« Grâce à notre imagination, nous pouvons visualiser les mondes potentiels encore inexplorés qui se trouvent en nous. »
« Grâce à notre imagination, nous pouvons visualiser les mondes potentiels encore inexplorés qui se trouvent en nous. »
Cette phrase tirée du best-seller de Stephen R. Covey sur le développement personnel, Les 7 habitudes des gens efficaces, résume parfaitement ce que signifie donner le meilleur de soi-même.
Dans la pratique quotidienne de l'entreprise, vous pouvez aider votre équipe à atteindre cet objectif en identifiant et en optimisant les forces et les faiblesses de vos employés. Dans cet article, nous vous montrons comment.
Comprendre les forces et les faiblesses des employés
Les forces et les faiblesses des employés font référence aux compétences techniques, comportementales et mentales de chaque membre de l'équipe qui influent sur leurs performances dans leur rôle.
Points forts des employés : il s'agit des compétences, des qualités et des comportements qui leur permettent d'exceller dans leurs rôles.
Par exemple, les compétences en résolution de problèmes et en raisonnement logique sont des points forts pour un développeur. La capacité à raconter des histoires est un atout considérable pour un écrivain.
Faiblesses des employés : il s'agit des domaines dans lesquels l'employé peut rencontrer des difficultés ou avoir besoin d'améliorations. Il peut s'agir de lacunes en matière de connaissances, d'expérience dans le domaine, de comportement ou d'habitudes personnelles.
Par exemple, le manque d'expérience ou d'exposition aux soins de santé peut être une faiblesse pour quelqu'un qui travaille dans ce secteur. D'autre part, le manque de compétences en gestion du temps peut constituer un obstacle majeur à la productivité.
Pourquoi les managers doivent-ils reconnaître les forces et les faiblesses de leurs employés ?
Dans le domaine du travail intellectuel, indépendamment du processus et de la mise en œuvre des tâches, les forces et les faiblesses de chaque individu jouent un rôle considérable dans les résultats de l'équipe. Par exemple, un responsable commercial ponctuel et présentable peut servir de modèle à ses subordonnés. Un collègue qui fournit toujours un travail de qualité médiocre peut nuire à la qualité de l'ensemble de l'équipe.
Ce n'est qu'un début. Identifier les forces et les faiblesses des employés offre de nombreux avantages, tels que ceux mentionnés ci-dessous.
Évaluations objectives : toute organisation qui cherche à identifier les forces et les faiblesses de ses employés mettra en place des évaluations objectives sous forme de certifications, d'examens, de retours internes/externes, etc. Cela aide énormément à la planification à long terme des effectifs et à la conception organisationnelle.
Répartition appropriée du travail : les chefs de projet peuvent attribuer les tâches qui correspondent le mieux aux forces et aux faiblesses de chaque employé. Cela améliore la vitesse d'exécution, la qualité et la satisfaction globale des employés.
Apprentissage et développement ciblés : identifier les faiblesses permet de mettre en place des formations ciblées, qui fournissent l’assistance nécessaire aux employés pour surmonter efficacement leurs difficultés.
Planification stratégique de carrière : identifier régulièrement les forces et les faiblesses permet aux dirigeants de l'entreprise de planifier le parcours professionnel de chaque employé. Par exemple, les dirigeants peuvent dire : « Si vous améliorez vos compétences en matière de présentation d'ici la fin de l'année, vous aurez plus de chances d'être pris en considération pour une promotion. »
Engagement des employés : lorsque les employés se voient confier des tâches qui correspondent à leurs points forts, ils sont plus efficaces et plus motivés.
Culture positive : lorsque les employés travaillent dans un domaine où ils excellent, cela crée un sentiment de positivité et donne un sens à leur travail. Ils ont alors tendance à être plus enclins à aider les autres et à collaborer pour trouver de nouvelles idées. À l'inverse, les faiblesses non corrigées peuvent avoir l'effet inverse.
