Un conseiller pédagogique gère en moyenne 296 étudiants, et le nombre grimpe à 600 dans les grands établissements. Un agent IA intégré à une plateforme de gestion de projet peut automatiser la prise de rendez-vous, le suivi des diplômes, la résolution des suspensions d'inscription et le signalement des étudiants à risque, redonnant ainsi aux conseillers le temps nécessaire pour mener les discussions qui changent réellement le parcours des étudiants.
Vous trouverez ci-dessous une invite d'agent IA prête à l'emploi que vous pouvez coller dans ClickUp pour créer un environnement de travail complet dédié aux opérations d'orientation en quelques minutes. Mais avant de l'utiliser, il est utile d'examiner la surcharge opérationnelle que ce type de système est censé résoudre. Pour la plupart des centres d'orientation, le problème n'est pas que les conseillers ne savent pas ce dont les étudiants ont besoin. C'est plutôt que la gestion des dossiers, les suspensions, la communication et la documentation sont réparties entre trop d'outils déconnectés les uns des autres pour que l'équipe puisse travailler de manière proactive.
À qui s'adresse cette installation d'orientation scolaire ?
Cette installation est destinée aux directeurs de centres d'orientation, aux conseillers pédagogiques, aux équipes chargées de la réussite des étudiants, au personnel chargé de la rétention, aux équipes d'assistance à l'inscription et aux administrateurs chargés de coordonner l'orientation, la sensibilisation et le suivi des étudiants. Elle est particulièrement utile pour les établissements qui disposent déjà de systèmes de gestion des étudiants, mais qui s'appuient encore sur une coordination manuelle pour gérer les dossiers, les suspensions, les interventions et la documentation relative à l'orientation.
Le problème : votre centre d'orientation se consacre au triage plutôt qu'à l'orientation
Si vous gérez un centre d'orientation, les chiffres jouent en votre défaveur. Un sondage national de la NACADA a révélé que la charge de travail médiane d'un conseiller professionnel à temps plein est de 296 étudiants, les grands établissements faisant état de rapports indiquant une médiane de 600. Avec de tels ratios, les rendez-vous individuels deviennent un luxe. La plupart des interactions se limitent à des transactions : lever la suspension, approuver la dérogation, répondre pour la troisième fois de la journée à la même question sur les prérequis.
Le coût en aval est mesurable. Un sondage Inside Higher Ed/College Pulse a révélé que près de la moitié des étudiants n’ont pas reçu de conseils sur les cours et les séquences requis pour l’obtention du diplôme, et seulement 52 % déclarent avoir reçu des conseils sur la progression de leur cursus. Cet écart ne vient pas du fait que les conseillers s'en moquent. Il vient du fait que les conseillers sont submergés par des processus manuels : copier les plans d'études dans des feuilles de calcul, envoyer des rappels d'inscription par e-mail, consigner les notes de conseil dans trois systèmes différents et relancer les étudiants qui ont manqué leurs rendez-vous.
Lorsque l'orientation est réactive, les étudiants passent entre les mailles du filet. Les étudiants non déclarés dérivent. Les crédits transférés restent sans évaluation. Les étudiants de première génération, qui ont le plus besoin d'accompagnement, en bénéficient le moins, car ce sont eux qui sont les moins susceptibles de prendre rendez-vous de manière proactive.
Comment l'université de Miami a résolu ce problème : L'université de Miami a regroupé ses opérations fragmentées destinées aux étudiants dans ClickUp, remplaçant des outils disparates par une plateforme centralisée qui est devenue le référentiel de connaissances permettant le suivi de 19 107 interactions avec les étudiants. ero.
Michael Turner, directeur adjoint :
ClickUp est un excellent outil que nous utilisons pour rester organisés et garder le cap. La plateforme nous a fourni un référentiel de connaissances.
