Aditya bekerja sebagai Asisten Pertumbuhan di AirTract, platform terkemuka untuk mendapatkan saran ahli, di mana orang dapat mengajukan pertanyaan, menulis artikel, berbagi pengetahuan, dan belajar dari kursus online berbayar maupun gratis. Ia memiliki gelar Sarjana Teknik Komputer dan telah bekerja di bidang Pemasaran Digital selama dua tahun terakhir. Ia juga merupakan pembaca yang rakus dan penggemar olahraga yang antusias.
Manajemen proyek adalah pengembangan dan pelaksanaan rencana yang terkait dengan proyek tertentu yang sedang dijalankan. Proses ini dapat dibagi menjadi tahap-tahap yang jelas yang akan Anda dan tim Anda lalui saat membawa proyek dari awal hingga selesai.
Tahapan manajemen proyek adalah proses sistematis dan bertahap yang harus diikuti oleh manajer dan pemimpin untuk memastikan proyek dijalankan dengan baik dan dapat menghasilkan hasil positif di masa depan.
Efisiensi dasar proyek bergantung pada beberapa tahap yang tepat untuk memperkuat dan meningkatkan manajemen proyek organisasi. Tahap-tahap ini dapat digunakan sebagai panduan awal untuk memahami laporan kemajuan suatu proyek.
Jika Anda ingin memastikan rencana Anda tetap berjalan sesuai rencana, Anda perlu mengikuti lima tahap manajemen proyek!
Lima Tahap Manajemen Proyek
Menurut Project Management Institute (juga dikenal sebagai PMI), Manajemen Proyek adalah pengetahuan, teknik, keterampilan, dan alat yang memperluas jangkauan partisipasi dan aktivitas suatu organisasi untuk mencapai tujuan proyek tertentu.
Secara umum, proses pengendalian dan pengarahan proyek dibagi menjadi lima tahap dasar dari awal hingga selesai. Baik Anda berencana meluncurkan bisnis baru atau membuat rencana pemasaran, setiap tim manajemen akan melewati lima tahap ini.
Mari kita lihat lima tahap ini:
- Inisiasi dan konsepsi proyek
- Perencanaan proyek
- Pelaksanaan proyek
- Pemantauan, pengendalian, dan pelaksanaan proyek
- Penutupan proyek
Persyaratan Tahapan Proyek: Pendapat Kritis
Setiap proyek memiliki tuntutan tersendiri dan memerlukan jalur tertentu yang harus diikuti. Tahapan siklus hidup proyek memungkinkan tim manajemen untuk menangani setiap proyek secara mandiri dan melaksanakannya dengan sukses. Selain itu, tahapan ini memastikan prosedur operasional yang sistematis dan menjaga kinerja semua pihak yang terlibat dalam proyek.
Setiap proyek memiliki tuntutan tersendiri dan memerlukan jalur tertentu yang harus diikuti. Tahapan siklus hidup proyek memungkinkan tim manajemen untuk menangani setiap proyek secara mandiri dan melaksanakannya dengan sukses. Selain itu, tahapan ini memastikan prosedur operasional yang sistematis dan menjaga kinerja semua pihak yang terlibat dalam proyek.
Saya tahu Anda berpikir, "Apakah ini benar-benar penting?"
Jawabannya adalah ya! Lima tahap ini penting karena membantu:
- Lakukan penyesuaian strategis untuk memberikan nilai sebenarnya dari bisnis atau proyek Anda
- Bawa kepemimpinan yang autentik serta arahan yang tepat untuk proyek Anda
- Berikan fokus dan tujuan yang jelas terkait manajemen Anda
- Rencanakan secara realistis mengenai tujuan Anda
- Mengontrol kualitas hasil akhir secara keseluruhan
Mari kita pelajari lima tahap ini, dan bagaimana mereka membantu proyek Anda menjadi sukses!
Langkah 1: Awal
Langkah awal yang konkret akan menunjukkan jalan menuju kesuksesan dan juga membangun fondasi untuk semua tahap berikutnya dalam siklus hidupnya. Pertama-tama, teliti dengan cermat konsep dan ide proyek Anda untuk menentukan apakah konsep tersebut bermanfaat atau tidak bagi organisasi.
Pada fase ini, tim pengambil keputusan akan mengidentifikasi cara realistis untuk menyelesaikan seluruh proyek. Fase ini juga dikenal sebagai awal resmi, yang dimulai dengan penerbitan mandat proyek. Biasanya, mandat ini menjelaskan tujuan utama dan sasaran proyek serta mengotorisasi anggaran proyek.
Tahap ini dimulai dengan:
- Sebuah kasus bisnis yang tepat: hal ini membenarkan kebutuhan aktual untuk sebuah proyek dan akan menetapkan perkiraan mengenai manfaat potensial
- Studi Kelayakan: Studi ini menilai berbagai sumber daya yang diperlukan untuk mengevaluasi tantangan proyek dan menentukan langkah awal yang esensial terkait manfaat bagi organisasi
Penerapan proyek umumnya memerlukan beberapa komponen kunci untuk menyusun Dokumen Awal Proyek (PID), termasuk hal-hal berikut:
- Studi Kasus
- Tujuan dan ruang lingkup proyek Anda
- Organisasi proyek
- Risiko proyek
- Pendapat pemangku kepentingan proyek
- Kerangka kerja pelaporan dan pengendalian, dan lainnya
Setelah semua ini selesai, saatnya merencanakan proyek Anda!
