{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Mi az a programmenedzsment?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "A programmenedzsment a programok stratégiai tervezése és koordinálása a kezdeményezések megvalósítása és a szervezetben történő változások elérése érdekében. A program egy közös cél elérése érdekében csoportként kezelt, egymással kapcsolatos projektek, folyamatok és tevékenységek gyűjteménye." } } ] }
Nézte már valaha a teendőlistáját, és gondolta: „Nem lehetne előretekerni a programtervezést, és egyből az ünneplés részéhez átugrani?”
Megértjük, miért tűnik úgy, hogy a programmenedzsment több időt vesz igénybe, mint amennyit hoz a munkájában. Ha rosszul használja az idejét, pénzét és erőforrásait, ez valóban lehetséges. De mi nem hagyjuk, hogy ez megtörténjen.
Ehelyett megmutatjuk, hogyan alakíthatja át a programok méretezéséhez és kezeléséhez alkalmazott megközelítését.
A programmenedzsmentet gyakran tévesztik össze a projektmenedzsmenttel, pedig stratégiai különbség van közöttük, és megérdemli a figyelmet! Hogyan lehet megkülönböztetni a programot a projekttől? Mely programok érdemesek megvalósításra? Mi a programok értéke a szervezet, az alkalmazottak és az ügyfelek számára?
Önnek kérdései vannak, nekünk pedig a válaszok! Nézzük meg, miben különböznek a programok a projektektől, mi a programmenedzser szerepe, és melyek a programmenedzsment sikeréhez szükséges technológiai eszközök!
Mi az a programmenedzsment?
A programmenedzsment a programok stratégiai tervezése és koordinálása a kezdeményezések megvalósítása és a szervezetben történő változások elérése érdekében. A program egy közös cél elérése érdekében csoportként kezelt, egymással összefüggő projektek, folyamatok és tevékenységek összessége.
Azt kérdezi magától: „Ha a program szót kicserélem a projekt szóra a definíciójában, akkor ugyanazt jelenti... Önön a sor. “
Ha a programokat ugyanúgy kezeljük, mint a projekteket, máris megteremtettük az első akadályt. Íme, miért:
Ön (a projektmenedzser) egy hajó (a projekt) kapitánya, aki felügyeli a műveleteket és gondoskodik arról, hogy a hajó időben elérje a célállomást. Önt körülvevő más hajók (projektek) is vannak, amelyeknek szintén vannak kapitányai (projektmenedzserek). Lehetséges lenne, hogy Ön minden hajót, azok műveleteit és menetrendjét irányítsa? Valószínűleg nem.
Próbálja ki programmenedzsment sablonjainkat!
Programmenedzsment kontra projektmenedzsment
Mi a különbség a program- és a projektmenedzsment között? A projekt a cél eléréséhez vezető útvonalat és erőforrásokat érinti. A program túllép a hagyományos projektfeladatokon, és arra összpontosít, mi történik, miután a projektek elérték céljukat. A szervezet előnyei, átalakulása és változása. ✨
A program életciklusa
Ezt szem előtt tartva, hogyan néz ki egy program életciklusa? Először is, három fő fázist kell figyelembe venni, ezek a következők:
- A program koncepciójának kidolgozása. Az érdekelt felek és a vezetők összeülnek, hogy kidolgozzák a program rövid leírását, amely tartalmazza a víziót, a hatókört, a minimális célokat, a költségvetési becslést, az erőforrás-gazdálkodást és az előnyöket. A rövid leírást átadják a programmenedzsernek, aki meghatározza a programban részt vevőket, a projektek közötti függőségeket, a kockázati tényezőket, az ütemtervet és a technikai követelményeket.
- Program megvalósítási fázis. A megvalósítás kifejezésnek kettős jelentése van. Az első jelentés a projektcsapatok által elért eredmények megvalósítása. A második jelentés az átmeneti időszak, amikor a szervezetben integráció és változás történik.
- Programzárási szakasz. A programok addig tartanak, amíg a szervezet hasznot húz az értékükből. De mielőtt önállóan elindulnának, több ellenőrzésen és utasításon kell átesniük, hogy fenntarthatóak legyenek. A projektcsapatok feloszlanak, a költségmegtakarításokat értékelik, és a program információit a szervezet eszközei között tárolják a jövőbeli fejlesztések (vagy más programok) számára.
