Tim Ferriss terkenal menganjurkan 4 jam kerja dalam seminggu, dan menyarankan bahwa efisiensi, bukan waktu, adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas . Filosofi ini menggarisbawahi aspek penting dalam manajemen tempat kerja: keseimbangan antara beban kerja dan kesejahteraan karyawan.
Jika Anda percaya bahwa karyawan adalah aset terbesar Anda, Anda mungkin sudah mencari cara agar mereka dapat mencapai keseimbangan tersebut. Mungkin itu juga alasan Anda berada di sini.
Jadi, kami telah memberikan bantuan. Dalam artikel ini, kami akan membahas konsep beban kerja karyawan, dampak dari beban kerja yang berlebihan bagi seluruh tim Anda, dan strategi praktis untuk menjaga keseimbangan yang sehat.
Apa itu Beban Kerja Karyawan Berlebih?
Beban kerja karyawan yang berlebihan terjadi ketika volume dan kompleksitas tugas yang diberikan kepada karyawan melebihi kapasitas mereka untuk mengelolanya secara efektif dalam waktu dan sumber daya yang tersedia.
Sebagai contoh, bayangkan seorang pengembang yang sudah bekerja dengan kapasitas penuh, berpacu dengan waktu untuk membangun sebuah produk dalam waktu singkat. Jika Anda menambahkan fitur lain untuk dikembangkan oleh mereka tanpa penyesuaian terhadap beban kerja atau tenggat waktu yang sudah ada, Anda menciptakan beban kerja yang berlebihan bagi karyawan.
Hal ini dapat memiliki konsekuensi yang mengerikan. Mari kita pahami bagaimana caranya.
Memahami Dampak dari Beban Kerja yang Berlebihan
Beban kerja yang berlebihan, pada dasarnya, tidak diinginkan, menempatkan tekanan yang tidak semestinya pada karyawan, yang mengarah ke berbagai masalah kesehatan kerja. Ini adalah predator yang diam-diam di tempat kerja, yang sering kali tidak disadari hingga kerusakannya terjadi. Beberapa dampak terbesar dari kelebihan beban kerja terhadap kesehatan fisik dan mental karyawan adalah sebagai berikut.
Kesehatan yang memburuk: Seperti mesin yang bekerja terlalu lama tanpa istirahat atau perawatan, tubuh manusia mulai rusak karena tekanan yang terus menerus. Kerusakan ini menyebabkan penurunan energi yang nyata, kelelahan kronis, sakit kepala, dll. Studi menunjukkan bahwa karyawan yang stres 40% lebih mungkin terkena penyakit jantung.
Stres dan masalah kesehatan mental: Stres adalah penyebab dan konsekuensi dari terlalu banyak pekerjaan. Lebih dari 41% karyawan menyebutkan bahwa beban kerja yang berlebihan merupakan penyebab utama stres di tempat kerja, yang pada gilirannya menyebabkan melambatnya produktivitas dan memperparah masalah.
Kelelahan: Organisasi Kesehatan Dunia mendefinisikan burnout sebagai "sindrom yang dikonseptualisasikan sebagai akibat dari stres kronis di tempat kerja yang belum berhasil dikelola." Hal ini kemudian mengarah pada penipisan energi, perasaan negativisme/sinisme atau berkurangnya kemanjuran profesional, yang berubah menjadi lingkaran setan kelelahan yang berkepanjangan. Kondisi seperti ini akan mempengaruhi kehidupan pribadi karyawan juga.
Kebiasaan kerja yang beracun: Karyawan menerima beban kerja yang penuh tekanan sebagai standar. Manajer menekan anggota tim mereka untuk menyerap stres dan bekerja lebih banyak. Hal ini melanggengkan kebiasaan buruk seperti bekerja lembur, menelepon di jam-jam yang tidak biasa, makan tidak teratur, dll.
