Pernahkah Anda merasa daftar tugas tim Anda untuk klien adalah setumpuk pin bowling yang menyala dan Anda mencoba menyulapnya?
Hanya saja, Anda tidak memiliki bakat juggling sama sekali dan salah satu alis Anda sudah hangus? Jika skenario ini bisa diterapkan, Anda memerlukan strategi manajemen beban kerja yang baru.
Manajemen beban kerja adalah lem super yang menyatukan proses bisnis Anda.
Tanpanya, tumpukan dokumen Anda akan terasa setinggi Gunung Everest. Anda jadwal proyek akan berantakan seperti kamar tidur anak remaja Anda. Dan daftar tugas karyawan Anda akan sama panjangnya dengan feed media sosial mereka!
Namun, apa sebenarnya manajemen beban kerja itu? Dan bagaimana Anda bisa mulai menerapkannya di perusahaan Anda?
Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu manajemen beban kerja, bagaimana cara kerjanya, dan alat manajemen beban kerja untuk membantu Anda menerapkannya. Ambil alat pemadam kebakaran dan letakkan pin bowling-mari kita mulai!
Apa itu Manajemen Beban Kerja?
Manajemen beban kerja adalah proses mendistribusikan dan mengelola pekerjaan tim Anda secara efisien untuk memaksimalkan produktivitas. Ini mungkin ide yang sederhana, tetapi jangan tertipu. Jika diabaikan, hal ini justru dapat menambah beban kerja Anda.
Bahkan, sebuah 2021 Perpustakaan Kedokteran Nasional menunjukkan bahwa karyawan merasa kurang puas ketika mereka merasa memiliki beban kerja yang berlebihan. Hal ini menyebabkan produktivitas yang lebih rendah dan tingkat kelelahan serta pergantian karyawan yang lebih tinggi.
Kesimpulannya?
Manajemen beban kerja yang efektif adalah hal yang sangat penting!
Mengapa Manajemen Beban Kerja Penting?
Ketika Anda menangani manajemen beban kerja tim dengan benar, beberapa hal luar biasa akan terjadi:
- Anda akan melihat peningkatankerja sama dan kolaborasi tim dalam organisasi Anda
- Anggota tim Anda akan menghasilkan pekerjaan berkualitas tinggi sekaligus memenuhi tenggat waktu
- Karyawan akan menjadi produktif sekaligus puas dengan pekerjaan dan tanggung jawab mereka
Kedengarannya seperti mimpi, bukan? Sekarang, mari kita lihat bagaimana Anda bisa mewujudkan manajemen beban kerja yang efektif ke dalam dunia nyata.
7 Langkah untuk Mengelola Beban Kerja Secara Efektif
Perencanaan beban kerja seperti menanam 'kacang ajaib' di dalam organisasi Anda.
Pada awalnya, Anda mungkin akan mendapat sedikit penolakan. Namun seiring berjalannya waktu, anggota tim Anda (dan, lebih jauh lagi, klien Anda) akan dapat memetik manfaat besar dari 'batang kacang' manajemen beban kerja.
Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk menyederhanakan proses alokasi beban kerja.
1. Memanfaatkan alat manajemen beban kerja
Tim yang berbeda dalam agensi Anda mungkin menggunakan perangkat kerja yang sama sekali berbeda. Hal ini membuat penugasan tugas atau proyek tertentu kepada anggota tim menjadi lebih sulit daripada yang seharusnya.
Selain itu, semua data perusahaan Anda akan tersebar di banyak aplikasi, atau lebih buruk lagi: hilang di lautan rantai email. Hal ini menyebabkan tim Anda membuang-buang waktu yang berharga untuk melacak data yang diperlukan atau permintaan klien, yang berarti setiap proyek akan memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya.
Lihat 15+ tampilan di ClickUp untuk menyesuaikan alur kerja Anda dengan kebutuhan Anda
Solusinya? Sebelum memulai, masukkan semua tim Anda ke dalam satu akun sistem operasi kerja (sistem operasi). Sistem operasi ini akan bertindak sebagai pusat data untuk semua proses bisnis Anda, dan sebagai alat satu atap untuk mengelola beban kerja karyawan Anda.
Pertama, mari kita bahas tentang gajah di dalam ruangan: kami mungkin bias, tetapi kami pikir akan jauh lebih mudah untuk melakukan manajemen beban kerja dengan aplikasi yang tepat, seperti ClickUp . Dan jika Anda sudah menggunakan orang lain, Anda akan terkejut melihat betapa mudahnya mengimpor semua tugas proyek Anda saat ini ke platform kami.
