Proyek memiliki berbagai macam bentuk dan ukuran, mulai dari renovasi rumah hingga mendesain gudang data perusahaan. Bahkan di dalam sebuah organisasi, tim teknik mungkin memiliki proyek pengembangan perangkat lunak, SDM proyek tamasya tim tahunan, keuangan proyek alokasi anggaran, dll.
Terlepas dari skalanya, setiap proyek memiliki kompleksitasnya sendiri. Manajemen proyek yang efektif adalah satu-satunya cara untuk mengelola kompleksitas, menghilangkan pemborosan, mengoptimalkan sumber daya, dan mencapai tujuan.
Untungnya, hari ini, kami memiliki perangkat lunak yang dapat menangani hal tersebut. Dalam artikel blog ini, kami mengeksplorasi bagaimana Anda dapat mendorong implementasi perangkat lunak manajemen proyek yang sukses di organisasi Anda - mulai dari perencanaan hingga adopsi.
Memahami Implementasi Perangkat Lunak Manajemen Proyek
Untuk memahami apa yang dimaksud dengan implementasi perangkat lunak manajemen proyek, Anda perlu mengetahui jawaban dari beberapa pertanyaan. Mari kita bahas.
Apa itu perangkat lunak manajemen proyek?
Perangkat lunak manajemen proyek adalah alat digital yang dirancang untuk mengelola aktivitas, sumber daya, dan tugas yang terkait dengan sebuah proyek. Manajer proyek yang baik akan memasukkan semua data dan peristiwa seputar proyek ke dalam perangkat lunak dan memberikan visibilitas kepada semua pemangku kepentingan.
perangkat lunak manajemen proyek ClickUp
Apa yang dimaksud dengan implementasi perangkat lunak manajemen proyek?
Implementasi perangkat lunak manajemen proyek adalah proses memilih, menyiapkan, dan menerapkan alat manajemen proyek untuk berbagai pengguna. Kami akan membahas proses langkah demi langkah dari aktivitas ini di postingan blog ini.
Bagaimana implementasi perangkat lunak manajemen proyek berkembang?
Manajemen proyek itu sendiri telah berkembang secara signifikan selama beberapa dekade terakhir.
era Spreadsheet: Alat manajemen proyek awal hanya berupa spreadsheet. Manajer proyek membuat tabel dan bagan yang tak ada habisnya untuk mengelola semua informasi di satu tempat. Hal ini sangat manual dan sulit untuk dikolaborasikan.
era ERP/CRM: Dari spreadsheet, organisasi besar beralih ke perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dan manajemen hubungan pelanggan (CRM), yang memungkinkan mereka untuk mengelola tugas-tugas yang terkait dengan proyek tertentu. Sebagai contoh, CRM dapat menangani alur kerja pemasaran.
Tanpa fokus pada manajemen proyek, alat bantu ini merupakan solusi sementara. Mereka tidak memadai dan tidak efisien. Selain itu, mereka juga merupakan tantangan untuk diimplementasikan atau bahkan digunakan.
Era pengelola tugas sederhana: Seiring dengan berkembangnya model SaaS, banyak alat bantu manajemen tugas yang sederhana menjadi populer. Manajer proyek memasukkan ratusan tugas mereka ke dalam daftar tugas sederhana, membuat pengelolaan proyek dalam skala besar menjadi tidak mungkin.
Era perangkat lunak manajemen proyek yang kuat: Seiring dengan semakin matangnya pasar SaaS, alat bantu manajemen proyek menjadi jauh lebih kuat. Sebuah alat manajemen proyek lengkap seperti ClickUp memberdayakan Anda untuk mengelola semua jenis proyek dengan tepat seperti yang Anda inginkan.
Dengan fleksibilitas, penyesuaian, integrasi, dan otomatisasi, perangkat lunak manajemen proyek yang kuat adalah kekuatan super bagi setiap manajer proyek!
Ini seperti memiliki pusat komando virtual di ujung jari Anda, memungkinkan komunikasi, kolaborasi, dan pelacakan kemajuan yang lancar.
Mengapa semua orang membicarakan perangkat lunak manajemen proyek sekarang?
