Google Sheets est idéal pour organiser vos données, mais peut vous ralentir lorsque vous devez résoudre des problèmes liés aux formules ou analyser manuellement des nombres.
Gemini, l'assistant alimenté par l'IA de Google, vous aide à effectuer des calculs, à obtenir des informations, à réaliser des automatisations et à formuler des suggestions intelligentes afin que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel.
Dans cet article, nous allons voir comment utiliser Gemini dans Google Sheets pour simplifier le traitement des données et gagner du temps. 💁
Nous vous présenterons également une alternative pratique, ClicmUp Brain !
⏰ Résumé en 60 secondes
Gemini dans Google Sheets simplifie la gestion des données, effectue l'automatisation des formules et améliore l'analyse.
- Voici comment l'utiliser :
- Activer Gemini : activez-le dans Google Sheets et accordez les permissions nécessaires.
- Créer des tableaux : générez automatiquement des tableaux structurés à partir d'invites ou d'instructions.
- Générer des formules : demandez des formules basées sur l'IA pour vos calculs.
- Analysez les données : obtenez des informations, des résumés et des analyses de tendances.
- Importation depuis Google Apps : extrayez des données depuis Google Docs, Drive et Google Agenda.
- Générer des diagrammes : demandez des visualisations recommandées
- Enregistrer et affiner : stockez les résultats générés par l'IA et apportez des ajustements.
- Gemini a du mal à analyser des données complexes, ralentit avec des ensembles de données volumineux, offre des capacités de création de diagrammes limitées et impose une limite mensuelle stricte de 500 interactions.
- ClickUp offre une manière plus intelligente de gérer les données grâce à : ClickUp Brain : automatisez l'analyse des données et des tendances Vue Tableur : organisez les données comme dans un tableur avec des colonnes flexibles Collaboration fluide : connectez les données aux tâches, aux documents et aux discussions
- ClickUp Brain : automatisez l'analyse des données et des tendances
- Vue Tableur : organisez vos données comme dans un tableur grâce à des colonnes flexibles.
- Collaboration fluide : effectuez la connexion entre les données et les tâches, les documents et les discussions.
- ClickUp Brain : automatisez l'analyse des données et des tendances
- Vue Tableur : organisez vos données comme dans un tableur grâce à des colonnes flexibles.
- Collaboration fluide : établissez la connexion entre les données et les tâches, les documents et les discussions.
Comment utiliser Gemini dans Google Sheets
Suivez ces étapes détaillées pour débloquer tout le potentiel de Gemini et rationaliser la gestion et l'analyse de vos données dans Google Sheets. 🎯
Étape n° 1 : activez Gemini
Ouvrez Google Sheets et connectez-vous à votre compte Google. Localisez l'icône Gemini dans le ruban. Accordez à Gemini les permissions nécessaires pour travailler avec vos feuilles de calcul.
🧠 Anecdote : outre ses fonctions standard, Google Sheets vous permet de créer des formules personnalisées à l'aide de Google Apps Script. Vous pouvez ainsi automatiser des tâches et créer des calculs spécialisés adaptés à vos besoins.
Étape n° 2 : créer des tableaux
Dans la barre latérale Gemini, saisissez des commandes ou sélectionnez-les parmi les invitations proposées. Pour générer un tableau, cliquez sur Créer un tableau ou saisissez une requête, telle que Créer un tableau pour les dépenses mensuelles.
Remplacez le texte de remplacement par vos données ou vos entrées spécifiques, et Gemini générera automatiquement le tableau directement dans Google Sheets.
Vous pouvez également ajouter des données à la feuille de calcul et utiliser l'option Convertir en tableau en bas de l'écran.
🔍 Le saviez-vous ? Google Gemini offre un accès via API, permettant aux développeurs d'intégrer ses puissantes fonctionnalités dans leurs applications. Cela permet aux entreprises et aux développeurs de créer des automatisations et des solutions Google Sheets personnalisées basées sur les capacités de traitement du langage et de génération d'images de Gemini.
Étape n° 3 : générer des formules et analyser les données
Utilisez la barre latérale Gemini pour demander des formules spécifiques en saisissant des commandes en langage naturel. Par exemple, « Créer une formule pour calculer le revenu total à partir de la colonne A ». L'outil d'IA pour Google Sheets générera la formule et en expliquera les composants, ce qui la rendra facile à comprendre et à utiliser.