Mengimpor pekerjaan Anda dari platform sebelumnya dengan mudah alat bantu manajemen proyek langsung ke ClickUp
MAMPIRLAH KE SINI bonus ClickUp: ClickUp membuatnya sangat mudah untuk menavigasi berbagai tugas dan subtugas proyek di beberapa klien. Lihat panduan memulai dengan cepat untuk mengelola beban kerja tim Anda dalam waktu singkat! Selain itu, jika Anda sudah menggunakan alat manajemen proyek seperti Basecamp , Trello, atau Asana , ClickUp memungkinkan Anda mengimpor data dari alat apa pun hanya dalam satu menit!
2. Mengevaluasi tugas dan kapasitas tim Anda Perencanaan kapasitas adalah dasar dari manajemen beban kerja yang efektif. Ini adalah proses mencari tahu waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek dan untuk melakukannya dengan benar, Anda harus menyelaraskan tuntutan tugas dengan kapasitas tim Anda.
Periksa ini alat-alat perencanaan kapasitas & template perencanaan kapasitas !
Mari kita lihat cara menyiapkan sistem manajemen beban kerja yang gesit untuk tim Anda.
Buat perkiraan tugas dan waktu untuk setiap proyek
Mulailah dengan membuat daftar semua proses bisnis yang ditangani tim Anda dalam proyek tertentu. Kemudian, bagi proses-proses tersebut dengan membuat tugas ClickUp yang dapat dikelola . Jika sebuah tugas terlihat rumit, bagi tugas tersebut menjadi tugas-tugas yang lebih kecil tonggak pencapaian proyek .
Menambahkan pelacakan waktu dan estimasi waktu ke tugas ClickUp
Pastikan Anda mencantumkan semua tugas, tidak peduli seberapa sepele. Ini bisa termasuk tugas admin seperti manajemen kotak masuk, mendokumentasikan proses, dan bahkan pergi minum kopi setiap hari!
Ini mungkin terlihat konyol, tetapi mengabaikan tugas-tugas umum yang menyita waktu kerja sehari-hari adalah kesalahan manajemen waktu yang umum. Jauh lebih baik untuk meluangkan waktu untuk lari pagi daripada selalu terlambat 15 menit dari jadwal.
Namun, bukan hanya itu saja yang perlu Anda perkirakan: Anda juga perlu mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas secara ideal. Hal ini bisa dilakukan dengan beberapa cara:
- Memperkirakan berdasarkan informasi dalam tugasrencana proyek* Gunakan alat pelacak waktu atau manajemen proyek
- Mendasarkan waktu pengerjaan setiap tugas pada pengalaman sebelumnya
Lacak perkiraan waktu tanpa meninggalkan browser Anda dengan menggunakan Ekstensi Chrome ClickUp
Jika Anda tidak yakin berapa lama waktu yang dibutuhkan sebuah tugas atau berapa lama waktu yang dibutuhkan secara historis, gunakan Ekstensi Chrome dari ClickUp untuk melacak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas.
Mengukur kapasitas pribadi setiap karyawan
Produksi tim sangat penting.
Dan ketika Anda memikirkan tentang manajemen sumber daya bukan hanya tentang mendistribusikan jumlah tugas yang sama kepada karyawan. Setiap individu memiliki gaya kerja dan keterampilan yang berbeda. Ada yang bisa mengerjakan banyak tugas teknis, dan ada yang tidak.
Bonus: Alat Manajemen Sumber Daya Sekarang Anda perlu mengetahui kapasitas beban kerja setiap anggota tim. Jadi, apa cara terbaik untuk melakukannya? Nah, dengan fitur manajemen beban kerja tim!
Gunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk melihat siapa yang berada di depan atau di belakang dan dengan mudah menarik dan melepas tugas untuk mengalokasikan ulang sumber daya
The Tampilan Beban Kerja memungkinkan Anda untuk mengatur kapasitas beban kerja harian/mingguan untuk setiap pengguna berdasarkan percakapan Anda dengan mereka. Anda dapat mengatur kapasitas untuk jam, tugas, atau bahkan Poin-poin cerita scrum .
Cukup dengan meminta masukan dari karyawan Anda. Mintalah setiap anggota tim secara pribadi memberi tahu Anda bagaimana perasaan mereka tentang beban kerja masing-masing. Tuliskan apa yang ada di piring mereka, dan apakah mereka dapat menangani lebih banyak atau membutuhkan lebih sedikit tugas.
Dengan cara ini, Anda akan tahu apakah karyawan Anda memiliki beban kerja yang berlebihan, dan Anda bisa mendistribusikan ulang pekerjaan tersebut jika diperlukan.
Jadilah bijak dan prioritaskan !
Tidak semua tugas diciptakan sama. Dan perjalanan ke Starbucks tidak sepenting menyelesaikan pengeditan pada postingan blog klien. Itulah mengapa Anda perlu mempelajari cara memprioritaskan .
