En moyenne , un centre d'orientation professionnelle accueille 1 381 étudiants par conseiller, mais seuls 43 % des étudiants évaluent leur expérience avec ces services comme utile. Les centres d'orientation sont submergés par la gestion des rendez-vous, le suivi des employeurs et la collecte des résultats des sondages sur la première destination professionnelle, au détriment de l'accompagnement professionnel proprement dit. Un agent IA intégré à une plateforme de gestion de projet peut automatiser le suivi des rendez-vous, la gestion des relations avec les employeurs, la coordination des salons de l'emploi et la production de rapports sur les résultats, permettant ainsi au personnel de se consacrer pleinement aux étudiants.
Vous trouverez ci-dessous une instruction prête à l'emploi pour un agent IA que vous pouvez coller dans ClickUp afin de créer en quelques minutes un environnement de travail complet dédié aux services d'orientation professionnelle. Mais avant de l'utiliser, il est utile d'examiner les problèmes de coordination que ce type de système est censé résoudre. Pour la plupart des centres d'orientation professionnelle, le problème ne réside pas dans un manque de demande de la part des étudiants ou d'activité de la part des employeurs. Il tient plutôt au fait que la gestion des rendez-vous, la prise de contact avec les employeurs, l'organisation d'évènements et la production de rapports sont répartis entre trop d'outils disparates pour que l'équipe puisse les gérer efficacement.
À qui s'adresse cette installation de services d'orientation professionnelle ?
Cette installation est destinée aux responsables des centres d'orientation professionnelle, aux équipes chargées des relations avec les employeurs, aux conseillers d'orientation, au personnel chargé de l'apprentissage par l'expérience, aux responsables des sondages sur la première destination professionnelle, ainsi qu'aux responsables de la réussite étudiante chargés de coordonner l'accompagnement des étudiants, la collaboration avec les employeurs et les rapports. Elle est particulièrement utile pour les établissements qui utilisent déjà une plateforme de services d'orientation professionnelle, mais qui continuent de s'appuyer sur une coordination manuelle pour gérer les rendez-vous, les évènements, le suivi et les rapports.
Le problème : votre centre d'orientation professionnelle effectue le suivi de 10 000 interactions avec les étudiants à travers un tableur, Handshake et des e-mails
Si vous dirigez un centre d'orientation professionnelle universitaire, vous connaissez déjà cette tension. Vous avez pour mission d'aider chaque étudiant du campus à trouver sa voie après l'obtention de son diplôme, de démontrer vos résultats aux organismes d'accréditation, de gérer des dizaines de relations avec les employeurs, d'organiser des salons de l'emploi et, d'une manière ou d'une autre, de trouver le temps nécessaire pour offrir un véritable accompagnement professionnel individuel. Votre équipe, composée de 5 à 15 personnes, doit répondre aux besoins d'une population étudiante qui se compte en milliers.
La réalité opérationnelle est cruelle : la prise de rendez-vous se fait dans un système, les coordonnées des employeurs dans un autre, les données du sondage sur la première destination professionnelle dans un troisième, et la coordination des évènements dans des fils de discussion par e-mail. 59,3 % du personnel des centres d’orientation professionnelle utilise désormais l’IA d’une manière ou d’une autre, mais principalement pour des tâches ponctuelles plutôt que pour l’automatisation systématique des flux de travail. Par ailleurs, le sondage de la NACE sur la première destination professionnelle révèle un taux de connaissance de seulement 55 % pour les titulaires d'une licence, ce qui signifie que près de la moitié des parcours professionnels de vos diplômés restent inconnus. Ce n'est pas un problème de données. C'est un problème de flux de travail.
Le centre d'orientation professionnelle est l'un des indicateurs les plus visibles de la valeur d'un établissement. Les organismes d'accréditation veulent connaître les taux d'insertion professionnelle. Les parents veulent voir des résultats concrets. Les étudiants veulent trouver un emploi. Et votre équipe passe son temps à mettre les données en concordance au lieu de produire des résultats.
Comment l'université de Miami a résolu ce problème : Le Centre pour l'orientation professionnelle et la réussite (25 membres de l'équipe) de l'université de Miami a utilisé ClickUp pour gérer plus de 200 évènements étudiants par an, avec un taux de réussite de 98 %, mobilisant ainsi 19 107 étudiants.
