Tahukah Anda bahwa lebih dari 10.000 kontainer pengiriman hilang setiap tahun di seluruh dunia? Jika Anda tidak mengisi bill of lading dengan benar, Anda mungkin akan kesulitan mengajukan klaim atas kerugian Anda.
Surat muatan (BoL) merupakan dokumen penting saat mengirimkan barang fisik, baik bahan baku maupun produk jadi. Dokumen ini merupakan perjanjian hukum antara pengangkut dan penerima (konsigne) serta bukti penerimaan tertulis atas barang yang dikirim.
Surat muatan (BoL) juga membantu Anda menentukan dengan jelas siapa yang bertanggung jawab atas potensi kerugian, keterlambatan, atau kerusakan. Namun, tidak semua surat muatan sama. Tergantung pada barang apa dan bagaimana Anda mengekspornya, Anda akan memerlukan jenis surat muatan yang berbeda-beda.
Dan itu berarti banyak dokumen yang harus diurus serta risiko kesalahan yang tinggi. Di sinilah templat bill of lading berperan.
Baik Anda lebih suka mengerjakan dokumen di Microsoft Word, Excel, PDF, atau Google Sheets, kami menyediakan templat bill of lading terbaik dalam berbagai format untuk Anda.
Apa yang Membuat Templat Bill of Lading yang Baik?
Surat muatan (BoL) adalah kontrak yang jelas dan komprehensif antara pengirim, pengangkut, dan penerima barang. Surat muatan tersebut harus memuat semua detail penting yang diperlukan untuk kelancaran pengiriman dan kemungkinan tindakan hukum di kemudian hari.
Ini adalah dokumen hukum yang penting dalam industri pengiriman dan logistik, dan terdapat beberapa format yang dapat digunakan. Bill of lading yang sudah jadi memastikan bahwa setiap informasi disajikan sebaik mungkin.
Templat bill of lading yang baik harus memiliki bagian-bagian yang didefinisikan dengan jelas, seperti:
- Rincian pengirim: Nama, alamat, informasi kontak, dll.
- Informasi penerima barang: Nama, alamat, informasi kontak, dll.
- Deskripsi barang: Jumlah, berat, dimensi, nilai, dll.
- Petunjuk pengiriman: Jenis transportasi, tanggal pengiriman, persyaratan khusus, dll.
Templat bill of lading yang baik juga harus memenuhi persyaratan hukum, seperti mencantumkan:
- Batasan tanggung jawab: Jumlah maksimum yang menjadi tanggung jawab pengangkut jika terjadi kehilangan atau kerusakan
- Ketentuan ganti rugi: Syarat-syarat di mana pengirim atau penerima barang setuju untuk mengganti rugi kepada pengangkut atas segala klaim atau kerugian
- Klausul hukum yang berlaku: Yurisdiksi dan hukum yang berlaku untuk perjanjian pengangkutan
Templat tersebut harus memiliki desain yang fleksibel, sehingga dapat disesuaikan untuk memenuhi berbagai kebutuhan pengiriman. Templat tersebut harus memastikan konsistensi di seluruh pengiriman dan membantu Anda mencegah kesalahan serta ketidakkonsistenan dengan memanfaatkan daftar drop-down yang telah ditentukan sebelumnya, fitur pengisian otomatis, pemeriksaan validasi data, dan sebagainya.
Anda sebaiknya mencari templat bill of lading yang dapat diakses di berbagai platform dan kompatibel dengan format file populer, seperti PDF dan Excel, agar formulir bill of lading dapat dibagikan dan didistribusikan dengan mudah.
Kami telah menyusun daftar tujuh templat bill of lading yang dapat membantu Anda menyederhanakan proses pengiriman.
8 Template Bill of Lading
Baik Anda menjalankan bisnis menggunakan perangkat lunak e-commerce maupun bekerja di industri pengiriman, dokumen bill of lading sangatlah penting. Berikut adalah 8 templat BOL untuk membantu Anda memulai:
1. Template Surat Muatan ClickUp
Jika Anda mencari bill of lading yang sederhana, Template Bill of Lading ClickUp adalah pilihan terbaik. Template bill of lading ini disusun sebagai pesanan pengiriman terperinci dan tidak dapat dinegosiasikan untuk pengiriman domestik. Template ini sangat ideal jika pengirim dan penerima adalah entitas yang sama atau jika faktur pengiriman telah dibayar di muka.
Template ini memberi Anda ruang yang cukup untuk merinci syarat dan ketentuan pengiriman, termasuk metode pengiriman yang disepakati, ketentuan pengiriman, dan instruksi khusus.
