Les universités qui suivent l'engagement des étudiants lors d'évènements constatent une hausse des taux de rétention de 78 % à 92 % chez les étudiants très engagés. Un agent IA intégré à une plateforme de gestion de projet peut automatiser les flux de travail de planification d'évènements, la réservation de lieux, la coordination des prestataires, le suivi budgétaire et l'analyse post-évènementielle pour des centaines d'évènements par an.
Vous trouverez ci-dessous une invite d'agent IA prête à l'emploi que vous pouvez coller dans ClickUp pour créer un environnement de travail complet dédié à la gestion des évènements sur le campus en quelques minutes. Mais avant de l'utiliser, il est utile d'examiner le problème de coordination que ce type de système est censé résoudre. Pour la plupart des équipes chargées des évènements sur le campus, le problème n'est pas un manque d'idées ou d'activité. Il réside dans le fait que la planification, les validations, les prestataires et les rapports sont répartis entre trop d'outils pour que quiconque puisse avoir une vue d'ensemble claire.
À qui s'adresse cette installation de gestion d'évènements sur le campus ?
Cette installation est destinée aux équipes chargées des affaires étudiantes, aux bureaux chargés des évènements sur le campus, aux centres d'orientation professionnelle, aux équipes chargées des relations avec les anciens élèves, aux départements universitaires et au personnel opérationnel responsable de la planification, de la promotion et de l'évaluation des évènements sur le campus. Elle est particulièrement utile pour les établissements qui utilisent déjà des outils de réservation de salles ou de calendrier, mais qui s'appuient encore sur une coordination manuelle pour gérer les prestataires, les budgets, les échéanciers et le suivi post-évènement.
Le problème : votre équipe événementielle organise plus de 200 évènements par an à partir de fils de discussion par e-mail et d'un disque partagé
Si vous gérez des évènements sur le campus, que ce soit au sein du service des affaires étudiantes, d'un centre d'orientation professionnelle, du service des relations avec les anciens élèves ou d'un département, vous connaissez déjà les casse-tête liés à la coordination. La semaine d'orientation à elle seule implique des dizaines de lieux, des commandes de restauration, des installations audiovisuelles, des évaluations des risques et des échéanciers marketing. Multipliez ensuite cela par les fêtes des anciens élèves, les remises de diplômes, les conférences invitées, les salons de l'emploi, les événements organisés par les associations étudiantes et les dizaines de programmes de moindre envergure qui ont lieu chaque semaine.
La plupart des équipes continuent de coordonner leurs activités à l'aide d'une combinaison de Google Docs, de chaînes d'e-mails, de feuilles de calcul et de systèmes de réservation de salles hérités. Résultat : des lieux réservés deux fois, des délais fournisseurs non respectés, des dépassements budgétaires que personne ne remarque avant l'arrivée du relevé de carte de crédit, et aucune méthode standardisée pour évaluer si un évènement a réellement été un succès. L'université Georgia Southern a suivi plus de 1 162 évènements et 79 408 participants au cours d'un seul semestre d'automne, et ses données ont montré que le taux de rétention des étudiants ayant assisté à au moins un évènement s'élevait à 79,4 %, contre 72 % dans l'ensemble. Les évènements sont importants, mais l'infrastructure nécessaire pour les organiser à grande échelle est rarement à la hauteur.
Le problème de coordination s'aggrave à mesure que les établissements tentent de mesurer l'impact de leurs actions. Des données de l'université de Houston ont révélé que les étudiants ayant participé à au moins quatre évènements sur le campus affichaient un taux de rétention de 92 %, contre 78 % pour ceux n'ayant participé à aucun évènement. Tout le monde s'accorde à dire que les évènements favorisent la rétention, mais rares sont les campus qui disposent des systèmes opérationnels nécessaires pour les planifier, les mettre en œuvre et les analyser sans épuiser leur équipe.
