Pourquoi la gestion du changement est plus que jamais un facteur décisif
Si vous dirigez aujourd'hui une équipe ou une organisation, vous savez que le terrain bouge sous vos pieds.
Le rythme des changements sur le lieu de travail est incessant, en particulier lorsqu'il s'agit de naviguer dans la transformation de l'IA. J'ai passé ma carrière à aider les organisations à s'adapter, et je peux affirmer avec certitude que la véritable différence entre les équipes qui prospèrent et celles qui stagnent ne réside pas dans les outils utilisés, mais dans leur capacité à gérer efficacement le changement.
Et l'urgence de bien faire les choses n'a jamais été aussi grande.
Sans une gestion du changement adéquate, investir dans une nouvelle technologie ne vous permettra pas d'obtenir les résultats escomptés. Les dirigeants doivent réfléchir en profondeur à la manière dont le travail est effectué, dont les équipes collaborent et dont les nouveaux outils créent de la valeur.
Les enjeux sont plus importants que jamais, et l'urgence de bien gérer le changement lié à l'IA n'a jamais été aussi grande.
La prolifération du travail : le coût caché de la fragmentation
Avant de rejoindre ClickUp, je gérais les systèmes d'entreprise d'une grande société de soins de santé. Nous disposions de tous les outils SaaS imaginables, notamment des plateformes de compte, de ressources humaines, d'ingénierie, de marketing et d'investissement.
Chaque équipe avait ses propres favoris, et aucune d'entre elles ne communiquait avec les autres. Le résultat ? Des goulots d'étranglement persistants, des heures perdues et des interruptions informatiques constantes juste pour obtenir une mise à jour du statut.
C'est ce qu'on appelle la prolifération des outils: la multiplication d'outils déconnectés, la fragmentation des flux de travail et la perte de contexte, autant d'obstacles à une gestion efficace du changement. Considérer cela comme un problème informatique revient à passer à côté de l'essentiel. Il s'agit purement et simplement d'un problème d'entreprise.
Lorsque les informations sont dispersées et que les équipes passent d'un système à l'autre, la productivité diminue, l'innovation stagne et l'engagement faiblit.
Cela a également un coût financier élevé : 2 500 milliards de dollars perdus en productivité mondiale.
Même lorsque les entreprises tentent d'y remédier, les déploiements sont souvent insuffisants.
Lorsque nous avons essayé de mettre en œuvre Jira pour le marketing dans mon ancienne entreprise, l'équipe a consciencieusement suivi la formation, mais est ensuite revenue à ses tableaux blancs. Pourquoi ? Parce que nous n'avions pas expliqué pourquoi ce changement était important, en quoi il allait les aider ni quel soutien ils allaient recevoir.
L'adoption échoue non pas parce que les outils ne fonctionnent pas, mais parce que les gens ne voient pas comment le changement établit la connexion avec leur travail quotidien.
La course à la convergence : pourquoi le contexte est tout
Harvard Business Review a constaté que les employés passent 61 % de leur temps à transmettre des informations, à les rechercher ou à les mettre à jour à l'aide de divers outils.
Chaque jour, de nouveaux outils et technologies promettent de faciliter le travail, mais la plupart des organisations se retrouvent finalement avec davantage de silos et de complexité. La véritable avancée se produit lorsque vous convergez votre travail, vos connaissances et votre contexte en un seul endroit, un principe fondamental pour une gestion du changement et une transformation IA de réussite.
Car en réalité, l'IA, l'automatisation et la transformation numérique ne sont aussi puissantes que le contexte auquel elles ont accès. Si vous devez alimenter manuellement votre outil d'IA à chaque fois, vous faites toujours double à faire. L'avenir appartient aux organisations qui unifient le contexte, où le travail, les connaissances et les données coexistent, et où l'intelligence peut fonctionner de manière transparente dans les flux de travail réels. Et cet avenir arrive, que vous soyez prêt ou non.
