Saviez-vous qu'un retour d'information efficace peut considérablement stimuler les performances des employés ? Qu'il s'agisse de partager des améliorations ou de célébrer des succès dans le travail, un retour d'information significatif et exploitable est important.
Le modèle de retour d'information SBI (Situation-Comportement-Impact) est un cadre qui peut s'avérer extrêmement utile sur le lieu de travail, en particulier pour les professionnels des ressources humaines ou les chefs d'entreprise.
Ce cadre puissant vous donnera les outils pour fournir un retour d'information constructif avec confiance et intelligence émotionnelle tout en veillant à ce qu'il conduise à un véritable changement.
Nous allons vous expliquer comment faire travailler le modèle SBI pour que vous puissiez donner un retour d'information qui fasse mouche à chaque fois. Commençons ! 🚀
Qu'est-ce que le modèle de feedback SBI ?
Le modèle de retour d'information SBI est une approche structurée du retour d'information qui se concentre sur trois éléments clés : Situation, Comportement et Impact. Parmi d'autres modèles de retour d'information, cette méthode fournit un cadre clair pour fournir un retour d'information spécifique et objectif qui minimise l'attitude défensive et favorise un changement positif.
En décomposant le processus de retour d'information en trois éléments clairs, on élimine l'ambiguïté et la charge émotionnelle qui peuvent parfois perturber une discussion sur le retour d'information. Au lieu de cela, le retour d'information est fondé sur des objets objectifs, ce qui aide le donneur et le receveur à rester sur la même page
Contrairement à l'approche Méthode sandwich la méthode SBI est plus directe, spécifique à la situation et orientée vers l'action
Décortiquons chaque élément de la méthode de feedback SBI :
Situation
La "situation" a pour but de paramétrer l'étape. Il est important de décrire le contexte dans lequel le comportement s'est produit. Il s'agit d'encadrer le retour d'information avec des détails sur le moment et le lieu où le comportement a été observé. Cela évite à la personne qui reçoit le feed-back d'avoir à deviner ; elle peut immédiatement se représenter le scénario auquel vous faites référence.
Exemple : au cours de la réunion d'hier sur le statut du projet, j'ai remarqué que..."
Commencez par la situation afin d'ancrer votre feed-back dans un évènement spécifique. Cette approche permet d'éviter les généralisations vagues et est cruciale pour une discussion constructive sur le retour d'information.
Comportement
La composante "comportement" se concentre sur les actions de l'employé. Il est important de s'en tenir aux faits : qu'a-t-il dit ou fait exactement ? Le feed-back reste ainsi objectif et vous évite de faire des suppositions ou de porter des jugements sur les intentions ou le caractère de la personne.
Exemple : vous avez interrompu l'orateur à plusieurs reprises avant qu'il ne puisse terminer sa pensée
L'objectif est de décrire le comportement sans y joindre d'émotion ou de parti pris. Plus vous êtes clair et précis sur le comportement, plus il est facile pour le destinataire de comprendre exactement de quoi vous parlez.
Impact
L'impact est le moment où vous expliquez les conséquences du comportement. C'est à ce niveau que le retour d'information est souvent insuffisant dans la plupart des discussions, mais c'est la partie la plus importante du modèle de retour d'information SBI. Il ne suffit pas de souligner ce que quelqu'un a fait ; expliquer comment ce comportement a affecté les autres, l'équipe ou le projet est ce qui fait passer le message
Exemple : " À cause de cela, nous n'avons pas pu entendre leur mise au point complète, ce qui a entraîné une certaine confusion au sujet des échéanciers du projet. "
Lorsque vous expliquez l'impact du comportement, vous aidez le destinataire à comprendre pourquoi il est important de changer et vous donnez au feed-back un objectif qui va au-delà de la simple correction.
Voici à quoi ressemblerait un retour d'information complet sur cette situation :
"Au cours de la réunion d'hier sur le statut du projet, j'ai remarqué que vous avez interrompu l'orateur à plusieurs reprises avant qu'il ne puisse terminer ses pensées. À cause de cela, nous n'avons pas pu entendre l'intégralité de leur mise à jour, ce qui a entraîné une certaine confusion quant à l'échéancier du projet."
