Megint eljött az évnek ez a szakasza. A félelem illata lengi be a levegőt... Nem, nem Halloween van, hanem valami sokkal ijesztőbb. Az éves teljesítményértékelések ideje. 😅
Bár az éves értékelések mögötti szándékok jogosak, legyünk őszinték: szinte mindenki retteg tőlük. A HR-vezetők borzonganak a rengeteg papírmunka gondolatától, míg a munkavállalók minden apró hibán rágódnak, ami megfoszthatja őket a előléptetés lehetőségétől. Nem lehet nem elgondolkodni azon, hogy van-e jobb módszer a teljesítményértékelésre.
A jó hír, hogy van ilyen. Folyamatos teljesítménymenedzsment néven ismert, és ez a módszer forradalmasította számos vállalat HR-tevékenységét. Ebben a cikkben mindent elárulunk erről a rendszerről, előnyeiről és hátrányairól, valamint a bevezetéséhez szükséges lépésekről.
Mi az a folyamatos teljesítménymenedzsment?
A folyamatos teljesítménymenedzsment rendszeres és kevésbé formális értékeléseket jelent az év során, a szigorú éves értékelések helyett.
A folyamatos teljesítménymenedzsment, más néven agilis teljesítménymenedzsment, az üzleti környezet fejlődésére adott válaszként jött létre. A változások folyamatosan zajlanak, ezért a modern vállalkozásoknak gyorsnak és rugalmasnak kell lenniük, hogy sikeresek maradjanak. Nem engedhetik meg maguknak, hogy csak évente egyszer értékeljék alkalmazottaik teljesítményét. Folyamatos folyamatot kell létrehozniuk, amelyben befektetnek alkalmazottaikba, és felhatalmazzák őket a folyamatos fejlődésre. 💪
Számos vállalat, köztük olyan óriások, mint az Adobe, Inc. és az IBM, már bevezette a folyamatos teljesítményértékelési rendszereket. Még a General Electric is, amely népszerűsítette az éves teljesítményértékelési folyamatot, áttért a gyakrabban végzett, informálisabb teljesítményértékelésekre.
Profi tipp: A ClickUp, egy hatékony projektmenedzsment eszköz, minden szükséges eszközt biztosít egy hatékony teljesítménymenedzsment rendszer bevezetéséhez és fenntartásához. Használja a munka szervezéséhez, a részlegek közötti kommunikációhoz és az előrehaladás nyomon követéséhez.
A folyamatos teljesítménymenedzsment folyamat: lépésről lépésre
A folyamatos teljesítménymenedzsment bevezetésének folyamata három fontos lépésből áll:
- Célok kitűzése
- Ellenőrzések végzése
- A felülvizsgálatok véglegesítése
A következő szakaszokban többet mesélünk mindkettőről.
1. lépés: Célok kitűzése
A folyamatos teljesítménymenedzsment első lépése a célok kitűzése. Ez még az alkalmazott felvétele előtt meg kell kezdődjön. A munkaköri leírásban meg kell határoznia az elvárásait. A jelölteknek meg kell érteniük, hogy munkájuk és teljesítményük hogyan illeszkedik a szervezet átfogó céljaihoz.
A munkavállaló felvétele után közösen kell meghatároznia a munkájához kapcsolódó célokat és kulcsfontosságú teljesítménymutatókat. Ezek képezik majd a munkavállaló teljesítményének értékeléséhez szükséges keretrendszert. A célok átláthatóvá tételével és a munkavállaló bevonásával megelőzheti a félreértéseket és biztosíthatja a felelősségvállalást.
A célkitűzési folyamatot az idővonal meghatározásával kell befejeznie. A kisebb teljesítmények és a rövidebb határidők előnyösebbek, mert így a célok elérhetőbbnek tűnnek. Amikor a munkavállaló teljesíti egy rövid távú célt, elégedettséget érez, mert kipipálhatja a teendőlistájáról, míg Ön kézzelfogható eredményeket láthat. Ez egy win-win helyzet! 🏆
Felül kell vizsgálnia a célokat és a legfontosabb teljesítménymutatókat, hogy azok igazodjanak a változó üzleti célokhoz és a munkavállalók valós előrehaladásához.
Profi tipp: Állítson be célokat a ClickUp-ban, és határozzon meg nyomon követhető célokat az alkalmazottak előrehaladásának méréséhez. Az alkalmazottak teljesítménycéljait egyszerű mappák segítségével kezelheti.