Afin de comprendre l'impact réel des flux de travail fragmentés, nous avons récemment réalisé un sondage auprès de travailleurs du savoir sur la manière dont ils transforment les discussions en éléments concrets. Les résultats révèlent un écart critique : la plupart des équipes s'appuient encore sur des méthodes manuelles ou incohérentes pour le suivi des étapes suivantes, et très peu utilisent des outils de gestion de projet dédiés. Ce manque de structure signifie que des tâches importantes passent souvent à la trappe, ce qui rend plus difficile pour les équipes de rester alignées et productives.
Chez ClickUp, c'est notre ligne directrice. Nous avons été fondés pour rendre les gens plus productifs, et pour ce faire, nous allons au-delà de la création de fonctionnalités pour établir une base où le contexte est unifié, les flux de travail sont connectés et les équipes peuvent avancer plus rapidement avec moins de friction. Les organisations qui agissent dès maintenant, qui brisent les silos et font converger leur travail, définiront la prochaine décennie.
Mais avant tout, vous devez comprendre où vous en êtes aujourd'hui. C'est là qu'intervient la matrice de transformation IA.
La matrice de transformation IA : diagnostiquer où vous en êtes
Pour aider les organisations à voir où elles en sont et où elles doivent aller, j'utilise la matrice de transformation IA, un outil pratique qui permet de diagnostiquer votre situation actuelle et de tracer un diagramme de la voie à suivre.
voici une représentation visuelle de la matrice de transformation de l'IA : *
Les quatre quadrants de la matrice de transformation de l'IA
- Contexte faible, convergence faible : c'est là que la plupart des organisations commencent. Les outils sont fragmentés, les données sont dispersées et l'intelligence se limite à des projets pilotes isolés. Les solutions manuelles sont la norme et chaque nouvelle initiative donne l'impression de réinventer la roue
- *contexte riche, faible convergence : certaines équipes possèdent des données riches et une expertise approfondie, mais celles-ci restent cloisonnées. Les projets peuvent sembler prometteurs, mais leur mise à l'échelle est impossible car le contexte ne présente pas de flux dans l'ensemble de l'organisation
- Contexte faible, convergence élevée : ici, vous avez unifié vos outils, mais les données et les connaissances qui alimentent l'intelligence sont encore insuffisantes ou obsolètes. L'automatisation est possible, mais les résultats sont génériques et manquent d'impact, car le contexte fait encore défaut
- Contexte élevé, convergence élevée : tel est l'objectif. Le travail, les connaissances et le contexte sont unifiés. L'intelligence opère au sein de flux de travail en temps réel, fournissant des informations et des automatisations sur mesure qui font réellement la différence. Les équipes passent moins de temps à rechercher et plus de temps à créer de la valeur
Commencez donc par répondre honnêtement à la question suivante : Où en suis-je dans cette matrice ? D'après mon expérience, la plupart des entreprises pensent être plus avancées qu'elles ne le sont réellement.
La question suivante est : Comment aller de l'avant ? C'est là que la gestion du changement devient le pont.
Du diagnostic à l'action : pourquoi la gestion du changement est le pont
Comprendre votre place dans la matrice n'est qu'un début.
Le véritable défi, et l'opportunité, consiste à se diriger vers le quadrant supérieur droit, une zone caractérisée par un contexte élevé et une convergence élevée.
Il convient de le répéter : la technologie seule ne vous mènera pas au but. Mais les gens, oui.
Le passage de la fragmentation à la convergence, des données isolées à un contexte unifié, est fondamentalement un parcours humain, et constitue la colonne vertébrale de toute stratégie de transformation numérique efficace.
*cela nécessite de changer les mentalités, de prendre de nouvelles habitudes et de créer les conditions d'un changement durable. Même les outils les plus avancés au monde ne donneront pas de résultat si vos équipes n'ont pas fait leur validation et ne s'engagent pas dans cette voie. Vous avez également besoin de leaders qui montrent l'exemple et de processus flexibles qui offrent une assistance à l'amélioration continue.
Je vais décrire cela à l'aide des quatre piliers de la gestion du changement, les leviers qui permettent aux organisations de passer de la prise de conscience des changements nécessaires à leur mise en œuvre effective.
