Hogyan készítsünk projektkommunikációs tervet (példák és sablonok)

Projektmenedzserként az Ön feladata a csapatok vezetése, a határidők kezelése és a költségvetés gondos figyelemmel kísérése. A jó hír az, hogy a hatékony csapatkommunikáció jelentősen megkönnyítheti a munkáját, és jobb munkatermékeket eredményezhet.

A munkahelyi félreértések többsége azonban a rossz kommunikáció miatt történik. Valahol, valahogyan összekuszálódnak a dolgok, és a csapat könnyen elszalaszthatja a lehetőséget.

Senki sem akarja ezt, ezért olyan fontos, hogy a projektmenedzserek minden nagyobb projekt kezdetén dokumentált projektkommunikációs tervet készítsenek. Ez talán felesleges lépésnek tűnhet, de ez a stratégia elengedhetetlen a zavarok elkerüléséhez, a csapat összetartásának növeléséhez és a munka minőségének javításához.

Ha még soha nem állított össze hatékony kommunikációs tervet, ne aggódjon! Olvassa el ezt az útmutatót, hogy megtudja, mi is az a projektkommunikációs terv, miért olyan fontos, és hogyan lehet ilyet készíteni.

Még néhány példát is adunk – valamint projektkommunikációs terv sablonokat –, hogy felgyorsítsák kommunikációs stratégiájukat.

Mi az a projektkommunikációs terv?

A projektkommunikációs terv egy dokumentum, amely elmagyarázza, hogyan fogják a projekt érdekelt felei megosztani egymással az információkat. Gondoljon rá úgy, mint a projekt útjának GPS-ére.

Ez egy stratégiai dokumentum, amely tervként szolgál annak biztosítására, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljussanak a megfelelő emberekhez, így mindenki tájékozott, összehangolt és elkötelezett maradjon.

A strukturált kommunikációs terv hatékony együttműködést tesz lehetővé, segítve az érdekelt feleket a megfelelő időben történő döntéshozatalban, a problémák gyors megoldásában és az átláthatóság fenntartásában. Ilyen terv nélkül a projektek zavarok, késések és egymással nem összhangban lévő elvárások miatt szenvedhetnek.

A kommunikáció talán közhelynek tűnik, de őszintén szólva? Nem az.

Senki sem tanít meg minket a kommunikációra, és a dolgok írásbeli leírása segít a csapatnak elkerülni az ostoba, megelőzhető hibákat.

Például, ha az egyik csapattag inkább a Slacken keresztül küld üzeneteket, míg a másik gyors e-maileket preferál, akkor nagy eséllyel az egyikük elmulaszt egy fontos frissítést a másik részéről. Ha a közös munka megkezdése előtt elkészítik a projektkommunikációs tervet, akkor mindenki ugyanazon az oldalon áll, és megegyeznek a jövőbeli együttműködés normáiról.

A hatékony projektkommunikációs terv előnyei

Természetesen a munka minősége és az ütemterv is fontos, de a projekt sikere gyakran a jó kommunikáción múlik. A rossz kommunikáció viszont újramunkálásokhoz, frusztrációhoz és túllépett költségvetéshez vezet.

Ez nem hangzik túl jól, igaz?

A projektkommunikációs tervek segítenek a csapatnak elkerülni a gyakori kommunikációs problémákat, de ennél is sokkal többet nyújtanak.

A munkafolyamatok és az ütemtervek egyszerűsítése

A kommunikációs tervek egyértelmű utasításokat és elvárásokat tartalmaznak, így mindenki tudja, mit kell tennie. Ez racionalizálja a munkafolyamatot és biztosítja a projekt időbeni megvalósítását.

Javítsák a csapat együttműködését

Segítsék elő a jobb csapatmunkát azzal, hogy mindenki számára egyértelművé teszik a szerepeiket és felelősségeiket. Az egyértelműség emellett növeli az elkötelezettséget is, mivel a csapatot folyamatosan tájékoztatja a projekt előrehaladásáról és a változásokról.