Michael Turner, directeur adjoint :
Nous sommes en passe de devenir l'un des principaux centres de recrutement aux États-Unis. ClickUp est indispensable pour nous permettre de disposer d'un plan d'action garantissant notre réussite.
Nous sommes en passe de devenir l'un des principaux centres de carrière aux États-Unis. ClickUp est indispensable pour nous permettre de disposer d'un plan d'action garantissant notre réussite.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer votre plateforme de services d'orientation professionnelle, mais de créer une couche opérationnelle visible autour des interactions entre les étudiants, les employeurs, les évènements et les rapports. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle consiste à mettre en place une installation de services d'orientation professionnelle opérationnelle au sein de votre plateforme de gestion de projet.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans votre propre centre d'orientation professionnelle ? Commencez par l'invite ci-dessous et adaptez-le à votre population étudiante, à votre réseau d'employeurs et à vos objectifs en matière de résultats.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer votre plateforme de services d'orientation professionnelle, mais de créer une couche opérationnelle visible autour des interactions entre les étudiants, les employeurs, les évènements et les rapports. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle consiste à mettre en place une installation de services d'orientation professionnelle opérationnelle au sein de votre plateforme de gestion de projet.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans votre propre centre d'orientation professionnelle ? Commencez par l'invite ci-dessous et adaptez-le à votre population étudiante, à votre réseau d'employeurs et à vos objectifs en matière de résultats.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans votre propre centre d'orientation professionnelle ? Commencez par l'invite ci-dessous et adaptez-le à votre population étudiante, à votre réseau d'employeurs et à vos objectifs en matière de résultats.
Consigne : Créez votre environnement de travail de suivi des services d'orientation professionnelle grâce à l'IA
Copiez cette invitation, collez-la dans ClickUp Brain pour créer votre propre « Super Agent » ClickUp, renseignez les informations relatives à votre établissement, et vous obtiendrez un espace de travail complet dédié aux services d'orientation professionnelle, comprenant le suivi des rendez-vous, un CRM pour les employeurs, la gestion des salons de l'emploi et des rapports sur les résultats.
Le résultat devrait vous fournir une première ébauche solide de votre structure opérationnelle, comprenant les hiérarchies des tâches, la logique de communication, les étapes de préparation des rapports et les flux de travail de suivi. Votre équipe pourra ensuite le personnaliser en fonction de la capacité disponible, de la composition des employeurs et des priorités en matière d'engagement des étudiants.
Le résultat devrait vous fournir une première ébauche solide de votre structure opérationnelle, comprenant les hiérarchies des tâches, la logique de communication, les étapes de préparation des rapports et les flux de travail de suivi. Votre équipe pourra ensuite le personnaliser en fonction de la capacité disponible, de la composition des employeurs et des priorités en matière d'engagement des étudiants.
Invite : instructions
→ Prêt à créer votre premier « Super Agent » de gestion des subventions ?
Ouvrez ClickUp Brain et collez l'invite ci-dessus pour créer un Super Agent personnalisé pour votre environnement de travail.
Comment le configurer dans ClickUp (4 étapes)
Avant de configurer votre Espace, rassemblez les données relatives aux services d'orientation professionnelle que votre équipe utilise déjà pour les rendez-vous, les relations avec les employeurs, les évènements et les rapports sur les résultats. Cela comprend généralement les types de rendez-vous, les segments d'étudiants, les coordonnées des employeurs, les calendriers des évènements, les échéanciers des sondages sur la première destination professionnelle et les données de suivi des stages. En partant de données de base fiables, vous garantissez une bien plus grande fiabilité de vos automatisations, de vos tableaux de bord et de vos flux de travail.
- Créez la structure de votre environnement de travail. Configurez un espace dédié intitulé « Services d'orientation professionnelle ». Ajoutez quatre dossiers pour organiser le travail tout au long du parcours des étudiants et des employeurs : « Engagement des étudiants » pour les rendez-vous, les visites spontanées, le suivi des dossiers de coaching et le suivi des compétences ; « Relations avec les employeurs » pour les profils d'employeurs, les activités de recrutement et la gestion des partenariats ; « Événements et salons de l'emploi » pour les salons, les événements de réseautage, les sessions d'information et la logistique des évènements ; et « Résultats et rapports » pour les sondages sur la première destination professionnelle, le suivi du taux de connaissances, les rapports d'accréditation et les revues annuelles des données.