Tapez des questions telles que « Quel est le chiffre d'affaires moyen pour le quatrième trimestre ? » ou « Mettez en évidence les tendances dans cet ensemble de données. » Gemini traitera les informations et fournira des aperçus clairs, des résumés et des tendances de données pour votre analyse.
🧠 Anecdote : Google Gemini est le résultat d'une collaboration entre Google et DeepMind, l'un des principaux laboratoires de recherche en IA au monde. DeepMind est connu pour avoir développé certains des modèles d'IA les plus avancés, comme AlphaGo.
💡 Conseil de pro : une astuce très utile dans Google Sheets consiste à appliquer un formatage conditionnel aux cellules. Vous pouvez modifier la couleur des cellules en fonction de leur valeur ; sélectionnez les cellules et allez dans Format > Formatage conditionnel. Définissez vos critères, par exemple « supérieur à 10 », et choisissez un style de formatage pour mettre en évidence visuellement les tendances significatives des données.
Étape n° 4 : Importer des données depuis Google Apps
Utilisez des commandes pour extraire des données d'autres applications Google Workspace. Par exemple, vous pouvez demander « Importer ce tableau depuis Google Docs ». Utilisez le symbole « @ » pour référencer rapidement et importer des fichiers de votre Google Drive dans votre feuille de calcul. Vous pouvez également créer un calendrier basé sur les données de votre espace de travail.
🧠 Anecdote amusante : utilisez Google Sheets hors ligne en activant le mode hors ligne dans Google Drive. Cette fonctionnalité vous sauvera la vie si vous devez effectuer du travail sur une feuille de calcul pendant un déplacement ou dans un endroit sans accès à Internet.
Étape n° 5 : générer des diagrammes (limité)
Demandez à Gemini de vous recommander des diagrammes en tapant des requêtes telles que « Suggérez le meilleur diagramme pour visualiser ces données ».
Bien que la génération de diagrammes soit encore limitée, cette fonctionnalité vous guidera vers les types et méthodes de visualisation les plus adaptés à vos ensembles de données.
📖 À lire également : Comment réaliser l'automatisation d'Excel pour rationaliser votre flux de travail et vos tâches
Étape n° 6 : enregistrer et affiner le travail
Enregistrez régulièrement les résultats générés par Gemini, tels que les tableaux et les formules, directement dans votre feuille de calcul afin de vous assurer qu'aucune donnée n'est perdue lors d'une actualisation. Vérifiez et affinez les résultats afin qu'ils correspondent à vos besoins spécifiques.
Suivez les annonces et les mises à jour de Google pour rester informé des nouvelles fonctionnalités et améliorations apportées à Gemini.
⚙️ Bonus : accédez à l'aide-mémoire Google Sheets pour traiter les nombres comme un pro.
Limites de l'utilisation de Gemini dans Google Sheets
Vous devez comprendre les limites de Gemini afin de tirer le meilleur parti de cet outil et de trouver des solutions de contournement si nécessaire.
Découvrons les principaux inconvénients liés à l'utilisation de Gemini dans Google Sheets. 👇
- Difficultés fondamentales liées à l'analyse des données : l'utilisation de Google Sheets comme base de données ne permet pas d'effectuer des analyses de données complexes. Au lieu de générer directement des informations, il suggère principalement des formules, ce qui peut être frustrant si vous avez besoin de capacités d'analyse plus approfondies.
- Performances lentes avec des ensembles de données volumineux : les utilisateurs ont noté des ralentissements et, dans certains cas, Gemini ne parvient pas à traiter correctement les données, ce qui perturbe les tâches basées sur les données.
- Capacités de visualisation limitées : vous pourriez avoir des difficultés à générer des diagrammes pertinents, qui sont essentiels pour une communication efficace des données et une prise de décision éclairée.
- Limites d'utilisation strictes : Gemini dans Google Sheets a une limite d'utilisation mensuelle de 500 interactions, qui est réinitialisée chaque mois.
🔍 Le saviez-vous ? Vous pouvez ouvrir et modifier des fichiers Microsoft Excel directement dans Google Sheets, ce qui facilite grandement la transition entre les deux plateformes. Google Sheets prend également en charge diverses fonctions Excel.
Utilisation de l'IA et de Google Sheets avec ClickUp
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, est une plateforme de productivité et de gestion de projet qui aide les équipes et les individus à gérer leurs tâches, leurs projets et leurs flux de travail. Du suivi des projets à la collaboration avec une équipe, en passant par la rationalisation de votre liste de tâches personnelles, elle offre une suite d'outils pour tout regrouper au même endroit.