Comment l'université de Miami a résolu ce problème : Le Centre pour l'exploration et la réussite professionnelles de l'université de Miami gère plus de 200 évènements étudiants par an avec un taux de réussite de 98 %, mobilisant 19 107 étudiants. Avant ClickUp, l'équipe s'appuyait sur les e-mails, Google Docs et des réunions en présentiel, sans processus standardisés.
Michael Turner, directeur adjoint :
ClickUp est un excellent outil que nous utilisons pour rester organisés et suivre le bon déroulement des évènements. La plateforme nous a permis de constituer un référentiel de connaissances. » Il a ajouté : « Nous sommes en passe de devenir l'un des principaux centres d'orientation professionnelle aux États-Unis. ClickUp est essentiel pour nous assurer de disposer d'un plan d'action garantissant notre réussite.
ClickUp est un excellent outil que nous utilisons pour rester organisés et suivre le bon déroulement des évènements. La plateforme nous a permis de constituer un référentiel de connaissances. » Il a ajouté : « Nous sommes en passe de devenir l'un des principaux centres d'orientation professionnelle aux États-Unis. ClickUp est essentiel pour nous assurer de disposer d'un plan d'action garantissant notre réussite.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer l'expertise en matière d'évènements, mais de créer une couche opérationnelle visible autour du travail qui s'effectue entre les lieux, les prestataires, les budgets et les équipes. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle consiste à mettre en place une installation fonctionnelle de gestion des évènements sur le campus au sein de votre plateforme de gestion de projet.
Vous souhaitez tester un modèle similaire pour la gestion de vos propres évènements ? Commencez par suivre l'invite ci-dessous et adaptez-la à vos lieux, à votre gamme d'évènements et à votre modèle de gestion du personnel.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer l'expertise en matière d'évènements, mais de créer une couche opérationnelle visible autour du travail qui s'effectue entre les lieux, les prestataires, les budgets et les équipes. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle consiste à mettre en place une installation fonctionnelle de gestion des évènements sur le campus au sein de votre plateforme de gestion de projet.
Vous souhaitez tester un modèle similaire pour la gestion de vos propres évènements ? Commencez par suivre l'invite ci-dessous et adaptez-la à vos lieux, à votre gamme d'évènements et à votre modèle de gestion du personnel.
Vous souhaitez tester un modèle similaire pour la gestion de vos propres évènements ? Commencez par suivre l'invite ci-dessous et adaptez-la à vos lieux, à votre gamme d'évènements et à votre modèle de gestion du personnel.
Consigne : Créez votre environnement de travail dédié à la gestion des évènements sur le campus grâce à l'IA
Copiez cette invite, collez-la dans ClickUp Brain pour créer votre propre « Super Agent » ClickUp, renseignez les informations relatives à votre établissement, et vous obtiendrez un environnement de travail complet dédié à la gestion d'évènements, comprenant des modèles de planification, des outils de suivi budgétaire, des flux de travail de coordination des prestataires et des analyses post-évènement.
Le résultat devrait vous fournir une première ébauche solide de votre structure opérationnelle, comprenant des modèles d'échéancier, des transferts de propriété, des points de contrôle budgétaires et des flux de travail pour les rapports. Votre équipe pourra ensuite le personnaliser en fonction du volume de vos évènements, de la taille de votre campus et de vos besoins opérationnels.
Le résultat devrait vous fournir une première ébauche solide de votre structure opérationnelle, comprenant des modèles d’échéancier, des transferts de responsabilité, des points de contrôle budgétaires et des flux de travail pour les rapports. Votre équipe pourra ensuite la personnaliser en fonction du volume de vos évènements, de la taille de votre campus et de vos besoins opérationnels.
→ Prêt à créer votre premier Super Agent ?
Ouvrez ClickUp Brain et collez l'invite ci-dessus pour créer un Super Agent personnalisé pour votre environnement de travail.