Vessenek véget a félreértéseknek

A félreértések egy látszólag egyszerű projektet Shakespeare-i drámává változtathatnak. De egy szilárd projektkommunikációs terv jelentősen csökkenti a félreértéseket és a zavart, ami megakadályozza, hogy a projekt késedelmei és hibái hátráltassák a csapatot.

Építsenek bizalmat

A kommunikáció a bizalom alapja. A projekt átláthatósága és a nyílt kommunikáció mindenki számára azt az érzést kelti, hogy a csapat tagja. És amikor a csapat tagjai bíznak egymásban, a egészséges kommunikáció természetesebben alakul ki.

Minimalizálják a konfliktusokat

Projektmenedzserként Ön pontosan tudja, milyen stresszesek lehetnek a projektek. A kommunikációs terv tartalmaz egy beépített keretrendszert a konfliktusok megoldására, így rendelkezésre áll egy stratégia a projekt során felmerülő problémák megoldására.

Kockázatok kezelése

A jogi és pénzügyi kötelezettségek mindig aggodalomra adnak okot. Végül is senki sem szeretne levelet kapni a jogi osztálytól. Szerencsére a kommunikációs tervek szorosan együttműködnek a kockázatkezeléssel, hogy a potenciális problémákat a lehető leghamarabb azonosítsák és megoldják.

Végül is egy jól végrehajtott projektkommunikációs terv elengedhetetlen a projekt sikeréhez. Ha azt szeretné, hogy mindenki ugyanabba az irányba evezzen, akkor a kommunikációs terv összehangolja az összes résztvevőt, hogy ugyanazon projektcélok felé törekedjenek.

A hatékony projektkommunikációs terv összetevői

Mielőtt ténylegesen megkezdené a kommunikációs terv kidolgozását, vegyük át, mit kell tartalmaznia. A projektkommunikációs tervben szerepelnie kell a következő alapvető elemeknek:

Hogyan készítsünk projektkommunikációs tervet?

Új még Önnek a projektmenedzsment kommunikációs terveinek készítése? Ne aggódjon! Kövesse ezt a lépésről lépésre bemutatott útmutatót, hogy szilárd projektkommunikációs tervet készítsen csapatának.

Először döntsék el az általános kommunikációs stratégiát

Először is, döntsék el a projektkommunikációs terv általános megközelítését. Döntsenek a következőkről:

Az első lépésben el kell döntenie a kommunikáció típusáról és gyakoriságáról. Például napi vagy heti állapotfrissítéseket szeretne? Szóban fogja közölni a projekt frissítéseit, vagy a csapat hivatalos állapotjelentéseket vár?

Projektmenedzserként Önnek van a végső szava a kommunikációs tervvel kapcsolatban, de ez nem jelenti azt, hogy egyedül kell kidolgoznia azt. Tartson egy kezdő megbeszélést a csapattal, hogy mindenki egyetértse a tervvel.

A megbeszélés során határozzák meg a kommunikációs célokat, és gyűjtsék össze a csapat visszajelzéseit. Például célul tűzhetik ki, hogy minden hétfő reggel találkoznak a projektcsapattal, hogy áttekintsék a hét feladatait, valamint pénteken is találkoznak, hogy nyomon kövessék az előrehaladást.

Tervezzék meg a szinkron és aszinkron kommunikációs csatornákat

Ezután döntsék el, hogy milyen kommunikációs formákat fognak használni a projektben. Általánosságban elmondható, hogy a tervnek figyelembe kell vennie a szinkron kommunikációt (amely valós időben történik, például a csevegés) és az aszinkron kommunikációt (amely késleltetett, például az e-mail).

Hacsak nem olyan területen dolgoznak, ahol 24 órában vészhelyzetek fordulnak elő, csapatuk azonnali és késleltetett kommunikációs módszerek kombinációját fogja használni.

