10 Manfaat Perangkat Lunak Manajemen Proyek untuk Tim

10 Manfaat Perangkat Lunak Manajemen Proyek untuk Tim

Izinkan kami mengajukan pertanyaan kepada Anda: Bagaimana Anda mengelola proyek Anda?

Tim melakukannya dengan berbagai cara. Mereka menggunakan email atau dokumen untuk membuat rencana. Banyak yang menggunakan Spreadsheet untuk melacak tugas. Alat bantu perusahaan seperti Google Suite memiliki fitur daftar periksa bawaan yang digunakan oleh beberapa tim.

Meskipun cara ini umum digunakan, namun sering kali tidak efektif. Sebagai manajer proyek, Anda memahami hal tersebut, itulah mengapa Anda membaca postingan blog ini!

Jadi, mari langsung saja kita bahas dan jelajahi sepuluh manfaat dari perangkat lunak manajemen proyek . Dan bagaimana Anda dapat mengintegrasikan alat manajemen proyek terbaik ke dalam proyek Anda.

Apa yang dimaksud dengan Perangkat Lunak Manajemen Proyek?

Perangkat lunak manajemen proyek adalah alat bantu digital untuk mengelola setiap aspek proyek Anda, termasuk tugas, anggota tim, alokasi sumber daya, tujuan, dan dasbor pelaporan.

Jenis Tim Apa yang Dapat Memanfaatkan Perangkat Lunak Manajemen Proyek? Alat manajemen proyek terbaik benar-benar dapat memberikan manfaat bagi semua jenis aktivitas atau tim. Baik Anda merencanakan pesta pernikahan, renovasi dapur, atau peluncuran produk teknologi yang rumit, solusi manajemen proyek akan memenuhi kebutuhan Anda. Mari kita lihat beberapa contoh di tempat kerja.

IT : Proyek TI sangat bersifat teknis, dengan spesifikasi yang rumit. Tugas-tugasnya sering kali saling bergantung. Mengelola proyek melibatkan perencanaan yang terperinci dan rumit, serta kolaborasi di antara para pemangku kepentingan lintas fungsi, seperti analis bisnis, pengembang, penguji, administrator sistem, dan pengguna akhir.

Perangkat lunak manajemen proyek membantu tim TI menentukan persyaratan, memetakan jadwal, menetapkan tonggak pencapaian, mengalokasikan sumber daya, melacak kemajuan, dan memvisualisasikan ketergantungan menggunakan fitur-fitur seperti Bagan Gantt . Sumber daya manusia : Departemen SDM memiliki berbagai tanggung jawab dalam perekrutan, orientasi, kompensasi, manajemen kinerja, keterlibatan karyawan, pemutusan hubungan kerja, dan banyak lagi.

Mereka membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek untuk mengoordinasikan semua aktivitas di seluruh siklus hidup karyawan, mulai dari memasang iklan dan menjadwalkan wawancara hingga membuat rencana retensi dan menyelesaikan pembayaran akhir. Pemasaran : Tim pemasaran mengelola beberapa kampanye, tugas kreatif, iterasi, dan pengoptimalan. Platform manajemen proyek membantu tim pemasaran mengumpulkan arahan dari departemen lain, mengevaluasi materi iklan, mengulang salinan iklan, dan melacak keberhasilan pada metrik seperti tingkat keterlibatan, perolehan prospek, dan ROI. Penjualan : Setelah pemasaran menghasilkan prospek, mereka harus dengan mudah meneruskannya ke tim penjualan untuk ditutup.