Si vous êtes convaincu qu'il est temps d'examiner de manière stratégique les forces et les faiblesses de vos employés, voyons ce que vous pouvez faire.
Identifier les points forts des employés
Intuitivement, la plupart des gens connaissent leurs points forts. Cependant, sur le lieu de travail, vos employés possèdent probablement d'innombrables compétences et talents cachés qui ne sont jamais mis en valeur, alors que ces compétences pourraient faire une grande différence pour votre organisation. La première étape pour identifier ces points forts consiste à savoir à quoi ils ressemblent.
Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des exemples les plus importants de points forts des employés. Nous explorerons également comment vous pouvez évaluer vos équipes pour chacun de ces points forts à l'aide d'un outil de gestion de projet tel que ClickUp.
Expertise technique
Les connaissances et les compétences d'un employé dans un domaine spécifique, tel que le développement de logiciels ou la comptabilité, constituent son domaine d'expertise technique. Par exemple, un développeur de logiciels techniquement compétent peut rapidement diagnostiquer et corriger des bugs.
Pour évaluer les compétences techniques de chaque individu, vous pouvez vous concentrer sur le temps qu'il lui faut pour achever un type de tâche spécifique ou sur la qualité de son travail.
Par exemple, vous pouvez utiliser ClickUp Suivi du temps pour identifier les tendances des tâches qui prennent le moins de temps (en tenant compte de la complexité de la tâche). Vous pouvez également examiner les tâches qui présentent le moins de bugs, de retouches ou de commentaires. Cela permet de mesurer la qualité du résultat, qui est un indicateur de l'expertise technique.
Résolution de problèmes
La résolution de problèmes consiste à analyser une situation, identifier la cause profonde et élaborer des solutions pratiques. Les employés dotés de solides compétences en matière de résolution de problèmes peuvent exceller dans la gestion des relations avec la clientèle, la prévente, le conseil ou la gestion de crise. Il est important de noter qu'un certain niveau de compétences en matière de résolution de problèmes est nécessaire pour tout le monde !
Un excellent moyen d'y parvenir, en particulier parmi les employés en contact avec l'extérieur, tels que les membres de l'équipe commerciale, les pré-commerciaux, les chargés de clientèle, etc., consiste à mener des sondages périodiques et à recueillir des commentaires. ClickUp Forms offre un moyen simple et personnalisable de recueillir les informations dont vous avez besoin et de les intégrer sans effort dans vos flux de travail de gestion des tâches.
Vous pouvez également vous lancer immédiatement grâce à l'un des modèles de formulaire de commentaires de ClickUp.
Capacité d'adaptation
L'adaptabilité est la volonté et la capacité d'un employé à s'adapter aux changements sur le lieu de travail, qu'il s'agisse des échéanciers des projets, des structures des équipes ou des priorités. Un employé adaptable est plus susceptible de s'épanouir dans des équipes interfonctionnelles qui fournissent un travail de haute qualité.
Identifier la capacité d'adaptation peut être plus difficile que d'autres compétences, mais ce n'est pas impossible. Sur ClickUp, vous pouvez consulter :
- Le temps nécessaire pour achever des tâches spécifiques afin de déterminer à quelle vitesse l'employé est opérationnel dans chaque sprint (ou combien de temps il lui faut pour s'habituer à de nouveaux projets).
- Les commentaires, discussions et conversations qu'ils ont pour se familiariser plus rapidement avec les priorités changeantes.
