Si vous travaillez dans le domaine de l'acquisition de talents, vous pouvez actuellement ressentir la pression liée à l'IA.
Vos dirigeants lisent les gros titres sur les entreprises qui misent tout sur l'IA. Vos responsables du recrutement testent eux-mêmes différents outils. Les fournisseurs continuent de promettre qu'une nouvelle plateforme va comme par magie résoudre tous vos problèmes.
Pendant ce temps, vous continuez à organiser des réunions d'embauche, à rechercher du contexte, à jongler avec les outils et à essayer d'offrir une bonne expérience aux candidats.
Cette tension est clairement apparue lors du Gem's AI Showcase à San Francisco, un évènement axé sur le recrutement et les talents. Le panel s'est articulé autour d'une question simple : comment constituer une équipe de recrutement axée sur l'IA qui fonctionne réellement dans le monde réel ?
J'ai rejoint la discussion sous un angle légèrement différent. Chez ClickUp, je travaille au sein du service TA d'une entreprise qui développe des produits IA et gère des milliers de « super agents » internes dans toute l'entreprise. Cela signifie que mes responsables du recrutement et les parties prenantes pensent déjà en termes de flux de travail, d'agents et d'automatisation.
Je souhaite partager ce que nous avons appris jusqu'à présent sur l'utilisation de l'IA dans le recrutement, comment elle a changé le rôle du recruteur chez ClickUp, et quelques mesures pratiques que les responsables de l'acquisition de talents peuvent prendre, même s'ils ne travaillent pas dans une entreprise spécialisée dans l'IA.
Comment l'IA a réellement changé le rôle du recruteur chez ClickUp
Commençons par les bases.
Avant que nous disposions de ces agents, une prise en charge type commençait généralement par une rencontre avec moi, principalement pour faire le point. Je passais les 20 ou 30 premières minutes à rassembler les mêmes informations à partir de trois sources différentes, en essayant de faire le lien entre la demande, ce qui figurait dans Slack et ce qui n'existait que dans la tête du responsable du recrutement.
Je quittais la salle avec douze questions en suspens et une longue liste de choses à régler avant même de pouvoir commencer nos recherches.
Désormais, j'arrive à cette même réunion avec un briefing, une ébauche de stratégie de recherche et un point de vue sur ce qui est réaliste. La discussion passe de la collecte d'informations de base à la discussion des compromis, à la hiérarchisation des rôles et à la décision des concessions que nous sommes prêts à faire.
En coulisses, ClickUp Brain est le moteur de cette transformation. Il synthétise le contexte de recrutement à partir de documents, de discussions et de l'historique des flux de travail, transformant ainsi des signaux dispersés en informations exploitables. Grâce à ClickUp Brain, les recruteurs peuvent poser des questions naturelles sur l'état du pipeline, les contraintes liées aux rôles ou les modèles de recrutement, et obtenir instantanément des réponses fondées, sans avoir à rechercher les informations dans différents outils.
Lorsque les gens parlent de l'IA dans le domaine du recrutement, ils ont souvent tendance à utiliser des mots à la mode. Dans la pratique, les changements les plus importants pour mon équipe sont venus d'agents très spécifiques qui ont allégé notre travail sur le calendrier.
J'ai également abordé ce travail avec un scepticisme salutaire. Je n'avais pas besoin de l'« IA » en soi ; j'avais besoin de moins de réunions et de moins de messages du type « pouvez-vous me renvoyer cela ». Je craignais que cela ne devienne qu'un autre onglet fournisseur dans mon navigateur.
Ce qui m'a fait changer d'avis, c'est de voir un super agent interne supprimer discrètement une réunion récurrente de ma semaine, m'offrant ainsi un meilleur contexte que celui dont je disposais auparavant.
Quelques exemples tirés de notre expérience chez ClickUp :
- Talent Toolkit Super Agent. Nous avons créé un agent interne qui transforme une description de poste en un dossier complet. Il suggère un plan d'entretien, signale les lacunes dans la définition du rôle et soulève les questions que je devrais aborder avec le responsable du recrutement. Au lieu de passer la première partie de l'entretien à rassembler des informations de base, j'arrive prêt à tester la stratégie.
