Ketika Anda mengelola proyek untuk mencari nafkah, keterampilan organisasi alami dan perencanaan yang baik hanya akan membawa Anda sejauh ini. Program jarang sekali berjalan dengan sempurna-dan mengetahui cara menghadapi tantangan adalah kuncinya.
Itulah mengapa banyak profesional manajemen proyek beralih ke PMBOK untuk memaksimalkan efektivitas dan mencapai tujuan proyek mereka. Singkatan dari Project Management Body of Knowledge, PMBOK telah menjadi sumber utama untuk manajemen proyek yang sukses. 🎯
Di sini, kita akan mengeksplorasi latar belakang PMBOK, melihat beberapa metodologi dan proses manajemen proyek, dan berbagi beberapa tips untuk berhasil menerapkan PMBOK di lingkungan kerja Anda.
Apa itu PMBOK dalam Manajemen Proyek?
Project Management Institute, atau disingkat PMI, adalah asosiasi nirlaba dari para profesional manajemen proyek, yang didirikan pada tahun 1969. Secara hukum dikenal sebagai Project Management Institute, Inc. yang dijalankan oleh para anggota dan mengawasi standar industri.
PMI mendefinisikan manajemen proyek seperti ini:
" Manajemen proyek adalah praktik menggunakan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk menyelesaikan serangkaian tugas untuk memberikan nilai dan mencapai hasil yang diinginkan."
Pada tahun 1980-an, PMI memutuskan untuk menempatkan beberapa standar dasar untuk praktik manajemen proyek. Oleh karena itu, PMI mengembangkan sebuah kumpulan terminologi, ditambah dengan prinsip-prinsip manajemen proyek, pedoman, dan praktik terbaik. Hal ini dikenal sebagai Project Management Body of Knowledge. 📚
Rencana dan kerangka kerja manajemen proyek menjelaskan area pengetahuan penting dan kelompok proses yang membentuk siklus hidup proyek. Di dalamnya, memungkinkan berbagai metodologi untuk manajemen proyek - misalnya, pendekatan air terjun atau lincah.
Apa Itu Panduan PMBOK® ??
PMBOK® Guide adalah buku manajemen proyek yang mendokumentasikan semua prinsip dan praktik PMBOK, yang bertindak sebagai panduan untuk pengetahuan manajemen proyek. Buku ini pertama kali diterbitkan oleh PMI sebagai buku putih pada tahun 1987 dan kemudian pada tahun 1996 dalam format buku.
Meskipun ada banyak buku manajemen proyek saat ini, ini adalah "kitab suci" industri Panduan PMBOK® dibaca oleh manajer proyek di seluruh dunia dan kemudian diterapkan setiap hari untuk membantu mereka mewujudkan hasil proyek dan menangani tantangan manajemen proyek . 🚧
Perlu dicatat bahwa panduan ini terus berkembang karena adanya teknologi baru, perubahan pasar, dan pergeseran pendekatan. Panduan PMBOK® - Edisi Kelima dan Edisi Keenam masing-masing diterbitkan pada tahun 2013 dan 2017 - namun sudah ketinggalan zaman.
Oleh karena itu, panduan Panduan PMBOK® - Edisi Ketujuh direvisi pada tahun 2021 untuk tempat kerja modern, dengan fokus pada kesigapan, inovasi, dan proaktif. Sekarang diterbitkan dalam bahasa Inggris, ditambah 10 bahasa lainnya, termasuk Spanyol, Prancis, Jepang, dan Arab. 🌎
Jika edisi keenam berfokus pada area pengetahuan, edisi terbaru PMBOK Guide® disusun berdasarkan delapan domain kinerja proyek, yaitu:
- Pemangku kepentingan
- Tim
- Pendekatan pengembangan dan siklus hidup
- Perencanaan
- Pekerjaan proyek
- Penyampaian
- Pengukuran
- Ketidakpastian
Panduan praktik ini juga mencakup berbagai pendekatan manajemen proyek dan menawarkan kiat-kiat untuk menyesuaikan pendekatan PM dan proses manajemen proyek.
Peran PMBOK dalam Manajemen Proyek
PMBOK menetapkan standar untuk praktik manajemen proyek dan memberikan para profesional industri semua Prinsip-prinsip PM dan alat yang mereka butuhkan untuk manajemen proyek yang efektif.