- Critères de référence pour évaluer leur progression vers certains objectifs ou cibles
Compétences en leadership
Aujourd'hui, les organisations sont de plus en plus horizontales. Les entreprises recherchent des employés autonomes, capables de se diriger eux-mêmes et de diriger les équipes de projet avec lesquelles ils travaillent. Dans ce contexte, les compétences en leadership peuvent constituer un atout exceptionnel. En général, les compétences en leadership comprennent :
- Fournir des directives et des conseils aux membres de l'équipe
- Déléguer des tâches et gérer des projets
- Faciliter la résolution des conflits entre les parties prenantes internes et externes
- Donner du feedback et réajuster la progression vers les objectifs
- Mobiliser les équipes pour respecter des délais serrés ou réaliser du travail complexe
- Communiquer clairement et efficacement
- Avoir une conscience émotionnelle et réfléchir à ses actions
Certaines de ces compétences ont un impact direct sur les résultats des projets, qui seront visibles sur les tableaux de bord ClickUp. Par exemple, communiquer clairement peut impliquer de rédiger des descriptions et des critères d'acceptation clairs pour chaque tâche, ce qui réduit le nombre de bugs ou de retouches. Vous pouvez mesurer cela en utilisant le temps nécessaire pour achever une tâche ou le temps passé dans des statuts tels que « retouche ».
D'autres, comme la résolution des conflits, sont plus qualitatives. Pour les identifier, un retour d'information à 360 degrés peut s'avérer nécessaire. Vous pouvez consolider et analyser vos commentaires qualitatifs sur un Tableau blanc ClickUp afin de prendre les mesures appropriées.
Le modèle d'analyse ClickUp Soar est conçu précisément à cet effet. Lors de votre évaluation périodique des performances, recueillez les commentaires de vos supérieurs et des membres de votre équipe et classez-les en points forts et opportunités. Sur la base de votre analyse, identifiez vos aspirations et effectuez le suivi des résultats au fil du temps.
Bonus : tous les leaders ne se ressemblent pas. Réfléchissez donc au type de leader que vous êtes. Le style de leadership Myers-Briggs constitue un excellent point de départ.
Compétences en communication
Une bonne communication ne dépend pas de ce que vous dites, mais de ce que votre interlocuteur comprend.
La capacité à se faire comprendre est un atout extraordinaire. Par exemple, un chef de projet doté d'excellentes compétences en communication aura plus de chances de satisfaire le commanditaire/client du projet.
Plus important encore, aujourd'hui, les compétences en communication incluent également les messages textuels asynchrones. Ainsi, les bons communicateurs réfléchissent aux conséquences secondaires, rédigent des réponses détaillées et évitent les malentendus.
Évaluez les compétences en communication des membres de votre équipe à l'aide de la vue Chat de ClickUp.
- À quelle fréquence l'employé doit-il se répéter ?
- À quelle fréquence utilisent-ils divers outils tels que des tableaux blancs, des cartes mentales, des documents, des enregistrements d'écran, etc. pour apporter plus de clarté ?
- À quelle fréquence les destinataires du message demandent-ils un appel ou une réunion en personne pour obtenir des précisions ?
- Dans quelle mesure font-ils preuve d'empathie envers leurs collègues qui ont du mal à comprendre ?
Les cinq points forts mentionnés ci-dessus (expertise technique, résolution de problèmes, adaptabilité, compétences en leadership et compétences en communication) constituent la base. Cependant, selon le poste à pourvoir, d'autres points forts peuvent être recherchés.
Voici quelques exemples de points forts des employés en fonction de leurs rôles/fonctions :
Ressources humaines : empathie, conscience émotionnelle, fiabilité, attention
Équipe commerciale : ponctualité, sens de l'organisation, capacité à établir des relations, motivation à atteindre les quotas, attitude positive face au rejet.
Comptabilité et finance : souci du détail, précision, connaissances actualisées en matière de conformité et de gestion des risques.
Marketing : narration, créativité, réception de commentaires, expérimentation, prise de décision fondée sur les données
Connaître ses points forts est tout aussi important que d'identifier ses points faibles. Explorons cela avant de voir ce que vous pouvez faire pour améliorer vos points forts et remédier à vos points faibles.
Identifier les faiblesses des employés
Pour commencer, ne pas posséder les points forts mentionnés ci-dessus sera considéré comme une faiblesse en soi. Nous n'allons donc pas inverser la section ci-dessus pour vous !
Voici quelques faiblesses spécifiques chez les employés auxquelles vous devez prêter attention.