- Talent Ammo Super Agent. Il surveille le marché et les succès de notre propre entreprise, puis fournit aux recruteurs des arguments de vente et des textes de communication prêts à l'emploi afin qu'ils puissent agir comme des conseillers stratégiques plutôt que comme des coordinateurs de recherche.
Aucun de ces agents ne remplace le recruteur. Leur rôle consiste à éliminer le travail répétitif et peu rentable qui nous maintenait dans une posture de service.
En conséquence, mon calendrier est très différent de ce qu'il était il y a quelques années :
- Plus de temps consacré à un véritable partenariat avec les responsables du recrutement pour la conception des rôles et les compromis.
- Plus de temps pour préparer et mener des discussions de haute qualité avec les candidats.
- Moins de temps passé à recréer des informations, à rechercher du contexte ou à combler les lacunes des processus.
C'est là le changement fondamental. L'IA n'a pas pris le travail. Elle nous a donné l'espace nécessaire pour faire les tâches qui nécessitent réellement un jugement.
Pour être honnête, une grande partie de l'épuisement professionnel dans le domaine de l'acquisition de talents provenait d'une manière de travailler qui n'était pas viable à long terme. Nous avons absorbé le chaos. Nous avons comblé les lacunes. Nous avons compensé le manque de clarté des processus. L'automatisation de ces tâches ne menace pas le rôle. Elle nous libère d'un travail que nous n'aurions jamais dû assumer.
Pour être honnête, une grande partie de l'épuisement professionnel dans le domaine de l'acquisition de talents provenait d'une manière de travailler qui n'était pas viable à long terme. Nous avons absorbé le chaos. Nous avons comblé les lacunes. Nous avons compensé les processus flous. L'automatisation de ces tâches ne menace pas notre rôle. Elle nous libère d'un travail que nous n'aurions jamais dû assumer.
Ce changement est important, car je porte encore les stigmates d'une organisation axée sur les services. Je ne compte plus le nombre de fois où un responsable du recrutement a traité les responsables de l'acquisition de talents comme de simples preneurs de commandes, leur a envoyé une demande vague et s'est attendu à obtenir une liste de candidats instantanément.
On sent bien le décalage entre ce que l'entreprise pense demander et ce que le marché est réellement en mesure d'offrir. Ce que j'aimerais que les dirigeants comprennent, c'est que notre travail le plus précieux ne consiste pas à faire passer les candidats d'une étape à l'autre.
Elle les aide à identifier le véritable problème, à être honnêtes sur les compromis à faire en matière de profil, de cycles d'entretiens et de fourchettes de rémunération, puis à concevoir un flux de travail qui leur donne une chance équitable de recruter les talents qu'ils disent vouloir.
💡 Conseil de pro : n'effectuez pas l'automatisation d'un processus que vous ne comprenez pas. Commencez par le mapper, puis l'améliorer, et enfin l'automatiser.
Ce que nous entendons réellement par « maîtrise de l'IA » dans le domaine de l'acquisition de talents
Comme nous sommes une entreprise à la pointe de l'IA, les candidats se sentent souvent obligés de dire ce qu'il faut sur l'IA. Ils ajoutent des outils à leur CV, parsèment celui-ci de mots-clés et espèrent que cela suffira.
Pour nous, la maîtrise de l'IA semble beaucoup plus pratique.
Lors des entretiens, je recherche :
- Des personnes curieuses qui ont tenté de véritables expériences, même si elles étaient modestes ou chaotiques.
- Les recruteurs qui peuvent décrire un flux de travail qu'ils ont amélioré grâce à l'automatisation, et pas seulement un outil qu'ils ont « utilisé ».
- Les dirigeants qui peuvent expliquer où ils n'utiliseraient pas l'IA et pourquoi.