Maintenant que vous comprenez ce qu'est le SBI, examinons les avantages qu'il présente pour les dirigeants.
**A lire également L'impact de l'intelligence émotionnelle sur le travail
Pourquoi le SBI est-il efficace ?
La beauté du modèle de retour d'information SBI réside dans sa simplicité et sa focalisation sur les faits. Il est très efficace pour plusieurs raisons :
- Objectivité : Le modèle réduit les interprétations subjectives et les préjugés en se concentrant sur des situations spécifiques et des comportements observables. Lorsque le feedback se concentre uniquement sur les faits, il est plus facile pour le destinataire de l'accepter et d'agir en conséquence
- Clarté : L'approche structurée garantit que le retour d'information est clair, concis et facile à comprendre. En évitant les généralisations et en parlant directement des comportements observables, vous réduisez l'ambiguïté. Cela permet d'obtenir des résultats plus productifs, car l'employé qui reçoit le retour d'information comprend clairement ce qu'il doit changer
- Réduction de l'attitude défensive : Le fait de se concentrer sur des faits observables plutôt que sur des jugements personnels contribue à créer une atmosphère plus ouverte et plus réceptive au retour d'information. Il élimine la charge émotionnelle souvent liée au retour d'information, ce qui le rend moins susceptible de déclencher des réactions défensives. Au lieu de donner l'impression que le retour d'information est une attaque, le SBI promeut une discussion collaborative basée sur la clarté
- **Le SBI ouvre la voie à des discussions honnêtes et ouvertes puisqu'il est centré sur la description d'une situation spécifique et de son impact. Le modèle encourage le donneur et le receveur de feedback à s'engager dans un dialogue plutôt que dans une critique unilatérale
Le modèle conduit naturellement à des discussions sur l'amélioration et le changement en soulignant l'impact des comportements. Alors, comment pouvez-vous mettre en œuvre le modèle SBI dans votre flux de travail quotidien ?
Guide étape par étape pour fournir un retour d'information à l'aide du modèle SBI
Maintenant que vous comprenez les blocs du modèle de retour d'information SBI, nous allons vous présenter un guide étape par étape pour l'utiliser efficacement dans votre travail sessions de feedback .
Nous verrons également comment un outil de gestion de projet tout-en-un comme le ClickUp peut vous aider à documenter, partager et recevoir facilement des informations sur les un retour d'information constructif .
Comme le note Martha Kumi, rédactrice technique chez Akkadian Labs,
_Le partage de l'information et la collaboration sont un jeu d'enfant depuis que toutes les équipes travaillent à télétravail. Il est facile de partager les mises à jour des projets et de donner un retour d'information aux membres de l'équipe. Nous sommes en mesure d'assurer le suivi des tâches et des projets entre les équipes et de fournir des mises à jour en temps réel
Martha Kumi, rédactrice technique chez Akkadian Labs
Le fait de fournir une collaboration en temps réel est précisément ce qui rend des outils comme ClickUp si précieux dans le processus de retour d'information.
En intégrant le modèle de feedback SBI aux fonctionnalités de ClickUp, les managers et les membres de l'équipe peuvent s'engager dans des discussions de feedback structurées et productives qui se traduisent de manière transparente par des améliorations exploitables.
Voyons comment cela fonctionne dans la pratique :
Étape 1 : Préparer votre feedback
Avant d'entamer la session de feedback, prenez le temps d'organiser vos idées et de rassembler les informations pertinentes. Cette préparation vous aidera à fournir un feed-back plus ciblé et plus percutant.
Créez un agenda complet de la réunion en Documents ClickUp qui peut être utile pour discuter des forfaits d'amélioration ou pour documenter la discussion en vue d'une consultation ultérieure.
Étape 2 : Engager la discussion
Contactez la personne qui reçoit le retour d'information. Demandez-lui si le moment est propice à une discussion. Si ce n'est pas le cas, fixez un moment approprié.
Choisissez un emplacement privé pour le retour d'information en personne afin de minimiser les distractions et d'assurer la confidentialité. Pour les discussions à distance, vous pouvez utiliser l'intégration de la vidéo conférence pour une expérience en face à face.
Étape 3 : Décrire la situation
Commencez par décrire clairement la situation ou le contexte spécifique dans lequel le comportement s'est produit. Soyez aussi précis que possible quant au moment, au lieu et aux circonstances.