Pandemi dan meningkatnya model kerja hybrid telah menempatkan perangkat lunak manajemen proyek di pusat produktivitas organisasi. Ketika tenaga kerja terdistribusi menjadi norma, perangkat lunak manajemen proyek menjadi kantor virtual.
Jika itu terdengar seperti omong kosong, kami mendengar Anda. Mari kita lihat secara rinci mengapa Anda perlu mempertimbangkan implementasi perangkat lunak manajemen proyek.
Memahami Kebutuhan akan Implementasi Perangkat Lunak Manajemen Proyek
Bisnis Anda adalah sarang lebah yang ramai dengan aktivitas. Proyek adalah madu dan tim Anda adalah lebah-lebah yang rajin. Tanpa sistem untuk mengatur, memprioritaskan, dan melacak proyek-proyek ini, segala sesuatunya dapat dengan cepat menjadi lengket. Bagus eksekusi proyek dapat menghindari hal tersebut dan menambahkan nilai yang luar biasa. Inilah caranya.
Konsolidasi: Perangkat lunak manajemen proyek mengkonsolidasikan semua informasi, tindakan, dan hasil dari sebuah proyek. Pada titik mana pun, apa pun yang Anda - atau siapa pun - butuhkan dapat ditemukan di sini. Hal ini membuat manajemen proyek menjadi sederhana dan efektif.
Visibilitas: Menerapkan perangkat lunak manajemen proyek memberikan visibilitas ke semua proyek Anda, menyoroti apa yang sudah sesuai rencana dan apa yang perlu ditingkatkan. Dengan transparansi ini, Anda dapat dengan mudah membuat keputusan yang sulit.
Kolaborasi: Di antara tim jarak jauh/hybrid, implementasi perangkat lunak manajemen proyek menjembatani jarak fisik, memungkinkan kolaborasi tanpa batas terlepas dari zona waktu atau lokasi.
Bahkan jika Anda adalah tim yang berlokasi bersama, solusi manajemen proyek memungkinkan kolaborasi dengan mitra, vendor, pelanggan, sponsor, dll., yang membuat setiap pemangku kepentingan utama memiliki pemahaman yang sama.
Dapat Diprediksi: Perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan Anda membandingkan rencana dengan realisasi secara real-time. Anda dapat mengutak-atik rencana Anda yang akan datang berdasarkan kinerja Anda agar lebih akurat.
Otomasi: Perangkat lunak manajemen proyek yang hebat tidak hanya memungkinkan Anda untuk melakukan pekerjaan, tetapi juga membawa beberapa beban. Perangkat lunak ini mengotomatiskan proses yang berulang/terduga, membebaskan waktu tim proyek Anda untuk fokus pada apa yang mereka lakukan dengan sebaik-baiknya.
Siapkan otomatisasi khusus dengan mudah di ClickUp
Peningkatan berkelanjutan: Perangkat lunak manajemen proyek mencatat segala sesuatu tentang sebuah proyek. Tergantung di mana Anda melihatnya, ini adalah harta karun berupa wawasan tentang segala sesuatu yang dapat Anda tingkatkan di masa depan.
Seperti yang Anda lihat, bagian manfaat perangkat lunak manajemen proyek lebih dari sekadar mengatur pekerjaan. Perangkat lunak ini menyuntikkan kecepatan dan ketepatan ke dalam proses bisnis Anda. Ini memungkinkan manajer proyek untuk memaksimalkan hasil dari sumber daya yang ada.
Akan tetapi, kunci untuk memanfaatkan alat manajemen proyek terbaik untuk kesuksesan bisnis ada pada implementasinya. Jika Anda salah mengaturnya, ini bisa menjadi mimpi buruk, menghambat pekerjaan setiap hari.
Di bagian selanjutnya, kami akan membahas bagaimana Anda dapat mengatur perangkat lunak manajemen proyek untuk mempercepat kesuksesan bisnis.
Langkah-langkah Utama untuk Menerapkan Perangkat Lunak Manajemen Proyek
Menerapkan perangkat lunak manajemen proyek akan menjadi fondasi untuk semua aktivitas yang Anda lakukan di dalamnya. Fondasi yang lemah bisa jadi tidak dapat diandalkan dan tidak efisien dan, oleh karena itu, hampir tidak digunakan.