ClickUp est un excellent outil que nous utilisons pour rester organisés et garder le cap. La plateforme nous a fourni un référentiel de connaissances.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer les systèmes d'orientation, mais de créer une couche opérationnelle visible autour des flux de travail d'assistance aux étudiants. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle consiste à mettre en place une installation opérationnelle d'orientation au sein de votre plateforme de gestion de projet.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans votre propre centre d'orientation ? Commencez par suivre l'invite ci-dessous et adaptez-la à votre modèle d'orientation, au nombre de dossiers à traiter et aux priorités en matière d'assistance aux étudiants.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans votre propre centre d'orientation ? Commencez par suivre les instructions ci-dessous et adaptez-les à votre modèle d'orientation, au nombre de dossiers à traiter et aux priorités en matière d'assistance aux étudiants.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans votre propre centre d'orientation ? Commencez par suivre l'invite ci-dessous et adaptez-la à votre modèle d'orientation, au nombre de dossiers à traiter et aux priorités en matière d'assistance aux étudiants.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans votre propre centre d'orientation ? Commencez par suivre l'invite ci-dessous et adaptez-la à votre modèle d'orientation, au nombre de dossiers à traiter et aux priorités en matière d'assistance aux étudiants.
Consigne : Créez votre environnement de travail dédié aux opérations d'orientation avec l'IA
Copiez cette invite, collez-la dans ClickUp Brain pour créer votre propre « Super Agent » ClickUp, renseignez les informations relatives à votre établissement, et vous obtiendrez un environnement de travail complet dédié aux opérations d'orientation, avec des tableaux de bord des dossiers, le suivi des diplômes, des flux de travail de prise de rendez-vous, et bien plus encore.
Le résultat devrait vous fournir une première ébauche solide de votre structure opérationnelle, comprenant les hiérarchies de tâches, la logique de communication, les points de contrôle des risques et les flux de travail d'orientation. Votre équipe pourra ensuite la personnaliser pour l'adapter à votre modèle d'orientation, à votre population étudiante et à votre capacité.
Le résultat devrait vous fournir une première ébauche solide de votre structure opérationnelle, comprenant les hiérarchies de tâches, la logique de communication, les points de contrôle des risques et les flux de travail d'orientation. Votre équipe pourra ensuite la personnaliser pour l'adapter à votre modèle d'orientation, à votre population étudiante et à votre capacité.
Consigne :
→ Prêt à créer votre premier Super Agent de gestion des subventions ?
Ouvrez ClickUp Brain et collez l'invite ci-dessus pour créer un Super Agent personnalisé pour votre environnement de travail.
Comment le configurer dans ClickUp (4 étapes)
Avant de configurer votre Espace, rassemblez les données d'orientation que votre équipe utilise déjà concernant les dossiers, les rendez-vous, la progression vers l'obtention du diplôme, les suspensions d'inscription et les flux de travail d'intervention. Cela comprend généralement la classification des étudiants, leur statut (spécialisation ou indécis), le conseiller qui leur a été attribué, leur moyenne générale (GPA), les crédits achevés, les informations relatives à la vérification des conditions d'obtention du diplôme, les suspensions d'inscription et l'historique récent des contacts d'orientation. En commençant avec des données de base propres, vous rendez vos automatisations, vos tableaux de bord et vos flux de travail beaucoup plus fiables.
- Créez la structure de votre environnement de travail Configurez un espace dédié intitulé « Accompagnement académique ». Ajoutez des dossiers qui reflètent votre flux de travail d'orientation : « Dossiers actifs » pour les listes d'étudiants par conseiller ou par établissement, « Rendez-vous et sensibilisation » pour les rendez-vous programmés, les visites spontanées, l'orientation de groupe et les campagnes de sensibilisation proactives, « Inscription et suspensions » pour la résolution des suspensions, les demandes de dérogation et la préparation à l'inscription, « Exploration des filières » pour les étudiants non déclarés et les workflows de déclaration, et « Interventions » pour les étudiants à risque, le soutien en période de probation et les plans de suivi.