N'oubliez pas de vous en tenir à des évènements ou à des réunions spécifiques - évitez les déclarations générales telles que "tu fais toujours ça"
Si vous avez affaire à des membres de l'équipe qui travaillent télétravail, vous pouvez utiliser des fonctionnalités de discussion telles que ClickUp Discussion . Il s'agit d'un moyen rapide et direct de connexion avec les membres de l'équipe, qui offre immédiateté et confidentialité.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-630.png ClickUp Discuter /$$img/
Utilisez ClickUp Chat pour vous connecter avec les membres de l'équipe à distance pour des sessions de feedback
Étape 4 : Décrire le comportement
Concentrez-vous ensuite sur le comportement observé. Restez factuel et évitez les interprétations personnelles ou les hypothèses sur leurs intentions. Il est utile de noter les actions, les mots ou les comportements spécifiques qu'il est important d'aborder.
Lorsque vous décrivez un comportement spécifique et observable, il est essentiel d'être objectif et de fournir des exemples concrets. Gestion des tâches ClickUp de ClickUp sont utiles à cet égard, car elles offrent une multitude de comportements et d'actions spécifiques documentés.
Exemple : "Vous n'avez pas mis à jour le statut de la tâche à temps, ce qui a entraîné l'incertitude de l'équipe sur la progression du projet et des vérifications inutiles."
Le système de gestion des tâches de ClickUp fournit un enregistrement détaillé des comportements liés au travail.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-631-1400x798.png Tâches ClickUp : modèle de retour d'information du sbi /$$img/
Clarifiez les résultats attendus de chaque membre de l'équipe avec ClickUp Tasks
Voici comment vous pouvez l'utiliser dans vos sessions de feedback :
- Historique des tâches: Examinez l'historique des tâches assignées à l'individu ou achevées par lui. Cela vous donne des exemples spécifiques de modèles de travail, de respect des délais et de qualité des résultats
- Commentaires et mises à jour: Les commentaires sur les tâches capturent souvent des comportements en temps réel, tels que la façon dont une personne communique sa progression ou gère les défis
- Suivi du temps: La fonctionnalité de suivi du temps de ClickUp peut fournir des informations sur les habitudes de travail et l'efficacité, offrant des données concrètes pour discuter
- Les sous-tâches et les checklists: Elles peuvent démontrer l'attention portée aux détails, la minutie ou toute tendance à négliger des étapes d'un processus
Étape 5 : Expliquer l'impact
Cette étape est cruciale.
Expliquez comment le comportement de la personne a affecté l'équipe, le projet ou même la personne elle-même. Qu'il soit positif ou négatif, l'impact est ce qui rend le retour d'information réellement exploitable. Exemple : "Le résultat est que nous avons manqué la date limite pour la mise à jour du projet, ce qui a troublé le client."
En expliquant l'impact, vous montrez non seulement les conséquences, mais vous donnez aussi à l'employé l'occasion de réfléchir à son comportement.
Voici comment vous pouvez utiliser la gestion des tâches ClickUp pour expliquer l'impact :
- Vue Charge de travail : Utilisez-la pour montrer comment le comportement d'un individu affecte l'équilibre de l'équipe et la productivité globale.
- Diagrammes de Gantt : Démontrez comment des actions spécifiques ont eu un impact sur les échéanciers ou les dépendances d'un projet.
- Tableaux de bord : Utilisez des tableaux de bord personnalisés pour présenter les indicateurs clés de performance (ICP) qui ont été influencés par le comportement en question.
- Objectifs : Objectifs de ClickUp vous permet de lier directement les comportements à la progression (ou à l'absence de progression) des objectifs de l'équipe ou de l'entreprise.
Étape 6 : Documenter le retour d'information
Après avoir donné un retour d'information, il est important d'en conserver une trace, en particulier dans les paramètres de l'équipe. Formulaires ClickUp peut vous aider à capturer les réponses instantanément et à les convertir en tâches traçables.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-632.png Formulaire ClickUp : modèle de retour d'information du sbi /$$img/
Transformez les réponses au formulaire ClickUp en tâches qui s'intègrent parfaitement à vos flux de travail
Vous pouvez personnaliser votre formulaire de retour d'information en fonction de vos besoins. Ou mieux encore, vous pouvez utiliser les modèles de formulaires prêts à l'emploi de ClickUp pour la collecte des commentaires.
