Bagaimana Melakukan Evaluasi Perangkat Lunak Manajemen Proyek: Sebuah Pendekatan Praktis

Mengelola proyek seperti mengorkestrasi simfoni-dan perangkat lunak manajemen proyek adalah konduktor yang memastikan setiap nada selaras.

Alat manajemen proyek memberi Anda visibilitas ke setiap tugas, memantau kemajuan dan jadwal, serta memfasilitasi kolaborasi. Namun, tidak semua alat cocok untuk semua tim, jadi mengevaluasi perangkat lunak manajemen proyek dengan cermat sangat penting sebelum menentukan pilihan.

Manajemen proyek

evaluasi perangkat lunak

lebih dari sekadar menimbang fitur dan kemampuan. Ini adalah penilaian lintas fungsi atas kegunaan, penerapan, dan nilai jangka panjang solusi perangkat lunak.

Untuk itu, kami melihat 10+ parameter utama untuk mempermudah penilaian ini.

Ringkasan 60 Detik ⏰

Memilih perangkat lunak manajemen proyek yang tepat membutuhkan alat evaluasi berdasarkan kriteria utama, seperti:

Harga: Efektivitas biaya untuk anggaran Anda Kemudahan Penggunaan: Antarmuka yang mudah digunakan dan aplikasi seluler Kolaborasi: Fitur untuk komunikasi dan kerja sama tim yang lancar Kemampuan: Otomatisasi, pelacakan waktu nyata, manajemen sumber daya, dan analitik Kompatibilitas: Integrasi dengan alat lain dan skalabilitas untuk pertumbuhan di masa depan Dukungan: Langkah-langkah keamanan, orientasi, dan layanan pelanggan yang responsif

Alat Manajemen Proyek Terbaik: ClickUp, Asana, Monday.com, Wrike, dan Trello menonjol dalam memenuhi standar-standar ini.

Proses Evaluasi:

• Tentukan kebutuhan Anda
• Buat daftar dan kategorikan fitur-fitur penting
• Jelajahi dan buat daftar pendek alat bantu
• Mencoba platform dan mengumpulkan umpan balik dari tim
• Menganalisis temuan untuk memilih yang paling sesuai

Memahami Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Bayangkan perangkat lunak manajemen proyek sebagai kantor pusat virtual tim Anda. Di sinilah Anda merencanakan, mengatur, dan melaksanakan proyek. Ini adalah pusat untuk memusatkan tugas, jadwal, dan interaksi, yang memungkinkan anggota tim untuk bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.

Fungsi inti dari alat manajemen proyek apa pun meliputi manajemen tugas, manajemen sumber daya, pelacakan kemajuan, dan pelaporan.

Alat manajemen proyek modern menawarkan otomatisasi, kolaborasi waktu nyata, kemampuan AI, dan integrasi tanpa batas untuk ruang kerja digital yang fleksibel.

➡️Read Selengkapnya:

10 Jenis Perangkat Lunak Manajemen Proyek yang Berbeda

Kriteria untuk Mengevaluasi Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Memilih alat manajemen proyek yang tepat lebih dari sekadar mencentang kotak dalam daftar Anda. Ini tentang memastikan tim proyek Anda memiliki sarana dan media untuk memecahkan masalah dunia nyata dan mengimplementasikan rencana dalam skala besar.

Berikut adalah kriteria yang harus dipertimbangkan:

Harga dan efektivitas biaya

Manajer proyek harus fokus pada efektivitas biaya perangkat lunak, bukan hanya pada biayanya. Mereka harus menilai apakah fitur-fiturnya sesuai dengan kebutuhan tim saat ini dan di masa depan.

Selanjutnya, bandingkan harga berjenjang dan nilai yang ditawarkan setiap opsi. Terakhir, pertimbangkan biaya tersembunyi atau biaya berulang, seperti integrasi premium, pelatihan, dan implementasi, agar tetap sesuai anggaran.

Contoh: Bayangkan tim Anda saat ini masih kecil, tetapi Anda berencana untuk menggandakan ukurannya dalam dua tahun. Pilihlah alat yang menawarkan skalabilitas dalam tingkatan harga sehingga Anda bisa melakukan peningkatan dengan lancar tanpa mengeluarkan biaya yang tidak perlu di awal.

Kemudahan penggunaan dan keramahan pengguna

Kegunaan dari

fitur perangkat lunak manajemen proyek

berdampak pada kinerja dan produktivitas tim proyek Anda.

Carilah alat bantu manajemen proyek yang menampilkan elemen yang mudah digunakan. Pikirkan fungsi drag-and-drop, alur kerja yang dapat disesuaikan, visualisasi data proyek melalui

Bagan Gantt

dan papan Kanban, dan banyak lagi.

Alat bantu yang mudah digunakan memberikan nilai sejak hari pertama, menjadikannya perangkat lunak manajemen proyek terbaik dalam segala situasi, dari proyek dasar hingga proyek yang kompleks!