- Configurez des champs personnalisés pour chaque tâche étudiante Ajoutez des champs personnalisés à vos modèles de tâches étudiantes afin que chaque dossier d'étudiant contienne les données clés dont votre équipe a besoin pour conseiller de manière proactive et suivre les progrès. Incluez des champs pour le numéro d'étudiant, la classification, la majeure ou la mineure, le conseiller attribué, la moyenne cumulative, les crédits obtenus, le niveau de risque, la date du dernier contact de conseil, les suspensions d'inscription et le prochain rendez-vous. Cette structure cohérente rend les tableaux de bord, les automatisations et la gestion des dossiers beaucoup plus fiables.
- Collez l'invite dans ClickUp Brain Ouvrez ClickUp Brain dans votre nouvel espace et collez l'invite ci-dessus. Remplissez vos variables, notamment le nom de l'établissement, le type d'établissement, le modèle d'orientation, le nombre de conseillers, la charge de travail moyenne et les outils actuels. Utilisez le résultat généré pour créer une première ébauche de vos tableaux de bord de charge de travail, de vos flux de travail de rendez-vous, de votre système de gestion des suspensions et de vos processus d'intervention, puis affinez-la en fonction de votre modèle d'orientation.
- Configurez des automatisations pour une gestion continue Créez des automatisations pour assurer la continuité du travail d'orientation sans suivi manuel constant. Utilisez des règles pour déclencher des actions de sensibilisation proactives, signaler les suspensions d'inscription non résolues, identifier les étudiants non déclarés approchant les seuils de crédits, inviter à fournir la documentation après les rendez-vous et repérer les étudiants à risque avant qu'ils ne disparaissent de votre champ de vision.
Créez un espace dédié intitulé « Accompagnement académique ». Ajoutez des dossiers qui reflètent votre flux de travail d'accompagnement : « Dossiers actifs » pour les listes d'étudiants par conseiller ou par établissement, « Rendez-vous et sensibilisation » pour les rendez-vous programmés, les visites spontanées, l'accompagnement de groupe et les campagnes de sensibilisation proactives, « Inscription et suspensions » pour la résolution des suspensions, les demandes de dérogation et la préparation à l'inscription, « Exploration des filières » pour les étudiants non déclarés et les workflows de déclaration, et « Interventions » pour les étudiants à risque, le soutien en période de probation et les plans de suivi.
Ajoutez des champs personnalisés à vos modèles de tâches étudiantes afin que chaque dossier d'étudiant contienne les données clés dont votre équipe a besoin pour conseiller de manière proactive et suivre les progrès. Incluez des champs pour le numéro d'étudiant, la classification, la majeure ou la mineure, le conseiller attribué, la moyenne cumulative, les crédits obtenus, le niveau de risque, la date du dernier contact de conseil, les suspensions d'inscription et le prochain rendez-vous. Cette structure cohérente rend les tableaux de bord, les automatisations et la gestion des dossiers beaucoup plus fiables.
Ouvrez ClickUp Brain dans votre nouvel espace et collez l'invite ci-dessus. Remplissez vos variables, notamment le nom de l'établissement, le type d'établissement, le modèle d'orientation, le nombre de conseillers, la charge de travail moyenne et les outils actuels. Utilisez le résultat généré pour créer une première ébauche de vos tableaux de bord de charge de travail, de vos flux de travail de rendez-vous, de votre système de gestion des suspensions et de vos processus d'intervention, puis affinez-la en fonction de votre modèle d'orientation.
Créez des automatisations pour assurer la continuité du travail d'orientation sans suivi manuel constant. Utilisez des règles pour déclencher des actions de sensibilisation proactives, signaler les suspensions d'inscription non résolues, repérer les étudiants non déclarés approchant les seuils de crédits, inviter à fournir la documentation après les rendez-vous et identifier les étudiants à risque avant qu'ils ne disparaissent de votre champ de vision.
Prêt à transformer ces flux de travail en un système reproductible ? Créez votre environnement de travail dédié à la gestion des subventions dans ClickUp.
💡 Conseil de pro : Commencez par un seul flux de travail, tel que les suspensions d'inscription, la prise de contact avec les étudiants à risque ou le suivi des rendez-vous, avant de déployer le système à l'ensemble des opérations d'orientation. Un projet pilote à petite échelle aide votre équipe à affiner les modèles, les transferts de tâches et les règles d'automatisation avant de passer à l'échelle supérieure.
