Dans le monde des affaires, vous pouvez être bombardé par un jargon sans fin - "ouvrons le bal et affichons les détails sur l'exploitation de l'équipe pour créer des synergies et renforcer les compétences de base, avant de revenir plus tard pour faire le point" - Cela rend la vie trop confuse.
Pour couper court au jargon, pensez aux éléments d'action. Ils n'ont pas l'air si impressionnants ou révolutionnaires. Mais ils sont bien plus efficaces pour faire les choses que les traditionnels "plans d'action" liste à faire traditionnelle que ce soit au bureau ou dans la cuisine.
La clé des éléments d'action est qu'ils indiquent quelque chose à faire. Une méthode spécifique pour formuler les tâches en termes d'action requise, et non de résultat souhaité, peut considérablement stimuler la productivité et vous rapprocher de vos ambitions à long terme.
Qu'est-ce qu'un élément d'action ?
Bien qu'un "point d'action" puisse sembler être un surnom d'entreprise pour désigner une tâche, il s'agit de deux choses différentes. Une tâche apparaît le plus souvent sur un liste à faire sous la forme d'un point court et simple. Il n'y a généralement pas d'information substantielle, autre que le quoi.
Un élément d'action, en revanche, est une tâche plus complète, mais toujours relativement concise, avec une description qui décrit la tâche en termes de qui, quoi, comment et quand. Ainsi, toute personne qui le reçoit peut s'y familiariser instantanément.
Dans le même temps, au travail, présenter la tâche de cette manière peut rendre plus évidente la détermination de l'employé le mieux à même d'achever la tâche. Cela fait partie de votre forfait d'action .
Cela permet à un manager de déléguer plus facilement sans avoir à ralentir et à expliquer deux fois. Les éléments d'action parlent d'eux-mêmes. Téléchargez le modèle d'éléments d'action de ClickUp
5 conseils pour la liste des éléments d'action
Voici nos cinq principaux conseils pour créer des éléments d'action fantastiques qui vous aideront à maintenir votre concentration, à achever vos tâches et à atteindre vos objectifs :
1. Faites en sorte que vos éléments soient concrets et non abstraits
Comme nous l'avons mentionné précédemment, les tâches sont généralement rédigées sous forme de résultats intangibles et abstraits, tels que "créer un pitch deck", alors que les éléments d'action doivent être des actions concrètes et évaluables, telles que "collaborer avec le marketing sur une présentation de 20 minutes avec des documents à distribuer pour lundi" Pour des éléments d'action brillants, vous devrez sortir des nuages et redescendre sur terre.
2. Décomposer les éléments de l'action pour tenir sur une ligne MAIS inclure une description
Si cela prend autant de temps à lire qu'à faire, c'est que vous ne vous y prenez pas de la bonne façon. Si les longs éléments d'action peuvent sembler plus informatifs, ils sont le plus souvent confus et improductifs. Elles n'ont pas besoin d'être aussi drôles qu'une réplique piquante dans un club de comédie, mais elles doivent être aussi brèves ! Cela dit, n'oubliez pas d'ajouter des informations supplémentaires si elles sont indispensables à la compréhension de l'assigné. Si vous écrivez pour vous-même, il se peut que vous oubliiez des détails ; vous pouvez donc ajouter une brève description pour jouer la carte de la sécurité.
3. Travailler dans une forme cohérente
Tout comme les historiens de l'art savent distinguer un Rembrandt d'un Caravaggio, vos éléments d'action pourraient bien se faire un nom s'ils sont présentés de manière cohérente et efficace. La cohérence permet une meilleure compréhension et, en plus, vous deviendrez plus efficace dans la préparation des éléments d'action en mettant en forme les mêmes éléments.
4. Classez vos éléments d'action par contexte, action et ressource.
Il est important, notamment du point de vue de l'efficacité, d'organiser et de classer les éléments lorsque cela est possible. En ce qui concerne les éléments d'action, vous devez absolument les classer en fonction de leur contexte (quel projet, quel type de travail, quel domaine de l'entreprise), des actions elles-mêmes ( créatif ), et les ressources nécessaires ( personnel, matériel, temps, externalisation ). Même s'il s'agit simplement d'un moyen de rester organisé, vous constaterez qu'il est très avantageux d'organiser vos éléments d'action de cette manière.