Penentuan prioritas membantu Anda memastikan bahwa, terlepas dari seberapa besar kapasitas yang dimiliki tim Anda, Anda selalu berfokus pada hal-hal yang paling penting terlebih dahulu. Hal ini membantu Anda mengeluarkan energi paling banyak untuk tenggat waktu yang sulit, dan tidak terlalu stres untuk hal-hal yang dapat didorong.
Mengelompokkan tugas di Papan Kanban berdasarkan status, Bidang Khusus, Prioritas, dan lainnya di tampilan Papan ClickUp
Untuk melakukan penentuan prioritas dengan benar, anda perlu berkomunikasi dengan jelas dengan tim anda mengenai tugas-tugas apa yang harus diselesaikan terlebih dahulu, mana yang memiliki tenggat waktu yang ketat, dan mana yang dapat didorong jika perlu. Ketika membuat keputusan ini, kami merekomendasikan untuk menggunakan matriks poin sederhana dengan 3 poin yang memungkinkan untuk komponen-komponen berikut:
- *Siapa peminta proyek? Siapa yang meminta tugas tersebut merupakan pertimbangan yang sangat penting. Jika CEO yang meminta sesuatu, nilai strategis atau ketergantungan tugas tersebut tidak menjadi masalah - tugas tersebut akan menjadi prioritas utama secara default.
Beri nilai "1" jika pemohonnya adalah level yang lebih rendah atau individu- Beri nilai "2" jika pemohon adalah
manajer tim
- Beri nilai "3" jika ini adalah kepemimpinan eksekutif
- Beri nilai "2" jika pemohon adalah
manajer tim
- Apakah proyek merupakan bagian dari ketergantungan? Jika tugas harus diselesaikan sebelum anggota tim lain dapat melakukan bagian mereka dalam proyek, maka tugas tersebut harus mendapatkan prioritas yang lebih tinggi karena mempengaruhi orang lain.
- Beri nilai "1" jika ini adalah proyek satu kali yang tidak bergantung pada tugas-tugas Anda yang lain
- Beri nilai "2" jika proyek ini merupakan bagian dari ketergantungan, namun secara keseluruhan proyek ini tidak berfokus pada tenggat waktu
- Beri nilai "3" jika merupakan bagian dari ketergantungan, dan keseluruhan proyek memiliki tenggat waktu yang ketat
- *Apakah proyek terkait dengan strategi atau inisiatif perusahaan yang lebih besar? Proyek yang terkait dengan tujuan perusahaan yang lebih besar harus diprioritaskan daripada proyek yang diperlukan untuk inisiatif yang lebih kecil dan terbatas.
Beri nilai "1" jika proyek tersebut merupakan proyek yang tidak terkait dengan strategi yang lebih besar- Beri nilai "2" jika proyek tersebut secara longgar terkait dengan inisiatif strategi yang lebih besar
- Beri nilai "3" jika proyek tersebut merupakan bagian integral dari inisiatif perusahaan yang lebih besar
Gunakan matriks ini untuk membuat skor objektif untuk prioritas setiap proyek-dan pastikan anggota tim mengetahui jika suatu tugas memiliki tenggat waktu yang fleksibel.
Buat otomatisasi sederhana pada tugas Anda untuk menetapkan atau mengubah prioritas ketika tindakan tertentu dilakukan
HAL PERTAMA YANG UTAMA Bonus Klik: Alat manajemen beban kerja tim yang sederhana memudahkan untuk mengatur Prioritas untuk setiap tugas penting, mulai dari "Rendah" hingga "Mendesak" Mengurutkan berdasarkan urgensi membantu tim Anda memvisualisasikan tugas-tugas prioritas utama mereka. Anda bahkan dapat membuat otomatisasi sederhana di ClickUp untuk mengatur tingkat prioritas ketika sebuah tugas diberikan kepada orang tertentu atau mencapai tanggal jatuh tempo.
3. Gunakan alokasi sumber daya untuk keterampilan manajemen beban kerja tim
Setelah Anda selesai mengevaluasi tugas dan kapasitas tim Anda, sekarang saatnya mendistribusikan pekerjaan, bukan? Tapi tunggu... jangan terlalu cepat.
Anda tidak bisa memilih sembarang orang untuk mengerjakan proyek lama. Yah, mungkin Anda bisa. Tapi itu akan sama efektifnya dengan meminta Hulk untuk membuat origami angsa.
Bonus: Penyamarataan sumber daya
Menugaskan orang yang tepat untuk tugas yang tepat
Kunci dari manajemen beban kerja yang cerdas adalah menugaskan orang yang tepat ruang lingkup pekerjaan kepada orang yang tepat. Pastikan bahwa Anda atau manajer proyek Anda mengetahui keahlian, temperamen, ketersediaan, dan kekuatan setiap anggota tim sebelum penjadwalan pekerjaan dimulai.