Ini juga berfungsi sebagai dasar untuk sertifikasi profesional, seperti:
- Tingkat pemulaAssociate Bersertifikat dalam Manajemen Proyekatau CAPM
- Yang lebih spesifik dan gesitPraktisi Bersertifikat Agile PMIatau PMI-ACP
- TheProfesional Manajemen Proyekatau PMP, untuk pemimpin proyek yang berpengalaman
Kredensial ini tidak dapat dianggap enteng karena standar PMI sangat tinggi. Sertifikasi PMP diakreditasi baik secara nasional berdasarkan standar ISO/ANSI 17024 dan internasional berdasarkan standar ISO 9001.
Untuk mendapatkan sertifikasi terbaik ini, manajer proyek harus memenuhi persyaratan khusus di awal. Mereka juga harus lulus ujian PMP yang terdiri dari 180 pertanyaan untuk menunjukkan pemahaman yang baik mengenai metodologi, proses, dan area pengetahuan manajemen proyek. 🧑🎓
Mari kita lihat beberapa elemen yang terlibat.
PMBOK Metodologi
Salah satu keputusan terpenting yang harus diambil oleh manajer proyek adalah metodologi mana yang harus diikuti. Pilihan ini akan memengaruhi segalanya, mulai dari pola pikir Anda tentang manajemen proyek hingga perencanaan dan eksekusi.
Ada dua kategori utama metodologi: berurutan dan lincah. Sebagian besar pendekatan yang lebih spesifik berasal dari keduanya, dan beberapa di antaranya merupakan hibrida dari keduanya.
Metodologi Sekuensial **Metodologi
Metodologi sekuensial adalah cara tradisional dalam melakukan sesuatu-melakukan sesuatu selangkah demi selangkah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa Anda harus menyelesaikan langkah pertama sebelum Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya, dan seterusnya hingga Anda mencapai hasil yang telah Anda kerjakan. 💯
Metodologi ini mudah dipahami dan bekerja dengan baik untuk proses yang dapat diprediksi, seperti membuat produk fisik. Namun, metodologi ini tidak terlalu fleksibel, jadi jika ada perubahan-katakanlah, pemangku kepentingan mengubah prioritas atau sumber daya penting tiba-tiba tidak tersedia-keberhasilan keseluruhan proyek dapat terancam.
Jenis metodologi sekuensial yang populer termasuk metode air terjun dan metode jalur kritis.
Metodologi yang lincah **Metodologi
Metodologi agile memprioritaskan fleksibilitas dan kolaborasi di dalam tim dan dengan pemangku kepentingan lainnya. Pekerjaan dilakukan dalam siklus yang lebih pendek dan berulang, dengan dokumentasi di belakang. Hasilnya dievaluasi di akhir setiap siklus. 🔁
Cara kerja yang lebih modern ini sering kali mengarah pada perubahan dalam hasil kerja saat tim menemukan cara yang lebih baik untuk melakukan sesuatu dan merevisi rencana awal.
Metodologi agile yang populer termasuk Scrum, Kanban, dan kerangka kerja proyek adaptif.
Metodologi lainnya
Beberapa metodologi PM lainnya termasuk:
- Manajemen proyek ramping, yang bertujuan untuk mengurangi pemborosan waktu, sumber daya, dan uang
- Six Sigma, yang menggunakan statistik untuk mengidentifikasi dan menghilangkan cacat atau bug
- PRINCE2 atau Projects In Controlled Environments, sebuah metode yang digunakan oleh pemerintah Inggris untuk mengendalikan sumber daya dan risiko
Setelah Anda menetapkan metodologi Anda, sekarang saatnya untuk fokus pada fase-fase proyek.
PMBOK Kelompok Proses
Mengelola proyek yang besar-atau bahkan proyek yang kecil-bisa sangat melelahkan. Ada begitu banyak elemen yang terlibat, termasuk orang, proses, dan sumber daya. Ditambah lagi dengan keterbatasan waktu dan keuangan, maka manajer proyek mana pun akan dimaafkan jika ingin menyerah sebelum memulai. 👀
Jelajahi ClickUp untuk mengelola proyek Anda dengan kekuatan AI, 15+ tampilan, dan otomatisasi tugas
Untuk mengatasi hal ini, selalu pisahkan proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Hal ini membantu Anda memikirkan semuanya. Kemudian Anda dapat menangani satu bagian pada satu waktu sesuai dengan tenggat waktu tertentu. Dengan menerapkan praktik ini, Anda akan memiliki arah yang jelas dengan pencapaian konkret di sepanjang jalan untuk mengelola sumber daya dan risiko secara efisien.