- Configurer des champs personnalisés pour chaque tâche Ajoutez des champs personnalisés à vos modèles de services d'orientation professionnelle afin que chaque interaction avec un étudiant, chaque relation avec un employeur, chaque évènement et chaque enregistrement de résultats comprenne les données clés dont votre équipe a besoin pour suivre les progrès et rendre compte des résultats. Intégrez des champs pour l'identifiant d'étudiant, l'année d'études, la filière, le nombre de visites, le statut de première génération, le statut des résultats, le niveau de partenariat avec l'employeur et le taux de connaissance. Cette structure cohérente rend les tableaux de bord, les automatisations et les rapports inter-équipes bien plus fiables.
- Collez le message dans ClickUp Brain. Ouvrez ClickUp Brain dans votre nouvel espace et collez le message ci-dessus. Remplissez les variables, notamment le nom de l'établissement, le nombre d'étudiants, l'effectif du personnel, les outils actuels, le nombre d'employeurs, le nombre de salons de l'emploi, le taux de connaissances et le taux de résultats. Utilisez les résultats générés pour créer une première ébauche de votre système de prise de rendez-vous, de votre CRM pour les employeurs, de vos flux de travail pour les évènements et de vos tableaux de bord de résultats, puis adaptez-la aux spécificités de votre centre.
- Mettre en place des automatisations pour une gestion continue Créez des automatisations afin d'assurer le bon déroulement des activités du service d'orientation professionnelle sans avoir à effectuer un suivi manuel constant. Utilisez des règles pour déclencher des actions de communication auprès des étudiants qui ne se sont pas manifestés, gérer les tâches liées au compte à rebours des salons de l'emploi, lancer des vagues de suivi pour le sondage sur la première destination professionnelle, signaler les partenaires employeurs inactifs et suivre l'évolution des conversions en stages au fil du temps.
Créez un espace dédié intitulé « Services d'orientation professionnelle ». Ajoutez quatre dossiers pour organiser le travail tout au long du parcours des étudiants et des employeurs : « Engagement des étudiants » pour les rendez-vous, les consultations spontanées, le suivi des dossiers de coaching et l'évaluation des compétences ; « Relations avec les employeurs » pour les profils d'employeurs, les activités de recrutement et la gestion des partenariats ; « Événements et salons de l'emploi » pour les salons, les événements de réseautage, les séances d'information et la logistique des évènements ; et « Résultats et rapports » pour les sondages sur la première destination professionnelle, le suivi des taux de connaissance, les rapports d'accréditation et les analyses annuelles des données.
Ajoutez des champs personnalisés à vos modèles de services d'orientation professionnelle afin que chaque enregistrement concernant les interactions avec les étudiants, les relations avec les employeurs, les évènements et les résultats comprenne les données clés dont votre équipe a besoin pour suivre la progression et rendre compte des résultats. Prévoyez des champs pour l'identifiant d'étudiant, l'année d'études, la filière, le nombre de visites, le statut d'étudiant de première génération, le statut des résultats, le niveau de partenariat avec l'employeur et le taux de connaissance. Cette structure cohérente rend les tableaux de bord, les automatisations et les rapports inter-équipes bien plus fiables.
Ouvrez ClickUp Brain dans votre nouvel espace et collez les instructions ci-dessus. Remplissez les variables, notamment le nom de l'établissement, la population d'étudiants, l'effectif du personnel, les outils actuels, le nombre d'employeurs, le nombre de salons de l'emploi, le taux de connaissances et le taux de résultats. Utilisez les résultats générés pour créer une première ébauche de votre système de prise de rendez-vous, de votre CRM pour les employeurs, de vos flux de travail pour les évènements et de vos tableaux de bord de résultats, puis adaptez-la aux spécificités de votre centre.
