Les universités américaines ont reçu 61,5 milliards de dollars de dons caritatifs au cours de l'exercice 2024, mais le nombre de donateurs parmi les anciens élèves a chuté de 30 %, même si le montant total des dons reste élevé. Les services de développement perdent la large base d'anciens élèves engagés qui soutient les dons à long terme.
Un agent IA intégré à une plateforme de gestion de projet peut automatiser l'évaluation de l'engagement, le suivi des campagnes de collecte de fonds, la coordination des évènements et les flux de travail liés à la gestion des donateurs, transformant ainsi des données fragmentées sur les anciens élèves en un système organisé.
Vous trouverez ci-dessous un modèle d'agent IA prêt à l'emploi que vous pouvez coller dans ClickUp pour créer un environnement de travail complet dédié aux relations avec les anciens élèves en quelques minutes. Mais avant de l'utiliser, il est utile d'examiner les lacunes opérationnelles que ce type de système est censé combler. Pour la plupart des équipes chargées du développement, le problème n'est pas un manque de données sur les anciens élèves. Il réside plutôt dans le fait que l'engagement, les campagnes, les évènements et la gestion des donateurs sont répartis entre trop de systèmes déconnectés les uns des autres, ce qui empêche quiconque d'avoir une vision claire et globale de la relation.
À qui s'adresse cette installation de gestion des relations avec les anciens élèves ?
Cette installation est destinée aux équipes chargées des relations avec les anciens élèves, au personnel des services de développement, aux équipes chargées des dons annuels, au personnel chargé de la gestion des donateurs, aux responsables de l'engagement et aux responsables du développement universitaire chargés de la communication avec les anciens élèves, des évènements, des campagnes et du suivi des donateurs. Elle est particulièrement utile pour les établissements qui disposent déjà d'un CRM mais qui s'appuient encore sur une coordination manuelle pour gérer l'évaluation de l'engagement, l'exécution des campagnes et les flux de travail liés à la gestion des donateurs.
Le problème : votre service de développement gère 200 000 dossiers d'anciens élèves répartis sur cinq systèmes disparates
Si vous travaillez dans le domaine des relations avec les anciens élèves, le défi ne réside pas dans le manque d'anciens élèves. Il s'agit plutôt d'un manque de visibilité sur ceux qui sont engagés, ceux qui s'éloignent et ceux qui sont prêts à faire un don. Votre équipe gère des dizaines de milliers (parfois des centaines de milliers) de dossiers d'anciens élèves répartis entre votre CRM, votre plateforme d'e-mailing, votre système d'inscription aux évènements, votre base de données de bénévoles et le tableur que votre coordinateur de la journée de dons a créé l'année dernière.
Le résultat est prévisible : les taux de participation des anciens élèves ont chuté, passant d'environ 20 % dans les années 1980 à environ 7,8 %; les campagnes de collecte de fonds sont menées à l'instinct plutôt qu'à partir de données d'engagement ; le suivi des évènements est effectué avec plusieurs semaines de retard (voire pas du tout) ; et 70 % des associations d'anciens élèves déclarent que l'augmentation de l'engagement est leur objectif principal, tandis que 27 % admettent ne disposer d'aucune stratégie dédiée pour y parvenir. Pendant ce temps, les normes CASE ne cessent d'évoluer et votre équipe continue de rapprocher les données manuellement.
Le problème plus profond est que les relations avec les anciens élèves sont devenues un jeu de volume mené avec des outils artisanaux. Vous ne pouvez pas personnaliser la communication auprès de 100 000 anciens élèves en utilisant les mêmes méthodes qui ont fonctionné pour 10 000. Et vous ne pouvez pas mettre en place un pipeline de dons durable lorsque votre équipe passe plus de temps à saisir des données qu'à établir des relations.
