A folyamatok akkor is léteznek, ha nem szándékosan tervezi meg őket. Amikor valakinek feladatot ad, az illető megalkotja a saját folyamatát, amelyet ismételten használ, hogy megkönnyítse a munkáját.
Amikor megkértek, hogy írjak egy cikket, megnyitottam egy Google Doc dokumentumot, másoltam és beillesztettem a vázlatot, elkezdtem kutatni az egyes szakaszokhoz, megírtam, szerkesztettem, lektoráltam, hozzáadtam a hiperhivatkozásokat, majd elküldtem jóváhagyásra. Ha tucatnyi írója lenne, valószínűleg tucatnyi folyamata is lenne.
Azonban ahhoz, hogy márkaként következetesek legyünk az írás, szerkesztés, közzététel és terjesztés terén, nem engedhetjük meg magunknak, hogy tucatnyi folyamatunk legyen. Egy egységes folyamatra van szükségünk.
A hatékony, eredményes és egységes munkafolyamat kialakításához alapos folyamatelemzésre van szükség. Ebben a blogbejegyzésben megmutatjuk, hogyan hozhatja létre ezt!
Mi az a folyamatelemzés?
A folyamatelemzés a üzleti tevékenységek belső működésének megértésére és dokumentálására szolgáló szisztematikus megközelítés. Az üzleti folyamatok menedzsmentje [BPM] elmélet szerint a folyamatelemzés a folyamatos fejlesztés fontos része.
A folyamatok elemzésének elsődleges célja a fejlesztési lehetőségek azonosítása. Ennek elérése érdekében az üzleti folyamatok elemzése általában a következőket vizsgálja:
- A feladat elvégzéséhez szükséges lépések
- Az egyes lépések végrehajtása
- Hogyan hatnak a következőkre
- Hogyan járulnak hozzá a projekthez?
- Ki felelős az egyes lépésekért?
- Eskalációs mátrixok
- Redundanciák és tartalék tervek
- A csapat tagjai a folyamat követése során a következő kihívásokkal szembesülnek
Miután ezt megfigyelték és dokumentálták, a BPM-csapatok olyan módszereket keresnek, amelyekkel a folyamatok hatékonyságát javíthatják anélkül, hogy megzavarnák a folyamatban lévő munkát.
A folyamatelemzés nem egyszeri tevékenység. Valójában a legjobb, ha rendszeresen végzik, támogatva a folyamatos fejlesztést. Íme, miért.
A folyamatelemzés előnyei
A jó, folyamatos és stratégiai folyamatelemzés számos módon segítheti a vállalkozást, többek között a nyereség növelésében. Íme, hogyan.
A meglévő rendszerek megértése: Az üzleti folyamatok elemzése kiváló módszer a jelenlegi helyzet felmérésére. Segít a hatékonyság és eredményesség mérésében az alábbi kérdések megválaszolásával:
- Értékesítési csapatunk hatékonyan használja a CRM-et?
- Mindenki tisztán látja a folyamatot?
- Minden jegy a projektmenedzsment eszközben kerül-e fel?
- Az utolsó sprint elérte a céljait?
- A ügyfélszolgálati csapat hatékonyan működik?
A fejlesztési lehetőségek azonosítása: Miután megértette a meglévő folyamatot, azonosíthatja és áthidalhatja a hiányosságokat. Döntéseit az intuíció helyett adatok alapján hozhatja meg. Ez természetesen a folyamatelemzés legközvetlenebb és legegyszerűbb előnye.
Működési hatékonyság növelése: Gyakori, hogy a különböző csapatok saját folyamatokat használnak. Például az értékesítési csapat a Salesforce-t használja az interakciók rögzítésére, az ügyfélszolgálat a ClickUp-ot a kapcsolatok kezelésére, a marketing pedig a Hubspot-ot a haladás nyomon követésére. Ez azt eredményezi, hogy sok információ elveszik.
A jó munkafolyamat-elemzés lehetővé teszi a rendszerek jobb integrációját és elősegíti a folyamatok zökkenőmentes lefolyását.
Működési költségek csökkentése: Az üzleti folyamatok elemzése azonosítja a felesleges elemeket, a szűk keresztmetszeteket és a hatékonysági hiányosságokat. Az operatív vezetők ezeket kiküszöbölhetik, így csökkentve az anyagbeszerzés, az energiafogyasztás és a munkaerő költségeit a projektfejlesztési szakaszban.
