Untuk memastikan proses pengadaan organisasi Anda berjalan lancar seperti mesin yang terawat dengan baik, Anda dan tim Anda harus memantau proses dan selalu mengawasi segala hal. Namun, bahkan operasi yang terorganisir dengan baik pun dapat menghadapi masalah dengan dokumen penting seperti Goods Received Note (GRN).
GRN adalah dokumen dua arah sederhana antara Anda dan pemasok yang memverifikasi barang yang telah dikirim dan sangat penting untuk memastikan proses pengadaan berjalan lancar.
Banyak perusahaan menggunakan perangkat lunak manajemen pengadaan atau perangkat lunak logistik untuk menangani aktivitas, termasuk pemrosesan Goods Received Note. Namun, karena kompleksitas data ini, prosesnya dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.
Oleh karena itu, memahami GRN dan pentingnya memastikan kelancaran operasional bisnis. Dalam blog ini, kami akan membahas segala hal yang perlu Anda ketahui tentang GRN.
Apa itu Goods Received Note (GRN)?
Surat Penerimaan Barang (GRN), yang kadang-kadang disebut sebagai surat penerimaan barang, adalah dokumen dua arah yang memverifikasi bahwa:
- Seorang pemasok telah mengirimkan barang ke organisasi Anda (yang meliputi pesanan pembelian, catatan permintaan pasokan, atau faktur pemasok)
- Organisasi Anda telah menerima barang-barang tersebut (di mana departemen pengadaan dapat mengeluarkan Goods Received Note setelah pemeriksaan kualitas dan mengonfirmasi tanggal pengiriman barang yang diterima)
Bayangkan ini sebagai perjanjian lisan yang dituliskan di atas kertas (atau, lebih mungkin, catatan digital saat ini). Dokumen ini menandakan bahwa kedua belah pihak telah memenuhi kewajiban mereka yang tercantum dalam pesanan pembelian. Selain menjadi bagian penting dari proses pengadaan, GRN juga merupakan dokumen penting bagi departemen keuangan dan memainkan peran kritis dalam proses pembayaran utang.
Memiliki dokumen GRN yang tepat membantu meningkatkan pengelolaan pesanan dan proses pengiriman secara keseluruhan, serta memberikan beberapa manfaat, seperti:
- Memastikan dengan benar verifikasi barang yang diterima dan mengonfirmasi bahwa pemasok telah mengirimkan barang yang tepat sesuai pesanan. Penerima dapat segera menandai ketidaksesuaian dalam jumlah atau kualitas, mencegah sengketa yang mungkin timbul di kemudian hari
- Berfungsi sebagai dokumen komunikasi yang tepat, karena GRN menjelaskan apa yang telah diterima. Hal ini melindungi Anda jika terjadi masalah di kemudian hari dan berfungsi sebagai bukti kualitas dan kuantitas yang disepakati, mencegah perselisihan tentang barang yang dikirim
- Memainkan peran vital dalam proses pencocokan tiga pihak yang digunakan untuk memastikan pembayaran faktur yang akurat. Dengan membandingkan GRN dengan catatan permintaan pasokan atau pesanan pembelian dan faktur pemasok, Anda dapat memverifikasi bahwa semua informasi sesuai sebelum melakukan pembayaran. Hal ini juga membantu mencegah penipuan penagihan
- Berfungsi sebagai catatan barang yang telah diterima, memungkinkan Anda memperbarui tingkat persediaan dengan akurat. Hal ini memastikan Anda memiliki gambaran yang jelas tentang persediaan saat ini dan dapat mengambil keputusan yang tepat tentang pembelian di masa depan. Selain itu, hal ini juga membantu departemen akuntansi memverifikasi saldo persediaan
Pentingnya Surat Penerimaan Barang
Bayangkan memesan kursi kantor baru yang nyaman dengan dukungan punggung yang baik dan bisa berputar! Anda sangat antusias untuk akhirnya mengganti kursi tua yang berderit. Saat pengiriman tiba, Anda membukanya dengan antusias dan menyadari bahwa ada bagian yang hilang.
Sekarang, jika Anda memiliki kriteria kualitas yang jelas dan memastikan bahwa pengiriman hanya diterima setelah kualitas diverifikasi, Anda tidak akan menghadapi situasi stres ini, bukan? Hal ini mungkin terlihat sepele bagi organisasi kecil dengan jumlah pembelian terbatas, tetapi bagaimana dengan organisasi besar? Mereka secara terus-menerus membeli barang-barang kompleks dalam jumlah besar dan membutuhkan proses untuk menghindari masalah dan hambatan dalam pengadaan.