Misalnya, jika salah satu karyawan Anda hebat dalam hal detail namun kesulitan dengan tenggat waktu yang bertekanan tinggi, mereka mungkin bukan pilihan terbaik untuk proyek latihan kebakaran. Demikian juga, pemikir kreatif Anda yang memiliki gambaran besar mungkin tidak akan menjadi copyeditor terbaik.
Pertimbangkan kekuatan unik setiap individu, lalu tetapkan tugas dengan prioritas tertinggi terlebih dahulu. Setelah itu beres, Anda bisa menugaskan yang lainnya (jangan khawatir, Anda akan tetap bisa menjalankan Starbucks Anda... pada akhirnya).
Tampilan Beban Kerja ClickUp memberikan wawasan tentang metrik proyek Anda agar selangkah lebih maju
Ingin mendapatkan poin brownies manajer tambahan? Saat menugaskan pekerjaan kepada anggota tim, beri tahu mereka alasan Anda memilih mereka untuk tugas tersebut. Hal ini membuat pekerjaan mereka lebih bermakna dan menarik.
Semakin percaya diri karyawan Anda dengan tugas-tugas mereka, semakin tinggi produktivitas mereka. Sesederhana itu!
Buat tenggat waktu yang realistis
Setelah Anda menetapkan semua tugas, Anda harus membuat tenggat waktu untuk tugas-tugas tersebut. Ketika Anda pertama kali memulai perencanaan beban kerja, fokuslah untuk membuat tenggat waktu yang dapat dicapai!
Bahkan dengan aplikasi yang paling intuitif seperti ClickUp, Anda harus memperkirakan sedikit periode jeda sementara tim Anda memahami alur kerja yang baru. Buatlah tenggat waktu Anda untuk putaran pertama semudah mungkin.
Gunakan informasi yang Anda kumpulkan tentang perkiraan waktu tugas sebelumnya, kapasitas karyawan, dan keahlian yang diketahui untuk membuat perkiraan terbaik Anda tentang berapa lama setiap tugas harus diselesaikan. Kemudian tambahkan sedikit waktu untuk memperhitungkan keadaan yang tidak terduga.
Gunakan Tampilan Garis Waktu ClickUp untuk menetapkan tugas, mengubah tanggal jatuh tempo, dan melihat beban kerja
Ketika karyawan berhasil memenuhi tenggat waktu ini, mereka akan membangun kepercayaan diri: pada diri mereka sendiri, dan pada sistem baru Anda yang mengagumkan. Memiliki alat yang tepat untuk mengedit beban kerja-dan melakukannya dengan cepat-sangat penting untuk produktivitas bagi semua pemimpin tim.
KERJA TIM > BAKAT Bonus ClickUp: Menugaskan tugas di ClickUp sangatlah mudah! Cukup buat tugas dan tetapkan ke satu atau beberapa karyawan atau Tim . Setelah mendistribusikan tugas, tentukan tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo untuk setiap anggota tim. Khawatir tentang mengelola tenggat waktu yang saling bertentangan? Visualisasikan tugas-tugas tim Anda melalui Tampilan Garis Waktu untuk menyeimbangkan tanggal mulai dan tenggat waktu setiap orang, semuanya dari satu garis waktu proyek .
4. Bantu karyawan Anda membuat rencana dengan templat manajemen beban kerja
Oke, jadi Anda sudah mengidentifikasi tugas-tugas Anda dan berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan Anda tahu karyawan mana yang bertanggung jawab atas apa. Otomatis mulai dari sini, bukan?
Tidak secepat itu!
Jika model perencanaan alur kerja ini baru bagi tim Anda, mereka (dan Anda!) mungkin membutuhkan sedikit dukungan ekstra untuk mengaturnya. Dan bahkan jika alur kerja bukanlah hal yang baru, semakin matang model manajemen beban kerja Anda, semakin banyak proses yang harus Anda buat.
Templat melakukan dua hal untuk manajemen beban kerja: Template membantu tim yang baru mengenal proses ini untuk lebih cepat memahami, dan membantu tim yang sudah matang untuk mengotomatisasi lebih banyak hal baik yang mereka tahu sudah berjalan dengan baik.
Berikut ini lima templat beban kerja untuk membantu Anda memulai:
1. Templat Beban Kerja Karyawan ClickUp
Mengawasi kapasitas mingguan anggota tim dengan mudah dengan Templat Manajemen Beban Kerja Karyawan oleh ClickUp
The Templat Beban Kerja Karyawan ClickUp memungkinkan anggota tim dan manajer untuk menentukan kapasitas beban kerja harian dan mingguan mereka, dan melihat berapa banyak pekerjaan yang ditugaskan kepada setiap karyawan.