Contoh: Bayangkan tim Anda sedang mempersiapkan peluncuran proyek klien yang mendesak. Alat bantu dengan templat yang telah dibuat sebelumnya untuk alur kerja dan penugasan tugas memungkinkan Anda untuk menyiapkan seluruh rencana proyek dalam hitungan menit, sehingga tim dapat segera terjun ke dalam eksekusi tanpa membuang waktu untuk penyiapan manual.

Kompatibilitas aplikasi seluler

Alat bantu Anda harus sesuai dengan tuntutan proyek yang kompleks seperti konstruksi, real estat, asuransi, dan perawatan kesehatan, sehingga memungkinkan produktivitas di luar meja kerja.

Carilah aplikasi manajemen proyek dengan fitur lengkap untuk perangkat iOS dan Android. Aplikasi ini harus menawarkan pembaruan waktu nyata, tinjauan kemajuan proyek, dan komunikasi tim kapan pun dan di mana pun.

Fitur-fitur tersebut dan fungsionalitas offline merupakan kombinasi yang unggul, terutama jika proyek Anda melibatkan kerja lapangan di area dengan konektivitas rendah atau tanpa konektivitas.

Contoh: Bayangkan Anda mengelola proyek konstruksi dengan pekerja di lokasi. Aplikasi seluler yang menawarkan pembaruan waktu nyata dan fungsionalitas luring memastikan pelacakan kemajuan, bahkan di area dengan konektivitas terbatas.

Saluran komunikasi

Komunikasi yang efektif menyelaraskan tim proyek. Perangkat lunak terbaik menghubungkan anggota melalui berbagai saluran, seperti obrolan waktu nyata, konferensi video, perekaman layar, papan pesan, dan komentar.

Komunikasi terpusat mengurangi ketergantungan pada aplikasi eksternal, menjaga diskusi tetap fokus, dan mendorong transparansi, akuntabilitas, dan kerja sama tim,

memperkuat manajemen proyek

.

Contoh: Misalkan tim desain membagikan pembaruan melalui email sementara tim pengembangan mengandalkan Slack. Platform terpusat seperti ClickUp menghilangkan silo, sehingga setiap anggota tim dapat melihat pembaruan kontekstual dalam tugas.

Integrasi email

mengirim dan menerima email secara langsung di_ Klik tanpa meninggalkan aplikasi Meskipun alat bantu manajemen proyek mendukung komunikasi multi-saluran, alat bantu tersebut juga harus mengintegrasikan fungsionalitas email.

Alat manajemen proyek dengan integrasi email asli memungkinkan tim mengubah email menjadi tugas, berbagi pembaruan tanpa berpindah platform, dan menautkan utas percakapan ke tugas atau proyek tertentu.

Dengan demikian, hal ini mendorong efisiensi dan mencegah terjadinya miskomunikasi. Selain itu, memilah-milah jejak email tunggal jauh lebih mudah. Konsolidasi seperti ini memberikan konteks pada keputusan-keputusan penting dan memastikan tidak ada detail penting yang hilang.

Contoh: Bayangkan Anda menerima email pembaruan tentang pengiriman yang tertunda dari vendor. Dengan integrasi email, Anda dapat menandai pembaruan tersebut secara langsung ke tugas logistik proyek, sehingga memastikan perubahan tersebut dapat langsung dilihat oleh semua pemangku kepentingan yang relevan.

🔍 Tahukah Anda? 31% orang berkomunikasi dengan kolega mereka terutama melalui email.

Langkah-langkah keamanan

Keamanan sangat penting, terutama ketika berurusan dengan data sensitif atau rahasia.

Solusi manajemen proyek harus memiliki fitur keamanan yang kuat seperti enkripsi data, autentikasi dua faktor, Sistem Masuk Tunggal, izin pengguna yang dapat disesuaikan, dan akses berbasis akun.

Selain itu, untuk menegakkan dan menjaga integritas data, platform manajemen proyek berbasis cloud harus sesuai dengan standar industri seperti GDPR atau SOC 2.

Yang paling penting, vendor perangkat lunak manajemen proyek harus merilis pembaruan perangkat lunak dan patch keamanan secara teratur untuk memperkuat keamanan data proyek Anda.

Contoh: Bayangkan mengelola proyek kesehatan di mana data pasien disimpan. Alat bantu dengan enkripsi yang kuat dan akses berbasis peran memastikan informasi sensitif aman dan hanya dapat diakses oleh personel yang berwenang.

Pelacakan kemajuan secara real time

Melacak kemajuan proyek secara real time membantu manajer mengalokasikan sumber daya, memberi informasi terbaru kepada para pemangku kepentingan, melakukan intervensi bila diperlukan, dan meningkatkan hasil.

Di sinilah kemampuan pelacakan kemajuan waktu nyata akan sangat berguna.