Hal ini dapat membantu Anda memperlancar proses pengiriman serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan pengiriman domestik dan standar industri.
2. Template Bill of Lading oleh CanadaCustoms
Templat Surat Muatan Langsung (Straight Bill of Lading) dari CanadaCustoms adalah dokumen yang dapat diandalkan untuk pengiriman barang di Kanada.
Template ini berfungsi sebagai perjanjian yang tidak dapat dinegosiasikan dan mengikat secara hukum antara pengirim dan pengangkut, sehingga melindungi Anda dari potensi kesalahpahaman, eskalasi, atau pelanggaran kewajiban.
Berbeda dengan templat sebelumnya, templat BoL ini singkat dan mudah digunakan. Formatnya yang terstandarisasi meminimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan.
Templat ini mencakup semua detail penting pengiriman, seperti identitas dan alamat pengirim, penerima, dan pengangkut, serta jumlah, berat, deskripsi, dan jenis kemasan yang digunakan untuk kiriman tersebut.
Seperti semua bill of lading yang baik, templat ini juga mencakup nomor bill of lading unik atau nomor identifikasi pengiriman untuk memudahkan pelacakan dan referensi.
3. Template Bill of Lading PDF oleh PDFFiller
Template Bill of Lading PDF dari PDFFiller dapat menjadi dokumen andalan Anda untuk melacak barang kiriman. Template ini membantu Anda mencatat detail penting mengenai pengiriman untuk referensi di masa mendatang. Terdapat berbagai bagian yang perlu diisi, termasuk informasi pesanan pelanggan, informasi perusahaan pengiriman, daftar periksa muatan trailer dan perhitungan kargo, deskripsi komoditas, dan masih banyak lagi.
Bagian terbaiknya? Templat ini dirancang untuk mengelola beberapa pengiriman dalam satu dokumen.
Hasilnya, hal ini mempermudah proses pencatatan Anda, menjadikannya alat yang tak tergantikan bagi para profesional logistik.
Berkat format PDF-nya, Anda dapat dengan mudah menyimpan salinan informasi tersebut untuk arsip pribadi Anda dan mengirimkannya kepada siapa pun yang membutuhkannya.
4. Template Formulir Bill of Lading Excel oleh WPSTemplate (Kompatibel dengan Google Sheets)
Template Formulir Bill of Lading Excel dari WPSTemplate memungkinkan Anda membuat dokumen pengiriman yang profesional dan sesuai standar menggunakan antarmuka Microsoft Excel yang sudah Anda kenal. Template ini juga dapat digunakan dengan Google Sheets.
Dengan desainnya yang ramah pengguna, Anda dapat dengan mudah memasukkan dan mengedit detail pengiriman penting seperti informasi pengirim dan penerima serta deskripsi barang, dll.
Template ini akan membantu Anda memformat bill of lading secara otomatis, sehingga menghemat waktu Anda. Selain itu, Anda dapat mengedit dan memperbarui template sesuai kebutuhan, sehingga cocok untuk berbagai situasi pengiriman.
Template ini mengikuti standar industri untuk bill of lading, sehingga memastikan kepatuhan dan keabsahan hukum dalam transaksi pengiriman Anda. Template ini cocok untuk mendokumentasikan semua transaksi pengiriman—baik domestik maupun internasional.
Anda dapat menyesuaikannya dengan cepat karena templat ini memiliki format umum yang tidak ditujukan untuk industri tertentu. Ini adalah pilihan ideal bagi Anda yang menjalankan bisnis yang membutuhkan templat bill of lading fleksibel untuk berbagai skenario transaksi.
Simpan templat tersebut di perangkat lunak logistik Anda untuk menyesuaikannya dengan cepat sesuai kebutuhan pengiriman yang berbeda-beda.
5. Template Bill of Lading PDF oleh Fluix
Terkadang, Anda memerlukan templat bill of lading yang canggih dengan kontrol akses yang lebih baik untuk memastikan keamanan pengiriman Anda. Jika Anda mengirimkan barang bernilai tinggi atau barang untuk penerima yang ingin menjaga kerahasiaan detailnya, templat Bill of Lading PDF dari Fluix adalah pilihan yang tepat untuk Anda.
Hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengedit kolom pengiriman dan pembayaran pada bill of lading, sehingga menjamin keamanan dan keakuratan. Hal ini memudahkan pengirim untuk menyesuaikan dokumen pengiriman dengan mudah.
Anda dapat menggunakan templat ini sebagai bill of lading langsung yang tidak dapat dinegosiasikan untuk segala jenis moda transportasi.
Tata letak templat yang rapi membuatnya menarik secara visual dan intuitif. Templat ini jauh lebih fleksibel dan dapat disesuaikan dibandingkan templat PDF biasa.
