Kualitas data yang buruk merugikan bisnis rata-rata sebesar $13 juta per tahun dalam bentuk peluang yang hilang dan sumber daya yang terbuang. 📉
alasan di balik ini? Tenaga penjualan sering kali menghabiskan sebagian waktu mereka untuk berjuang melawan detail kontak yang salah, catatan duplikat, dan informasi yang hilang alih-alih menutup kesepakatan.
Di sinilah kebersihan CRM dapat membuat perbedaan. ✨
Meskipun istilah "kebersihan CRM" mungkin terdengar seperti proses pembersihan perangkat lunak, ini sebenarnya tentang menjaga data pelanggan tetap bersih dan dapat diandalkan di seluruh sistem CRM Anda. Hal ini akan menghasilkan kualitas data yang lebih baik, yang pada gilirannya membantu tim membuat keputusan berdasarkan data yang secara positif mempengaruhi kinerja penjualan dan kesuksesan pelanggan.
Mari kita bahas kebersihan CRM dan menetapkan beberapa praktik terbaik yang dapat Anda ikuti untuk mengoptimalkan sistem CRM Anda.
*Bonus 🏆: Kami juga akan membahas bagaimana ClickUp dapat membantu Anda menerapkan praktik-praktik terbaik ini dengan fitur-fiturnya!
⏰ Ringkasan 60 Detik
👉 Kebersihan CRM yang buruk diakibatkan oleh masalah seperti kesalahan entri data manual, catatan duplikat, profil yang tidak lengkap, format yang tidak konsisten, dan informasi yang sudah ketinggalan zaman.
masalah-masalah ini menyebabkan pemborosan sumber daya, kampanye pemasaran yang gagal, perkiraan penjualan yang tidak akurat, dan rusaknya hubungan dengan pelanggan.
👉 Menjaga kebersihan CRM melibatkan audit data secara teratur, protokol entri data standar, otomatisasi untuk tugas-tugas yang berulang, dan kontrol akses berbasis peran untuk memastikan keakuratan data.
👉 ClickUp membantu merampingkan kebersihan CRM dengan mengotomatiskan pemeriksaan kualitas, memusatkan komunikasi pelanggan, dan mengintegrasikan dengan platform lain untuk manajemen data yang mulus.
sistem CRM yang bersih meningkatkan pengambilan keputusan, meningkatkan penargetan pelanggan, dan melindungi reputasi perusahaan Anda-semuanya sambil meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
Apa yang dimaksud dengan CRM Hygiene?
Dasbor yang berantakan dengan catatan yang berserakan, file yang acak, dan detail pelanggan yang salah - seperti itulah sistem CRM yang tidak terorganisir. 😣
Sama seperti menjaga ruang kerja Anda tetap rapi membantu Anda berfungsi lebih baik, data CRM yang bersih memungkinkan tim penjualan (dan tim terkait lainnya) selalu memiliki data yang tepat di ujung jari mereka.
Dan ini membawa kita ke topik kita! ✅
Kebersihan CRM mengacu pada pemeliharaan data yang bersih, akurat, dan terkini dalam sistem manajemen hubungan pelanggan Anda. Hal ini sering kali melibatkan penghapusan data yang tidak perlu seperti alamat email lama, alamat pos yang sudah ketinggalan zaman, catatan yang tidak lengkap, dan kontak ganda dari database Anda. 🤝
Konsep ini memiliki dua pilar: kualitas data dan kebersihan data. Hal ini mirip dengan mengatur ruang kantor Anda daripada melakukan audit tempat kerja.
Kebersihan data berfokus pada memperbaiki kesalahan dan membersihkan informasi, sedangkan kualitas data melibatkan evaluasi apakah data memenuhi standar tertentu. 💯
Ketika staf penjualan Anda membersihkan daftar kontak mereka (kebersihan data), mereka mungkin akan menghapus kartu nama lama dan memperbarui nomor telepon. Namun, ketika memeriksa kualitas data, mereka akan menilai apakah kontak-kontak tersebut dikategorikan dengan benar, apakah penilaian prospek akurat, dan apakah informasi tersebut membantu memajukan kesepakatan.
📌 Contoh: Basis data pemasaran email secara alamiah akan membusuk dengan lebih dari 20% per tahun karena orang berganti pekerjaan, pindah lokasi, atau memperbarui detail kontak. Pembersihan data secara teratur membantu mempertahankan profil pelanggan yang akurat, sehingga membantu tim pemasaran menghindari penargetan yang salah.
