Sokan küzdünk a termelékenységi céljaink elérésével, és úgy érezzük, hogy a nap véget ér, mielőtt mindent elvégeztünk volna a napirendünkön. De ezt leküzdhetjük és növelhetjük a termelékenységünket, ha célokat tűzünk ki és nyomon követjük azok elérését. Ez segít értékelni az elért eredményeket, és egyben biztosítja, hogy a figyelemelterelő tényezők helyett a céljaink elérésére koncentráljunk.
A célkitűzési folyamat részletes áttekintése olyan kutatásokon alapul, amelyek azt vizsgálják, hogy a csapatvezetők, vezérigazgatók és projektmenedzserek hogyan tudnak többet elérni kevesebb idő alatt. Például megvizsgáljuk, hogy mik a smart (és SMART) célok, és hogyan lehet őket felhasználni. Az alábbi tanácsok követésével következetesen haladhat céljai felé.
A célkitűzés fontossága
A célok kitűzése az egyik legjobb módszer a projekt céljainak eléréséhez. Ha megfelelően vannak kitűzve, a célok reális útitervet nyújtanak a sikerhez, eltávolítva a bizonytalansággal járó stresszt, és lehetővé téve az idő jobb beosztását. A célok emellett felelősségvállalást is jelentenek, ami elősegítheti a jobb munkavégzést és a személyes szokások kialakítását.
A célok típusai
Minden típusú célnak megvan a maga szerepe abban, hogy elérje a kitűzött céljait. Építse be ezeket a gyakori cél típusokat a stratégiájába, és hamarosan meg fogja látni, hogyan egészítik ki egymást és növelik a termelékenységét.
Rövid távú és hosszú távú célok
A rövid távú célokat azonnal vagy a közeljövőben kell megvalósítani. Például egy projektben egy feladat befejezése lehet rövid távú cél.
A hosszú távú célok, vagyis a jövőbeli célok a nagyobb képet érintik. Például egy adott projekt befejezése lehet rövid távú cél, és a befejezett projektből származó megnövekedett bevételt felhasználhatja vállalatának növekedésére, mint hosszú távú célra. A rövid távú célok segítenek az ideális jövő elérésében.
Személyes és szakmai célok
Az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy kudarcot valljon a célok elérésében, az, ha kiég. Ez akkor történik, ha nincs megfelelő egyensúly a munka és a magánélet között. Ha túl sokat koncentrál az életének egy területére, a másik szenved.
Ha ez megtörténik, a termelékenység csökkenhet, és a mentális egészség romolhat. A személyes célok úgy tűnhetnek, mintha zavarnák a szakmai életét, de valójában segítenek fenntartani a karrier céljai iránti motivációját.
Egyensúlyozza a vezetői célokat és a személyesebb célokat, hogy teljesebbé tegye erőfeszítéseit.
A célkitűzés előnyei
A célok ijesztőek lehetnek. Néhányan azt kérdezik maguktól, hogy megéri-e a stresszt, amit a célok kitűzése jelent. Ha egyszer elkezdi kitűzni a célokat és rendszeresen nyomon követni azok elérését, rájön, hogy azok inkább motiválják, mint demotiválják.
Fókusz és irány
A célkitűzés lehetővé teszi, hogy megtervezze a napját, és felelősséget vállaljon a tervért. A megfelelően szervezett célok áttekintést nyújtanak arról, mit kell tennie.
Ez a megközelítés megkönnyíti a jelenlegi feladatra való koncentrálást és elkerüli a figyelemelterelést, amikor egyik feladatról a másikra vált. Sőt, ez a fajta iránymutatás egyszerű módja a termelékenység növelésének.
Motiváció és elkötelezettség
Ahogy halad a céljai felé, minden egyes teljesített cél után jó érzés fogja eltölteni. Amikor az egyik cél befejeződik és a következő kezdődik, az a vágy, hogy újra átélje ezt az érzést, motivációt ad ahhoz, hogy belevesse magát a munkába és elvégezze a feladatot.
A haladás és a siker mérése
Célok kitűzése és az előrehaladás mérése nélkül könnyen beleeshetünk abba a csapdába, hogy úgy érezzük, hiába dolgozunk. Néha sokat elérünk, de nem adunk magunknak elég elismerést érte.