Dengan Goods Received Notes, Anda dapat menyederhanakan pembukuan persediaan dan proses pembayaran. Pembeli membuat pesanan pembelian (PO) untuk setiap pesanan yang diajukan, yang mencantumkan barang-barang yang diharapkan dalam pengiriman. Dalam contoh kami, karena kursi dikirim dengan semua bagiannya dan dirakit di kantor, PO harus mencantumkan semua bagian yang diperlukan untuk fungsi kursi yang optimal.
Saat barang diterima, departemen penerimaan memverifikasi pesanan dengan GRN dan memeriksa dengan cermat jumlah, kualitas, dan tanggal kadaluwarsa setiap barang.
Jika semua sesuai dengan PO dan barang yang diterima dalam kondisi baik, penerima menandatangani Goods Receipt Note. Hal ini mengonfirmasi bahwa perusahaan pengiriman telah memenuhi kewajibannya dan organisasi Anda telah menerima pesanan.
Pada dasarnya, GRN adalah komponen penting dalam seluruh proses pengadaan, melindungi bisnis Anda dengan:
- Memastikan keakuratan pesanan
- Mencegah sengketa
- Memudahkan proses penagihan yang lancar
- Menjaga catatan inventaris yang akurat
Informasi Penting yang Diperlukan dalam GRN
Sekarang setelah kita memahami betapa pentingnya Goods Received Note bagi proses logistik dan pengadaan Anda, mari kita pahami format Goods Received Note yang benar. Sebuah GRN standar meliputi hal-hal berikut:
1. Header
- Nama Perusahaan: Mengidentifikasi organisasi penerima
- Nomor GRN: Identifier unik untuk dokumen Goods Received Note yang spesifik
- Tanggal: Mencatat tanggal penerimaan barang
2. Informasi pemasok
- Nama pemasok: Mengidentifikasi perusahaan yang mengirimkan barang
- Detail kontak pemasok: Dapat mencakup nomor telepon, alamat email, dll., untuk referensi
- Nomor referensi pemasok: Jika berlaku, sertakan nomor referensi yang diberikan oleh pemasok
3. Rincian pengiriman
- Nomor pesanan pembelian: Merujuk pada pesanan pembelian spesifik yang terkait dengan barang yang dikirim
- Tanggal dan waktu pengiriman: Mencatat waktu kedatangan barang secara tepat
- Metode pengiriman: Menentukan cara pengiriman barang (misalnya, truk, kurir)
- Alamat pengiriman: Menentukan alamat tempat barang harus dikirimkan
- Catatan Pengiriman: Mencatat informasi tambahan yang disampaikan oleh pemasok terkait pengiriman
4. Daftar rinci barang
- Deskripsi produk: Secara jelas mengidentifikasi barang-barang yang diterima secara spesifik
- Jumlah: Mencatat jumlah unit yang diterima untuk setiap item
- Satuan ukuran: Menentukan satuan yang digunakan untuk mengukur jumlah (misalnya, kotak, meter)
- Kode produk/SKU: Jika berlaku, termasuk kode identifikasi produk yang digunakan oleh organisasi Anda atau pemasok
5. Tanda tangan
- Tanda tangan penerima: Menandakan bahwa perwakilan yang ditunjuk dari organisasi Anda telah menerima dan memeriksa barang
- Tanda tangan pemasok (opsional): Dalam beberapa kasus, perwakilan pemasok juga dapat menandatangani GRN untuk mengonfirmasi pengiriman
GRN memastikan semua pihak yang terlibat memiliki catatan transparan tentang barang yang diterima dengan mencatat informasi penting ini dalam format yang jelas dan terorganisir. Hal ini membantu memperlancar komunikasi, mencegah kesalahan, dan memudahkan pengelolaan inventaris serta proses pengadaan.
Dengan menggunakan templat rencana proyek ClickUp untuk mengoptimalkan proses rantai pasokan, Anda dapat memastikan operasional yang lancar dan meningkatkan akuntabilitas dalam proses rantai pasokan Anda. Templat ini mencakup status kustom, bidang, dan tampilan untuk membantu Anda membuat dokumentasi standar untuk melacak inventaris, mengelola GRN, dan berkoordinasi secara efektif dengan semua pemangku kepentingan.