Kebencian karyawan: Beban kerja yang berlebihan menghilangkan kegembiraan dalam bekerja dan berdampak pada kepuasan karyawan. Hal ini membuat karyawan merasa tidak punya pilihan, sehingga membunuh produktivitas dan inovasi.
Secara keseluruhan, sama sekali tidak ada yang merasa senang karena kelebihan beban kerja, setidaknya tidak dalam jangka panjang. Jika Anda tidak yakin apakah tim Anda merasa terlalu banyak bekerja, berikut beberapa gejala yang bisa Anda perhatikan.
Mengenali Gejala Kelebihan Beban Kerja
Untuk menghindari sesuatu, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi dan menamainya. Mengenali gejala-gejala kelebihan beban kerja sangat penting untuk menjaga tempat kerja yang sehat dan produktif. Hal ini bisa terjadi tanpa disadari, namun tanda-tandanya akan terlihat jelas begitu Anda tahu apa yang harus dicari.
Mengurangi produktivitas: Karyawan yang tadinya melakukan banyak pekerjaan sekarang melakukan lebih sedikit. Sangat mudah untuk mengaitkan hal ini dengan masalah pribadi, namun, bisa jadi ini karena mereka sudah terlalu banyak bekerja dan mengalami kelumpuhan beban kerja atau kelelahan.
Tergantung pada sifat penurunannya, peretasan produktivitas mungkin bisa membantu. Jika tingkat pengiriman seseorang menurun secara konsisten, kalibrasi ulang standar produktivitas Anda untuk mengenali kelebihan beban kerja.
Kualitas pekerjaan menurun: Penulis membuat terlalu banyak kesalahan tata bahasa? Pengembang mengkodekan perangkat lunak yang sarat dengan bug? Pengacara melewatkan klausul-klausul penting dalam kontrak? Karyawan yang bergelut dengan terlalu banyak tugas mungkin akan terburu-buru dalam mengerjakan tugas, yang menyebabkan kesalahan dan penurunan standar hasil kerja mereka.
Motivasi menurun: Jika seorang desainer grafis yang dulunya penuh semangat dan penuh dengan ide-ide kreatif sekarang mendesain artefak yang berulang-ulang/menjemukan, mereka mungkin kelebihan beban kerja. Kelebihan beban tidak hanya berarti mereka memiliki terlalu banyak hal yang harus dilakukan. Bisa juga karena terlalu banyak melakukan hal yang sama.
Dalam hal ini, bumbui mereka dengan mengacak sedikit tugas mereka.
**Cuti sakit: Jika anggota tim Anda terlalu sering mengalami masalah dengan kesehatan fisik mereka, misalnya sakit kepala atau sakit punggung, atau masalah kesehatan mental seperti kecemasan dan depresi, mungkin itu adalah efek dari beban kerja yang berlebihan. Sebelum Anda memikirkan kembali kebijakan cuti Anda, cobalah untuk memahami apakah alokasi kerja Anda menjadi penyebabnya.
Perilaku profesional yang tidak diinginkan: Pikiran yang terombang-ambing karena terlalu banyak pekerjaan akan menyebabkan kurang tidur, dan ini merupakan penyebab utama perubahan suasana hati. Hal ini dapat menciptakan konflik yang tidak perlu dalam organisasi. Bayangkan seorang manajer membentak tim mereka atau seorang manajer akun berteriak pada klien. Ini bisa jadi akibat dari stres.
**Keterlibatan yang lebih rendah: Apakah ada anggota tim yang secara teratur menghindari makan siang tim dan acara kantor? Mereka mungkin kelebihan beban kerja dan hanya ingin istirahat dari bergaul dengan tim. Hal ini bisa berlaku untuk tunjangan lain yang Anda tawarkan. Jika ada karyawan yang jauh, lihatlah beban kerja mereka.
