Le bureau de votre Mac est-il un véritable chaos de fichiers, d'icônes et de dossiers ?
Voici la vérité : ranger votre bureau Mac n'est pas sorcier.
Bien sûr, il existe de nombreuses applications de productivité pour les utilisateurs Mac. Mais parfois, quelques conseils pour désencombrer votre espace numérique suffisent pour y parvenir.
Dans cet article, nous vous expliquons étape par étape comment organiser vos fichiers sur Mac. Nous vous expliquons également comment étendre cette structure à un logiciel de gestion de projet tout-en-un tel que ClickUp.
12 façons d'organiser vos fichiers et dossiers sur Mac
1. Organisez vos éléments dans des dossiers
Sur votre Mac, cliquez sur l'icône « Finder » (icône bleue et blanche) dans le « Dock » pour ouvrir la fenêtre « Finder ».
Vous pourrez afficher l'onglet « Récents » qui liste tous vos fichiers les plus récents, quel que soit leur emplacement de stockage sur le système.
Maintenant, naviguez jusqu'à l'emplacement où vous souhaitez créer le dossier Documents. Supposons que vous souhaitiez tout placer sur votre bureau pour cet exemple. Cliquez sur l'onglet « Bureau » sous « Favoris » dans le menu latéral de la fenêtre « Finder ».
Ensuite, appuyez sur les touches « Maj-Commande-N » pour créer un nouveau dossier sur le « Bureau ». Ce dossier servira d'emplacement temporaire pour rassembler tous les fichiers éparpillés avant de commencer à les organiser.
Un dossier nommé « Dossier sans titre » apparaîtra alors sur votre écran.
Renommez le dossier « Organiser », puis cliquez dessus et faites-le glisser dans la section « Favoris » de la barre de menu latérale du « Finder » (juste en dessous de « Bureau »), comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous.
💡Conseil de pro : vous pouvez effectuer cette opération sur plusieurs fichiers à la fois. Il vous suffit d'appuyer sur la touche « Commande » et de la maintenir enfoncée, puis de cliquer sur les éléments (ils n'ont pas besoin d'être côte à côte) et de les faire glisser vers le dossier.
Vous pouvez également regrouper rapidement les éléments du bureau dans des dossiers . Sélectionnez tous les éléments que vous souhaitez regrouper, cliquez sur l'un d'eux tout en maintenant la touche Contrôle enfoncée, puis choisissez Nouveau dossier avec la sélection. N'oubliez pas que les éléments verrouillés ne peuvent pas être regroupés.
2. Créez des sous-dossiers
Revenez au dossier « Organiser » et créez des sous-dossiers pour chaque catégorie principale dans laquelle vous souhaitez organiser vos propres fichiers.
Pour cet exemple, nous avons choisi les catégories suivantes : « Dossier Documents », « Modèles YouTube », « Médias stockés », « Modèles PPT », « Captures d'écran de logiciels », « Supports marketing » et « Tutoriels d'installation d'applications ».
3. Fusionnez les dossiers similaires
Cela peut sembler simple, comme rechercher des dossiers en double, mais ce n'est pas si évident. Par exemple, si vous créez un dossier portant le même nom pour le même emplacement, vous risquez de remplacer accidentellement le premier dossier et de perdre des informations précieuses.
Mais, comme pour la plupart des choses, il existe une solution.
En fait, voici deux façons de fusionner des dossiers en toute sécurité sur un Mac.
Fusionner des dossiers à l'aide du Finder
Lorsque vous ajoutez un dossier à un emplacement qui contient déjà un dossier du même nom, une invite vous demande si vous souhaitez interrompre ce processus, remplacer le dossier à cet emplacement ou fusionner les deux dossiers. Si vous avez plusieurs fichiers portant le même nom, vous devrez choisir « Arrêter » pour éviter que les fichiers ne soient écrasés.
Si vous souhaitez conserver les deux dossiers, vous devez faire glisser le dossier et maintenir la touche Option enfoncée avant de le relâcher pour faire apparaître une nouvelle option intitulée « Fusionner ». Cliquez dessus.
Les fichiers portant le même nom se verront ajouter un « 2 » à leur nom, ce qui vous permettra de conserver à la fois le fichier d'origine et le nouveau fichier sans perdre aucun contenu.
Fusionner des dossiers à l'aide du Terminal
La deuxième méthode utilise Terminal et une commande appelée « ditto ». Cela fusionnera le contenu de deux dossiers, y compris tous les sous-dossiers qu'ils contiennent.
Ouvrez Terminal et tapez : ditto ~/dossier_source ~/dossier_cible
Vous devez remplacer « source_folder » et « target_folder » par les noms réels des dossiers.
De plus, au lieu de saisir le chemin d'accès au dossier, vous pouvez glisser-déposer les dossiers dans votre fenêtre Terminal.
4. Placez vos dossiers dans les favoris
S'il y a trop de dossiers et de sous-dossiers, il peut être difficile de trouver un dossier particulier que vous utilisez fréquemment ou pour des besoins spécifiques. La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez ajouter n'importe quel dossier à vos favoris dans la barre latérale du Finder. Voici ce que vous devez faire :
- Ouvrez une nouvelle fenêtre Finder.
- Trouvez le dossier que vous souhaitez placer dans les favoris
- Faites-le glisser dans votre barre latérale
5. Trier les fichiers par type
Vous pouvez également trier vos fichiers par « Type » pour regrouper les fichiers similaires (PDF, images, documents, etc.).