Nézzünk meg néhány példát olyan programokra, amelyek bármely iparágban relevánsak:
- Folyamatkapu program komplex szoftverfejlesztési problémák támogatására
- Tehetség- és kultúraprogram, amely az alkalmazottak karrierjét a következő szintre emeli
- Ügyfélprogram bevezetése az értékesítési vezetők képzése céljából
- Akadálymentesítési program a terméktervezési rendszer irányításához
- Növekedési program nemzetközi csapatok felépítésére és képzésére
Ezek az üzleti kezdeményezések nem skálázhatók egyetlen projektben. Emlékszik a hajó analógiánkra?
Lényegében egy program több funkciót foglal magában, mint egy egyszeri projekt, ezért speciális szakemberekre van szükség a program fejlesztésének és folyamatos irányításának biztosításához.
A programmenedzserek beléptek a csevegésbe.
Mit csinál egy programmenedzser?
Minden program ökoszisztéma középpontjában a programmenedzser áll. Napi prioritásaik között szerepelnek:
- Tegyen fel pontosító kérdéseket az üzleti problémák felméréséhez és a siker meghatározásához.
- Biztosítson felső szintű navigációt, hogy a projektcsapatok megalapozott döntéseket hozhassanak.
- Irányítsa a program ütemét, hogy rendszeresen mérhető eredmények szülessenek.
- Összpontosítson a program általános állapotára
Gyakran előfordul, hogy a programmenedzsernek nincs közvetlen hatalma a projektmenedzserek és a programban részt vevők felett. Ha belegondolunk, egy program mindenféle típusú csapatot magában foglal: marketing, értékesítés, toborzás, ügyfélszolgálat, IT, humánerőforrás stb. Ezek a csapatok a saját területükön szakosodtak, a programmenedzser pedig hosszú távú stratégiát biztosít, hogy minden csapat összhangban legyen a program céljaival és eredményeivel.
A helyzet az, hogy egy programmenedzser nem feltétlenül tudja azonnal mindenre a választ. Ha olyan feladattal foglalkozik, amelyre még soha nem volt példa az iparágában vagy szervezetében, akkor rendkívüli mértékű bizonytalanság áll fenn. A programok pedig eleinte elsősorban homályosak. Íme egy valós példa egy programra:
A SparkShorts program célja új történetmesélők felfedezése, új történetmesélési technikák feltárása és új produkciós munkafolyamatok kipróbálása. Ezek a filmek nem hasonlítanak semmihez, amit eddig a Pixarban csináltunk, és lehetőséget nyújtanak az egyes művészek potenciáljának és kreatív filmkészítési megközelítéseinek kibontakoztatására, kisebb léptékben, mint a szokásos produkcióink.
A SparkShorts program célja új történetmesélők felfedezése, új történetmesélési technikák feltárása és új produkciós munkafolyamatok kipróbálása. Ezek a filmek nem hasonlítanak semmihez, amit eddig a Pixarban csináltunk, és lehetőséget nyújtanak az egyes művészek potenciáljának és kreatív filmkészítési megközelítéseinek kibontakoztatására, kisebb léptékben, mint a szokásos produkcióink.
Már az első mondat is tele van kérdésekkel. Nem, valójában minden kérdés: Hogyan találjuk meg a történetmesélőket? Milyen kritériumok vonatkoznak a történetmesélőkre? Mi a kísérletek hatóköre? Szükség lesz-e a központi csapatunk segítségére az új munkafolyamatokhoz?
A programmenedzserek azzal kezdik, amit tudnak, és a többit menet közben alakítják ki. Mivel nem foglalkoznak minden projekt apró részleteivel (gondoljon újra a hajó analógiára), a taktikai támogatásért a projektmenedzserekre támaszkodnak. Magas szinten a programmenedzserek:
- Gyakorolja az agilis módszertanokat a program ökoszisztémán belül az üzleti célok elérése érdekében.
- Alkalmazzon elveket, folyamatokat és szakterületi szakértelmet az eredmények elérése érdekében.