2. Templat Pemblokiran Jadwal ClickUp
Gunakan bidang khusus untuk menyesuaikan jadwal Anda di ClickUp dan memprioritaskan pekerjaan Anda
The Templat Pemblokiran Jadwal ClickUp memungkinkan anggota tim memantau dan memvisualisasikan aktivitas beban kerja mereka di masa lalu, saat ini, dan yang akan datang dengan menggunakan teknik pemblokiran waktu .
3. Templat Manajemen Tugas Sederhana ClickUp
Gunakan Templat Manajemen Tugas Sederhana untuk mengatur dan memprioritaskan pekerjaan tim Anda dengan lebih baik
Ingin menyederhanakan daftar tugas tim Anda ? Coba Templat Manajemen Tugas Sederhana ClickUp untuk memberikan kesempatan kepada karyawan Anda mendapatkan daftar tugas harian yang dipersonalisasi, termasuk pekerjaan, proyek pribadi, PTO, dll.
4. Templat 1-on-1 Karyawan dan Manajer ClickUp
Dokumentasikan dengan jelas semua yang ada dalam pertemuan 1-on-1 Anda dengan templat sederhana ini
Manajemen beban kerja dimulai dengan karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka. Itu berarti Anda, sebagai pemimpin tim, perlu mendefinisikan dengan jelas sasaran produksi, manajemen waktu dan penentuan prioritas proyek. Cara terbaik untuk membuat kontributor individu Anda berada di halaman yang sama adalah dengan dokumen 1 lawan 1 yang mendetail yang melacak semua aspek ini.
5. Templat Pelacak Rapat ClickUp
Gunakan Templat Pelacak Rapat ClickUp untuk mendapatkan tampilan cepat dari rapat Anda yang akan datang dalam tampilan Kalender
Beban kerja yang efisien dimulai dengan mengatur tugas-tugas pekerjaan harian Anda. Itulah mengapa sangat penting untuk menggunakan templat untuk melacak rapat Anda sehingga Anda tahu ke mana waktu Anda dihabiskan dan apa yang dapat Anda lakukan untuk membantu beban kerja Anda.
TEMPLATE, TEMPLATE, TEMPLATE! Bonus Klik: Kami adalah penggemar berat templat untuk menjaga tim Anda tetap pada jalur dan terorganisir. Ingin melihat lebih banyak? Lihatlah halaman lengkap kami kumpulan templat manajemen proyek atau kunjungi laman Pusat Template ClickUp untuk ratusan cara untuk memulai dengan lebih cepat!
5. Memprioritaskan komunikasi dan kolaborasi
Meskipun kita mungkin sudah lupa bagaimana cara menyelesaikan soal-soal kalkulus kelas 8, inilah salah satu rumus yang harus Anda simpan dalam ingatan:
Manajemen beban kerja = Manajemen stres
Semakin sedikit stres yang kita hadapi, semakin mudah kita mengelola beban kerja kita. Jadi, apa sumber stres terbesar di tempat kerja?
Sebuah survei dari Pemogokan menemukan bahwa membuat kata sandi delapan karakter dengan satu angka, huruf kapital, dan simbol. Nah, itu dan kurangnya komunikasi dan kolaborasi.
Bahkan perubahan yang baik pun bisa menyebabkan stres jika masih baru. Setelah menerapkan sistem manajemen tugas yang baru, pastikan Anda mengecek tim Anda secara teratur untuk memastikan mereka merasa didukung.
Lakukan pemeriksaan tim secara teratur
Terutama ketika proses ini masih baru, lakukan upaya sadar untuk menjadwalkan pertemuan empat mata dengan anggota tim Anda. Komunikasi adalah kunci untuk manajemen perubahan dan mengajak karyawan Anda untuk menerima proses-proses baru. Untuk proses manajemen perubahan yang sukses gunakan pertanyaan-pertanyaan di bawah ini untuk mendapatkan umpan balik yang jujur dari tim Anda:
- Apakah beban kerja Anda saat ini realistis, dan jika tidak, bagaimana cara mengubahnya?
- Apakah ada hambatan yang menghalangi Anda untuk menyelesaikan proyek saat ini?
- Seberapa yakin Anda dapat memenuhi tenggat waktu yang akan datang?
- Apa tantangan terbesar Anda dengan sistem yang baru?
- Apakah Anda memiliki saran atau ide tentangcara meningkatkan proses?
Cobalah ini ubah alat manajemen !
Bersiaplah untuk perubahan dengan templat perencanaan suksesi !