Selain memberikan visibilitas waktu nyata ke dalam status proyek, hal ini mendorong akuntabilitas dan pemecahan masalah secara proaktif untuk mengubah tonggak pencapaian menjadi kesuksesan yang berkelanjutan.

Contoh: Bayangkan sebuah kampanye pemasaran yang hampir diluncurkan. Pelacakan waktu nyata mengidentifikasi keterlambatan dalam pengiriman aset, sehingga Anda dapat merealokasi sumber daya dan menghindari tenggat waktu yang terlewat.

Manajemen sumber daya Manajemen sumber daya

Manajemen sumber daya yang efektif adalah kunci untuk menghindari kemacetan dan memaksimalkan produktivitas. Manajer proyek membutuhkan kontrol terperinci atas manajemen sumber daya, baik personel, waktu, perangkat lunak, atau material.

Pilih alat bantu manajemen sumber daya untuk mengelola kalender, mendistribusikan beban kerja, memvisualisasikan ketersediaan, dan mengoptimalkan penugasan secara real time. Pendekatan ini mencegah pemanfaatan sumber daya yang berlebihan dan kurang serta kelelahan, terutama di beberapa proyek.

Contoh: Bayangkan mengelola perusahaan perencana acara dengan beberapa acara simultan. Alat yang memvisualisasikan alokasi sumber daya memungkinkan Anda menemukan fotografer yang kelebihan beban kerja dan menugaskan mereka kembali untuk memastikan kelancaran eksekusi.

🔍 Tahukah Anda? Tentang 60% manajer proyek menangani dua hingga lima proyek secara bersamaan!

Pelatihan dan orientasi

Pengalaman pelatihan dan orientasi menentukan seberapa cepat tim Anda dapat beradaptasi dengan alat manajemen proyek.

Carilah dukungan orientasi, seperti panduan cara, tutorial video, tur produk dalam aplikasi, sesi pelatihan langsung, dukungan komunitas, dan panduan pengguna.

Beberapa alat menawarkan tim sukses pelanggan dan modul pembelajaran interaktif untuk membantu tim Anda dengan cepat beradaptasi dengan perangkat lunak manajemen proyek. Pelatihan langsung seperti itu selama orientasi mengurangi resistensi dan memberdayakan tim Anda untuk memaksimalkan potensi alat tersebut.

Contoh: Misalkan tim Anda terdiri dari para pekerja lepas yang tidak terbiasa dengan proses Anda. Alat bantu dengan panduan interaktif langkah demi langkah membantu mereka bergabung dengan cepat, sehingga mengurangi penundaan dalam memulai tugas mereka.

Dukungan pelanggan

Dukungan pelanggan yang dapat diandalkan dapat menghemat waktu Anda dari masalah, terutama saat menangani masalah kritis. Carilah vendor perangkat lunak manajemen proyek yang menawarkan dukungan pelanggan 24/7 di berbagai saluran - obrolan langsung, email, dan telepon, untuk beberapa di antaranya.

Selain itu, jelajahi forum komunitas dan basis pengetahuan perangkat lunak untuk menilai kemampuan swalayan dan pemecahan masalahnya, untuk memastikan dukungan di setiap tahap.

Contoh: Misalkan sebuah bug mengganggu penugasan tugas selama peluncuran proyek. Akses langsung ke agen obrolan langsung meminimalkan waktu henti dan menjaga proyek tetap berjalan sesuai rencana.

Kemampuan otomatisasi

Temukan Otomatisasi ClickUp

ClickUp menggunakan logika bersyarat

Otomatisasi menghilangkan kerumitan dari tugas-tugas yang berulang, membebaskan tim Anda untuk fokus pada hal-hal yang benar-benar penting.

Carilah perangkat lunak manajemen proyek yang mendukung pembuatan alur kerja otomatisasi. Baik prioritas dan penjadwalan tugas atau pemberitahuan tepat waktu, hal ini memastikan bahwa tim proyek Anda tetap berada di jalurnya.

Beberapa perangkat lunak manajemen proyek canggih dengan asisten AI menyarankan tugas-tugas untuk otomatisasi guna meningkatkan efisiensi dan pengambilan keputusan.

Cara lain untuk mengotomatiskan manajemen proyek adalah melalui templat manajemen proyek . Kerangka kerja yang sudah dibuat sebelumnya ini memungkinkan tim Anda untuk memulai proyek tanpa membangun struktur dari awal. Yang perlu Anda lakukan adalah mengonfigurasi beberapa nilai, dan proyek sudah siap!

Contoh: Bayangkan mengotomatiskan tugas yang berulang seperti mengirim pembaruan status. Menyiapkan otomatisasi untuk memberi tahu pemangku kepentingan setiap minggu akan menghemat berjam-jam pekerjaan yang berulang.

Fitur kolaborasi

Kolaborasi adalah komunikasi dalam tindakan.

Untuk efisiensi tim, perangkat lunak manajemen proyek harus menyertakan alat kolaborasi seperti ruang kerja bersama, berbagi file, pengeditan waktu nyata, komentar tugas, kontrol versi, percakapan berulir, dan @panggilan.

