Les universités américaines ont perdu 2,7 millions d'étudiants depuis 2010, et le déclin démographique devrait entraîner une nouvelle baisse de 13 % du nombre de diplômés du secondaire d'ici 2041. Les équipes chargées des inscriptions gèrent toujours le parcours des étudiants, de la demande de renseignements à l'inscription, à l'aide de systèmes CRM, de tableurs et de fils de discussion par e-mail qui ne sont pas interconnectés. Un agent IA intégré à une plateforme de gestion de projet peut automatiser le traitement des candidatures, le suivi des résultats, les campagnes de communication, l'évaluation des crédits transférés et la coordination inter-services, de la première demande jusqu'au jour de l'emménagement. Vous trouverez ci-dessous un modèle d'agent IA prêt à l'emploi que vous pouvez coller dans ClickUp pour créer un environnement de travail complet dédié aux opérations d'inscription en quelques minutes.
Vous trouverez ci-dessous une invitation prête à l'emploi pour un agent IA que vous pouvez coller dans ClickUp afin de créer en quelques minutes un environnement de travail complet dédié aux opérations d'inscription. Mais avant de l'utiliser, il est utile d'examiner les problèmes de coordination que ce type de système est censé résoudre. Pour la plupart des équipes chargées des inscriptions, le problème ne réside pas dans un manque d'outils. Il tient plutôt au fait que le processus s'étend sur trop de systèmes et trop de services pour que quiconque puisse avoir une vue d'ensemble claire, de la demande initiale jusqu'au jour de l'emménagement.
À qui s'adresse cette installation des opérations d'inscription ?
Cette installation est destinée aux équipes chargées des inscriptions, aux responsables des admissions, au personnel chargé des aides financières, aux propriétaires de CRM, aux coordinateurs des transferts, aux équipes d'orientation et aux responsables interfonctionnels des inscriptions chargés d'accompagner les étudiants depuis leur première demande jusqu'à leur statut d'inscription effectif. Elle est particulièrement utile pour les établissements qui disposent déjà d'un CRM et d'un SIS, mais qui continuent de s'appuyer sur une coordination manuelle pour gérer les transferts de dossiers, les échéances et l'assistance pour les inscriptions entre les différents services.
Le problème : votre équipe chargée des inscriptions gère un entonnoir de conversion qui se rétrécit avec les mêmes outils que ceux dont elle disposait lorsqu'il était en pleine expansion
Si vous travaillez dans le domaine de la gestion des inscriptions, les chiffres ne jouent pas en votre faveur. La « chute des inscriptions » est déjà là : les universités ont enregistré une baisse collective de 15 % des inscriptions entre 2010 et 2021, et le WICHE prévoit que 38 États verront le nombre de diplômés du secondaire continuer de baisser jusqu'en 2041. Le taux de rendement moyen dans les établissements proposant des cursus de quatre ans est tombé à environ 33,7 %, ce qui signifie que deux étudiants admis sur trois s'inscrivent ailleurs.
Pourtant, la plupart des services des admissions continuent de fonctionner avec les mêmes outils disparates : un CRM pour la gestion des demandes de renseignements, un SIS distinct pour le traitement des dossiers de candidature, des tableurs pour modéliser les taux de réponse, des e-mails pour la coordination interservices avec les services d’aide financière, de logement et d’orientation, et des transferts manuels à chaque étape du processus. Lorsqu’un étudiant potentiel passe du statut de demandeur de renseignements à celui de candidat, puis d’admis à celui d’ayant versé un acompte et enfin d’inscrit, les données sont saisies à plusieurs reprises, des lacunes de communication apparaissent et aucun système ne permet d’avoir une vue d’ensemble de la situation.
Les enjeux n'ont jamais été aussi importants. Chaque point de pourcentage de gain de rendement peut se traduire par des millions de dollars de recettes provenant des frais de scolarité. Chaque point de contact manqué dans la chaîne de communication peut pousser un étudiant vers un concurrent. Et chaque jour de retard dans l'évaluation des crédits transférés peut faire perdre une inscription.
Comment l'université de Wake Forest a résolu ce problème : l'université de Wake Forest a regroupé des équipes issues de plateformes cloisonnées au sein d'un seul système grâce aux tableaux de bord ClickUp, ce qui lui a permis de générer des rapports en temps réel et d'assurer une coordination entre les services.