De amikor célokat tűz ki és megpróbálja azokat betartani, ez lehetőséget ad arra, hogy visszatekintsen az elvégzett munkára. Gyakran fogja tapasztalni, hogy az több, mint amit gondolt. Ez segíthet megelőzni, hogy a negatív hozzáállás elvegye a motivációját.
Gyakori kihívások a célkitűzés során
A célok kitűzésekor a rossz tervezési folyamat inkább ronthatja a motivációját, mint erősítheti azt. Az alábbiakban bemutatunk néhány dolgot, ami rosszul sülhet el a célok kitűzésekor, és azt is, hogyan lehet ezeket ellensúlyozni, hogy elérje azt a pozitív érzést, amit a hatékony célok nyújtanak.
A világosság hiánya
Ha nem gondosan mérlegeli céljainak megtervezését, túl általános célokat állíthat fel. Amikor eljön az ideje, hogy leüljön és megvalósítsa ezeket a célokat, hiányzik az a iránymutatás, amelyet egy jól megtervezett cél nyújt.
Célok kitűzésekor mindig világos és könnyen érthető célokat írjon le. Pontosan tudnia kell a cél kezdő- és végpontját, hogy hatékonyan elérhesse azt.
Irreális elvárások
Amikor elkezdi a célok kitűzését, előfordulhat, hogy nem ismeri jól a képességeit. Ez oda vezethet, hogy olyan célokat tűz ki, amelyek messze meghaladják az aznapi teljesítményét. Reális célok nélkül lemaradhat a tervezett ütemtervtől, vagy kockáztatja, hogy demotiválttá válik vagy kiég.
Mindig olyan célokat tűzzön ki, amelyeket a magának szánt idő alatt elérhet. Lehet, hogy nem tudja azonnal, mire képes. Ilyen esetekben legyen óvatos, és kisebb célokat tűzzön ki magának.
Rossz időgazdálkodás
Még ha sikerül is a feladatokra koncentrálnia és a céljaira dolgoznia, a fontos dolgokat nem tudja elvégezni. Valószínűleg sok különböző fontosságú célja van. Az idejét leginkább a fontosabbakra fordítsa.
A célok fontossági sorrendbe állításával biztosíthatja, hogy a fontos feladatok mindig el legyenek végezve, és a lehető legjobban kihasználja az idejét. A későbbiekben bemutatott számos technika segít a célok fontossági sorrendbe állításában.
Célkitűzési stratégiák és technikák
A korábban tárgyalt problémák nem új keletűek. Ezek olyan kihívások, amelyekkel a célkitűzők a célok kitűzése óta szembesülnek. A jó hír az, hogy számos módszer áll rendelkezésre ezek leküzdésére. Itt bemutatunk néhány célkitűzési technikát, amelyek segítségével hatékonyabb célokat állíthat fel.
1. Állítson fel SMART célokat
A SMART célkeretrendszer egy olyan célkitűzési technika, amelynek célja, hogy olyan célokat állítson fel, amelyeket el is tud érni. Olyan célokat, amelyek motiváltnak tartják, ahelyett, hogy elvennék a motivációját. A SMART név egy könnyen megjegyezhető mozaikszó:
SMART: Konkrét, mérhető, elérhető, releváns, időhöz kötött
Ez az öt tényező alkotja azt a célt, amely maximalizálja a siker esélyét. Vizsgáljuk meg mindegyiket:
- Konkrét: A konkrét cél nem tartalmaz kétértelműséget. Amikor elkezdi a cél megvalósítását, pontosan tudnia kell, mit kell elérnie.
- Mérhető: Képesnek kell lennie nyomon követni célja előrehaladását. A mérhető célok olyan kérdésekre adnak választ, mint: Mennyi? Hány? Mennyi ideig?
- Elérhető: Már beszéltünk az elérhető célok fontosságáról. Ezek megakadályozzák, hogy túl magasra tűzze ki a céljait, és kudarcot valljon.
- Releváns: A kitűzött célnak relevánsnak kell lennie az Ön számára, és a céljaiban szereplő átfogó témáknak is.