Untuk semua gejala di atas, Anda selalu bisa membayangkan penyebab alternatif. Anda mungkin berpikir bahwa karyawan mengambil cuti sakit karena mereka sakit karena alasan lain. Atau mereka tidak masuk kerja karena mereka pemalu atau tertutup. Dalam banyak kasus, hal ini mungkin benar.
Namun, mengasumsikan alasan-alasan eksternal dan mengabaikan masalah kelebihan beban kerja dapat menyebabkan konsekuensi yang buruk bagi organisasi.
Konsekuensi dari Mengabaikan Kelebihan Beban Kerja Karyawan
Kelebihan karyawan bukanlah masalah jangka pendek yang hanya terjadi sekali saja. Faktanya, ini adalah masalah kronis yang mempengaruhi setiap struktur organisasi.
**Ketidakhadiran (absensi): Institut Stres Amerika menemukan bahwa lebih dari 1 juta karyawan tidak masuk kerja setiap hari karena stres akibat beban kerja yang berlebihan. Ketika seorang karyawan absen, Anda tidak hanya kehilangan pekerjaan mereka pada hari itu, namun juga tanggungan mereka. Mereka mungkin membutuhkan waktu beberapa jam keesokan harinya untuk mengejar ketertinggalan.
Peningkatan perputaran karyawan: Salah satu konsekuensi paling langsung dari mengabaikan beban kerja karyawan yang berlebihan adalah peningkatan perputaran karyawan. Karyawan yang terbebani, merasa tidak dihargai dan terlalu banyak bekerja, akan cenderung mencari pekerjaan di tempat lain, yang menyebabkan hilangnya individu-individu yang berpengalaman dan berbakat.
**Berhenti secara diam-diam: Anda mungkin pernah mendengar tentang tren ini di mana karyawan melepaskan diri dari pekerjaan mereka, memilih untuk melakukan pekerjaan minimal yang diharapkan dari mereka. Ini adalah cara yang tidak agresif bagi karyawan untuk memberi tahu Anda bahwa mereka merasa terbebani. Hal ini dapat mengakibatkan
- Membebani karyawan lain dalam tim
- Proyek membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan
- Kurangnya inovasi yang menyebabkan hilangnya peluang pendapatan
- Ketidakpuasan di antara klien dan peningkatan keluhan
Moral tim yang lebih rendah: Ketika karyawan dibebani dengan beban kerja yang berlebihan, mereka merasa dipaksa untuk melakukan lebih dari yang seharusnya. Tidak ada yang termotivasi oleh tekanan seperti itu. Hal ini menciptakan semangat kerja yang rendah dan budaya ketakutan dan frustrasi.
Lingkungan ini menghambat kreativitas, inovasi, dan kolaborasi, komponen-komponen penting untuk tempat kerja yang berkembang. Ketika semangat kerja menurun, begitu pula dengan kemauan karyawan untuk bekerja lebih keras, yang selanjutnya mengurangi potensi keberhasilan organisasi.
Dampak finansial: Kesehatan mental yang buruk pada karyawan merugikan organisasi hingga miliaran dolar setiap tahunnya. Ditambah lagi dengan hilangnya produktivitas, kualitas, keterlibatan, dan perilaku buruk, maka keuntungan Anda akan menurun sementara Anda mengabaikan gejalanya.
Ketika karyawan keluar, biaya untuk menggantinya cukup besar, tidak hanya dalam hal biaya perekrutan dan pelatihan, tetapi juga dalam hal hilangnya pengetahuan institusional dan kekompakan tim.
Banyak kabar beredar tentang tempat kerja yang beracun. Seiring waktu, Anda akan kesulitan menarik talenta yang tepat, sehingga Anda harus mengeluarkan biaya lebih banyak untuk merekrutnya. Publisitas negatif seperti itu juga dapat memengaruhi hubungan dengan klien dan nilai pemegang saham.
Tantangan hukum: Organisasi dapat melanggar undang-undang ketenagakerjaan terkait jam kerja, upah lembur, atau keselamatan di tempat kerja, yang dapat menyebabkan pertarungan hukum dan denda yang mahal.