2. lépés: Ellenőrzések végzése
A folyamatos teljesítménymenedzsment modell egy-három havonta történő ellenőrzéseket jelent. Ezek lehetnek egyéni megbeszélések a munkavállalóval, amelyek során megbeszélhetik az előre meghatározott célok elérése felé tett előrelépéseket. 🗣️
A check-inek informális, kétoldalú teljesítménymegbeszélések. A valós idejű visszajelzések és elismerések mellett lehetőséget nyújtanak a munkavállalóknak, hogy hangot adjanak saját teljesítményükkel kapcsolatos aggályaiknak. A vezető ezután tanácsokkal láthatja el őket, hogyan lehet leküzdeni az akadályokat és tovább javulni. Ez a megközelítés lehetővé teszi, hogy a potenciális problémákat már a kezdeti szakaszban megoldja, és megakadályozza, hogy azok tovább gátolják a fejlődést.
Profi tipp: Használja ki a ClickUp Employee & Manager 1-on-1 Template előnyeit, hogy előkészítse a megbeszélések napirendjét és jegyzeteket készítsen.
3. lépés: Az értékelések véglegesítése
Az értékelések a munkavállaló teljesítményének és a célok elérésében elért előrehaladásának formálisabb értékelései. A technikai szempontokkal, például a képzéssel, a javadalmazással és az előléptetésekkel foglalkoznak. Mivel a vezető és a munkavállaló a rendszeres megbeszélések során nyíltan kommunikáltak egymással, a teljesítményértékelés többnyire a végső értékelés formálisabb összefoglalását szolgálja.
A felülvizsgálati ciklus végén következtetéseket kell levonnia, dokumentálnia kell a munkavállaló teljesítményét, és dicsérnie kell az elért eredményeket. Ha a munkavállaló elérte a céljait, akkor új célokat kell kitűznie, és el kell indítania egy új teljesítménymenedzsment ciklust. 🔁
Profi tipp: A ClickUp számos sablonnal segíti a teljesítményértékelések kialakítását! Például a ClickUp teljesítményértékelési sablonjával dokumentálhatja az alkalmazottak teljesítményével és az abból következő döntésekkel kapcsolatos összes fontos információt.
A folyamatos teljesítménymenedzsment előnyei
Ha helyesen alkalmazza, a folyamatos teljesítménymenedzsment pozitív változásokat hozhat vállalatában. A legjelentősebb előnyei között szerepelnek a következők:
Világos, aktuális és releváns célok
Ha a célokat a munkavállalókkal közösen határozza meg, kisebb az esély a félreértésekre. Ha mégis előfordulnak, azokat a rendszeres ellenőrzések során gyorsan megoldhatja.
Az idő múlásával a célok is változni fognak. A célok gyakori újraértékelése lehetővé teszi, hogy a pillanatban legfontosabb dolgokra koncentrálj. A jól meghatározott, aktuális és releváns célok nagyobb valószínűséggel valósulnak meg. ✅
Kevesebb stressz és pontosabb értékelés
Az éves teljesítményértékelés során egyszerre rengeteg alkalmazotti adattal kell foglalkoznia. Ráadásul egy év alatt sok minden változhat, így az adatok jelentős része az értékelés idejére már nem lesz releváns. 🙅
A folyamatos teljesítménymenedzsment a gyakrabban történő értékelést ösztönzi. Ez a megközelítés lehetővé teszi, hogy csak a legfontosabb adatokra koncentrálj, és valós idejű betekintést nyerj a munkavállalók teljesítményébe. A munkavállalók visszajelzései alapján azonosíthatod az esetleges külső tényezőket, és kiegészítheted a teljesítményükről alkotott képet.
Munkavállalói megtartás és elkötelezettség
Ha ösztönzi az alkalmazottakat a célkitűzésben való részvételre és folyamatos visszajelzések adására, akkor ők úgy érzik, hogy figyelnek rájuk és meghallgatják őket. Így jobban elkötelezik magukat a kitűzött célok elérésében. Az ilyen kölcsönös bizalmon alapuló kapcsolat növeli a munkával való elégedettséget és a vállalat iránti lojalitást.
A folyamatos teljesítménymenedzsment számos pozitív eredményhez járul hozzá, mivel:
- Mutassa meg alkalmazottainak, hogy törődik velük
- Egész évben fenntartja az elkötelezettségüket
- Csökkenti a fluktuációt
Ez nem csak elmélet – számok is alátámasztják. A Check-In rendszer bevezetése után alig néhány évvel az Adobe 30%-kal csökkentette az alkalmazottak lemondásainak számát, és 50%-kal csökkentette a kényszerű távozások számát.
