Les services de recherche institutionnelle consacrent plus de la moitié de leur temps à la production de rapports de conformité, mais seuls 39 % des responsables de ces services estiment que leurs effectifs sont suffisants. Un agent IA intégré à une plateforme de gestion de projet peut automatiser le suivi des envois IPEDS, la gestion des demandes de données, l'administration des sondages, l'assistance à l'accréditation et les flux de travail de benchmarking par rapport aux pairs, libérant ainsi votre équipe de recherche institutionnelle pour qu'elle puisse se concentrer sur l'analyse stratégique dont votre direction a réellement besoin.
Vous trouverez ci-dessous une invite d'agent IA prête à l'emploi que vous pouvez coller dans ClickUp pour créer un environnement de travail complet dédié à la recherche institutionnelle en quelques minutes. Mais avant de l'utiliser, il est utile d'examiner la surcharge opérationnelle que ce type de système est censé résoudre. Pour la plupart des services de recherche institutionnelle, le problème n'est pas un manque d'expertise en matière de données. Il réside plutôt dans le fait que les cycles de conformité, les demandes ponctuelles, les échéanciers de sondages et l'assistance à l'accréditation se disputent tous l'attention dans des flux de travail déconnectés.
À qui s'adresse cette installation de recherche institutionnelle ?
Cette installation est destinée aux directeurs de la recherche institutionnelle, aux analystes, aux équipes chargées de l'efficacité institutionnelle, aux administrateurs de sondages, au personnel de soutien à l'accréditation et aux services d'aide à la décision responsables des rapports, de l'analyse et de la coordination de la conformité. Elle est particulièrement utile pour les établissements qui disposent déjà d'outils de reporting et de BI, mais qui s'appuient encore sur une coordination manuelle pour gérer les échéances, les demandes de données, les sondages et les cycles de reporting récurrents.
Le problème : votre service de recherche institutionnelle est une usine à rapports alors qu'il devrait être un atout stratégique
Si vous dirigez un bureau de recherche institutionnelle, vous connaissez bien ce cycle : les envois IPEDS prennent des mois entiers, les demandes de données ponctuelles s'accumulent plus vite que vous ne pouvez les traiter, les auto-évaluations d'accréditation exigent des données historiques que vous devez reconstituer à partir de zéro, et le vice-recteur veut des projections d'inscriptions d'ici vendredi.
Les chiffres le confirment. Un sondage AIR de 2021 a révélé que la plupart des services de recherche institutionnelle consacrent plus de la moitié de leur temps à la production de rapports, qu'il s'agisse de la conformité aux normes fédérales, des envois obligatoires au niveau de l'État ou des analyses internes d'assistance à la décision. Par ailleurs, un sondage AIR de 2023 sur la capacité a révélé que 53 % des professionnels de la recherche institutionnelle estiment que la taille de leurs effectifs est insuffisante pour faire face à la charge de travail actuelle, et que seuls 39 % des responsables de ces services considèrent que la taille de leurs effectifs est adéquate. Le NCES estime que la production de rapports IPEDS à elle seule nécessite entre 157 et 193 heures par établissement et par an, et que les extensions fédérales proposées pourraient ajouter plus de 740 000 heures de travail à l'échelle du secteur.
Résultat : les services de recherche institutionnelle deviennent des usines à rapports réactives au lieu d'être les partenaires d'analyse stratégique dont leurs établissements ont besoin. Les enseignants attendent des semaines pour obtenir des données. Les tableaux de bord sur les inscriptions ne sont mis à jour que lorsque quelqu'un a le temps. La préparation à l'accréditation se transforme en exercice d'urgence. Et les connaissances institutionnelles qui relient le tout ne se trouvent que dans la tête d'une seule personne.
Comment CU Anschutz a résolu ce problème : Le campus CU Anschutz de l'université du Colorado a remplacé cinq systèmes hérités par ClickUp pour plus de 170 utilisateurs au sein de son équipe informatique centralisée. La création manuelle de rapports a été réduite à zéro.