A projektkommunikációs tervnek meg kell határoznia az összes lehetséges csatornát, amelyet a csapat használhat, és azt, hogy mikor célszerű az egyes csatornákat használni. Minden csapat más, de a terv tartalmazhatja a következőket:

Határozzák meg a különböző kommunikációs típusok normáit

Nagy különbség van a csapatértekezleten megosztott információk és a vezetőségnek vagy ügyfeleinek megosztott információk között.

Például, lehet, hogy nem szeretné megosztani a projekt részleteit – vagy a kulisszák mögött zajló drámát – az ügyféllel. Ebben az esetben a apró részleteket csak a belső kommunikációra tartogathatja.

Egy jó kommunikációs terv részletesen leírja, hogy milyen típusú kommunikációt folytatnak bizonyos célcsoportokkal. Ennek tartalmaznia kell:

Készítsenek külön szakaszokat a kommunikációs tervben az ügyfelekkel való kommunikáció, a vezetőkkel való egyeztetés és a belső kommunikáció számára, hogy mindenki egyetértse a megosztandó információkkal, beleértve azt is, hogy hol és hogyan osztják meg azokat.

Válassza ki kedvenc eszközeit és szoftvereit

Miután meghatározták, mely csatornákat fogják használni és ki fogja azokat használni, itt az ideje meghatározni, hogy a csapat milyen kommunikációs eszközöket fog használni. A leggyakoribb lehetőségek közé tartoznak a következők:

De ez csak a jéghegy csúcsa. Szükségük van még megbízható munkafolyamat-eszközökre is, amelyek egy helyen rögzítik az összes feladatot, projektet, csevegést és értekezlet jegyzetet.

Nem akarunk dicsekedni, de a ClickUp mindezt megteszi, és még többet is. A ClickUp projektmenedzsment szoftvere intuitív irányítópultot biztosít a projekt előrehaladásának nyomon követéséhez, valamint időtakarékos projektsablonokat, több mint 1000 integrációt más alkalmazásokkal és még sok minden mást.

Támogassák a csapatok közötti együttműködést

Bármennyire is összetartó a csapata, együtt kell működnie más csapatokkal is, mind a vállalaton belül, mind azon kívül. Ha a projektje nagy hatókörű, akkor valószínűleg többfunkciós csapattal dolgozik, amelynek tagjai között vannak informatikusok, könyvelők, marketingesek és mások is.

A projektkommunikációs tervnek egyértelműen meg kell határoznia, hogy a csapat tagjai hogyan fogják egymással és más részlegekkel kommunikálni. Például a csapat normái szerint a kommunikáció Zoom-hívásokon keresztül történik, de lehet, hogy a könyvelés munkatársai csak írásbeli dokumentációt fogadnak el.

Ezért is olyan fontos, hogy a kommunikációs terv kidolgozásának korai szakaszában bevonjuk az összes érdekelt felet. Ha megértjük az összes együttműködő csapat finom különbségeit – és, legyünk őszinték, furcsa sajátosságait –, akkor ezt figyelembe vehetjük a kommunikációs tervben.

Az eredmény? Összetartó csapat és kevesebb akadály.

Rendeljenek hozzá kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI-ket)

Mint minden tervnek, a projektkommunikációs tervnek is tartalmaznia kell a siker mérhetőségét biztosító mutatókat és KPI-ket. A mutatók az egyetlen módja annak, hogy biztosan meg tudjuk állapítani, hogy a kommunikációs terv valóban működik-e.

Mielőtt véglegesítené a tervet, válasszon ki mennyiségi mutatókat, amelyekkel értékelheti, hogy a csapata mennyire jól kommunikál. Ezek lehetnek például a következő mutatók:

Tudjuk, hogy talán úgy tűnik, hogy fontosabb dolgokkal kell foglalkozniuk, de ha időnként ellenőrizik a kommunikációs terv KPI-jeit, sok információt kaphatnak arról, hogyan működik együtt a csapatuk. Ez a legjobb módszer arra, hogy feketén-fehéren bebizonyítsák, hogy a projektkommunikációjuk sikeres vagy kudarcot vallott.