Comment configurer les paramètres dans ClickUp (4 étapes)
Étape 1 : Créez la structure de votre environnement de travail
Créez un espace dédié intitulé « Événements sur le campus » avec quatre dossiers (ou commencez par un modèle de planification d'évènements et personnalisez-le à partir de là) :
- Pipeline des évènements : listes pour les propositions d'évènements, les évènements approuvés/en cours de planification et les évènements refusés/reportés
- Événements en cours : listes classées par type d'évènement (orientation, salons de l'emploi, vie étudiante, anciens élèves, activités académiques/conférences, sports)
- Gestion des prestataires et des lieux : listes pour le calendrier des lieux, le registre des prestataires et le suivi des contrats
- Après l'évènement et archives : listes pour les évènements en cours de clôture et archives consultables des évènements passés, avec des modèles et des enseignements tirés
Étape 2 : Configurez des champs personnalisés pour chaque tâche liée à l'évènement
Ajoutez ces champs à votre modèle de tâche d'évènement afin que chaque évènement dispose de ses données clés ( voir tous les types de champs personnalisés ) :
| Champ | Type | Objectif |
| Date de l'évènement | Date | Lorsque l'évènement a lieu |
| Lieu | Menu déroulant | Maison des étudiants, centre des arts du spectacle, stade, cour intérieure, etc. |
| Nombre de participants prévu | Nombre | Effectif prévu pour la planification |
| Fréquentation réelle | Nombre | Comptage des participants après l'évènement |
| Budget total | Devise | Budget approuvé pour l'évènement |
| Dépenses réelles | Devise | Total cumulé des dépenses |
| Type d'évènement | Menu déroulant | Journée d'orientation, salon de l'emploi, conférence, fête des anciens élèves, association étudiante, invités |
| Niveau de risque | Menu déroulant | Faible, Moyen, Élevé (en fonction de la taille du groupe, de la présence d'alcool, de la tenue en extérieur, etc.) |
Étape 3 : Coller l’invite dans ClickUp Brain
Ouvrez ClickUp Brain dans votre nouvel espace et collez l'invite ci-dessus. Remplissez vos variables (nom de l'établissement, nombre d'étudiants, taille de l'équipe, nombre d'évènements annuels, lieux, budget). Brain génère la structure des tâches, les modèles de planification, les suivis des prestataires et les règles d'automatisation sous forme de tâches et de sous-tâches que vous pouvez utiliser immédiatement. (Vous découvrez les Super Agents ? Découvrez comment créer votre premier Super Agent étape par étape.)
Étape 4 : Configurez des automatisations pour la gestion continue
Configurez ces automatisations de base pour que le système fonctionne de manière autonome ( découvrez comment fonctionnent les champs personnalisés dans les automatisations ) :
| Quand… | Ensuite… |
| L'évènement aura lieu dans 8 semaines | Créez une checklist de planification à partir d'un modèle, désignez un responsable de l'évènement |
| L'évènement aura lieu dans 6 semaines | Créez des tâches de promotion : calendrier des réseaux sociaux, campagne d'e-mails, demandes d'affichage |
| Les dépenses réelles dépassent 90 % du budget total | Modifiez le niveau de risque en « Élevé », informez le responsable de l'évènement et le chef de service |
| Le statut de l'évènement passe à « Achevé » | Créez des tâches post-évènement : distribution de sondages, rapprochement des comptes, réunion de débriefing |
| Tâche relative au sondage post-évènement non achevée dans les 14 jours | Escalade : Jour 7 → rappel, Jour 14 → directeur |
Ce que l'agent couvre tout au long du cycle de vie de la gestion des évènements
Un agent IA dédié à la gestion des évènements sur le campus n'est pas un chatbot qui répond à des questions sur la planification d'évènements. Il s'agit d'un système qui s'intègre à votre espace de travail de gestion de projet et qui effectue les tâches structurées et répétitives que votre équipe d'évènements réalise actuellement manuellement : création de checklists, suivi des prestataires, signalement des dépassements budgétaires, collecte des données post-évènement.