A növekedés kultúrája
A folyamatos teljesítménymenedzsment a hangsúlyt az értékelésről a tanulásra helyezi át. Noha értékelnie kell a teljesítményt, a cél nem az, hogy félelmet keltsen a következményekkel kapcsolatban, hanem inkább az, hogy ösztönözze a munkavállalók fejlődését. 🌱
Ezért kell az alkalmazottaknak aktív szerepet vállalniuk a teljesítményértékelési folyamatban. Rendszeresen kell visszajelzéseket adnia és kapnia.
Teljesítménynövelés
A világos célok, a folyamatos visszajelzés és támogatás, valamint a munkavállalók motiválása javíthatja az egyes munkavállalók, valamint az egész csapat és a szervezet teljesítményét. A teljesítmény növekedése jobb pénzügyi és üzleti eredményekhez is vezet.
Bár kezdetben jelentős beruházást igényel, a folyamatos teljesítménymenedzsment hosszú távon időt és pénzt takarít meg. 💸
Térjünk vissza az Adobe példájához. A régi rendszerben a vezetők több mint 80 000 órát töltöttek az éves értékelésekkel, ami változást váltott ki. A vállalat az új teljesítményértékelési folyamat bevezetésével ezt az időt nagyrészt pótolni tudta. Ez az egyik oka annak, hogy az Adobe ma az egyik legjövedelmezőbb technológiai vállalat.
Bónusz olvasmány: Nézze meg a 2024-es év legjobb teljesítménymenedzsment eszközeit!
A folyamatos teljesítménymenedzsment hátrányai
Bár hosszú távon hatékony és jövedelmező, a folyamatos teljesítménymenedzsment nem valami varázsformula. Számos különféle aggály és hátrány társul hozzá. Az alábbiakban a legfontosabbakat ismertetjük.
Bevezetési kérdések
A folyamatos teljesítménymenedzsment megköveteli, hogy újragondolja és átalakítsa számos HR-folyamatát. Jelentős előzetes befektetést igényel, mind időben, mind pénzben. Ahhoz, hogy ez megvalósuljon, mindenkit be kell vonnia – a felső vezetéstől a munkavállalókig. Ez nem egy univerzális megoldás. Meg kell találnia a módját, hogy az Ön konkrét esetéhez igazítsa.
A jóváhagyás után elengedhetetlen a megfelelő képzés, hogy biztosítsa a következetességet. Ha nem következetes, az új rendszer elveszíti értelmét, és több kárt okoz, mint hasznot. Figyelembe véve a szükséges munkamennyiséget, a rendszer összehangolása érdekében folyamatos kommunikációra és szervezésre van szükség. Ellenkező esetben fennáll a kockázata, hogy a rendszeres munka szenvedni fog.
Karbantartási kérdések
Még ha be is vezeti a folyamatos teljesítménymenedzsmentet, nincs garancia arra, hogy az Ön esetében is működni fog. A rendszert próbák és hibák alapján kell felülvizsgálnia. Ez nem feltétlenül könnyű feladat, tekintve, hogy mennyi időbe telik, mire kézzelfogható eredmények láthatók.
Ha véletlenszerűen végzik, a rendszeres teljesítményértékelések terhet rónak a vezetők és az alkalmazottak egyaránt. Az alkalmazottak úgy érezhetik, hogy folyamatosan figyelik őket, ami a kívántnál ellenkező hatást ér el, és rontja az önbecsülésüket. A vezetőknek is elegendő támogatásra lesz szükségük, mivel kulcsfontosságú szerepet játszanak ebben a folyamatban, és valószínűleg nyomás alatt érzik magukat. 😵
Adatproblémák
A rendszeresebb teljesítményértékelések több adatot is jelentenek. Ha nincs megbízható adatkezelési rendszere, a folyamatos teljesítménymenedzsment túlterheli a vezetőket adminisztratív munkával. Emiatt nehezen tudnak majd jelentős információkat nyerni az adatokból, vagy lépést tartani a feladatokkal, ami más feladatok késleltetését eredményezi. ⌛
Hogyan valósítsa meg a folyamatos teljesítménymenedzsmentet 6 lépésben
Az éves teljesítményértékelésről a folyamatos teljesítménymenedzsmentre való áttérés nem könnyű feladat. A folyamatot hat lépésre bontottuk, hogy segítsünk Önnek a felkészülésben:
1. lépés: Szerezzen jóváhagyást
A folyamatos teljesítménymenedzsment bevezetésének első lépése a felső vezetés támogatásának megszerzése. Az átállás erőforrás-igényes folyamat lesz, amelyhez minden munkatárs közreműködésére szükség lesz, ezért elengedhetetlen a szükséges támogatás biztosítása. ✍️
Amikor bemutatja ezt az új rendszert, sorolja fel az összes előnyét a régivel szemben. Hangsúlyozza, hogy a folyamatos teljesítménymenedzsment hogyan járhat előnyökkel a vállalat és bevételei számára.