Példák projektkommunikációs tervre

A projektkommunikációs tervek nagyszerűsége abban rejlik, hogy nincs helyes vagy helytelen módja a csapat számára szóló terv megírásának. Ennek ellenére tudjuk, hogy sokkal könnyebb megírni egy tervet, ha inspirációként példát lehet nézni.

Ezért megkértük a ClickUp Brain-t, hogy adjon két példát projektkommunikációs tervekre, amelyek inspirálhatják a saját terveit. Íme!

Példa projektkommunikációs tervre: Alkalmazásfejlesztési projekt

Íme egy másik példa egy egyszerű projektkommunikációs tervre, amely egy szervezet CRM-bevezetési és -bevezetési projektjéhez készült.

Kommunikációs terv példa: CRM bevezetési projekt

Projektmenedzsment kommunikációs terv sablonok

A projektterv gyors elindításához összeállítottunk néhány projektkommunikációs terv sablont, amelyeket saját projektjükhöz felhasználhatnak. A ClickUp projektkommunikációs terv sablonjai hasznos szakaszokat tartalmaznak a következő témákban:

1. ClickUp kommunikációs terv sablon

Használja a ClickUp ingyenes, kitölthető kommunikációs terv sablonját, hogy gyorsan elindíthassa projektkommunikációs tervét. Könnyedén beillesztheti vállalati hierarchiáját, elvégezheti a PEST-elemzést és a SWOT-elemzést, és felsorolhatja csapata eszközeit ebben a kattintással használható sablonban. Még egy értékelési szakasz is található benne, amelynek segítségével visszajelzéseket gyűjthet csapatától, és idővel javíthatja kommunikációs tervét.

A sablon jó kiindulási pontot nyújt, a ClickUp pedig lehetőséget ad arra, hogy a sablont a csapat kommunikációs csatornáihoz, céljaihoz és egyéb igényeihez igazítsa. Tekintse ezt egy ingyenes eszköznek, amely felgyorsítja a formázást, így Ön a projektmenedzsment kommunikációs tervének lényegére koncentrálhat.

2. ClickUp kommunikációs mátrix jelentés sablon

Ha egyszerű módszert keresnek arra, hogy a csapatukkal egy hullámhosszon maradjanak, a ClickUp kommunikációs mátrix jelentés sablonja kiváló kommunikációs terv, amellyel a legfontosabb érdekelt feleket folyamatosan tájékoztathatják.

Ez a részletes jelentés segít felvázolni, hogy ki felelős a kommunikációért az egyes felekkel, és biztosítja, hogy mindenki tisztában legyen a saját szerepével. A sablon tartalmaz szakaszokat a kommunikációs tevékenység, a cél és a kontextus feljegyzésére, ami hasznos lehet a virtuális csapatok számára.

3. ClickUp termékbevezetési ellenőrzőlista sablon

A ClickUp termékbevezetési ellenőrzőlista-sablon úgy lett kialakítva, hogy biztosítsa a hibátlan kommunikációs tervezést, és egyetlen lépés se maradjon ki. A termékbevezetési folyamat összetett jellegére való tekintettel elengedhetetlen a folyamatos figyelemmel kísérés.

Ha a csapatuk aszinkron módon működik, és nem mindig valós időben működik együtt, ez a ellenőrzőlista, amely a kritikus feladatokat egyetlen helyen összefogja, minden csapattag számára kiküszöbölheti a kétértelműségeket.

A projektmenedzsment kommunikációs terv legjobb gyakorlata

Miután elkészítették a projektkommunikációs tervet, tartsanak szem előtt néhány tippet a terv leghatékonyabb végrehajtása érdekében.