Mauvaise gestion du temps
Une mauvaise gestion du temps désigne l'incapacité à estimer et à gérer le temps nécessaire pour accomplir le travail assigné. Les employés qui ont de mauvaises compétences en matière de gestion du temps ont du mal à respecter les délais ou à hiérarchiser efficacement les tâches.
Par exemple, ils peuvent consacrer trop de temps à des tâches de faible priorité, laissant ainsi des projets importants inachevés. Cela peut réduire la productivité globale de l'équipe et entraîner des retards dans les projets.
Pour identifier les problèmes de gestion du temps au sein de votre équipe, les fonctionnalités de suivi du temps pour les projets de ClickUp sont votre super-pouvoir. Consultez les relevés de temps, les rapports de temps et les estimations de durée pour comprendre comment chaque membre de l'équipe gère son temps.
Difficulté à effectuer plusieurs tâches à la fois
Admettons-le : le multitâche, lorsqu'il est mal exécuté, a un impact négatif sur la productivité. Cependant, cela se produit lorsque vous essayez de faire plusieurs choses à la fois.
Par exemple, rédiger un article de blog, répondre à des messages Slack et suivre une formation en ligne simultanément peut être un peu trop.
Cependant, chaque employé dans le domaine du travail intellectuel moderne est censé jongler entre plusieurs rôles. Par exemple, un développeur peut travailler sur plusieurs projets. Un rédacteur peut avoir plusieurs articles à différentes étapes du flux de travail. L'incapacité à gérer ces tâches peut être une faiblesse, en particulier dans les petites équipes.
Pour identifier les faiblesses en matière de multitâche, utilisez le logiciel d'évaluation des performances afin de déterminer :
- Tâches dont les délais ne sont pas respectés
- Tâches qui sont restées trop longtemps dans le même statut, en particulier dans les étapes de retouche/correction de bogues
- Objectifs presque terminés
Réactivité émotionnelle
Comme son nom l'indique, la réactivité émotionnelle fait référence à la manière dont une personne réagit, ou réagit de manière excessive, à une situation. Un employé émotionnellement réactif peut avoir du mal à contrôler ses émotions dans des situations stressantes ou difficiles, ce qui peut entraîner des réactions impulsives ou de mauvaises relations interpersonnelles.
Par exemple, ils peuvent réagir en se mettant en colère face aux commentaires ou en se renfermant lors d'évènements stressants, ce qui crée des tensions sur le lieu de travail et perturbe le flux de travail.
Aucun outil ne permet (pour l'instant) de mesurer avec précision les réactions émotionnelles d'une personne. Pour identifier cette faiblesse, vous devez donc vous fier à votre empathie, à vos capacités d'observation et à votre conscience émotionnelle.
Manque d'attention aux détails
Les employés qui manquent d'attention aux détails ont tendance à faire des erreurs fréquentes ou à négliger des aspects importants de leur travail. Cela devient une faiblesse, car cela peut s'aggraver avec le temps.
Par exemple, une erreur de 0,1 $ dans l'entrée de données de plus de 100 000 transactions représente une perte de 10 000 $. De même, un point-virgule mal placé dans le code d'une application peut entraîner un bug qui prendra des heures à trouver et à corriger. Un logo mal aligné sur une publication sur les réseaux sociaux peut nuire à la réputation d'une marque.
Manque d'introspection
Beaucoup d'entre nous ont du mal à le faire. Le manque d'introspection est le résultat soit d'une ignorance quant à ses propres faiblesses, soit d'un manque de résilience à leur égard. Ces deux facteurs conduisent finalement à l'épuisement professionnel, qui se manifeste par une baisse d'efficacité, une fatigue mentale, du stress et un désengagement.
L'un des meilleurs moyens d'identifier ces faiblesses consiste à effectuer régulièrement une évaluation approfondie. Le modèle d'analyse SWOT personnelle de ClickUp offre un cadre solide. Il vous aide à identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces, vous permettant ainsi d'évaluer vos problèmes dans leur contexte.