Perhatikan bahwa menambahkan lebih banyak rapat ke dalam jadwal Anda dan karyawan Anda dapat memperlambat produktivitas - hal yang berlawanan dengan apa yang Anda harapkan! Jadi, pikirkan cara untuk membuat check-in ini senyaman dan seefisien mungkin.
Gunakan templat notulen rapat proyek di ClickUp dan mencegah hilangnya informasi atau diskusi
Pertimbangkan untuk melakukannya melalui Slack, misalnya, sehingga anggota tim bisa memberi tahu Anda ketika mereka merasa nyaman dengan gangguan terbatas pada alur kerja mereka. Beberapa karyawan tidak akan pernah merasa nyaman untuk curhat kepada atasan mereka -dan itu tidak masalah!
Adakan rapat tim mingguan di mana semua orang bisa berkumpul untuk berbagi strategi dan menyampaikan keluhan. Dan pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi partisipasi anonim seperti ScatterSpoke sehingga semua orang dapat berbagi perasaan mereka dengan cara yang tidak menekan.
Tekankan kolaborasi, bukan interupsi
Tidak ada yang lebih menjengkelkan daripada mengirim pesan penting kepada karyawan Anda, dan tidak mendengar kabar dari mereka selama berjam-jam, bukan? Maksud saya, bagian mana dari "Di mana latte saya?" yang tidak mereka dapatkan?!
Selain lelucon, pesan yang tidak dijawab akan memperlambat kemajuan Anda, sehingga menyulitkan Anda untuk mengelola beban kerja. Saat merancang proses manajemen beban kerja Anda, pastikan fokusnya tetap pada memecah silo, bukan membangun silo baru.
Buatlah tugas-tugas tim sehingga setiap orang dapat melihat apa yang sedang dikerjakan oleh anggota tim lainnya. Jika mereka bisa melihat status tanpa harus mengganggu alur kerja orang lain? Itu lebih baik lagi.
Ubah komentar menjadi tugas ClickUp atau tetapkan untuk langsung mengubah pemikiran menjadi item tindakan
ANDA DAPAT MENETAPKAN KOMENTAR?! Bonus ClickUp: Gunakan ClickUp untuk meninggalkan komentar pada setiap tugas. Karyawan akan langsung diberitahu, sehingga mereka tidak dapat membuat alasan apa pun untuk tidak melihat permintaan Anda. Dan jika Anda membutuhkan orang tersebut untuk melakukan sesuatu dengan segera, ubah komentar Anda menjadi tugas dan tetapkan itu kepada mereka. Karyawan akan menerima notifikasi dan komentar akan muncul di daftar tugas mereka. Setelah selesai, mereka dapat mengeklik kotak centang Resolve untuk menunjukkan bahwa mereka telah menyelesaikan tugas tersebut. Voila.
6. Lacak kinerja beban kerja dengan dasbor Manajemen alur kerja adalah siklus yang konstan. Anda harus melakukan pengulangan dari setiap langkah ini untuk perbaikan yang berkelanjutan. Tetapi bagaimana Anda bisa mengukur apakah itu berhasil?
Nah, selalu ada cara yang sulit. Anda bisa membuat spreadsheet yang cermat untuk setiap keluhan, kendala, dan tenggat waktu yang terpenuhi (atau terlewatkan). Selama setiap siklus tugas baru, Anda dapat mencari pola dan titik-titik yang sering terjadi, mencoba menebak dan memeriksa pendekatan untuk mengubah sesuatu untuk melihat apakah itu membantu.
Siap untuk cara yang mudah?
Menyatukan semua pekerjaan Anda dalam ikhtisar tingkat tinggi dengan Dasbor Dasbor ClickUp dapat berfungsi sebagai pusat kendali misi Anda di mana Anda memantau dan melacak seberapa baik tim Anda mengelola beban kerja mereka. Anda dapat mengisi setiap Dasbor dengan banyak sekali Widget Khusus seperti bagan, kalkulasi, blok teks, dan banyak lagi, dengan masing-masing menarik data spesifik dari seluruh tim Anda!
Akan tetapi, bukan hanya itu saja. Anda juga mendapatkan akses ke banyak sekali widget pelaporan tugas untuk mendapatkan wawasan yang mendetail tentang bagaimana tim Anda menangani manajemen tugas. Sebagai contoh, Anda bisa menggunakan:
- Grafik Kecepatan : Tentukan tingkat penyelesaian untuk sekumpulan tugas dan perkirakan kapasitas beban kerja tim Anda yang sebenarnya dengan lebih baik
- Diagram Alir Kumulatif : Memeriksa seberapa baik kemajuan proyek Anda dan mengidentifikasi hambatan yang mungkin terjadi akibat alokasi beban kerja yang buruk
- Sasaran: Menetapkan dan melacak tujuan, sasaran, danOKR Bonus Klik: Cara lain yang bagus untuk memantau alokasi beban kerja tim Anda adalah dengan menggunakan fitur Tampilan Kotak. Ini memvisualisasikan apa yang sedang dikerjakan oleh karyawan serta kapasitas kerja mereka saat ini. Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi siapa yang kelebihan beban kerja dan menugaskan kembali tugas kepada mereka yang dapat mengerjakan lebih banyak.