Quelques questions que j'aime poser :
- « Expliquez-moi une partie manuelle de votre processus de recrutement que vous avez rationalisée. Qu'est-ce qui a changé et qu'avez-vous appris ? »
- « Parlez-moi d'une situation où un nouvel outil ou un nouveau processus n'a pas fonctionné comme vous l'aviez prévu. Comment avez-vous réagi ? »
- « Si je vous confiais un coordinateur et un recruteur junior, comment introduiriez-vous l'IA dans leur travail quotidien de manière sûre et utile ? »
Les signaux d'alerte auxquels je prête attention :
- Considérer l'IA comme une menace plutôt que comme un partenaire
- Ne parler que des noms de produits ou de concepts superficiels
- Éviter les données ou les mesures
Du côté positif, nous essayons de communiquer clairement notre propre culture. Chez ClickUp, tout le monde peut proposer, créer et partager un Super Agent. Nous organisons des « Agent Hackathons » internes où les gens apportent leurs idées, s'associent à des développeurs et mettent en place de véritables flux de travail.
Lorsque les candidats entendent cela, vous pouvez voir qui s'illumine. Ce sont ceux qui vont se lancer dans la prochaine vague de changement plutôt que d'attendre les instructions.
Au cœur du processus de recrutement : ce que les super agents font réellement
Vu de l'extérieur, il est facile d'imaginer l'IA dans le recrutement comme une boîte noire. Mais dans le travail, elle est beaucoup plus concrète.
Voici à quoi pourrait ressembler un flux type de mon côté chez ClickUp :
- Un nouveau rôle est à pourvoir. Je dépose la description du rôle dans la boîte à outils Talent Toolkit.
- L'agent génère un dossier d'admission, des suggestions de questions et une première ébauche de stratégie de recherche.
- Je participe à une réunion avec le responsable du recrutement et nous répondons ensemble. Nous affinons la mission du rôle, ajustons le profil et convenons des compromis.
- Les agents de marché et de recherche nous aident à comprendre dans quelle mesure notre profil est réaliste. Nous examinons des candidats réels, et non pas seulement hypothétiques.
- Les agents de coordination gèrent la planification et les mises à jour courantes afin que les interlocuteurs humains puissent rester concentrés sur le fond.
- À la fin de la recherche, les assistants de débriefing facilitent l'analyse de l'ensemble des candidats et permettent de comprendre ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et ce qu'il faudrait changer la prochaine fois.
Il est important de noter que nous avons conçu ces agents dans le respect de nos valeurs existantes en matière d'expérience candidat et d'équité. Par exemple, nous faisons preuve de prudence dans l'utilisation de l'IA pour les évaluations et l'assistance à la décision. Nous continuons à nous appuyer sur des entretiens structurés, des grilles d'évaluation claires et le jugement humain.
Le gain n'est pas seulement une question de rapidité. Il s'agit aussi du sentiment que les recruteurs ne consacrent plus leur énergie à du travail fastidieux. Ils gèrent désormais un système.
🤖 Regardez cette vidéo pour découvrir comment structurer des expériences et des décisions basées sur l'IA, afin d'améliorer vos stratégies de recrutement en vous appuyant sur des données plutôt que sur des hypothèses.
Ce que j'ai entendu des autres panélistes
L'un des aspects que j'ai préférés dans le panel Gem était de voir comment différentes entreprises axées sur l'IA abordent les mêmes problèmes.
Thèmes récurrents :
- Les équipes gagnantes ne considèrent pas l'IA comme un projet secondaire. Elles l'intègrent directement dans leurs flux de travail et continuent à l'améliorer.
- Les meilleures histoires ne concernaient pas le déploiement d'une grande plateforme. Elles concernaient plutôt des cas d'utilisation modestes et ciblés qui se sont répandus parce que les gens en ont compris la valeur.
- Tout le monde cherche encore à comprendre la place de l'IA dans l'évaluation et la prise de décision, et la plupart des dirigeants hésitent à lui confier trop de responsabilités.
Mon point de vue différait légèrement quant à la question de savoir qui peut jouer ce rôle.
Grâce à notre culture Super Agent, je suis convaincu que les équipes TA ne devraient pas attendre qu'un groupe central leur fournisse une solution toute faite. Certaines de nos meilleures idées sont venues de personnes proches du travail qui ont identifié un point de friction et ont dit : « Je pense qu'un agent peut aider ici. »
Cet équilibre est important. Les équipes centrales peuvent aider en matière de normes, de sécurité et d'infrastructure partagée. Mais si vous souhaitez une véritable adoption au sein de la TA, vous devez laisser place à des expériences ascendantes.