| Étape du cycle de vie | Ce que l'agent fait | Ce qu'il remplace |
| Concept et validation | Génère des tâches de proposition d'évènements avec des étapes d'approbation, vérifie la disponibilité des lieux par rapport au Calendrier principal et transmet la pré-approbation du budget au service concerné | Fils d'e-mail, validations verbales, vérifications manuelles des calendriers |
| Planification | Créez une checklist complète à partir d'un modèle, attribuez des tâches aux membres de l'équipe avec des échéances en fonction de la date de l'évènement, et suivez les devis et les contrats des prestataires. | Copier le document Google Doc de l'année dernière en espérant n'avoir rien oublié |
| promotion | Créez un échéancier marketing avec des tâches spécifiques à chaque canal (réseaux sociaux, e-mails, affichage, site web), suivez le nombre de réponses, signalez les inscriptions insuffisantes par rapport aux cibles | Rappels épars et publications de dernière minute sur les réseaux sociaux |
| Mise en œuvre | Génère un échéancier du jour J regroupant les horaires d'arrivée des prestataires, les missions des bénévoles et les contacts d'urgence en un seul endroit | Classeurs imprimés contenant le déroulement du programme et des textes groupés |
| Après l'évènement | Déclenche automatiquement la distribution de sondages, le rapprochement des budgets et la création de réunions de débriefing une fois l'évènement achevé | Un suivi manuel qui, bien souvent, n'est pas effectué |
| Analyse du portfolio | Regroupe les données relatives à la fréquentation, aux dépenses, à la satisfaction et à la fidélisation pour l'ensemble des évènements, en vue de l'établissement de rapports semestriels et annuels | La course effrénée de fin d'année pour extraire les données de cinq systèmes différents |
Vous souhaitez voir comment les Super Agents fonctionnent dans un environnement ClickUp réel ? Regardez la démonstration ci-dessous pour découvrir comment les flux de travail, les tâches et les automatisations générés par l'IA s'articulent dans la pratique.
Adaptations pour différents types d'établissements
L'invite ci-dessus s'applique à tous les établissements d'enseignement supérieur utilisant ClickUp. Adaptez-la à votre établissement :
| Type d'établissement | Ajustements clés |
| Université de recherche de niveau R1 (plus de 500 évènements par an) | Utilisez l'invite complète telle quelle. Ajoutez des synthèses budgétaires au niveau des services. Ajoutez des modèles pour les symposiums de recherche et les conférences. Intégrez un suivi de la conformité des évènements sponsorisés pour les partenaires industriels. |
| Université de niveau R2 (200 à 500 évènements par an) | Simplifiez la gestion des prestataires en établissant une liste de prestataires privilégiés plutôt qu'en assurant un suivi complet des appels d'offres. Réduisez l'évaluation des risques à deux niveaux (standard/élevé). Concentrez vos analyses sur les 20 évènements ayant le plus d'impact. |
| Établissement principalement de premier cycle (100 à 200 évènements par an) | Mettez l'accent sur l'assistance aux évènements organisés par les associations étudiantes grâce à des flux de travail d'approbation simplifiés. Ajoutez des étapes de validation par les conseillers. Concentrez la promotion sur Instagram et les canaux du campus plutôt que sur LinkedIn. |
| Établissement d'enseignement supérieur (50 à 150 évènements par an) | Concentrez-vous sur les salons de l'emploi, les journées de transfert et les évènements de partenariat communautaire. Ajoutez la coordination des lieux sur plusieurs campus, le cas échéant. Simplifiez le suivi budgétaire jusqu'aux allocations au niveau des départements. |
| École professionnelle (20 à 75 évènements par an) | Concentrez-vous sur les évènements de réseautage avec les employeurs, les cérémonies de remise de diplômes et les journées portes ouvertes. Ajoutez un suivi des relations avec les employeurs. Remplacez les modèles d'évènements destinés aux anciens élèves par des modèles d'évènements destinés aux partenaires du secteur. |
Gérez vos évènements sur le campus depuis un seul et même endroit
La gestion des évènements sur le campus devient chaotique lorsque les checklists, les réservations de lieux, le suivi des prestataires, le suivi budgétaire et les rapports post-évènement sont gérés dans des systèmes distincts, sans vue d'ensemble commune. Grâce à ClickUp Brain, aux champs personnalisés et aux automatisations, votre établissement peut transformer la gestion des évènements sur le campus en un système reproductible qui favorise une meilleure planification, réduit les oublis de transfert, offre une meilleure visibilité budgétaire et permet de générer des rapports plus clairs sur l'impact des évènements.
