Apakah Anda mengalami hari-hari di mana daftar tugas Anda terus bertambah panjang? Bagaimana dengan minggu-minggu yang terasa sibuk, tetapi pekerjaan Anda tetap tidak selesai karena Anda menghabiskan sebagian besar waktu Anda untuk menindaklanjuti dan menjawab pertanyaan?
Tidak peduli apakah Anda seorang pemasar, insinyur perangkat lunak, profesional manajemen, atau CEO; tugas-tugas dapat memenuhi jadwal Anda dan berdampak pada pekerjaan dan kehidupan pribadi Anda.
Untungnya, cara yang lebih baik untuk mengelola pekerjaan adalah dasbor tugas! Dasbor tugas membantu Anda mengawasi proyek pribadi dan profesional Anda dari awal hingga akhir, dengan stres minimal dan efisiensi maksimum.
Karena manajemen tugas tidaklah mudah, tidak ada model yang cocok untuk semua tugas. Jadi dasbor tugas juga memiliki berbagai macam bentuk dan ukuran. Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda melalui berbagai jenis dasbor tugas dan berbagi kiat untuk membantu Anda menyiapkan dan mengelola dasbor tugas yang menyederhanakan hidup Anda.
Apa yang dimaksud dengan dasbor tugas?
Dasbor tugas adalah bagian dari perangkat lunak manajemen kerja dan menawarkan tampilan 360 derajat dari semua proyek Anda dan kemajuannya. Ini adalah dasbor terpusat di mana Anda dan tim Anda dapat melacak kinerja, memprioritaskan tugas, mengidentifikasi dan menyelesaikan kemacetan, dan pada akhirnya menyelesaikan proyek tepat waktu.
Dasbor tugas merampingkan alur kerja memperbaiki manajemen waktu, dan meningkatkan produktivitas. Tanpa dasbor tugas, akan sulit untuk melacak berbagai tenggat waktu Anda, menentukan penyebab keterlambatan, dan memberikan umpan balik segera. Jadi, anggaplah ini sebagai pusat kendali untuk tim Anda.
Ketika diintegrasikan ke dalam aktivitas harian Anda, dasbor tugas memudahkan untuk berkolaborasi, melacak produktivitas individu, dan mendapatkan wawasan penting tentang kemajuan proyek Anda.
Berbagai Jenis Dasbor Tugas
Dasbor tugas dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan dan tantangan. Berikut ini beberapa jenis dasbor tugas secara umum.
1) Dasbor tugas strategis
Dasbor tugas strategis memungkinkan pengguna untuk melacak kemajuan tujuan jangka panjang dengan pandangan menyeluruh dari semua proyek yang relevan. Dasbor ini menawarkan tampilan konsolidasi data penting, menyelaraskan operasi harian dengan tujuan jangka panjang tujuan proyek dan mencakup analisis tren dan fitur pelacakan tujuan.
Dasbor menyajikan data tingkat tinggi yang berharga yang membantu para eksekutif membuat keputusan yang tepat tanpa tersesat di rumput liar. Mereka dapat menggunakan wawasan dari data historis untuk memahami tren dan pola, menangkap masalah krusial, dan mengubah taktik jika perlu. Hal ini membantu para pengambil keputusan untuk mengarahkan organisasi secara efektif dan memastikan proyek-proyek mereka selaras dengan tujuan bisnis yang menyeluruh.
2) Dasbor tugas operasional
Sebuah dasbor operasional membantu Anda mengelola operasi bisnis sehari-hari dan mengatasi tantangan pemantauan kinerja dan manajemen tugas secara real-time. Dasbor ini menyediakan data dan wawasan waktu nyata, dengan fitur-fitur seperti umpan data langsung, analisis proses dan alat bantu manajemen tugas.
Dasbor tugas operasional harus dimiliki oleh para manajer dan pemimpin tim, karena mereka mengandalkan alat untuk memberikan pembaruan segera tentang operasi yang sedang berlangsung. Dengan memiliki informasi ini, mereka dapat bereaksi dengan cepat dan memberikan umpan balik jika diperlukan, sehingga memastikan kelancaran dan efisiensi operasi bisnis.
3) Dasbor tugas analitis
Dasbor tugas analitis menyediakan analisis mendalam, identifikasi tren, dan pengambilan keputusan strategis dari data historis. Hal ini membantu pengguna mengumpulkan wawasan penting, memprediksi tren masa depan, dan merumuskan strategi yang efektif.
