La prolifération des tâches est le tueur silencieux de la productivité, de l'innovation et du moral dans le monde du travail actuel. Elle trouve souvent son origine dans des outils et des processus déconnectés. Je l'ai vécue, je l'ai surmontée et, surtout, j'ai appris à la combattre. Dans cet article, je souhaite partager mon expérience de la prolifération des tâches, les coûts cachés que j'ai découverts et les raisons pour lesquelles je pense que l'avenir du travail dépend d'environnements de travail unifiés et d'une IA qui fonctionne réellement pour les gens.
qu'est-ce que la prolifération du travail ? Mon point d'affichage personnel*
Lorsque j'ai commencé à diriger des équipes de marketing B2B et d'équipe commerciale, je pensais que le plus grand défi consistait simplement à gérer les coûts, c'est-à-dire à veiller à ne pas dépenser trop pour les outils. Mais au fil des ans, j'ai réalisé que le véritable problème était beaucoup plus profond et insidieux.
Ce à quoi j'étais réellement confronté, c'était la prolifération des tâches, que je définis aujourd'hui comme la fragmentation du travail entre un trop grand nombre d'outils, de systèmes et de processus déconnectés. C'est lorsque vos Teams passent d'une plateforme à l'autre, perdent le fil et passent plus de temps à se tenir informées qu'à accomplir leur travail.
L'impact sur la productivité était indéniable. Teams ralentissaient, faisaient double emploi et passaient plus de temps à se coordonner qu'à exécuter leurs tâches. Les informations étaient dispersées, la collaboration était fragmentée et les projets perdaient leur élan avant même d'avoir démarré.
Les quatre facettes de la prolifération
1. Prolifération des applications
C'est là que tout a commencé pour moi. Je me souviens avoir pris mon nouveau rôle et découvert que notre équipe utilisait des dizaines d'outils différents, dont beaucoup faisaient la même chose, ou pire, ne faisaient rien du tout. Nous payions pour des logiciels inutilisés, et le directeur financier était (à juste titre) frustré. Mais le coût n'était pas seulement financier. Le manque d'intégration entraînait une fragmentation du travail et une perte de cohérence, signes classiques de la prolifération des tâches.
2. Prolifération contextuelle
C'est ce qui m'a le plus frappé en tant que dirigeant. J'essayais d'avoir une idée précise du travail de mes Teams, mais je me rendais compte que les informations étaient dispersées entre Google Docs, Slack, les fils de discussion par e-mail et les outils de gestion de projet. Il n'y avait pas de source unique de vérité. Je devais constamment « assembler » un récit, résultat de la fragmentation des outils qui manquaient de convergence dans leur conception. Je perdais en visibilité et mes Teams perdaient le contexte nécessaire pour donner le meilleur d'elles-mêmes.
3. Prolifération des processus
J'ai vu cela briser même les meilleures équipes. Lorsque chaque groupe utilise ses propres outils et flux de travail, il n'y a pas de processus unifié. J'ai vu des Teams essayer de « coller » leurs processus ensemble, pour finalement aboutir à des inefficacités, à de la confusion et à des occasions manquées de collaboration. C'est un exemple parfait de ce qui cause la prolifération des tâches : des outils cloisonnés, des équipes mal alignées et des décisions prises à la hâte.
4. Prolifération de l'IA
Il s'agit là du défi le plus récent et celui qui connaît la croissance la plus rapide. Dans la ruée vers l'adoption de l'IA, j'ai vu des organisations (y compris la mienne) accumuler un ensemble disparate d'outils d'IA qui résolvent des problèmes mineurs, mais n'établissent pas de connexion avec la vision globale. Ces outils finissent rapidement par être mis au placard, tout comme les outils SaaS avant eux. Pire encore, lorsque l'IA n'est pas intégrée dans un contexte réel, elle produit de mauvais résultats et érode la confiance, un coût caché que la plupart des Teams ne reconnaissent pas avant que l'adoption ne diminue.
Les coûts cachés : ce que la plupart des dirigeants négligent
Je pensais autrefois que le coût principal de la prolifération était un élément budgétaire. Mais les coûts réels sont cachés, comme la partie immergée d'un iceberg.
Morale et innovation
Lorsque les gens ne disposent pas du contexte nécessaire, ils se sentent isolés et démotivés. J'ai vu des employés très performants recourir à la « force brute » pour obtenir les informations dont ils avaient besoin, en paramétrant des réunions supplémentaires, en sollicitant leurs collègues et en rassemblant des informations. Mais tout le monde n'est pas capable de le faire, et même ceux qui le peuvent trouvent cela épuisant.
Si nous donnons à chacun la possibilité de comprendre ce qui se passe, le moral et l'innovation s'en trouveront renforcés. Sinon, nous limitons le potentiel de chacun.
Si nous donnons à chacun la possibilité de comprendre ce qui se passe, le moral et l'innovation s'en trouveront renforcés. Sinon, nous limitons le potentiel de chacun.
Perte de productivité
Une statistique qui m'a marqué : en moyenne, un travailleur du savoir active/désactive entre une application et un site web près de 1 200 fois par jour , consacrant plus de quatre heures par semaine à se réorienter. J'ai pu le constater de mes propres yeux : les gens copient et collent, dupliquent leur travail et perdent des heures chaque semaine à cause du « double travail », une sorte de décalage numérique entre l'information et l'exécution. Ce n'est pas seulement inefficace, c'est aussi démoralisant.
*/IA sans contexte est inutile
J'ai vu tant de projets d'IA échouer parce qu'ils manquaient de contexte, en particulier dans les entreprises technologiques en pleine évolution où les équipes ont besoin de précision et de clarté. Si votre IA ne connaît pas les directives de votre marque, votre équipe commerciale ou les nuances de votre entreprise, elle ne fait que générer du bruit. Et une fois que les gens perdent confiance dans l'IA, son adoption chute.