Az ügyfélhűség növelése: Az ügyfelek szeretik a következetes élményt. Az üzleti folyamatok elemzése segít ezt megvalósítani. Pontosabban, segít a vállalkozásoknak azonosítani az ügyfélélmény problémáit és hiányosságait, valamint optimalizálni a munkafolyamatokat.
Ha figyelemmel kíséri a folyamatokat, megfigyelheti az ismétlődő problémákat, és proaktív módon kidolgozhatja a megoldásokat. Emellett előre tájékoztathatja az ügyfeleket a várható problémákról, ezzel is erősítve a bizalmat.
Megfelelés: Egyetlen szervezet sem szándékozik megsérteni a szabályokat. Azonban folyamatos figyelemmel kísérés és odafigyelés nélkül néha figyelmen kívül hagyják a megfeleléssel kapcsolatos kérdéseket.
A rendszeres üzleti folyamatelemzés megakadályozza ezt, és megóvja a vállalkozásokat a szabályozási szankcióktól és a jogi vitáktól.
Jobb munkavállalói élmény: Nem csak az ügyfelek profitálnak az üzleti folyamatok elemzéséből. A hatékony folyamatok csökkentik a munkaterhelést, és ezáltal növelik az elégedettséget. A motivált munkavállalók keményebben és jobban dolgoznak, és nagyobb nyereséget érnek el.
Versenyelőny: A rendkívül versenyképes piacon a valódi versenyelőny abban rejlik, hogy hogyan végzi a dolgokat. A folyamatelemzés segít figyelemmel kísérni, értékelni és finomítani a folyamatokat, hogy megőrizze versenyelőnyét.
Most, hogy már tudja, miért van szüksége a folyamatelemzésre, nézzük meg a típusokat és azok végrehajtásának módját.
A folyamatábrázolás típusai
Ahogy a neve is sugallja, a folyamatábrázolás egy olyan technika, amely segít vizuálisan ábrázolni a folyamatok lefolyását. Képet ad arról, hogy egy folyamat hogyan zajlik, milyen lépésekből áll, kik a résztvevők és mennyi időt vesz igénybe.
A folyamatábra átfogó képet nyújt minden érintett elemről, segítve az üzleti műveletekkel foglalkozó csapatokat a lehetséges fejlesztések szimulálásában.
A folyamatábrát többféle módon is elkészítheti. Az alábbiakban bemutatjuk a leggyakrabban használt módszereket.
Alapvető folyamatábra
A legnépszerűbb és leggyakrabban használt folyamatábra a folyamatábra, amely dobozokból és nyilakból áll, hogy vizuálisan ábrázolja az utat. Az, hogy egyszerű, nem jelenti azt, hogy korlátozott.
A folyamatábra segítségével komplex folyamatokat ábrázolhat, amelyek több függőséget és összeköttetést tartalmaznak. Lépéseket, döntéseket és több útvonalat is tartalmazhat. Ha valamelyik feltétel nem teljesül, visszatérhet az előző lépésekhez. Különböző folyamatábra-sablonok közül választhat a Word, a PowerPoint, az Excel vagy a ClickUp programokban.
A Clickup folyamatábra-sablon egy példaként egy felvételi folyamatot ábrázol. A felvételi vezető új erőforrás iránti igényétől az ajánlat megtételéig ez a folyamatábra minden lépést, érdekelt felet és az egyik lépésből a következőbe való átmenetet tartalmazza.
Legalkalmasabb: összetett, egymást követő folyamatok, amelyek több döntést is magukban foglalnak.
Úszósávos diagram
A swimlane diagram az alapvető folyamatábra továbbfejlesztett változata. Úszómedence alakú ábrázolással szemlélteti az üzleti folyamatot, és a projektet az egyes csapatok/egyének számára külön sávokra bontja.
A swimlane folyamatábra segít mindenkit bevonni a projektbe és hatékonyan együttműködni. Segít a munkafolyamat optimalizálásában azáltal, hogy egyértelműen meghatározza a feladatokat és a felelősségeket. Ezeket általában mérnöki csapatok használják a folyamatos integráció/folyamatos fejlesztés [CI/CD] során, miközben fokozatos kódváltozásokat hajtanak végre.