La TA dans cinq ans : du service à la stratégie
Une question récurrente lors du panel était de savoir à quoi ressemblera le recrutement dans cinq ans.
Je pense que nous aurons probablement moins de rôles de recruteurs traditionnels se concentrant uniquement sur la coordination et la présélection. Ce travail se prête trop bien à l'automatisation.
Dans le même temps, je pense que nous verrons apparaître davantage de rôles de conseillers stratégiques et d'orchestrateurs de l'IA.
Les nouveaux rôles consisteront à :
- Concevez et gérez des flux de travail de recrutement de bout en bout qui impliquent fortement les agents.
- Fournissez à l'entreprise des données claires sur les processus qui fonctionnent et ceux qui sont bloqués.
- Aidez les dirigeants à réfléchir à la stratégie en matière de talents, et pas seulement aux demandes individuelles.
Pour les recruteurs individuels et les responsables TA, certaines compétences semblent particulièrement importantes à acquérir dès maintenant :
- Adaptabilité. Aisance avec les outils qui évoluent sous vos yeux et habitude d'apprendre en public.
- Maîtrise des données. Vous n'avez pas besoin d'être un data scientist, mais vous devez être capable de raisonner à partir de nombres réels et de repérer les cas où un indicateur masque un problème plus profond.
- Réflexion sur les flux de travail. La capacité à comprendre les connexions entre l'accueil, la recherche, l'évaluation et la conclusion, et à identifier les tâches qu'un agent peut assumer en toute sécurité.
Si vous êtes capable de faire tout cela, l'IA n'est pas une concurrence. C'est un levier.
Lorsque j'aborde ce sujet avec les recruteurs de ma propre équipe, j'essaie de rester simple. Je leur dis : « Votre travail ne consiste pas à être plus rapide dans les tâches administratives, mais à être incontournable dans la salle où les décisions sont prises. » Et « Si un agent peut le faire de manière fiable, cela ne devrait pas vous prendre vos meilleures heures. »
Le fait est que l'IA n'est pas là pour impressionner qui que ce soit. Elle est là pour vous permettre de consacrer davantage d'énergie à ce qui compte le plus : votre jugement et vos relations.
Ce que les responsables des ressources humaines peuvent commencer à faire dès demain
Vous n'avez pas besoin de repenser entièrement votre fonction pour commencer à évoluer vers une équipe de recrutement axée sur l'IA.
Quelques mesures pratiques que vous pouvez prendre ce mois-ci :
- Choisissez un processus répétitif et améliorez-le grâce à l'IA. Il peut s'agir de la préparation des admissions, des mises à jour de statut ou de la planification. Mappez les étapes, testez un agent ou un outil simple et mesurez les changements.
- Invitez votre équipe à apporter des idées. Demandez à chaque recruteur d'identifier un domaine dans lequel il perd du temps ou de l'énergie et mettez-le au défi de rechercher une solution assistée par l'IA. Créez un forum où ils peuvent partager ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné.
- Définissez clairement vos limites. Décidez dans quels domaines vous êtes prêt à tester l'IA pour l'évaluation ou l'assistance à la décision, et dans lesquels vous ne l'êtes pas. Communiquez cela à votre équipe et à vos candidats.
- Racontez l'histoire au sein de votre entreprise. Quand quelque chose fonctionne, traitez-le comme le lancement d'un produit. Partagez les points de vue avant et après. Mettez en avant les personnes derrière le changement, pas seulement l'outil.
Il n'est pas nécessaire d'être une entreprise spécialisée dans l'IA pour prendre ces étapes. Vous n'avez même pas besoin d'une équipe dédiée à l'IA.
Il suffit d'être prêt à commencer modestement, à apprendre ouvertement et à considérer l'IA comme un partenaire dans la mise en place du type de fonction de recrutement que vous avez toujours souhaité exercer.
C'est ce à quoi nous travaillons chez ClickUp. Nous continuons d'apprendre chaque jour, mais la transition d'une organisation de services vers un orchestrateur stratégique est déjà en cours. Et les équipes qui s'engagent dès maintenant dans cette transition seront celles qui cesseront de se noyer dans le bruit des outils et reviendront à ce qui fait réellement avancer le recrutement : le jugement, la clarté et les relations.