Modèle de formulaire de retour d'information ClickUp
Le Modèle de formulaire de rétroaction ClickUp est un outil essentiel pour structurer le retour d'information de manière claire et organisée. Que vous gériez une équipe nombreuse ou que vous organisiez des entretiens individuels, ce modèle met en forme les commentaires de manière efficace.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-633.png Essayez le modèle de formulaire de retour d'information ClickUp pour enregistrer et suivre tous les retours d'information de votre équipe https://app.clickup.com/signup?template=t-222239474&department=engineering-product Téléchargez ce modèle /$$cta/ Voici quelques-uns de ses avantages clés :
- S'aligne sur le modèle de retour d'information SBI pour un retour d'information structuré (Situation, Comportement, Impact)
- Rend le retour d'information exploitable et facile à suivre pour une amélioration ou une reconnaissance claire
- Polyvalent pourl'évaluation des performancesle retour d'information en temps réel ou les observations des clients
- S'intègre aux flux de travail, ce qui permet de documenter et de suivre le retour d'information
- Facilite le suivi des éléments d'action, garantissant une progression continue
Étape 7 : Encourager le dialogue
Après avoir présenté votre feed-back à l'aide du modèle de feed-back SBI, il est essentiel d'encourager un dialogue ouvert. Permettez au destinataire de répondre, de poser des questions ou de demander des éclaircissements.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-634-1400x1054.png Commentaires ClickUp : modèle de retour d'information SBI /$$img/
Utiliser les fonctionnalités collaboratives telles que les commentaires et les mentions ClickUp pour maintenir un retour d'information structuré et clair
Une fois le feedback documenté, les membres de l'équipe peuvent en discuter ouvertement en utilisant les fonctionnalités collaboratives de ClickUp, comme les commentaires et les @mentions. Cela permet de maintenir la discussion et d'encourager l'amélioration continue.
Étape 8 : Forfait pour le suivi
Le retour d'information n'est pas un évènement unique à faire. Il est important d'assurer un suivi pour vérifier si le comportement a changé ou si une assistance est nécessaire.
Le Modèle de stratégie de communication interne et de plan d'action ClickUp est un excellent paramètre pour mettre en place une communication continue et suivre la progression après le retour d'information. Cela permet de responsabiliser tout le monde et de s'assurer que le retour d'information débouche sur des améliorations tangibles.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-635.png Utilisez le modèle de stratégie de communication interne et de plan d'action ClickUp pour planifier des suivis structurés autour de votre retour d'information https://app.clickup.com/signup?template=t-127240564&department=operations Télécharger ce modèle /$$cta/ Découvrez quelques-uns des avantages du modèle de stratégie de communication interne et de plan d'action ClickUp :
- Promotion d'une communication claire et structuréeune communication claire et structurée au sein de l'équipe pour un meilleur alignement
- Fournit une approche stratégique pourcommunication interne avec des objectifs et des messages clés définis
- Assure un retour d'information cohérent et productif dans tous les services
- Intègre les objectifs de communication dans les flux de travail de l'équipe
- Organise le retour d'information pour les nouveaux processus, l'examen des projets et la collaboration entre les services
- Élabore des plans d'action formels assortis d'échéanciers et de jalons pour un retour d'information opportun et exploitable
Bonnes pratiques pour donner un retour d'information
Lorsque vous donnez un retour d'information à l'aide du modèle de retour d'information SBI, il convient de garder à l'esprit certaines bonnes pratiques clés pour s'assurer que le retour d'information est efficace et bien perçu.
✅ Soyez opportun
N'attendez pas trop longtemps pour fournir un retour d'information. Plus vous abordez le comportement après qu'il s'est produit, plus le retour d'information sera pertinent et aura un impact.
✅ Se concentrer sur le comportement de la personne, et non sur la personne elle-même
Il est facile de blâmer ou de rendre le feedback personnel, mais le modèle de feedback SBI vous encourage à vous concentrer strictement sur le comportement. Cela permet de maîtriser les émotions et d'éviter de se mettre sur la défensive.