Masalah yang Terkait dengan Pengolahan GRN
Perusahaan sering menggunakan alat evaluasi dan templat perjanjian bisnis untuk mengelola alur kerja pengadaan. Namun, Anda masih dapat menghadapi beberapa masalah umum, seperti:
- Peningkatan waktu penyelesaian pengiriman dan keterlambatan dalam menerbitkan GRN: Pengolahan GRN melibatkan pengisian informasi secara manual dari pesanan pembelian dan bukti pengiriman. Hal ini dapat memakan waktu, terutama untuk pengiriman besar dengan banyak barang. Pengisian manual juga menghambat seluruh proses pengadaan, karena langkah-langkah selanjutnya seperti pengolahan faktur dan otorisasi pembayaran seringkali bergantung pada GRN yang telah selesai tanpa formulir yang sudah diisi sebelumnya atau dokumen siap pakai
- Kesalahan input data: Tiga salinan GRN diterbitkan untuk setiap pembelian oleh departemen pemesanan, tim pengadaan, dan pemasok. Jika input data dilakukan secara manual, dapat terjadi kesalahan ketik dan ketidaksesuaian, yang menyebabkan ketidaksesuaian antara pesanan pembelian, faktur, dan catatan inventaris. Misalnya, kesalahan ketik dalam jumlah barang yang diterima pada salah satu salinan GRN akan menyebabkan ketidaksesuaian dengan pesanan pembelian, menimbulkan kebingungan dan membutuhkan waktu tambahan untuk menyelesaikan perbedaan
- Kesulitan melacak status GRN dan penundaan penagihan: GRN berbasis kertas atau yang disimpan dalam sistem terpisah sulit diakses, sehingga menyulitkan pelacakan dan identifikasi penundaan penagihan. Terkadang organisasi pengadaan menyimpan GRN dalam sistem terpisah dari perangkat lunak pesanan pembelian dan manajemen inventaris. Hal ini dapat menyulitkan pelacakan progres dan memastikan semua informasi selaras
- Kesalahan dalam validasi atau verifikasi barang yang diterima: Verifikasi manual barang yang diterima sering memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia, terutama untuk pesanan kompleks dengan banyak item. Selain itu, hal ini meningkatkan risiko penipuan. Tanpa jejak audit yang jelas, tim dapat kesulitan mendeteksi ketidaksesuaian atau menentukan apakah barang yang diterima benar-benar sesuai dengan yang dipesan
- Penundaan penyelesaian tagihan: Jika Goods Received Note (GRN) mengandung informasi yang tidak lengkap atau tidak akurat, dokumen tersebut pasti akan tertahan dalam proses persetujuan. Hal ini dapat merusak hubungan dengan pemasok dan juga menyebabkan tagihan pemasok menumpuk bunga. Selain itu, dalam banyak kasus, beberapa departemen terlibat dalam alur kerja dan memerlukan persetujuan dari beberapa pihak untuk memproses pembayaran. Hal ini dapat membuat proses pengadaan secara keseluruhan menjadi lebih memakan waktu
Template Manajemen Inventaris ClickUp dapat membantu memastikan persediaan Anda selalu terisi dan diisi ulang dengan bahan yang tepat. Template siap pakai dan dapat disesuaikan ini dilengkapi dengan bidang yang sudah didesain sebelumnya, memungkinkan Anda melacak, mengorganisir, dan memperbarui semua data inventaris di satu tempat. Hal ini akan memastikan Anda tidak perlu khawatir tentang mengelola tingkat persediaan atau barang tertentu, menjadikannya ideal untuk bisnis dengan inventaris besar atau kompleks.
Optimasi Proses GRN dengan ClickUp
Mengingat kecepatan proses pengadaan di organisasi mana pun, metode tradisional dalam mengelola GRN dan proses lainnya dapat menjadi rumit dan tidak efektif. ClickUp, platform produktivitas dan manajemen proyek all-in-one, dapat menjadi senjata rahasia Anda untuk mengoptimalkan manajemen inventaris dan operasional bisnis end-to-end.
Berbeda dengan perangkat lunak manajemen penawaran atau alat penagihan yang bekerja secara terpisah, ClickUp Docs membantu mengelola dokumen untuk berbagai departemen. Ini seperti memiliki alat pengolah kata di dalam perangkat lunak manajemen operasional Anda. Fitur ini memungkinkan Anda membuat dokumen yang komprehensif sesuai format yang dibutuhkan dan bahkan berkolaborasi dengan orang lain secara real-time sehingga semua pihak berada di halaman yang sama.