Tampilan Kotak adalah cara tercepat untuk melihat semua tugas tim Anda
BOX IT UP Klik Bonus: Cara lain yang bagus untuk memantau alokasi beban kerja tim Anda adalah dengan menggunakan Box View. Ini memvisualisasikan apa yang sedang dikerjakan oleh karyawan serta kapasitas kerja mereka saat ini. Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi siapa yang kelebihan beban kerja dan menugaskan kembali tugas kepada mereka yang dapat mengerjakan lebih banyak.
7. Mengotomatiskan pekerjaan dan memusatkan visibilitas
Setelah Anda menyelesaikan masalah dalam alur kerja dalam beberapa siklus pertama, carilah lebih banyak kesempatan untuk meningkatkan efisiensi Anda.
Jangan lewatkan langkah ini!
Akan tiba saatnya dalam siklus hidup proyek ketika tim Anda harus berurusan dengan beban kerja yang berat. Manajemen beban kerja membantu Anda menjadi proaktif dengan strategi penghematan waktu ini sekarang, sehingga Anda dapat menyelamatkan diri Anda dari stres di kemudian hari.
Mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang
Cara termudah untuk meringankan beban kerja yang sebenarnya adalah dengan mengidentifikasi tugas-tugas biasa yang dapat dilakukan secara otomatis 2 jam sehari melalui otomatisasi manajemen beban kerja! Alat-alat ini dapat mengotomatiskan sebagian besar proses manajemen tugas.
Tentu saja, Anda bisa memilih alat otomatisasi yang tersedia di pasaran. Namun, mengapa harus mengacaukan aplikasi tim Anda jika Anda bisa berinvestasi pada perangkat lunak manajemen beban kerja all-in-one yang penuh dengan otomatisasi?
Katakanlah Anda ingin membuat otomatisasi yang memungkinkan karyawan langsung tahu ketika mereka memiliki tugas baru yang mendesak untuk diselesaikan. Untungnya, Anda adalah pengambil keputusan yang brilian dan memutuskan untuk menggunakan ClickUp untuk manajemen beban kerja!
Yang harus Anda lakukan adalah menggunakan otomatisasi, "Kapan pun tugas diberi prioritas 'Mendesak', maka tugas berubah menjadi 'Terbuka' secara otomatis." Bam. Segera setelah tugas ditandai sebagai mendesak, karyawan Anda akan mengetahuinya.
Gunakan resep otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya atau sesuaikan berdasarkan kebutuhan Anda, sehingga tim Anda dapat fokus pada hal yang paling penting
Pilih dari daftar 50+ otomatisasi bawaan otomatisasi atau buat saja sendiri!
Gunakan Papan Kanban untuk perspektif yang berbeda
A Papan Kanban adalah alat bantu yang ringkas, namun kuat untuk memastikan bahwa proses bisnis Anda berjalan dengan lancar. Bagaimana cara kerjanya?
Ini memvisualisasikan proyek Anda alur kerja dan menunjukkan kepada Anda status setiap tugas dalam bentuk fisik yang rapi atau papan tugas virtual . Tim Anda kemudian dapat menarik dan melepaskan tugas ke dalam kolom status yang relevan saat tugas tersebut berjalan, seperti ini:
Kelompokkan tugas di papan Kanban Anda berdasarkan status, Bidang Khusus, Prioritas, dan lainnya di tampilan Papan ClickUp
Dengan begitu, seluruh tim Anda dapat melihat kemajuan proyek secara real-time. Proses manajemen beban kerja ini memberikan semua orang yang terlibat gambaran yang lebih baik tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan sebuah proyek, dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap bagiannya.
Manajer proyek juga harus mengidentifikasi tugas mana yang mandek di papan Kanban, yang mengindikasikan kemacetan dalam proses. Mereka kemudian dapat mengalokasikan sumber daya (atau anggota tim) untuk membantu menyelesaikan tugas tersebut.
SESUAIKAN TAMPILAN SESUAI KEINGINAN ANDA Bonus tambahan: Kami menawarkan papan Kanban untuk manajemen proyek untuk memvisualisasikan ketergantungan, dan tampilan lain sehingga Anda dapat memilih perspektif yang paling sesuai untuk tim Anda. Gunakan Lihat Fleksibel untuk memvisualisasikan tugas dalam daftar tugas, papan Kanban, atau Tampilan Garis Waktu.
