L'enseignement supérieur américain est confronté à un arriéré d'entretien différé dépassant 76 milliards de dollars, et le rapport Gordian 2025 montre que les besoins en renouvellement des immobilisations ont atteint plus de 140 dollars par pied carré brut, avec un déficit de financement de 32,5%. Un agent IA intégré à une plateforme de gestion de projet peut automatiser le suivi des ordres de travail, la planification de la maintenance préventive, l'analyse de l'utilisation des espaces, la gestion des projets d'investissement et les audits de conformité, offrant ainsi aux équipes de gestion des installations un système capable de détecter les problèmes avant qu'ils ne deviennent des urgences.
Vous trouverez ci-dessous une invite d'agent IA prête à l'emploi que vous pouvez coller dans ClickUp pour créer un environnement de travail complet dédié à la gestion des installations en quelques minutes. Mais avant de l'utiliser, il est utile d'examiner les dysfonctionnements opérationnels que ce type de système est censé résoudre. Pour la plupart des équipes chargées des installations sur les campus, le problème n'est pas un manque de tâches. Il réside plutôt dans le fait que les bons de travail, les inspections, les calendriers de maintenance préventive et les mises à jour des immobilisations sont dispersés dans trop de systèmes déconnectés les uns des autres pour que quiconque puisse avoir une vue d'ensemble claire.
À qui s'adresse cette installation de gestion des installations ?
Cette installation est destinée aux directeurs des installations, aux responsables de la maintenance, aux urbanistes de campus, aux responsables des opérations, aux équipes chargées du développement durable, aux chefs de projets d'investissement et au personnel chargé de la conformité, qui sont responsables de la coordination des travaux entre les bâtiments, les systèmes et les équipes de service. Elle est particulièrement utile pour les institutions qui disposent déjà d'un système de GMAO ou de gestion des actifs, mais qui s'appuient encore sur une coordination manuelle pour gérer les bons de travail, la maintenance préventive, les inspections et la visibilité des projets.
Le problème : votre équipe de gestion des installations croule sous les ordres de travail réactifs tandis que le retard ne cesse de s'accumuler
Si vous dirigez un service de gestion des installations dans un établissement d'enseignement supérieur, vous connaissez bien ce cycle. Une canalisation éclate dans une résidence universitaire, un système de climatisation tombe en panne dans un amphithéâtre en plein semestre, un enseignant soumet un ordre de travail pour un projecteur défectueux, et le temps que votre équipe gère ces urgences, le calendrier de maintenance préventive prévu a pris un mois de retard. Le retard s'accumule. Les bâtiments vieillissent. Le budget, lui, ne suit pas.
Le nombre est éloquent. L'agence de notation Moody's a lancé un avertissement selon lequel 750 à 950 milliards de dollars de dépenses seraient nécessaires au cours de la prochaine décennie rien que pour ses quelque 500 institutions évaluées, afin de réaliser des progrès significatifs en matière d'entretien différé, de modernisation des installations et de nouvelles constructions. Parallèlement, un technicien de maintenance couvre désormais en moyenne près de 9 800 m² bruts, soit une augmentation de 25 % depuis 2007, les campus fonctionnant avec moins de personnel chargé d'entretenir un espace plus étendu.
Le résultat est prévisible : les ordres de travail s'accumulent dans un système de GMAO vieillissant, la maintenance préventive est reportée dans la colonne « maintenance différée », les décisions d'utilisation des espaces sont prises au feeling plutôt qu'à partir de données, et les projets d'investissement dépassent l'échéancier et le budget car personne n'a de visibilité en temps réel sur ce qui se passe dans l'ensemble du portefeuille.
Comment CU Anschutz a résolu ce problème : Le campus CU Anschutz de l'université du Colorado a remplacé cinq systèmes hérités par ClickUp pour plus de 170 utilisateurs au sein de son équipe informatique centralisée. Les rapports manuels ont été réduits à zéro.