Karena jenis dasbor ini memiliki fitur analitik tingkat lanjut seperti analisis tren dan pemodelan prediktif, dasbor ini berguna bagi analis data dan manajemen menengah.
Dasbor ini juga membantu Anda mengevaluasi kinerja Anda dan tim Anda pada tingkat yang lebih rinci, mengungkap pola dan membandingkan metrik dari waktu ke waktu. Anda dapat menggunakan hasilnya untuk membuat keputusan yang berbasis data dan objektif.
4) Dasbor tugas SaaS
Sektor SaaS menghadapi tantangan yang signifikan seperti retensi pelanggan, pelacakan pendapatan, dan manajemen biaya.
Dasbor tugas SaaS mengatasi tantangan ini dengan menawarkan pandangan mendalam tentang metrik penting seperti biaya akuisisi pelanggan (CAC), pendapatan berulang bulanan (MRR), dan nilai seumur hidup pelanggan (CLTV).
Dibuat khusus untuk bisnis SaaS, jenis dasbor ini memungkinkan para eksekutif dan manajer untuk memantau secara dekat dinamika pelanggan dan kesehatan keuangan, membantu dalam pengambilan keputusan strategis seperti optimalisasi harga dan upaya retensi pelanggan.
5) Dasbor tugas operasional pemasaran
Dasbor tugas operasional pemasaran membantu bisnis kecil hingga menengah dalam manajemen kampanye, alokasi sumber daya, dan keterlibatan pelanggan. Dasbor ini menawarkan wawasan real-time ke dalam upaya pemasaran, yang memungkinkan manajer dan tim untuk melacak KPI seperti prospek, konversi, dan lalu lintas web.
Dasbor tugas operasi pemasaran adalah pelengkap yang baik untuk Dasbor CRM . Dasbor ini memungkinkan Anda untuk melacak kampanye, menganalisis sumber-sumber prospek, dan menilai metrik keterlibatan. Para profesional pemasaran dapat mengandalkan dasbor untuk mengubah strategi dengan cepat dan menerapkan pendekatan yang gesit dan berdampak pada aktivitas pemasaran.
6) Dasbor tugas analitik perawatan kesehatan
Perawatan pasien yang efisien, waktu tunggu yang rendah, dan operasi yang dioptimalkan adalah tujuan penting dari organisasi perawatan kesehatan.
Dasbor analitik perawatan kesehatan membahas hal ini dengan memberikan wawasan tentang tren perawatan pasien, pelacakan hasil perawatan, dan pemanfaatan sumber daya.
Fitur-fitur penting seperti pelacakan waktu tunggu dan tingkat keberhasilan perawatan mendukung keputusan berbasis data. Hal ini meningkatkan hasil perawatan pasien, mengurangi biaya operasional, dan merampingkan operasi perawatan kesehatan.
7) Dasbor serba guna
Terkadang, templat manajemen tugas yang dibuat sebelumnya seperti Templat Manajemen Tugas ClickUp dapat bekerja dengan sempurna, apa pun kebutuhan dasbor Anda. Templat ini membantu Anda mempersempit tugas-tugas prioritas yang sangat penting dengan melihatnya dalam Daftar, Papan, dan Kalender.
Lebih jauh lagi, Templat Manajemen Tugas ClickUp dirancang untuk membantu Anda:
- **Memvisualisasikan dan mengatur tugas-tugas sepertitonggak pencapaian proyek atau tahapan kampanye pemasaran berdasarkan status, prioritas, atau departemen
- Melacak dan mengoptimalkan alur kerja seperti siklus pengembangan produk atau proses dukungan pelanggan berdasarkan bandwidth dan kemajuan tugas
- **Berkolaborasi antar tim seperti penjualan dan pengembangan atau SDM dan pemasaran dalam penjadwalan, penugasan, dan penyelesaian tugas
Atur dan lihat tugas Anda dengan filter yang berbeda di Template Manajemen Tugas ClickUp
Daripada menghabiskan waktu berjam-jam mencari kerangka kerja yang efisien untuk tim Anda, cukup gunakan templat manajemen tugas ini. Setelah ditambahkan ke alur kerja Anda, Anda tinggal memasukkan detailnya dan menikmati produktivitas yang lebih baik.
Baca juga:_ Membuat Dasbor OKR
Bagaimana Cara Membuat Dasbor Tugas?