- Legyen gondolkodásvezető, hogy megoldjon komplex kérdéseket és csökkentse a kockázatokat
- Készítse el a program költségvetését, hatókörét és minőségi szabványait
- A projekt eredményeinek összehangolása vagy újbóli összehangolása a program eredményeivel
- Használjon mutatókat, hogy rendszeresen tájékoztassa és bevonja az érdekelt feleket
- Kezelje a projektek közötti függőségeket
- Szüntesse meg az ismétlődő vagy felesleges erőfeszítéseket
- Vizsgálja meg a beérkező programjavaslatokat
- A program dokumentációjának karbantartása
Mit szólna még néhány programpéldához? ⬇️
Tippek a sikeres programmenedzsmenthez
A start-upoktól a tapasztalt vállalkozásokig, az ötletek tényleges szervezeti eredményekké alakításához szükséges lépések nyomasztónak tűnhetnek. Mennyibe kerül, mennyi idő alatt és hogyan lehet egy programot működőképessé tenni? Íme három tipp, amelyet már ma alkalmazhat a sikeres, hatékony programok érdekében.
1. tipp: Ösztönözze a csapatokat, hogy minél hamarabb és minél gyakrabban mondják el a véleményüket
Emberi képességeink minősége jobb teljesítményt és vezetői képességeket eredményez.
Olvassa el újra ezt a mondatot.
Korábban megállapítottuk, hogy egyes programmenedzserek nem rendelkeznek közvetlen hatalommal a csapatok felett. De felelősséggel tartoznak a program előrehaladásáért és eredményéért. Számos előnye van annak, ha a csapatokat arra ösztönözzük, hogy korán és gyakran mondják el a véleményüket:
- A várható szűk keresztmetszetekre felhívják a figyelmet, és azokat hatékonyan megoldják.
- A különböző perspektívák kreatív megoldásokat szülnek a komplex problémákra.
- A tagok hasznos visszajelzéseket kapnak a fejlesztéshez.
- A bizalom organikusan épül fel
A program sikere a csapatmunkától függ. Ezt a program életciklusának első napjától kezdve fontos kommunikálni, de soha nem késő elkezdeni. Ha tehát gyakorlati tanácsokat keres a hatékony csapatmunka kialakításához, mi segítünk!
2. tipp: Teljes mértékben értékelje a program ötletét
Ne tekintsd néhány szóváltást programötletnek, és ne vedd azt zöld utat jelentő jelnek! A program meghatározása a program életciklusának legkritikusabb szakasza, mert szervezeted energiáját, pénzét és erőforrásait erre a nagy vállalkozásra fogja fordítani. Tehát mielőtt megírnád az e-mailt, és másolatot küldenének az álomcsapatodnak, szánj egy kis időt arra, hogy átgondold, mi lesz ennek a programnak az eredménye.
- Mely üzleti területeket érint a program? ( Humán erőforrások, minőségbiztosítás, marketing stb.)
- Melyek a lehetséges veszélyek és következmények? (A szervezeti szolgáltatások zavara, a hatókör kiterjedésének változása, téves információk stb. )
- Mi fog hatással lenni rendszereinkre, szolgáltatásainkra, eszközeinkre és technológiánkra?
- Ki a célközönség?
3. tipp: Használja a legjobb programkezelő szoftvert
Hogyan néz ki a legjobb szoftver? Versenyképes árak és megbízható platform? Természetesen, de a sikeres programmenedzsmenthez a következőkre is szükség van:
- Hatékony integráció más eszközökkel az adatok egy helyen történő összegyűjtése érdekében
- Szilárd feladat- és projektfüggőségi funkcionalitás
- 360 fokos áttekintés a vállalat összes munkájáról
Vessünk egy pillantást a 3. pontra: 360 fokos rálátás a vállalat összes munkájára. Tudja, hány órát veszítünk hetente a kontextusváltással és a több eszköz közötti váltakozással? A Qatalog és a Cornell Egyetem Ellis Idea Lab kutatói elvégezték a számításokat, és a következőket találták a modern munkahelyeken:
Hány órát veszítünk el hetente azzal, hogy az alkalmazásokban elrejtett információkat keressük.
Azok aránya, akik szerint időigényes a munkájukhoz szükséges információk megkeresése.
⅔
Azok száma, akik szerint nem biztosak abban, hogy minden részleg ugyanazokat az online alkalmazásokat használja.
Ön is így gondolja?
Ha kissé nehezen viseli a terhet, fordítsuk meg a helyzetet!
Megértem, ha a Monday, Asana, Jira és más programok kipróbálása után szoftverfáradtságot érez. Az első néhány hét remekül telik, majd hirtelen a csapatok egymással versengő prioritásokkal szembesülnek, és a projektek megakadnak.