Anda juga dapat mengisinya sebagai formulir web di dalam platform Fluix, cara yang praktis dan cepat untuk mengembangkan operasi pengiriman Anda. Meskipun mungkin tidak memiliki kolom lanjutan untuk skenario penagihan yang kompleks, ini merupakan pilihan yang sempurna bagi usaha kecil dan menengah serta pekerja lepas yang membutuhkan templat bill of lading yang serbaguna dan dilengkapi kontrol akses.
6. Template Surat Muatan Laut oleh Shipping Solutions
Template bill of lading ini dirancang khusus untuk pengiriman laut.
Template Ocean Bill of Lading dari Shipping Solutions adalah dokumen yang lengkap dan andal yang mencakup semua aspek penting untuk pengiriman laut Anda.
Template ini berfungsi ganda sebagai bukti kontrak hukum pengiriman dan dokumen kepemilikan barang. Template ini mencantumkan rincian pihak-pihak yang terlibat dalam pengiriman, deskripsi barang, serta petunjuk rute pengiriman.
Template bill of lading ini juga memudahkan proses pengalihan kepemilikan, pembayaran, dan proses bea cukai atas barang yang dikirim sehingga barang tersebut dapat dikirimkan dengan aman.
Meskipun tidak cocok untuk moda transportasi lainnya, templat ini sangat ideal bagi perusahaan yang secara rutin terlibat dalam pengiriman laut internasional.
7. Template Bill of Lading oleh IncoDocs
Apakah Anda menginginkan templat bill of lading yang mudah digunakan dan efektif? Cobalah templat bill of lading dari IncoDocs. Templat ini membantu Anda mendokumentasikan semua detail penting dari transaksi pengiriman Anda dengan mudah.
Tata letak yang serbaguna dan desain yang rapi membuatnya cocok untuk berbagai pengiriman barang. Template ini mencakup informasi pengirim, penerima, dan pihak yang akan dihubungi jika penerima tidak dapat dihubungi.
Baik Anda pemilik usaha kecil maupun besar, Anda dapat memanfaatkan bill of lading dari IncoDocs untuk mempermudah proses pengiriman Anda.
8. Template Bill of Lading oleh SmartSheet untuk Word, Google Docs, dan PDF
SmartSheet memiliki templat Bill of Lading yang sangat menarik dan berguna untuk Word, Google Docs, dan Anda juga dapat mengunduhnya dalam format PDF. Silakan lihat dan gunakan jika Anda merasa templat ini berguna untuk keperluan Anda.
Alat Logistik Lainnya: ClickUp
Andai saja satu templat saja sudah cukup untuk memperlancar semua operasi logistik Anda! Kami memahami bahwa kenyataannya tidak demikian.
Bisnis Anda membutuhkan platform manajemen logistik yang mampu menangani semuanya.
Perkenalkan ClickUp. ClickUp pada dasarnya adalah platform manajemen proyek dan kolaborasi yang dapat digunakan untuk mengelola tugas, alur kerja, dan kolaborasi terkait pembuatan serta penanganan bill of lading dan dokumen lainnya untuk alur kerja logistik Anda.
Dengan kata lain, hal ini dapat mempermudah pelaksanaan proyek sehari-hari dengan menghilangkan pekerjaan rutin yang membebani bagi perusahaan logistik.
1. Fitur manajemen proyek ClickUp
Sebagai profesional di industri pengiriman, Anda perlu berkolaborasi dan berkomunikasi dengan orang-orang di seluruh dunia. Alat manajemen proyek ClickUp menawarkan kepada Anda, tim Anda, dan klien Anda sebuah platform terpusat untuk mengelola semua percakapan, komunikasi, tugas, alur kerja, serah terima, dan banyak lagi.
Dengan menggabungkan semua informasi pengiriman, detail pelanggan, dan dokumen di satu tempat, Anda tidak perlu lagi menggunakan spreadsheet dan email yang tersebar-sebar, sehingga meningkatkan transparansi bagi semua pemangku kepentingan.
Selain itu, Anda dapat memantau perkembangan pengiriman secara real-time menggunakan Dasbor ClickUp. Dasbor ini dapat disesuaikan untuk menampilkan metrik utama seperti jadwal pengiriman, potensi keterlambatan, dan alokasi sumber daya.
Hal ini membantu Anda menetapkan dan mencapai indikator kinerja utama (KPI) manajemen proyek untuk organisasi Anda.
Terakhir, menggunakan ClickUp Automation akan membantu Anda mengotomatiskan tugas-tugas berulang seperti mengirimkan pembaruan pengiriman kepada pelanggan atau membuat laporan, sehingga menghemat waktu dan mengurangi kesalahan manusia.