Créez des automatisations pour assurer le bon déroulement des activités du service d'orientation professionnelle sans nécessiter un suivi manuel constant. Utilisez des règles pour déclencher des actions de communication auprès des étudiants qui ne se sont pas manifestés, gérer les tâches liées au compte à rebours des salons de l'emploi, lancer des vagues de suivi pour le sondage sur la première destination professionnelle, signaler les partenaires employeurs inactifs et suivre l'évolution des conversions en stages au fil du temps.
Prêt à transformer ces flux de travail en un système reproductible ? Créez votre environnement de travail dédié à la gestion des subventions dans ClickUp.
💡 Conseil de pro : Commencez par un seul flux de travail, comme les sondages sur la première destination, le suivi des rendez-vous ou le suivi des employeurs, avant de déployer le système dans l'ensemble du centre de carrière. Un projet pilote à petite échelle permet à votre équipe d'affiner les modèles, les règles de responsabilité et les vues de rapports avant de passer à une mise en œuvre à plus grande échelle.
Champs personnalisés recommandés pour le suivi des services d'orientation professionnelle
Ces champs permettent de constituer un dossier opérationnel cohérent couvrant les rendez-vous des étudiants, les relations avec les employeurs, les évènements, les rapports sur les résultats et la coordination des stages.
| Champ | Type | Objectif |
|---|---|---|
| Identifiant d'étudiant | Texte court | Identifiant unique de l'étudiant |
| Promotion | Menu déroulant | Étudiants de première année, de deuxième année, de troisième année, de quatrième année, diplômés, anciens élèves |
| Majeur | Menu déroulant | Programme d'études |
| Nombre de visites | Nombre | Nombre d'interactions avec le centre d'orientation professionnelle |
| Statut d'étudiant de première génération | Menu déroulant | Première génération, Pas de première génération, Inconnu |
| Statut du résultat | Menu déroulant | Employé à temps plein, Employé à temps partiel, Formation continue, Service militaire/civique, À la recherche d'un emploi, À la recherche d'une formation, Sans recherche, Inconnu |
| Catégorie « Partenaire employeur » | Menu déroulant | Prospect, Client potentiel, Partenaire actif, Partenaire stratégique, Client inactif |
| Taux de connaissance | Nombre (%) | Pourcentage des résultats connus des diplômés |
| Type d'évènement | Menu déroulant | Salon de l'emploi, Session d'information, Évènement de réseautage, Table ronde, Atelier |
| Compétences en matière de préparation à la vie professionnelle | Étiquettes | Communication, Esprit critique, Travail d'équipe, Technologie, Équité et inclusion, Professionnalisme, Évolution de carrière et développement personnel, Leadership |
📘 À lire également : Découvrez tous les types de champs personnalisés afin de déterminer ceux qui conviennent le mieux à votre flux de travail de gestion des subventions.
Exemples d'automatisation de base pour le suivi des services d'orientation professionnelle
Une fois vos champs personnalisés configurés, créez des automatisations qui permettent de gérer les rendez-vous, l'engagement des employeurs, les salons professionnels et les rapports sur les résultats sans avoir à effectuer de suivis manuels répétitifs.
| Quand… | Et puis… |
|---|---|
| Un étudiant arrive en troisième année sans avoir consulté le service d'orientation professionnelle | Créer une tâche de suivi et l'attribuer à un conseiller ou à un propriétaire de la réussite étudiante |
| Le statut d'un diplômé reste inconnu 30, 60, 90 ou 120 jours après l'obtention de son diplôme | Déclencher la prochaine campagne de sondage sur la première destination et enregistrer la tentative |
| Un employeur n'a pas embauché depuis 12 mois | Créez une tâche de relance et attribuez-la au propriétaire de la relation |
| Il reste 14 jours avant le salon de l'emploi | Établir la checklist logistique finale et attribuer les sous-tâches liées au stand, au marketing et au personnel |
| Le rendez-vous d'un étudiant est marqué comme « Achevé » | Définir des mesures de suivi et consigner les compétences abordées |
| La date de fin du stage est passée | Créer une tâche de suivi de conversion et inviter l'étudiant ou l'employeur à fournir des informations sur le résultat du placement |
📘 À lire également : Découvrez comment fonctionnent les champs personnalisés dans les automatisations
Ce que couvre l'agent tout au long du cycle de vie des services d'orientation professionnelle
Un agent IA dédié aux services d'orientation professionnelle n'est pas un simple algorithme de mise en relation. Il s'agit d'un système intégré à votre environnement de travail de gestion de projet qui gère l'infrastructure opérationnelle dont votre centre d'orientation a besoin : planification, suivi, relance et rapports. Le coaching professionnel reste entre les mains d'un humain. La logistique, elle, est automatisée.