Selain itu, gunakan perangkat lunak yang menawarkan fitur-fitur canggih seperti penugasan tugas, pemberitahuan, pelacakan, dan kalender bersama, yang mendorong akuntabilitas, transparansi, dan keselarasan tim menuju tujuan bersama.

Contoh: bayangkan berkoordinasi dengan agensi desain untuk proyek rebranding. Ruang kerja bersama dengan pengeditan langsung untuk file desain menghilangkan email bolak-balik, sehingga mempercepat jadwal persetujuan._

➡️Read Selengkapnya: 10 Perangkat Lunak Kolaborasi Manajemen Proyek untuk Tim 🔍 Tahukah Anda? Hampir 40% tim proyek terdiri dari enam hingga sepuluh orang!

Pelaporan dan analisis

Perangkat lunak manajemen proyek yang baik memiliki pelaporan dan analitik yang kuat untuk mendorong keputusan berbasis data. Perangkat lunak ini menawarkan dasbor yang dapat disesuaikan, wawasan waktu nyata dan dapat ditindaklanjuti, serta laporan terperinci tentang kinerja proyek.

Hal ini menempatkan manajer proyek di kursi pengemudi dan memungkinkan mereka membuat keputusan yang lebih cerdas dan strategis tentang proyek.

Anda juga mempertimbangkan fitur manajemen proyek seperti bagan Gantt, bagan burndown, tren kinerja, dll., Yang memungkinkan manajer proyek mengevaluasi kemajuan, memprediksi potensi penundaan, dan menjaga proyek tetap pada jalurnya.

Contoh: Bayangkan tim Anda mencoba meningkatkan kecepatan sprint. Dasbor yang dapat disesuaikan memungkinkan Anda membandingkan data sprint sebelumnya, mengidentifikasi pola penundaan, dan menerapkan strategi untuk meningkatkan kinerja.

Kapasitas penskalaan Kapasitas penskalaan

Nilai jangka panjang adalah kunci ketika memilih perangkat lunak manajemen proyek. Jadi, pilihlah solusi yang dapat beradaptasi dengan kebutuhan bisnis Anda yang terus berkembang.

Beberapa perangkat lunak manajemen proyek terbaik memberikan skalabilitas, yang memungkinkan tim beradaptasi dengan peningkatan kompleksitas proyek, tim yang lebih besar, dan beban kerja yang lebih tinggi. Jika perlu, mereka bahkan bisa menangani beberapa proyek di berbagai industri.

Pilih opsi yang menawarkan paket dan fitur yang fleksibel dengan add-on modular untuk mengakomodasi kebutuhan saat ini dan perluasan di masa mendatang. Hal ini akan menghemat kerumitan dalam mengganti alat dan platform di kemudian hari.

Contoh: Misalkan startup Anda mulai mengelola proyek untuk klien internasional. Alat yang menawarkan antarmuka multibahasa dan skala dukungan global dengan mulus seiring dengan berkembangnya operasi Anda.

Kemampuan integrasi

gunakan integrasi sebagai perluasan dari ClickUp Alat yang tidak terhubung atau tidak kompatibel mengakibatkan inefisiensi, kesenjangan pengetahuan, dan kesalahan, yang merupakan beberapa hal yang paling parah tantangan manajemen proyek .

Anda membutuhkan perangkat lunak yang terintegrasi dengan alat, platform, dan sistem yang populer. Integrasi yang mulus mendorong pergerakan data tanpa batas dan menetapkan satu sumber kebenaran di seluruh organisasi Anda.

Baik Anda menggunakan Google Drive, OneDrive, Gmail, Outlook, Slack, Zoom, Zendesk, Calendly, atau lainnya, integrasi menyatukan ruang kerja digital Anda dan memusatkan semua sumber daya dan data.

Selain itu, integrasi ini memungkinkan manajer proyek untuk memilih dan menambahkan alat dan fungsi tertentu ke dalam lingkungan proyek.

Contoh: Bayangkan menjalankan kampanye yang mengandalkan data dari Salesforce dan HubSpot. Alat manajemen proyek seperti ClickUp yang terintegrasi dengan kedua platform menarik prospek, pembaruan tugas, dan analitik, sehingga menciptakan alur kerja terpadu.

5 Alat Perangkat Lunak Manajemen Proyek Teratas pada tahun 2024

Berdasarkan kriteria di atas, kami telah memilih beberapa perangkat lunak manajemen proyek terbaik. Berikut ini adalah perbandingan singkat fitur-fiturnya:

Apakah Anda mencari perangkat lunak manajemen proyek gratis atau solusi premium, berikut ini adalah beberapa pilihan terbaik:

1. ClickUp

Coba ClickUp secara Gratis

ClickUp

ClickUp adalah alat yang ampuh manajemen proyek alat bantu untuk fleksibilitas tertinggi di seluruh perencanaan dan pelaksanaan proyek.

