Status Microsoft Teams berwarna hijau merupakan sinyal bagi organisasi Anda yang mengatakan, "Hai, saya di sini dan tersedia. " Mengetahui keberadaan Anda melalui status aktif ini membuat kolaborasi dan komunikasi menjadi lebih mudah.
Sayangnya, aplikasi ini secara otomatis mengubah status Anda dari hijau (Tersedia) menjadi kuning (Tidak Tersedia) dalam kondisi tertentu. Hal ini terjadi ketika komputer Anda dalam keadaan diam, ketika layar kunci muncul, ketika masuk ke mode tidur, atau ketika MS Teams berjalan di latar belakang.
Menjaga status Anda tetap aktif selama jam kerja umumnya dianggap sebagai etiket Microsoft Teams yang baik di sebagian besar organisasi. Hal ini menunjukkan bahwa Anda dapat dihubungi oleh rekan kerja Anda, terutama saat bekerja dari jarak jauh.
Mari kita lihat bagaimana Anda bisa menjaga status Tim tetap hijau dan terlihat aktif, meskipun Anda sedang tidak berada di tempat!
⏰ Ringkasan 60 Detik
- Menguraikan status Microsoft Teams: Status hijau menunjukkan ketersediaan, tetapi secara otomatis berubah menjadi "Tidak Aktif" jika komputer Anda dalam keadaan diam, layar kunci muncul, atau Teams berjalan di latar belakang
- Menjaga etiket yang baik: Menyetel status Teams Anda menjadi aktif dianggap sebagai etiket yang baik di sebagian besar organisasi untuk memastikan kelancaran komunikasi
- Atur status Anda secara manual: Anda dapat mengatur status Anda ke "Tersedia" di aplikasi untuk mencegahnya beralih ke "Jauh. "Ini dapat dilakukan di desktop dan seluler
- Mencegah perangkat tidur: Pengaturan daya perangkat Anda dapat disesuaikan untuk mencegahnya masuk ke mode tidur, memastikan status Anda tetap aktif selama istirahat
- Gunakan pesan status: Pesan status khusus dapat memberi tahu rekan kerja tentang ketersediaan Anda dan menghapusnya setelah beberapa jam
- Pertimbangkan alternatif: Jika keterbatasan Teams membuat Anda frustrasi, cobalah ClickUp, sebuah platform lengkap untuk komunikasi dan kolaborasi dengan fitur-fitur bertenaga AI
Memahami Setiap Pengaturan Status di Microsoft Teams
Sebelum kita membahas cara menjaga status Teams Anda tetap hijau, mari kita pahami terlebih dahulu arti setiap opsi status!
- Tersedia: Anda aktif dan bebas. Beralih ke "Tidak Aktif" saat komputer Anda terkunci atau dalam keadaan diam
- Sibuk: Anda sedang fokus namun tetap ingin menerima notifikasi
- Dalam rapat atau Dalam panggilan: Diatur secara otomatis ketika Anda berada dalam aktivitas tersebut, kecuali "Jangan ganggu" diaktifkan
- Jangan ganggu: Perlu berkonsentrasi? Ini memblokir notifikasi untuk Anda
- Segera kembali: Untuk saat Anda keluar sebentar
- Muncul jauh: Anda sedang bekerja namun tidak segera merespons
- Tampil offline: Ketika Anda ingin menyembunyikan kehadiran Anda namun tetap mendapatkan pesan
👀 Tahukah Anda? Rekan kerja Anda dapat memilih untuk diberi tahu jika status Tim Anda berubah. Yang perlu mereka lakukan adalah membuka obrolan untuk memilih profil seseorang, klik kanan padanya, dan pilih opsi Beri Tahu Saat Tersedia.
Cara Menjaga Status Tim Tetap Hijau
Hari kerja Anda melibatkan lebih dari sekadar membalas pesan di Teams-ini juga termasuk beralih antar tab, menjawab panggilan, dan beristirahat sejenak.
Sayangnya, Microsoft menganggap istirahat dari perangkat Anda lebih dari 10 menit, atau bahkan menjalankan Teams di latar belakang, sebagai alasan untuk mengubah status Anda menjadi "Away."
Banyak orang, termasuk pengguna Reddit, merasa frustrasi dengan masalah status Microsoft Teams yang bersifat sementara. Pengguna tersebut mengatakan,
Saya berjanji saya sedang bekerja, membuat video pelatihan tahunan saya dan saya tidak perlu mengklik-klik lagi. Ini terus menunjukkan saya sedang pergi. Hal ini menjengkelkan karena saya mengharapkan panggilan segera.
Sangat menyenangkan selama ini.