Singkatnya, membebani karyawan Anda dengan pekerjaan yang berlebihan sama sekali tidak ada untungnya. Jadi, sebaiknya Anda mencegah kelebihan beban kerja karyawan. Inilah caranya.
Menerapkan Solusi untuk Kelebihan Karyawan
Mengurangi jumlah tugas yang Anda berikan kepada karyawan tidak selalu efektif untuk menghindari kelebihan karyawan. Pendekatan holistik perlu memprioritaskan keseimbangan kehidupan kerja, kesehatan mental, dan kepuasan kerja.
Beberapa perusahaan terkemuka telah menetapkan tolok ukur dalam menerapkan solusi inovatif untuk mengatasi masalah ini secara efektif. Di bawah ini adalah beberapa praktik terbaik untuk membuat kebijakan seputar kesehatan dan kebugaran karyawan.
Merangkul peran perawatan kesehatan preventif
Inisiatif perawatan kesehatan preventif bertujuan untuk menjaga dan meningkatkan kesehatan karyawan sebelum masalah muncul. Google misalnya, memiliki pusat kebugaran, ruang pijat, dan staf medis yang tersedia untuk konsultasi di kampus. Pendekatan proaktif ini tidak hanya membantu dalam identifikasi awal masalah kesehatan tetapi juga mempromosikan budaya kesehatan, mengurangi stres dan mencegah kelelahan.
Memperkenalkan program bantuan karyawan
Program Bantuan Karyawan (EAP) menawarkan jalan rahasia bagi karyawan untuk mencari bantuan dengan masalah pribadi atau yang berhubungan dengan pekerjaan. Sistem dukungan ini memastikan karyawan memiliki akses ke sumber daya yang diperlukan untuk mengelola stres, sehingga mengurangi dampak beban kerja yang berlebihan. EY (Ernst & Young) eAP EY mencakup layanan konseling, nasihat hukum, dan perencanaan keuangan.
Menghargai keseimbangan kehidupan kerja dalam mengelola beban kerja yang berlebihan Netflix menawarkan hari libur tak terbatas dan jadwal kerja yang fleksibel untuk mendorong keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik. Kebijakan ini memberikan kepercayaan kepada karyawan untuk mengelola beban kerja dan kehidupan pribadi mereka secara efisien sambil meluangkan waktu yang mereka butuhkan untuk memulihkan diri. Hal ini, pada gilirannya, memberikan karyawan kepemilikan atas waktu mereka dan otonomi untuk mengambil keputusan.
Komunikasi yang efektif
Dalam organisasi yang berkembang pesat, tuntutan cenderung tinggi dan terus berkembang. Hal ini dapat menimbulkan pekerjaan yang diharapkan dengan tenggat waktu yang singkat. Dalam banyak kasus, hal ini tidak dapat dihindari.
Komunikasi yang terbuka dan efektif dapat membantu meringankan beban dari situasi seperti ini. Hal ini membantu karyawan untuk memberi tahu manajer mereka ketika mereka merasa kewalahan. Hal ini membantu sesama anggota tim untuk mengangkat tangan dan mengambil lebih banyak pekerjaan jika tersedia.
Menetapkan harapan yang realistis
Seorang manajer dengan pengalaman 15 tahun mungkin dapat menyelesaikan tugas dalam 30 menit, yang akan membutuhkan waktu tiga jam bagi seorang analis kualitas yang masih baru dalam kariernya. Agar realistis dalam menetapkan ekspektasi, manajer perlu menginvestasikan waktu dan energi untuk memahami kemampuan dan ketersediaan karyawan.
Relevansi manajemen proyek dalam menangani beban kerja yang berlebihan
Manajemen proyek yang efektif dapat secara signifikan mengurangi beban kerja yang berlebihan pada karyawan dengan merampingkan tugas dan memastikan distribusi beban kerja yang adil. Kami akan membahas hal tersebut di bagian selanjutnya dari artikel blog ini.