Tim penjualan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk mengatur tahapan corong, memantau status, mengidentifikasi kemacetan, dan memprioritaskan upaya untuk memindahkan prospek melalui pipa secara efisien. Anda juga dapat mengintegrasikan dengan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk analisis terperinci. Konstruksi : Proyek konstruksi melibatkan banyak bahan mentah, mesin, sumber daya terampil, dan kepatuhan terhadap kualitas. Perangkat lunak manajemen proyek konstruksi membantu mengelola semua ini, mulai dari pekerjaan awal hingga inspeksi akhir, termasuk risiko seputar bahaya keselamatan dan dampak lingkungan. Operasi : Operasi yang baik bergantung pada alur kerja yang jelas dan dapat diulang. Perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan tim operasi untuk merancang, mengimplementasikan, dan memantau alur kerja mereka. Misalnya, Anda dapat menggunakan peta pikiran untuk mendesain, tugas/sub-tugas untuk mengaturnya, daftar periksa untuk kontrol kualitas, pelaporan untuk manajemen risiko, dll. Keuangan : Dari penganggaran hingga audit, tim keuangan mengelola banyak proyek, sama seperti SDM. Alat bantu manajemen proyek menawarkan fitur dan templat yang dibuat khusus untuk perencanaan anggaran, pelacakan pengeluaran, peramalan, dan pemantauan keuangan organisasi.

Beberapa alat dapat secara otomatis menghasilkan laporan seperti laporan arus kas dan mengkategorikan laporan pengeluaran juga.

Apa pun fungsi yang Anda jalankan dalam organisasi Anda, perangkat lunak manajemen proyek terbaik bisa sangat bermanfaat. Inilah caranya.

Apa Saja Manfaat Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek?

Nama 'perangkat lunak manajemen proyek' menyembunyikan manfaat yang tak terhitung banyaknya yang ditawarkan alat ini, mulai dari kolaborasi tim dan komunikasi hingga mitigasi risiko. Mari kita lihat sepuluh di antaranya.

1. Visibilitas dan kontrol

Tidak seperti spreadsheet dan email, perangkat lunak manajemen proyek menawarkan visibilitas dan kontrol yang lebih baik. Anda bisa melihat setiap tugas, beban kerja setiap anggota tim, kemajuan proyek, ketergantungan, dan hambatan secara terperinci.

Hal ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan dan mengkalibrasi ulang upaya Anda sehingga Anda selalu berada di jalur yang benar.

2. Kejelasan

Pada intinya, perangkat lunak manajemen proyek mengkonsolidasikan semua informasi tentang sebuah proyek di satu tempat. Hal ini memungkinkan pengguna untuk menemukan apa yang mereka butuhkan di dalam ruang kerja mereka. Misalnya, tugas Anda dapat menyertakan deskripsi, cerita pengguna, kriteria penerimaan, tenggat waktu, dan ketergantungan.

Hal ini menciptakan kejelasan pemikiran dan tindakan untuk setiap anggota tim proyek.

3. Pekerjaan jarak jauh yang efektif

Perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud memungkinkan akses ke file proyek dan komunikasi di mana saja, kapan saja. Alat bantu yang dapat diakses 24/7 sangat bermanfaat bagi tim yang tersebar di berbagai zona waktu.

Hal ini menciptakan ruang kerja bersama dan kolaboratif secara online untuk tim jarak jauh/hybrid agar dapat bekerja secara efisien.

4. Dukungan produktivitas

Perangkat lunak manajemen proyek adalah pendamping produktivitas yang hebat untuk tim Anda. Selain mengatur tugas berdasarkan struktur manajemen proyek juga mendorong ke arah perilaku tempat kerja yang diinginkan. Sebagai contoh:

  • Tim lebih cenderung mengikuti alur kerja ketika alur kerja tersebut terlihat dan tersedia bagi mereka
  • Fitur-fitur sepertiOtomatisasi ClickUp menghilangkan tugas-tugas yang berulang seperti entri data dan pembaruan status
  • Integrasi dengan alat bisnis lain, seperti ERP atau CRM memungkinkan pertukaran data yang lebih baik

Hal ini membebaskan anggota tim untuk fokus pada aspek-aspek yang lebih penting dalam proyek, sehingga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan manusia.

