Aujourd’hui, toute équipe professionnelle sait à quel point les données sont importantes. Qu’il s’agisse de feuilles de calcul financières, de fichiers graphiques vectoriels, de documents collaboratifs, de présentations ou de tout autre type de données, ce sont elles qui permettent à votre équipe d’accomplir son travail au quotidien. Il est donc logique que la gouvernance des données fasse partie des priorités de votre équipe à chaque étape du processus.
Assurer la sécurité des données de votre équipe n'a rien de compliqué. Nous avons dressé une liste de 5 outils et stratégies que toute équipe professionnelle peut (et devrait !) utiliser pour protéger ses informations.
Voici ce qui figure sur la liste :
- Sauvegardez dès le début, et sauvegardez régulièrement
- Optez pour une plateforme de stockage cloud dotée de fonctionnalités d'effacement à distance.
- Maîtrisez le contrôle d'accès aux fichiers et aux dossiers
- Les mots de passe restent un élément essentiel de la sécurité des données
- Ne laissez aucun appareil sans surveillance
Sauvegarder les données de votre équipe sur les serveurs sécurisés d'un fournisseur de stockage cloud est un excellent moyen de vous prémunir contre la perte de données.
Sauvegardez dès le début, sauvegardez régulièrement
En matière de sécurité des données, le monde extérieur est imprévisible. Beaucoup de choses peuvent mal tourner. Que se passerait-il si le matériel de votre appareil tombait en panne et que vous perdiez vos fichiers enregistrés localement ? Et si vos données étaient corrompues par un virus ? Ou encore si votre appareil était volé ou détruit ? Sans sauvegarde des données de votre équipe, n'importe laquelle de ces situations pourrait signifier la perte définitive de vos données.
Le moyen le plus simple de prévenir toute perte de données consiste à les sauvegarder dans le cloud. Lorsque vous sauvegardez vos données dans le cloud, une copie de vos informations est créée et stockée sur le serveur sécurisé de votre fournisseur de stockage cloud.
Il va sans dire que plus vous effectuez des sauvegardes fréquentes de vos données, moins vous risquez d'en perdre en cas d'urgence. La fréquence à laquelle votre équipe doit effectuer des sauvegardes dépend de divers facteurs, tels que la nature de son travail.
Optez pour une plateforme de stockage cloud dotée de fonctionnalités d'effacement à distance
En cas de perte ou de vol de votre appareil, disposer d'une sauvegarde à jour de vos données permettra à votre équipe de continuer à travailler sans interruption. Mais que se passerait-il si votre appareil tombait entre de mauvaises mains ? Toutes les données sensibles sur lesquelles votre équipe a pu travailler – numéros de compte, noms de clients, etc. – pourraient alors être compromises.
Heureusement, certains fournisseurs de stockage cloud proposent des fonctionnalités d'effacement à distance à titre de mesure de sécurité. Cela signifie que si un appareil venait à être perdu ou volé, vous pourriez effacer les fichiers associés à l'application de votre fournisseur de stockage cloud, même si vous n'avez plus l'appareil en votre possession.
Comme vos données sont déjà sauvegardées dans le cloud, vous pouvez toujours y accéder depuis d'autres appareils, et vous n'avez pas à vous soucier du risque de sécurité lié à l'accès à vos données par des personnes non autorisées.
Si vous égarez votre appareil, vous ne savez jamais qui pourrait accéder à vos données. L'effacement à distance vous permet de protéger vos données quoi qu'il arrive.
Maîtrisez le contrôle d'accès aux fichiers et aux dossiers
À ce propos, il est également important de surveiller qui accède à vos données et ce qu'il en fait. La plupart des fournisseurs de stockage cloud facilitent le travail collaboratif – et donc le partage de l'accès aux fichiers et aux dossiers –, ce qui vous donne une longueur d'avance. Les outils de collaboration sécurisés accordent également différents niveaux de permissions en fonction des rôles au sein de l'équipe.
En règle générale, n'accorde l'accès aux fichiers et aux dossiers qu'aux personnes qui en ont absolument besoin. Même s'il est peu probable que des membres d'autres équipes fassent intentionnellement quelque chose qui mettrait vos données en danger, limiter l'accès aux fichiers et aux dossiers réduit les risques d'accidents.
Il est certes important de faire travailler plusieurs personnes sur un projet, mais il est tout aussi important de suivre qui a accès à quelles données.
Les mots de passe restent un élément essentiel de la sécurité des données
C'est le b.a.-ba de la sécurité des données, et pourtant, beaucoup de gens ne prennent toujours pas l'habitude d'appliquer les bonnes pratiques en matière de mots de passe. Avec tous les comptes personnels et professionnels auxquels nous accédons chaque jour, il peut être difficile de se souvenir d'un mot de passe unique pour chacun d'entre eux, et l'idée de changer chacun de ces mots de passe tous les six mois (comme le recommandent la plupart des experts en cybersécurité ) est carrément intimidante.
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Mais pas de panique ! Il existe toute une gamme d'outils de gestion sécurisée des mots de passe qui peuvent vous aider à y voir plus clair.
Ne laissez aucun appareil sans surveillance
En cas de perte ou de vol d'un appareil, nous nous inquiétons immédiatement pour la sécurité de nos données. Après tout, qui sait qui pourrait accéder à nos données depuis cet appareil lorsqu'il n'est plus sous notre surveillance ?
Mais qu'en est-il lorsque vous laissez votre téléphone portable, que vous utilisez pour consulter vos e-mails professionnels, posé sur la table d'un café pendant que vous vous levez pour aller chercher de la crème ? Et que dire lorsque vous vous éloignez de votre ordinateur portable ou de bureau au travail sans vous déconnecter de votre compte ?
Peu importe où vous vous trouvez ou dans quel délai vous prévoyez de revenir à votre appareil, la meilleure pratique pour garantir la sécurité des données consiste soit à vous déconnecter avant de partir, soit à emporter l'appareil avec vous, si possible.
Activez également l'authentification à deux facteurs afin de compliquer l'accès à vos informations par des tiers.
En utilisant ces outils simples de sécurité des données et en appliquant ces bonnes pratiques, votre équipe contribuera grandement à la protection de vos données.
La sécurité des données revêt une importance capitale pour les équipes professionnelles d’aujourd’hui, mais l’adoption des bonnes pratiques en la matière n’est pas nécessairement compliquée. Ces 5 outils et stratégies comptent parmi nos solutions préférées pour garantir la sécurité des données de n’importe quelle équipe et assurer le bon fonctionnement de la vôtre. Quelles mesures de sécurité votre équipe met-elle en place ? N’hésitez pas à nous en faire part dans les commentaires !
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Melissa Pallotti est une rédactrice professionnelle, passionnée d'informatique et fan de hockey, basée à Pittsburgh, en Pennsylvanie. Vous pouvez la suivre sur Twitter ou LinkedIn.