Comment l'université Wake Forest a résolu ce problème : Le service des anciens élèves et des donateurs de l'université Wake Forest a regroupé des équipes qui étaient auparavant dispersées sur différentes plateformes au sein d'un système unique, permettant ainsi la création de rapports en temps réel via les tableaux de bord ClickUp et une coordination interdépartementale au sein du service de développement universitaire.
Morey Graham, directeur du projet « Services aux anciens élèves et aux donateurs » :
Nous pouvons désormais collaborer au sein d'un même système et disposer d'une visibilité sur les données essentielles. Cela permet à nos différentes équipes de présenter des rapports sur la progression, d'identifier les problèmes liés à la charge de travail et à la capacité, et de planifier de manière plus précise.
Nous pouvons désormais collaborer au sein d'un même système et disposer d'une visibilité sur les données essentielles. Cela permet à nos différentes équipes de présenter les rapports sur la progression, d'identifier les problèmes liés à la charge de travail et aux capacités, et de planifier de manière plus précise.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer les systèmes de développement, mais de créer une couche opérationnelle avec une visibilité autour du travail qui s'effectue entre eux. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle consiste à mettre en place une installation de relations avec les anciens élèves au sein de votre plateforme de gestion de projet.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans le cadre de vos propres activités de développement ? Commencez par l'invite ci-dessous et adaptez-la à votre base d'anciens élèves, à votre mix de campagnes et à vos objectifs d'engagement.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer les systèmes de développement, mais de créer une couche opérationnelle visible autour du travail qui s'effectue entre eux. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle consiste à mettre en place une installation de relations avec les anciens élèves au sein de votre plateforme de gestion de projet.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans le cadre de vos propres activités de développement ? Commencez par l'invite ci-dessous et adaptez-la à votre base d'anciens élèves, à votre mix de campagnes et à vos objectifs d'engagement.
Le défi : Créez votre environnement de travail dédié à l'engagement des anciens élèves grâce à l'IA
Copiez cette invitation, collez-la dans ClickUp Brain pour créer votre propre ClickUp Super Agent, renseignez les informations relatives à votre établissement, et vous obtiendrez un environnement de travail complet dédié aux relations avec les anciens élèves, comprenant des flux de travail pour l'évaluation de l'engagement, le suivi des campagnes, la gestion des évènements et la gestion des donateurs.
Le résultat devrait vous fournir une première ébauche solide de votre structure opérationnelle, comprenant la logique de segmentation, les étapes clés des campagnes, les flux de travail liés aux évènements et le suivi de la gestion des donateurs. Votre équipe pourra ensuite le personnaliser en fonction de votre population d'anciens élèves, de vos priorités en matière de collecte de fonds et de vos canaux de communication.
Consigne :
→ Prêt à créer votre premier Super Agent ?
Ouvrez ClickUp Brain et collez l'invite ci-dessus pour créer un Super Agent personnalisé pour votre environnement de travail ClickUp.
Une fois votre modèle d'agent généré, l'étape suivante consiste à le transformer en un environnement de travail pratique que votre équipe de développement peut utiliser au quotidien.
Comment configurer cela dans ClickUp (4 étapes)
Avant de configurer votre Espace, rassemblez les informations que votre équipe utilise déjà pour gérer l'engagement des anciens élèves. Cela comprend généralement les catégories d'engagement, les calendriers de campagne, les niveaux de donateurs, les types d'évènements, les segments de communication et les attentes en matière de gestion des relations. En commençant avec des données de base propres, vous rendrez vos automatisations, vos tableaux de bord et vos flux de travail de communication bien plus efficaces.
- Créez la structure de votre environnement de travail Configurez un espace dédié intitulé « Relations avec les anciens élèves et développement ». Ajoutez quatre dossiers pour organiser le travail tout au long du cycle de vie de l'engagement des anciens élèves : « Engagement et sensibilisation » pour la segmentation des anciens élèves, les communications, les sections régionales et les groupes d'affinité ; « Campagnes de collecte de fonds » pour le fonds annuel, la journée de dons, les campagnes de financement, les dons planifiés et les dons lors des réunions ; « Évènements et programmes » pour les réunions, les retrouvailles, les évènements régionaux, les programmes de mentorat et la coordination des bénévoles ; et « Gestion et reconnaissance » pour les flux de travail de remerciement des donateurs, les rapports d'impact, le suivi des reconnaissances et la réactivation des donateurs inactifs.