- Időhöz kötött: Az időhöz kötött célok időkeretet adnak a célok eléréséhez, így segítve a sürgősség érzésének fenntartását, miközben továbbra is prioritást élvez a haladás.
2. Határozza meg prioritásait
Korábban már beszéltünk arról, hogy egy cél lehet sürgős, fontos, vagy mindkettő. A sürgős célokat mindig időben el kell érni, ezért fontos, hogy legyen valamilyen keretrendszer a célok fontossági sorrendjének megállapításához. Egy gyakori módszer az Eisenhower-mátrix (vagy sürgős-fontos mátrix).
Ez egy célkitűzési technika, amely a cél sürgősségétől vagy fontosságától függően négy kvadrantot határoz meg. Az a kvadrant, amelybe a cél tartozik, megmutatja, hogyan kell kezelni azt.
Az Eisenhower-mátrix
- Sürgős és fontos: Ha egy cél egyszerre sürgős és fontos, akkor szerepelnie kell a azonnal elvégzendő feladatok listáján.
- Nem sürgős, de fontos: Azokat a fontos célokat, amelyeket nem kell azonnal megvalósítani, fontosságuk alapján kell ütemezni.
- Sürgős, de nem fontos: A sürgősnek, de nem fontosnak ítélt célokat azonnal el kell végezni, de nem Önnek. Delegálja ezekért a felelősséget.
- Nem sürgős és nem fontos: A sürgősség és fontosság szempontjából egyaránt irreleváns célokat teljes mértékben törölje a teendőlistájáról.
3. Használjon folyamatos monitoring rendszereket
A célok úgy működnek, hogy segítenek nyomon követni az idődet és motiválnak a célok elérésére. De állandó figyelemmel kísérés nélkül ez a motiváció nem feltétlenül alakul ki. Számos célkitűzési sablon segíthet a célok kitűzésében és nyomon követésében.
Váltson digitálisra a célkitűzés és a nyomon követés terén
A célok nyomon követésének legjobb módja egy célkövető alkalmazás használata. A ClickUp segítségével egy teljes funkcionalitású célkövető alkalmazást és egy komplett termelékenységi platformot kap.
A ClickUp Goals lehetővé teszi, hogy konkrét célokat rendeljen hozzá és nyomon kövessen egy átfogó célkövetési megoldás keretében, heti eredménykártyával kiegészítve. A nagy célok kisebb célokra bontása rugalmasságot biztosít, ami segít a pályán maradni. Például ünnepelheti a sikereket, kidolgozhat egy növekedési tervet, ha több struktúrát szeretne, vagy nyomon követheti, hogy milyen előrehaladást ért el.
4. Alkalmazzuk a Get Things Done módszert
Néha annyi ötlet kavarog a fejében, hogy nehéz eldönteni, hol is kezdje. David Allen kidolgozta a Getting Things Done (GTD) keretrendszert, hogy segítsen ezeket az ötleteket kihozni a fejéből és rendszerezni. A filozófia lényege, hogy rögzítse az összes feladatot és ötletet, ami eszébe jut, majd úgy rendezze őket, hogy könnyen kezelhetőek legyenek. A GTD sablon segíthet a módszer alkalmazásában.
A GTD öt lépése
A GTD keretrendszer öt lépésből áll. A folyamat végigkövetésével egy rendezett listát kapunk azokról a projektekről, amelyeken dolgozni kell, és azokról, amelyeket félretehetünk.
- Összegyűjtés: Gyűjtsön össze minden feladatot, ötletet, projektet vagy egyéb kötelezettségvállalást, és rögzítse azokat a választott módszerével.
- Tisztázza: Gondolja át, mit jelent az egyes elemek. Döntse el, érdemes-e folytatni vagy sem. Ha igen, döntse el a következő lépést és az eredményt.
- Szervezés: Helyezze az összes megvalósítható tételt kategóriákba. Hogyan kategorizálja őket, az Önön múlik.
- Gondolkodjon el: Rendszeresen tekintse át listáit, hogy felfrissítse memóriáját, és a pillanatban a megfelelő feladatokra koncentrálhasson.
- Csatlakozzon: Miután tisztázta feladatait és listáit, kezdje el végigdolgozni őket a választott feladatkezelő szoftver segítségével.