5. Efisiensi

Agar sebuah proyek atau operasi menjadi efisien, tim perlu tahu:

  • Apa yang harus dilakukan: Deskripsi tugas
  • Bagaimana melakukannya: Kriteria penerimaan
  • Kapan melakukannya: Tenggat waktu
  • Siapa yang akan melakukannya: Tanggung jawab dan akuntabilitas

Alat bantu manajemen proyek memungkinkan semua hal ini dan lebih banyak lagi. Alat ini membuat anggota tim siap sebelum mengerjakan suatu tugas. Alat ini membantu tim menumpuk pekerjaan sesuai jadwal dan merencanakannya dengan baik. Alat ini membantu memaksimalkan hasil tanpa menimbulkan kemacetan yang tidak perlu. Seiring waktu, alat ini menciptakan proses berulang yang secara konsisten meningkatkan efisiensi.

6. Meminimalkan kelelahan

Manajemen proyek yang baik bergantung pada pengalokasian orang yang tepat untuk tugas yang tepat, tanpa membebani mereka dengan terlalu banyak tugas. Sebuah perangkat lunak memungkinkan Anda untuk melihat beban kerja dan ketersediaan setiap orang saat ini.

Hal ini memungkinkan tim untuk memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah tugas dan menetapkan batasan berapa banyak pekerjaan yang dapat mereka lakukan. Hal ini sangat penting untuk mengurangi beban kerja yang berlebihan dan kelelahan karyawan.

7. Mitigasi risiko

Perangkat lunak manajemen proyek membantu mengidentifikasi potensi risiko di awal siklus proyek. Misalnya, jika Anda telah menjadwalkan sebuah proyek selama tiga bulan, namun salah satu pengembang Anda sedang cuti selama bulan kedua, Anda akan tahu lebih awal.

Hal ini memungkinkan tim mengembangkan strategi untuk mengurangi risiko sebelum menjadi masalah, sehingga menghemat biaya dan menjaga proyek tetap sesuai rencana.

8. Penahan

Sangat umum bagi anggota tim yang bekerja dalam proyek dengan aktivitas tinggi untuk terkadang kehilangan jejak apa yang mereka lakukan. Hal ini terutama terjadi ketika pasar berevolusi dan prioritas berubah dengan cepat.

Perangkat lunak manajemen proyek bertindak sebagai jangkar bagi tim. Manajer proyek dapat membuat perubahan dan menetapkan prioritas baru yang dapat dilihat oleh tim secara real time.

Anggota tim kemudian dapat membuka alat manajemen proyek mereka dan mengetahui dengan jelas apa yang perlu mereka capai setiap hari, menambatkan diri mereka pada hal-hal yang penting.

9. Berbagi pengetahuan

Dalam dunia kerja modern, keterampilan dan pengetahuan yang dimiliki setiap orang adalah aset terbesar organisasi. Berbagi pengetahuan seperti itu sangat penting untuk kesuksesan proyek.

Alat manajemen proyek yang baik mendokumentasikan pengetahuan ini secara aktif dan pasif. Misalnya, kontrak, perjanjian, dan proses dapat secara aktif dituliskan dalam dokumen. Di sisi lain, obrolan, komentar, dan percakapan mencatat pengetahuan tacit - cara melakukan sesuatu yang tidak didokumentasikan secara eksplisit.

Dengan perangkat lunak manajemen proyek yang efektif, Anda sekarang dapat mendokumentasikan harta karun pengetahuan yang sebelumnya tidak dapat Anda miliki.

10. Pandangan ke depan

Anda mungkin berpikir bahwa perangkat lunak manajemen proyek hanya mencatat pekerjaan yang terjadi, jadi apa hubungannya dengan pandangan ke depan? Ya, ada.