Legyenek következetesek és átláthatók

Tartsák be a megegyezés szerinti kommunikációs ütemtervet a bizalom és az átláthatóság fenntartása érdekében. Osszák meg mind a sikereket, mind a kihívásokat a bizalom és a proaktív problémamegoldás elősegítése érdekében.

Gondoskodjanak arról, hogy a kommunikáció interaktív legyen, és ne csak egyirányú. Ösztönözzék az érdekelt feleket, hogy hangoztassák aggályaikat vagy javaslataikat, és azonnal reagáljanak visszajelzéseikre.

A kommunikációs zavarokat vagy félreértéseket azonnal oldják meg, hogy azok ne eszkalálódjanak.

Összpontosítsanak a fontos dolgokra

Elsősorban a kritikus információk átadására koncentráljanak, különösen szűkös határidők vagy nagy nyomású fázisok esetén. Használjanak irányítópultokat, táblázatokat és infográfikákat a komplex információk gyors és hatékony átadásához. A felesleges zavarok elkerülése érdekében a megbeszéléseket tartalmazzák, tömörítsék és a résztvevők számára relevánssá tegyék.

Ismerjék el az eredményeket és a mérföldköveket, hogy a morál magas szinten maradjon, és a projektben érdekelt felek motiváltak legyenek.

A folyamatok egységesítése

A kommunikációs terv végrehajtásának megkezdésekor szánjon időt a szabványosított folyamatok és SOP-k bevezetésére. Ez biztosítja a következetességet, csökkenti a zavart és hatékonyabbá teszi a kommunikációt.

A szabványosított sablonok, eszközök és folyamatok használata csökkenti az ismétlődő feladatokra, például a frissítések megfogalmazására vagy a jelentések elkészítésére fordított időt. Jegyezzen fel minden fontos kommunikációt és döntést, hogy egyértelmű ellenőrzési nyomvonalat biztosítson. Használjon együttműködési eszközöket és környezetet, hogy mindenki elkötelezett és összehangolt maradjon.

A szabványosított folyamatok megkönnyítik a kommunikációs tervek más projektekre való átvitelét vagy nagyobb csapatokhoz való adaptálását. Az egyértelmű szabványok csökkentik a félreértések kockázatát és segítik az újoncok gyors beilleszkedését.

Legyenek rugalmasak

Legyenek rugalmasak, és a projekt fejleményei, az érdekelt felek visszajelzései vagy előre nem látható kihívások alapján módosítsák a tervet.

Rendszeresen vizsgálják felül a kommunikációs KPI-ket, hogy azonosítsák a hiányosságokat és javítsák a folyamatokat. A projekt végén vizsgálják felül a kommunikációs folyamatot, hogy azonosítsák a tanulságokat és javítsák a jövőbeli terveket.

Kiknek előnyös a projektkommunikációs terv használata?

A sablonok segítségével kevesebb idő alatt oszthatják meg a projektinformációkat

A csapatkommunikáció közvetlen hatással van a sikeres projektmenedzsmentre. A hatékony kommunikáció elengedhetetlen, függetlenül attól, hogy a saját részlegén belül, távoli csapatban vagy többfunkciós csapatban dolgozik.

Mielőtt egy projektről e-mailt küldene, először készítsen egy projektkommunikációs tervet, hogy a csapata egy hullámhosszon legyen. Szerencsére nem kell órákat töltenie a tökéletes kommunikációs terv kidolgozásával.

A ClickUp egyetlen, intuitív platformon egyesíti a kommunikációs tervet, a feladatokat, a csevegéseket és a csapatokat. Takarítson meg időt, gyorsítsa fel a munkafolyamatokat, és egyszerűsítse a csapatok közötti kommunikációt egy forgalmas csapatok számára kialakított platform segítségével.

Próbálja ki Ön is: regisztráljon most ingyenesen a ClickUp-ra.