- Configurez des champs personnalisés pour chaque tâche liée aux anciens élèves Ajoutez des champs personnalisés à vos modèles de tâches liés aux anciens élèves afin que chaque enregistrement contienne les données clés dont votre équipe a besoin pour suivre l'engagement et coordonner les actions de sensibilisation. Incluez des champs pour la note d'engagement, l'année d'obtention du diplôme, le niveau de donateur, la date du dernier engagement, la région géographique, les préférences de communication, la campagne attribuée et le montant total des dons. Cette structure cohérente rend les tableaux de bord, les automatisations et les rapports de portfolio beaucoup plus fiables.
- Collez l'invite dans ClickUp Brain Ouvrez ClickUp Brain dans votre nouvel espace et collez l'invite ci-dessus. Remplissez les variables, notamment le nom de l'établissement, le nombre d'anciens élèves, la taille du personnel, les outils actuels, l'objectif annuel de collecte de fonds, le taux de participation et les canaux d'engagement. Utilisez le résultat généré pour créer une première ébauche de votre modèle d'évaluation de l'engagement, de vos flux de travail de campagne, de vos modèles d'évènements et de votre structure de gestion des donateurs, puis affinez-la pour l'adapter à vos opérations de développement.
- Mettez en place des automatisations pour une gestion continue Créez des automatisations pour faire avancer le travail de relations avec les anciens élèves sans suivi manuel constant. Utilisez des règles pour déclencher des actions de communication basées sur l'engagement, lancer les jalons d'une campagne, planifier le suivi des évènements, déclencher des points de contact de mentorat et démarrer des séquences de gestion des donateurs après réception des dons.
Créez un espace dédié intitulé « Relations avec les anciens élèves et développement ». Ajoutez quatre dossiers pour organiser le travail tout au long du cycle de vie de l'engagement des anciens élèves : « Engagement et sensibilisation » pour la segmentation des anciens élèves, les communications, les sections régionales et les groupes d'affinité ; « Campagnes de collecte de fonds » pour le fonds annuel, la journée de dons, les campagnes de financement, les dons planifiés et les dons lors des réunions d'anciens ; « Événements et programmes » pour les réunions d'anciens, les retrouvailles, les évènements régionaux, les programmes de mentorat et la coordination des bénévoles ; et « Gestion des donateurs et reconnaissance » pour les flux de travail de remerciement des donateurs, les rapports d'impact, le suivi des reconnaissances et la réactivation des donateurs inactifs.
Ajoutez des champs personnalisés à vos modèles de tâches dédiés aux anciens élèves afin que chaque fiche contienne les données clés dont votre équipe a besoin pour suivre l'engagement et coordonner les actions de sensibilisation. Intégrez des champs pour l'évaluation de l'engagement, l'année d'obtention du diplôme, le niveau de donateur, la date du dernier engagement, la région géographique, les préférences de communication, la campagne attribuée et le montant total des dons. Cette structure cohérente rend les tableaux de bord, les automatisations et les rapports de portfolio bien plus fiables.
Ouvrez ClickUp Brain dans votre nouvel espace et collez l'invite ci-dessus. Remplissez les variables, notamment le nom de l'établissement, le nombre d'anciens élèves, la taille du personnel, les outils actuels, l'objectif annuel de collecte de fonds, le taux de participation et les canaux d'engagement. Utilisez le résultat généré pour créer une première ébauche de votre modèle d'évaluation de l'engagement, de vos flux de travail de campagne, de vos modèles d'évènements et de votre structure de gestion des donateurs, puis affinez-la en fonction de vos opérations de développement.
