Les chercheurs universitaires américains consacrent 44,3 % de leur temps de recherche financé par le gouvernement fédéral à des tâches administratives plutôt qu'à la recherche proprement dite. Dans l'ensemble du secteur, la conformité liée à la recherche coûte à elle seule environ 10 milliards de dollars par an. Un agent IA intégré à une plateforme de gestion de projet peut automatiser le suivi des protocoles, la surveillance de la conformité, les divulgations de conflits d'intérêts, les inspections de sécurité des laboratoires et la coordination entre plusieurs chercheurs principaux, ce qui permet aux administrateurs de recherche et aux enseignants de gagner plusieurs heures par semaine.
Vous trouverez ci-dessous un modèle d'agent IA prêt à l'emploi que vous pouvez coller dans ClickUp pour créer un environnement de travail complet dédié à l'administration de la recherche en quelques minutes. Mais avant de l'utiliser, il est utile d'examiner les problèmes opérationnels que ce type de système est censé résoudre. Pour la plupart des bureaux de recherche, le problème n'est pas le manque de systèmes. Il s'agit plutôt du travail de coordination manuel dispersé entre les plateformes de protocoles, les feuilles de calcul, les boîtes de réception et les outils de conformité déconnectés.
À qui s'adresse cette installation pour l'administration de la recherche ? : cette installation est destinée aux bureaux chargés de la conformité en matière de recherche, aux administrateurs des comités d'éthique et des comités d'éthique pour l'utilisation des animaux, aux responsables des opérations de recherche, aux coordinateurs de la conformité, aux équipes chargées du contrôle des exportations et au personnel de soutien des facultés qui gèrent des environnements de recherche soumis à de nombreuses obligations en matière de protocoles ou de conformité.
Cela est particulièrement utile pour les institutions qui disposent déjà de systèmes d'envoi, mais qui continuent de s'appuyer sur une coordination manuelle pour gérer les renouvellements, les inspections, les divulgations et le suivi entre les équipes.
Le problème : votre bureau de recherche est submergé par les formalités administratives liées à la conformité, tandis que les chercheurs principaux attendent des réponses.
Si vous travaillez dans un bureau de recherche, vous connaissez bien cette situation. Votre équipe gère des centaines de protocoles actifs dans le cadre de l'IRB, de l'IACUC, de l'IBC et du contrôle des exportations, chacun ayant ses propres exigences en matière d'envoi, ses échéanciers d'examen et ses dates limites de renouvellement. Les divulgations de conflits d'intérêts sont soumises à des calendriers différents selon les agences. Les inspections de sécurité des laboratoires sont suivies dans un système, les plans de gestion des données dans un autre et les divulgations d'inventions dans un troisième.
Le sondage 2018 sur la charge de travail des enseignants mené par le Federal Demonstration Partnership a confirmé ce que les administrateurs de recherche savaient déjà : les enseignants ont déclaré consacrer 44,3 % de leur temps de recherche à des tâches administratives, contre 42 % dans les sondages précédents, sans aucun signe d'amélioration malgré les promesses faites depuis des années par le gouvernement fédéral de réduire cette charge. Parallèlement, l'ensemble du secteur de l'enseignement supérieur dépense environ 27 milliards de dollars par an pour se conformer à la réglementation fédérale, dont 10 milliards sont directement consacrés à la conformité liée à la recherche.
Cela diffère de la gestion des subventions, qui se concentre sur le cycle de vie financier des bourses. L'administration de la recherche est plus large. Elle comprend les systèmes de conformité, de gouvernance et d'exploitation qui soutiennent les approbations de protocoles, les divulgations, les inspections, la gouvernance des données et la coordination entre plusieurs équipes au sein de l'entreprise de recherche. Dans de nombreux établissements, ce travail est encore assuré par la mémoire institutionnelle, les chaînes d'e-mails et les feuilles de calcul auxquelles personne ne fait entièrement confiance.
Cela diffère de la gestion des subventions, qui se concentre sur le cycle de vie financier des bourses. L'administration de la recherche est plus large. Elle comprend les systèmes de conformité, de gouvernance et d'exploitation qui fournissent l'assistance pour les approbations de protocoles, les divulgations, les inspections, la gouvernance des données et la coordination entre plusieurs équipes au sein de l'entreprise de recherche. Dans de nombreux établissements, ce travail est encore assuré par la mémoire institutionnelle, les chaînes d'e-mails et les feuilles de calcul auxquelles personne ne fait entièrement confiance.