Legalkalmasabb: egyetlen folyamaton dolgozó, többfunkciós csapatok számára
Értéklánc-térkép
Az értéklánc-térképek segítenek azonosítani a folyamatok hatékonyságát, és egyértelműen megkülönböztetni az értéket teremtő és az értéket nem teremtő részeket. Az értéklánc-térképeket általában termékfejlesztő csapatok használják, és négy különálló lépést tesznek lehetővé:
- Határozza meg a termékcsaládot
- Dokumentálja a jelenlegi állapotot
- Tervezze meg a jövőbeli állapotot
- Készítsen végrehajtási tervet
Az értéklánc-térképek elsődleges célja olyan változások kidolgozása, amelyek költség-, idő- és erőforrás-megtakarításhoz vezetnek.
Használja a ClickUp értéklánc-térkép sablonját a folyamat megtervezéséhez, jegyzetek hozzáadásához, fájlok csatolásához és célok meghatározásához, hogy felvázolja az ellátási és szállítási logisztikát. A sablonon belül közvetlenül létrehozhat és hozzárendelhet fejlesztési feladatokat.
Ez nem felel meg az Ön igényeinek? Van még sok más is. Nézze meg a tíz legjobb értéklánc-térkép sablont, hogy javítsa csapata folyamatait.
Legalkalmasabb: olyan csapatok számára, amelyek a terméktől a szállításig terjedő folyamatokat terveznek
SIPOC
A SIPOC a beszállítók, a bemenetek, a folyamatok, a kimenetek és az ügyfelek rövidítése. A Six Sigma módszertan szerint a SIPOC határozza meg a teljes folyamat határait és hatókörét.
A módszer legnagyobb előnye, hogy a vevőre összpontosít. Ezt tükrözve egyes szakértők a COPIS kifejezést is használják, amely a vevőt helyezi előtérbe.
Legalkalmasabb: olyan vállalkozások számára, amelyek szeretnék meghatározni a lépéseket és a hozzájuk tartozó érdekelt feleket.
Üzleti folyamatmodell és jelölés [BPMN]
Az Object Management Group által kidolgozott üzleti folyamatmodell és koncepció egy részletes folyamatábra, amely komplex és egymással összekapcsolt üzleti folyamatokat ábrázol.
A folyamatábrahoz hasonlóan tartalmazza az események, tevékenységek, folyamatok és átjárók szakaszait. Minden szakasz alatt több szimbólum található.
Például egy átjáró lehet kizárólagos, inkluzív, eseményalapú, párhuzamos vagy ezek kombinációja, mindegyiknek megvan a saját szimbóluma. Az áramlás jelölhető szekvenciaáramlásként, üzenetáramlásként, társításként vagy adatkapcsolatként.
Ennek a részletességnek köszönhetően a BPMN minden érdekelt fél számára elegendő információt nyújt a pontos megvalósításhoz.
Legalkalmasabb: végpontok közötti folyamatokat feltérképező vállalkozások számára; leginkább szoftverfejlesztő csapatok számára hasznos
Hogyan kell elvégezni a folyamatelemzést?
A folyamatelemzésnek következetesnek, stratégiainak és ciklikusnak kell lennie. Nézzük meg, hogyan valósíthatja meg ezt a szervezetében.
Határozza meg a hatókört és a célt
Bár félévente el kell végeznie a folyamatelemzést, annak hatóköre és célja nem lesz minden alkalommal azonos. Az elemzett folyamat érettségétől függően ez jelentősen változhat.
Kezdje azzal, hogy meghatározza a következőket.
Hatály: Mely folyamatokat fogja elemezni? Milyen mértékű lesz az elemzés?
Például, mint a vevői sikerért felelős személy, elemezheti a vevő teljes vásárlás utáni útját. Ehhez vegyen egy vevői mintát, tanulmányozza az útjuk lépéseit és mérföldköveit, hallgasson meg 1-2 hívást, és interjúzzon meg néhány vevői sikerért felelős vezetőt.
Másrészt elvégezhet egy mélyreható elemzést a havi ügyfélértékelésekről. Ebben az esetben meghallgat minden ügyfélértékelési hívást egy adott időszakból. Mélyebb megfigyeléseket fog tenni arról, hogy az ügyfél hogyan érezte magát, mi volt a fő panaszuk, vagy mit szeretnének megoldásként látni.
Cél: Mit keres? Milyen intézkedéseket hozna a megállapítások alapján?
A folyamatelemzés közvetlen célja természetesen a fejlesztési lehetőségek felkutatása. Egyes fejlesztések azonban többe kerülhetnek, mások pedig több időt vehetnek igénybe, vagy hatással lehetnek a szervezet más részeire. Mielőtt elkezdené, gondold át, hogy milyen céljaid vannak.