Les quatre piliers de la gestion du changement et comment nous les mettons en pratique chez ClickUp
Voici comment les quatre piliers de la gestion du changement se traduisent dans la pratique.
1. Parrainage exécutif : la base
Le changement commence au sommet. Les meilleurs dirigeants ne se contentent pas d'approuver le changement, ils s'y engagent pleinement. Ils utilisent la plateforme, apprennent ses particularités et sa valeur, puis communiquent leur vision et s'assurent que les équipes disposent de tout ce dont elles ont besoin. Le soutien de la direction est visible, vocal et continu.
Voici à quoi cela ressemble chez ClickUp :
- Notre PDG et notre directeur des opérations participent régulièrement à des initiatives liées à l'IA, partagent leurs propres flux de travail et célèbrent les succès remportés dans les canaux à l'échelle de l'entreprise
- Les dirigeants montrent l'exemple en utilisant ClickUp et des outils d'IA dans leur travail quotidien et en partageant les résultats
- Lorsque les dirigeants adhèrent au modèle, cela établit un paramètre pour tous les autres
Étapes pour obtenir le soutien de la direction :
- Obtenez la sécurité d'une assistance visuelle de la haute direction
- Élaborez une stratégie de communication claire pour permettre aux dirigeants d'expliquer les raisons du changement et les avantages escomptés
- Allouez le temps, le budget et le personnel nécessaires pour une mise en œuvre qui aboutit à la réussite
- Donnez aux dirigeants les moyens d'utiliser les nouveaux outils et de favoriser le partage activement de leurs expériences
2. Adhésion de l'équipe : impliquez-la dès le début et régulièrement
Les changements imposés par la hiérarchie sont rarement durables. Les meilleurs résultats sont obtenus lorsque les équipes se sentent impliquées dès le début. Impliquez les membres de l'équipe dès le début, invitez-les à tester le nouveau changement et créez des boucles de rétroaction lorsqu'ils proposent des suggestions d'amélioration. Ensuite, invitez-les à montrer comment le changement a un impact significatif sur leur travail.
Voici à quoi cela ressemble chez ClickUp :
- Nous organisons des concours d'IA à l'échelle de l'entreprise où tout le monde, quel que soit son service, peut soumettre ses propres flux de travail basés sur l'IA
- Les envois gagnants sont présentés dans nos principaux canaux de discuter afin d'inspirer les autres et de diffuser des idées
- La participation s'étend à l'équipe commerciale, aux finances, aux ressources humaines et au marketing, et ne se limite pas aux produits et à l'ingénierie
Étapes pour obtenir l'adhésion de l'équipe :
- Impliquez les membres de l'équipe dès le début du déploiement et de la prise de décision
- Créez des canaux ouverts pour favoriser le partage d'idées, de préoccupations et de suggestions par le personnel
- Utilisez les commentaires pour affiner les flux de travail et démontrer votre réactivité
- Expliquez clairement comment les changements affectent le travail quotidien et répondez à la question « qu'est-ce que cela m'apporte ? »
- Reconnaissez publiquement les contributions, même si toutes les suggestions ne sont pas retenues
3. Identifiez vos champions : comblez le fossé
Les champions sont des agents du changement au sein de votre organisation qui assurent la connexion entre la direction et l'ensemble de l'organisation. Ils sont très respectés, innovants et connaissent parfaitement le fonctionnement réel du travail. Les champions ne se contentent pas de prêcher la bonne parole, ils construisent, résolvent les problèmes et inspirent confiance dans le processus de changement.