Comment CU Anschutz a résolu ce problème : le campus CU Anschutz de l'université du Colorado a remplacé cinq systèmes hérités par ClickUp pour plus de 170 utilisateurs au sein de son équipe informatique centralisée. Les rapports manuels ont été réduits à zéro.
Anna Alex, directrice des services technologiques du campus :
Le moral de l'équipe s'est amélioré, car les gens veulent résoudre des problèmes, pas créer des tableaux croisés dynamiques.
Le moral de l'équipe s'est amélioré, car les gens veulent résoudre des problèmes, pas créer des tableaux croisés dynamiques.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer les systèmes institutionnels, mais de réduire le travail de coordination manuel qui les entoure. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle est de créer une installation fonctionnelle pour l'administration de la recherche au sein de votre plateforme de gestion de projet.
C'est là que réside l'opportunité. Il ne s'agit pas de remplacer les systèmes institutionnels, mais de réduire le travail de coordination manuel qui les entoure. Le moyen le plus rapide de tester ce modèle est de créer une installation fonctionnelle pour l'administration de la recherche au sein de votre plateforme de gestion de projet.
Invite : Créez votre environnement de travail dédié à l'administration de la recherche grâce à l'IA
Copiez cette invite, collez-la dans ClickUp Brain pour créer votre propre super agent ClickUp, remplissez les informations relatives à votre établissement et vous obtiendrez un environnement de travail complet pour l'administration de la recherche avec des outils de suivi des protocoles, des calendriers de conformité, des règles d'automatisation et des flux de travail associés.
Le résultat devrait vous fournir une première ébauche solide de votre structure opérationnelle, comprenant les hiérarchies des tâches, la logique des délais et les points de contrôle de conformité. Votre équipe pourra ensuite la personnaliser en fonction du type de votre établissement, des comités d'examen et des exigences des sponsors.
Vous souhaitez tester un modèle similaire dans votre propre bureau de recherche ? Commencez par l'invite d'administration de la recherche ci-dessous et adaptez-la à votre établissement !
Invite : instructions
→ Prêt à créer votre premier super agent dédié à l'administration de la recherche ?
Ouvrez ClickUp Brain et collez l'invite ci-dessus pour générer une structure d'environnement de travail avec suivi des protocoles, jalons de conformité et flux de travail d'escalade. Commencez gratuitement.
Une fois votre plan directeur généré, l'étape suivante consiste à le transformer en un environnement de travail pratique que votre bureau de recherche pourra utiliser au quotidien.
Comment le configurer dans ClickUp (4 étapes)
Avant de configurer votre espace, rassemblez les informations que votre équipe utilise déjà pour gérer les opérations de recherche. Il s'agit généralement des listes de protocoles actifs, de la propriété des PI, des dates d'expiration, des cycles de divulgation, des calendriers d'inspection, des exigences des sponsors, des dossiers de formation et de tous les systèmes actuellement utilisés pour le suivi des IRB, IACUC, IBC ou COI. En commençant par des données propres, vous rendez vos automatisations, vos tableaux de bord et vos flux de travail beaucoup plus fiables.
- Créez la structure de votre environnement de travail Configurez un espace dédié appelé Administration de la recherche. Ajoutez cinq dossiers pour organiser le travail tout au long du cycle de vie de l'administration de la recherche : Gestion des protocoles pour les examens IRB, IACUC, IBC et de contrôle des exportations, Conformité et divulgations pour les divulgations de conflits d'intérêts et la conformité des formations, Sécurité des laboratoires pour les inspections et les mesures correctives, Propriété intellectuelle et inventions pour les divulgations et les activités liées aux brevets, et Équipes de recherche pour les projets multi-PI, les sous-subventions et les changements de personnel.
- Configurez des champs personnalisés pour chaque tâche de recherche Ajoutez des champs personnalisés à vos modèles de protocole et de tâche de conformité afin que votre équipe puisse suivre les mêmes données essentielles dans tous les flux de travail de recherche. Incluez des champs pour le numéro de protocole, le chercheur principal, le type d'examen, l'organisme sponsor, le statut de conformité, la date d'expiration, le niveau de risque et les subventions associées. Cette structure cohérente rend les tableaux de bord, les automatisations et les workflows d'escalade beaucoup plus fiables.
- Collez l'invite dans ClickUp Brain Ouvrez ClickUp Brain dans votre nouvel espace et collez l'invite ci-dessus. Remplissez vos variables, notamment le nom de l'établissement, le type d'établissement, les dépenses de recherche, le nombre de protocoles actifs, la taille du personnel et les principaux sponsors. Utilisez le résultat généré pour créer une première ébauche de votre système de suivi des protocoles, de vos calendriers de conformité et de votre logique d'automatisation, puis affinez-la en fonction des flux de travail de votre établissement.