Mengapa Kebersihan Data CRM yang Baik Itu Penting 35 juta nomor telepon dialihkan ke pengguna baru setiap tahunnya.
Apa dampak dari hal ini?
Data berkualitas buruk menciptakan efek domino yang menyebabkan masalah bagi para profesional penjualan. Basis data pemasaran email mulai rusak. Tim pemasaran membuang-buang sumber daya untuk menargetkan kontak yang sudah usang, sementara manajer penjualan membuat keputusan berdasarkan perkiraan yang tidak akurat.
Pemeliharaan kebersihan CRM yang mantap (khususnya dari Komponen CRM ) mengubah basis data Anda dari sistem yang tidak teratur menjadi ruang kerja digital yang tertata rapi.
📌 Contoh: Sebuah Basis data CRM memberikan beberapa manfaat yang terukur.
- Tim penjualan menutup transaksi lebih cepat dengan informasi kontak yang akurat
- Kampanye pemasaran menjangkau audiens yang tepat pada waktu yang tepat
- Tim operasi pendapatan membuat perkiraan yang dapat diandalkan berdasarkan data yang bersih
Selain efisiensi, kebersihan CRM yang baik juga melindungi reputasi perusahaan Anda. Mengirimkan email ucapan selamat atas promosi jabatan kepada seseorang yang telah meninggalkan perusahaan setahun yang lalu atau menyapa para eksekutif dengan jabatan yang tidak benar dapat merusak kredibilitas. 🙌
Ketika tim penjualan dan pemasaran bekerja dengan data yang bersih, mereka membangun hubungan pelanggan yang lebih kuat.
Dampak finansial dari menjaga kebersihan CRM yang baik juga sangat besar. Perusahaan yang menggunakan data B2B yang tidak akurat tidak hanya berisiko kehilangan peluang, tetapi juga berpotensi masuk daftar hitam domain karena bouncing email yang berlebihan. Prospek yang hilang, peluang yang hilang, pada akhirnya menurunkan pendapatan dan penjualan.
🔗 Baca Juga: Contoh Perangkat Lunak CRM Terbaik dan Kasus Penggunaannya untuk Meningkatkan Produktivitas
Penyebab Umum Kebersihan yang Buruk di CRM
Seperti seorang barista yang mencampur pesanan pada jam sibuk, sistem CRM dapat menjadi berantakan dan membingungkan karena berbagai alasan. Di bawah ini adalah alasan utama mengapa data CRM terkadang menjadi kacau.
- Kesalahan entri data manual: Hal ini merupakan penyebab utama di balik kebersihan CRM yang buruk. Ketika perwakilan dengan tergesa-gesa mengetik informasi di antara panggilan, kesalahan ketik sederhana mengubah "john.doe@gmail.com" menjadi "john.doe@gmail.cmo", yang menyebabkan komunikasi yang gagal dan peluang yang hilang
- **Data yang terduplikasi: Ini adalah hal lain yang sangat memusingkan-bayangkan dua profil terpisah yang dibuat untuk pelanggan yang sama, yang memisahkan informasi berharga di beberapa catatan
- Data yang tidak lengkap: Hal ini menciptakan kesenjangan dalam profil pelanggan, mirip dengan teka-teki yang kehilangan potongan-potongan yang mengikat
- Data yang hilang: Hal ini sering kali disebabkan oleh anggota tim yang tidak mengisi kolom tertentu selama periode sibuk, sehingga meninggalkan profil dengan nomor telepon, jabatan, atau informasi perusahaan yang hilang 91% dari bisnis mengalami kesalahan data dalam sistem CRM mereka, yang menunjukkan betapa universalnya tantangan ini. Tidak ingin berakhir dengan kesalahan-kesalahan ini? Berikut ini adalah 5 tindakan pencegahan keamanan data yang harus dilakukan oleh setiap tim profesional untuk menikmati fungsi bisnis yang bebas dari kerumitan._✅
Masalah-masalah di atas semakin bertambah dengan informasi yang sudah ketinggalan zaman.
Perusahaan berpindah alamat, orang berpindah pekerjaan, dan nomor telepon dipindahtangankan. Tanpa pembaruan rutin, CRM Anda akan menjadi seperti buku telepon lama-penuh dengan nomor-nomor yang sudah tidak berfungsi lagi. Silo data menambahkan lapisan kompleksitas lain ketika departemen yang berbeda memelihara catatan pelanggan yang terpisah dan sering kali saling bertentangan.
