Les postes administratifs dans les universités ont augmenté de 60 % entre 1993 et 2009, soit dix fois plus vite que le nombre de professeurs titulaires, mais les départements universitaires continuent de se coordonner par e-mail, via des disques partagés et lors de réunions qui auraient pu être évitées. Les enseignants consacrent 30 % de leur semaine de travail aux réunions et aux e-mails plutôt qu'à l'enseignement ou à la recherche. Le défi fondamental réside dans le fait que les universités sont des organisations décentralisées qui tentent d'agir de manière coordonnée. Un agent IA intégré à une plateforme de gestion de projet peut automatiser le suivi des projets interdépartementaux, la gestion des comités, les flux de travail de gouvernance partagée et les rapports sur les plans stratégiques.
Vous trouverez ci-dessous une invite d'agent IA prête à l'emploi que vous pouvez coller dans ClickUp pour créer un environnement de travail complet dédié à la coordination des services en quelques minutes. Mais avant de l'utiliser, il est utile d'examiner le problème de coordination que ce type de système est censé résoudre. Pour la plupart des universités, le problème ne réside pas dans un manque de comités, de plans ou de systèmes. Il tient au fait que les décisions, les transferts de responsabilité et les actions à mener sont dispersés dans trop d'endroits déconnectés les uns des autres pour que quiconque puisse avoir une vue d'ensemble claire.
À qui s'adresse cette installation de coordination des services ?
Cette installation est destinée au personnel du bureau du vice-recteur, aux doyens, aux directeurs de département, aux administrateurs de comités, aux responsables de la planification stratégique, au personnel chargé de la gouvernance universitaire et aux équipes opérationnelles des universités chargées de coordonner le travail entre les unités académiques et administratives. Elle est particulièrement utile pour les établissements qui disposent déjà d'outils de communication et de partage de fichiers, mais qui s'appuient encore sur une coordination manuelle pour faire avancer les projets, les propositions et les décisions.
Le problème : votre université compte 47 comités, 12 organes de gouvernance partagée, et aucun endroit unique où voir ce que chacun d'entre eux fait
Si vous coordonnez le travail entre les départements universitaires et les unités administratives, vous connaissez ce paradoxe : les universités créent plus de comités, de groupes de travail et de groupes de réflexion que tout autre type d'organisation, mais ce sont elles qui ont le moins de visibilité sur ce que ces groupes produisent réellement. Une modification du programme d'études nécessite l'approbation du département, du comité des programmes de la faculté, du conseil universitaire et parfois du bureau du vice-recteur. Le recrutement d'un enseignant nécessite une coordination entre le département, le bureau du doyen, les RH, le service budget, l'informatique et les services généraux. Une initiative de plan stratégique implique toutes les divisions du campus et se résume à un PowerPoint que personne ne met à jour.
Une étude menée par l'UCLA et MIT Press sur la gestion des données universitaires a révélé que l'un des principaux obstacles à l'efficacité institutionnelle est la décentralisation, qui cloisonne les données et le travail entre les départements. Les chercheurs ont noté que « les universités achètent souvent des solutions commerciales sous forme de silos qui ne sont pas interopérables entre eux » et que les dirigeants universitaires « ont constaté de manière inattendue un manque généralisé de réflexion sur l'infrastructure ». En bref : les systèmes existent, mais personne ne les a connectés.
Il en résulte une duplication du travail, des blocages dans la prise de décision et des plans stratégiques qui deviennent obsolètes dès leur approbation. Les responsables de département passent leur temps à courir après les autorisations au lieu de diriger leurs programmes. Le personnel du bureau du vice-recteur passe son temps à compiler des rapports au lieu de piloter la stratégie. Et les membres des comités ? Ils assistent aux réunions en se demandant ce que les autres comités ont décidé.
Comment l'université de Wake Forest a résolu ce problème : Le service des anciens élèves et des donateurs de l'université de Wake Forest a regroupé des équipes dispersées sur des plateformes cloisonnées au sein d'un système unique, avec des rapports de données en temps réel via les tableaux de bord ClickUp.