Untuk membangun fondasi yang kuat, Anda memerlukan rencana implementasi perangkat lunak yang sukses. Nah, Anda beruntung! Berikut ini adalah peta jalan dengan contoh-contoh yang menggunakan proyek pengembangan perangkat lunak.
Langkah 1: Melakukan penilaian kebutuhan dan mendefinisikan persyaratan bisnis
Sebelum Anda memulai perjalanan belanja Anda, Anda perlu mencari tahu apa yang Anda inginkan. Jadi, mulailah implementasi perangkat lunak manajemen proyek Anda dengan proses penilaian kebutuhan yang komprehensif.
1. Mengumpulkan persyaratan
Tanyakan kepada tim proyek Anda apa yang mereka butuhkan. Identifikasi setiap pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek organisasi Anda dan mintalah masukan dari mereka. Sebagai contoh:
- Seorang pengembang mungkin membutuhkan fitur untuk menambahkan cerita pengguna, mengelola backlog, memprioritaskan tugas, menyertakan kriteria penerimaan, dll.
- Seorang analis kualitas mungkin membutuhkan deskripsi kasus penggunaan, daftar periksa, kemampuan untuk berkomentar kepada pengembang, dll.
- Manajer proyek mungkin ingin melihat laporan, mendapatkan pemberitahuan tentang tugas yang terlambat, dll., seperti diperangkat lunak manajemen produk Buatlah daftar yang jelas tentang semua yang Anda butuhkan dalam perangkat lunak manajemen proyek.
Formulir ClickUp
untuk mengumpulkan persyaratan dari berbagai pemangku kepentingan
2. Mengidentifikasi tantangan
Tidak semua kebutuhan diartikulasikan oleh anggota tim. Seperti yang dikatakan Ford, ketika ditanya, kebanyakan orang berpikir bahwa mereka membutuhkan kuda yang lebih cepat. Jadi, amati proses manajemen proyek saat ini dan kenali kesenjangannya.
Misalnya, jika Anda mengelola proyek dengan spreadsheet, Anda mungkin sangat kurang memiliki kemampuan untuk melakukan percakapan seputar tugas tertentu dalam konteks. Komunikasi yang terpencar-pencar ini membuat pekerjaan menjadi tidak efektif.
3. Tentukan kesuksesan*
Mengartikulasikan dengan jelas seperti apa keberhasilan implementasi perangkat lunak manajemen proyek. Apakah siklus penerapan yang lebih cepat, sinergi tim yang lebih baik, atau kepuasan pemangku kepentingan yang lebih baik?
Metrik ini akan berguna saat mengevaluasi laba atas investasi dalam perangkat lunak manajemen proyek.
Langkah 2: Pemilihan vendor dan memilih perangkat lunak yang tepat
Jumlah pilihan yang Anda miliki untuk perangkat lunak manajemen proyek adalah 442 (menurut G2)! Jika Anda bertanggung jawab atas pemilihan vendor, pekerjaan Anda sudah selesai. Beberapa fitur yang paling umum dicari saat memilih produk yang tepat adalah sebagai berikut.
Manajemen tugas
Meskipun ini merupakan kebutuhan paling dasar, pastikan adanya hierarki daftar periksa, sub-tugas, tugas, daftar, folder, ruang kerja, dll. Hirarki proyek ClickUp dirancang untuk memungkinkan organisasi yang lebih baik dan kontrol yang lebih besar. Untuk tim perangkat lunak, ClickUp juga memungkinkan penyesuaian untuk tugas-tugas, seperti bug, pencapaian, permintaan perubahan, dll.
hirarki proyek ClickUp_
Dokumentasi
Semua proyek memiliki sumber daya, dokumen, dan wawasan yang perlu diakses oleh anggota tim dari waktu ke waktu. Pilihlah alat yang memungkinkan hal ini dengan mudah. Papan Tulis ClickUp memberi Anda kanvas yang bersih untuk melakukan curah pendapat/merencanakan alur kerja. ClickUp Docs memungkinkan Anda untuk menulis dan berbagi dokumen dengan sekali klik. Dengan ClickUp AI anda dapat meringkas dokumen yang panjang secara otomatis untuk akses yang lebih mudah.