Hozza össze a csapatot
A jó folyamatelemzéshez megfelelő szakértőkre van szükség. Válasszon olyan elemzői csapatot, amely:
- Szerezzen tapasztalatot az elemzett folyamatokkal kapcsolatban
- Használja a folyamatot rendszeresen
- Tudja meg, miért végzik a feladatokat úgy, ahogyan ma végzik
- Ismerje meg azok hatását a nagyobb szervezeti munkafolyamatokra
Hozzon létre egy együttműködési környezetet, ahol megvitathatják és megbeszélhetik észrevételeiket. A ClickUp feladatnézet és megjegyzések kiválóan alkalmasak erre a célra.
Ismerje meg a jelenlegi állapotot
Kezdje minőségi elemzéssel. A meglévő folyamatok ellenőrzése során összpontosítson mind a módszerre, mind az okokra. Például megtudhatja, hogy a vevői panaszokat jelenleg táblázatban rögzítik. Kérdezze meg, miért. Lehet, hogy ezeknek a döntéseknek üzleti okai vannak.
Nyitott szemmel, ítélkezés nélkül közelítsen az üzleti folyamatok elemzéséhez. Hallgasson meg és gyűjtsön minél részletesebb információkat.
Miután tisztán megértette a folyamatot, folytassa a kvantitatív elemzéssel. Gyűjtse össze a legfontosabb teljesítménymutatókat a következő területekről:
- Gyártási/megoldási idők
- A szolgáltatási szintű megállapodás [SLA] betartásának aránya
- Hibaarányok
- Eskalációs arányok
- Erőforrás-kihasználás
Ebben a szakaszban több folyamatábrázoló eszközt és módszert is használhat a jelenlegi állapot vizualizálására. Néhány példát és javaslatot a következő szakaszban talál.
Gondosan és átgondoltan végezzen elemzést
Miután összegyűjtötte az összes adatot, elemezze azokat a kontextusban. Vizsgálja meg a folyamat minden egyes lépését, hogy felismerje a hatékonysági hiányosságokat, függőségeket és redundanciákat. Ez lehet:
- Több ember által végzett ismétlődő feladatok
- A csapat tagjai nem rendelkeznek elegendő feladattal
- A folyamat egyes lépései túl sok időt vesznek igénybe a szűk keresztmetszetek miatt
- Túl sok hiba, amelyek kijavításához további erőforrásokra van szükség
Mielőtt javításokat javasolna, vegye figyelembe a következőket.
Benchmarking: Hogyan teljesítenek más csapatok/osztályok/vállalatok hasonló folyamatokban?
Hatásvizsgálat: Ha alternatív lépést/módszert javasolnak, milyen hatással lesz ez a csapatra és a szervezetre egészére?
Erőforrás-elemzés: Mi szükséges egy alternatíva megvalósításához? Mennyibe fog kerülni? Mennyi időt vesz igénybe? Szükség van-e további képzésre?
Zavarok: A változás során mely folyamatok lesznek érintettek? Hogyan fog ez hatni az üzletmenetre?
Javasoljon fejlesztéseket
Az elemzés alapján javasoljon fejlesztéseket. Ez lehet egy egyszerű változás, például a táblázatok használatáról a ClickUp sablonok bevezetésére való áttérés. Lehet azonban a teljes rendszer átalakítása is. Bármilyen fejlesztést is javasol, dokumentálja azokat alaposan.
Sorolja fel az összes változást: Sorolja fel az összes javasolt változást, függetlenül attól, hogy azok kicsik vagy nagyok. A dokumentálás során vázolja fel a jelenlegi folyamatot, és részletezze a javasolt folyamatot. Jelölje ki a változásokat.
Állítson fel prioritásokat: Soha nem jó ötlet mindent egyszerre megváltoztatni. Állítson fel prioritásokat a megváltoztatni kívánt dolgok között, és végezze el őket egyenként.
Határozzon meg határidőket: Kezdje azokkal a lépésekkel, amelyek azonnali változtatásokat igényelnek, majd fokozatosan bővítse a folyamatot. Készítsen egy projektütemtervet, amelyben a feladatok hetente, havonta, negyedévente vagy évente teljesítendő feladatokra vannak felosztva. Ez segít a folyamatok javulásának megfigyelésében és az esetleges rendellenességek kijavításában is.
A ClickUp Gantt-diagram nézet automatikusan létrehoz egy idővonalat a projektmenedzsment eszközön beállított feladatok és határidők alapján.
Mérje a befektetés megtérülését: Minden változásnak megvan a maga költsége. Ezért dokumentálja a fejlesztések megvalósításával járó összes költséget. Emellett mutassa be az egyes esetek befektetés-megtérülését is.