Anna Alex, directrice des services technologiques du campus :
Le moral de l'équipe s'est amélioré, car les gens veulent résoudre des problèmes, pas créer des tableaux croisés dynamiques.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer vos outils d'analyse, mais de créer une couche opérationnelle visible autour des échéances, des demandes et du travail relatif aux rapports qui les entoure. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle est de mettre en place une installation de recherche institutionnelle fonctionnelle au sein de votre plateforme de gestion de projet.
Vous souhaitez tester un modèle similaire au sein de votre propre service de recherche institutionnelle ? Commencez par suivre l’invite ci-dessous et adaptez-la à vos obligations en matière de rapports, à la taille de votre équipe et aux points sensibles de votre flux de travail.
Comment CU Anschutz a résolu ce problème : Le campus CU Anschutz de l'université du Colorado a remplacé cinq systèmes hérités par ClickUp pour plus de 170 utilisateurs au sein de son équipe informatique centralisée. La création manuelle de rapports a été réduite à zéro.
Anna Alex, directrice des services technologiques du campus :
Le moral de l'équipe s'est amélioré, car les gens veulent résoudre des problèmes, pas créer des tableaux croisés dynamiques.
Le moral de l'équipe s'est amélioré, car les gens veulent résoudre des problèmes, pas créer des tableaux croisés dynamiques.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer vos outils d'analyse, mais de créer une couche opérationnelle unique et à forte visibilité autour des échéances, des demandes et du travail relatif aux rapports qui les entoure. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle consiste à mettre en place une installation de recherche institutionnelle fonctionnelle au sein de votre plateforme de gestion de projet.
Vous souhaitez tester un modèle similaire au sein de votre propre service de recherche institutionnelle ? Commencez par suivre l’invite ci-dessous et adaptez-la à vos obligations en matière de rapports, à la taille de votre équipe et aux points sensibles de votre flux de travail.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer vos outils d'analyse, mais de créer une couche opérationnelle visible autour des échéances, des demandes et du travail relatif aux rapports qui les entoure. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle est de mettre en place une installation de recherche institutionnelle fonctionnelle au sein de votre plateforme de gestion de projet.
Vous souhaitez tester un modèle similaire au sein de votre propre service de recherche institutionnelle ? Commencez par suivre l’invite ci-dessous et adaptez-la à vos obligations en matière de rapports, à la taille de votre équipe et aux points sensibles de votre flux de travail.
Vous souhaitez tester un modèle similaire au sein de votre propre service de recherche institutionnelle ? Commencez par suivre les instructions ci-dessous et adaptez-les à vos obligations en matière de rapports, à la taille de votre équipe et aux points sensibles de votre flux de travail.
Consigne : Créez votre environnement de travail dédié à la recherche institutionnelle grâce à l'IA
Copiez ces instructions, collez-les dans ClickUp Brain pour créer votre propre « Super Agent » ClickUp, renseignez les informations relatives à votre établissement, et vous obtiendrez un environnement de travail complet dédié aux opérations de recherche institutionnelle, comprenant le suivi IPEDS, la gestion des demandes de données, les flux de travail pour les sondages, et bien plus encore.
Le résultat devrait vous fournir une première ébauche solide de votre structure opérationnelle, comprenant les hiérarchies des tâches, les échéances internes, les transferts de propriété et les points de contrôle pour les rapports. Votre équipe pourra ensuite la personnaliser en fonction du type de votre établissement, de vos obligations en matière de rapports et des capacités de votre personnel.
Le résultat devrait vous fournir une première ébauche solide de votre structure opérationnelle, comprenant les hiérarchies des tâches, les échéances internes, les transferts de responsabilité et les points de contrôle pour les rapports. Votre équipe pourra ensuite la personnaliser en fonction du type de votre établissement, de vos obligations en matière de rapports et de la capacité de votre personnel.
Invite : instructions
→ Prêt à créer votre premier Super Agent dédié à la gestion des subventions ?