Semua hal di atas adalah strategi tingkat organisasi yang membantu membangun tempat kerja yang aman dan produktif. Meskipun semua ini mutlak diperlukan, namun tidak membahas detail-detail yang spesifik. Perubahan yang nyata hanya dapat terjadi dengan meningkatkan hubungan antara manajer dan pemimpin.
Berikut ini adalah cara-cara untuk mengambil alih tanggung jawab dalam membangun budaya keseimbangan kehidupan kerja di organisasi Anda.
Peran Manajer dan Pengusaha dalam Mengatasi Kelebihan Karyawan
Manajer dan atasan bertanggung jawab utama untuk mengatasi kelebihan karyawan karena mereka yang memiliki kekuasaan dan wewenang lebih. Sebagai manajer, Anda harus bertanggung jawab untuk memastikan bahwa anggota tim Anda tidak terbebani, memiliki keseimbangan kehidupan kerja yang baik, dan memiliki keterlibatan yang sehat dengan pekerjaan mereka.
Beberapa cara yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut.
Jadikan kesejahteraan karyawan sebagai hasil kerja Anda
Sebagai seorang manajer, masukkan kesejahteraan karyawan ke dalam area tanggung jawab utama (KRA) Anda. Belajarlah untuk mengenali tanda bahaya. Pastikan bahwa tim Anda:
- Waktu kerja dihormati
- Preferensi untuk waktu/mode rapat dihormati
- Beban kerja seimbang
- Cuti disetujui tepat waktu
- Akhir pekan dan hari libur benar-benar libur
Membangun kepercayaan
Beban kerja yang berlebihan atau ketidakpuasan karyawan terjadi ketika karyawan tidak memiliki rasa kepemilikan. Untuk mengatasinya, anggota tim harus secara aktif terlibat dalam pengambilan keputusan. Lakukan pendekatan demokratis dalam kepemimpinan, dorong otonomi tim dan biarkan mereka mengatur diri mereka sendiri. Percayalah bahwa mereka dapat mengatur waktu mereka dengan baik.
Mengkomunikasikan
Meskipun ada banyak paradigma dan kerangka kerja kepemimpinan yang tersedia bagi para eksekutif saat ini, pendekatan V2MOM menawarkan keutamaan kesederhanaan. Mudah dicerna dan diimplementasikan. **_Marc Benioff, Chairman & CEO | Salesforce Tautan ke tweetProses "V2MOM" dari Salesforce yang mendorong transparansi dan keselarasan pada berbagai aspek pekerjaan, termasuk kesejahteraan, menjadi contoh bagaimana percakapan terstruktur dapat membantu mengatasi dan mengurangi masalah beban kerja.
Jadi, komunikasikanlah secara teratur dengan anggota tim Anda:
Dengarkan mereka: Ciptakan lingkungan di mana karyawan merasa nyaman untuk menyuarakan kekhawatiran mereka tentang beban kerja.
Check-in dengan mereka: Lakukan pemeriksaan rutin dan dialog terbuka tentang kesehatan mental dengan tim Anda. Percakapan ini meyakinkan karyawan bahwa kesejahteraan mereka adalah prioritas dan tidak masalah untuk mencari bantuan atau penyesuaian terhadap beban kerja mereka.
Menerima umpan balik: Terimalah umpan balik. Sesuaikan beban kerja dan terapkan kebijakan yang melindungi karyawan dari beban kerja yang berlebihan.
Introspeksi: Banyak masalah terkait beban kerja berlebih yang tidak terucapkan. Misalnya, seorang karyawan mungkin meminum obat penghilang rasa sakit dan tidak ingin mengatakan kepada siapa pun bahwa pekerjaannya membuat mereka sakit kepala. Amati dan terus introspeksi tentang bagaimana Anda dapat meningkatkan dan menjaga tim Anda tetap bahagia, puas, dan produktif.