Voici à quoi cela ressemble chez ClickUp :
- Les champions montrent l'exemple en tête, retroussant leurs manches pour aider leurs coéquipiers à adopter de nouveaux outils
- Mon équipe et moi-même organisons chaque semaine des ateliers et des webinaires où les champions et les nouveaux venus peuvent apprendre, poser des questions et bénéficier d'une assistance pratique
- Lorsque les équipes rencontrent des obstacles, les champions et les membres de mon équipe franchissent l'étape de résolution de problèmes, de co-création de flux de travail et de partage de bonnes pratiques
Étapes pour donner les moyens d'agir aux champions :
- Sélectionnez des champions respectés et innovants qui possèdent une solide connaissance des flux de travail
- Impliquez-les en tant que consultants, constructeurs et promoteurs du changement
- Impliquez les champions dès le début des sessions de formation et veillez à ce qu'ils restent présents pendant les déploiements
- Donnez aux champions les moyens de renforcer le message, de répondre aux préoccupations et de modéliser l'adoption
- Assurez-vous que les champions agissent en tant qu'ambassadeurs actifs du changement dans toute l'organisation
4. Adoptez le changement progressif : créez une dynamique
Essayer de tout changer d'un seul coup suscite de la résistance. La dynamique s'installe lorsque les équipes peuvent expérimenter en toute sécurité, personnaliser leur expérience et célébrer la progression réalisée en cours de route.
Voici à quoi cela ressemble chez ClickUp :
- Chaque concours d'IA se concentre sur un flux de travail ou un problème d'entreprise, avec des améliorations itératives au fil du temps
- Les équipes sont encouragées à personnaliser leur expérience, avec des limites claires quant à ce qui peut et ne peut pas être modifié
- Les utilisateurs créent des vues privées qui répondent à leurs besoins tout en restant conformes aux normes organisationnelles
- Les petites victoires sont célébrées dans les canaux à l'échelle de l'entreprise, renforçant ainsi la progression comme un parcours continu
Étapes pour adopter le changement progressif :
- Déployez les changements par étapes gérables pour créer une dynamique
- Permettez aux équipes de tester de nouvelles fonctionnalités et de suggérer des améliorations
- Définissez des limites pour les flux de travail flexibles et fixes
- Permettez la personnalisation grâce à des vues privées et à des expérimentations sécurisées
- Collaborez avec des champions pour diffuser l'adoption et normaliser le changement en tant que pratique de partage
Le rôle du manager : traduire la vision en action
Les grands leaders montrent l'exemple, et les managers sont la clé de voûte de toute transformation. Chez ClickUp, les managers doivent communiquer le « pourquoi » et le « comment », faciliter le retour d'information et donner l'exemple des comportements qu'ils attendent des membres de leur équipe.
Voici à quoi cela ressemble chez ClickUp :
- Les managers ne sont pas de simples spectateurs. Ils participent à des ateliers, partagent leurs propres réussites en matière de flux de travail et encouragent leurs équipes à soumettre des candidatures au concours
- Ils offrent leur assistance aux champions, créent des espaces sûrs pour l'expérimentation et utilisent eux-mêmes de nouveaux outils
Étapes pour les responsables :
- Expliquez clairement l'objectif et le processus de changement
- Facilitez les retours d'information ouverts et répondez aux préoccupations
- Utilisez de nouveaux outils et processus en collaboration avec vos équipes
- Fournissez l'assistance et collaborez avec les champions
Le rôle du responsable de la réussite client
Lorsque nous aidons nos clients à déployer ClickUp, le processus que nous encourageons est le même. Et ici, nos responsables de la réussite client (CSM) sont des partenaires clés dans la transformation.
Voici à quoi cela ressemble chez ClickUp :
- Nos CSM fournissent des services de conseil, aident à la planification et partagent les bonnes pratiques
- Ils stimulent les résultats d'entreprise, facilitent les revues exécutives et garantissent aux équipes l'accès à la formation et aux ressources
- Ils nous aident au suivi des indicateurs clés de performance, à mettre en place des programmes de « formation des formateurs » et à nous assurer une connexion à de nouvelles fonctionnalités et à des webinaires
Étapes pour tirer parti de votre CSM :
- Utilisez les services de conseil pour la gouvernance et les bonnes pratiques
- Élaborez des forfaits de réussite personnalisés et formez des formateurs internes
- Utilisez les indicateurs clés de performance (KPI) et les rapports pour le suivi de la progression
- Tirez parti des ressources disponibles, telles que les formations et les webinaires
Planifier pour la réussite : vers quoi s'orienter
Les déploiements de réussite ne sont pas le fruit du hasard ou de bonnes intentions. Ils doivent être conçus et stratégiquement planifiés.