Semua kecelakaan yang tidak menguntungkan ini menghasilkan kebersihan CRM yang buruk, membuat bisnis kehilangan jutaan dolar setiap tahunnya.
Solusinya? Berikut ini adalah beberapa praktik terbaik yang membahas alasan utama di balik kebersihan CRM yang buruk dan mencegahnya terjadi.
🔗 Baca Juga: Bagaimana Cara Berhasil Menerapkan Sistem CRM
Praktik Terbaik untuk Kebersihan Data CRM
1. Menetapkan pedoman dan batasan yang jelas ✅
Kebijakan tata kelola data bertindak sebagai buku aturan CRM Anda. Buat format standar untuk nomor telepon, alamat, dan nama perusahaan.
Sebagai contoh, tentukan apakah nomor telepon menyertakan kode negara atau apakah nama perusahaan menggunakan "Inc." atau "Limited." Ketika semua orang mengikuti pedoman yang sama, data akan tetap konsisten dan bersih.
2. Lakukan audit data secara teratur ✅
Jadwalkan pemeriksaan kualitas data bulanan seperti pemeliharaan server. Tinjau catatan kontak untuk kelengkapan, keakuratan, dan relevansinya. Memperkaya data CRM Anda dengan menghapus atau memperbarui informasi yang sudah ketinggalan zaman, menggabungkan entri duplikat, dan memverifikasi poin data penting. Audit rutin membantu mengidentifikasi pola kerusakan data dan area yang membutuhkan perhatian segera.
3. Standardisasi dan entri data ✅
Menerapkan standar entri data yang seragam di semua tim. Buat menu tarik-turun alih-alih kolom teks bebas jika memungkinkan.
Misalnya, standarisasi jabatan untuk mencegah variasi seperti "Chief Marketing Officer", "CMO", dan "Kepala Pemasaran" mengacaukan basis data Anda. Tetapkan kolom wajib diisi untuk menangkap informasi penting secara konsisten.
🔗 Baca juga: Tata Kelola Data: Praktik Terbaik untuk Implementasi
4. Otomatisasi dan integrasi ✅
Biarkan teknologi menangani tugas-tugas yang berulang. Gunakan formulir web yang secara otomatis memformat data sebelum dimasukkan.
Hubungkan CRM Anda dengan sistem email untuk memperbarui informasi kontak secara otomatis. Ketika pelanggan memperbarui rincian mereka melalui situs web Anda, CRM harus mencerminkan perubahan tersebut tanpa intervensi manual.
pada tahun 2023, perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat menghadapi hukuman IRS senilai $7 miliar karena pelaporan data yang salah. Lihat panduan kami di cara membuat laporan CRM untuk tim penjualan Anda ._ 🙌
5. Manajemen duplikat ✅
Memerangi catatan duplikat melalui alat deteksi otomatis. Siapkan aturan pencocokan berdasarkan alamat email, nomor telepon, atau nama perusahaan.
Ketika potensi duplikasi muncul, tugaskan anggota tim khusus untuk meninjau dan menggabungkan catatan dengan cermat daripada menghapus entri secara massal.
6. Kontrol akses berbasis peran ✅
Tidak semua orang perlu mengedit semuanya. Perwakilan penjualan mungkin perlu memperbarui detail kontak, sementara tim pemasaran memerlukan akses ke data kampanye. Tentukan peran dan izin yang jelas untuk mencegah modifikasi data yang tidak disengaja. Ketika lebih sedikit orang yang dapat mengedit bidang yang penting, integritas data akan meningkat secara alami.
📌 Contoh: Dalam pengaturan ritel, kru inventaris dapat memeriksa tingkat stok, tetapi tim penjualan hanya dapat memeriksa detail produk. Dengan cara ini, hanya orang yang tepat yang dapat melakukan perubahan, sehingga membantu mengurangi kesalahan dan menjaga informasi produk tetap akurat.
7. Menumbuhkan transparansi dan kolaborasi ✅
Ciptakan lingkaran umpan balik antar tim. Staf penjualan yang menemukan informasi yang sudah ketinggalan zaman harus memiliki proses yang jelas untuk menandainya.
Tim pemasaran yang menemukan wawasan pelanggan baru harus membagikannya secara sistematis. Ketika semua orang berkontribusi pada kebersihan data, seluruh organisasi akan mendapatkan manfaatnya.