Anna Alex, directrice des services technologiques du campus :
Le moral de l'équipe s'est amélioré, car les collaborateurs veulent résoudre des problèmes, pas créer des tableaux croisés dynamiques.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer les systèmes de gestion des installations, mais de créer une couche opérationnelle unique et visible autour du travail qui s'y déroule. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle consiste à mettre en place une installation de gestion des installations fonctionnelle au sein de votre plateforme de gestion de projet.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans la gestion de vos propres installations ? Commencez par suivre l’invite ci-dessous et adaptez-la à la taille de votre campus, à votre carnet de commandes et à vos priorités en matière de services.
Comment CU Anschutz a résolu ce problème : Le campus CU Anschutz de l'université du Colorado a remplacé cinq systèmes hérités par ClickUp pour plus de 170 utilisateurs au sein de son équipe informatique centralisée. Les rapports manuels ont été réduits à zéro.
Anna Alex, directrice des services technologiques du campus :
Le moral de l'équipe s'est amélioré, car les collaborateurs veulent résoudre des problèmes, pas créer des tableaux croisés dynamiques.
Le moral de l'équipe s'est amélioré, car les collaborateurs veulent résoudre des problèmes, pas créer des tableaux croisés dynamiques.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer les systèmes de gestion des installations, mais de créer une couche opérationnelle unique et à forte visibilité autour du travail qui s'y déroule. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle est de mettre en place une installation de gestion des installations fonctionnelle au sein de votre plateforme de gestion de projet.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans la gestion de vos propres installations ? Commencez par suivre l’invite ci-dessous et adaptez-la à la taille de votre campus, à votre carnet de commandes et à vos priorités en matière de services.
Consigne : Créez votre environnement de travail dédié à la gestion des installations grâce à l'IA
Copiez ces instructions, collez-les dans ClickUp Brain pour créer votre propre « Super Agent » ClickUp, renseignez les informations relatives à votre établissement, et vous obtiendrez un espace de travail complet dédié à la gestion des installations, comprenant le suivi des bons de travail, les calendriers de maintenance préventive, les tableaux de bord sur l'utilisation des espaces et la supervision des projets d'investissement.
Le résultat devrait vous fournir une première ébauche solide de votre structure opérationnelle, comprenant les hiérarchies de tâches, la logique d'escalade, les calendriers d'inspection et les points de contrôle du projet. Votre équipe pourra ensuite la personnaliser pour l'adapter à la configuration de votre campus, à votre modèle de dotation en personnel et à vos priorités de maintenance.
Le résultat devrait vous fournir une première ébauche solide de votre structure opérationnelle, comprenant les hiérarchies de tâches, la logique d'escalade, les calendriers d'inspection et les points de contrôle du projet. Votre équipe pourra ensuite la personnaliser en fonction de la configuration de votre campus, de votre modèle de dotation en personnel et de vos priorités en matière de maintenance.
Invite : instructions
→ Prêt à créer votre premier Super Agent de gestion des subventions ?
Ouvrez ClickUp Brain et collez l'invite ci-dessus pour créer un Super Agent personnalisé pour votre environnement de travail.