Kezdje meg a változáskezelést: Senki sem szereti a változásokat, hacsak azok nem szolgálják az ő érdekeit. Ezért hozzon létre egy változáskezelési stratégiát, amelybe minden érintett felet bevon. Magyarázza el nekik a javaslatát, és szerezze meg a támogatásukat. Hallgassa meg a visszajelzéseket, és azoknak megfelelően módosítsa a stratégiát.
Ösztönözze a változást: még a legjobb erőfeszítésekhez is szükség van a csapatok együttműködésére. Az értékesítési csapat nem frissíti rendszeresen a CRM-et? Kösse a negyedéves ösztönzőket a CRM frissítéséhez. Néhány csapattag nem szereti az új technológiát? Keresse meg a csapaton belüli bajnokokat, és álljon melléjük.
Tartsa szemmel az új üzleti folyamatokat
Bármely folyamatfejlesztési kezdeményezés csak akkor lehet sikeres, ha ciklikus. Tehát az utolsó lépés visszatérés az elsőhöz.
Miután végrehajtotta a változást, térjen vissza az első lépéshez, és kezdje el elemezni az új folyamatokat.
- A fejlesztés elérte a kívánt hatást?
- Javultak a mutatók?
- Van-e más hiányosság, amelyet az új folyamat okozott?
Innen indulva alakítsa ki folyamatos fejlesztési stratégiáját.
Üzleti folyamatelemzés a gyakorlatban egy Clickup sablon segítségével
Ha még nem ismeri a folyamatelemzést, vagy szeretné optimalizálni a jelenlegi folyamatokat, a ClickUp folyamatellenőrzési és -fejlesztési sablon kiváló kiindulási pont.
Kategorizálás: Használja a sablont a folyamatelemzési feladatok kategorizálásához a folyamatok, erőforrások, menedzsment és monitoring szerint. Például a tisztasággal kapcsolatos feladat az erőforrások, a sikerességi mutatók pedig a menedzsment alatt szerepelnek.
Ez segít a folyamatok felelőseinek kijelölésében, a tevékenységek kezelésében és az egyes feladatok előrehaladásának nyomon követésében.
Audit pontszám hozzárendelése: Minden feladathoz megfigyelései alapján audit pontszámot rendelhet hozzá. Például, ha a folyamat bármely részéhez rendelt erőforrások nem megfelelőek, akkor ehhez pontszámot rendelhet.
A sablon különböző lehetőségeket kínál, például megfelelés, fejlesztési lehetőség, kisebb szabályszegés és súlyos szabályszegés. Ezt az egyes feladatok pontozásának módja alapján testreszabhatja.
Bizonyítékok feltöltése: Az üzleti folyamatok elemzése nem lehet teljes, ha nem tudja alátámasztani megfigyeléseit. Ez a sablon lehetővé teszi, hogy bizonyítékokat töltsön fel fényképek, képernyőképek vagy dokumentumok formájában.
Kezelje a projektet: rendeljen hozzá felhasználókat, állítson be határidőket, adjon hozzá teendőket, és működjön együtt a megjegyzésekben. Az ellenőrzési pontszámok táblázatának nézetével megtekintheti az egyes feladatok állapotát. A figyelmet igénylő feladatok listájának nézetével figyelemmel kísérheti a kiemelt fontosságú feladatokat.
Kezelje a folyamatelemzést projektként közvetlenül a ClickUp-ban.
Elemezze és optimalizálja folyamatait a ClickUp segítségével
A jó projektmenedzsment több, mint egyszerű feladatkezelés. Lehetővé teszi a vállalat minden tagjának, hogy a szükséges információk, eszközök és folyamatok birtokában a legjobb munkát végezze.
A jó projektmenedzsment fontos része, függetlenül a csapat méretétől vagy az iparágtól, a rendszeres folyamatelemzés és a folyamatos fejlesztés.
A mai projektcsapatok azonban nem rendelkeznek sem idővel, sem erőforrásokkal a rendszeres üzleti folyamatelemzések elvégzéséhez. A mindennapi tevékenységek intenzitása miatt a folyamatelemzés háttérbe szorul.
Nos, nem kellene. A ClickUp különböző folyamatelemzési sablonjai segítenek felgyorsítani az utat és megvalósítani az ötleteket.
Próbálja ki még ma ingyenesen a ClickUp szolgáltatást, és nézze meg, hogyan javíthatja folyamatainkat.