🔗 Baca Juga: Strategi CRM: 10 Strategi CRM untuk Mengelola Bisnis Anda
Tingkatkan Kebersihan CRM dengan ClickUp
Sekarang, Anda mungkin berpikir-menangani semua data yang monoton ini tentu saja bukan tugas satu orang dan, terlebih lagi, pasti tidak dapat diselesaikan oleh satu platform.
Tapi bagaimana jika ada platform yang memiliki semua fitur yang Anda perlukan untuk menjaga kebersihan CRM Anda? Di situlah ClickUp masuk.
Mari kita rekap apa yang kita inginkan: data yang bersih, terorganisir, dan dapat dilacak untuk sistem CRM yang berfungsi. ClickUp memenuhi semua itu. ✅
Pertama, Otomatisasi ClickUp mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang seperti menangkap catatan duplikat dan memperbarui informasi kontak.
💡 Tip Pro: Seorang perwakilan penjualan, yang menyadari bahwa mereka telah menghabiskan waktu berjam-jam untuk menggabungkan profil pelanggan yang duplikat, dapat menggunakan ClickUp Automation untuk menyederhanakan proses, membebaskan mereka untuk fokus pada penjualan yang sebenarnya.
Selanjutnya: pengorganisasian. Pikirkan folder, daftar, dan tampilan khusus yang memberikan Anda perspektif 360 derajat pada proyek dan tugas Anda.
ClickUp menyediakan fitur Tampilan ClickUp -dari papan Kanban hingga tampilan Daftar-memungkinkan tim Anda untuk menyesuaikan alur kerja mereka. Sebagai contoh, tim penjualan dapat memvisualisasikan seluruh jalur penjualan dengan papan Kanban, sehingga memudahkan untuk melihat status setiap kesepakatan dan menghindari duplikasi.
ubah alur kerja Anda dengan ClickUp Views untuk mempermudah pengelolaan data_
Namun dengan begitu banyak transaksi dan metrik yang tersebar di seluruh alur kerja tim Anda, bagaimana Anda bisa memastikan tugas dan detail penting tidak terlewatkan? Tugas ClickUp memainkan peran utama dalam proses ini karena memusatkan semua tugas dalam organisasi, memungkinkan Anda menetapkan tenggat waktu, dan menugaskan tugas kepada anggota tim.
Bonus: Dengan ClickUp Tasks, Anda dapat dengan mudah menautkan sasaran, peta pikiran, file, dan dokumen lain untuk memastikan semua orang mendapatkan informasi terbaru setiap saat. Tidak ada lagi tenggat waktu yang terlewat!
Namun, apalah artinya data tanpa pelacakan kemajuan? Tentu saja, ClickUp memiliki solusi untuk hal ini.
Baik Anda memantau aktivitas penjualan atau mengelola data klien, Dasbor ClickUp memberikan gambaran umum secara real-time dan menyertakan 50+ widget yang dapat disesuaikan.
pelacakan metrik penjualan dan kualitas data yang mudah dengan Dasbor ClickUp
Tim penjualan dapat melacak nilai seumur hidup pelanggan, mengukur kualitas data, dan membuat keputusan yang tepat dari satu layar menggunakan ClickUp Dashboards.
Suka dengan fitur-fiturnya? Ada cara mudah untuk merasakan semua ini dengan Templat CRM ClickUp .
Templat ini adalah perangkat lengkap untuk mengelola hubungan pelanggan secara efektif. Tim penjualan dapat melacak prospek melalui saluran yang dapat disesuaikan, sementara tim pemasaran mengatur informasi kontak dalam satu pusat pusat.
👀 Catatan Samping: Saat memilih CRM, pastikan CRM tersebut sesuai dengan alur kerja Anda yang sudah ada. Salah satu fitur yang berguna untuk diperhatikan adalah jumlah integrasi yang didukung oleh sistem CRM (lebih banyak, lebih baik).
ClickUp juga mendukung Anda di sini. Integrasi ClickUp mendukung lebih dari 1.000 aplikasi.
