Saat ini, setiap tim profesional tahu betapa pentingnya data. Entah itu spreadsheet keuangan, file grafik vektor, dokumen atau presentasi kolaboratif, atau hal lain yang sama sekali berbeda, data adalah hal yang memungkinkan tim Anda menyelesaikan pekerjaannya setiap hari. Maka, masuk akal jika tata kelola data harus ada dalam radar tim Anda di setiap langkah dalam prosesnya.
Menjaga data tim Anda tetap aman dan terlindungi tidak harus rumit. Kami telah menyusun daftar 5 alat dan strategi yang bisa (dan seharusnya!) digunakan oleh setiap tim profesional untuk menjaga keamanan informasi mereka.
Berikut ini adalah daftarnya:
- Mencadangkan lebih awal, mencadangkan sesering mungkin
- Pilih platform penyimpanan awan dengan kemampuan penghapusan jarak jauh
- Tetaplah berada di atas kontrol akses file dan folder
- Kata sandi masih menjadi bagian penting dari keamanan data
- Jangan tinggalkan perangkat tanpa pengawasan
mencadangkan data tim Anda ke server penyedia penyimpanan cloud yang aman adalah cara terbaik untuk melindungi dari kehilangan data
Cadangkan lebih awal, sering-seringlah mencadangkan
Dalam hal menjaga keamanan data Anda, dunia luar sana sangatlah gila. Banyak hal yang bisa saja terjadi. Bagaimana jika perangkat keras perangkat Anda rusak dan Anda kehilangan file yang disimpan secara lokal? Bagaimana jika data Anda rusak oleh virus? Bagaimana jika perangkat Anda dicuri atau dihancurkan? Tanpa cadangan data tim Anda, salah satu dari situasi ini bisa berarti data Anda hilang untuk selamanya.
Cara termudah untuk mencegah kehilangan data adalah cadangkan data Anda ke cloud . Ketika Anda mencadangkan data ke cloud, salinan informasi Anda akan dibuat dan disimpan di server penyedia penyimpanan cloud yang aman.
Jelas, semakin sering Anda mencadangkan data Anda, semakin sedikit informasi yang hilang dalam keadaan darurat. Seberapa sering tim Anda perlu mencadangkan datanya tergantung pada berbagai faktor, seperti sifat pekerjaan tim Anda.
Pilihlah platform penyimpanan awan dengan kemampuan penghapusan jarak jauh
Jika perangkat Anda hilang atau dicuri, memiliki cadangan data yang selalu diperbarui akan membantu tim Anda terus bekerja tanpa kehilangan data. Namun, bagaimana jika perangkat Anda jatuh ke tangan yang salah? Data sensitif apa pun yang digunakan oleh tim Anda - nomor rekening, nama klien, dan sebagainya - berpotensi untuk dikompromikan.
Untungnya, beberapa penyedia penyimpanan awan menawarkan penghapusan jarak jauh sebagai tindakan pencegahan keamanan. Artinya, jika perangkat hilang atau dicuri, Anda dapat menghapus file yang terkait dengan aplikasi penyedia penyimpanan awan meskipun Anda tidak memegang perangkat tersebut.
Karena data Anda sudah dicadangkan ke cloud, Anda masih bisa mengaksesnya dari perangkat lain, dan Anda tidak perlu khawatir dengan risiko keamanan dari orang yang tidak berwenang yang mengakses data Anda.
jika Anda kehilangan jejak perangkat, Anda tidak akan pernah tahu siapa yang mengakses data Anda. Penghapusan jarak jauh memberi Anda kekuatan untuk melindungi data Anda, apa pun yang terjadi._
Tetap berada di atas kontrol akses file dan folder
Selain itu, penting juga untuk memantau siapa yang mengakses data Anda dan apa yang mereka lakukan dengan data tersebut. Sebagian besar penyimpanan awan memudahkan Anda bekerja secara kolaboratif - dan dengan demikian berbagi akses ke file dan folder - sehingga Anda menjadi yang terdepan. Alat kolaborasi yang aman juga memberikan tingkat izin yang berbeda tergantung pada peran tim.
Sebagai aturan umum, berikan akses file dan folder hanya kepada orang yang benar-benar membutuhkannya. Meskipun kecil kemungkinannya orang dari tim lain akan dengan sengaja melakukan apa pun yang dapat membahayakan data Anda, namun membatasi akses file dan folder dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kecelakaan.
tentu saja penting untuk melibatkan banyak orang dalam sebuah proyek, namun penting juga untuk melacak siapa yang memiliki akses ke data apa
Kata sandi masih menjadi bagian penting dari keamanan data
Ini adalah keamanan data 101, namun begitu banyak orang masih belum menjadikan praktik terbaik kata sandi sebagai kebiasaan. Dengan semua akun pribadi dan profesional yang kita akses setiap hari, mungkin sulit untuk mengingat kata sandi yang unik untuk setiap akun, dan memikirkan untuk mengganti setiap kata sandi unik tersebut setiap 6 bulan sekali (seperti kebanyakan orang) keamanan siber yang direkomendasikan para ahli) benar-benar mengintimidasi.
bonus:_ *Pelajari Cara Menerapkan Kerangka Kerja Manajemen Risiko Keamanan Siber* Tetapi jangan takut! Ada berbagai alat kata sandi aman di luar sana yang dapat membantu Anda menjaga semuanya tetap lurus.
Jangan tinggalkan perangkat tanpa pengawasan
Jika sebuah perangkat hilang atau dicuri, kita akan langsung khawatir dengan keamanan data kita. Lagipula, siapa yang tahu siapa yang mengakses data kita dari perangkat saat perangkat tersebut tidak terlihat?
Tetapi bagaimana jika Anda meninggalkan ponsel yang Anda gunakan untuk mengakses email kantor tergeletak di atas meja di kedai kopi saat Anda beranjak untuk membeli krimer? Dan bagaimana dengan saat Anda meninggalkan laptop atau komputer desktop di tempat kerja tanpa keluar dari akun Anda?
Di mana pun Anda berada atau seberapa cepat Anda mengantisipasi untuk kembali ke perangkat Anda, praktik terbaik untuk menjaga keamanan data adalah dengan keluar sebelum Anda pergi atau membawa perangkat bersama Anda jika memungkinkan.
Selain itu, aktifkan autentikasi dua faktor untuk mempersulit siapa pun mengakses informasi Anda.
dengan menggunakan alat bantu keamanan data yang sederhana dan praktik terbaik ini, tim Anda dapat melakukan banyak hal untuk menjaga keamanan data Anda._
Keamanan data sangat penting bagi tim profesional saat ini, tetapi mengadopsi praktik terbaik keamanan data tidak harus sulit. 5 alat dan strategi ini adalah beberapa cara favorit kami untuk menjaga keamanan data tim mana pun dan tim Anda berjalan dengan lancar. Tindakan pencegahan keamanan apa yang dilakukan tim Anda? Kami ingin mendengar pendapat Anda di kolom komentar!
Ini adalah tulisan bersponsor untuk Dropbox. Semua pendapat adalah milik saya sendiri. Dropbox tidak berafiliasi atau mendukung produk atau layanan lain yang disebutkan.
***
Melissa Pallotti adalah seorang penulis profesional, ahli komputer, dan penggemar hoki yang tinggal di Pittsburgh, PA. Anda dapat terhubung dengan Melissa di Twitter atau LinkedIn .