Ketika Anda menggunakan alat bantu manajemen proyek, Anda membuat tolok ukur untuk cara kerja Anda, yang diambil dari periode waktu yang panjang. Sebagai contoh, Anda akan tahu:

  • Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendesain sebuah ebook
  • Berapa hari untuk peninjauan kode
  • Tingkat bug untuk setiap 1000 baris kode
  • Siapa anggota tim yang paling produktif dan paling tidak produktif

Bergantung pada informasi apa yang Anda butuhkan, Anda juga dapat melacak metrik yang penting bagi Anda. Berdasarkan metrik ini, Anda dapat memperkirakan apa yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek berikutnya secara efisien, sehingga Anda dapat memprediksi secara akurat. Dari sini, Anda dapat membuat templat rencana proyek untuk manajer baru.

Untuk mendapatkan manfaat ini, Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek yang tepat. Berikut ini adalah cara memilihnya.

Fitur yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Fitur yang harus Anda miliki dalam perangkat lunak manajemen proyek adalah fitur yang paling penting bagi Anda. Jika Anda memiliki proyek retainer dengan jumlah hasil tertentu setiap minggunya, Anda memerlukan manajemen tugas. Jika Anda mengelola proyek penjualan, Anda memerlukan kemampuan CRM.

Namun, terlepas dari kebutuhan spesifik Anda, ada beberapa fitur yang sangat penting dalam perangkat lunak apa pun perangkat lunak manajemen proyek gratis . Ini dia.

Manajemen tugas granular

Pertama-tama, kemampuan untuk memecah proyek besar dan kompleks menjadi tugas-tugas kecil yang dapat dikelola adalah salah satu fitur perangkat lunak manajemen proyek yang paling penting.

Dengan Tugas ClickUp anda bisa memecah proyek Anda menjadi daftar, tugas, sub-tugas, dan daftar periksa.

Lebih dari sebuah tugas? Tentu saja tidak. Kategorikan mereka sebagai pencapaian, fitur, cacat, atau umpan balik.

Tambahkan deskripsi, tetapkan pengguna, dan tetapkan tenggat waktu untuk setiap tugas atau sub-tugas. Tautkan ketergantungan sehingga Anda bisa mendapatkan notifikasi ketika ada penundaan yang akan mendorong beberapa tugas ke depan. Mengotomatiskan tugas yang berulang seperti tinjauan mingguan atau tanggal pembayaran.

Tampilan tugas ClickUp

ClickUp benar-benar fleksibel perangkat lunak manajemen tugas

Manajemen waktu yang komprehensif

Sebagian besar proyek mengikuti model penagihan waktu dan material, yang berarti waktu adalah uang. Dalam kasus seperti itu, carilah perangkat lunak yang memungkinkan Anda melacak waktu secara akurat. Manajemen waktu ClickUp mencakup beberapa fitur yang bijaksana.

  • Sebelum Anda membuat proposal proyek, perkirakan waktu yang Anda perlukan untuk setiap tugas (dan atur di tampilan tugas)
  • Saat Anda mengerjakan tugas, lacak waktu dengan pengatur waktu mulai dan berhenti atau cukup tambahkan waktu yang dibutuhkan
  • Mengkategorikan waktu yang dapat ditagih
  • Bandingkan estimasi dengan waktu yang dilacak dan optimalkan perencanaan proyek di masa mendatang

Pelacakan waktu proyek ClickUp

pelacakan waktu yang komprehensif dengan ClickUp_

Penetapan tujuan untuk metrik bintang utara Anda

Pengaturan yang jelas tujuan proyek dan target memberi tim tujuan dan arahan dalam tugas sehari-hari mereka. Alat manajemen proyek Anda harus memungkinkan Anda untuk menetapkan target, area tanggung jawab utama (KRA), dan indikator kinerja utama (KPI) untuk tim dan individu. Sasaran ClickUp dirancang agar fleksibel untuk sejumlah kerangka kerja penetapan tujuan. Melacak kemajuan proyek dengan target numerik, moneter, benar/salah, dan tugas. Tim penjualan dapat menetapkan target pendapatan, tim teknik dapat menetapkan target sprint, tim pemasaran dapat menetapkan target perolehan prospek, dan banyak lagi.

target dalam sasaran klik

target yang fleksibel dengan Sasaran ClickUp_

Komunikasi dan kolaborasi kontekstual

Agar tim dapat berkomunikasi secara kontekstual, mereka membutuhkan tempat kerja virtual, yang harus dimiliki oleh perangkat lunak manajemen proyek Anda. Carilah fitur komunikasi dan kolaborasi yang luas.

