Avez-vous parfois l'impression d'être pris dans une boucle, à recréer sans cesse la même feuille de calcul ? Ou peut-être essayez-vous de faire les choses rapidement, mais vous vous retrouvez frustré, à repartir de zéro à chaque fois ?
Si cela vous semble familier, il est temps de vous familiariser avec les modèles. Ils fournissent une structure prête à l'emploi qui vous fait gagner du temps et vous aide à achever vos tâches sans difficulté.
Que ce soit pour établir un budget, suivre des tâches ou organiser votre travail, les modèles de feuilles de calcul vous évitent d'avoir à recréer la même disposition à chaque fois, ce qui vous facilite grandement la vie.
Dans cet article, nous vous montrerons comment créer des modèles dans Excel afin que vous puissiez travailler plus intelligemment, sans fournir plus d'efforts.
Prêt à rationaliser vos tâches ?
Comment créer un modèle dans Excel ?
Créer un modèle Excel personnalisé est simple. Vous pouvez sélectionner des modèles existants et les convertir en modèles personnalisés ou partir de zéro. Voyons comment vous pouvez créer un modèle dans Excel.
Étape 1 : Ouvrez un nouveau classeur.
Pour commencer, lancez Excel afin d'ouvrir un nouveau classeur ou utilisez l'une de vos feuilles de calcul Excel que vous souhaitez transformer en modèle personnalisé. Ce classeur servira de base à votre fichier de modèle Excel.
via Microsoft Excel
💡Conseil de pro : réfléchissez à l'utilisation que vous ferez du modèle Excel. Qu'il s'agisse d'un outil de suivi de projet, d'une facture ou d'une feuille de budget, la disposition de votre modèle Excel doit correspondre à votre travail.
Étape 2 : Personnalisez votre modèle Excel
C'est dans la personnalisation de vos modèles Excel que réside toute la magie. Commencez à saisir les détails avec tous les éléments nécessaires dans votre modèle Excel. Ajoutez des en-têtes, des tableaux et des calculs, et n'oubliez pas d'appliquer le formatage conditionnel, les filtres et les formules pour rendre vos modèles Excel dynamiques.
Par exemple, s'il s'agit d'un modèle de budget mensuel, configurez des catégories telles que « Revenus » et « Dépenses » et ajoutez des formules pour calculer les totaux.
💡Conseil de pro : un modèle Excel standard doit comporter un onglet « À propos du modèle » afin d'aider les autres utilisateurs à accéder facilement au modèle.
Étape 3 : Verrouillez et protégez votre modèle
Si vous craignez que quelqu'un modifie vos formules, verrouillez certaines cellules de votre fichier Excel afin que les autres puissent saisir des données dans les zones désignées sans altérer la structure de votre modèle Excel.
À faire, sélectionnez les cellules que vous souhaitez verrouiller, puis allez dans l'onglet « Révision » et cliquez sur « Protéger la feuille ». Vous pouvez même ajouter un mot de passe si nécessaire.
N'oubliez pas de laisser les cellules de saisie (comme les noms ou les nombres) débloquées dans vos modèles Excel tout en protégeant les champs de calcul ou les données fixes.
Étape 4 : Enregistrer en tant que modèle
Une fois votre classeur finalisé, enregistrez-le en tant que modèle. Allez dans l'onglet « Fichier » et cliquez sur le bouton « Enregistrer sous ». Choisissez un emplacement, puis dans le menu déroulant des formats de fichier, sélectionnez « Modèle Excel » (*. xltx). Cela vous garantit de commencer avec une version vierge à chaque fois que vous ouvrez le modèle.
💡Astuce rapide : si vous enregistrez un classeur en tant que modèle Excel pour la première fois, définissez un emplacement par défaut pour vos modèles personnels.
Vous pouvez également choisir de l'enregistrer en tant que modèle compatible avec les macros afin d'automatiser les tâches répétitives et de rationaliser les processus pour les nouveaux classeurs. Cela permet de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité en réduisant le travail manuel.