Alat ini meningkatkan manajemen proyek dengan menggabungkan manajemen tugas, pelacakan sasaran, manajemen sumber daya, otomatisasi alur kerja, dan integrasi. Alat ini juga dapat beradaptasi dengan tim dari berbagai ukuran, industri, dan aplikasi.

Alat ini membanggakan ClickUp Brain modul AI generasi berikutnya untuk manajemen proyek. ClickUp Brain dapat membuat repositori pengetahuan dan mengelola tugas-tugas otonom.

Selain itu, Anda mendapatkan akses ke perpustakaan templat manajemen proyek yang luas yang membantu Anda memulai dari awal!

Unduh Templat Manajemen Proyek Gratis

Templat Manajemen Proyek ClickUp

Sebagai permulaan, Templat Manajemen Proyek ClickUp menyederhanakan pengorganisasian, pelacakan, dan pengelolaan proyek- terlepas dari ukurannya. Templat ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah membagi tugas, menetapkan prioritas, dan memantau kemajuan. Templat ini menampilkan tampilan bawaan untuk jadwal, alur kerja, dan sasaran serta menjaga tim proyek tetap selaras dan produktif.

Fitur utama

• Memvisualisasikan proyek dan tugas Anda di berbagai tampilan-papan Kanban, bagan Gantt, daftar, kalender, dll.
• Memantau produktivitas tim dan individu secara real time dengan fitur pelacakan waktu dan Dasbor interaktif
• Buat dan atur dokumentasi yang komprehensif dan wiki informasi proyek menggunakanClickUp Docs dan berkolaborasi di dalamnya
• Mengotomatiskan alur kerja rutin dan berulang dengan otomatisasi yang kuat
• Ubah ide abstrak menjadi diagram alur atau bertukar pikiran dengan tim Anda menggunakanPapan Tulis ClickUp
  • Berkomunikasi secara bermakna dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal menggunakanClickUp Chat
    • Integrasikan dengan aplikasi dan platform produktivitas lainnya seperti Google Drive, Microsoft Outlook, Slack, Zoom, dll.

Studi Kasus: QubicaAMF Merampingkan Operasi Menggunakan ClickUp

QubicaAMF, pemimpin global dalam solusi bowling dan hiburan, kesulitan dalam mengelola tim yang tersebar di 10.000 pusat bowling di 90 negara. Mereka menggunakan ClickUp untuk konsolidasi sistem, koordinasi dan kolaborasi tim, serta manajemen beban kerja yang efektif.

Alat ClickUp yang dapat disesuaikan dan keserbagunaannya memberdayakan QuibcaAMF untuk tetap lincah, menyelaraskan tim secara global, mempercepat jadwal pengiriman proyek, dan mengelola kelebihan data. Hal ini memberikan efek transformatif pada proses mereka, yang menghasilkan:

• peningkatan 35% dalam penyelesaian proyek tepat waktu
• penghematan waktu 40% yang seharusnya digunakan untuk membuat laporan dan bagan
• 60% peningkatan kolaborasi tim di seluruh organisasi
• Konsolidasi sistem dengan integrasi yang mulus

Baca lebih lanjut tentang bagaimana QubicaAMF menggunakan ClickUp untuk mengatur dunia kerja dan skala operasinya di studi kasus terperinci kami .

Keuntungan

• Memiliki antarmuka yang intuitif dan bebas dari kekacauan dengan fungsionalitas seret dan lepas yang mudah digunakan
• Mendukung paket gratis yang murah hati dengan fitur-fitur substansial, menjadikannya ideal untuk perorangan, pekerja lepas, dan tim kecil
• Menawarkan fleksibilitas dan skalabilitas luar biasa yang memungkinkan alat ini berkembang bersama tim Anda
• Menghasilkan laporan yang dapat ditindaklanjuti yang didukung dengan analisis berbasis data untuk mendukung pengambilan keputusan yang efektif

Keterbatasan

• Fitur manajemen proyek yang ekstensif dapat membuat kurva pembelajaran menjadi curam
• Aplikasi manajemen proyek mungkin sedikit lambat di perangkat seluler saat menangani kumpulan data yang besar

➡️ Read More:

Cara Menggunakan AI dalam Manajemen Proyek (Kasus Penggunaan & Alat)

2. Asana

via Asana Asana adalah perangkat lunak manajemen proyek populer yang dikenal dengan antarmuka yang intuitif dan minimalis. Dirancang untuk memfasilitasi kolaborasi, Asana membuat tim proyek berada di halaman yang sama dengan fitur-fitur luar biasa untuk memvisualisasikan jadwal proyek dan ketergantungan tugas.

Antarmuka yang bebas dari kekacauan dan fokus pada kejelasan tugas membuat Asana cocok untuk proyek yang menuntut fokus dan komunikasi yang jelas.