5. Próbálja ki az OKR-eket (Objectives and Key Results, célok és kulcsfontosságú eredmények)
A feladatok célok és kulcsfontosságú eredmények sorozatára bontása az egyik legjobb célkitűzési technika egy egész szervezet számára. Segít egyszerűsíteni a kihívást jelentő célokat, és mérhető eredmények segítségével nyomon követhetővé teszi a vállalat stratégiai céljait. Számos OKR szoftverprojekt létezik, amelyek segíthetnek a vállalatoknak a legtöbbet kihozni ebből a keretrendszerből.
Az OKR alapelvei
Az OKR-ek kvalitatív és cselekvésorientált célokat tartalmaznak. Ezeknek egyértelműeknek és könnyen megjegyezhetőeknek kell lenniük. Minden célnak összhangban kell lennie a vállalat víziójával és stratégiájával.
Mivel a céloknak mindig mérhetőnek kell lenniük, az OKR-ek második fele a kulcsfontosságú eredményekből áll. Ezeket a mutatókat használják a célok felé tett előrelépés mérésére.
Az OKR-ek célja, hogy határokat feszegessenek, és úgy vannak kialakítva, hogy nagyon ambiciózusak, de mégis elérhetőek legyenek. Ezen extra nehézség miatt általában 60-70%-os sikerarányt tartanak jónak. Ha nem éri el a célját, használja az OKR-eket a folyamatfejlesztési módszerek feltárására, hogy továbbra is törekedhessen a kívánt eredmény elérésére.
Ezért is ezek szervezeti szintű célok. Az OKR-ek leginkább csapatcélok létrehozására és az előrehaladás mérésére alkalmasak. Ha egyéni teljesítménymutatóként használnák őket, túl nagy lenne a kísértés, hogy a méltányosság érdekében leegyszerűsítsék őket.
6. Kezelje a hatókör-kiterjedést a projekt előrejelzésével
Egyes projektek, különösen a szoftveriparban, hajlamosak kezelhetetlen méretűre növekedni. A csapat több nagyszerű ötlettel áll elő, mint amennyit a rendelkezésre álló idő alatt megvalósítani lehet, és ennek megkísérlése határidők elmulasztásához és a bevezetés késedelméhez vezet.
A projekt-előrejelző eszközök segíthetnek a projekt időtartamának megtervezésében, de ezt a problémát jobb a célkitűzés szakaszában megoldani.
A MoSCoW-módszer
Ez a módszer a feladatok fontosságának rangsorolásával kezeli a méretükben megnövekedett projekteket. A feladatok négy kategóriába sorolhatók: kötelező, ajánlott, lehetséges vagy nem szükséges. A módszer neve az egyes kategóriák első betűjéből származik. Az egyes kategóriák jelentése a következő:
- Elengedhetetlen: Ezek a feladatok a projekt nem megkerülhető követelményei. Ide tartozik a jogi követelményeknek való megfelelés, a kritikus funkciók vagy a legfontosabb eredmények.
- Kellene: Ezek fontos, de nem kritikus feladatok. Magas prioritásúak, és ha lehetséges, be kell őket vonni, mert nagyban hozzájárulnak a végeredményhez.
- Lehetne: Ezek a kevésbé fontos, de mégis kívánatos elemek, amelyek javíthatják a projektet, de időszűke esetén könnyebben elhagyhatók.
- Nem lesz benne: Ezeket a feladatokat megfontoltuk, de nem kerülnek be a végleges termékbe. Ez azt jelentheti, hogy jó ötletek, de el kell halasztani őket egy jövőbeli kiadásra.
Érje el céljait a ClickUp segítségével
A ClickUp minden szükséges eszközt biztosít a szervezetének a célok kitűzéséhez és eléréséhez. A ClickUp Goals funkció számos felhasználási lehetőséget kínál, de a szoftver nem csupán a célok nyomon követésére szolgál. A ClickUp többféle termelékenységi és projektmenedzsment eszközt kínál, amelyek segítségével javíthatja a munkateljesítményt vállalkozásának minden területén.
Próbálja ki még ma ingyenesen a ClickUp-ot, és tapasztalja meg, hogyan javíthatja hatékonyságát, és segíthet időben elérni projektjei céljait!