Fitur komunikasi ClickUp yang komprehensif memungkinkan tim untuk bekerja bersama secara real-time atau asinkron. Beberapa fitur komunikasi yang populer meliputi:

  • Komentar bersarang di bawah tugas
  • Tampilan obrolan untuk semua pesan Anda di satu tempat
  • sebutan @ di wiki, Dokumen, komentar, dan lainnya
  • Menyematkan halaman web, spreadsheet, video, dan artefak ClickUp
  • Pengeditan kaya dengan Perintah /Slash

Tampilan Obrolan ClickUp

tampilan Obrolan ClickUp_ Deteksi kolaborasi ClickUp membantu Anda melihat siapa yang sedang online. Baik saat Anda melihat tugas yang sama atau mengedit Dokumen ClickUp bersama-sama, ClickUp akan menunjukkan kepada Anda dengan siapa Anda bekerja. Papan Tulis ClickUp memungkinkan Anda untuk berkumpul dan memetakan proses/alur kerja, bertukar pikiran, dan bahkan membuat papan moodboard sebelum membuat keputusan desain.

Tandai pengguna atau tetapkan tugas langsung dari Papan Tulis untuk menindaklanjuti ide Anda.

Papan Tulis ClickUp

pemetaan proses dengan ClickUp_

Visibilitas yang dipersonalisasi

Manajer proyek perlu melihat proyek mereka dengan cara mereka sendiri. Anda mungkin menginginkan tampilan daftar untuk melihat setiap tugas yang akan datang, tampilan Kanban untuk tugas berdasarkan status, tampilan kalender untuk penjadwalan, dan tampilan garis waktu untuk memantau tumpang tindih dan ketergantungan.

Saat memilih solusi perangkat lunak manajemen proyek, pastikan Anda memiliki semua tampilan yang Anda butuhkan. Lebih dari 15+ tampilan ClickUp memberdayakan Anda untuk melacak pekerjaan dari sudut mana pun!

ClickUp Peta Pikiran

Memvisualisasikan alur kerja dengan ClickUp Mind Maps

Pelacakan kemajuan yang akurat

Bagaimana Anda mengukur keberhasilan proyek Anda? Pastikan alat yang Anda pilih memiliki semua fitur analisis yang Anda butuhkan untuk melacak kemajuan. Dasbor ClickUp menawarkan wawasan waktu nyata ke dalam metrik pilihan Anda. Sesuaikan dasbor untuk melihat apa yang penting bagi Anda untuk membuat keputusan berdasarkan data untuk mencapai tujuan Anda tujuan manajemen proyek .

Dasbor ClickUp

dapatkan laporan instan dan wawasan penting dengan dasbor ClickUp

Kemampuan kustomisasi

Perangkat lunak Anda harus memungkinkan Anda untuk mengikuti metodologi manajemen proyek Anda sendiri yang unik. ClickUp dirancang untuk menjadi fleksibel.