5. Relayer en collaborant
Si les éléments en suspens dépendent de la collaboration de plusieurs personnes, vous devez être particulièrement clair à ce sujet et vous assurer que chacun connaît son rôle dans la tâche. Dans les instances où l'élément d'action sera transmis et relayé à d'autres personnes, tout le monde doit être en mesure de le prendre en charge et de s'en servir. Une fois l'élément achevé, il doit être remplacé par un nouvel élément qui mette tout le monde au courant. Dans le cadre du travail collaboratif, il est particulièrement important de réévaluer les informations qui doivent être transmises et de déterminer si la même collaboration est toujours nécessaire.
Bonus: Modèles de fiches d'information !
Qu'est-ce qui fait un bon élément d'action ?
Considérons tout d'abord la tâche suivante : "Trouver des grossistes pour de nouveaux produits." Quelles en sont les limites ? Eh bien, il ne s'agit en fait que du résultat final, qui est évidemment pertinent mais ne fait pas grand-chose en soi.
Rien n'indique qui est en charge de la tâche, comment elle doit être faite ou quand elle doit être terminée. Ce n'est vraiment pas très utile.
Les éléments d'action doivent être saisis :
- Qui est chargé d'achever le travail ?
- Quelle action doit être entreprise ?
- Comment l'action peut-elle être terminée ?
- **Quelle est la date d'échéance ?
Ainsi, en utilisant ce modèle, l'élément d'action peut se lire comme suit : "Le service des opérations doit appeler les grossistes potentiels (voir l'annuaire) afin de conclure un accord pour la nouvelle gamme d'ustensiles de cuisine - échéance le 10 mars"
Les avantages sont nombreux.
Il y a un propriétaire de tâche clair, un aperçu solide de ce qui doit être fait et une date d'échéance.
Il y a même des informations pertinentes qui peuvent accélérer le processus.
Ne vous embarrassez pas de détails supplémentaires, car cela peut s'avérer contre-productif. Un élément d'action n'est pas un guide pour les extraterrestres : "Appellez les grossistes en prenant l'appareil de télécommunication avec votre main dominante et en composant la séquence correcte de 11 numéros"
Si vous ajoutez des informations supplémentaires, veillez à ce qu'elles soient utiles et pertinentes.
De même que vous avez plusieurs objectifs pour atteindre un objectif plus large, vous pouvez avoir plusieurs éléments d'action par objectif. Pour résumer,
- Les tâches expriment les résultats souhaités (objectifs).
- Les éléments d'action indiquent les actions littérales requises pour les atteindre.
Comment faire pour rédiger des éléments d'action ?
Comme nous le savons maintenant, les éléments d'action servent à définir les actions nécessaires à l'achèvement d'une tâche ou d'un travail. "Le singe voit, le singe fait", en quelque sorte. Par conséquent, pour créer un élément d'action, demandez-vous ce qu'il faut faire et comment vous pouvez le faire.
Essayez de décrire l'action en une ou deux phrases.
Si votre élément semble contenir trop d'étapes, décomposez-le en tâches plus petites.
La clé est d'écrire l'élément d'action dès qu'il vous vient à l'esprit. S'il est clair, concis et communicable, et s'il est formulé de manière à vous permettre d'achever la tâche en un petit nombre d'étapes, vous pouvez le qualifier d'élément d'action et vous mettre au travail !
Un bon exemple peut être mis en œuvre immédiatement après avoir été paramétré. Si ce n'est pas le cas, c'est que l'élément est trop compliqué ou trop ambigu.
Exemples d'éléments d'action
- Les équipes commerciales à contacter Springleaf au sujet des retards de livraison
- Discussion IT & Agence pour finaliser les mises à jour du site web de la semaine prochaine - à faire pour jeudi
- Les RH doivent envoyer le rapport de performance (prévu pour le 25 juillet) au directeur adjoint - copie physique.
- Suivi avec le gestionnaire de projet au sujet du budget et des coûts supplémentaires (de février à avril) d'ici mercredi
Même si vous rédigez des éléments d'action pour vous-même, il est toujours bon d'inclure toutes les parties. Vous comprendrez (espérons-le !) de quoi vous parlez.
Vous pouvez vous en tirer en omettant certains détails, mais si une entreprise utilise des éléments d'action pour les rapports quotidiens de ses employés ou pour la gestion de ses ressources humaines, il est préférable d'inclure tous les éléments l'évaluation des performances il est préférable d'inclure ces informations pour conserver une trace de votre travail.
Conclusion
Suivre ces conseils pour votre liste de tâches et d'éléments d'action ne prend pas beaucoup de temps, mais pourrait achever de modifier votre façon de rédiger et de lister vos éléments d'action.
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