Sementara Anda melakukan semua perubahan perilaku di atas, investasikan juga untuk mengelola beban kerja karyawan secara efektif dengan alat bantu manajemen proyek yang kuat.
Memastikan Tempat Kerja yang Tahan Lama Terhadap Beban Kerja Karyawan yang Berlebihan
Beban kerja karyawan tidak seperti rencana bisnis yang Anda buat setahun sekali. Ini adalah praktik sehari-hari. Untuk memastikan Anda mengetahui beban kerja harian tim Anda, Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp.
Dirancang khusus untuk mengelola proyek secara efektif, ClickUp memiliki serangkaian fitur untuk setiap kebutuhan.
Di sebelah kanan
Menghilangkan beban kerja yang berlebihan dimulai bahkan sebelum karyawan baru mulai bekerja. Laporan pintu kaca bahwa proses orientasi yang efektif dapat meningkatkan tingkat retensi hingga 82%!
Buatlah program orientasi yang komprehensif yang menguraikan hak, fasilitas, peran, tanggung jawab, dan ekspektasi karyawan baru. Buatlah program tersebut dapat diakses oleh mereka setiap saat. Dokumen ClickUp adalah cara yang bagus untuk mengkonsolidasikan dokumen orientasi karyawan. Anda juga dapat menghubungkan dokumen-dokumen ini ke tugas-tugas untuk aktivitas seperti mengirimkan detail bank mereka, menandatangani NDA dll.
Gabungkan informasi dan buat proses orientasi menjadi mudah dengan ClickUp Docs
Aktifkan tim dengan beberapa templat produktivitas untuk melacak, menyesuaikan, dan menyeimbangkan jadwal kerja mereka.
Mengalokasikan pekerjaan dengan benar
Mengetahui beban kerja seseorang saat ini adalah titik awal untuk meningkatkan produktivitas. Tampilan beban kerja ClickUp dirancang secara tepat untuk itu.
- Manajemen kapasitas visual: Melihat tugas setiap anggota tim saat ini dan kapasitas mereka, memungkinkan penyesuaian cepat untuk mencegah kelebihan beban
- Tampilan yang dapat disesuaikan: Melihat beban kerja sesuai dengan kebutuhan dan preferensi tim Anda
- Pelacakan waktu: Lihat estimasi dan pelacakan waktu untuk memastikan perencanaan yang akurat
- Penjadwalan ulang seret dan lepas: Menjadwalkan ulang tugas secara visual dengan satu klik tombol
- Opsi pemfilteran dan pengurutan: Melihat beban kerja berdasarkan proyek, departemen, atau individu, meningkatkan analisis dan pengambilan keputusan
Ingatlah untuk tidak menumpuk waktu karyawan Anda sampai penuh. Berikan mereka 10-15% waktu jeda untuk mereka berkreasi.
Visualisasikan kinerja tim secara keseluruhan dengan tampilan beban kerja ClickUp
Membuat ruang kerja virtual
Tim jarak jauh adalah hal yang biasa sekarang, setidaknya hibrida. Jadi, buatlah ruang kerja online yang mirip dengan kantor. Papan Tulis ClickUp memungkinkan tim untuk bertukar pikiran atau berkolaborasi dalam pemecahan masalah. Tim dapat berkumpul melalui panggilan video, berbagi papan tulis untuk menuangkan ide mereka. Kemudian, ubah daftar pendek tersebut menjadi tugas atau item tindakan.
Bertukar pikiran dan berkolaborasi dengan tim Anda melalui Papan Tulis ClickUp Tampilan Obrolan ClickUp mengkonsolidasikan pesan di antara anggota tim untuk mendiskusikan dan mengatasi kesenjangan komunikasi. Tim di seluruh zona waktu membalas pesan pada waktu yang sesuai bagi mereka.