Étape 5 : Utilisez et partagez votre modèle Excel
Pour réutiliser les modèles Excel que vous avez créés, allez dans le menu « Fichier », cliquez sur « Nouveau », puis sélectionnez vos modèles Excel enregistrés dans la section « Modèles personnels ».
Si vous avez besoin de partager votre modèle Excel avec d'autres personnes, il vous suffit de le télécharger et de l'envoyer par e-mail ou de l'enregistrer sur un service cloud où tout le monde peut accéder au même modèle.
💡Conseil de pro : le partage de modèles Excel via un service cloud permet une collaboration en temps réel, garantissant que tout le monde travaille à partir de la même version.
Comment sélectionner un modèle standard dans Excel
Au lieu de créer un nouveau modèle Excel à partir de zéro, vous pouvez utiliser les modèles prédéfinis disponibles dans la bibliothèque de modèles Excel de Microsoft Office Online. Voici comment procéder :
Étape 1 : Ouvrez un nouveau classeur.
Pour sélectionner un modèle Excel standard, ouvrez d'abord un classeur Excel et cliquez sur « Nouveau ». Vous y trouverez plusieurs modèles Excel standard.
Étape 2 : Sélectionnez un modèle prédéfini
Choisissez maintenant un modèle qui correspond à vos besoins et double-cliquez dessus pour l'utiliser. Par exemple, si vous souhaitez créer un budget d'entreprise, sélectionnez le modèle « Budget mensuel de l'entreprise ».
Étape 3 : Personnalisez le modèle existant
Une fois le modèle Excel sélectionné ouvert, vous trouverez le résumé budgétaire et des feuilles séparées pour saisir vos revenus et vos dépenses. Si nécessaire, vous pouvez ajouter d'autres éléments au résumé et le lier à une formule provenant d'autres feuilles.
Dans l'onglet « Revenus », vous pouvez saisir vos valeurs réelles et estimées, puis ajouter ou supprimer des éléments en fonction de vos sources de revenus.
De la même manière, la modification en cours sur la feuille « Dépenses » est possible.
Étape 4 : Enregistrer en tant que modèle
Pour enregistrer votre modèle Excel, rendez-vous dans l'onglet Fichier et cliquez sur le bouton « Enregistrer sous ». Choisissez un emplacement, puis sélectionnez Modèle Excel (*. xltx) dans le menu déroulant Format de fichier.
Vous pouvez également choisir de l'enregistrer en tant que modèle compatible avec les macros afin d'automatiser les tâches répétitives. Cela vous permet de gagner du temps et d'améliorer votre efficacité en réduisant le travail manuel.
via Microsoft Excel
Limites de la création d'un modèle dans Excel
Bien que MS Excel soit un outil polyvalent, il présente plusieurs limites liées à la création et à l'utilisation de modèles.
Des études suggèrent que les erreurs dans les feuilles de calcul Excel peuvent avoir des répercussions financières, entraînant des dépenses imprévues et affectant négativement les résultats des projets d’entreprise.
Voici quelques-uns des inconvénients les plus courants liés à la création de modèles Excel :
1. Collaboration limitée
Pour collaborer sur un modèle Excel, vous devez le télécharger et le partager, ce qui peut entraîner la création de plusieurs versions de fichiers Excel et semer la confusion quant à la feuille de calcul la plus récente.
Pour une collaboration multi-utilisateurs en temps réel dans un fichier Excel, vous devez utiliser des services cloud tels que OneDrive ou SharePoint, qui entraînent des coûts supplémentaires.
2. Formatage rigide
Une fois les modèles Microsoft Excel créés, modifier leur structure (par exemple, ajouter de nouvelles fonctionnalités ou colonnes) peut s'avérer fastidieux. Les modifications nécessitent souvent un effort manuel et peuvent perturber la mise en forme existante.