Morey Graham, directeur :
Nous pouvons désormais collaborer au sein d'un même système et disposer d'une visibilité sur les données essentielles. Cela permet à nos différentes équipes de rendre compte de l'avancement des travaux, d'identifier les problèmes liés à la charge de travail et aux capacités, et de planifier de manière plus précise.
Nous pouvons désormais collaborer au sein d'un même système et disposer d'une visibilité sur les données essentielles. Cela permet à nos différentes équipes de présenter les rapports sur l'avancement des travaux, d'identifier les problèmes liés à la charge de travail et aux capacités, et de planifier de manière plus précise.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer les structures de gouvernance universitaires, mais de créer une couche opérationnelle avec une visibilité autour du travail qui s'effectue entre elles. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle consiste à mettre en place une installation de coordination des départements opérationnels au sein de votre plateforme de gestion de projet.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer les structures de gouvernance universitaires, mais de créer une couche opérationnelle avec une visibilité autour du travail qui s'effectue entre elles. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle consiste à mettre en place une installation de coordination des départements opérationnels au sein de votre plateforme de gestion de projet.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer les structures de gouvernance universitaires, mais de créer une couche opérationnelle avec une visibilité autour du travail qui s'effectue entre elles. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle consiste à mettre en place une installation de coordination des départements opérationnels au sein de votre plateforme de gestion de projet.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans votre propre flux de travail de coordination universitaire ? Commencez par suivre les instructions ci-dessous et adaptez-les à la structure de votre département, à la charge de travail des comités et à vos priorités en matière de planification.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans votre propre flux de travail de coordination universitaire ? Commencez par suivre les instructions ci-dessous et adaptez-les à la structure de votre département, à la charge de travail des comités et à vos priorités en matière de planification.
Consigne : Créez votre environnement de travail dédié à la coordination de votre service grâce à l'IA
Copiez cette invite, collez-la dans ClickUp Brain pour créer votre propre « Super Agent » ClickUp, renseignez les informations relatives à votre institution, et vous obtiendrez un espace de travail de coordination complet avec suivi de projets, gestion des comités, flux de travail de gouvernance et tableaux de bord de planification stratégique.
Le résultat devrait vous fournir une première ébauche solide de votre structure opérationnelle, comprenant les hiérarchies des tâches, les circuits de validation, le suivi des réunions et les points de contrôle pour les rapports d'avancement. Votre équipe pourra ensuite la personnaliser pour l'adapter à votre structure de gouvernance, à la fréquence de vos rapports et à la complexité de votre organisation.
Le résultat devrait vous fournir une première ébauche solide de votre structure opérationnelle, comprenant les hiérarchies des tâches, les circuits d'approbation, le suivi des réunions et les points de contrôle pour les rapports d'avancement. Votre équipe pourra ensuite la personnaliser pour l'adapter à votre structure de gouvernance, à la fréquence des rapports et à la complexité de votre organisation.
→ Prêt à créer votre premier Super Agent ?
Ouvrez ClickUp Brain et collez l'invite ci-dessus pour créer un Super Agent personnalisé pour votre environnement de travail ClickUp.