3 ClickUp funkció, amelyre szüksége van a programmenedzsmenthez
A ClickUp egy olyan programmenedzsment szoftver, amelyet csapataid minden nap használni akarnak majd. A ClickUp segítségével ők irányítják a termelékenységük optimalizálását, miközben együttműködve dolgoznak a program kezdeményezéseinek megvalósításán. Íme három elengedhetetlen ClickUp funkció a programod futtatásához:
1. ClickUp Goals, hogy minden feladatot összekapcsoljon a program eredményeivel
„ A ClickUp Goals segít minden egyes részleg tagjának a valóban fontos dolgokra koncentrálni, ami kritikus fontosságú egy új termék bevezetésekor.”
Darya HYPERVSN
2. ClickUp irányítópultok az adatok bemutatásához
„A Clickup használata sokat segített nekünk, különösen az időmegtakarítás terén. Korábban olyan rendszert használtunk, amelyben a hét végén minden csapattag e-mailben beküldte a heti jelentését, amelyet a hétvégén elemeztünk. A Clickup használatával azonban fokozatosan megszüntetjük a felesleges jelentéseket, így időt takarítunk meg, amelyet most produktívabb tevékenységekre fordíthatunk.”
eHealth4Everyone esettanulmány
3. Több mint 15 testreszabható nézet a feladatok és munkafolyamatok vizualizálásához
„Bár ezek a funkciók első ránézésre nagyon aprónak tűnnek, hatalmas szerepet játszanak a hiányosságok pótlásában, tekintve, hogy csapataink távoli munkavégzéssel foglalkoznak. A ClickUp három különböző nézetével ügyfeleink és menedzsereink 360 fokos rálátást kapnak a terepen zajló eseményekre, így a feladatok és a csapat irányításának mocsarához képest jobban tudnak koncentrálni a stratégiára és a kreatív gondolkodásra.”
Joshua Rozario Mindshare Digital
Programmenedzsment példák a ClickUp-nál
Gyakran megkérdezik tőlünk, hogy a ClickUpnál a ClickUp-ot használjuk-e programjaink kezelésére. Őszintén szólva, ez a kedvenc kérdésünk, mert emlékeztet minket arra, hogy a platform milyen hatékonyan kezeli mind a hétköznapi feladatokat, mind a bonyolult feladatokat, így mi is képesek vagyunk a bővülésre.
Minden munkánk összefügg. Ugyanazon projektlisták alapján dolgozunk, és csapatként hozunk megalapozott döntéseket. Mindenki hozzáfér a központi információkhoz, hogy elvégezze a munkáját.
Íme néhány elindított ClickUp-program, amelyek sikeréhez sok programmenedzser és minden rendelkezésre álló hideg sör szükséges volt. Csapat, tudtok segíteni?
A ClickUp bővíti EMEA-vezetői csapatát, miután az európai kereslet 233%-kal nőtt
Nem vesztegettük az időt, és gyorsan összeállítottuk az EMEA vezetői csapatot, amelybe kivételes tehetségű szakembereket vontunk be, akik eredményeket érnek el, miközben továbbra is a „szórakozz, élvezd az életet és légy önmagad” alapértékünkre koncentrálnak.
Már rendelkezünk egy szilárd alkalmazotti bázissal a régióban, a csapat tagjai Európa-szerte szétszóródva dolgoznak. A munkához a legjobb embereket alkalmazzuk, és a ClickUp segítségével biztosítjuk, hogy csapataink rendkívül produktívak legyenek, még akkor is, ha nem egy helyen dolgoznak. Elkötelezettek vagyunk az üzleti tevékenységünk építése iránt, amelynek középpontjában az együttműködés, a kultúra és a közösség áll. ”
Nem vesztegettük az időt, és gyorsan összeállítottuk az EMEA vezetői csapatot, amelybe kivételes tehetségű szakembereket vontunk be, akik eredményeket érnek el, miközben továbbra is a „szórakozz, élvezd az életet és légy önmagad” alapértékünkre koncentrálnak.