Créez des automatisations pour assurer la continuité du travail de relations avec les anciens élèves sans suivi manuel constant. Utilisez des règles pour déclencher des actions de communication basées sur l'engagement, lancer les jalons d'une campagne, planifier le suivi des évènements, inviter à des entretiens de mentorat et démarrer des séquences de gestion des donateurs après réception des dons.
Prêt à transformer ces flux de travail en un système reproductible ? Créez votre environnement de travail dédié à la gestion des subventions dans ClickUp.
💡 Conseil de pro : Commencez par un seul flux de travail, tel que la journée de dons, la réactivation des anciens donateurs ou le suivi des évènements destinés aux anciens élèves, avant de déployer le système à l'ensemble de vos activités de développement. Un projet pilote à petite échelle permet à votre équipe d'affiner les modèles, la logique de notation et les règles de communication avant de passer à une mise à l'échelle.
Champs personnalisés recommandés pour les tâches liées aux relations avec les anciens élèves
Ces champs permettent de créer un historique opérationnel cohérent couvrant l'évaluation de l'engagement, les campagnes, les évènements, le mentorat et les flux de travail liés à la gestion des donateurs.
| Champ | Type | Objectif |
|---|---|---|
| Évaluation de l'engagement | Nombre | Note pondérée basée sur l'activité des anciens élèves |
| Année d'obtention du diplôme | Nombre ou menu déroulant | Année de promotion des anciens élèves |
| Catégorie de donateurs | Menu déroulant | Donateur occasionnel, Donateur régulier, Don annuel des dirigeants, Don important, Don planifié |
| Date du dernier engagement | Date | Interaction la plus récente avec les anciens élèves |
| Région géographique | Menu déroulant | Région ou emplacement de la section |
| Préférences de communication | Menu déroulant | E-mail, courrier postal, téléphone, texte, réseaux sociaux |
| Campagne attribuée | Menu déroulant | Fonds annuel, Journée de dons, Campagne de financement, Dons lors des réunions d'anciens, Dons planifiés |
| Dons sur toute la durée de vie | Devise | Montant total des dons historiques |
| Segment Engagement | Menu déroulant | Très engagé, Engagé, Peu engagé, Désengagé, Perte de contact |
| Groupe d'affinité | Étiquettes | Sport, vie associative, programme académique, bénévolat, jeunes anciens élèves, section régionale |
| Statut de participation aux évènements | Menu déroulant | Invité, inscrit, présent, absent, suivi achevé |
| Statut de gestion des donateurs | Menu déroulant | Reçu envoyé, message de remerciement envoyé, rapport d'impact envoyé, réengagement en cours |
📘 À lire également : Découvrez tous les types de champs personnalisés afin de déterminer ceux qui conviennent le mieux à votre flux de travail de gestion des subventions.
Exemples d'automatisation essentielle pour les relations avec les anciens élèves
Une fois vos champs personnalisés configurés, créez des automatisations qui permettent de suivre l'engagement, les campagnes, les évènements et la gestion des donateurs sans avoir à effectuer de suivi manuel répétitif.
| Quand… | Ensuite… |
|---|---|
| Un ancien élève fait un don | Déclenchez la séquence de gestion des donateurs en fonction de leur niveau et attribuez des tâches de suivi |
| Un score d'engagement tombe dans l'intervalle des personnes désengagées | Créez une tâche de réengagement et attribuez-la au segment de communication approprié |
| Le compte à rebours d'une journée de dons franchit un jalon important | Créez la prochaine checklist de campagne et attribuez des tâches spécifiques à chaque canal |
| Un évènement est marqué comme achevé | Envoyez le sondage post-évènement et créez des tâches de suivi pour les participants et les absents |
| Un donateur est inactif depuis 13, 18 ou 24 mois | Déclenchez la prochaine séquence de réengagement des anciens donateurs |
| Un binôme de mentorat est créé | Planifiez des tâches de suivi et attribuez des évaluations de suivi à chaque jalon |
📘 À lire également : Découvrez le fonctionnement des champs personnalisés dans les automatisations
Ce que couvre l'Agent tout au long du cycle de vie de l'engagement des anciens élèves
Un agent IA dédié aux relations avec les anciens élèves n'est pas un chatbot qui répond à des questions sur votre alma mater. Il s'agit d'un système qui s'intègre à votre environnement de travail de gestion de projet et qui prend en charge les tâches structurées et répétitives que votre équipe de développement effectue actuellement manuellement, notamment l'évaluation de l'engagement, la coordination des campagnes, le suivi après les évènements et la gestion des donateurs pour éviter qu'aucun ne passe entre les mailles du filet.