Profi tipp: Használja a ClickUp projektkérés és jóváhagyási sablont a prezentáció megtervezéséhez, a jóváhagyási folyamat egyszerűsítéséhez és a projekt gyors elindításához.
2. lépés: Határozza meg az OKR-eket
Miután megkapta a zöld utat a folyamatos teljesítménymenedzsmenthez, kidolgozhatja a működési stratégiát a legfontosabb érdekelt felekkel. Határozza meg a célokat és a legfontosabb eredményeket (OKR-ek), hogy minden résztvevő ugyanazon az oldalon álljon, és nyomon követhesse az előrehaladást. Ezek az OKR-ek lesznek az a keretrendszer, amelyre minden jövőbeli döntését alapozni fogja.
Miután megegyezett a magas szintű célokban, elkezdheti a teljesítménymenedzsment rendszer kidolgozását. Gondoljon át, milyen gyakorisággal szeretné végrehajtani a teljesítményértékelési ciklusokat, és milyen kritériumokat alkalmazhat az Ön iparágára tekintettel. Ha teljesítményértékelő szoftvert szeretne használni, elemezze a lehetőségeket, hogy megtalálja a legmegfelelőbbet.
Profi tipp: Nem tudja, hogyan kezdjen el stratégiát kidolgozni? Használja a ClickUp OKR keretrendszer sablonját a folyamat irányításához és a bevezetés sikerességének méréséhez.
3. lépés: Tervezés, tervezés, tervezés
Egy olyan komplex rendszer bevezetéséhez, mint a folyamatos teljesítménymenedzsment, minden elemet tökéletesen meg kell tervezni. A folyamatot kezelhető feladatokra kell felosztani, és meg kell határozni, ki a legalkalmasabb az egyes szerepek betöltésére. A felelősségre vonhatóság érdekében fontos továbbá reális, de költséghatékony ütemtervet készíteni. 📆
A ClickUp széles körű projektmenedzsment funkcióit és testreszabási lehetőségeit kihasználva megtervezheti az átállást. A platform hierarchikus felépítése lehetővé teszi az összes dokumentum és munka szervezését, így minden könnyen elérhető. A jogosultságokat is módosíthatja az adatok bizalmas kezelésének biztosítása érdekében.
Néhány kattintással hozhat létre feladatokat és alfeladatokat, rendelheti hozzá őket, és ütemezheti őket. A ClickUp Workload nézetével értékelheti az egyes résztvevők kapacitását és rendelkezésre állását. A ClickUp Gantt nézet segítségével vizualizálhatja a megvalósítási folyamat idővonalát, valamint a feladatok közötti függőségeket.
Minden feladatnézetben hozzáadhat bármit, ami a feladat elvégzéséhez hasznos lehet a megbízott számára, például:
- Leírás
- Ellenőrzőlisták
- Fájlok
- Hozzászólások
A ClickUp racionalizálja a munkafolyamatokat és egyszerűsíti a csapatok közötti együttműködésen alapuló munkamenedzsmentet, csökkentve a felesleges e-mailek és megbeszélések számát.
4. lépés: Készítse el a dokumentációt
A dokumentáció minden projekt végrehajtásának kulcsfontosságú eleme, nem is beszélve egy olyan bonyolult projektről, mint a folyamatos teljesítménymenedzsment. Miután minden részletben megegyezett az érdekelt felekkel, rögzítse az összes információt. Így, ha valakinek kérdése van, vagy frissítenie kell a teljesítménymenedzsment folyamatról szóló ismereteit, bármikor újra átnézheti a dokumentációt. 📃
Például létrehozhat egy szabványos működési eljárás (SOP) dokumentumot, amelyben felvázolja a legfontosabb pontokat, amelyeket a vezetőknek figyelembe kell venniük az ellenőrzések során. Beépítheti a vállalat egészére vonatkozó értékelési szabványokat is, és utasításokat adhat a teljesítményértékelési dokumentumok megírására és formázására vonatkozóan.