✅ Utilisez un ton positif
Même lorsque vous fournissez des critiques constructives, gardez un ton positif et d'assistance. L'objectif est d'aider l'employé à s'améliorer, pas de le faire se sentir attaqué.
✅ Encouragez une discussion à double sens
Un sondage a montré que 41% des employés sont susceptibles de quitter un emploi lorsqu'ils ne se sentent pas entendus .
Le retour d'information doit être un dialogue et non un monologue. Encouragez l'employé à partager son point de vue, à poser des questions et à contribuer à la discussion.
Exemples de feedback SBI dans différents scénarios
Voyons comment le modèle de retour d'information SBI fonctionne dans des situations réelles :
Exemple 1 : Réunions individuelles
💡 Situation: "Lors de notre entretien individuel de la semaine dernière..."
➡️ Comportement: "Vous êtes arrivé avec 15 minutes de retard et vous n'aviez pas préparé vos mises à jour."
🎯 Impact: "Cela a réduit le temps dont nous disposions pour discuter de votre progression et nous n'avons pas pu aborder certains problèmes clés."
Exemple 2 : Projets d'équipe
💡Situation: "Lors de notre dernière revue de projet..."
➡️ Comportement: "Vous avez fourni un fournisseur prestataire détaillé qui a aidé à clarifier les prochaines étapes."
🎯 Impact: "Cela a vraiment simplifié le processus, et l'équipe a pu avancer en toute confiance."
Exemple 3 : Examens de performance
💡 Situation: "Lors de votre entretien annuel la semaine dernière..."
➡️ Comportement: "Vous avez fourni une auto-évaluation réfléchie et fixé des objectifs réalistes d'amélioration."
🎯 Impact: "Cette approche proactive nous a permis d'élaborer un forfait d'action clair pour votre croissance, et je suis convaincu qu'il vous aidera à atteindre le prochain niveau de votre carrière."
Exemple 4 : Présentations aux clients
💡 Situation: "Lors de la présentation au client mardi dernier..."
➡️ Comportement: "Vous avez utilisé trop de conditions d'utilisation techniques que le client n'a pas bien comprises."
🎯 Impact: "En conséquence, ils semblaient confus et nous avons dû passer plus de temps à clarifier certains points après la réunion."
Exemple 5 : Collaboration entre services
💡 Situation: "Lors de la dernière réunion interservices..."
➡️ Comportement: "Vous avez systématiquement interrompu les autres chefs de service lorsqu'ils prenaient la parole."
🎯 Impact: "Cela a perturbé le flux de la réunion et a empêché l'équipe de prendre des décisions de manière efficace."
En appliquant ces exemples de retour d'information et en suivant les étapes ci-dessus, vous serez en mesure de partager des informations qui améliorent les performances et renforcent la communication et la confiance au sein de votre équipe.
Et avec des outils comme ClickUp, l'intégration du feedback dans votre flux de travail n'a jamais été aussi facile.
Améliorez votre mécanisme de retour d'information à l'aide de ClickUp
Maîtriser l'art du feedback est l'une des compétences les plus précieuses que tout professionnel des ressources humaines, manager ou chef d'équipe puisse développer. Le modèle de retour d'information SBI offre un moyen simple et efficace de fournir un retour d'information clair et exploitable qui améliore les performances et renforce les capacités de l'entreprise la dynamique de l'équipe .
Le fait de se concentrer sur des situations et des comportements spécifiques et sur leur impact peut favoriser une communication ouverte et une amélioration continue au sein de votre organisation. Mais pourquoi s'arrêter là ? En associant le modèle de feedback SBI à ClickUp, votre processus de feedback peut passer de bon à exceptionnel.
Avec des fonctionnalités telles que la discussion collaborative, les commentaires, les mentions et les modèles personnalisables, ClickUp vous permet de rationaliser le feedback, de suivre la progression et de créer une culture de la transparence et de la croissance.
Prêt à rendre votre processus de feedback plus efficace et plus percutant ? Essayez ClickUp dès aujourd'hui et commencez à construire des équipes plus fortes et plus alignées grâce à la puissance du feedback structuré. Créez votre compte ClickUp gratuit dès maintenant ! 🙌