Comment configurer les paramètres dans ClickUp (4 étapes)
Étape 1 : Créez la structure de votre environnement de travail
Créez un espace dédié intitulé « Installations du campus » comprenant cinq dossiers :
- Ordres de travail : listes pour les ordres de travail d'urgence/urgents, de routine et achevés
- Maintenance préventive : listes classées par type de système (CVC, électricité, plomberie, sécurité incendie/sécurité des personnes, ascenseurs, espaces extérieurs)
- Gestion des espaces : listes pour l'inventaire des salles, le suivi de l'utilisation et la modernisation des équipements technologiques des salles de classe
- Projets d'investissement : listes classées par phase du projet (planification, conception, construction, clôture)
- Conformité et développement durable : listes pour les audits ADA, les inspections de sécurité incendie et de sécurité des personnes, la conformité environnementale et le suivi énergétique
Étape 2 : Configurez des champs personnalisés pour chaque ordre de travail et chaque tâche de projet
Ajoutez ces champs à vos modèles de tâches afin que chaque élément dispose de ses données clés ( voir tous les types de champs personnalisés ) :
| Champ | Type | Objectif |
| Bâtiment | Menu déroulant | Nom du bâtiment issu de l'inventaire du campus |
| Salle/emplacement | Texte court | Nombre de salle ou zone spécifique |
| Type de métier | Menu déroulant | CVC, plomberie, électricité, structure, entretien, espaces verts, etc. |
| Priorité | Menu déroulant | Urgence, Urgent, Routine, Planifié |
| Technicien désigné | Personnes | Responsable des corps de métier |
| Coût estimé | Devise | Devis pièces + main-d'œuvre |
| Coût réel | Devise | Coût final après achèvement |
| Identifiant de l'actif | Texte court | Identifiant de l'équipement ou du système |
| Date d'échéance de la maintenance préventive | Date | Prochaine maintenance préventive prévue |
Étape 3 : Collez l’invite dans ClickUp Brain
Ouvrez ClickUp Brain dans votre nouvel espace et collez l'invite ci-dessus. Remplissez vos variables (nom de l'établissement, superficie du campus, nombre de bâtiments, nombre d'employés, budget de fonctionnement, arriéré différé). Brain génère la structure des tâches, les calendriers de maintenance préventive, les checklists de conformité et les règles d'automatisation sous forme de tâches et de sous-tâches que vous pouvez utiliser immédiatement. (Vous découvrez les Super Agents ? Découvrez comment créer votre premier Super Agent étape par étape. )
Étape 4 : Configurez des automatisations pour la gestion continue
Configurez ces automatisations de base pour que le système fonctionne de manière autonome ( découvrez comment fonctionnent les champs personnalisés dans les automatisations ) :
| Quand… | Ensuite… |
| Nouvelle commande créée avec la priorité = Urgence | Prévenez immédiatement le responsable des installations et le technicien de garde |
| Ordre de travail non confirmé dans les 30 minutes (urgence) ou dans les 4 heures (priorité) | Transmettez la tâche au directeur des installations via un lien vers la tâche |
| La date d'échéance de la maintenance préventive est dans 14 jours | Créez un ordre de travail de maintenance préventive à partir d'un modèle, puis attribuez-le au technicien désigné |
| Ce mois-ci, le taux d'achèvement de la maintenance préventive est tombé en dessous de 90 % pour tous les types de systèmes | Informer le responsable de la maintenance à l'aide d'un résumé |
| Les dépenses liées aux projets d'investissement dépassent 85 % du budget | Modifiez le niveau de risque en « Élevé », informez le chef de projet et le vice-président des installations |
Ce que l'agent couvre tout au long du cycle de vie de la gestion des installations
Un agent IA dédié à la gestion des installations n'est pas un chatbot qui répond à des questions sur les normes APPA. Il s'agit d'un système qui s'intègre à votre espace de travail de gestion de projet et qui effectue les tâches structurées et répétitives que votre équipe de gestion des installations réalise actuellement manuellement : trier les bons de travail, planifier la maintenance préventive, suivre les projets d'investissement et signaler les lacunes en matière de conformité.