ClickUp Brain
Grâce à son réseau neuronal intégré alimenté par l'IA, ClickUp Brain, la plateforme vous offre une solution plus intelligente pour simplifier les projets complexes, générer des idées et améliorer la prise de décision à tous les niveaux.
Ses fonctionnalités vont au-delà de la gestion des données et des tâches. ClickUp Brain peut générer du contenu tel que des articles de blog, des mises à jour sur les réseaux sociaux et des supports marketing, tout en proposant des suggestions pour affiner la grammaire, le ton et la structure. Il analyse également les tendances, les stratégies des concurrents et les préférences des clients pour vous aider à créer un contenu plus ciblé et plus percutant.
De plus, il rationalise les flux de travail grâce à une automatisation intelligente, vous aide à découvrir des informations exploitables et facilite la collaboration grâce à des recommandations basées sur l'IA et adaptées à vos objectifs.
Vue Tableur ClickUp
ClickUp propose également ClickUp Vue Tableur pour organiser vos données comme dans un tableur, mais de manière plus flexible.
Il vous permet de structurer les tâches, de suivre la progression et de gérer les données en un seul endroit. Vous pouvez personnaliser les colonnes pour afficher des informations clés telles que le statut des tâches, les dates d'échéance, les personnes assignées, les priorités, etc.
Vous avez besoin d'un moyen rapide pour filtrer les tâches ? Aucun problème. Appliquez des filtres pour vous concentrer sur ce qui compte le plus. Mieux encore, votre équipe peut mettre à jour et gérer les tâches ensemble grâce à une collaboration en temps réel, sans perdre une miette.
Voyons comment utiliser ClickUp Brain dans la vue Tableur. ⚒️
Étape n° 1 : organisez vos données
Accédez à la page d'accueil de votre environnement de travail ClickUp. Cliquez sur Afficher pour voir l'icône Vue Tableur et sélectionnez-la. Vos données seront alors converties dans un format similaire à celui d'une feuille de calcul.
Étape n° 2 : Ouvrez ClickUp Brain
Cliquez sur Ask IA dans le coin supérieur droit.
Cela débloquera les fonctionnalités de Brain, qui vous aideront à générer des informations, à réaliser l'automatisation de tâches et à rationaliser l'organisation des données dans votre vue Tableur.
🧠 Anecdote : selon un sondage McKinsey, plus des deux tiers des personnes interrogées dans presque toutes les régions déclarent que leur organisation utilise l'IA.
Étape n° 3 : résumer et analyser les données
Vous souhaitez avoir un aperçu rapide de la progression d'un projet ?
Demandez à ClickUp Brain de résumer les statuts des tâches, de mettre en évidence les éléments en retard ou de ventiler la distribution de la charge de travail. Cette fonctionnalité vous aide à prendre des décisions éclairées sans avoir à passer au crible les données manuellement.
ClickUp Brain peut également générer des tableaux de données structurés basés sur vos tâches, vous aidant ainsi à analyser plus efficacement de grands ensembles de données.
Une fois que vous avez recueilli des informations basées sur l'IA, partagez-les directement dans la vue Tableur.
🔍 Le saviez-vous ? L'IA générative représentera un marché de 1 300 milliards de dollars d'ici 2032, avec un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 42 % au cours des 10 prochaines années. La demande croissante de produits d'IA générative devrait générer 280 milliards de dollars supplémentaires de revenus liés aux nouveaux logiciels, soulignant l'impact significatif de l'IA dans tous les secteurs au cours de la prochaine décennie.
📖 À lire également : Les meilleurs modules complémentaires et extensions Google Sheets pour booster votre productivité
Renversez la situation avec ClickUp
L'utilisation de Gemini dans Google Sheets est un excellent moyen de rationaliser les tâches liées aux données, de résumer des informations, de générer des formules ou de donner du sens à de grands ensembles de données.
Mais l'efficacité offerte par l'IA ne s'arrête pas là. Si Gemini facilite uniquement l'analyse, la gestion des données entre plusieurs projets, équipes et flux de travail nécessite une solution tout-en-un telle que ClickUp.
Cette application tout-en-un pour le travail offre une automatisation puissante, des vues personnalisables, notamment la vue Tableur ClickUp, et des informations basées sur l'IA pour transformer les données brutes en résultats exploitables.
Prenez le contrôle de vos données et de votre inscrivez-vous gratuitement à ClickUp dès aujourd'hui ! ✅