Morey Graham, directeur du projet « Services aux anciens élèves et aux donateurs » :
Nous pouvons désormais collaborer au sein d'un même système et disposer d'une visibilité sur les données essentielles. Cela permet à nos différentes équipes de présenter des rapports sur l'avancement des travaux, d'identifier les problèmes liés à la charge de travail et aux capacités, et de planifier leurs activités avec plus de précision.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer les systèmes d'inscription principaux, mais de créer une couche opérationnelle unique et transparente autour des transferts entre ces derniers. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle consiste à mettre en place une installation opérationnelle d'inscription fonctionnelle au sein de votre plateforme de gestion de projet.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans le cadre de votre propre processus d'inscription ? Commencez par l'invite ci-dessous et adaptez-la aux objectifs de votre classe, aux différents types d'étudiants et aux points sensibles de votre flux de travail.
Comment l'université de Wake Forest a résolu ce problème : l'université de Wake Forest a regroupé des équipes issues de plateformes cloisonnées au sein d'un seul système grâce aux tableaux de bord ClickUp, ce qui lui a permis de générer des rapports en temps réel et d'assurer une coordination entre les services.
Morey Graham, directeur du projet « Services aux anciens élèves et aux donateurs » :
Nous pouvons désormais collaborer au sein d'un même système et disposer d'une visibilité sur les données essentielles. Cela permet à nos différentes équipes de présenter des rapports sur l'avancement des travaux, d'identifier les problèmes liés à la charge de travail et aux capacités, et de planifier leurs activités avec plus de précision.
Nous pouvons désormais collaborer au sein d'un même système et disposer d'une visibilité sur les données essentielles. Cela permet à nos différentes équipes de présenter les rapports sur la progression des travaux, d'identifier les problèmes liés à la charge de travail et aux capacités, et de planifier leurs activités avec plus de précision.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer les systèmes d'inscription principaux, mais de créer une couche opérationnelle unique et à visibilité élevée autour des passerelles entre ces derniers. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle consiste à mettre en place une installation opérationnelle d'inscription fonctionnelle au sein de votre plateforme de gestion de projet.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans le cadre de votre propre processus d'inscription ? Commencez par l'invite ci-dessous et adaptez-la aux objectifs de votre classe, aux différents profils d'étudiants et aux points sensibles de votre flux de travail.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer les systèmes d'inscription principaux, mais de créer une couche opérationnelle unique et visible autour des passerelles entre ces derniers. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle consiste à mettre en place une installation opérationnelle d'inscription fonctionnelle au sein de votre plateforme de gestion de projet.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans le cadre de votre propre processus d'inscription ? Commencez par l'invite ci-dessous et adaptez-la aux objectifs de votre classe, aux différents profils d'étudiants et aux points sensibles de votre flux de travail.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans le cadre de votre propre processus d'inscription ? Commencez par l'invite ci-dessous et adaptez-la aux objectifs de votre classe, aux différents profils d'étudiants et aux points sensibles de votre flux de travail.
Le défi : Créez votre environnement de travail dédié aux opérations d'inscription grâce à l'IA
Copiez cette instruction, collez-la dans ClickUp Brain pour créer votre propre « Super Agent » ClickUp, renseignez les informations relatives à votre établissement, et vous obtiendrez un environnement de travail complet dédié aux opérations d'inscription, comprenant le suivi du pipeline, les flux de travail, les règles d'automatisation et tout le reste.
Le résultat devrait vous fournir une première ébauche solide de votre structure opérationnelle, comprenant des flux de travail par étape, des points de contrôle pour les transferts, une logique de délais et une visibilité entre les équipes. Votre personnel pourra ensuite le personnaliser en fonction de votre volume d'inscriptions, de votre stratégie d'entonnoir et des contraintes institutionnelles.
Le résultat devrait vous fournir une première ébauche solide de votre structure opérationnelle, comprenant des flux de travail par étape, des points de contrôle pour les transferts, une logique de délais et une visibilité entre les équipes. Votre personnel pourra ensuite le personnaliser en fonction de votre volume d'inscriptions, de votre stratégie de conversion et des contraintes propres à votre établissement.
Invite : instructions
→ Prêt à créer votre premier Super Agent ?