Berkomunikasi secara real time dan jaga agar tim Anda tetap selaras dengan tujuan Anda dengan ClickUp Chat View
Berikan instruksi lengkap
Agar efektif, tim perlu mendapatkan semua informasi. Misalnya, menguraikan cerita pengguna, persyaratan fitur, kriteria penerimaan, dll., dalam fitur ClickUp perangkat lunak manajemen tugas . Siapkan daftar periksa atau item tindakan yang sesuai.
Izinkan penerima tugas untuk mengajukan pertanyaan secara kontekstual di bagian komentar dan jaga agar percakapan tetap relevan.
manajemen tugas di ClickUp_
Pertimbangkan log harian
Undang beberapa anggota tim Anda untuk menggunakan salah satu fitur alat pelacakan produktivitas karyawan . Templat log kerja sangat membantu memahami bagaimana karyawan menghabiskan hari-hari mereka. Jika waktu mereka dihabiskan untuk rapat, mengobrol, atau gangguan lain yang tidak perlu, upayakan untuk meminimalkannya.
templat catatan harian ClickUp_
Meskipun telah melakukan segalanya dengan benar, Anda mungkin menghadapi situasi dengan karyawan yang terlalu banyak bekerja. Dalam situasi seperti itu, Anda perlu merespons dengan tepat. Di bawah ini adalah beberapa saran.
Strategi Mitigasi untuk Beban Kerja Berlebih Karyawan
Jika tim Anda merasa kelebihan beban kerja, intervensi yang mendesak dan segera diperlukan. Namun, realokasi tugas yang dipicu oleh pemicu hanya dapat berjalan sejauh ini. Namun, ini adalah awal yang baik.
Mengelola dan mengurangi beban kerja
Ketika Anda melihat gejala kelebihan beban kerja, kembalilah ke papan tulis. Gunakan alat manajemen beban kerja untuk melihat bagaimana pekerjaan dialokasikan saat ini dan memahami ketidakadilan. Kemudian, cobalah taktik berikut ini.
- Prioritaskan: Mengevaluasi dan memberi peringkat tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya
- Redistribusi: Realokasi tugas sesuai dengan keterampilan dan kapasitas masing-masing karyawan
- Dorong tenggat waktu: Bicaralah dengan tim bisnis atau klien untuk memberikan waktu tambahan
- Pekerjakan tenaga tambahan: Dapatkan kontraktor tambahan untuk membantu beberapa tugas
Mencegah dan mengatasi beban kerja yang berlebihan
Setelah Anda mengkalibrasi ulang beban kerja, sekarang saatnya untuk memastikan situasi ini tidak terjadi lagi. Beberapa cara untuk melakukannya adalah sebagai berikut.
- Memperkirakan waktu untuk setiap tugas secara akurat dan membuat rencana untuk tugas-tugas tersebut
- Berinvestasi dalam pelatihan dan peningkatan keterampilan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi
- Lakukan tinjauan mingguan untuk memastikan tidak ada kelebihan karyawan yang terjadi
- Luangkan waktu untuk melakukan retrospeksi guna mengeksplorasi beban kerja dan masalah terkait
Memanfaatkan alat bantu untuk manajemen beban kerja yang lebih baik
Jangan merasa perlu melakukan semuanya secara pribadi. Gunakan teknologi, alat bantu, dan otomatisasi untuk mengelola beban kerja Anda.
Gunakan templat: Templat beban kerja karyawan ClickUp menyediakan kerangka kerja yang sempurna untuk menghilangkan beban kerja yang berlebihan dan mencegah kelelahan. Unduh, mulai, dan rencanakan beban kerja Anda secara efektif.
Tetap mendapat notifikasi: Aktifkan notifikasi ClickUp untuk tugas yang sudah lewat jatuh tempo, waktu yang terlacak melebihi waktu yang diperkirakan, dll. Perhatikan gejala kelebihan beban.