Saya berjanji saya sedang bekerja, membuat video pelatihan tahunan saya dan saya tidak perlu mengklik-klik lagi. Ini terus menunjukkan saya sedang pergi. Hal ini menjengkelkan karena saya mengharapkan panggilan segera.
Sangat menyenangkan selama ini.
Namun, jangan khawatir. Kami punya solusinya untuk Anda. Saatnya untuk perjalanan singkat ke peretasan Microsoft Teams untuk memastikan Anda ditampilkan sebagai Tersedia di aplikasi:
1. Mengatur status Tim secara manual ke Tersedia di aplikasi
Jika Anda bertanya-tanya, "Bagaimana cara menjaga status Tim saya tetap hijau," berikut ini adalah cara mengatur status Anda menjadi "Tersedia" di aplikasi:
Untuk Apple MacBook/PC Windows Anda
- Buka aplikasi Teams
- Pergi ke pojok kanan atas aplikasi
- Temukan nama lengkap dan inisial nama Anda di sana (ikon profil/gambar profil Anda)
- Klik untuk melihat menu tarik-turun dari berbagai status
- Pilih opsi status "Tersedia " dengan titik hijau
Untuk memilih aktif di aplikasi Teams Android/iOS di ponsel:
- Buka aplikasi Microsoft Teams Anda
- Temukan ikon profil Anda di sudut kiri atas
- Klik untuk membuka pengaturan status Microsoft Teams Anda
- Atur status Anda ke "Tersedia" (ikon status aktif berwarna hijau)
Anda juga bisa mengetikkan preferensi status di bilah pencarian MS Teams dan mengubahnya dengan cepat.
- Buka aplikasi Microsoft Teams
- Buka bilah pencarian (tengah atas)
- Masukkan '/' (garis miring) untuk membuka menu berbagai perintah
- Pilih status Anda dari menu
Fakta Menarik: Jika Anda masuk ke Teams di beberapa perangkat, status Anda akan disinkronkan di semua perangkat. Jadi, jika Anda ditandai "Sedang Tidak di Tempat" di komputer, status ini juga akan terlihat di aplikasi seluler Anda.
2. Mencegah perangkat Anda tertidur
Teknik Pomodoro merekomendasikan untuk beristirahat selama lima menit setiap 25 menit untuk membantu membangun hubungan yang lebih baik dalam mengerjakan tugas. Tentu saja, jika Anda khawatir status Teams Anda berubah menjadi "Jauh", hubungan ini bisa memburuk dan bukannya membaik!
Cara cepat untuk menjaga status Teams Anda tetap aktif selama istirahat adalah dengan mengonfigurasi pengaturan daya perangkat agar tetap terjaga.
Untuk pengguna Windows:
- Buka Pengaturan dari menu Mulai atau dengan menggunakan tombol Windows
- Buka Sistem > Daya & baterai
- Di bawah opsi Layar, tidur, dan hibernasi pilihan, pilih Tidak Pernah atau pilih durasi terpanjang untuk menjaga sistem Anda tetap aktif
Untuk pengguna MacBook:
- Buka Pengaturan sistem melalui ikon Apple di kanan atas layar Anda
- Klik opsi Kunci layar pilihan
- Ubah pengaturan tidur perangkat Anda dengan menyesuaikan opsi Matikan Tampilan untuk adaptor daya dan situasi tersambung ke durasi maksimum.
Tahukah Anda? Anda dapat mengatur durasi status tertentu di MS Teams. Misalnya Anda sedang mengadakan rapat tatap muka. Pilih opsi Jangan ganggu untuk bertahan selama beberapa jam. Sayangnya - Anda dapat menebaknya - ini tidak berfungsi untuk membuat status Teams Anda aktif.
3. Mengatur pesan status di aplikasi Microsoft Teams
Ada kemungkinan besar kolega Anda sudah mengetahui tentang perjuangan untuk tetap aktif di Teams. Anda bisa melakukan bagian Anda untuk memberi tahu mereka tentang ketersediaan Anda, terlepas dari status di aplikasi.
- Buka aplikasi Teams
- Klik ikon profil Anda di sudut kanan atas
- Buka opsi Setel pesan status pilihan
- Ketik pesan untuk menegaskan kembali ketersediaan Anda
Ada satu langkah lagi untuk menjalankan metode ini dengan sempurna.
Idealnya, Anda harus menghapus pesan status setelah beberapa jam tertentu, sehingga Anda tidak secara permanen berstatus Tersedia!