Ouvrez ClickUp Brain et collez l'invite ci-dessus pour créer un Super Agent personnalisé pour votre environnement de travail.
Comment le configurer dans ClickUp (4 étapes)
Étape 1 : Créez la structure de votre environnement de travail
Créez un espace dédié intitulé « Opérations d'inscription » comprenant cinq dossiers :
- Pipeline de recrutement : listes classées par étape du processus (Prospects, Demandes de renseignements, Candidats, Admis, Aversement d'acompte, Inscriptions) ou par année du cycle
- Campagnes de communication : listes pour chaque séquence de campagne (suivi des demandes de renseignements, finalisation des candidatures, taux de conversion, lutte contre l'abandon) avec les tâches associées à chaque point de contact
- Coordination des aides financières : listes relatives au traitement des demandes FAFSA, à la constitution des dossiers d'aide, aux recours et à la gestion des bourses
- Transfert et évaluation des crédits : listes des évaluations en cours, des accords de reconnaissance des acquis et des évaluations achevées
- Orientation et intégration : listes pour la gestion des sessions, checklists préalables à l'inscription et coordination des tâches entre les services
Étape 2 : Configurer les champs personnalisés pour chaque tâche d'inscription
Ajoutez ces champs à vos modèles de tâches d'inscription afin que chaque prospect et chaque processus dispose de ses données clés ( voir tous les types de champs personnalisés ) :
| Champ | Type | Objectif |
| Étape de l'entonnoir | Menu déroulant | Candidat potentiel, demandeur d'informations, candidat, admis, inscrit, inscrit |
| Source étudiante | Menu déroulant | Visite de lycées, Salon de l'enseignement supérieur, Numérique, Recommandation, Transfert |
| Intérêt académique | Menu déroulant | Filière ou programme envisagé |
| Statut de résident | Menu déroulant | Étudiants de l'État, étudiants hors de l'État, étudiants étrangers |
| Statut en matière d'aide financière | Menu déroulant | Pas de FAFSA, FAFSA reçue, vérifiée, dossier de bourse constitué, bourse attribuée |
| Risque de rendement | Menu déroulant | Faible, Moyen, Élevé (en fonction des indicateurs d'engagement) |
| Prix net | Devise | Coût total, déduction faite de toutes les aides |
| Date limite de versement | Date | Date limite à laquelle l'étudiant doit verser son acompte |
Étape 3 : Collez l’invite dans ClickUp Brain
Ouvrez ClickUp Brain dans votre nouvel espace et collez l'invite ci-dessus. Remplissez les variables (nom de l'établissement, taille de l'effectif cible, nombre de candidatures, taux d'admission, nombre d'employés). Brain génère la structure du pipeline, les flux de travail et les règles d'automatisation sous forme de tâches et de sous-tâches que vous pouvez utiliser immédiatement. (Vous découvrez les Super Agents ? Découvrez comment créer votre premier Super Agent étape par étape.)
Étape 4 : Configurer des automatisations pour la gestion continue
Configurez ces automatisations de base pour que le système fonctionne de manière autonome ( découvrez comment fonctionnent les champs personnalisés dans les automatisations ) :
| Quand… | Et puis… |
| Une nouvelle requête est créée | Lancer la séquence de communication de suivi, l'attribuer au conseiller régional |
| Le statut de la demande passe à « Achevé » | Déclencher la tâche d'examen des candidatures, informer le comité d'admission |
| L'étudiant admis n'a pas versé d'acompte au bout de 14 jours | Régler le risque de rendement sur « Élevé » pour déclencher une prise de contact personnalisée de la part d'un conseiller |
| L'étudiant admis n's'est pas inscrit à la séance d'orientation avant la date limite | Créer une tâche de suivi, informer le coordinateur des inscriptions |
| L'évaluation des crédits transférés dépasse le délai de 5 jours prévu par l'accord de niveau de service | Transmettre au directeur du département, signaler dans le tableau de bord du processus de transfert |
Ce que couvre l'agent tout au long du cycle d'inscription
Un agent IA dédié aux opérations d'inscription n'est pas un chatbot qui répond aux questions des étudiants potentiels. Il s'agit d'un système qui s'intègre à votre environnement de travail de gestion de projet et qui se charge du travail structuré et répétitif que votre équipe d'inscription effectue actuellement manuellement : faire progresser les prospects à travers les étapes du tunnel de conversion, déclencher des communications, assurer la coordination entre les services et signaler les étudiants à risque avant qu'ils ne se désengagent.