PMBOK menetapkan lima kelompok proses-atau fase proyek :
- Proses Inisiasi Proyek
- Proses Perencanaan
- Proses Eksekusi
- Proses Pemantauan dan Pengendalian
- Proses Penutupan Proyek
Masing-masing fase ini merupakan elemen penting dari siklus hidup manajemen proyek . Abaikan salah satu dari mereka dan Anda mungkin akan mendapati diri Anda diliputi tantangan. Namun jika Anda mengikuti setiap langkah dari proses tersebut, semuanya akan berjalan dengan lancar. 🧘
1. Proses Inisiasi Proyek
Pada fase proses PMBOK ini, Anda mendefinisikan tujuan proyek dan memperjelas hasil kerja Anda. Hal ini biasanya melibatkan diskusi, dan terkadang negosiasi, untuk membuat semua orang berada di halaman yang sama. Anda mungkin perlu melakukan analisis biaya-manfaat dan mungkin beberapa studi kelayakan untuk memastikan proyek ini bermanfaat.
Tujuan Anda pada fase ini adalah untuk membuat piagam proyek yang mendokumentasikan visi, ruang lingkup, tujuan, dan hasil proyek, serta tanggung jawab berbagai anggota tim. 📃
2. Proses Perencanaan
Perencanaan sangat penting untuk tetap memegang kendali atas proyek Anda dan mencegah terjadinya pergeseran ruang lingkup. Saat berkonsultasi dengan pemangku kepentingan lainnya, Anda akan memecah gambaran besar menjadi tonggak-tonggak penting, kemudian tugas-tugas individual, dan memutuskan siapa yang akan melakukan apa. Anda kemudian akan menghitung berapa lama setiap tugas akan memakan waktu - dengan mempertimbangkan segala ketergantungan - untuk membuat garis waktu proyek . 📌
Atur proyek Anda dan kelola jadwal dengan Tampilan Kalender ClickUp
Anda juga akan merencanakan sumber daya apa pun yang Anda perlukan pada saat ini-misalnya, peralatan dan perlengkapan-sebelum beralih ke biaya, dengan memperhatikan batasan anggaran. Terakhir, kenali potensi risiko yang ada sehingga Anda siap menghadapinya jika diperlukan.
Tujuan Anda di sini adalah untuk membuat rencana yang jelas peta jalan manajemen proyek untuk diikuti oleh semua orang. Sebagian besar manajer proyek menggunakan alat manajemen proyek di sini untuk merencanakan dan kemudian melacak proyek saat berjalan.
3. Proses Eksekusi
Selama pelaksanaan proyek fase ini, saatnya untuk mewujudkan rencana Anda. Tim Anda akan mengerjakan tugas-tugas sementara Anda memastikan semuanya berjalan sesuai rencana dan dilakukan dengan benar.
Pemeriksaan informal secara rutin dengan tim Anda dan pelaporan yang lebih formal membuat Anda tetap mengetahui perkembangan proyek, membantu Anda mengetahui masalah sejak dini, dan memudahkan perubahan yang diperlukan. Merayakan kemenangan dan menjaga tim tetap termotivasi juga merupakan bagian dari deskripsi pekerjaan Anda di sini. 🙌
Komunikasi adalah kunci dalam fase ini, baik dengan tim dan pemangku kepentingan. Jika semua orang selalu mendapat informasi, Anda melakukan pekerjaan dengan baik.
4. Proses Pemantauan dan Pengendalian
Dalam fase PMBOK ini, Anda mengawasi metrik Anda selama eksekusi. Jika ada sesuatu yang keluar jalur dari rencana awal, semakin dini Anda menyadarinya, semakin baik. ⏱️
Curah pendapat, rencanakan, dan jalankan program pemasaran tim Anda dengan menggunakan fitur ClickUp
Pengaturan indikator kinerja utama (KPI) memberi Anda sesuatu untuk diukur. Sebagai contoh, Anda dapat melacak kemajuan tugas terhadap jadwal dan biaya terhadap anggaran Anda. Atau Anda dapat memantau berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah. Hal ini memudahkan untuk melihat apa yang berhasil dan apa yang tidak, dan memungkinkan Anda untuk memperbaiki proses atau memperbaiki arah sambil jalan.
5. Proses Penutupan Proyek
Fase ini sering kali terburu-buru-atau bahkan terabaikan sama sekali-tetapi ini sangat penting karena menandai pencapaian dan membantu Anda memahami apa yang dapat dilakukan secara berbeda di lain waktu. Sebaiknya luangkan waktu untuk memastikan semuanya telah dilakukan sebagaimana mestinya dan menyelesaikan segala sesuatu yang belum selesai.