Papan Tulis ClickUp untuk visualisasi yang efektif
ClickUp templat manajemen proyek juga memberi Anda batu loncatan untuk memulai!
Keterlihatan
Tidak semua proyek masuk akal dengan cara yang sama. Manajer proyek membutuhkan pandangan yang berbeda untuk membuat keputusan yang berbeda.
ClickUp menawarkan 15+ tampilan untuk melihat informasi sesuai keinginan Anda:
- Tampilan kalender membantu dalam penjadwalan, menyeret dan melepaskan tugas untuk efisiensi yang lebih baik
- Tampilan garis waktu memetakan ketergantungan, sehingga Anda bisa membuat rencana kontingensi
- Tampilan beban kerja menunjukkan ketersediaan dan produktivitas tim untuk alokasi sumber daya yang lebih baik
- Tampilan obrolan memungkinkan kolaborasi waktu nyata
tampilan Timeline ClickUp untuk mengelola proyek yang kompleks_
ClickUp menyertakan alat bantu manajemen proyek yang gesit untuk tim perangkat lunak, seperti papan scrum, bagan burnup/burndown, dll.
Integrasi
Alat manajemen proyek yang baik harus dapat berbicara dengan tumpukan teknologi Anda saat ini dan di masa depan. Untuk tim perangkat lunak, ini mungkin GitHub untuk menghubungkan komit, pull request, dan masalah.
Untuk tim konten, ini bisa berupa menghubungkan ke Google Docs untuk akses mudah ke semua aset. Dan, tentu saja, semua orang menyukai integrasi Slack.
ClickUp terintegrasi dengan mulus dengan lebih dari 1.000 alat, termasuk Vimeo, Zoom, dan Tableau.
Setelah Anda menemukan alat/perangkat lunak manajemen proyek yang sesuai dengan kebutuhan Anda, saatnya untuk mengimplementasikan dan meluncurkannya untuk pengguna Anda.
Langkah 3: Peluncuran proyek dan penerapan ERP
Fase ini sangat penting, menandai transisi dari perencanaan ke tindakan, di mana visi strategis mulai mengambil bentuk nyata.
- **Dapatkan persetujuan dari para pemangku kepentingan: Membuat pimpinan organisasi dan sponsor memiliki pemahaman yang sama tentang visi dan tujuan
- Penyiapan ERP: Konfigurasikan sistem ERP untuk memastikan sistem tersebut siap untuk mendukung siklus implementasi Anda dan mengintegrasikan alat bantu lain yang sesuai
- Persiapkan tim untuk bergabung: Membentuk tim implementasi proyek dengan manajer proyek, supervisor, petugas penghubung, dll.
- Luncurkan proyek: Berkomunikasi dengan semua orang yang terlibat, buat calon pengguna bersemangat dengan apa yang akan terjadi
Langkah 4: Mengembangkan jadwal implementasi dan menetapkan tujuan
Saat mengadopsi perangkat lunak vendor, ini adalah proyek untuk mengelola implementasi perangkat lunak manajemen proyek (ya, sedikit meta di sana!).
Jadi, metodologi manajemen proyek perlu diikuti:
- Memecah implementasi perangkat lunak manajemen proyek menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola
- Merencanakan jadwal yang jelas untuk setiap tugas / pencapaian
- Menetapkan tujuan yang jelas untuk implementasi, seperti standar keamanan, protokol transfer data, orientasi pengguna, dll.
Rencana implementasi perangkat lunak manajemen proyek adalah peta jalan Anda, yang mendahului setiap belokan dan pos pemeriksaan. Jika Anda baru mengenal perencanaan implementasi, kami siap membantu Anda.
Klik templat rencana implementasi
Templat Rencana Implementasi Proyek ClickUp adalah cetak biru proyek Anda untuk menguraikan ruang lingkup, fase, aktivitas utama, dan tanggung jawab proyek.
Unduh Template
Templat Rencana Implementasi Lanjutan ClickUp menawarkan kerangka kerja komprehensif untuk proyek pengembangan perangkat lunak yang melibatkan banyak tim atau departemen.
Templat Manajemen Implementasi ClickUp adalah dasbor proyek Anda, menawarkan tampilan tingkat tinggi tentang kemajuan, tugas, dan pencapaian.