| Étape du cycle de vie | Le rôle de l'agent | Ce qu'il remplace |
| Recrutement | Suivi des sources de prospects, gestion de l'attribution des territoires, suivi du volume de demandes par rapport aux cibles par région et par programme | Gestion des territoires à l'aide de tableurs et suivi manuel des sources |
| Traitement des demandes | Fait passer les demandes par les différentes étapes d'examen, signale les dossiers incomplets, désigne les lecteurs et assure le suivi du statut des décisions | Solutions de contournement pour le CRM et coordination des relecteurs par e-mail |
| Gestion du rendement | Surveille les taux de dépôt par segment, déclenche une campagne de relance progressive pour les clients admis n'ayant pas effectué de dépôt, signale les indicateurs de risque liés au rendement | Rapports hebdomadaires sur les rendements établis manuellement à partir d'exportations SIS |
| Coordination des aides financières | Permet de suivre le statut du traitement de la FAFSA, gère les flux de travail de recours et offre aux services d'admission une visibilité sur les échéanciers de constitution des dossiers | Échanges par e-mail entre le service des admissions et celui des aides financières pour connaître le statut d'une demande |
| Évaluation des transferts | Gère le processus d'évaluation des relevés de notes, y compris le suivi des délais d'exécution, les liens vers les accords de reconnaissance des acquis et la transmission des dossiers en retard vers les instances supérieures | Registres d'évaluation sur papier et actions de sensibilisation menées manuellement par les services |
| Intégration | Coordonne les tâches préalables à l'inscription entre les services du logement, du bureau des inscriptions, de l'informatique, de la restauration et de la santé, tout en assurant le suivi de leur exécution | Des checklists distinctes par service, sans vue d'ensemble pour les étudiants |
Vous souhaitez découvrir comment fonctionnent les Super Agents dans un environnement ClickUp réel ? Regardez la démonstration ci-dessous pour voir comment les flux de travail, les tâches et les automatisations générés par l'IA s'articulent dans la pratique.
Variations selon les types d'établissements
Le message ci-dessus s'applique à tous les établissements d'enseignement supérieur qui utilisent ClickUp. Adaptez-le à votre établissement :
| Type d'établissement | Principales modifications |
| Université de recherche de catégorie R1 (plus de 20 000 candidatures) | Ajouter les filières menant aux programmes de deuxième et troisième cycles. Intégrer le suivi des postes d'assistant de recherche et des bourses d'études dans le système d'aide financière. Ajouter les flux de travail pour le traitement des formulaires I-20 pour les étudiants étrangers. Adapter les campagnes de communication en fonction de chaque faculté ou école. |
| Université de catégorie R2 (5 000 à 20 000 candidatures) | Mettre l'accent sur les filières de premier cycle et de master. Ajouter des tableaux de bord sur les zones de recrutement régionales. Intégrer les programmes de double inscription et les parcours universitaires précoces comme sources de prospects. |
| Établissement principalement dédié au premier cycle (1 000 à 5 000 candidatures) | Mettre l'accent sur la gestion du taux de réponse pour un vivier de candidats plus restreint. Intégrer la planification et le suivi des visites du campus comme indicateur de taux de réponse. Inclure la coordination du recrutement sportif. Simplifier le processus pour ne conserver qu'un seul parcours de formation de premier cycle. |
| Établissement d'enseignement supérieur de premier cycle (admission libre) | Remplacer le processus de sélection des admissions par un processus d'inscription. Se concentrer sur les taux de remplissage du formulaire FAFSA et sur la mise en place des aides financières. Ajouter un suivi des inscriptions aux programmes sans crédit et aux programmes de formation professionnelle. Mettre l'accent sur une intégration axée sur la fidélisation. |
| École professionnelle (admissions en continu) | Privilégier la gestion des cohortes en fonction de la date de début plutôt que selon des cycles annuels. Mettre en place un suivi des partenariats avec les employeurs pour le placement. Intégrer la coordination des prestations de l'administration des anciens combattants (VA) et des financements destinés au développement de la main-d'œuvre. Vérifier l'éligibilité aux examens d'obtention de licence en tant que condition préalable à l'inscription. |
Gérer les opérations d'inscription depuis un seul et même endroit
Les opérations d'inscription sont entravées lorsque le suivi des candidats, les communications, la coordination des aides financières, l'évaluation des transferts et les tâches d'intégration sont gérés dans des systèmes distincts, sans vue d'ensemble commune. Grâce à ClickUp Brain, aux champs personnalisés et aux automatisations, votre établissement peut transformer ses opérations d'inscription en un système standardisé qui permet un suivi plus rapide, des transferts plus fluides, une meilleure visibilité sur les taux de conversion et un taux de finalisation des inscriptions plus élevé.