L'objectif n'est pas de remplacer vos outils de réservation de salles ou vos systèmes de stockage de fichiers. Il s'agit plutôt de réduire le travail de coordination qui les entoure, d'améliorer la visibilité sur l'ensemble du cycle de vie des évènements et d'aider votre équipe à organiser davantage d'évènements sans s'épuiser. Commencez par suivre l'invite ci-dessus, adaptez-la à la taille de votre campus et à votre portfolio d'évènements, puis mettez en place une installation que votre équipe pourra réellement utiliser tout au long de l'année.
Commencez gratuitement avec ClickUp.
Foire aux questions
L'IA est-elle réellement capable de gérer la complexité des grands évènements sur le campus, comme les remises de diplômes ?
Oui. L'agent IA ne prend pas de décisions concernant la conception de l'évènement. Il applique le flux de travail de planification : création de checklists à partir de modèles, attribution de tâches avec des échéances par rapport à la date de l'évènement, suivi des confirmations des prestataires et signalement des éléments en retard. Pour un évènement comportant plus de 50 sous-tâches, c'est précisément cette structure qui permet d'éviter que des éléments ne passent entre les mailles du filet.
Comment cela permet-il de gérer des évènements impliquant plusieurs services et budgets ?
Chaque tâche liée à un évènement comporte des champs personnalisés pour le service, la source de financement et l'allocation budgétaire. L'agent suit les dépenses au niveau de l'évènement et les regroupe dans les tableaux de bord des services et des portefeuilles. Lorsque les services des affaires étudiantes et des affaires académiques co-parrainent un évènement, les deux services voient leur part du budget et des tâches en un seul endroit, et non dans des feuilles de calcul distinctes.
Qu'en est-il de la sécurité des données relatives aux évènements étudiants ?
ClickUp est certifié SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 et ISO 42001, et prend en charge l'authentification unique (SSO), les autorisations basées sur les rôles, ainsi que le chiffrement au repos et en transit. Les données relatives à la présence des étudiants restent au sein de votre environnement de travail et sont soumises à des contrôles d'accès. Aucune donnée n'est utilisée pour entraîner des modèles d'IA.
Cette solution peut-elle s'intégrer à notre système de réservation de salles existant, tel que 25Live ou EMS ?
L'environnement de travail de l'agent IA fonctionne en parallèle de vos outils de planification existants. Les données de disponibilité des lieux provenant de 25Live ou d'EMS peuvent alimenter les champs personnalisés de chaque tâche liée à un évènement. L'agent ne remplace pas votre système officiel de réservation de salles. Il devient la couche opérationnelle où votre équipe planifie, coordonne et rend compte des évènements organisés autour de ces réservations. Vous pouvez également connecter des systèmes via les intégrations et l'API de ClickUp.
En quoi cela diffère-t-il de l'utilisation d'un simple dossier Google Drive partagé pour la planification d'évènements ?
Un espace de stockage partagé permet de stocker des fichiers. Il ne permet pas d'attribuer des tâches, de suivre les échéances, de signaler les retards, de calculer les écarts budgétaires ou de générer des rapports après l'évènement. ClickUp, associé à un agent IA, constitue la couche opérationnelle qui transforme votre processus de planification d'évènements en un système automatisé et traçable. Les documents de planification peuvent toujours être conservés dans ClickUp Docs, mais ils sont désormais reliés à des tâches, des échéanciers et des automatisations. Vous pouvez également découvrir comment d'autres campus gèrent la gestion des subventions et la planification des ressources en utilisant la même approche.