Fitur utama

• Kelola proyek, tugas, pencapaian, dan ketergantungan dalam tampilan garis waktu
• Mengotomatiskan tugas dan alur kerja yang berulang dengan alat bantu otomatisasi proyek
• Memprioritaskan dan mengatur tugas dengan tag khusus
• Dapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti dengan dasbor pelaporan tingkat lanjut

Keunggulan

• Antarmuka yang ramah pengguna memudahkan pemula sekalipun untuk menggunakan alat manajemen proyek
• Memfasilitasi kolaborasi tim melalui fitur-fitur seperti berbagi file, komentar tugas, dll.
• Menawarkan templat proyek yang terperinci untuk alur kerja yang umum

Keterbatasan

• Tidak memiliki fungsionalitas penempelan waktu asli
• Dasbor pelaporan hanya tersedia dalam paket premium
• Terasa terlalu sederhana untuk proyek yang sangat kompleks

3. Monday.com

via Monday.com Monday.com adalah sistem operasi kerja serbaguna yang memadukan manajemen proyek visual dengan otomatisasi yang kuat untuk menghemat waktu dan mendorong efisiensi.

Alat ini menampilkan antarmuka yang sangat visual dan bersemangat, membuat manajemen tugas menjadi mudah. Mulai dari menawarkan informasi secara sekilas hingga mendukung kolaborasi tim, alat ini merupakan ruang kerja virtual yang terstruktur bagi tim untuk menyelesaikan pekerjaan.

Fitur utama

• Lihat konten proyek dan tugas di papan yang sangat visual dengan kolom yang dapat disesuaikan
• Mengonfigurasi templat proyek agar sesuai dengan kebutuhan industri atau fungsi tim tertentu
• Memantau produktivitas dan membuat faktur yang akurat dengan widget pelacakan waktu
• Mengatur otomatisasi untuk menyederhanakan tugas yang berulang dan berulang

Keunggulan

• Sangat serbaguna, melayani beragam bisnis dan tim di berbagai industri
• Mendukung kolaborasi tim dengan pembaruan dan penandaan waktu nyata
• Mendukung keputusan berbasis data melalui dasbor dan laporan yang dapat disesuaikan

Keterbatasan

• Sifat papan Monday.com yang sangat visual membuatlingkungan manajemen proyek terlalu sederhana
• Opsi penyimpanan terbatas pada paket-paket tingkat bawah
• Tidak menawarkan dukungan offline

➡️Read Selengkapnya:

20 Alat Perangkat Lunak Manajemen Tugas Terbaik untuk Meningkatkan Alur Kerja Anda

4. Wrike

via Wrike Wrike adalah alat manajemen proyek untuk pelacakan dan pelaporan proyek yang terperinci. Alat ini menekankan pada produktivitas dan kustomisasi, sehingga ideal untuk proyek-proyek TI, pemasaran, dan kreativitas.

Alat ini mengemas fitur manajemen kerja yang kuat, seperti alokasi sumber daya dan pelacakan waktu, yang memungkinkan tim untuk tetap terorganisir dan efisien.

Fitur utama

• Memetakan tugas berdasarkan prioritas, ketergantungan, dan pencapaian
• Berkolaborasi dengan anggota tim lain secara real time dengan fitur-fitur seperti pengeditan dokumen secara langsung
• Sesuaikan alur kerja dan kelola sumber daya sesuai dengan kebutuhan tim
• Membuat keputusan yang lebih cerdas dengan dasbor dan laporan berbasis data dan visual

Keunggulan

• Alur kerja manajemen proyek dan alat pelaporan yang sangat dapat disesuaikan sesuai dengan kebutuhan proyek
• Menawarkan lingkungan yang aman dengan akses yang kuat serta kontrol dan izin berbasis peran
• Memfasilitasi manajemen file dan proses persetujuan yang intuitif

Keterbatasan

• Struktur harga terbatas untuk tim kecil
• Menuntut proses orientasi yang signifikan untuk pengguna baru
• Fungsionalitas manajemen proyek pada paket gratis sangat terbatas, terutama jika dibandingkan dengan para pesaing

🔍 Tahukah Anda? Satu dari empat organisasi saat ini menggunakan perangkat lunak atau alat manajemen proyek.

5. Trello

via Trello Kemampuan manajemen tugas Trello yang berfokus pada visual menjadikannya perangkat lunak manajemen proyek yang populer di kalangan pelajar visual. Perangkat lunak ini sepenuhnya didasarkan pada Papan Kanban dan cocok untuk proyek-proyek kecil dengan persyaratan manajemen tugas dasar.

Peningkatan yang tersedia di Trello meningkatkan fleksibilitas dan kemampuan integrasi platform. Hal ini memungkinkan manajer proyek untuk menyesuaikan alur kerja mereka dan menyertakan fitur-fitur canggih sesuai kebutuhan.