| Étape du cycle de vie | Ce que fait l'agent | Ce qu'il remplace |
| Enregistrement des ordres de travail | Classe les demandes entrantes par métier, priorité et bâtiment, les attribue au bon technicien en fonction du type de métier et de la charge de travail, et lance le chronomètre de délai de réponse | Appels téléphoniques, e-mails et demandes spontanées consignés sur papier ou dans un système de GMAO obsolète |
| Maintenance préventive | Génère automatiquement les ordres de travail de maintenance préventive selon le calendrier, suit les taux d'achèvement par type de système et signale lorsque l'équipement dépasse sa durée de vie utile prévue | Des calendriers de maintenance préventive sur tableur que personne ne met à jour après février |
| Gestion des espaces | Suivi des taux d'utilisation des salles, signalement des espaces sous-utilisés ou surchargés, surveillance du statut des équipements technologiques des salles de classe et de la conformité aux normes ADA pour chaque salle | Des audits annuels des espaces qui sont déjà obsolètes avant même d'être publiés |
| Projets d'investissement | Suivez les jalons, le budget, les modifications de commande et le calendrier de tous vos projets en cours depuis un seul tableau de bord, et signalez automatiquement les dépassements. | Mises à jour hebdomadaires par e-mail de la part de l'architecte et feuille de calcul gérée par le vice-président en charge de la maintenance |
| Développement durable | Surveille la consommation d'énergie au niveau du bâtiment, signale les anomalies d'utilisation et effectue le suivi des projets de rénovation par rapport aux objectifs de développement durable du campus | Les factures de services publics sont examinées tous les trimestres, si quelqu'un s'en charge |
| Conformité | Gère les calendriers d'inspection relatifs à la sécurité incendie et à la sécurité des personnes, à l'ADA, à l'environnement et aux exigences réglementaires, avec une escalade automatique pour les éléments en retard | Rappels du calendrier et mémoire institutionnelle fournis par les cadres supérieurs |
Vous souhaitez voir comment les Super Agents fonctionnent dans un environnement ClickUp réel ? Regardez la présentation ci-dessous pour découvrir comment les flux de travail, les tâches et les automatisations générés par l'IA s'articulent dans la pratique.
Adaptations pour différents types d'établissements
Le message ci-dessus s'applique à tous les établissements d'enseignement supérieur utilisant ClickUp. Adaptez-le à votre établissement :
| Type d'établissement | Principaux ajustements |
| Université de recherche de catégorie R1 (plus de 5 millions de m² de surface brute, plus de 200 bâtiments) | Utilisez l'invite complète telle quelle. Ajoutez les exigences de conformité spécifiques aux laboratoires de recherche (enceintes de biosécurité, hottes chimiques, salles blanches). Ajoutez la gestion des installations de vivarium. Intégrez la coordination entre plusieurs campus, le cas échéant. Prévoyez plus de 10 000 commandes par an. |
| Université R2 (1 à 5 millions de m² de surface brute, 50 à 200 bâtiments) | Simplifiez la section des projets d'investissement pour vous concentrer sur vos 10 projets actifs prioritaires. Limitez les catégories de conformité aux exigences spécifiques de votre région. Regroupez le suivi de la durabilité au niveau du campus plutôt qu'au niveau des bâtiments. |
| Établissement principalement de premier cycle (500 000 à 2 millions de pieds carrés, 20 à 75 bâtiments) | Concentrez-vous sur l'entretien des résidences universitaires en tant que catégorie ayant la priorité (c'est celle qui génère le plus de bons de travail). Simplifiez le registre des équipements en ne conservant que les principaux systèmes. Ajoutez un formulaire de demande de bon de travail pour les étudiants avec acheminement automatique. |
| Établissement d'enseignement supérieur (200 000 à 1 million de pieds carrés, 5 à 30 bâtiments) | Concentrez-vous sur l'entretien des salles de classe et des laboratoires, car ces espaces sont déterminants pour le recrutement. Ajoutez un système de routage des bons de travail multi-campus si nécessaire. Simplifiez les calendriers de maintenance préventive en cycles trimestriels. Remplacez le suivi des projets d'investissement par une liste de priorités de maintenance différée. |
| École professionnelle (50 000 à 500 000 pieds carrés, 1 à 10 bâtiments) | Concentrez-vous sur la maintenance des équipements spécialisés (ateliers, laboratoires, espaces de simulation). Simplifiez la gestion des espaces en la limitant à la réservation des salles. Ajoutez des exigences de conformité spécifiques à votre secteur (par exemple, les normes OSHA pour les ateliers de soudure, les codes sanitaires pour les laboratoires culinaires). |
Gérez vos installations depuis un seul et même endroit
La gestion des installations devient impossible lorsque les ordres de travail, les calendriers de maintenance préventive, les données sur l'espace, les projets d'investissement et les dossiers de conformité sont dispersés dans des systèmes distincts, sans vue opérationnelle commune. Grâce à ClickUp Brain, aux champs personnalisés et aux automatisations, votre établissement peut transformer la gestion des installations en un système standardisé qui permet de répondre plus rapidement aux ordres de travail, d'assurer une maintenance préventive plus cohérente, de renforcer le suivi de la conformité et d'améliorer la visibilité sur l'ensemble du portfolio immobilier du campus.