Champs personnalisés recommandés pour les tâches d'orientation scolaire
Ces champs permettent de créer un historique opérationnel cohérent couvrant les dossiers des étudiants, les rendez-vous, la planification des diplômes, la résolution des suspensions et les flux de travail d'intervention.
| Champ | Type | Objectif |
|---|---|---|
| Identifiant d'étudiant | Texte court | Identifiant unique de l'étudiant |
| Classification | Menu déroulant | Première année, deuxième année, troisième année, quatrième année, cycle supérieur, transfert |
| Majeure/Mineure | Menu déroulant | Programme académique de l'étudiant ou statut d'exploration |
| Conseiller désigné | Personnes | Conseiller principal responsable de l'étudiant |
| Moyenne cumulative | Nombre | Aperçu de la situation académique |
| Crédits achevés | Nombre | Progression vers l'obtention du diplôme |
| Niveau de risque | Menu déroulant | Vert, Jaune, Rouge |
| Dernier contact d'orientation | Date | Interaction la plus récente entre l'étudiant et le conseiller |
| Suspensions d'inscription | Libellés ou menu déroulant | Suspension pour conseil, suspension financière, suspension pour vaccination, suspension pour conduite, dérogation requise |
| Prochain rendez-vous | Date | Prochaine réunion d'orientation |
| État d'avancement du cursus | Menu déroulant | En bonne voie, Besoin d'un suivi, À risque, Vérification de l'éligibilité à l'obtention du diplôme |
| Statut « non déclaré » | Menu déroulant | Inscription déclarée, Exploration, Options restreintes, Intention de s'inscrire |
📘 À lire également : Découvrez tous les types de champs personnalisés pour déterminer ceux qui conviennent le mieux à votre flux de travail de gestion des bourses.
Exemples d'automatisation de base pour l'orientation universitaire
Une fois vos champs personnalisés configurés, créez des automatisations qui permettent de faire avancer les dossiers, les actions de sensibilisation, les suspensions et les flux de travail d'intervention sans avoir à effectuer de suivi manuel répétitif.
| Quand… | Ensuite… |
|---|---|
| Un étudiant n'a pas eu de contact avec son conseiller depuis 60 jours | Créez une tâche de prise de contact proactive et attribuez-la au conseiller |
| Une note de mi-semestre inférieure à C dans un cours principal | Marquez l'étudiant comme présentant un risque « jaune » et créez une tâche de rendez-vous de suivi |
| Un étudiant fait l'objet d'une suspension d'orientation avant l'ouverture des inscriptions | Créez une tâche de résolution des suspensions et hiérarchisez les actions de sensibilisation par catégorie |
| Un étudiant n'ayant pas encore déclaré d'orientation atteint 45 crédits sans avoir déclaré d'orientation | Déclenchez la checklist pour l'orientation vers une filière et informez le conseiller |
| Un étudiant est signalé comme présentant un risque élevé | Créez une tâche de plan d'intervention avec des points de contrôle de suivi à 2 et 6 semaines |
| Un rendez-vous est marqué comme « Achevé » | Invitez le conseiller à consigner ses notes, les actions à mener, les orientations vers d'autres services et la date du prochain suivi |
📘 À lire également : Découvrez le fonctionnement des champs personnalisés dans les automatisations
Ce que l'agent couvre tout au long du cycle de conseil
Un agent IA dédié à l'orientation scolaire n'est pas un chatbot qui répond à des questions sur les programmes de cours. Il s'agit d'un système qui s'intègre à votre environnement de travail de gestion de projet et qui effectue les tâches structurées et répétitives que votre équipe réalise actuellement manuellement : suivi des dossiers, signalement des étudiants à risque, gestion des suspensions et documentation des interactions d'orientation.