Már rendelkezünk egy szilárd alkalmazotti bázissal a régióban, a csapat tagjai Európa-szerte szétszóródva dolgoznak. A munkához a legjobb embereket alkalmazzuk, és a ClickUp segítségével biztosítjuk, hogy csapataink rendkívül produktívak legyenek, még akkor is, ha nem egy helyen dolgoznak. Elkötelezettek vagyunk az üzleti tevékenységünk építése iránt, amelynek középpontjában az együttműködés, a kultúra és a közösség áll. ”
ClickUp University, egy ingyenes online tanulási platform
A ClickUp University (CUU) célja egyszerű: segíteni közösségünknek, hogy gyorsabban elérjék céljaikat, időt takarítsanak meg, minden nap 1%-kal növekedjenek a saját területükön, és megszüntessék a munka hatékonyságának hiányából fakadó felesleges frusztrációkat.
Akár új felhasználója a ClickUpnak, akár már évek óta velünk van, a CUU segít megszerezni azokat a ismereteket és gyakorlati tapasztalatokat, amelyekre szüksége van az ideális munkafolyamat kialakításához és a termelékenység növeléséhez.
Megtanulhatja, hogyan kell használni a ClickUp-ot, hogyan kell testreszabni a projekt igényeinek és a munkafolyamat preferenciáinak megfelelően, és időtakarékos, szuperproduktív ClickUp-guruvá válhat.
A ClickUp University (CUU) célja egyszerű: segíteni közösségünknek, hogy gyorsabban elérjék céljaikat, időt takarítsanak meg, minden nap 1%-kal növekedjenek a saját területükön, és megszüntessék a munka hatékonyságának hiányából fakadó felesleges frusztrációkat.
Akár új felhasználója a ClickUp-nak, akár már évek óta velünk van, a CUU segít megszerezni azokat a ismereteket és gyakorlati tapasztalatokat, amelyekre szüksége van az ideális munkafolyamat kialakításához és a termelékenység növeléséhez.
Megtanulhatja, hogyan kell használni a ClickUp-ot, hogyan kell testreszabni a projekt igényeinek és a munkafolyamat preferenciáinak megfelelően, és időtakarékos, szuperproduktív ClickUp-guruvá válhat.
LevelUp by ClickUp (2021-es kiadás)
A LevelUp esetében minden házon belül történt, de integrálnunk kellett a külső harmadik felek, például produkciós cégek és élő streaming szolgáltatások igénybevételének folyamatát. Ezért létrehoztunk egy speciális listát, amely kulcsfontosságú volt az esemény teljes szervezésében.
Létrehoztunk egy fő listát, és bizonyos feladatokat nyilvánossá tettünk partnereink számára. Meghívtuk a vendégeket, és lehetővé tettük helyszínpartnereinknek, hogy koordinálják a feladatokat. Ezáltal gyorsabban tudtunk haladni, mint több eszköz, például e-mail használatával. El tudja képzelni, hogy több ezer e-mailt kell átnéznie? A ClickUp megoldotta mindezt számunkra.
A LevelUp esetében minden házon belül történt, de integrálnunk kellett a külső harmadik felek, például produkciós cégek és élő streaming szolgáltatások igénybevételének folyamatát. Ezért létrehoztunk egy speciális listát, amely kulcsfontosságú volt az esemény teljes szervezésében.
Létrehoztunk egy fő listát, és bizonyos feladatokat nyilvánossá tettünk partnereink számára. Meghívtuk a vendégeket, és lehetővé tettük helyszínpartnereinknek, hogy koordinálják a feladatokat. Ezáltal gyorsabban tudtunk haladni, mint több eszköz, például e-mail használatával. El tudja képzelni, hogy több ezer e-mailt kell átnéznie? A ClickUp megoldotta mindezt számunkra.
Programjaink sikere nem lett volna lehetséges a programmenedzserek és csapatok sokszínű csoportja nélkül, akik gyorsan és hatékonyan kommunikálták a kéréseket és megosztották a visszajelzéseket. És ugyanezt szeretnénk Önnek is. 🤝
Vállalja legnagyobb szervezeti céljait a ClickUp segítségével!
A ClickUp egy mindenre kiterjedő szoftver, amely segítségével összehangolhatja nagy ötleteit, valós időben követheti a haladást, és teljes átláthatósággal kezelheti projektjeit. A ClickUp és a programmenedzsment segítségével már az első naptól kezdve egészséges, jól működő csapatot építhet fel!
Csapatunk készségesen áll rendelkezésére, ha konkrét felhasználási esettel kapcsolatos segítségre van szüksége. Őszintén szólva, egész nap a programokról tudnánk beszélni, és örömmel ismerkedünk meg másokkal, akik szintén így vannak ezzel! 👋