Langkah 2: Perencanaan
Tahap perencanaan terutama berfokus pada gambaran umum tujuan, anggaran, dan waktu untuk suatu proyek. Ini adalah peta jalan yang membantu Anda maju dan mengarahkan tim dengan benar. Selama tahap ini, manajer proyek dapat memanfaatkan keterampilan karyawan untuk meningkatkan produktivitas organisasi.
Tahap Perencanaan Proyek meliputi:
- Mengidentifikasi kebutuhan yang tepat
- Menentukan tujuan dan ruang lingkup
- Menyelesaikan jadwal untuk menyelesaikan hasil akhir
- Menyusun jadwal untuk kelancaran operasional organisasi
- Mengatur dan mengevaluasi persyaratan
Tahap perencanaan sangat penting dalam manajemen proyek. Selama fase ini, tim Anda akan diberikan peta jalan yang jelas tentang apa yang dibutuhkan proyek untuk mencapai kesuksesan sebagai tim!
Jadi, apa selanjutnya? Saatnya untuk mulai bekerja!
Langkah 3: Pelaksanaan
Ketika tim sudah siap untuk melaksanakan atau meluncurkan hasil proyek, tahap pelaksanaan proyek membantu Anda mengontrol dan mengelola setiap proyek. Gunakan status proyek untuk menjaga alur kerja tetap teratur dan terorganisir. Manajer proyek memerlukan keterampilan manajemen dan soft skills untuk memotivasi tim, meningkatkan kinerja, dan memastikan proyek berjalan sesuai rencana.
Manajemen proyek mungkin memerlukan hal-hal berikut untuk tahap pelaksanaan:
- Pembentukan tanggung jawab individu dan tugas
- Membagi tugas di antara anggota tim
- Melaksanakan tugas-tugas
- Perbarui laporan kemajuan proyek Anda
- Menyediakan layanan atau produk sesuai dengan tenggat waktu yang ditetapkan
Beberapa ahli mengatakan bahwa eksekusi dan promosi merupakan bagian dari tahap yang sama, satu setelah yang lain.
Setelah menyelesaikan fase ini, Anda perlu membantu tim pemasaran Anda menampilkan hasil kerja yang telah Anda lakukan! Hal ini mungkin termasuk membuat paket promosi untuk layanan atau produk yang Anda tawarkan untuk pameran dagang. Sekarang tim pemasaran Anda perlu mengumpulkan informasi produk, harga, dan bahkan foto produk untuk mempromosikan produk Anda di depan pelanggan.
Sekarang apa? Sudah selesai, kan?
Tunggu dulu! Masih ada dua tahap lagi!
Langkah 4: Pemantauan dan Pengendalian
Pada fase ini, manajer dapat mengukur kinerja, memantau kemajuan, dan menangani berbagai masalah yang mungkin timbul. Fase pemantauan dan pengendalian merupakan tonggak penting dalam manajemen proyek secara keseluruhan.
Ada berbagai Indikator Kinerja Utama (KPI) untuk memantau proyek, seperti menjaga anggaran yang terencana dengan baik, mematuhi jadwal yang dijanjikan, menyerahkan produk tepat waktu, dan lain-lain.
Hal yang paling penting adalah bahwa tahap ini mudah diukur dan secara konsisten digunakan bersama oleh manajemen dan pemangku kepentingan.
Langkah 5: Penutupan Proyek
Kami telah mencapai tahap akhir manajemen proyek, di mana Anda dapat mengevaluasi seberapa sukses proyek yang telah Anda selesaikan. Evaluasi ini memberikan pelajaran dan mengevaluasi proses secara keseluruhan untuk meningkatkan proyek Anda berikutnya dengan lebih efisien. Ini adalah tahap akhir dari siklus hidup manajemen proyek Anda.
[Pola alur kerja manajemen proyek bertahap]
Dengan semua prosedur ini, manajemen proyek dapat menjadi sangat sibuk. Di sinilah alat manajemen proyek berperan. Mereka membantu Anda merencanakan proyek dengan mudah. ClickUp adalah salah satu alat yang dapat menjadi dukungan yang sangat baik.
Ini adalah alat manajemen proyek dengan dokumen, pengingat, tujuan, kalender, dan bahkan kotak masuk. Dengan fitur yang sepenuhnya dapat disesuaikan dan eksklusif, ClickUp cocok untuk tim dari berbagai ukuran dan industri, memungkinkan tim mana pun menggunakan aplikasi yang sama untuk merencanakan, mengorganisir, dan berkolaborasi.
Membuat tampilan kustom yang dapat disimpan dan dibagikan dengan siapa saja, serta grafik beban kerja yang menunjukkan apa yang sedang dikerjakan oleh tim, memudahkan pengelolaan proyek apa pun.
Proses manajemen proyek bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lain; namun, komponen-komponen tradisional ini merupakan bagian penting dari proyek yang sukses. Tim manajemen di seluruh dunia mengikuti lima tahap manajemen proyek ini untuk menyelesaikan proyek mereka dengan banyak manfaat.
Manajemen proyek tidak perlu menakutkan, terlepas dari skalanya, asalkan Anda mengikuti lima tahap manajemen proyek.