- Mettez en place des automatisations pour une gestion continue Créez des automatisations pour que le travail administratif lié à la recherche se poursuive sans suivi manuel constant. Utilisez des règles pour déclencher des tâches de renouvellement de protocole, lancer des cycles annuels de divulgation des conflits d'intérêts, escalader les conclusions non résolues en matière de sécurité des laboratoires, créer des tâches de rapports Bayh-Dole et signaler les changements de personnel clés qui nécessitent des notifications au sponsor.
Créez un espace dédié appelé Administration de la recherche. Ajoutez cinq dossiers pour organiser le travail tout au long du cycle de vie de l'administration de la recherche : Gestion des protocoles pour les examens IRB, IACUC, IBC et de contrôle des exportations, Conformité et divulgations pour les divulgations de conflits d'intérêts et la conformité des formations, Sécurité des laboratoires pour les inspections et les mesures correctives, Propriété intellectuelle et inventions pour les divulgations et les activités liées aux brevets, et Équipes de recherche pour les projets multi-PI, les sous-subventions et les changements de personnel.
Ajoutez des champs personnalisés à vos modèles de protocole et de tâches de conformité afin que votre équipe puisse suivre les mêmes données essentielles dans tous les flux de travail de recherche. Incluez des champs pour le numéro de protocole, le chercheur principal, le type d'examen, l'organisme sponsor, le statut de conformité, la date d'expiration, le niveau de risque et les subventions associées. Cette structure cohérente rend les tableaux de bord, les automatisations et les workflows d'escalade beaucoup plus fiables.
Ouvrez ClickUp Brain dans votre nouvel espace et collez l'invite ci-dessus. Remplissez vos variables, notamment le nom de l'établissement, le type d'établissement, les dépenses de recherche, le nombre de protocoles actifs, la taille du personnel et les principaux sponsors. Utilisez le résultat généré pour créer une première ébauche de votre système de suivi des protocoles, de vos calendriers de conformité et de votre logique d'automatisation, puis affinez-la en fonction des flux de travail de votre établissement.
Créez des automatisations pour faire avancer le travail administratif lié à la recherche sans avoir à effectuer de suivi manuel constant. Utilisez des règles pour déclencher des tâches de renouvellement de protocole, lancer des cycles annuels de divulgation des conflits d'intérêts, signaler les problèmes de sécurité non résolus en laboratoire, créer des tâches de rapports Bayh-Dole et signaler les changements de personnel clés qui nécessitent une notification au sponsor.
Prêt à transformer ces flux de travail en un système reproductible ? Créez votre environnement de travail dédié à l'administration de la recherche dans ClickUp.
💡 Conseil de pro : commencez par un seul bureau, type de protocole ou flux de travail de conformité avant de déployer le système à l'ensemble de l'entreprise de recherche. Un projet pilote à petite échelle aidera votre équipe à affiner les structures, les règles d'automatisation et les permissions avant de passer à l'échelle supérieure.
Champs personnalisés recommandés pour les tâches administratives liées à la recherche
Ces champs permettent de créer un registre opérationnel cohérent couvrant les protocoles, les divulgations, les inspections et les flux de travail des équipes de recherche, ce qui rend les tableaux de bord et les automatisations beaucoup plus utiles.
| Champ | Type | Objectif |
|---|---|---|
| Nombre de protocole | Texte court | Identifiant IRB, IACUC ou IBC |
| Chercheur principal | Personnes | Chercheur principal |
| Type de révision | Menu déroulant | Exempté, Accéléré, Plein conseil, Sans objet |
| Agence sponsor | Menu déroulant | NSF, NIH, DOE, DOD, ED, Fondation, État, Autres |
| Statut de conformité | Menu déroulant | Conforme, Action requise, En retard, En cours d'examen |
| Date d'expiration | Date | Expiration des protocoles ou des accréditations |
| Niveau de risque | Menu déroulant | Faible, moyen, élevé, critique |
| Subventions associées | Relation | Lien vers les tâches liées aux subventions dans l'environnement de travail dédié aux subventions |
📘 À lire également : Consultez tous les types de champs personnalisés pour déterminer ceux qui conviennent le mieux à votre flux de travail en matière de subventions.