Mindezt megteheti a ClickUp Docs segítségével, a platform gazdag szövegszerkesztőjével. Kapcsoljon össze feladatokat, adjon hozzá kártyákat és ágyazzon be könyvjelzőket a dokumentumaiba. Kezelje a jogosultságokat és hívja meg az érdekelt feleket, hogy szerkesszék vagy kommentálják a dokumentumokat.
5. lépés: Tájékoztatás és képzés
A folyamatos teljesítménymenedzsment stratégia sok alkalmazkodást igényel a vezetők részéről. Ők is kulcsfontosságúak a stratégia sikerében, ezért átfogó képzési tervet kell kidolgoznia. Képezze a vezetőket a viselkedés megfigyelésére, a használható eszközökre és a teljesítményértékelés megadására a előre meghatározott célok alapján.
Érdemes tájékoztatni a munkatársakat a közelgő változásról. Magyarázza el nekik, miért van rá szükség, és milyen előnyökkel jár számukra.
Nyújtson támogatást a vezetőknek és az alkalmazottaknak az átállás előtt, alatt és után. 👐
6. lépés: Felügyelet és felülvizsgálat
Amint vezetői bevezetik az új teljesítménymenedzsment rendszert, figyelemmel kísérje a folyamatokat, hogy biztosíthassa a határidők és célok betartását.
A ClickUp idővonal nézetével nyomon követheti az egyes csapattagok teljesítményét. Ha gyors áttekintést szeretne kapni mindenki teljesítményéről, hozzon létre egy egyedi ClickUp irányítópultot a számára legrelevánsabb kártyákkal és jelentésekkel.
Fontos továbbá, hogy elemezze az új folyamatot, és folyamatosan optimalizálja azt. Gyűjtse össze a vezetők és alkalmazottak valós idejű visszajelzéseit, és hajtsa végre a szükséges változtatásokat. A ClickUp Forms segítségével gyűjtheti össze a visszajelzéseket. A platform automatikusan feladatokká alakítja a válaszokat, hogy azok időben megvalósulhassanak.
A folyamatos teljesítménymenedzsment bevezetésének akadályainak leküzdése
A vállalatok számos akadályba ütközhetnek, amikor a folyamatos teljesítménymenedzsmentet integrálják a munkafolyamatukba. 🚧
Olvassa el az alábbiakban ezeket és a tipikus megoldásokat:
- Inkonzisztens bevezetés: Gondoskodnia kell arról, hogy mindenki megértse az új értékelési rendszer bonyolult részleteit, hogy önállóan tudja alkalmazni. Ezt alapos képzéssel, dokumentációval és nyomon követéssel érheti el.
- Kommunikációs hiányosságok: A vezetőknek és az alkalmazottaknak tudniuk kell, hogyan kell kommunikálni, hogy őszinte visszajelzéseket tudjanak megosztani és a lehető legtöbbet hozhassák ki a beszélgetéseikből. Ebben segíthetnek a workshopok, tanfolyamok és csapatépítő tevékenységek.
- Alacsony minőségű visszajelzés: A visszajelzésekbe néha elfogultság csúszhat, ami pontatlanná teszi azokat. Képezze ki vezetőit, hogy felismerjék és megelőzzék ezt. A munkakör jellegétől függően a visszajelzések túl gyakoriak és felületesek lehetnek. Fontos, hogy felismerje ezeket a helyzeteket, és stratégiáját ennek megfelelően alakítsa.
- Technológiai kihívások: A szoftverek életmentőek lehetnek a folyamatos teljesítménymenedzsment terén, mivel segítenek a nagy mennyiségű adat kezelésében. Azonban az első használatkor ijesztőek lehetnek. Képesítenie kell vezetőit a teljesítménymenedzsment szoftver használatára, és gondoskodnia kell arról, hogy az jól integrálható legyen a meglévő technológiai rendszerébe.
Tökéletesítse teljesítménymenedzsment rendszerét a ClickUp segítségével
A folyamatos teljesítménymenedzsment az éves teljesítményértékelések kevésbé stresszes és hatékonyabb alternatívájaként jelenik meg. Rövid távú együttműködési célokkal, rendszeres ellenőrzésekkel és kétoldalú, gyakori visszajelzésekkel elősegíti a folyamatos szakmai fejlődést és növeli a munkavállalók elkötelezettségét.
A rendszer bevezetése nem feltétlenül egyszerű feladat, de a ClickUphoz hasonló folyamatos teljesítménymenedzsment szoftverek használata segíthet Önnek minden elem felett átlátni és felkészülni a sikerre. Regisztráljon a ClickUpra, és használja azt bármilyen projekt megvalósításához, függetlenül attól, hogy az nagy vagy kicsi. ⛵