🔍Exemple
L'ajout de nouvelles colonnes ou lignes nécessite d'ajuster les formules et les dispositions : si vous créez un modèle de budget pour le suivi de vos dépenses et que vous souhaitez ajouter une nouvelle catégorie de dépenses, cela peut modifier l'alignement de l'ensemble du modèle.
3. Manque d'automatisation
Les modèles Microsoft Excel sont statiques par nature et n'offrent pas d'automatisation intégrée pour les tâches répétitives. Les utilisateurs doivent saisir manuellement les données, exécuter des formules ou mettre à jour des tableaux, ce qui peut prendre beaucoup de temps.
Si vous gérez un modèle de rapport financier mensuel, la mise à jour des données et le recalcul des nombres chaque mois sont des tâches manuelles. L'automatisation de ces tâches dans Excel nécessiterait des macros complexes, que de nombreux utilisateurs trouvent difficiles à configurer.
4. Problèmes d'intégrité des données
Comme les utilisateurs modifient souvent les fichiers modèles MS Excel sans restriction, des erreurs de saisie peuvent se produire fréquemment. Le verrouillage des cellules est utile, mais cela limite la flexibilité pour les autres utilisateurs.
🔍Exemple
Dans un modèle de gestion de projet Excel, une personne peut saisir des dates dans un format incorrect, ce qui entraîne des conflits de planification ou des retards dans le suivi des tâches.
5. Taille des fichiers et performances
Les modèles Excel volumineux contenant de nombreuses données, plusieurs feuilles ou des formules complexes peuvent ralentir les performances, en particulier sur les systèmes plus anciens. Un modèle comportant des milliers de lignes et plusieurs onglets peut ralentir le chargement d'Excel ou, pire encore, provoquer des plantages fréquents.
6. Pas de gestion des tâches
Les modèles Microsoft Excel ne disposent pas d'outils de gestion de projet intégrés. Si vous utilisez un modèle Excel pour suivre des tâches ou des échéanciers, il est difficile de surveiller la progression ou de définir des rappels pour les dates d'échéance.
Si vous utilisez des modèles Office personnalisés pour suivre l'échéancier d'un projet, vous devrez mettre à jour manuellement le statut des tâches et vous ne pourrez pas recevoir de rappels automatiques pour les échéances.
7. Capacités de rapports limitées
Bien qu'Excel permette de créer des diagrammes et des graphiques, il ne permet pas de générer des rapports dynamiques et personnalisables ou des tableaux de bord Excel basés sur des données en temps réel. Tous les rapports doivent être mis à jour manuellement.
🔍Exemple
Dans un modèle de suivi des ventes, la mise à jour des diagrammes pour refléter les derniers chiffres de vente nécessite une saisie manuelle et un reformatage.
Ces limites mettent en évidence les contraintes d'Excel, en particulier pour les flux de travail complexes qui nécessitent flexibilité, collaboration et automatisation.
Créer un modèle avec ClickUp
Les modèles Excel constituent un excellent point de départ pour la gestion de projets ou de budgets, mais à mesure que vous évoluez, ils deviennent difficiles à gérer. Si vous trouvez Excel trop limitatif, vous devez explorer ClickUp, l'un des outils de productivité les mieux évalués, qui offre une alternative puissante pour aider votre équipe à travailler plus intelligemment. Les modèles dynamiques de ClickUp peuvent éliminer les processus manuels et fournir des fonctionnalités qui font défaut à Excel.
ClickUp fournit des modèles gratuits prêts à l'emploi pour tout, de la gestion de projet à la gestion des tâches et à la gestion des stocks, vous évitant ainsi d'avoir à partir de zéro. Vous pouvez également créer vos propres modèles sur la plateforme.
Voici quelques-uns des avantages significatifs liés à l'utilisation des modèles ClickUp :
- Collaboration en temps réel : collaborez avec plusieurs utilisateurs pour travailler simultanément sur le même projet, avec un suivi clair des modifications et un contrôle des versions.