Fitur utama

• Mengatur tugas ke dalam papan, daftar, dan kartu yang intuitif untuk manajemen tugas yang efektif
• Memetakan tenggat waktu dalam tampilan kalender untuk perencanaan strategis dan implementasi terhadap garis waktu
• Gunakan Butler untuk mengotomatiskan dan merampingkan alur kerja proyek
• Tambahkan power-up untuk integrasi dengan Slack, Google Drive, GitHub, dll.

Keunggulan

• Sederhana dan mudah digunakan dengan fungsionalitas seret dan lepas
• Versi gratisnya mendukung papan dan anggota tim yang tidak terbatas
• Cocok untuk mengelola proyek pribadi dan profesional

Keterbatasan

• Tidak mendukung fitur-fitur canggih untuk pelaporan dan analitik
• Menimbulkan keterbatasan saat mengelola proyek yang kompleks
• Power-up hanya tersedia dalam paket berbayar untuk fungsionalitas penuh

Proses Evaluasi Perangkat Lunak Manajemen Proyek: Panduan Langkah-demi-Langkah

Memilih platform manajemen proyek terbaik adalah proses yang sangat panjang. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk memilih perangkat lunak manajemen proyek yang tepat:

Langkah 1: Tentukan kebutuhan Anda

Sebelum menyelami banyak pilihan manajemen proyek alat, mendokumentasikan kebutuhan Anda- jenis-jenis proyek ukuran dan struktur tim, tujuan bisnis, dan ekspektasi dasar untuk menentukan kebutuhan Anda.

Selain itu, pertimbangkan juga integrasi, persyaratan sistem, dan kompatibilitas perangkat.

Langkah 2: Buat daftar dan kategorikan fitur

Setelah Anda mengetahui kebutuhan Anda, kelompokkan fitur-fitur tersebut ke dalam kategori 'harus ada', 'bagus untuk dimiliki', dan 'tidak penting'.

Sebagai contoh, fitur yang harus dimiliki harus mencakup manajemen tugas, alat kolaborasi, pelaporan dan analisis, serta integrasi. Demikian pula, fitur-fitur canggih seperti otomatisasi dapat dimasukkan ke dalam kategori "bagus untuk dimiliki".

Sempurnakan daftar ini untuk memprioritaskan apa yang dibutuhkan bisnis, proyek, atau tim Anda dengan segera sambil tetap menyediakan ruang untuk pertumbuhan dan peningkatan di masa depan.

Langkah 3: Jelajahi berbagai opsi

Mulailah dengan riset online atau terhubung dengan rekan kerja atau grup industri untuk mendapatkan petunjuk. Fokus pada alat manajemen proyek yang sesuai dengan industri dan skala operasi Anda.

Misalnya, perusahaan besar mungkin memerlukan fitur manajemen portofolio, sementara bisnis kecil bisa menggunakan manajemen tugas yang sederhana. Jadi, buatlah daftar lima hingga sepuluh alat manajemen proyek yang memenuhi kriteria awal Anda.

💡 Tip Pro: Gunakan situs web ulasan perangkat lunak pihak ketiga seperti G2, Capterra, TrustPilot, dll., untuk membaca ulasan dan peringkat pengguna perangkat lunak manajemen proyek untuk memahami dampak dan kemampuan perangkat lunak tersebut di tingkat akar rumput.

Langkah 4: Mengevaluasi opsi yang terpilih

Bandingkan rangkaian fitur, harga, ulasan pelanggan, peringkat, dan skalabilitas untuk memahami apa yang mereka tawarkan.

Setelah Anda memiliki daftar yang lebih kecil, tanyakan pada diri Anda dan tim Anda pertanyaan-pertanyaan kunci seperti:

• Bagaimana perangkat lunak manajemen proyek ini memenuhi kebutuhan kita yang paling penting?
• Apakah solusi manajemen proyek ini terintegrasi dengan alat bantu kami yang lain?
• Apakah ada biaya tersembunyi atau add-on yang kami butuhkan untuk fungsi dasar?
• Apakah total biaya perangkat lunak manajemen proyek sesuai dengan anggaran kami?
• Apakah platformnya intuitif dan mudah digunakan oleh tim kami?
• Dapatkah platform ini menyesuaikan dengan kebutuhan kita di masa depan?

Evaluasi yang mendetail seperti itu akan membantu Anda menyempurnakan pilihan dan mengidentifikasi solusi yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Langkah 5: Cobalah platform manajemen proyek

Di sinilah Anda melakukan evaluasi platform manajemen proyek secara langsung.

Minta uji coba gratis atau jadwalkan demo untuk mencoba solusi manajemen proyek. Uji kemudahan penggunaan, daya tanggap, dan efektivitasnya dengan tugas-tugas nyata, dan evaluasi antarmuka, penanganan proses bisnis, dan kemampuan beradaptasi tim.