Voici à quoi cela ressemble chez ClickUp :
- Nous planifions les mises en service par étapes, avec des jalons et une communication clairs
- Nous identifions rapidement les contraintes, telles que les limites en matière de ressources, les défis techniques ou les priorités concurrentes, et nous les traitons de front
- Nous définissons des MVP pour chaque initiative, fixons des objectifs mesurables et constituons des équipes de projet interfonctionnelles
Étapes pour planifier votre réussite :
- Optez pour une mise en service unique ou un déploiement progressif en fonction de l'état de préparation de votre organisation
- Fixez des jalons réalistes et communiquez-les clairement
- Identifiez rapidement les obstacles potentiels
- Clarifiez ce que signifie « produit minimum viable » pour votre transformation
- Établissez des objets mesurables pour le nouveau système ou processus
- Constituez une équipe interfonctionnelle comprenant un sponsor, des champions, des responsables du déploiement, un soutien à la formation et des testeurs
Intégrer l'intelligence dans le changement
L'un des principaux obstacles au changement n'est pas la résistance pure et simple, mais les frictions. Les gens veulent adopter de nouvelles méthodes de travail, mais si cela implique plus d'étapes, plus d'outils ou plus de frais généraux, ils ont tendance à retomber dans leurs anciennes habitudes confortables.
C'est là que ClickUp Brain et ClickUp Brain Max changent la donne. Au lieu de demander aux équipes de mémoriser de nouveaux processus, Brain intègre directement l'intelligence dans les flux de travail quotidiens.
- * clickUp Brain rend les connaissances universellement consultables à travers les tâches, les documents et les commentaires. Au lieu de se demander « Où en est cette mise à jour ? », les équipes n'ont qu'à poser la question à ClickUp Brain pour obtenir une réponse instantanée
- clickUp Brain MAX va encore plus loin : il capture les mises à jour via la saisie vocale, transforme les notes en éléments d'action* et fait même remonter automatiquement le travail urgent
En réduisant la charge cognitive et en facilitant les bonnes actions, de nouvelles habitudes s'installent naturellement et durablement.
Leçons tirées du terrain
La gestion du changement n'est pas une checklist, c'est un travail continu qui consiste à écouter, à itérer et à célébrer les victoires. Chez ClickUp, nous avons organisé des concours sur l'IA, proposé des incitations et diffusé les réussites dans tous les canaux de l'entreprise. Mais l'impact le plus important vient de la création d'habitudes et de la démonstration aux équipes de la manière dont l'outil résout leurs problèmes de travail spécifiques. Rien n'est plus convaincant que de voir son problème se résoudre sous ses yeux.
L'un de mes moments préférés a été lors d'un évènement Secret Supper à Mexico. J'ai fait une démonstration d'un flux de travail automatisé pour évaluer les appels de l'équipe commerciale et générer du contenu de campagne. Voir les gens réaliser que « cela résout réellement mon problème » a été un moment décisif.
Ce sont ces moments de révélation qui favorisent une véritable adoption.
L'urgence du moment présent
L'accélération de la convergence des contextes (fusion des flux de travail, des contextes et de l'IA) réduit la marge de manœuvre pour obtenir un avantage concurrentiel. Les organisations qui considèrent la gestion du changement comme une stratégie à part entière, et non comme une réflexion après coup, prendront une longueur d'avance sur les autres.
Si vous vous lancez dans votre propre transformation, n'attendez pas. Commencez modestement, célébrez vos victoires, donnez les moyens d'agir à vos champions et ne perdez jamais de vue les personnes qui sont au cœur du changement. Les organisations qui agissent dès maintenant, celles qui unifient le contexte de travail, réduisent la prolifération des tâches et favorisent la transformation de l'IA, définiront l'avenir du travail.
Construisons ensemble quelque chose de mieux.