2. Paket CRM ClickUp
Anda dapat menyederhanakan proses bisnis pengiriman Anda—komunikasi dengan klien dan alur kerja penagihan—melalui rangkaian CRM ClickUp.
ClickUp CRM memastikan Anda memiliki informasi pelanggan di ujung jari Anda, termasuk detail kontak, riwayat pengiriman, dan interaksi sebelumnya. Hal ini memberikan tim penjualan Anda gambaran lengkap tentang setiap pelanggan dan memungkinkan mereka menyesuaikan pendekatan dalam percakapan dengan pelanggan.
Perwakilan penjualan dapat mengirim email, menjadwalkan panggilan, dan melacak interaksi langsung di dalam ClickUp. Hal ini memastikan tindak lanjut yang tepat waktu dan memperkuat hubungan dengan pelanggan.
Terakhir, Anda mendapatkan akses ke fitur-fitur yang dapat disesuaikan, seperti hierarki folder dan daftar untuk mengatur informasi klien dengan lebih baik, filter dan tag untuk menemukan informasi penagihan tertentu, serta laporan lanjutan untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan mengoptimalkan strategi bisnis Anda.
3. ClickUp Docs
ClickUp Docs dapat berubah menjadi repositori pengetahuan yang komprehensif untuk perusahaan pengiriman Anda, yang menyimpan dokumen-dokumen penting seperti:
- Kebijakan pengiriman: Jelaskan dengan jelas syarat, ketentuan, dan batasan pengiriman perusahaan Anda
- Prosedur Operasional Standar (SOP): Dokumentasikan proses langkah demi langkah untuk menangani berbagai jenis pengiriman, prosedur pengemasan, dan protokol keselamatan
- Kontrak dan perjanjian: Simpan kontrak yang telah ditandatangani dengan pelanggan, pemasok, dan perusahaan pengiriman agar mudah diakses
Buat templat dengan ClickUp Docs untuk mengelola inventaris gudang, melacak tingkat persediaan, dan membuat laporan guna mengoptimalkan penyimpanan serta mencegah kehabisan stok dalam operasi logistik. Anda dapat menambahkan widget untuk memperbarui alur kerja, menugaskan tugas di dalam Docs Anda, dan banyak lagi.
4. Alat pelacakan waktu ClickUp
Jika perusahaan Anda menerapkan sistem penagihan per jam, Anda dapat menggunakan fitur pelacakan waktu ClickUp untuk memastikan penagihan pembayaran dan pembuatan faktur dilakukan dengan akurat. Fitur ini juga sangat berguna bagi manajer proyek yang bekerja sama dengan kontraktor: Kelola berbagai fase proyek dan raih tujuan manajemen proyek Anda dengan lebih cepat dan efisien.
Pelacakan waktu dapat membantu Anda melihat berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk memproses setiap pengiriman, sehingga memungkinkan perkiraan biaya dan alokasi sumber daya yang lebih baik.
Analisis data waktu untuk mengidentifikasi di mana pengiriman mengalami keterlambatan (misalnya, proses bea cukai, pengurusan dokumen). Hal ini membantu merampingkan proses dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
Terakhir, dengan tampilan alur kerja yang dapat disesuaikan dan struktur pembagian pekerjaan, Anda dapat melacak waktu yang dihabiskan oleh masing-masing anggota tim untuk tugas-tugas terkait pengiriman guna mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan atau mengenali karyawan berkinerja tinggi.
Memilih bill of lading terbaik untuk kebutuhan pengiriman Anda
Dokumen bill of lading bukan sekadar selembar kertas dalam industri pengiriman dan logistik—melainkan dokumen hukum yang sangat penting yang mengatur dan melindungi pergerakan barang di seluruh dunia.
Template bill of lading, yang tersedia dalam berbagai format seperti Excel, PDF, dan platform berbasis web, menawarkan alat yang dibutuhkan bisnis untuk meminimalkan risiko dan menyederhanakan proses pengiriman.
Apa pun formulir bill of lading yang Anda pilih, ClickUp menawarkan berbagai alat dan fitur yang dapat mempermudah proses pengiriman dan penagihan Anda.
Kelola tugas, lacak pengiriman secara real-time, dan rasakan proses pengiriman yang lebih lancar dan efisien. Selain itu, ClickUp terintegrasi dengan mulus ke dalam proses penagihan Anda. Buat faktur yang akurat berdasarkan data pelacakan waktu terperinci untuk setiap pengiriman. Tunggu apa lagi? Daftar ke ClickUp sekarang juga!