Ini mirip dengan menggunakan dasbor kontrol versi untuk memantau kemajuan pengembangan, status cabang, dan permintaan penggabungan, memastikan proyek berjalan dengan lancar dan tetap selaras dengan tujuannya.
Langkah 5: Merencanakan pelatihan dan dukungan
Bagi organisasi yang menerapkan perangkat lunak baru, adopsi produk adalah salah satu tantangan terbesar. Jika perangkat lunak tersebut ingin memenuhi visinya dan mencapai tujuannya, semua orang harus menerimanya dan menggunakannya setiap hari. Hal ini membutuhkan sedikit dorongan.
- Buat program pelatihan untuk mengenalkan pengguna pada produk
- Mengidentifikasi pengguna awal yang dapat menjadi juara di antara tim mereka
- Kumpulkan umpan balik dari pengguna awal dan sesuaikan dengan kebutuhan
- Membuattemplat rencana proyek* Menyiapkan mekanisme untuk dukungan yang berkelanjutan
Langkah 6: Menguji konfigurasi perangkat lunak, pengujian penerimaan, dan jaminan kualitas
Sebelum Anda menutup implementasi perangkat lunak manajemen proyek, ada tiga langkah terakhir.
Pengujian konfigurasi perangkat lunak: Memastikan bahwa perangkat lunak manajemen proyek diimplementasikan sesuai spesifikasi Anda. Ini termasuk:
- Branding, warna, dan logo khusus apa pun
- Profil pengguna dan kontrol akses
- Otorisasi dan autentikasi
Pengujian penerimaan pengguna: Pastikan pengguna Anda telah menguji semua fitur yang mereka butuhkan. Dorong mereka untuk memikirkan berbagai skenario di mana mereka akan menggunakan produk dan menguji alur kerja tersebut.
Jaminan kualitas: Ini adalah urusan tim TI Anda. Lakukan pengujian menyeluruh untuk keamanan, kerentanan, integrasi, kepatuhan, dll. Jika Anda telah menggunakan template pengembangan perangkat lunak anda akan memiliki daftar periksa tentang segala sesuatu yang harus diperiksa pada tahap ini.
Bagaimanapun Anda mengimplementasikan perangkat lunak manajemen proyek Anda, Anda mungkin akan menghadapi tantangan. Mari kita lihat bagaimana Anda bisa mengatasinya.
Mengatasi Tantangan dan Risiko Implementasi
Mengadopsi perangkat lunak baru menghadirkan sejumlah tantangan teknis, logistik, dan budaya. Berikut cara yang bisa Anda lakukan untuk menghindarinya tantangan manajemen proyek atau mengatasinya ketika masalah tersebut muncul.
Menerapkan strategi manajemen perubahan
Organisasi Anda akan resisten terhadap perubahan. Hal ini normal dan sudah diperkirakan. Untuk mengatasi tantangan ini, mulailah sejak dini.
Saat Anda mengimplementasikan perangkat lunak baru, jalankan juga strategi manajemen perubahan.
- Berkomunikasi secara teratur dan jelas dengan semua pemangku kepentingan
- Jadwalkan townhall/pertemuan untuk menghilangkan ketakutan dan menjawab pertanyaan
- Diskusikan transisi ke sistem baru
- Yakinkan tim Anda dengan rencana untuk menangani gangguan
tampilan Obrolan ClickUp untuk komunikasi waktu nyata dalam konteks_
Libatkan pemangku kepentingan sejak dini
Tidak ada yang menyukai proses baru yang dipaksakan kepada mereka dari atas. Jadi, libatkan mereka sejak dini dan libatkan mereka dalam proses pengambilan keputusan.
Libatkan pemangku kepentingan utama - seperti manajer proyek, pemimpin tim, TI, dan pengguna akhir - dari tahap awal pemilihan dan perencanaan implementasi perangkat lunak. Pahami kebutuhan, kekhawatiran, dan harapan mereka, untuk memastikan solusi yang diberikan memenuhi persyaratan.
Mulai dari yang kecil dan skala lambat
Jika Anda mengubah seluruh sistem manajemen proyek dalam semalam, tim Anda akan merasa kewalahan. Untuk menghindarinya, lakukan secara bertahap.