- Buka pesan Hapus status setelah opsi di bawah kotak teks
- Buka menu tarik-turun dan pilih dari opsi seperti Tidak Pernah, Hari Ini, 1 jam, 4 jam, dan Minggu Ini
- Simpan perubahan Anda dengan mengeklik Selesai
Baca Juga: 20 Aplikasi Komunikasi Tim Terbaik
Tahukah Anda? Pada tahun 2017, Microsoft mengumumkan bahwa Teams pada akhirnya akan menggantikan Skype for Business, menandakan peralihannya dari platform perpesanan menjadi alat komunikasi tingkat perusahaan.
Keterbatasan Penggunaan Tim
Microsoft Teams adalah alat yang sangat populer - memiliki lebih dari 320 juta pengguna aktif bulanan!
Namun platform ini memiliki keterbatasan yang dapat membuat komunikasi tim menjadi rumit.
- Kustomisasi terbatas: Teams memiliki opsi terbatas untuk mempersonalisasi antarmuka pengguna dan notifikasi, yang bisa membuat frustasi pengguna yang lebih menyukai pengalaman yang lebih disesuaikan
- Integrasi yang rumit: Meskipun integrasi Microsoft Teams dengan rangkaian Microsoft 365 sangat populer, manajemen file di dalam aplikasi dapat menjadi rumit, terutama ketika berurusan dengan jumlah yang besar
- Keterbatasan pencarian: Pengguna mungkin kesulitan menemukan konten tertentu di dalam obrolan
- Kualitas Audio/Video: Meskipun secara umum baik, kualitas audio dan video selama panggilan terkadang dapat menurun, terutama pada koneksi internet yang lemah
- Pengaturan notifikasi yang tidak konsisten: Jika preferensi notifikasi tidak disinkronkan dengan benar di antara perangkat, Anda mungkin menerima notifikasi di satu perangkat namun tidak di perangkat lainnya
- Masalah bergabung dengan rapat: Klien Microsoft Teams yang baru terkadang mencegah pengguna bergabung dengan rapat melalui Outlook, sering kali memerlukan reboot perangkat atau memulai ulang Teams untuk menyelesaikan masalah ini
Baca Juga: 10 Platform Rapat Virtual Terbaik
Menggunakan ClickUp untuk Kolaborasi Tanpa Batas
Microsoft Teams adalah alat komunikasi dan perangkat lunak berbagi layar yang kuat. Namun, keterbatasannya-seperti integrasi yang kikuk, masalah sinkronisasi, dan batasan saluran (200 publik dan 30 pribadi)-mencegahnya menjadi platform kolaborasi tim yang sempurna.
Di sinilah ClickUp muncul sebagai alternatif yang lebih baik. Ini adalah aplikasi yang mencakup segala hal untuk bekerja, dengan komunikasi dan kolaborasi tim sebagai jantungnya. Berikut ini adalah bagaimana ClickUp bisa menjadi pengganti Teams yang hebat:
1. Mengobrol dengan tim Anda
Beralih secara konstan antara aplikasi untuk manajemen tugas dan aplikasi lain untuk komunikasi adalah resep bencana. Belum lagi, ini adalah lubang hitam di mana tugas-tugas bisa hilang. ClickUp Chat mengatasi hal ini dengan mengkonsolidasikan obrolan dan pekerjaan ke dalam satu platform menggunakan AI. Ini membantu mengingat konteks dan menjaga kejelasan.
Harapkan setiap obrolan dan utas secara otomatis ditautkan ke tugas, dokumen, dan proyek yang relevan. Anda mungkin bisa saja melupakan sebuah tugas, namun ClickUp Chat tidak akan melupakannya!
Manfaat utama ClickUp Chat untuk kolaborasi tim
- Ubah pesan menjadi tugas dan tetapkan dengan segera-tidak perlu beralih di antara alat
- Menghasilkan rangkuman utas yang dibuat oleh AI untuk mengejar ketertinggalan dengan cepat
- Berkolaborasi melalui pesan langsung, utas, saluran, panggilan suara dan video
- Gunakan @mentions untuk menandai individu, tim, atau seluruh grup di dalam tugas, komentar, dan dokumen
2. Biarkan AI melakukan pekerjaan untuk Anda
Sekitar 75% pekerja yang memiliki pengetahuan telah menggunakan AI di tempat kerja-angka yang terus meningkat dalam skala yang belum pernah terjadi sebelumnya. Dan ClickUp Brain dapat membantu mengurangi upaya dari tugas sehari-hari dengan mengintegrasikannya dengan ruang kerja Anda.
Panduan ini menggabungkan otomatisasi, manajemen pengetahuan, dan kemampuan AI yang canggih untuk mengelola alur kerja, mengurangi gesekan, dan mendorong penyelarasan tim.