| Étape du cycle de vie | Rôle de l'agent | Ce qu'il remplace |
|---|---|---|
| Suivi de l'engagement | Évalue l'activité des anciens élèves selon les modes d'engagement CASE et met à jour le statut des segments | Des données d'engagement fragmentées entre des feuilles de calcul et des outils disparates |
| Campagnes de collecte de fonds | Suivi des objectifs de campagne, des pipelines, des jalons et du suivi des donateurs | Fiches de campagne ponctuelles et coordination manuelle entre les équipes |
| Événements et programmes | Gère la planification des évènements, les inscriptions, les rôles des bénévoles, les sondages et le suivi | Des fils de discussion par e-mail, des disques partagés et des notes d'évènement qui ne servent jamais de base à l'évènement suivant |
| Programmes de mentorat | Suivi des correspondances, des réunions, de la satisfaction et de l'engagement durable | Feuilles de calcul ad hoc pour les mentors et suivi incohérent des programmes |
| Communication | Coordonne les segments d'audience, le calendrier des campagnes, la combinaison de canaux et la conformité aux demandes de désabonnement | Séparation des calendriers de communication et de la gestion manuelle des audiences |
| Gestion des relations avec les donateurs et reconnaissance | Suivi du calendrier des remerciements, des rapports d'impact, des éléments de reconnaissance et des déclencheurs de réengagement | Suivi retardé et gestion des donateurs noyés dans les boîtes de réception |
Vous souhaitez voir comment les Super Agents fonctionnent dans un environnement ClickUp réel ? Regardez la démonstration ci-dessous pour découvrir comment les flux de travail, les tâches et les automatisations générés par l'IA s'articulent dans la pratique.
Adaptations en fonction des différents types d'établissements
L'invite ci-dessus s'applique à tous les établissements d'enseignement supérieur utilisant ClickUp. Adaptez-la à votre établissement :
| Type d'établissement | Principaux ajustements |
|---|---|
| Université de recherche de niveau R1 | Utilisez l'invite complète telle quelle. Ajoutez une segmentation plus complexe des campagnes, des populations d'anciens élèves plus importantes et une coordination plus étroite du portefeuille des chargés de dons. |
| Université R2 | Conservez la structure globale, mais simplifiez certaines étapes des campagnes lorsque les équipes sont réduites. Mettez l'accent sur le fonds annuel, les évènements et l'engagement régional. |
| Université d'arts libéraux | Concentrez-vous sur l'engagement personnalisé des anciens élèves, les dons liés aux réunions d'anciens, les programmes de bénévolat et une gestion rigoureuse des relations avec les petites populations d'anciens élèves. |
| Établissement d'enseignement supérieur communautaire | Mettez l'accent sur l'engagement des anciens élèves au niveau local, le mentorat adapté aux besoins du personnel, les structures de campagne à petite échelle et le développement des relations plutôt que sur la complexité des dons importants. |
| École professionnelle ou de formation | Concentrez-vous sur les parcours professionnels des anciens élèves, le mentorat sectoriel, l'engagement lié aux employeurs et la gestion ciblée des relations, en vous appuyant sur des exemples de réussite professionnelle. |
Gérez les relations avec les anciens élèves depuis un seul et même endroit
Les relations avec les anciens élèves sont compromises lorsque l'historique de l'engagement, les campagnes, les évènements, les programmes de mentorat et la gestion des donateurs sont gérés dans des systèmes distincts, sans vue opérationnelle commune. Grâce à ClickUp Brain, aux champs personnalisés et aux automatisations, votre établissement peut transformer l'engagement des anciens élèves en un système reproductible qui favorise un suivi plus efficace, une segmentation plus claire, une meilleure coordination des évènements et une gestion plus cohérente.