L'objectif n'est pas de remplacer votre système de GMAO ou vos systèmes de gestion des actifs. Il s'agit plutôt de réduire le travail de coordination qui les entoure, d'améliorer la visibilité sur ce qui nécessite une attention prioritaire et d'aider votre équipe à anticiper les retards de maintenance plutôt que de constamment y réagir. Commencez par le modèle ci-dessus, adaptez-le à la taille de votre campus et aux priorités de vos installations, puis mettez en place une installation que votre équipe pourra réellement utiliser au quotidien.
Commencez gratuitement avec ClickUp.
Foire aux questions
Un agent IA peut-il réellement remplacer notre système de GMAO comme SchoolDude ou TMA ?
L'agent IA ne remplace pas votre système de gestion technique (GMAO). Il vient s'ajouter en tant que couche opérationnelle. Les données des ordres de travail issues de votre GMAO peuvent être synchronisées dans les champs personnalisés avec IA de ClickUp, tandis que l'agent gère l'attribution des tâches, l'escalade, la planification de la maintenance préventive et le reporting, des tâches que la plupart des outils GMAO traditionnels ne maîtrisent pas bien. De nombreuses équipes chargées des installations sur les campus utilisent ClickUp comme couche de flux de travail tout en conservant leur GMAO pour la gestion des actifs. Vous pouvez également découvrir comment les campus utilisent cette même approche pour la gestion des subventions et la planification des ressources.
En quoi cela nous aide-t-il à réduire notre retard dans les travaux d'entretien différés ?
L'agent effectue le suivi de chaque élément en attente en indiquant le coût estimé, le niveau de priorité, l'impact sur le bâtiment et le risque pour la sécurité. Il génère un tableau de bord des travaux en attente classés par priorité que la direction des installations peut présenter à l'administration et aux administrateurs avec des données réelles, et non des estimations. Lorsque des fonds d'investissement sont disponibles, les travaux en attente sont déjà classés et prêts à faire l'objet d'une prise de décision.
Qu'en est-il de la sécurité des données relatives aux installations et aux bâtiments ?
ClickUp est certifié SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 et ISO 42001, et prend en charge l'authentification unique (SSO), les autorisations basées sur les rôles, ainsi que le chiffrement au repos et en transit. Les données relatives aux bâtiments, les plans d'étage et les dossiers de conformité restent au sein de votre environnement de travail grâce à des contrôles d'accès. Aucune donnée n'est utilisée pour entraîner les modèles d'IA.
Nos techniciens de maintenance peuvent-ils utiliser cet outil dans le champ ?
Oui. L'application mobile ClickUp permet aux techniciens de afficher les ordres de travail qui leur sont attribués, de mettre à jour leur statut, d'enregistrer leur temps de travail et d'ajouter des photos depuis leur téléphone ou leur tablette. Ils n'ont pas besoin de retourner à l'atelier pour mettre à jour un système de GMAO sur ordinateur. Les superviseurs voient le statut en temps réel sans avoir à courir après les techniciens pour obtenir des mises à jour.
Cette solution est-elle uniquement utile pour les grandes universités disposant d'équipes de gestion des installations importantes ?
Non. Le modèle comprend des variables pour la taille du campus, le nombre de bâtiments et le nombre d'employés. Un établissement d'enseignement supérieur comptant 5 bâtiments et 8 employés chargés des installations bénéficie de la même automatisation de la planification de la maintenance préventive et du même suivi des bons de travail qu'une université de recherche comptant 200 bâtiments et 150 employés. Le système s'adapte à la taille de votre portefeuille. Les petits établissements constatent souvent les effets les plus significatifs, car ils ont moins de personnel pour gérer les mêmes types de tâches.