Otomatis: Gunakan Otomatisasi ClickUp untuk mengotomatiskan tugas-tugas manajemen proyek yang berulang.
Buat otomatisasi khusus berdasarkan alur kerja Anda melalui ClickUp Automation
Cegah Beban Kerja Karyawan yang Berlebihan Dengan ClickUp
Manajemen beban kerja lebih dari sekadar memenuhi tenggat waktu proyek-ini lebih dari sekadar menentukan berapa jam Anda harus bekerja. Penyerahan tepat waktu hanya memenuhi kebutuhan pelanggan. Agar benar-benar sukses, Anda perlu memastikan kebutuhan tim Anda juga terpenuhi.
Anda perlu menciptakan lingkungan di mana karyawan merasa didukung, dihargai, dan termotivasi. Sebaiknya tunjukkan kepada mereka bahwa Anda menggunakan semua alat yang ada untuk membuat mereka produktif, termotivasi, efisien, dan puas.
Alat manajemen proyek ClickUp menawarkan fitur-fitur terbaik untuk memungkinkan Anda mengelola beban kerja tim Anda. Alat ini memberikan visibilitas yang Anda butuhkan untuk membuat strategi dan perencanaan yang efektif. Alat ini juga menyediakan antarmuka visual dan otomatisasi untuk mewujudkannya.
Cegah kelelahan, kurangi pergantian karyawan, dan tingkatkan kepuasan kerja secara keseluruhan dengan ClickUp. Coba ClickUp secara gratis hari ini .
Pertanyaan Umum yang Sering Diajukan
1. Apa yang dimaksud dengan kelebihan karyawan?
Kelebihan beban kerja karyawan terjadi ketika seseorang diberi pekerjaan yang melebihi kemampuannya dalam jam kerja mereka, yang mengarah pada kondisi di mana tuntutan pekerjaan melebihi kemampuan karyawan untuk melaksanakannya.
2. Bagaimana Anda mengatasi beban kerja yang berlebihan di tempat kerja?
Cara terbaik untuk mengatasi beban kerja yang berlebihan di tempat kerja adalah:
Merencanakan dengan baik: Pahami kapasitas dan rencanakan untuk menggunakannya secara efektif.
Prioritaskan: Mengidentifikasi tugas-tugas yang mendesak dan penting untuk fokus pada hal-hal yang membutuhkan perhatian segera. Dorong yang lainnya ke depan tanpa membebani tim Anda.
Menetapkan tenggat waktu yang realistis: Berkomunikasi dengan tim Anda dan tetapkan tenggat waktu yang dapat dicapai, yang akan memungkinkan pekerjaan berkualitas tinggi tanpa stres yang berlebihan.
Berkomunikasi secara terbuka: Secara teratur mengevaluasi beban kerja tim dan menugaskan kembali ketika beban kerja berlebih.
3. Apa masalahnya dengan beban kerja yang berlebihan?
Beban kerja yang berlebihan dapat merugikan organisasi, karyawan, kehidupan pribadi, keluarga, dan masyarakat luas.
Bagi organisasi, dampaknya meliputi penurunan produktivitas, tingkat ketidakhadiran yang lebih tinggi, tingkat pergantian karyawan yang meningkat, dan budaya tempat kerja yang negatif, yang semuanya mempengaruhi keuntungan.
Bagi individu, secara konsisten dibebani dengan tugas-tugas yang berlebihan dapat meningkatkan stres, kelelahan, gangguan tidur, melemahnya respons kekebalan tubuh, dan peningkatan risiko kondisi kronis.
Hal ini mengurangi kuantitas dan kualitas waktu yang mereka habiskan bersama keluarga, sehingga mempengaruhi kebahagiaan. Keluarga yang tidak bahagia menciptakan masyarakat yang stres, cemas, dan mudah marah yang tidak bermanfaat bagi siapa pun.