Setelah Anda meninjau dasar-dasarnya, berikut ini cara membuat dasbor tugas yang efisien:
Langkah 1: Pilih perangkat lunak dasbor tugas dan buat proyek baru
Pilih perangkat lunak dasbor tugas yang sesuai dan buat proyek baru. Beri nama dasbor Anda untuk mencerminkan tujuan dan proyek yang terkait dengannya. Tetapkan tujuan dan hasil ideal proyek dengan istilah yang jelas dan terukur.
Kemudian, pilih templat yang sesuai dengan kebutuhan Anda atau buat dasbor Anda secara khusus untuk kebutuhan proyek tertentu.
Langkah 2: Tambahkan komponen penting ke proyek dasbor tugas Anda
Lengkapi dasbor tugas Anda dengan komponen penting seperti bilah kemajuan, daftar tugas dan indikator masalah berisiko tinggi untuk memberikan gambaran umum proyek yang komprehensif.
Pilih elemen yang selaras dengan KPI dan tujuan proyek Anda. Sebagai contoh, perangkat lunak Manajemen Proyek Kustom ClickUp menawarkan bidang yang dapat disesuaikan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik Anda.
Langkah ini sangat penting untuk mendapatkan gambaran sekilas yang jelas tentang status proyek Anda.
melacak, menyortir, dan memfilter pekerjaan sesuai dengan kebutuhan tim Anda. Bidang khusus memungkinkan Anda menggunakan ClickUp untuk hampir semua hal yang dapat Anda bayangkan._
Langkah 3: Lihat kemajuan dan temukan hambatan
Siapkan dasbor tugas Anda untuk melacak kemajuan proyek dan mengidentifikasi hambatan menggunakan alat bantu seperti Peta Jalan atau representasi visual seperti Bagan Gantt ClickUp .
Gabungkan analitik untuk memantau berapa banyak tugas yang tertunda dan sumber daya yang dialokasikan secara berlebihan. Manajer dan pemimpin tim dapat terus mendapatkan informasi tentang tren dan potensi penundaan dengan secara konsisten memperbarui dan meninjau indikator kemajuan.
kelompokkan, filter, atau sembunyikan tugas dalam bagan Gantt ClickUp 3.0 untuk melacak dan menghubungkan alur kerja di semua pekerjaan Anda_
Langkah 4: Bekerja menuju pencapaian saat ini
Arahkan dasbor tugas Anda untuk fokus pada pencapaian saat ini, dengan menggunakan alat bantu seperti pelacak tonggak pencapaian dan hitung mundur tenggat waktu. Pengaturan ini, yang sangat penting untuk kesadaran proyek, membantu memvisualisasikan kemajuan Anda menuju tujuan utama.
Manajer proyek dan pemimpin tim dapat memastikan bahwa tenggat waktu terpenuhi dengan peringatan tepat waktu yang diatur di dasbor mereka.
tampilan ClickUp Item Hubs memudahkan untuk menyortir Dokumen, Dasbor, dan Papan Tulis berdasarkan yang terbaru, favorit, atau 'Dibuat oleh saya'
Langkah 5: Waspadai item berisiko tinggi
Fokuslah untuk mengidentifikasi dan memantau item-item berisiko tinggi dalam proyek Anda dengan memanfaatkan fitur dasbor seperti filter dan kode warna untuk menyoroti tugas-tugas yang kompleks atau penting.
Buat bagian untuk melacak item-item dengan prioritas tinggi ini. Hal ini dapat membantu Anda mengelola potensi risiko secara proaktif. Tugas ClickUp menawarkan kustomisasi dengan tag dan filter untuk kategorisasi yang efisien dan manajemen risiko di berbagai proyek.
telusuri Tag yang telah dibuat sebelumnya, buat Tag baru, dan tambahkan beberapa Tag secara langsung di dalam tugas _di ClickUp
Ingatlah untuk selalu melakukan pembaruan penilaian risiko secara berkala. Menjaga agar evaluasi risiko tetap mutakhir dan sejalan dengan dinamika proyek yang terus berubah akan memastikan representasi dasbor yang akurat dan memfasilitasi mitigasi risiko secara tepat waktu. Langkah penting ini memastikan proyek Anda tidak mengalami penundaan atau komplikasi yang tidak terduga
Langkah 6: Pilih jenis bagan yang tepat untuk data Anda
Jenis bagan yang tepat dapat membantu Anda menyajikan data proyek secara efektif.
Tentukan jenis grafik atau bagan terbaik untuk KPI Anda: bagan batang untuk analisis tren, bagan lingkaran untuk proporsi, bagan garis untuk perkembangan berbasis waktu, atau tabel dan pengukur untuk informasi yang lebih rinci dan terfokus.