Ouvrez ClickUp Brain et collez l'invite ci-dessus pour créer un Super Agent personnalisé pour votre environnement de travail.
Comment le configurer dans ClickUp (4 étapes)
Étape 1 : Créez la structure de votre environnement de travail
Créez un espace dédié intitulé « Recherche institutionnelle » avec des dossiers correspondant à vos fonctions principales :
- IPEDS et rapports fédéraux : listes pour chaque période de collecte (automne, hiver, printemps), avec des tâches par composante du sondage
- Demandes de données : listes pour la file d'attente des demandes, les demandes en cours, en cours d'examen, livrées, ainsi qu'une archive de la base de connaissances
- Enquêtes et évaluations : listes des sondages en cours, calendrier des sondages, sondages achevés avec archivage des résultats
- Accréditation : listes par organisme d'accréditation ou par cycle d'accréditation, avec des sous-listes pour chaque norme
- Analyses et tableaux de bord : listes pour le suivi des inscriptions, l'analyse de la rétention, l'analyse comparative avec les pairs, les indicateurs clés de performance (KPI) du plan stratégique et les mises à jour du recueil de données
Étape 2 : Configurez des champs personnalisés pour chaque tâche de recherche institutionnelle
Ajoutez ces champs à votre modèle de tâche de recherche institutionnelle afin que chaque projet dispose de ses données clés en un coup d'œil ( voir tous les types de champs personnalisés ) :
| Champ | Type | Objectif |
| Nom du rapport/composant | Texte court | Composante IPEDS, nom du sondage ou titre de la demande |
| Fenêtre de collecte | Menu déroulant | Automne, hiver, printemps, ad hoc |
| Responsable des clés | Personnes | Responsable principal de l'envoi des données |
| Source de données | Menu déroulant | Bannière, PeopleSoft, entrepôt de données, manuel, externe |
| Date limite fédérale | Date | Date limite d'envoi au NCES/à l'organisme d'accréditation |
| Date limite interne | Date | Fixez un délai de 10 jours ouvrables avant la date limite fédérale |
| Priorité | Menu déroulant | Urgent, Standard, Faible |
| Demandeur | Texte court | Personne ou service demandant des données |
Étape 3 : Collez l’invite dans ClickUp Brain
Ouvrez ClickUp Brain dans votre nouvel espace et collez l'invite ci-dessus. Remplissez vos variables (nom de l'établissement, type, effectifs, nombre d'employés, obligations de rapports, outils actuels). Brain génère la structure des tâches, les calendriers IPEDS, les flux de travail de demande de données et les règles d'automatisation sous forme de tâches et de sous-tâches que vous pouvez utiliser immédiatement. (Vous découvrez les Super Agents ? Découvrez comment créer votre premier Super Agent étape par étape. )
Étape 4 : Configurez des automatisations pour la gestion continue
Configurez ces automatisations de base pour que le système fonctionne de manière autonome ( découvrez comment fonctionnent les champs personnalisés dans les automatisations ) :
| Quand… | Ensuite… |
| Ouverture de la période de collecte IPEDS (par date) | Créez des tâches pour chaque élément du sondage, désignez des responsables et fixez des échéances internes |
| Demande de données soumise via le formulaire de saisie | Attribuez automatiquement les tâches aux analystes en fonction du sujet et définissez une date d'achèvement estimée en fonction de la priorité |
| Le taux de réponse au sondage est inférieur à la cible fixée au seuil de rappel | Transmettre au directeur de la recherche institutionnelle, déclencher une nouvelle vague de rappels |
| La date limite interne est dans 5 jours et le statut de la tâche n'est pas « En cours d'examen ». | Envoyer une alerte au responsable des données et au directeur de la recherche institutionnelle |
| Il reste 30 jours avant la date limite pour l'auto-évaluation en vue de l'accréditation | Créez une checklist pour la transmission des données et informez le personnel chargé de la recherche institutionnelle affecté à chaque norme |
Ce que couvre l'agent tout au long du cycle de vie de la recherche institutionnelle
Un agent IA dédié à la recherche institutionnelle n'est ni un outil de rapports ni un tableau de bord BI. Il s'agit d'un système qui s'exécute au sein de votre environnement de travail de gestion de projet et qui se charge du travail de coordination structuré et soumis à des délais que votre équipe effectue actuellement manuellement : gestion des échéanciers IPEDS, acheminement des demandes de données, suivi des campagnes de sondages et organisation des justificatifs d'accréditation.