Comment configurer les paramètres dans ClickUp (4 étapes)
Étape 1 : Créez la structure de votre environnement de travail
Créez un espace dédié intitulé « Coordination universitaire » comprenant quatre dossiers :
- Projets interdépartementaux : listes classées par type de projet (programmes d'études, accréditation, technologie, installations, recrutement, évènements)
- Comités et gouvernance : listes pour chaque organe de gouvernance et comité, avec des sous-listes pour la gestion des réunions, les éléments à mener et les rapports annuels
- Plan stratégique : listes classées par objectif stratégique, avec des sous-listes pour chaque initiative et ses éléments à mener
- Recrutement et intégration : listes des recherches en cours classées par service, avec les différentes étapes, de la demande de position jusqu'à l'achèvement de l'intégration
Étape 2 : Configurez des champs personnalisés pour chaque tâche
Ajoutez ces champs à vos modèles de tâches de coordination ( voir tous les types de champs personnalisés ) :
| Champ | Type | Objectif |
| Diriger un service | Menu déroulant | Quel service est responsable de ce projet ou de cette action ? |
| Services concernés | Libellés | Tous les services concernés |
| Étape de gouvernance | Menu déroulant | Projet, Département, Faculté, Sénat, Vice-recteur, Approuvé |
| Objectif stratégique | Relations | Relie la tâche à l'objectif du plan stratégique qu'elle soutient |
| Comité | Menu déroulant | À quel comité ou organe de gouvernance cela appartient-il ? |
| Statut de la décision | Menu déroulant | En attente, Approuvé, Renvoyé, Reporté, Retiré |
| Norme d'accréditation | Texte court | Correspond aux exigences spécifiques en matière d'accréditation |
| État d'avancement | Menu déroulant | En bonne voie, À risque, En retard, Achevé |
Étape 3 : Collez l’invite dans ClickUp Brain
Ouvrez ClickUp Brain dans votre nouvel espace et collez l'invite ci-dessus. Remplissez vos variables (nom de l'établissement, nombre de départements, nombre de comités, outils actuels, structure du plan stratégique). Brain génère le suivi du projet, la gestion des comités, les flux de travail de gouvernance et les tableaux de bord du plan stratégique sous forme de tâches et de sous-tâches que vous pouvez utiliser immédiatement. (Vous découvrez les Super Agents ? Découvrez comment créer votre premier Super Agent étape par étape. )
Étape 4 : Configurez des automatisations pour la gestion continue
Configurez ces automatisations de base pour que le système fonctionne de manière autonome ( découvrez comment fonctionnent les champs personnalisés dans les automatisations ) :
| Quand… | Ensuite… |
| Une proposition de gouvernance reste en attente à n'importe quelle étape pendant plus de 21 jours | Informez le président du comité et le promoteur de la proposition, et signalez le projet comme « à risque » sur le tableau de bord du vice-recteur. |
| La réunion du comité aura lieu dans 3 jours ouvrables | Compilez automatiquement l'agenda à partir des éléments soumis, effectuez la distribution aux membres et joignez les pièces jointes pertinentes |
| L'élément à réaliser lors d'une réunion de comité est dépassé par la date limite | Transmettez l'information au président du comité et ajoutez-la automatiquement à l'agenda de la prochaine réunion |
| Le statut de l'initiative du plan stratégique passe à « En retard ». | Informer le responsable de l'initiative et le vice-président de la division, créer une tâche relative au plan de reprise |
| L'étape du flux de travail de recrutement n'a enregistré aucune activité depuis 10 jours ouvrables | Informez le président du comité de recrutement et le chef de service, signalez les goulots d'étranglement sur le tableau de bord RH |
Ce que l'agent couvre tout au long du cycle de vie de la coordination
Un agent IA dédié à la coordination des départements n'est pas un simple planificateur de réunions. Il s'agit d'un système qui s'intègre à votre environnement de travail de gestion de projet et fournit le lien qui fait défaut aux universités décentralisées : visibilité interdépartementale, suivi des décisions, gestion des flux de travail de gouvernance et responsabilité stratégique. Les décisions continuent d'être prises par des humains dans les salles de comité. L'agent veille à ce que ces décisions soient suivies, attribuées et mises en œuvre.