Exemples d'automatisation de base pour l'administration de la recherche
Une fois vos champs personnalisés configurés, créez des automatisations qui permettent de respecter les délais, les renouvellements et les flux de travail d'escalade sans avoir à effectuer de suivi manuel répété.
| Quand… | Ensuite... |
|---|---|
| Le protocole expire dans 90 jours | Créez une tâche de révision continue et attribuez-la au chercheur principal et au coordinateur de la conformité. |
| La date limite de divulgation des conflits d'intérêts arrive au début de l'exercice financier | Créez des tâches de divulgation pour tous les chercheurs principaux actifs et fixez un délai de 30 jours. |
| Le problème de sécurité du laboratoire n'est pas résolu dans les 30 jours | Signalez le problème, informez le directeur du département et modifiez le niveau de risque à « Élevé ». |
| La divulgation de l'invention est déposée dans le cadre d'un projet financé par le gouvernement fédéral | Créez une tâche de rapports Bayh-Dole avec la date limite de notification à l'agence. |
| Changement de personnel clé soumis | Créez une tâche de notification des sponsors et vérifiez les mises à jour de la répartition des efforts. |
📘 À lire également : Découvrez comment fonctionnent les champs personnalisés dans les automatisations
Ce que couvre l'agent tout au long du cycle de vie de l'administration de la recherche
Un agent IA pour l'administration de la recherche n'est pas un chatbot qui interprète les réglementations fédérales. Il s'agit d'un système qui fonctionne dans votre environnement de travail de gestion de projet et qui effectue le travail structuré et répétitif que votre bureau de recherche effectue actuellement à la main : suivi des renouvellements de protocoles, surveillance des délais de conformité, coordination des équipes multi-PI et escalade des éléments en retard.
| Étape du cycle de vie | Ce que fait l'agent | Ce qu'il remplace |
| Envoi de protocole | Structure les tâches liées aux protocoles en fonction des exigences spécifiques à chaque organisme, effectue le suivi du statut des examens à travers les différentes étapes du comité et gère les cycles de révision. | Suivi des envois par e-mail et tableaux de bord sous forme de feuilles de calcul |
| Surveillance de la conformité | Gère les cycles de divulgation des conflits d'intérêts, la conformité des formations (CITI, RCR) et les examens des contrôles à l'exportation grâce au suivi automatisé des échéances. | Audits annuels des feuilles de calcul et e-mails de rappel manuels |
| Sécurité en laboratoire | Planifiez les inspections par type de laboratoire et fréquence, suivez les résultats grâce à des flux de travail de mesures correctives, signalez les problèmes non résolus. | Formulaires d'inspection papier et registres de constatations dans des classeurs |
| Gouvernance des données | Suivi des plans de gestion des données en fonction des exigences des bailleurs de fonds, contrôle de la conformité des DMP pour les subventions actives, gestion de l'archivage des données pour les projets fermés. | Documents DMP déposés au début de l'attribution et jamais réexaminés |
| Gestion de la propriété intellectuelle | Suivi des divulgations d'inventions grâce à l'évaluation de la brevetabilité et à l'octroi de licences, garantie de la conformité à la loi Bayh-Dole pour les inventions financées par le gouvernement fédéral. | Suivi réactif des divulgations après les demandes du bureau de transfert de technologie |
| Coordination d'équipe | Gère les jalons importants impliquant plusieurs chercheurs principaux, le suivi des sous-subventions, les changements de personnel nécessitant une notification au sponsor et les calendriers des réunions de l'équipe de recherche. | Fils de discussion par e-mail déconnectés et feuilles de calcul gérées par les chercheurs principaux |
Vous souhaitez voir comment les Super Agents fonctionnent dans un environnement ClickUp réel ? Regardez la présentation ci-dessous pour découvrir comment les flux de travail, les tâches et les automatisations générés par l'IA s'articulent dans la pratique.