| Étape du cycle de vie | Le rôle de l'agent | Ce qu'il remplace |
| Recrutement des étudiants | Suit les premières visites, signale les populations défavorisées et affecte les conseillers en fonction de leur domaine de spécialisation et de l'équilibre de leur charge de travail | Registre des visites sans rendez-vous et suivi manuel sur tableur |
| Accompagnement professionnel | Enregistre les résultats des rendez-vous, suit l'évolution des compétences et déclenche des tâches de suivi après chaque session | Notes sur papier et résumés de rendez-vous isolés |
| Implication des employeurs | Gère le processus de relation avec les employeurs, de la prise de contact initiale jusqu'à l'établissement d'un partenariat stratégique, et assure le suivi des visites sur le campus et des résultats en matière de recrutement | Des contacts dispersés entre Handshake, les e-mails et les carnets d'adresses personnels |
| Salons de l'emploi | Coordonne la logistique, de l'inscription jusqu'au suivi après le salon, et assure le suivi des coûts par interaction avec les étudiants | Organisation d'évènements via des fils d'e-mail sans checklist centralisée |
| Suivi des résultats | Effectue la collecte de données sur les premières destinations à partir de sources de données multiples, effectue le suivi du taux de connaissance au fil des vagues d'escalade et génère des rapports par secteur d'activité | Le suivi manuel des sondages et la course effrénée aux données en fin d'année |
| Rapports d'accréditation | Regroupe les résultats par catégorie démographique, domaine d'études et programme afin de produire des rapports prêts à être soumis à l'organisme d'accréditation | Des semaines de compilation manuelle des données avant les visites sur place |
Vous souhaitez découvrir comment fonctionnent les Super Agents dans un environnement ClickUp réel ? Regardez la démonstration ci-dessous pour voir comment les flux de travail, les tâches et les automatisations générés par l'IA s'articulent dans la pratique.
Variations selon les types d'établissements
L'invite ci-dessus s'applique à tous les établissements d'enseignement supérieur qui utilisent ClickUp. Adaptez-la à votre établissement :
| Type d'établissement | Principales modifications |
| Université de recherche de catégorie R1 (20 000 à 50 000 étudiants) | Utilisez l'invite complète telle quelle. Ajoutez les centres d'orientation professionnelle spécifiques à l'université (ingénierie, business, arts et sciences). Étendez le CRM des employeurs à plus de 500 entreprises. Ajoutez un suivi de carrière pour les étudiants de troisième cycle et les post-doctorants. Intégrez le système aux flux de travail de gestion des relations avec les anciens élèves. |
| Université de deuxième rang (10 000 à 20 000 étudiants) | Adopter un modèle de centre de carrière centralisé. Réduire le nombre de catégories d'employeurs à trois (potentiels, actifs, stratégiques). Pour plus d'efficacité, concentrer le suivi des premières destinations professionnelles sur les 10 filières les plus fréquentées. |
| Établissement principalement dédié au premier cycle (2 000 à 5 000 étudiants) | Privilégier le modèle de relation de coaching professionnel plutôt que l'organisation d'évènements à grande échelle. Renforcer l'implication du corps enseignant dans le mentorat professionnel. Réduire la fréquence des salons de l'emploi tout en améliorant le suivi de la qualité des employeurs. |
| Établissement d'enseignement supérieur de cycle court (5 000 à 20 000 étudiants) | Remplacer le modèle traditionnel des salons de l'emploi par des comités consultatifs d'employeurs et des évènements de recrutement. Intégrer le suivi du développement de la main-d'œuvre et de l'apprentissage. Axer les résultats sur les parcours menant de la certification à l'emploi. S'aligner sur les exigences de rapports de la loi Perkins V. |
| École professionnelle (500 à 5 000 élèves) | Mettre l'accent sur le suivi du taux d'insertion professionnelle en tant qu'indicateur principal (exigence d'accréditation). Remplacer la gestion de la relation client (CRM) avec les employeurs par la gestion des sites de stages cliniques et externes. Ajouter le suivi du taux de réussite aux examens d'obtention de licence. Simplifier en trois catégories de résultats : emploi dans le domaine, emploi hors du domaine, formation continue. |
Gérez le suivi des services d'orientation professionnelle en un seul endroit
Le suivi des services d'orientation professionnelle devient inefficace lorsque les rendez-vous des étudiants, les relations avec les employeurs, les évènements, les sondages et les données sur les résultats sont dispersés dans des systèmes distincts, sans vue opérationnelle commune. Grâce à ClickUp Brain, aux champs personnalisés et aux automatisations, votre établissement peut regrouper le suivi des rendez-vous, l'engagement des employeurs, la coordination des salons de l'emploi et les rapports sur la première destination professionnelle au sein d'un seul système opérationnel reproductible.