Anda dapat menggunakan proyek templat post-mortem untuk mengevaluasi seberapa baik rencana Anda berjalan, menganalisis kinerja tim dan individu, dan menyelesaikan dokumen yang belum terselesaikan. Terakhir, Anda pasti ingin berterima kasih kepada tim Anda dan merayakan selesainya proyek. 🎉
PMBOK Bidang Pengetahuan
PMBOK Guide® juga mendokumentasikan 10 area pengetahuan manajemen proyek. Ini adalah aspek-aspek yang perlu dikerjakan oleh setiap manajer proyek selama lima fase siklus hidup.
- Manajemen Integrasi Proyek adalah koordinasi para pemangku kepentingan, tugas, sumber daya, dan elemen proyek lainnya
- Manajemen Lingkup Proyek memastikanhasil proyek jelas dan setiap perubahan dipertimbangkan dan dikelola dengan cermat
- Manajemen Waktu Proyek memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan dan kemudian melacak kemajuan nyata terhadap perkiraan tersebut
- Manajemen Biaya Proyek memperkirakan semua biaya yang terlibat dan kemudian melacaknya terhadap anggaran 💸
- Manajemen Kualitas Proyek memastikan semuanya dilakukan sesuai dengan standar kualitas yang ditentukan di awal
- **Manajemen Sumber Daya Manusia melibatkan pengalokasian orang-orang ke dalam tugas-tugas, kemudian melacak kinerja mereka dan memastikan bahwa mereka memiliki apa yang mereka butuhkan untuk bekerja secara produktif
- Manajemen Komunikasi Proyek memastikan semua orang memiliki informasi yang mereka butuhkan dan bahwa tim selalu mendapat informasi mengenai persyaratan, kemajuan, dan perubahan
- Manajemen Risiko mengidentifikasi potensi risiko di awal dan membuat rencana untuk menanganinya, jika terjadi
- manajemen Pengadaan Proyek * Manajemen Pengadaan Proyek melibatkan penanganan sumber daya dari luar, seperti kontraktor atau vendor yang berkontribusi pada proyek
- manajemen *Proyek Pemangku Kepentingan Manajemen berarti memastikan semuapemangku kepentingan proyek telah menyetujuirencana proyek dan kemudian memberi mereka informasi tentang kemajuan selama
Tips untuk Menerapkan Prinsip-prinsip PMBOK
Setelah kita mengetahui beberapa kerumitan manajemen proyek, mari kita jelajahi beberapa cara untuk merampingkan alur kerja Anda, menghemat waktu dan tenaga ekstra saat Anda benar-benar membutuhkannya. ✨
Rahasia untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan lebih baik adalah dengan memiliki alat bantu yang tepat. Meskipun ada beberapa opsi perangkat lunak manajemen proyek gratis di luar sana, Anda tidak akan salah memilih ClickUp.
ClickUp menyatukan tim Anda untuk merencanakan, melacak, dan berkolaborasi dalam proyek apa pun - semuanya di satu tempat
ClickUp adalah aplikasi yang lengkap platform manajemen proyek yang selaras dengan prinsip-prinsip PMBOK dan membuatnya lebih mudah dari sebelumnya untuk mengelola proyek Anda dari awal hingga akhir. Berikut adalah beberapa cara yang dapat Anda gunakan untuk mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas manual yang berulang-ulang dan membawa manajemen proyek Anda ke tingkat berikutnya.
Gunakan alat bantu kreatif untuk curah pendapat
Petakan ide awal Anda menggunakan ClickUp Peta Pikiran dan Papan Tulis ClickUp . ClickUp memudahkan untuk berkolaborasi dengan tim Anda, memberikan alat untuk mengerjakan dokumen yang sama pada waktu yang sama, meskipun Anda tidak berada di ruangan yang sama.
Penggunaan manajemen proyek alat untuk merencanakan, mengelola, dan memantau tugas
Setelah Anda memiliki garis besar awal, perjelas tujuan Anda dengan Sasaran ClickUp . Pisahkan ini menjadi tonggak pencapaian dan individu Tugas ClickUp .
Rencanakan, atur, dan berkolaborasi dalam proyek apa pun dengan manajemen tugas khusus di ClickUp
Anda bisa mengatur prioritas dan ketergantungan serta merencanakan jalur kritis . Kemudian tetapkan dan lacak tugas-tugas tersebut hingga selesai. Alat bantu visual seperti ClickUp Gantt Charts dan Tampilan Papan ClickUp memudahkan untuk melihat apa yang sedang terjadi dalam sekejap. 🔎
Simpan semuanya di satu tempat
Simpan semua dokumen proyek Anda di satu tempat dengan Klik Dokumen . Dokumen dapat ditautkan ke alur kerja, sehingga memudahkan Anda dan tim untuk menemukan apa yang dibutuhkan dengan cepat. 📝
Hemat waktu dengan memulai dengan templat
Dengan sejumlah templat manajemen proyek gratis tidak ada alasan untuk memulai dari awal lagi.