L'objectif n'est pas de remplacer vos systèmes CRM, SIS ou de gestion des aides financières. Il s'agit plutôt de réduire le travail de coordination qui les entoure, d'améliorer la visibilité sur l'ensemble du processus d'inscription et d'aider votre équipe à réagir plus rapidement aux signaux qui influent sur la forme des classes et le taux d'abandon. Commencez par le modèle ci-dessus, adaptez-le à votre volume d'inscriptions et à vos défis, puis mettez en place une installation que votre équipe pourra réellement utiliser à chaque cycle. Lancez-vous gratuitement avec ClickUp.
Foire aux questions
L'IA peut-elle réellement améliorer les rendements ?
L'outil ne prédit pas quels étudiants s'inscriront. Il garantit que chaque étudiant admis bénéficie d'un accompagnement personnalisé et opportun, et que personne ne passe entre les mailles du filet. Par automatisation des séquences de communication, par signalement des acomptes non confirmés et par offre de visibilité en temps réel sur les indicateurs d'engagement des étudiants, le système aide votre équipe à concentrer son effort là où cela compte le plus. Même de légères améliorations du taux de conversion, de l'ordre de 1 à 2 points de pourcentage, peuvent se traduire par des revenus significatifs à grande échelle.
Est-ce que cela remplace notre CRM de gestion des inscriptions, comme Slate ou TargetX ?
Non. Votre CRM est le système de référence pour les données sur les prospects, les détails des dossiers de candidature et l'historique des communications. L'agent ClickUp constitue la couche opérationnelle où votre équipe coordonne le travail inter-services : transfert des dossiers d'aide financière, évaluation des crédits de transfert, planification des sessions d'orientation et flux de travail internes impliquant plusieurs services. Ces deux outils ont des fonctions distinctes et fonctionnent mieux lorsqu'ils sont utilisés conjointement.
Qu'en est-il de la sécurité des données concernant les dossiers des élèves et du respect de la loi FERPA ?
ClickUp est certifié SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 et ISO 42001, et prend en charge l'authentification unique (SSO), les autorisations basées sur les rôles, ainsi que le chiffrement des données au repos et en transit. Les tâches d'inscription peuvent être restreintes en fonction des rôles : ainsi, les conseillers voient leurs zones de responsabilité tandis que le personnel chargé des aides financières a accès aux flux de travail de gestion des aides. Aucune donnée n'est utilisée pour entraîner les modèles d'IA.
Cela est-il utile pour les établissements d'enseignement supérieur ouverts à tous ?
Tout à fait. Les établissements à admission libre ont toujours des procédures d'inscription complexes : suivi des formulaires FAFSA, coordination des tests de niveau, gestion des séances d'orientation et inscription aux programmes sans crédit. L'agent effectue l'automatisation de l'aspect opérationnel de l'inscription, que vous disposiez ou non d'un processus de sélection. Les variables de guidage vous permettent de contourner le processus de sélection et de vous concentrer sur l'inscription et l'intégration.
Quelle est la connexion avec les autres flux de travail de l'enseignement supérieur ?
Les opérations d'inscription concernent pratiquement tous les services. Cet environnement de travail s'intègre naturellement à la planification des ressources pour les salles de classe et les capacités d'hébergement, à la planification des programmes d'études en fonction de la demande, ainsi qu'au suivi du développement professionnel pour la formation du personnel chargé des admissions. Les champs de relation de ClickUp vous permettent de relier les données d'inscription à des tâches dans n'importe quel autre environnement de travail.