Variantes pour différents types d'établissements
L'invite ci-dessus fonctionne dans tous les établissements d'enseignement supérieur qui utilisent ClickUp. Adaptez l'invite à votre établissement :
| Type d'établissement | Ajustements clés |
| Université de recherche R1 (plus de 1 000 protocoles actifs) | Utilisez l'invite telle quelle. Ajoutez des tableaux de bord de conformité au niveau des départements. Prévoyez plus de 15 comités IRB/IACUC/IBC actifs. Incluez le contrôle des exportations et le suivi des informations classifiées (CUI). Intégrez les flux de travail de gestion des subventions. |
| Université R2 (200 à 500 protocoles actifs) | Simplifiez le suivi des IRB et IACUC (supprimez l'IBC et le contrôle des exportations, sauf si applicable). Réduisez d'un niveau les niveaux d'escalade. Regroupez la sécurité et la conformité des laboratoires dans un seul dossier. |
| Établissement principalement de premier cycle (20 à 100 protocoles actifs) | Concentrez-vous sur le comité d'éthique pour les projets de recherche de premier cycle. Simplifiez les conflits d'intérêts en les limitant à la divulgation annuelle par les enseignants. Ajoutez des checklists pour le mentorat des étudiants chercheurs. Supprimez le suivi des sous-subventions, sauf si vous avez des collaborations externes. |
| Collège communautaire (5 à 20 protocoles actifs) | Concentrez-vous sur les examens exemptés par le comité d'éthique pour la recherche en classe. Simplifiez le suivi de la formation de base en matière de conformité (CITI). Supprimez le suivi de la propriété intellectuelle/des inventions. Ajoutez la coordination de la recherche participative communautaire. |
| École professionnelle/de formation (activité de recherche minimale) | Concentrez-vous sur la conformité des recherches financées par l'industrie et les accords d'utilisation des données. Remplacez l'IRB/IACUC par le suivi des certifications industrielles. Ajoutez des flux de travail de protection des données propriétaires pour les partenariats d'entreprise. |
Gérez l'administration de la recherche en un seul endroit
L'administration de la recherche ne s'effondre pas parce que les institutions manquent de systèmes. Elle s'effondre lorsque les tâches critiques sont dispersées entre trop de systèmes. Grâce à ClickUp Brain, aux champs personnalisés et aux automatisations, votre équipe peut transformer le suivi des protocoles, la surveillance de la conformité, les divulgations, les inspections et la coordination entre plusieurs équipes en un seul système d'exploitation reproductible.
Au lieu de compter sur votre mémoire, des chaînes d'e-mails et des outils disparates, votre bureau dispose désormais d'un environnement de travail partagé qui permet à chacun de voir plus rapidement les échéances, d'agir plus vite et de rester aligné tout au long du cycle de vie de la recherche. Commencez par l'invite ci-dessus, adaptez-la à votre établissement et créez une installation que votre équipe pourra utiliser en toute confiance au quotidien.
Foire aux questions sur l'administration de la recherche à l'aide de l'IA
Oui. L'agent n'interprète pas les réglementations, il applique les flux de travail spécifiques à chaque agence. Le NIH, la NSF, le DOE et le DOD ont chacun des seuils de conflit d'intérêts, des échéanciers de rapports et des exigences en matière de gestion des données différents. L'invite crée des pistes de conformité distinctes pour chaque agence afin que votre équipe suive la bonne checklist pour chaque subvention sans avoir à se souvenir des règles applicables.
Non. Les systèmes tels que IRBManager, Cayuse IRB et iRIS sont des plateformes d'envoi et d'examen. L'agent ClickUp est la couche opérationnelle qui suit le statut des protocoles, gère les délais de renouvellement, coordonne les activités entre le bureau de recherche et les chercheurs principaux, et veille à ce que rien ne passe entre les mailles du filet entre les cycles d'envoi. Ils ont des objectifs différents et fonctionnent mieux ensemble.
ClickUp détient les certifications SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 et ISO 42001 et fournit l'assistance pour l'authentification unique (SSO), les autorisations basées sur les rôles et le chiffrement au repos et en transit. Les autorisations au niveau du protocole permettent aux chercheurs principaux de voir uniquement leurs propres envois. Aucune donnée n'est utilisée pour entraîner les modèles d'IA. Pour les recherches CUI ou soumises à des contrôles à l'exportation, consultez votre service de sécurité informatique pour obtenir une configuration supplémentaire.
La gestion des subventions se concentre sur le cycle de vie financier : budgets, taux de consommation, rapports d'effort et clôture. L'administration de la recherche couvre l'infrastructure opérationnelle et de conformité au sens large : protocoles, conflits d'intérêts, sécurité des laboratoires, gouvernance des données et propriété intellectuelle. La plupart des institutions ont besoin des deux, et elles partagent des données (les protocoles sont liés aux subventions, les divulgations de conflits d'intérêts font référence aux sources de financement), mais elles servent différents services et différents flux de travail.
Tout à fait. Les petites institutions ont souvent une seule personne qui s'occupe de toutes les responsabilités liées à la conformité de la recherche. L'agent est particulièrement utile dans ces cas-là, car il crée la structure et les rappels qu'un bureau doté d'un personnel complet fournirait. Il transforme une opération menée par une seule personne en un système qui ne connaît pas de dépendance vis-à-vis de la mémoire.