*comment je résous le problème de la prolifération des tâches chez ClickUp
*convergence : la puissance d'un environnement de travail unifié
Ce qui m'a vraiment débloqué, c'est de réaliser que la « convergence » (le fait de réunir les applications, les processus, les personnes, les connaissances et l'IA en un seul endroit) change tout. Chez ClickUp, nous créons un environnement de travail où le contexte n'est pas perdu, où les processus sont mapper et où l'IA est véritablement intégrée.
La prolifération des tâches commence souvent par des notes éparpillées et des idées à moitié oubliées qui ne sont jamais réintégrées dans le système d'archivage. C'est pourquoi nous utilisons des fonctionnalités telles que Talk to Text dans ClickUp Brain Max. Elles comblent cette lacune en capturant les idées dès qu'elles surgissent et en les transformant directement en tâches, documents ou rappels, sans saisie ni recherche de contexte, pour une capture transparente des connaissances qui permet de faire avancer le travail.
Grâce à Brain intégré en natif, je ne vois pas seulement mon travail converger, je vois l'intelligence s'y intégrer. Vous avez besoin de rédiger un brief, de résumer un document ou d'automatiser un flux de travail ? Tout cela se fait dans le même système que celui où se trouve le travail.
anecdote personnelle : l'assistant de prise de notes IA*
L'un des outils les plus transformateurs pour moi a été le ClickUp AI Notetaker. Je ne peux pas assister à toutes les réunions, mais grâce à l'AI Notetaker, je n'ai pas besoin de le faire. Il capture la discussion, résume les points clés et partage le contexte avec tous ceux qui en ont besoin. Je me souviens avoir manqué une réunion importante sur un produit et, comme beaucoup d'autres personnes qui s'adaptent au télétravail, j'ai simplement consulté le résumé généré par l'IA au lieu de chercher des notes ou un récapitulatif. J'ai ainsi pu me mettre immédiatement à jour et prendre des décisions sans délai.
*documenter et favoriser le partage des connaissances
J'ai appris à mes dépens que le contexte le plus précieux est souvent enfermé dans la tête des gens. J'encourage mes Teams, et moi-même, à prendre 20 minutes pour mettre les choses par écrit. Ce n'est pas facile, mais c'est essentiel. Lorsque nous documentons nos apprentissages, nos processus et nos idées, nous créons un référentiel commun qui profite à tout le monde.
Leçons de leadership : ce que je dis à tous les cadres
1. Mappez vos processus
Vous ne pouvez pas automatiser ce que vous n'avez pas mapper. Prenez le temps de documenter la manière dont le travail est à faire, puis cherchez des moyens de le rationaliser et d'automatiser.
2. Donner la priorité au contexte
Facilitez l'accès des personnes (et de /IA) aux informations dont elles ont besoin. Centralisez les connaissances, standardisez la documentation et éliminez les silos.
3. Intégrer l'IA de manière réfléchie
Ne vous laissez pas séduire par des objets brillants. Investissez dans une IA profondément intégrée à vos flux de travail et à votre contexte, et non dans une simple solution ponctuelle.
De plus, pour tirer le meilleur parti de l'IA, il est important de choisir des outils qui s'adaptent aux besoins et aux flux de travail de votre équipe. Avec ClickUp Brain, vous pouvez passer d'un modèle linguistique à grande échelle (LLM) à un autre pour personnaliser votre expérience de l'IA. Cette flexibilité garantit que l'IA que vous utilisez n'est pas seulement une solution générique, mais une solution adaptée à votre contexte et à vos objectifs spécifiques.
4. Mener le changement culturel
La transformation n'est pas seulement technique, elle est aussi culturelle. Donnez l'exemple des comportements que vous souhaitez voir adopter : transparence, documentation et volonté de changement.
L'avenir du travail : ma vision
Je pense que l'avenir appartient aux organisations capables de résoudre la prolifération — non seulement en réduisant les coûts, mais aussi en instaurant une culture de clarté, de collaboration et d'amélioration continue. Des agents IA intégrés, des environnements de travail unifiés et une attention constante portée au contexte permettront aux employés de faire le meilleur travail et d'être plus créatifs. C'est là toute la puissance d'un espace de travail IA convergent : il ne s'agit pas seulement de regrouper des outils, mais de repenser le travail lui-même autour d'une plateforme unique et intelligente.
La vision est simple : offrir aux humains la gratuité des tâches répétitives, leur donner les moyens d'agir en leur fournissant le contexte nécessaire et leur permettre de se concentrer sur ce qui compte vraiment. C'est ainsi que nous resterons compétitifs dans un monde en constante évolution.
La vision est simple : offrir aux humains des tâches gratuites, leur donner les moyens d'agir en leur fournissant le contexte nécessaire et leur permettre de se concentrer sur ce qui compte vraiment. C'est ainsi que nous resterons compétitifs dans un monde en constante évolution.
La prolifération du travail ne se résout pas d'elle-même. Elle ralentit vos Teams, cloud votre stratégie et coûte plus cher que vous ne pouvez le suivre. Il est temps de prendre les devants avec clarté : commencez par essayer ce que nous avons mis au point pour lutter contre ce phénomène.
La prolifération du travail ne se résout pas d'elle-même. Elle ralentit vos équipes, cloud votre stratégie et coûte plus cher que vous ne pouvez le suivre. Il est temps de prendre les devants avec clarté : commencez par essayer ce que nous avons mis au point pour lutter contre ce phénomène.