Berikan tim Anda akses ke perpustakaan berisi 1.000+ templat di ClickUp
Dari templat ikhtisar proyek ke opsi untuk Manajemen Agile Scrum dan Templat Laporan Anggaran , ClickUp siap membantu Anda.
Pantau metrik Anda
ClickUp memudahkan Anda untuk terus memantau apa yang terjadi dengan proyek Anda. Siapkan Status Tugas Khusus ClickUp pada tugas individu dan memantau dan mengelola beban kerja tim dengan satu klik mouse Anda.
Dapatkan ikhtisar tingkat tinggi dari pekerjaan Anda dengan Dasbor yang dapat disesuaikan sepenuhnya di ClickUp
Lacak kemajuan tugas dan proyek secara real time di Dasbor Khusus ClickUp sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan satu trik pun. 📈
Terintegrasi dengan alat lain Integrasi ClickUp membantu Anda menyelaraskan setiap bagian dari tumpukan teknologi Anda. Jalankan rapat atau webinar pelatihan Agile dari Microsoft Teams atau Zoom. Akses dokumen perusahaan melalui Google Drive atau OneDrive atau lacak waktu dengan Everhour.
Sinkronkan rapat tim ke Kalender Google Anda atau instal aplikasi Ekstensi Chrome ClickUp untuk membantu Anda menambahkan apa pun dari situs web yang Anda lihat ke tugas.
Tetap terhubung dengan tim Anda
ClickUp menawarkan banyak cara untuk tetap terhubung dengan tim Anda dan meningkatkan kolaborasi. Berkomunikasi dengan mereka melalui integrasi Slack atau Outlook atau gunakan Obrolan ClickUp untuk terhubung dengan mereka langsung di platform. Libatkan rekan kerja ke dalam percakapan dengan @mentions atau gunakan Komentar yang Ditugaskan untuk meminta tindakan. 👪
Terapkan Prinsip PMBOK untuk Sukses Manajemen Proyek
PMBOK-atau Project Management Body of Knowledge-didirikan untuk menstandarkan praktik manajemen proyek. Hal ini didokumentasikan dalam Panduan PMBOK® dan merupakan dasar untuk akreditasi manajemen proyek profesional.
Panduan PMBOK® terus diperbarui seiring dengan perkembangan industri. Saat ini, panduan ini berfokus pada penerapan metodologi yang berbeda pada fase-fase siklus hidup proyek dan berbagai bidang pengetahuan yang terlibat dalam manajemen proyek.
Sebagai manajer proyek yang cerdas, inilah saatnya untuk menyederhanakan alur kerja Anda dengan ClickUp. Anda dapat merencanakan, membuat, dan mengelola tugas, berkomunikasi dengan tim Anda, dan memantau kemajuan dari satu platform yang terpusat dan nyaman. Mendaftar untuk ClickUp hari ini dan mulailah menghemat waktu dan tenaga di setiap langkah. 🤩
Fakta Umum
Jika Anda baru mengenal PMBOK dan bertanya-tanya tentang apa itu PMBOK, jawaban dari pertanyaan-pertanyaan umum berikut ini dapat membantu.
**1. Untuk apa PMBOK digunakan?
PMBOK adalah singkatan dari Project Management Body of Knowledge, sebagaimana didefinisikan oleh Project Management Institute. Ini adalah seperangkat prinsip-prinsip dasar dan praktik terbaik yang digunakan oleh manajer proyek di seluruh dunia. Ini menjelaskan metodologi, area pengetahuan, dan fase siklus hidup proyek, yang dikenal sebagai kelompok proses.
**2. Untuk apa PMBOK Guide® digunakan?
PMBOK Guide® adalah buku yang mendokumentasikan Project Management Body of Knowledge. Buku ini berfungsi sebagai referensi harian bagi manajer proyek dan juga merupakan dasar dari sertifikasi manajemen proyek profesional. Panduan ini diperbarui secara berkala untuk mempertimbangkan metodologi yang berkembang dan kemajuan teknologi.
**3. Apa saja area pengetahuan PMBOK 10?
Area pengetahuan PMBOK adalah:
- Manajemen Integrasi Proyek
- Manajemen Lingkup Proyek
- Manajemen Waktu Proyek
- Manajemen Biaya Proyek
- Manajemen Kualitas Proyek
- Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek
- Manajemen Komunikasi Proyek
- Manajemen Risiko Proyek
- Manajemen Pengadaan Proyek
- Manajemen Pemangku Kepentingan Proyek