  • Tampilan ClickUp untuk melihat proyek Anda seperti yang Anda butuhkan
  • Kolom khusus untuk mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan. Misalnya, membuat bidang khusus untuk 'tanggal penerimaan fitur' untuk melacak waktu yang dibutuhkan oleh klien untuk menerima/menyetujui pengiriman
  • Status khusus untuk merancang alur kerja Anda sendiri. Misalnya, tambahkan status untuk 'dijeda', 'ditolak', atau 'daftar keinginan' untuk mengesampingkan tugas-tugas yang tidak penting atau mendesak

Fitur manajemen proyek AI

Dengan kemampuan AI generatif yang meningkatkan kemampuan di berbagai bidang, manajemen proyek tidak boleh ketinggalan. Alat manajemen proyek AI meningkatkan berbagai aspek pekerjaan Anda. ClickUp Brain bertindak sebagai asisten virtual 24/7 Anda, membantu Anda dengan berbagai tugas sehari-hari-merangkum catatan rapat, mengoreksi dokumen, mengajukan pertanyaan tentang proses, dan mendapatkan saran untuk pengoptimalan.

ClickUp Brain

dapatkan jawaban instan dengan ClickUp Brain

Templat manajemen proyek

Proses yang dapat diulang merupakan dasar dari manajemen proyek yang baik, itulah sebabnya alat Anda harus menawarkan templat yang tepat.

ClickUp menyertakan beberapa templat templat manajemen proyek gratis dan templat ikhtisar proyek untuk kasus penggunaan yang berbeda.

The Templat manajemen proyek ClickUp adalah salah satu yang paling populer. Dengan 25 status dan lima tampilan berbeda, serta struktur proyek yang komprehensif, membantu mengelola kebutuhan proyek yang kompleks dengan mudah.

Templat Manajemen Proyek ClickUp

kelola proyek Anda secara efisien dengan templat manajemen proyek ClickUp

Harga

Faktor paling penting yang perlu dipertimbangkan saat memilih alat manajemen proyek adalah keterjangkauan. Pilih paket yang menawarkan nilai maksimum dengan harga terbaik.

ClickUp menawarkan paket gratis dan berbayar yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

  • Paket gratis selamanya: Paket gratis
  • Paket tak terbatas: $7 per pengguna per bulan
  • Paket bisnis: $12 per pengguna per bulan
  • Paket perusahaan: Hubungi ClickUp untuk harga khusus* ClickUp AI: Tambahkan ke paket apa pun dengan biaya $5 per anggota ruang kerja

Lihat Harga ClickUp dengan daftar detail fitur-fitur dari semua paket.

Tingkatkan Kemampuan Manajemen Proyek Anda Dengan ClickUp

Semua orang mengelola proyek mereka dengan satu atau lain cara. Acara-acara besar telah direncanakan dan dilaksanakan hanya dengan buku catatan dan pena. Kecuali, ini sangat tidak efisien dan membuat stres.

Proyek profesional saat ini membutuhkan lebih dari sekadar 'manajemen' Mereka perlu dikelola dengan kejelasan, transparansi, kelincahan, dan efisiensi. Hal ini membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek dengan desain khusus seperti ClickUp.

Dengan fitur-fiturnya yang dapat disesuaikan sepenuhnya, ClickUp bertindak sebagai alat manajemen proyek lengkap untuk tim modern. Coba ClickUp hari ini secara gratis !

Tanya Jawab Tentang Manfaat Perangkat Lunak Manajemen Proyek

1. Apa saja manfaat manajemen proyek perangkat lunak?

Berbagai manfaat dari manajemen proyek adalah:

  • Manajemen tugas yang sangat baik
  • Kualitas pekerjaan yang lebih baik
  • Peningkatan produktivitas
  • Kolaborasi yang lebih baik
  • Manajemen sumber daya yang lebih baik
  • Manajemen risiko yang efektif
  • Peningkatan hubungan & kepuasan pelanggan

2. Apa tujuan umum dari perangkat lunak manajemen proyek?

Perangkat lunak manajemen proyek membantu individu dan tim untuk mengatur, mengelola, dan merampingkan tugas dan komunikasi terkait proyek mereka. Perangkat lunak ini menyediakan alat bantu untuk perencanaan, penjadwalan, alokasi sumber daya, manajemen tugas, manajemen risiko, dan pengambilan keputusan.