Implementasi perangkat lunak secara bertahap memungkinkan Anda menguji perangkat lunak dengan kelompok yang lebih kecil, mengatasi masalah, dan meluncurkannya ke seluruh perusahaan ketika Anda benar-benar yakin.
Sediakan pelatihan
Perangkat lunak saat ini bersifat intuitif dan tidak memerlukan pelatihan komprehensif untuk menggunakannya. Namun, ketika menemukan produk sendiri, pengguna Anda mungkin kehilangan fitur-fitur canggih yang tidak mereka temukan.
Pastikan tim proyek Anda menggunakan perangkat lunak secara maksimal dengan menawarkan sesi pelatihan. Sediakan tutorial online, FAQ, dan dokumentasi pengguna. Anda juga bisa melakukan ini secara informal dengan menyelenggarakan sesi berbagi pengetahuan.
Memantau dan mengoptimalkan
Proses implementasi perangkat lunak yang baik terus berlangsung. Pantau bagaimana pengguna menggunakan produk selama proses siklus hidup manajemen proyek . Pelajari fitur yang paling populer dan paling tidak populer. Kumpulkan umpan balik tentang apa yang kurang dari produk.
dasbor ClickUp untuk memantau metrik yang penting bagi Anda_
Kembalikan semua ini ke vendor dan optimalkan produk secara teratur.
Sederhanakan Manajemen Proyek dengan ClickUp
Baik itu #proyek kehidupan atau proyek yang berhubungan dengan pekerjaan, pengelolaannya membutuhkan alat bantu. Perangkat lunak manajemen proyek ClickUp yang komprehensif dirancang untuk menjadi alat bantu yang fleksibel, dapat disesuaikan, dan kuat.
Dengan fitur-fitur untuk kreativitas, kolaborasi, organisasi, percakapan, pelaporan, dan banyak lagi, ClickUp perangkat lunak manajemen proyek gratis memberdayakan tim untuk bekerja bersama secara efektif. ClickUp menonjol sebagai alat yang mencakup semuanya yang tidak hanya memfasilitasi implementasi perangkat lunak tetapi juga memperkaya manajemen tenaga kerja yang terdistribusi.
Baik Anda adalah tim pengembangan perangkat lunak atau bisnis yang menggabungkan solusi manajemen proyek ke dalam organisasi Anda, ClickUp dibuat untuk Anda.
Jangan percaya begitu saja pada kata-kata kami. Coba ClickUp secara gratis hari ini !
Pertanyaan Umum Tentang Implementasi Perangkat Lunak Manajemen Proyek
1. Apa itu manajemen proyek implementasi perangkat lunak?
Manajemen proyek implementasi perangkat lunak adalah proses terstruktur untuk merencanakan, mengatur, dan mengawasi penyebaran sistem perangkat lunak dalam suatu organisasi.
Urutan kata ini - manajemen proyek implementasi perangkat lunak - mengacu pada pengelolaan proyek perangkat lunak apa pun.
Ini sedikit berbeda dengan topik posting blog ini - implementasi perangkat lunak manajemen proyek - yang mengacu pada penerapan perangkat lunak manajemen proyek.
2. Bagaimana Anda mengimplementasikan perangkat lunak manajemen proyek baru?
Menerapkan perangkat lunak manajemen proyek baru adalah proses 6 langkah yang terdiri dari:
- Melakukan penilaian kebutuhan dan menentukan persyaratan bisnis
- Pemilihan vendor dan memilih perangkat lunak yang tepat
- Peluncuran proyek dan penerapan ERP
- Mengembangkan jadwal implementasi dan menetapkan tujuan
- Merencanakan pelatihan dan dukungan
- Menguji konfigurasi perangkat lunak, pengujian penerimaan, dan jaminan kualitas
3. Apa yang dimaksud dengan implementasi sistem dalam manajemen proyek?
Dalam manajemen proyek, implementasi sistem mengacu pada pemilihan dan adopsi sistem perangkat lunak baru. Seringkali, organisasi memilih istilah implementasi sistem karena mereka juga mengubah / mengoptimalkan proses dan alur kerja mereka.