| Étape du cycle de vie | Ce que fait l'agent | Ce qu'il remplace |
| Lancement de projet | Créez des structures de projet interdépartementales incluant les services concernés, les échéanciers, les étapes d'approbation et les cartes de dépendances | Les fils de discussion par e-mail où l'on demande « qui travaille sur ça ? » et « où en sommes-nous ? » |
| Fonctionnement des comités | Gère les cycles de réunion, de la compilation de l'agenda au suivi des éléments à mener, et consigne chaque décision avec sa justification et les parties responsables | Des comptes rendus qui restent dans les pièces jointes des e-mails et des éléments à mener dont personne ne suit l'avancement |
| Flux de travail de gouvernance | Suivez les propositions à chaque étape du processus décisionnel, assurez la cohérence entre le Calendrier et les horaires de réunion, et signalez les propositions en suspens | Des propositions qui prennent 18 mois parce qu'elles ont manqué la date limite de l'agenda |
| Planification stratégique | Permet de maintenir une hiérarchie « objectif-initiative-action » grâce au suivi des progrès, aux tableaux de bord des indicateurs clés de performance (KPI) et aux rapports narratifs compilés par les responsables d'initiative | Des plans stratégiques rangés dans des classeurs que personne ne met à jour avant la prochaine visite d'accréditation |
| Recrutement | Coordonne le flux de travail inter-services, de la demande de position à l'intégration, effectue le suivi des goulots d'étranglement et veille au respect des étapes de conformité | Des échéanciers de recrutement qui s'étendent sur plusieurs mois parce que personne ne savait qui attendait qui |
| Accréditation | Fait le lien entre l'avancement du plan stratégique et les décisions de gouvernance d'une part, et les normes d'accréditation d'autre part, et compile en continu un portfolio de preuves | Panique autour de l'accréditation : 18 mois de course effrénée pour rassembler des preuves que vous auriez dû suivre depuis le début |
Vous souhaitez voir comment les Super Agents fonctionnent dans un environnement ClickUp réel ? Regardez la démonstration ci-dessous pour découvrir comment les flux de travail, les tâches et les automatisations générés par l'IA s'articulent dans la pratique.
Adaptations pour différents types d'établissements
L'invite ci-dessus s'applique à tous les établissements d'enseignement supérieur utilisant ClickUp. Adaptez-la à votre établissement :
| Type d'établissement | Ajustements clés |
| Université de recherche de niveau R1 (plus de 50 départements) | Utilisez la consigne complète telle quelle. Ajoutez la coordination des centres de recherche et la gestion des instituts interdisciplinaires. Étendez le suivi de la gouvernance à plusieurs sous-comités du Sénat. Intégrez la gestion des subventions pour les projets de recherche interdépartementaux. Prévoyez plus de 30 comités actifs. |
| Université de niveau R2 (20 à 50 départements) | Simplifiez le suivi de la gouvernance pour le sénat, le comité des programmes d'études et les 3 à 5 comités permanents. Limitez les types de projets aux plus courants (programmes d'études, recrutement, accréditation). Ajoutez des vues plus complètes sur le tableau de bord au niveau des doyens. |
| Établissement principalement de premier cycle (10 à 20 départements) | Mettez l'accent sur la gestion du travail des comités de professeurs, car ceux-ci siègent dans un nombre de comités proportionnellement plus élevé par rapport à leur effectif. Simplifiez le suivi du plan stratégique en le réduisant à 3 à 5 objectifs. Ajoutez un suivi de la représentation des étudiants au sein des comités pour favoriser la gouvernance partagée. |
| Établissement d'enseignement supérieur (5 à 15 départements) | Concentrez-vous sur la coordination de l'évaluation des programmes et la gestion du comité consultatif sur les effectifs. Remplacez la gouvernance axée sur la recherche par des flux de travail de développement de programmes et d'accords de transfert. Alignez-vous sur les exigences de rapports de l'État. |
| École professionnelle (3 à 10 départements) | Concentrez-vous sur la coordination des comités consultatifs sectoriels et les flux de travail d'accréditation des programmes. Simplifiez la gouvernance en mettant en place un comité pédagogique unique et une structure consultative. Ajoutez le suivi de l'engagement des employeurs comme indicateur clé de performance (KPI) de votre plan stratégique. Assurez la coordination avec les services d'orientation professionnelle pour les rapports. |
Gérez la coordination des services depuis un seul et même endroit
La coordination entre les services s'effondre lorsque les projets, les décisions des comités, les validations de gouvernance, les mises à jour des plans stratégiques et les flux de travail de recrutement sont gérés dans des systèmes distincts, sans vue opérationnelle partagée. Grâce à ClickUp Brain, aux champs personnalisés et aux automatisations, votre institution peut transformer la coordination inter-services en un système reproductible qui offre une visibilité aux dirigeants, réduit les goulots d'étranglement et empêche les décisions de disparaître une fois la réunion terminée.