L'objectif n'est pas de remplacer votre CRM ou votre base de données de développement. Il s'agit de réduire le travail de coordination qui y est associé, d'améliorer la visibilité sur les personnes engagées et celles qui s'éloignent, et d'aider votre équipe à consacrer plus de temps aux relations plutôt qu'au nettoyage des données. Commencez par le guide ci-dessus, adaptez-le à votre base d'anciens élèves et à vos priorités en matière de développement, puis mettez en place une installation que votre équipe pourra réellement utiliser tout au long de l'année.
Commencez gratuitement avec ClickUp.
Foire aux questions
L'IA peut-elle réellement améliorer les taux de participation des anciens élèves ?
Les agents IA n'appellent pas les anciens élèves et n'écrivent pas de lettres de remerciement sincères. Ils automatisent les tâches opérationnelles qui permettent un engagement personnalisé à grande échelle : évaluation de l'engagement, segmentation des publics, déclenchement de communications opportunes et signalement des donateurs en perte de vitesse avant qu'ils ne disparaissent. Lorsque votre équipe passe moins de temps à saisir des données, elle en consacre davantage à entretenir les relations. C'est ainsi que les taux de participation s'améliorent.
Est-ce compatible avec notre CRM actuel, comme Raiser’s Edge ou Salesforce ?
L'espace de travail de l'agent IA fonctionne en parallèle de votre CRM de développement existant. Les données d'engagement provenant de Raiser’s Edge, Blackbaud ou Salesforce se synchronisent dans des champs personnalisés liés aux tâches relatives aux anciens élèves. L'agent ne remplace pas votre système de référence. Il devient la couche opérationnelle sur laquelle votre équipe suit les campagnes, coordonne les évènements et gère les flux de travail de gestion des donateurs à partir de ces données.
Qu'en est-il de la sécurité des données concernant les informations sensibles des donateurs ?
ClickUp est certifié SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 et ISO 42001, et prend en charge l'authentification unique (SSO), les autorisations basées sur les rôles, ainsi que le chiffrement au repos et en transit. Les autorisations au niveau des donateurs permettent aux responsables des dons de ne voir que les portefeuilles qui leur sont attribués. Aucune donnée n'est utilisée pour entraîner les modèles d'IA. Tous les détails sont disponibles sur la page consacrée à la sécurité.
Comment cela répond-il aux exigences en matière de rapports de la CASE ?
Le système de notation de l'engagement s'aligne sur les quatre modes d'engagement définis par la CASE (philanthropique, bénévole, expérientiel, communication). Des champs personnalisés permettent de suivre chaque mode séparément, ce qui vous permet de générer des rapports d'engagement conformes aux normes de la CASE directement depuis votre environnement de travail. L'agent structure les données selon les attentes de la CASE, ce qui simplifie la préparation des réponses aux sondages.
Cette approche est-elle utile uniquement pour les grands services de développement ?
Non. Le modèle comprend des variables relatives au type d'établissement, au nombre d'anciens élèves et à la taille de l'équipe. Un bureau des relations avec les anciens élèves composé de deux personnes dans un établissement d'enseignement supérieur de proximité bénéficie des mêmes automatisations de suivi des campagnes et de gestion des relations qu'un service de développement comptant 50 personnes dans une université de premier rang. Le système s'adapte à la taille de votre base d'anciens élèves et de votre équipe.