Selain menguji fitur dan fungsionalitas, evaluasi juga kemampuan komputasi awan perangkat lunak, dengan fokus pada skalabilitas, aksesibilitas, dan kinerja

Periksa solusi cloud yang andal, jaminan waktu aktif, ketersediaan server global, sinkronisasi waktu nyata, kompatibilitas lintas perangkat, dan akses offline. Memastikan kepatuhan terhadap peraturan seperti GDPR/HIPAA dan menilai protokol pemulihan bencana.

Terakhir, penggunaan dan kecepatan bandwidth harus ditinjau untuk memastikan kinerja selama beban puncak, mendukung kelangsungan operasional dan pekerjaan hibrida/jarak jauh.

Langkah 6: Kumpulkan umpan balik dari tim

Tim adalah pengguna utama perangkat lunak manajemen proyek, selain manajer proyek Anda. Oleh karena itu, pendapat mereka penting.

Jadi, mintalah anggota tim yang berpartisipasi dalam uji coba untuk membagikan pemikiran dan pendapat jujur mereka tentang pengalaman menggunakan produk. Fokuslah pada aspek-aspek seperti kemudahan penggunaan, peningkatan produktivitas, dan tantangan apa pun yang mereka hadapi.

Anda bisa melibatkan tim TI untuk menganalisis kemampuan cloud platform dan tim keamanan siber untuk menilai fitur keamanannya.

Mendapatkan umpan balik langsung seperti itu akan memastikan bahwa solusi yang dipilih bermanfaat bagi semua pihak yang terlibat.

💡 Kiat Pro: Pilih salah satu dari

11 templat formulir umpan balik gratis

di ClickUp untuk mendapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti dari tim proyek Anda!

Langkah 7: Analisis temuan Anda

Tahap akhir dari evaluasi perangkat lunak manajemen proyek adalah mengkonsolidasikan semua umpan balik dan data dalam sebuah dokumen terpusat.

Gunakan sistem penilaian atau kembangkan matriks berbobot untuk membandingkan alat bantu yang terpilih dengan persyaratan awal dan pengalaman penggunaan Anda, serta menilai secara objektif seberapa baik setiap platform memenuhi kebutuhan Anda.

Kriteria evaluasi perangkat lunak manajemen proyek yang dibagikan di atas bekerja dengan baik sebagai parameter untuk perbandingan tersebut. Untuk evaluasi yang seimbang, pertimbangkan manfaat jangka panjang dan potensi kekurangannya.

Kemudian, ini semua tentang membuat keputusan akhir!

Menerapkan Perangkat Lunak Manajemen Proyek dalam Organisasi

Manajemen proyek

implementasi perangkat lunak

membutuhkan perencanaan dan eksekusi strategis untuk menghasilkan transisi yang lancar dan kesuksesan jangka panjang.

Berikut ini beberapa praktik terbaik untuk adopsi dan implementasi yang efektif:

• Mendapatkan dukungan dari pimpinan dengan menyoroti manfaat perangkat lunak manajemen proyek . Dukungan aktif mereka memengaruhi penerimaan dan adopsi tim
• Mencontohkan bagaimana solusi manajemen proyek menyederhanakan pekerjaan dan mendorong produktivitas untuk menetralisir resistensi terhadap perubahan
• Luncurkan proyek percontohan yang melibatkan tim yang lebih kecil untuk peluncuran bertahap. Setelah menyelesaikan masalah implementasi dan mendapatkan keakraban tim, lakukan transisi ke operasi skala penuh.
• Rencanakan strategi transfer data secara bertahap untuk mencegah kerugian dan meminimalkan gangguan
• Berikan pelatihan komprehensif dan dukungan orientasi melalui tutorial, panduan, seminar pelatihan, lokakarya, dan sumber daya lainnya untuk mengatasi tantangan umum tim Anda
• Menetapkan peran, tanggung jawab, dan alur kerja dalam perangkat lunak untuk memastikan transparansi, mengurangi kebingungan, dan meningkatkan efisiensi
• Mendorong umpan balik aktif dari anggota tim dan menyesuaikan alur kerja berdasarkan masukan tersebut untuk merangkul cara-cara baru dalam bekerja

🔍 Tahukah Anda? Tentang

delapan dari sepuluh proyek berkinerja tinggi

memiliki kantor manajemen proyek.

Menjadi Profesional dalam Evaluasi Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Mengevaluasi perangkat lunak manajemen proyek sangat penting untuk kesuksesan dan efisiensi tim. Menentukan kriteria yang jelas memastikan Anda memilih alat yang tepat dan mengikuti proses penilaian yang terstruktur.

Di antara berbagai platform manajemen proyek yang tersedia, ClickUp menonjol karena kemampuannya untuk memakai banyak topi.

Dari fitur-fitur manajemen tugas yang kuat, alat kolaborasi tim, dan fungsi-fungsi canggih, ClickUp adalah solusi manajemen proyek yang efektif dan lengkap. Daftar ke ClickUp sekarang dan rasakan bagaimana ClickUp mengungguli alat bantu manajemen proyek lainnya!