Mengapa Anda harus menggunakan ClickUp Brain:
- Tautkan pengetahuan dari aplikasi eksternal seperti Google Drive, GitHub, dan Salesforce
- Dapatkan jawaban instan dan akurat secara kontekstual untuk pertanyaan tentang tugas, dokumen, dan proyek
- Hasilkan konten berkualitas tinggi dengan pemeriksa ejaan bawaan untuk tugas dan dokumen
- Menghemat 30% lebih banyak waktu dan meningkatkan keselarasan sekaligus mengurangi biaya alat hingga 75%
3. Menetapkan komentar ke tim Anda dari satu lokasi
Bayangkan memiliki jin yang mengatur semua komentar terkait pekerjaan di satu tempat tanpa Anda harus khawatir ada tugas yang terlewat.
Nama jin ini adalah ClickUp Assign Comments.
Mengapa menggunakannya:
- Menetapkan komentar secara langsung kepada anggota tim, memastikan tidak ada yang lolos
- Izinkan anggota untuk menyelesaikan atau menetapkan kembali komentar secara langsung di dalam antarmuka
- Berikan fleksibilitas kepada tim Anda untuk mengubah komentar apa pun menjadi pengingat untuk alur kerja yang efisien
📮Klik Wawasan: Lebih dari 60% waktu tim dihabiskan untuk mencari konteks, informasi, dan item tindakan.
Menurut penelitian oleh ClickUp, tim kehilangan waktu yang berharga karena berpindah-pindah di antara alat yang berbeda. Untuk mencegah terputusnya komunikasi, integrasikan perpesanan ke dalam alur kerja Anda dengan platform terpusat yang menyatukan manajemen proyek, kolaborasi, dan komunikasi. Cobalah ClickUp , aplikasi segalanya untuk bekerja.
4. Menata ulang rapat dengan alat bantu yang lebih baik
Diskusi yang terganggu di tempat kerja bukanlah hal yang disukai siapa pun. Namun, mengelola rapat dengan ClickUp memudahkan kolaborasi di antara para anggota, meningkatkan manajemen konferensi video, dan membuatnya lebih mudah untuk ditindaklanjuti.
Pertimbangkan ClickUp untuk:
- Mendokumentasikan catatan rapat dengan alat bantu pengeditan yang kaya, menggunakan opsi pemformatan teks untuk menekankan poin-poin penting, menyoroti prioritas
- Mengubah catatan rapat atau diskusi menjadi tugas dan menautkannya ke proyek yang relevan untuk ditindaklanjuti
- Menambahkan daftar periksa semua poin diskusi dan menandai item yang sudah dibahas
- Memformat teks, membuat tugas, atau memicu tindakan secara langsung di dalam catatan rapat dan dokumen menggunakan pintasan sederhana seperti "/tugas" atau "/daftar periksa
Sebelum ClickUp, rapat, dan komunikasi email bolak-balik mengarah ke lubang hitam di mana item tidak terlihat dan tidak terawasi. Karena itu, tugas tidak ditinjau tepat waktu, dan tidak ada yang tahu bagaimana perkembangan kreatifnya. Sekarang, semua orang dalam tim dapat melihat dengan jelas kapan tugas-tugas harus diselesaikan, mengobrol, dan berkolaborasi dalam tugas-tugas tersebut.
Sebelum ClickUp, rapat, dan komunikasi email bolak-balik mengarah ke lubang hitam di mana item tidak terlihat dan tidak terawasi. Karena itu, tugas tidak ditinjau tepat waktu, dan tidak ada yang tahu bagaimana perkembangan kreatifnya. Sekarang, semua orang dalam tim dapat melihat dengan jelas kapan tugas-tugas harus diselesaikan, mengobrol, dan berkolaborasi dalam tugas-tugas tersebut.
Berkomunikasi Lebih Baik dengan ClickUp
Teams adalah alat komunikasi yang sangat baik jika Anda berada dalam ekosistem Microsoft 365. Namun, masalah dasar seperti status yang tidak aktif bisa menjadi titik frustrasi bagi tim yang ingin selalu mendapatkan informasi terbaru.
Jika Anda mencari platform komunikasi yang lebih lancar tanpa repot berpindah-pindah tab, ClickUp adalah jawabannya.
Tidak seperti platform lain yang membutuhkan banyak alat, ClickUp menyatukan semuanya-obrolan, tugas, dan dokumen-ke dalam satu ruang kerja terpadu. Desainnya yang intuitif, ruang kerja yang dapat disesuaikan, dan alat yang didukung AI membantu tim tetap terorganisir, efisien, dan terhubung, terlepas dari ukuran atau lokasinya.
Coba ClickUp secara gratis hari ini untuk melihat bagaimana komunikasi bisa menjadi lebih baik!