Pertanyaan Umum Manajemen Beban Kerja
Apa saja tantangan manajemen beban kerja yang umum terjadi?
Tantangan manajemen beban kerja dapat bervariasi, tergantung pada industri, ukuran perusahaan, dan tanggung jawab individu. Akan tetapi, beberapa tantangan yang umum terjadi meliputi:
- **Beban kerja yang terlalu berat: Mengelola beban kerja yang terlalu berat atau banyak menuntut dapat menjadi tantangan, yang menyebabkan stres, kelelahan, dan berkurangnya produktivitas.
- Kurangnya penentuan prioritas: Tanpa prioritas yang jelas, akan sulit untuk menentukan tugas mana yang paling penting dan bagaimana mengalokasikan sumber daya secara efektif.
- Manajemen waktu yang buruk: Teknik manajemen waktu sangat penting untuk manajemen beban kerja, namun banyak orang yang bergumul dengan penundaan, gangguan, dan jebakan produktivitas lainnya.
- Sumber daya yang tidak memadai: Kurangnya sumber daya, seperti staf, teknologi, atau anggaran, dapat menghambat kemampuan individu untuk mengelola beban kerja mereka secara efektif.
- Lingkup merayap: Ekspektasi dapat berubah atau meluas melebihi apa yang telah disepakati pada awalnya, yang menyebabkan peningkatan beban kerja tanpa adanya peningkatan sumber daya yang sesuai.
Siapa yang harus mengelola perencanaan beban kerja?
Tergantung pada bagaimana organisasi Anda terstruktur, manajemen beban kerja Anda dapat dilakukan sendiri atau dalam kelompok.
Jika perusahaan Anda sangat terkotak-kotak dan departemen-departemen tampaknya beroperasi seperti perusahaan mini mereka sendiri, mungkin paling masuk akal jika Anda menjadi serigala tunggal dalam perencanaan Anda. Namun, tim yang sangat kolaboratif dan sering bekerja dengan orang lain untuk menyelesaikan proyek mungkin membutuhkan semua orang untuk menyatukan pendapat.
Apa saja manfaat dari manajemen beban kerja yang efektif?
Alat bantu manajemen beban kerja membantu Anda melihat segala sesuatu yang terjadi di dalam perusahaan. Dan memberikan visibilitas yang sama kepada tim Anda!
Melihat posisi proyek dapat menghilangkan masalah komunikasi dan silo proyek. Dan yang paling penting? Ini membantu menjaga tim Anda tetap berada di halaman yang sama dan bekerja secara efisien. Dan itu berarti lebih banyak klien senang yang menerima proyek mereka tepat waktu.
Sistem manajemen beban kerja juga:
- Memastikan tidak ada sumber daya proyek (perangkat lunak, waktu, keterampilan karyawan) yang terbuang percuma
- Memberi Anda pandangan yang jelas tentang bagaimana proyek Anda berkembang
- Menunjukkan proses bisnis mana yang memperlambat pekerjaan Anda
- Memberi tahu Anda tentang tanggal jatuh tempo dan anggaran proyek
- Menutup kesenjangan komunikasi di antara departemen yang berbeda
Menerapkan Manajemen Beban Kerja yang Efektif Dengan ClickUp
Manajemen beban kerja seperti kotak P3K untuk organisasi Anda. Ini adalah cara yang bagus untuk menjaga kesehatan tim Anda ketika mereka menghadapi beban kerja yang berat. Tidak hanya itu, hal ini juga dapat meningkatkan produktivitas mereka secara instan!
Namun, mengelola beban kerja secara manual adalah pil yang sulit untuk ditelan. Anda memerlukan alat manajemen proyek khusus-yang tidak hanya nyaman bagi manajer proyek yang terampil-untuk melakukan semua pekerjaan berat seperti distribusi beban kerja, melacak kemajuan tim, membuat laporan, dan banyak lagi.
Untungnya, alat seperti ClickUp memiliki banyak sekali fitur, termasuk Tampilan Garis Waktu, Tampilan Beban Kerja, dan Tampilan Kotak yang membuat proses ini berjalan dengan lancar.
Dengan Paket gratis ClickUp anda mendapatkan pengguna tak terbatas dan proyek tak terbatas. Dengan paket berbayar Anda mendapatkan penyimpanan tak terbatas dan integrasi tak terbatas untuk membantu Anda dengan beban kerja tim Anda.
Jadi daftar untuk ClickUp dan diagnosis serta perbaiki masalah produktivitas Anda sekarang juga!