Berbeda dengan beberapa alat dokumentasi lainnya, Docs dapat dibagikan dan diedit secara real-time oleh beberapa kontributor; Anda juga dapat menyisipkan gambar dan tautan di dalamnya serta menghubungkannya dengan tugas.
Dengan demikian, Anda dapat mengoptimalkan tidak hanya proses pengiriman dan pengadaan, tetapi juga operasional keuangan, manajemen data gudang, dan proses kontrol kualitas.
Untuk mengelola proses pengadaan dari awal hingga akhir, Anda dapat menggunakan Template Pengadaan ClickUp. Anda dan tim Anda dapat dengan mudah menggunakan template ini di ruang kerja Anda dan mengoptimalkan proses pengadaan dan rantai pasokan. Dengan demikian, Anda dapat melacak, mengelola, dan memantau semua aktivitas pengadaan tanpa perlu menggunakan alat manajemen database atau visualisasi yang rumit.
Dengan semua informasi terpusat di ClickUp, Anda tidak perlu lagi menggunakan berbagai alat dan platform. Selain itu, Anda dapat mengoptimalkan semua proses operasional dan pengadaan dengan manfaat berikut:
- Menghilangkan entri data manual atau GRN kertas dengan alur kerja otomatis dan templat yang disederhanakan untuk alur kerja pengadaan yang efisien
- Tugaskan tugas dan tanggung jawab untuk setiap tahap proses pengiriman menggunakan ClickUp Tasks, dengan kolom seperti 'menunggu konfirmasi pengiriman' atau 'pengiriman diterima'. Hal ini memastikan semua pihak yang terlibat sepakat dan memberikan visibilitas real-time terhadap progres pengiriman.
- Tetapkan ketergantungan yang jelas antara tugas, seperti menunggu konfirmasi pengiriman, menggunakan tampilan Gantt Chart di ClickUp. Hal ini memastikan tugas diselesaikan dalam urutan yang benar, sehingga proses GRN tetap berjalan lancar
- Manfaatkan otomatisasi ClickUp untuk mengatur notifikasi otomatis untuk tonggak penting dalam proses pengiriman. Misalnya, notifikasi instan dapat memberitahu Anda saat pengiriman dikonfirmasi atau saat barang tiba di gudang Anda. Hal ini menghilangkan kebutuhan untuk pelacakan manual dan memastikan pembaruan tepat waktu bagi pemangku kepentingan
- Pantau proses manajemen inventaris end-to-end, termasuk penempatan stok, restocking, konfirmasi pemasok, biaya, status pesanan, dll., dengan dasbor ClickUp yang dapat disesuaikan untuk memberikan wawasan penting tentang kemajuan dan hambatan
- Sederhanakan proses pengadaan dengan ClickUp Brain, solusi berbasis AI canggih yang menghubungkan tugas, proyek, dokumen, wiki, dan lainnya. Ini memungkinkan Anda dengan mudah mengumpulkan, merangkum, dan menganalisis dokumen dan informasi relevan, sehingga Anda dapat melihat gambaran besarnya.
- Gunakan formulir dalam dokumentasi Anda untuk mendapatkan informasi spesifik untuk proses pengadaan dan dengan mudah mengumpulkan data dari tim Anda atau pihak ketiga
- Integrasikan proses pengadaan Anda dengan lebih dari 1000+ alat dan platform. Hal ini membantu Anda melacak dan mengotomatisasi proses secara efektif di seluruh ekosistem teknologi Anda
Dengan ClickUp, Anda dapat mengubah penanganan GRN dari tugas yang rumit menjadi proses yang terorganisir dan efisien. Dengan dokumen kritis ini dikelola dengan baik, Anda dapat mengurangi upaya manual dan kesalahan pencatatan, menjaga tingkat persediaan dan kriteria kualitas, memastikan komunikasi yang tepat waktu antara departemen terkait, dan menyelesaikan masalah lebih cepat.
Semua ini sangat membantu dalam mencapai tujuan bisnis secara lebih efisien.
Ingin mengotomatisasi dan menyederhanakan seluruh operasi bisnis Anda? Daftar di ClickUp secara gratis hari ini dan rasakan perbedaannya dengan proses pengadaan yang lebih efisien.