dan fitur kolaborasi Planable.
Planable dilengkapi dengan 4 alur kerja persetujuan (Tanpa, Opsional, Wajib, dan Multi-Tingkat) yang dirancang untuk tim dari berbagai ukuran. Sistem persetujuan ini memastikan bahwa tidak ada konten yang dipublikasikan sebelum benar-benar siap 100% dan bahwa konten tersebut telah melalui proses persetujuan oleh pihak yang berwenang sebelum dirilis ke publik. Hal ini dapat menjadi penentu apakah sebuah postingan akan tertahan dalam proses persetujuan atau dipublikasikan tepat waktu.
Selain itu, ada fitur kolaborasi. Karena Planable meniru nuansa dan alur media sosial, umpan balik ditampilkan tepat di samping postingan yang memerlukan perhatian dalam bentuk komentar dan balasan. Di sana, Anda dapat menandai anggota tim dan klien untuk berbagi pemikiran mereka serta mengunggah aset (gambar, teks, apa pun namanya).
ClickUp untuk merampingkan operasi konten dan melacak kampanye Anda
Alat lain yang tak kalah hebat untuk mengembangkan alur kerja tim media sosial yang terintegrasi adalah ClickUp. ClickUp adalah alat manajemen proyek yang membantu tim tetap terorganisir dan efisien. Alat ini memberikan ruang bagi anggota tim untuk melacak pekerjaan mereka, berkomunikasi satu sama lain, dan berkolaborasi dalam proyek.
ClickUp juga menyediakan alat untuk mengelola tenggat waktu, menugaskan pekerjaan, dan melacak kemajuan. Dengan fitur-fiturnya yang fleksibel dan antarmuka yang intuitif, ClickUp memudahkan pengelolaan proyek apa pun, baik besar maupun kecil. Anda juga dapat menggunakan templat siap pakai dan dapat disesuaikan mereka untuk meningkatkan alur kerja media sosial Anda saat ini. Secara keseluruhan, ini adalah alat yang sangat baik untuk digunakan bersamaan dengan Planable guna menciptakan alur kerja yang tak akan gagal bagi tim Anda.
6. Jangan melewatkan proses persetujuan
Sangat penting untuk memiliki proses persetujuan yang terstruktur dalam alur kerja media sosial Anda. Hal ini terutama berlaku jika Anda bekerja dalam tim. Dengan memiliki alur kerja persetujuan yang konsisten, Anda dapat memastikan bahwa semua konten Anda berkualitas tinggi dan sesuai dengan citra merek.
Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat membuat proses persetujuan:
- Siapa saja yang sebaiknya dilibatkan?
- Pada tahap mana proses persetujuan sebaiknya dilakukan?
- Bagaimana proses persetujuan ini akan membantu Anda mencapai tujuan Anda?
Siapa saja yang sebaiknya terlibat dalam proses persetujuan?
Jawaban atas pertanyaan ini akan bervariasi tergantung pada tim dan tujuan Anda. Namun, ada beberapa orang kunci yang harus selalu dilibatkan:
- Pembuat konten/penulis naskah: Jelas, bukan? Orang ini harus terlibat dalam proses persetujuan untuk memastikan bahwa kontennya memenuhi semua persyaratan.
- Seorang ahli bidang terkait: Untuk memberikan masukan mengenai keakuratan konten. Hal ini sangat berguna dalam kampanye yang sensitif dan berisiko tinggi, atau ketika ada banyak konten yang perlu dipublikasikan dan memerlukan pemeriksaan mendalam.
- Editor naskah: Memastikan konten bebas dari kesalahan dan, dalam beberapa kasus, sesuai dengan citra merek
- Pengambil keputusan akhir (penyetuju): Orang yang memastikan konten sesuai dengan kebijakan perusahaan dan memberikan persetujuan atas konten tersebut
7. Miliki pedoman posting yang jelas
Mengenai media sosial, penting untuk memiliki pedoman posting yang jelas. Hal ini terutama berlaku jika Anda bekerja dalam tim. Dengan memiliki pedoman posting, Anda dapat memastikan bahwa semua konten Anda berkualitas tinggi, sesuai dengan kebijakan perusahaan, dan mencerminkan nada merek.
Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat menyusun pedoman posting:
- Suara/nada seperti apa yang sebaiknya digunakan?
- Topik apa saja yang sebaiknya dibahas?
- Jenis konten apa saja yang sebaiknya diposting?
- Seberapa sering konten harus diposting?
8. Pertimbangkan diagram alur kerja
Sebagai alternatif, Anda juga dapat mempertimbangkan diagram alur kerja media sosial. Keunggulan diagram proses adalah tidak hanya menguraikan tugas-tugas yang membentuk suatu proses (seperti daftar tugas dengan awal dan akhir), tetapi juga dapat membantu Anda memvisualisasikan data dan postingan media sosial, perjalanan pengambilan keputusan, bahkan tonggak penting dalam proses apa pun.
Keren, kan?
Dan visualisasi hanyalah salah satu dari banyak manfaatnya. Dokumentasi ini dapat membantu semua pihak yang terlibat memahami proses tersebut dan menggunakannya sebagai acuan kapan pun diperlukan untuk mempercepat proses kerja.
Apakah Anda Siap Membuat Alur Kerja Anda ‘Bekerja’ untuk Anda?
Alur kerja media sosial adalah (dan seharusnya selalu menjadi) bagian penting dari setiap strategi media sosial.
Ingatlah untuk menetapkan peran yang jelas, memiliki pedoman yang jelas, dan selalu merancang strategi media sosial Anda berdasarkan alur kerja sebaik mungkin. Dengan mengikuti praktik-praktik ini serta memanfaatkan alat bantu alur kerja media sosial, Anda dapat memastikan tim Anda menghasilkan konten dengan cepat tanpa mengorbankan kualitas.
Secara lebih spesifik, fokus Planable yang kuat pada pengelolaan media sosial dan penyederhanaan proses kolaborasi, serta fitur dan templat manajemen proyek media sosial dari ClickUp.
Selamat bekerja dengan lancar!
Marco Guiliani adalah seorang Pemasar Konten di Planable, dengan keahlian dalam penulisan konten, SEO, dan penulisan naskah.