L'objectif n'est pas de remplacer votre plateforme d'aide à l'emploi ou vos systèmes d'information sur les étudiants. Il s'agit plutôt de réduire le travail de coordination qui y est associé, d'améliorer la visibilité sur les flux de travail des étudiants et des employeurs, et de permettre à votre personnel de consacrer davantage de temps à l'accompagnement des étudiants plutôt qu'à la recherche de données. Commencez par l'invite ci-dessus, adaptez-la à votre population étudiante et à votre base d'employeurs, puis mettez en place une installation que votre équipe pourra réellement utiliser chaque semestre. Lancez-vous gratuitement avec ClickUp.
Foire aux questions sur le suivi des services d'orientation professionnelle à l'aide de l'IA
Les agents IA ne se chargent pas de recenser les diplômés. Ils automatisent les campagnes de relance en plusieurs phases qui permettent d'augmenter le taux de réponse. L'agent crée des tâches de sondage au moment de l'obtention du diplôme, déclenche des relances par e-mail, SMS ou auprès du corps enseignant à 30, 60, 90 et 120 jours, identifie les diplômés dont on n'a toujours pas de nouvelles et signale le problème lorsque le taux de réponse stagne. La NACE fixe une cible de 65 % pour le taux de réponse. C'est grâce à un suivi systématique que l'on y parvient.
L'environnement de travail de l'agent IA fonctionne en parallèle de votre plateforme de gestion des services d'orientation professionnelle existante. Les données sur les employeurs, l'historique des rendez-vous et les offres d'emploi provenant de Handshake ou de Symplicity sont synchronisées dans des champs personnalisés au sein des tâches. L'agent ne remplace pas votre CSM. Il devient la couche de coordination à partir de laquelle votre équipe gère les flux de travail, effectue le suivi des résultats et organise des salons de l'emploi en s'appuyant sur ces données.
ClickUp est certifié SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 et ISO 42001, et prend en charge l'authentification unique (SSO), les autorisations basées sur les rôles, ainsi que le chiffrement des données au repos et en transit. Les autorisations de l'espace Carrière garantissent que les conseillers ne voient que les étudiants qui leur ont été attribués. Aucune donnée n'est utilisée pour entraîner les modèles d'IA. Tous les détails sont disponibles sur la page consacrée à la sécurité.
Handshake met en relation les étudiants avec les employeurs et les offres d'emploi. C'est une plateforme de mise en relation. ClickUp, associé à un agent IA, constitue la couche opérationnelle où votre centre de carrière gère les flux de travail internes : logistique des rendez-vous, charge de travail du personnel, planification des salons de l'emploi, suivi des résultats et rapports d'accréditation. Ces deux outils ont des fonctions distinctes et fonctionnent mieux ensemble.
C'est particulièrement vrai pour une petite équipe. Lorsque trois personnes s'occupent de 5 000 étudiants, chaque tâche manuelle qui peut être automatisée libère du temps pour ce qui compte le plus : l'accompagnement professionnel. L'agent se charge de la gestion des rendez-vous, des tâches de suivi et de la diffusion des sondages, afin que votre personnel puisse se concentrer sur les étudiants plutôt que sur les tableurs.