Tentu saja, hindari mengacaukan dasbor Anda dengan terlalu banyak jenis bagan. Fokuslah pada beberapa yang mewakili data yang paling relevan untuk pengalaman pengguna yang lancar dan pengambilan keputusan yang cepat
Langkah 7: Berikan konteks pada angka-angka Anda
Untuk menginterpretasikan data di dasbor Anda secara akurat dan bermakna, pastikan data tersebut dikontekstualisasikan.
Anda harus menyelaraskan data Anda dengan tujuan proyek atau organisasi yang lebih luas dengan menetapkan tolok ukur, membandingkan data saat ini dengan angka historis, dan mengilustrasikan kemajuan terhadap jadwal. ClickUp Tasks, misalnya, menawarkan opsi visualisasi serbaguna dan subtugas yang dapat disesuaikan untuk menyajikan data penting secara efektif.
Perancang dasbor harus memperjelas signifikansi data secara sekilas, mungkin dengan menambahkan teks penjelasan, metrik komparatif, atau garis tren.
Selain itu, ingatlah untuk menerapkan cerita dalam desain dasbor Anda untuk memandu pemirsa melalui data secara logis dan menarik. Pendekatan naratif ini meningkatkan pengalaman dan pemahaman pengguna.
Langkah 8: Membangun komponen dasbor
Pilih perangkat lunak dasbor yang memungkinkan Anda menyusun bagan, grafik, dan tabel data dengan fitur seret dan lepas yang mudah digunakan.
Fokuslah untuk membuat tata letak yang membuat informasi penting mudah diakses dan menonjol.
buat Dasbor terperinci di ClickUp dan tambahkan Kartu dengan mudah untuk melihat kemajuan poin sprint, tugas per status, dan bug per tampilan_
Menerapkan desain responsif untuk dasbor Anda untuk memastikan dasbor dapat diakses di berbagai perangkat, seperti tablet dan ponsel pintar. Kemampuan beradaptasi ini memungkinkan anggota tim untuk berinteraksi dengan dasbor kapan saja, di mana saja, sehingga informasi penting selalu tersedia.
Langkah 9: Berkolaborasi, berbagi, dan mengumpulkan umpan balik
Anda hampir sampai. Anda perlu mengundang umpan balik dari para pemangku kepentingan, anggota tim, dan orang lain di dasbor Anda. Langkah ini sangat penting untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, potensi fitur baru, atau elemen yang membingungkan.
Manajer proyek atau pembuat dasbor harus secara aktif mencari dan memasukkan umpan balik ini untuk meningkatkan kegunaan dasbor.
ClickUp Tasks memfasilitasi kolaborasi dan umpan balik dengan fitur-fitur seperti beberapa penerima tugas dan utas komentar. Dengan cara ini, seluruh tim dapat berkolaborasi untuk membuat dasbor bekerja untuk mereka.
utas komentar menjaga percakapan tetap teratur dalam tugas di ClickUp sehingga pengguna tidak perlu menggulir setiap komentar_
Tip profesional di sini adalah membuat lingkaran umpan balik terstruktur menggunakan alat seperti survei atau wawancara. Masukan spesifik tentang kegunaan, kejelasan, dan efektivitas membantu menyempurnakan dasbor lebih lanjut, menjadikannya alat yang lebih efisien. Dasbor Anda sekarang siap digunakan.
Langkah 10: Jadwalkan tinjauan dan pembaruan rutin
Seperti mesin yang berjalan dengan baik, dasbor tugas Anda membutuhkan pemeliharaan. Setelah diimplementasikan, Anda harus menjadwalkan tinjauan dan pembaruan rutin untuk dasbor Anda.
Mungkin kebutuhan proyek Anda telah berkembang, sehingga Anda perlu mengubah cakupan atau arah tugas Anda. Atau peran anggota tim telah berubah.
Namun, tinjauan ini bukan hanya untuk pembaruan. Jadwalkan sesi pelatihan dan perkuat praktik terbaik di antara tim Anda dalam menggunakan dan berinteraksi dengan dasbor. Dengan mengedukasi anggota tim Anda tentang cara menggunakan dasbor secara efektif, Anda dapat memaksimalkan kegunaannya dalam proses manajemen tugas proyek.