📌 Contoh: Berikut adalah skenario bagaimana integrasi ini dapat membantu Anda: Untuk menjaga konsistensi data Anda di semua alat, gunakan integrasi ClickUp dengan HubSpot dan Zapier. Setiap pembaruan yang Anda lakukan di satu tempat akan secara otomatis muncul di tempat lain. Melakukan panggilan video dengan klien? Gunakan integrasi Zoom ClickUp untuk mengatur panggilan dan menyimpannya dengan mudah di Kalender Google Anda. Bicara tentang kenyamanan!
jaga agar data Anda tetap sinkron di berbagai alat yang berbeda dengan Integrasi ClickUp_
ClickUp terintegrasi secara mulus dengan alat industri populer lainnya seperti Salesforce, Zendesk, Zoho CRM, Pipedrive, dan Freshworks.
ingin mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana ClickUp memadukan kebersihan CRM dengan tugas dan proyek rutin? 10 sistem perangkat lunak basis data pelanggan terbaik dan bagaimana caranya menggabungkan CRM & manajemen proyek-semua dalam satu perangkat lunak CRM ." 👍
Tantangan dan Solusi dalam Menjaga Kebersihan CRM
Anda mungkin memahami betapa pentingnya menjaga kebersihan CRM untuk bisnis Anda. Namun, jujur saja, hal ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.
Tantangan seperti data yang tidak lengkap atau catatan yang sudah ketinggalan zaman dapat menyelinap masuk dan menciptakan kekacauan jika tidak ditangani lebih awal. Jadi, apa saja hambatan yang umum terjadi, dan bagaimana cara mengatasinya? Mari kita uraikan:
Tantangan 1: Data yang Tidak Lengkap 💢
Pertimbangkan Alex, seorang tenaga penjualan jarak jauh yang rajin memperbarui CRM-nya setiap kali selesai menelepon klien. Namun, ia menyadari bahwa beberapa entri data yang dimasukkannya tidak memiliki detail penting, seperti metode kontak yang disukai klien. Data yang tidak lengkap sering kali menyebabkan kesalahpahaman dan peluang yang terlewatkan.
🎉 Solusi: Menerapkan daftar periksa standar untuk entri data.
Dengan memastikan bahwa semua bidang yang diperlukan telah diisi sebelum menyimpan catatan, Alex dapat mempertahankan data CRM yang bersih dan menghindari jebakan kebersihan data yang buruk.
Tantangan 2: Data yang Berantakan 💢
Kevin, seorang analis penjualan, berjuang dengan "penimbunan data" yang tidak tepat CRM-nya penuh dengan prospek dari lima tahun lalu yang belum pernah berinteraksi sejak interaksi pertama mereka.
Informasi yang sudah usang ini membuat perkiraan penjualan menjadi tidak akurat dan membuang-buang sumber daya penyimpanan.
🎉 Solusi: Hal ini melibatkan pengaturan aturan pengarsipan otomatis. Aturan seperti ini menandai kontak yang tidak aktif setelah 18 bulan, sehingga memungkinkan tim untuk melibatkan kembali atau mengarsipkan catatan ini untuk mempertahankan basis data yang ramping dan dapat ditindaklanjuti.
Tantangan 3: Pemformatan yang Salah 💢
Masalah yang dihadapi Arvind, meskipun tanpa embel-embel, sangat memakan waktu. Setengah dari timnya menggunakan "Amerika Serikat", sementara yang lain menulis "USA" atau "U.S.A." di kolom lokasi.
Pemformatan yang tidak konsisten menciptakan kekacauan saat mencoba menyegmentasikan pelanggan berdasarkan wilayah.
🎉 Solusi: Membuat menu tarik-turun standar untuk bidang lokasi dapat dengan mudah menyelesaikan masalahnya.
Menghilangkan variasi akan memberinya prospek yang tepat dan terkategorisasi untuk dihubungi, melakukan penawaran, dan menutup transaksi.
🔗 Baca juga: 12 Template CRM Gratis di Excel, Google Spreadsheets, & ClickUp
Bersihkan Proses CRM Anda dengan ClickUp
Ingat, kebersihan CRM yang baik bukanlah pembersihan sekali jadi - ini adalah proses berkelanjutan yang membutuhkan komitmen dari setiap anggota tim.
Meskipun otomatisasi dan alat bantu berguna untuk menjaga kebersihan CRM, bahkan sistem terbaik pun bisa gagal tanpa komunikasi tim yang baik.
Di sinilah ClickUp bersinar sebagai alat yang sempurna untuk semua kebutuhan CRM Anda. Dengan ClickUp, tim Anda memiliki berbagai macam alat dan fitur untuk mempertahankan data pelanggan yang akurat, merampingkan alur kerja, dan mendorong hasil penjualan yang lebih baik.
Siap untuk membuat perbedaan? Daftar ClickUp hari ini dan raih tujuan tim Anda! ✅