| Étape du cycle de vie | Ce que l'agent fait | Ce qu'il remplace |
| Rapports fédéraux | Suivi des 12 composantes de l'IPEDS sur trois périodes de collecte, avec attribution des responsables, vérifications de cohérence entre les composantes et confirmations d'envoi | Suivi manuel des calendriers, coordination des responsables par e-mail, rapprochement des données de dernière minute |
| Demandes de données | Achemine les demandes entrantes vers les analystes par thème, suit les délais de traitement et crée une base de connaissances consultable regroupant les travaux achevés | Collecte par e-mail, files d'attente dans des feuilles de calcul, recréation d'analyses terminées il y a deux ans |
| Gestion des sondages | Gère l'ensemble du cycle de vie des sondages, de la sélection des outils à la diffusion, effectue le suivi des taux de réponse grâce à des rappels automatisés et effectue des comparaisons avec les pairs | Gestion cloisonnée des sondages, e-mails de rappel manuels, résultats stockés dans des dossiers que personne ne consulte |
| Assistance en matière d'accréditation | Fait correspondre les exigences en matière de données aux normes des organismes d'accréditation, assure le suivi de la collecte des preuves et gère le flux de données d'auto-évaluation avec contrôle de version | Collecte de données dans l'urgence, documents sans version, données éparpillées sur des disques partagés |
| Analyses et rapports | Effectue la maintenance des tableaux de bord relatifs aux inscriptions, à la rétention et à l'obtention des diplômes grâce à l'actualisation automatisée des données et à l'analyse comparative avec les pairs | Mises à jour manuelles annuelles des recueils de données, comparaisons ponctuelles entre pairs, tableaux de bord obsolètes |
| Gestion des connaissances | Préserve les connaissances institutionnelles dans des historiques de tâches structurés, des archives de demandes de données et des méthodologies documentées | Perte de connaissances essentielles lors du renouvellement du personnel chargé de la recherche institutionnelle, incohérences méthodologiques entre les analystes |
Vous souhaitez voir comment les Super Agents fonctionnent dans un environnement ClickUp réel ? Regardez la démonstration ci-dessous pour découvrir comment les flux de travail, les tâches et les automatisations générés par l'IA s'articulent dans la pratique.
Variantes pour différents types d'établissements
L'invite ci-dessus s'applique à tous les établissements d'enseignement supérieur utilisant ClickUp. Adaptez l'invite à votre établissement :
| Type d'établissement | Principales modifications |
| Université de recherche de catégorie R1 (grand bureau de recherche institutionnelle, plus de 5 employés) | Utilisez l'invite complète telle quelle. Ajoutez le suivi des dépenses de recherche (sondage HERD). Ajoutez des analyses de niveau master (durée des études, bourses, résultats en matière d'insertion professionnelle). Prévoyez une gestion complexe des groupes de pairs avec des ensembles de pairs cibles et réels. |
| Université de niveau R2 (bureau de recherche institutionnelle de taille moyenne, 3 à 5 employés) | Simplifiez la gestion des sondages NSSE et de 1 à 2 sondages institutionnels. Concentrez l'analyse comparative entre pairs sur les concurrents régionaux. Ajoutez un flux de travail pour l'assistance aux données des programmes subventionnés si le service de recherche institutionnelle gère les données de rapports relatives aux subventions. |
| Établissement principalement de premier cycle (petit service de recherche institutionnelle, 1 à 3 employés) | Regroupez le suivi IPEDS et les demandes de données dans un seul flux de travail, car une seule personne peut gérer les deux. Mettez l'accent sur la base de connaissances, car les petits bureaux sont les plus vulnérables à la perte de connaissances due au roulement du personnel. Ajoutez des analyses sur l'efficacité de l'enseignement. |