Bonus : davantage de modèles d'analyse des écarts et d'analyse SWOT pour l'auto-évaluation.
Maintenant que vous avez identifié certaines forces et faiblesses courantes chez vos employés, voyons comment vous pouvez transformer ces dernières en premières.
Renforcer les points forts des employés
La meilleure façon de renforcer les points forts de vos employés est de les aider à en tirer parti. Voici quelques stratégies qui vous y aideront.
1. Pratiquez et perfectionnez-vous
Si les membres de votre équipe excellent dans un domaine particulier, encouragez-les à continuer dans cette voie. L'un d'entre eux est un excellent programmeur Python ? Confiez-lui des projets afin qu'il puisse s'exercer au codage tous les jours.
Offrez à vos employés la possibilité de travailler sur des tâches dans lesquelles ils excellent, afin qu'ils puissent renforcer leur confiance en leurs capacités. Donnez-leur ensuite l'occasion d'acquérir de nouvelles compétences dans des bibliothèques connexes et des outils adjacents.
2. Fixez-vous des objectifs ambitieux
Intégrez le renforcement des points forts des employés dans leurs objectifs de carrière. Par exemple, si quelqu'un est doué pour résoudre les problèmes au sein d'un projet, proposez-lui une position plus élevée. Si un membre de l'équipe est doué pour le design visuel, fixez-lui comme objectif d'apprendre le design d'expérience utilisateur au cours de l'année à venir.
Utilisez ClickUp Objectifs pour définir des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps (SMART) pour chaque membre de l'équipe afin d'améliorer leurs compétences actuelles de manière cohérente.
3. Offrez davantage d'opportunités
Donnez à vos employés les moyens de prendre des décisions dans leurs domaines de compétence. Tirez parti de leur expertise en les impliquant dans les discussions stratégiques et en leur confiant des responsabilités décisionnelles.
Stimulez le moral et la créativité de vos employés en leur donnant la liberté d'explorer de nouvelles idées, de prendre des risques et d'expérimenter des approches innovantes.
Aborder les faiblesses des employés
Passons maintenant à la manière dont vous pouvez aider vos employés à surmonter leurs faiblesses. Voici quelques stratégies efficaces :
1. Formation et développement
Proposez des programmes de formation spécifiques pour chacune des faiblesses de vos employés (après en avoir discuté avec eux).
- S'il s'agit d'un problème technique, envoyez-les suivre une formation intensive ou inscrivez-les à un cours en ligne.
- S'il s'agit de compétences relationnelles, trouvez-leur un coach.
- Si cela concerne la gestion du temps, aidez-les en leur proposant des outils tels qu'un chronomètre Pomodoro, une application de blocage du Calendrier ou des matrices de priorisation.
2. Amélioration des processus
Mettez en place des processus et des flux de travail qui aident les membres de l'équipe à surmonter leurs faiblesses. Par exemple :
- Si le manque d'attention aux détails est un problème, créez des checklists pour opérationnaliser la qualité.
- Si le problème réside dans un manque d'introspection, encouragez les évaluations personnelles avant chaque entretien individuel.
3. Changements culturels
Les employés soumis au stress voient souvent leur productivité et leur satisfaction professionnelle diminuer. Cela peut alors se traduire par des faiblesses, telles que l'impatience ou le manque de confiance en soi.
- Promouvoir un équilibre sain entre travail et vie privée
- Créez une atmosphère dans laquelle les employés peuvent tirer parti de leurs forces tout en minimisant leurs faiblesses.
- Proposez des ateliers sur la gestion du stress, de l'assistance en matière de santé mentale, etc.
- Intégrez les congés sabbatiques, les congés parentaux, etc. dans votre politique.
- Créez un environnement ouvert permettant aux employés de discuter de leurs difficultés.