- Fonctionnalités de gestion des tâches : attribuez des tâches, fixez des dates d'échéance et suivez l'avancement des projets.
- Automatisation : automatisez les tâches répétitives grâce aux fonctionnalités d'automatisation de ClickUp, pour des flux de travail plus efficaces.
- Intégration : intègre de nombreux outils afin que toutes vos données restent synchronisées.
- Évolutivité : Gérez facilement des flux de travail complexes et des équipes nombreuses grâce aux fonctionnalités avancées de ClickUp, telles que les diagrammes de Gantt et les dépendances entre tâches.
Maintenant, apprenons à créer et à utiliser les modèles ClickUp.
Étape 1 : Accédez au centre de modèles de ClickUp
Le centre de modèles de ClickUp est une bibliothèque contenant à la fois des modèles prédéfinis et des modèles que vous avez enregistrés ! Vous pouvez également trouver des modèles gratuits créés par des personnes de votre environnement de travail ou de la communauté ClickUp.
Pour créer un modèle :
- Ouvrez l'environnement de travail
- Cliquez sur les points de suspension … pour ouvrir le menu des paramètres.
- Sélectionner des modèles
- Cliquez sur « Enregistrer comme modèle ».
- Dans la section « Enregistrer comme nouveau modèle », saisissez un nom pour créer un nouveau modèle. Facultatif : ajoutez une description, des étiquettes et sélectionnez les options de partage.
- Facultatif : ajoutez une description, des étiquettes et sélectionnez les options de partage.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Facultatif : ajoutez une description, des étiquettes et sélectionnez les options de partage.
Étape 2 : Personnalisez votre modèle personnalisé
Une fois que vous avez sélectionné ou créé un nouveau modèle, vous pouvez le transformer en modèles personnalisés en fonction des besoins de votre entreprise. Pour personnaliser un modèle existant :
- Cliquez sur les points de suspension à côté de l'élément ou à partir d'une tâche ouverte Les modèles de documents sont accessibles de différentes manières
- Les modèles de documents peuvent être consultés de différentes manières.
- Sélectionnez le centre de modèles, puis mettez à jour le modèle existant.
- Mettez à jour les paramètres selon vos besoins Utilisez la vue Tableur de ClickUp pour une expérience similaire à celle d'un tableur avec des fonctionnalités supplémentaires telles que les dépendances entre tâches, les commentaires et le suivi du temps.
- Utilisez la vue Tableur de ClickUp pour bénéficier d'une expérience similaire à celle d'un tableur, avec des fonctionnalités supplémentaires telles que les dépendances entre tâches, les commentaires et le suivi du temps.
- Les modèles de documents peuvent être consultés de différentes manières.
- Utilisez la vue Tableur de ClickUp pour bénéficier d'une expérience similaire à celle d'un tableur, avec des fonctionnalités supplémentaires telles que les dépendances entre tâches, les commentaires et le suivi du temps.
Étape 3 : Enregistrez et réutilisez votre modèle
Une fois votre modèle finalisé :
- Accédez à Actions sur le modèle et cliquez sur « Enregistrer comme modèle ».
- Attribuez le modèle à un environnement de travail afin de le rendre accessible à tous les membres de l'équipe.
💡Conseil de pro : pour plus de détails sur ce processus, consultez le guide officiel de ClickUp sur la création de modèles.
Créez facilement des modèles avec ClickUp
Avec ClickUp, la collaboration est fluide : chaque membre de l'équipe travaille à partir d'un modèle unique et mis à jour. De plus, les outils d'automatisation de ClickUp éliminent les mises à jour manuelles, et la flexibilité de la plateforme permet une plus grande personnalisation pour répondre aux besoins de votre projet.
Avec ClickUp, vous bénéficiez d'une solution plus robuste et évolutive qui élimine les processus manuels et rassemble votre équipe sur une plateforme unifiée.
Prêt à faire passer vos modèles au niveau supérieur ?
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