| Établissement d'enseignement supérieur communautaire (bureau combiné IR/IE, 1 à 4 employés) | Remplacez le NSSE par le CCSSE. Ajoutez le Perkins V et les indicateurs de performance liés au financement public. Concentrez-vous sur les résultats de la formation préparatoire, les taux de transfert et les indicateurs de développement de la main-d'œuvre. Ajoutez le suivi de l'efficacité des parcours guidés. |
| École professionnelle (IR minimal, 1 à 2 personnes) | Simplifiez la création de rapports IPEDS, la publication des informations sur les emplois rémunérateurs et le respect des exigences en matière de données des organismes d'accréditation. Concentrez-vous sur les taux de réussite, les taux de placement et les taux de réussite aux examens d'obtention de licence. Ajoutez le suivi de la conformité en matière de sécurité sur le campus si le service de recherche institutionnelle gère les rapports Clery. |
Foire aux questions
L'IA peut-elle réellement faciliter la création de rapports IPEDS ?
Oui. Les agents IA ne remplissent pas les sondages IPEDS à votre place. Ils gèrent le flux de travail lié à l'IPEDS : suivi des éléments à rendre, attribution des responsables, respect des délais internes, vérification de la cohérence entre les éléments et documentation des révisions. L'expertise en matière de données reste du ressort de votre équipe de recherche institutionnelle. La charge administrative liée à la gestion de projet est automatisée.
Comment cela permet-il de gérer les demandes de données ponctuelles qui arrivent en permanence ?
Le système de gestion des demandes de données met en place un processus structuré de réception, de classification par priorité et de mise en file d'attente qui remplace le modèle actuel selon lequel « celui qui envoie le premier un e-mail au service de recherche institutionnelle obtient une réponse en premier ». Les demandes sont étiquetées par thème, attribuées à des analystes et archivées dans une base de connaissances consultable. Si quelqu'un pose la même question l'année suivante, l'analyse précédente peut être retrouvée en quelques secondes.
Qu'en est-il de la sécurité des données et de la conformité à la loi FERPA ?
ClickUp détient les certifications SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 et ISO 42001 et prend en charge l'authentification unique (SSO), les autorisations basées sur les rôles, ainsi que le chiffrement au repos et en transit. Les autorisations de l'environnement de travail IR peuvent restreindre l'accès par rôle afin que seuls les analystes autorisés puissent accéder aux données au niveau des étudiants. Aucune donnée n'est utilisée pour entraîner les modèles d'IA. Tous les détails sont disponibles sur la page consacrée à la sécurité.
S'agit-il d'un substitut à Tableau ou Power BI ?
Non. ClickUp, associé à un agent IA, gère le flux de travail et la coordination des projets liés à vos analyses. Tableau, Power BI et R/Python se chargent de la visualisation et de l'analyse statistique. L'agent identifie quand les tableaux de bord doivent être mis à jour, transmet les demandes de données aux analystes et gère les échéanciers IPEDS. Ces outils ont des fonctions distinctes et fonctionnent mieux ensemble.
En quoi cela aide-t-il les petits services de recherche institutionnelle composés d'une ou deux personnes seulement ?
Ce sont les petits services qui en tirent le plus grand bénéfice. Lorsqu'une seule personne gère l'IPEDS, les demandes de données, les sondages et l'accréditation, le risque de négligence est maximal. L'agent veille au respect des délais, tient à jour une base de connaissances (indispensable lorsque cette personne quitte ses fonctions) et met en place une structure qui permet à une ou deux personnes de fonctionner comme une équipe de cinq. Découvrez également comment les agents IA peuvent aider vos services d'orientation universitaire et d'aide financière.