| Étape du cycle de vie | Ce que l'agent fait | Ce qu'il remplace |
| Accueil et affectation | Attribue automatiquement les nouveaux étudiants à des conseillers en fonction de leur filière, de leur niveau et de la capacité d'accueil ; génère des checklists pour la pré-orientation | Répartition manuelle des dossiers à l'aide de feuilles de calcul et envois d'e-mails de présentation |
| Planification des diplômes | Suit les exigences de diplôme, l'enchaînement des cours et la progression des crédits ; signale les étudiants en retard dans leur parcours menant à l'obtention du diplôme en quatre ans | Chaque semestre, le conseiller doit recouper manuellement les données de DegreeWorks et celles des feuilles de calcul. |
| Sensibilisation proactive | Déclenche des actions de prise de contact lorsque les étudiants ne respectent pas les jalons : absence de contact depuis 60 jours, absence de déclaration après 45 crédits, alertes sur les notes de mi-semestre | Modèle réactif dans lequel les étudiants doivent s'identifier eux-mêmes et prendre rendez-vous |
| Assistance à l'inscription | Gère les files d'attente de résolution des suspensions, traite par lots les autorisations d'orientation avant les périodes d'inscription, assure le suivi des demandes de dérogation | Chaînes d'e-mails, files d'attente au guichet et inscriptions de dernière minute |
| Orientation vers les filières | Suivez la progression des étudiants non déclarés à travers des activités d'exploration, des évaluations de carrière et des réunions avec le corps enseignant en vue de leur déclaration | Entretiens informels sans documentation ni obligation de rendre compte |
| Intervention et transfert | Signale les étudiants à risque grâce à un système de notation des risques, élabore des plans d'intervention avec des calendriers de suivi et transfère l'historique complet lors des changements de conseiller. | Perte des connaissances institutionnelles lorsque les conseillers quittent l'établissement ou que les étudiants changent de filière |
Vous souhaitez voir comment les Super Agents fonctionnent dans un environnement ClickUp réel ? Regardez la démonstration ci-dessous pour découvrir comment les flux de travail, les tâches et les automatisations générés par l'IA s'articulent dans la pratique.
Adaptations pour différents types d'établissements
L'invite ci-dessus s'applique à tous les établissements d'enseignement supérieur utilisant ClickUp. Adaptez-la à votre établissement :
| Type d'établissement | Principales modifications |
| Université de recherche de catégorie R1 (plus de 600 étudiants par conseiller) | Utilisez les instructions complètes telles quelles. Ajoutez une couche de coordination des conseillers départementaux. Intégrez les parcours d'orientation des étudiants de troisième cycle. Intégrez le transfert centralisé et départemental de l'orientation lors de la déclaration de spécialisation. |
| Université de niveau R2 (300 à 500 étudiants par conseiller) | Simplifiez l'évaluation des risques en deux niveaux (en bonne voie / nécessite une attention particulière). Réduisez le flux de travail d'orientation vers une filière pour vous concentrer sur les étudiants n'ayant pas encore déclaré de filière et ayant accumulé plus de 30 crédits. Ajoutez l'évaluation des étudiants transférés comme flux de travail à priorité élevée. |
| Établissement principalement de premier cycle (100 à 250 étudiants par conseiller) | Mettez l'accent sur la documentation relative à l'orientation axée sur les relations. Intégrez la coordination des conseillers pédagogiques, car de nombreux établissements d'enseignement supérieur utilisent des modèles partagés. Incluez un modèle de plan quadriennal élaboré conjointement avec chaque étudiant lors de la journée d'orientation. |
| Établissement d'enseignement supérieur de cycle court (plus de 400 étudiants par conseiller) | Concentrez-vous sur les parcours guidés et l'exploration des méta-filières. Remplacez le suivi des diplômes en quatre ans par le suivi des diplômes de premier cycle et des parcours de transfert. Ajoutez le suivi des inscriptions simultanées et des crédits doubles. Donnez la priorité au suivi SAP de l'aide financière. |
| École professionnelle (varie considérablement) | Remplacez le suivi des plans d'études par le suivi de l'achèvement des programmes. Ajoutez le suivi des jalons en matière de diplômes et de certifications. Concentrez-vous sur le pipeline de placement en entreprise et la coordination des partenariats avec les employeurs. Intégrez les échéanciers de préparation aux examens d'obtention de licence. |
Gérez l'orientation scolaire depuis un seul et même endroit
L'orientation académique devient difficile lorsque la gestion des dossiers, le suivi des diplômes, les notes de rendez-vous, les suspensions d'inscription et les plans d'intervention sont dispersés dans des systèmes distincts sans vue d'ensemble commune. Grâce à ClickUp Brain, aux champs personnalisés et aux automatisations, votre établissement peut transformer ses opérations d'orientation en un système standardisé qui prend en charge la gestion des dossiers, le suivi des diplômes, la résolution des suspensions et la communication proactive avec les étudiants, le tout en un seul endroit.