En plus de tout cela, il y a une chose que vous pouvez faire en tant que manager ou chef d'entreprise pour aider vos employés à tirer parti de leurs points forts et à minimiser leurs points faibles : leur donner votre avis !
Le rôle du feedback et de l'évaluation des performances
Un bon retour d'information est constructif, opportun et fournit des commentaires spécifiques sur les actions, les tâches ou le comportement d'un employé. Pour aider les employés à renforcer leurs points forts et à surmonter leurs faiblesses, offrez-leur régulièrement un retour d'information.
Voici quelques conseils pour y parvenir.
Soyez objectif : célébrez les réussites et aidez-les à surmonter leurs échecs. Donnez-leur des commentaires précis et concrets. Par exemple, vous pourriez dire : « Votre travail sur le rapport annuel n'a pas répondu aux attentes, car il contenait des erreurs typographiques et des déclarations erronées. »
Ne soyez pas vague : veillez à ne pas dire « trop d'erreurs » à moins de pouvoir étayer cette affirmation par un nombre. Soulignez les problèmes à l'aide d'exemples.
Offrez l'assistance à vos employés : apprenez-leur à demander des commentaires afin qu'ils ne réagissent pas émotionnellement à votre opinion. Donnez-leur des exemples de commentaires pour leur montrer à quoi cela ressemble.
Encouragez l'autonomie : permettez aux membres de l'équipe de traiter, d'accepter et d'agir sur vos commentaires à leur manière. Invitez-les à ne pas être d'accord et à débattre avec vous lorsqu'ils le jugent nécessaire.
Maintenez une structure : utilisez des outils de feedback des employés pour faciliter les évaluations de performance. Le modèle d'évaluation de performance de ClickUp vous aide à suivre la progression de vos employés, à évaluer leurs réalisations, à leur fournir un feedback et à atteindre vos objectifs.
Bonus : Découvrez d'autres modèles d'évaluation des performances.
Commencez dès le début : n'attendez pas qu'une personne devienne employée pour identifier ses forces, ses faiblesses et ses traits de personnalité. Utilisez des évaluations dans le cadre des entretiens d'embauche et du processus de recrutement. Intégrez cela dans les indicateurs clés de performance RH et faites-en une pratique systématique.
Utilisez ensuite ces informations pour concevoir le processus d'intégration. Intégrez des formations spécifiques, des stages intensifs ou des ateliers dans le processus d'intégration afin que le nouvel employé soit prêt à atteindre la réussite.
Utilisez les checklists ou les modèles d'intégration de ClickUp pour personnaliser l'expérience d'intégration de chaque nouvel employé et vous assurer qu'elle correspond à ses forces et à ses faiblesses.
Gestion holistique du personnel avec ClickUp
Tout le monde a des forces et des faiblesses. En fait, une force peut aussi devenir une faiblesse. Par exemple, une personne très attentive aux détails peut ne pas être douée pour avoir une vue d'ensemble. Une personne dotée de compétences techniques extraordinaires peut manquer de compétences relationnelles.
En tant que responsable des ressources humaines ou manager d'équipe, votre travail consiste à aider les gens à donner le meilleur d'eux-mêmes. Cela signifie tirer parti de leurs points forts tout en minimisant leurs points faibles.
À faire, vous devez d'abord identifier ces forces et ces faiblesses. Un outil de gestion de projet tel que ClickUp permet de recueillir ces précieuses données pendant que vous travaillez.
Vous pouvez obtenir des informations sur le processus de recrutement, les échéanciers des tâches, les goulots d'étranglement dans les projets, les problèmes de communication, la charge de travail des employés et bien plus encore, simplement en configurant des tableaux de bord dans l'outil que vous utilisez déjà.
Vous trouverez en un seul endroit toutes les informations qualitatives et quantitatives nécessaires à vos décisions en matière de ressources humaines. De plus, comme ces données proviennent de ClickUp, vous pouvez être sûr que les informations sont objectives et ne reposent pas sur les opinions personnelles des managers et des dirigeants.
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