6 Tips Mengelola Dasbor Tugas
Membuat dasbor dan mengelolanya adalah dua hal yang sangat berbeda. Anda bisa mempekerjakan tenaga profesional untuk membuat dasbor, tetapi Anda mungkin tidak akan bisa melakukannya tanpa tips berikut ini.
- Melatih kecerdasan emosional: Setiap orang memilikigaya kerjatetapi orang selalu merespons dengan baik ketika Anda menghargai upaya mereka. Soroti keberhasilan dan tantangan individu dan tim untuk memotivasi anggota
- Menyelaraskan (dan menyelaraskan kembali) dasbor dengan tujuan bisnis: Tinjau dan sesuaikan dasbor secara teratur untuk mencerminkan tujuan bisnis
- Tetap gesit dan mudah beradaptasi: Dasbor Anda bukanlah program yang statis. Perbarui secara teratur agar sesuai dengan perubahan kebutuhan proyek dan persyaratan tim
- Kenali dan penuhi kebutuhan pembelajaran: Sediakan pelatihan dan sumber daya untuk memastikan tim Anda mahir dalam penggunaan dasbor
- Memprioritaskan privasi dan keamanan data: Batasi informasi sensitif hanya untuk personel yang berwenang. Kolaborasi memang bagus, namun begitu juga dengan kepatuhan
- Bersihkan dan perbarui data secara teratur: Untuk menghindari informasi yang menyesatkan, buatlah rutinitas untuk validasi dan pemeliharaan data
Pilih Dasbor Tugas yang Tepat untuk Anda
Menurut Survei Tren Teknologi 2024 dari Capterra lebih dari separuh (58%) pembeli di Amerika Serikat menyesali satu kali pembelian perangkat lunak dalam 12 hingga 18 bulan terakhir.
Jadi, sebelum Anda menentukan pilihan dasbor tugas, pastikan perangkat lunak tersebut intuitif, responsif, dan dapat beradaptasi dengan kebutuhan perusahaan Anda yang terus berkembang.
Dengan dasbor tugas yang sangat bisa disesuaikan, ClickUp Tasks bisa digunakan oleh siapa saja. Daftar secara gratis dan biarkan kami menunjukkan caranya 😊.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Bagaimana cara membuat dasbor tugas?
Untuk membuat dasbor, pilih perangkat lunak dasbor tugas yang sesuai dan siapkan proyek baru. Tambahkan komponen penting seperti bilah kemajuan, daftar tugas, dan indikator masalah berisiko tinggi untuk memberikan gambaran umum proyek.
Lacak kemajuan dan temukan potensi hambatan menggunakan alat bantu seperti Peta Jalan atau Bagan Gantt. Fokus pada pencapaian saat ini dan gabungkan fitur untuk memantau item berisiko tinggi.
Pilih jenis bagan yang tepat untuk data Anda agar dapat merepresentasikan KPI secara akurat. Pastikan Anda membuat komponen dasbor dengan desain yang mudah digunakan dan secara teratur meninjau dan memperbarui dasbor agar tetap relevan.
2. Apa saja elemen-elemen dasbor tugas?
Dasbor tugas biasanya mencakup beberapa elemen penting: indikator kemajuan secara keseluruhan, daftar tugas, matriks risiko, dan alat pelacakan KPI. Selain itu, dasbor ini juga dapat berisi pelacak tonggak pencapaian, hitung mundur tenggat waktu, dan elemen visual seperti bagan Gantt atau grafik batang.
Indikator masalah dengan prioritas tinggi atau berisiko tinggi, bersama dengan filter dan sistem kode warna, juga umum digunakan. Dasbor harus dirancang untuk kemudahan penggunaan, dengan tata letak yang dengan jelas menampilkan informasi yang paling penting.
3. Apa saja manfaat dari dasbor tugas?
Dasbor tugas meningkatkan manajemen proyek dengan memberikan gambaran umum yang jelas tentang status proyek Anda. Dasbor tugas juga membantu Anda melacak kemajuan berbagai sasaran dan tugas, serta mengidentifikasi potensi masalah sebelum masalah tersebut membesar.
Dasbor tugas juga meningkatkan koordinasi dan komunikasi tim dengan memusatkan informasi proyek. Dasbor tugas membantu dalam pengambilan keputusan dengan menyajikan data dalam format yang dapat diakses dan ditindaklanjuti. Dengan menggunakan dasbor tugas untuk semua proyek pribadi dan profesional, Anda dapat meningkatkan produktivitas, mengelola sumber daya dengan lebih baik, dan melihat proyek hingga selesai.