L'objectif n'est pas de remplacer vos systèmes de gestion de documents, vos outils de communication ou vos plateformes de gouvernance. Il s'agit plutôt de réduire le travail de coordination qui les entoure, d'améliorer la visibilité sur les transferts et les validations, et d'aider les départements à faire avancer leur travail sans avoir à fouiller dans des archives d'e-mails. Commencez par l'invite ci-dessus, adaptez-la à votre structure de gouvernance et au nombre de départements, puis créez une installation que votre établissement pourra réellement utiliser à chaque trimestre. Lancez-vous gratuitement avec ClickUp.
Foire aux questions
L'IA peut-elle vraiment faciliter la gouvernance partagée sans empiéter sur l'autonomie du corps enseignant ?
Les agents IA ne prennent pas de décisions de gouvernance. Ils gèrent la logistique de la gouvernance : ils assurent le suivi de l'avancement des propositions dans le processus d'approbation, établissent les agendas, consignent les décisions et assurent le suivi des éléments à faire. Ce sont toujours les membres du corps enseignant qui délibèrent, votent et décident. L'agent veille simplement à ce que les propositions ne se perdent pas entre les réunions de comité et à ce que les décisions soient documentées et mises en œuvre.
Comment faire en sorte que 47 services différents utilisent le même système ?
Commencez par un flux de travail très visible qui concerne tout le monde, comme le processus de recrutement ou la validation des programmes d'études. Lorsque les responsables de département constatent que le nouveau système réduit leur volume d'e-mails et permet le suivi de l'avancement de leurs propositions, l'adoption s'ensuit. L'étude de cas de Wake Forest illustre ce schéma : ils ont unifié des équipes dispersées en leur offrant une visibilité sur des données critiques qui n'étaient pas disponibles auparavant.
Qu'en est-il de la sécurité des données concernant le personnel et les dossiers de gouvernance ?
ClickUp détient les certifications SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 et ISO 42001 et fournit l'assistance pour l'authentification unique (SSO), les autorisations basées sur les rôles, ainsi que le chiffrement au repos et en transit. Les autorisations au niveau des dossiers et des listes garantissent que les comités de recrutement ne voient que leurs propres recherches et que les actions relatives au personnel n'ont pas de visibilité. Aucune donnée n'est utilisée pour entraîner les modèles d'IA. Tous les détails sont disponibles sur la page dédiée à la sécurité.
En quoi cela diffère-t-il de SharePoint ou de Teams ?
SharePoint et Teams sont des plateformes de communication et de stockage de documents. Elles sont excellentes pour le partage de fichiers et le chat. ClickUp, avec son agent IA, ajoute la couche de flux de travail : attribution des tâches, suivi des échéances, circuit d'approbation, tableaux de bord de statut et règles d'automatisation qui garantissent que le travail avance réellement. Stocker un document n'est pas la même chose que le suivi de la personne qui a donné suite.
Cette solution peut-elle fonctionner en parallèle de notre système de gestion de la gouvernance actuel ?
Oui. Si vous utilisez déjà une plateforme de gouvernance pour l'envoi de propositions ou le vote, l'environnement de travail de l'agent IA gère tout ce qui s'y rapporte : la préparation avant les réunions, le suivi des actions après les réunions, la gestion des dépendances entre les comités et l'intégration des plans stratégiques. Les deux systèmes ont des objectifs différents et se complètent mutuellement.