L'objectif n'est pas de remplacer votre SIS, votre plateforme de vérification des diplômes ou votre plateforme d'orientation. Il s'agit de réduire le travail de coordination qui les entoure, d'améliorer la visibilité sur l'ensemble du parcours étudiant et de donner aux conseillers plus de temps pour les discussions qui changent réellement la donne. Commencez par l'invite ci-dessus, adaptez-la à votre modèle d'orientation et à votre population étudiante, puis mettez en place une installation que votre équipe pourra réellement utiliser chaque semestre.
Commencez gratuitement avec ClickUp.
Foire aux questions sur l'orientation scolaire à l'aide de l'IA
Non. Les agents IA automatisent les tâches administratives qui empêchent les conseillers de se consacrer à l'orientation : suivi des dossiers, gestion des suspensions, prise de notes et signalement des étudiants à risque. L'orientation relationnelle et axée sur le développement qui influence les résultats des étudiants (aider un étudiant de première génération à explorer les filières, accompagner un étudiant en difficulté pendant sa période de probation) nécessite toujours un conseiller humain. L'agent permet aux conseillers de consacrer plus de temps à ces discussions.
L'environnement de travail de l'agent IA fonctionne en parallèle avec vos systèmes existants de gestion des informations sur les étudiants et de vérification des diplômes. Les données relatives à la progression vers l'obtention du diplôme provenant de votre SIS (Banner, PeopleSoft, Colleague) et de vos outils de vérification (DegreeWorks, uAchieve) se synchronisent dans des champs personnalisés pour chaque tâche étudiante. L'agent ne remplace pas votre système d'enregistrement. Il devient la couche opérationnelle où votre équipe d'orientation suit les tâches, la communication et la collaboration en s'appuyant sur ces données étudiantes.
ClickUp est certifié SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 et ISO 42001 et prend en charge l'authentification unique (SSO), les autorisations basées sur les rôles, ainsi que le chiffrement au repos et en transit. Les autorisations au niveau des conseillers garantissent que chaque conseiller ne voit que les étudiants qui lui sont attribués. Aucune donnée n'est utilisée pour entraîner les modèles d'IA. Tous les détails sont disponibles sur la page consacrée à la sécurité.
Chaque interaction d'orientation est documentée dans l'historique des tâches de l'étudiant : notes, actions à mener, orientations vers d'autres services, plans d'intervention et calendriers de suivi. Lorsqu'un étudiant change de conseiller (en raison d'un changement de filière, du départ du conseiller ou d'un rééquilibrage de la charge de travail), l'historique complet de l'orientation est transféré avec la tâche. Aucune connaissance institutionnelle n'est perdue, ce qui constitue la plainte la plus courante lors du renouvellement des conseillers.
Non. Le message d'invite comprend des variables pour le type d'établissement et le modèle d'orientation. Un petit établissement d'arts libéraux comptant 150 étudiants par conseiller bénéficie tout autant des automatisations de documentation, de transfert de dossiers et de communication proactive qu'un établissement de recherche de premier plan (R1) gérant 600 étudiants. Découvrez également comment les agents IA peuvent faciliter la gestion des subventions et la recherche institutionnelle sur l'ensemble de votre campus.