Cliquez avec le bouton droit de la souris n'importe où dans le dossier Téléchargements et sélectionnez « Trier par » > « Type ». Cela vous aidera à voir quels fichiers vous avez et où les déplacer.
Une fois que vous avez trié vos fichiers selon la catégorie qui vous convient, déplacez-les dans les sous-dossiers appropriés. Par exemple, les photos et les vidéos vont dans le dossier « Stock media » (Médias stockés) et les captures d'écran dans le dossier « Software screenshots » (Captures d'écran de logiciels).
6. Utilisez des étiquettes
Pour hiérarchiser les fichiers importants, cliquez avec le bouton droit sur un fichier, sélectionnez « Étiquettes » et attribuez des étiquettes personnalisées telles que « Urgent » ou « À faire ». Les fichiers balisés afficheront des points de couleur à côté de leur nom pour faciliter leur identification.
Vous pouvez accéder rapidement aux fichiers étiquetés en cliquant sur la couleur correspondante sous « Étiquettes » dans la barre latérale du « Finder ».
En savoir plus : Les 10 meilleures applications de liste à faire pour Mac
7. Essayez les dossiers intelligents
Pour regrouper dynamiquement des fichiers sur votre Mac, ouvrez le « Finder » et allez dans « Fichier » > « Nouveau dossier intelligent ».
Ensuite, cliquez sur le bouton (+) en haut à droite de la fenêtre, à côté de « Enregistrer », pour ajouter un critère de recherche.
Vous disposerez de deux menus déroulants pour faire votre sélection.
Dans cet exemple, nous avons choisi « Date de dernière modification » et « avant » pour accéder rapidement à tous les fichiers qui correspondent à ces critères (sans les déplacer de leur emplacement d'origine).
Cliquez sur le bouton « Enregistrer » en haut à droite de la fenêtre et nommez votre « dossier intelligent ».
Le « dossier intelligent » apparaîtra automatiquement dans le menu latéral « Favoris ».
💡Conseil de pro : si vous avez deux dossiers portant le même nom à des emplacements différents, maintenez la touche « Option » enfoncée et faites glisser un dossier sur l'autre. Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez « Fusionner » pour combiner le contenu des deux dossiers. Cela permet d'éliminer les doublons tout en combinant les fichiers.
8. Développez votre système de nommage des fichiers
Stratégie d'organisation de vos fichiers à l'aide d'un système de nommage peut vous faire gagner du temps lorsque vous recherchez des fichiers.
En fonction de votre flux de travail ou de vos documents personnels, incluez les éléments suivants dans votre nom de fichier :
- Nom du projet/nom personnel
- Description de ce fichier spécifique
- La date à laquelle vous avez commencé à travailler sur le fichier
- Tout nombre de version
- Vos initiales, s'il s'agit d'un fichier que vous allez envoyer à d'autres personnes
N'oubliez pas que, selon l'affichage Finder, vos fichiers seront classés par ordre alphabétique.
💡Conseil de pro : en ajoutant la date au début du nom de vos fichiers, vous les classerez par ordre chronologique et pourrez ainsi les récupérer plus rapidement.
9. Utilisez les piles pour organiser automatiquement vos fichiers
Les piles du bureau vous permettent de regrouper vos fichiers de manière ordonnée sur votre bureau. Les piles sont similaires aux dossiers intelligents, mais pour votre bureau. Les piles peuvent être regroupées par type, date ou étiquettes.
Par exemple, si vous regroupez par type, toutes vos photos apparaîtront dans une pile, vos présentations dans une autre, etc. Tous les nouveaux fichiers que vous ajoutez sont immédiatement déplacés vers la pile appropriée, ce qui vous permet de tout garder en ordre sans effort.
Assurez-vous d'être sur votre bureau, puis cliquez sur Afficher > Utiliser les piles > Étiquettes.
Pour afficher, ouvrir ou fermer une pile, il vous suffit de cliquer dessus, et les fichiers s'afficheront alors sur votre bureau. Mais si vous souhaitez afficher les fichiers sans ouvrir la pile, il vous suffit de :
- Déplacez votre souris sur une pile
- Balayez vers la gauche ou vers la droite avec votre trackpad ou votre souris, l'icône de la pile et le nom changent pour correspondre à chaque fichier de la pile.
- Double-cliquez sur le fichier souhaité pour l'ouvrir.
10. Stockez vos fichiers sur iCloud Drive
Avec iCloud Drive, vous pouvez synchroniser vos dossiers et fichiers sur plusieurs appareils. Cela vous aidera à récupérer des fichiers sur vos appareils Apple si vous utilisez plusieurs iPad ou iPhone.
Voici comment activer iCloud Drive sur votre Mac :
- Ouvrez les paramètres système.
- Cliquez sur l'identifiant Apple > iCloud.
- Activez iCloud Drive.
- Cliquez à nouveau sur iCloud Drive.
- Sélectionnez Options pour choisir les dossiers et les applications que vous souhaitez synchroniser avec votre Mac.
💡Conseil de pro : si vous activez iCloud Desktop and Documents, vous pouvez récupérer les mêmes éléments du bureau sur un autre Mac en vous connectant avec le même compte iCloud et en activant iCloud Desktop and Documents sur ce Mac.
11. Organisez les fichiers sur votre bureau
Outre le tri de vos fichiers sur votre bureau par nom, type, date d'ajout, taille, étiquettes, etc., vous pouvez également modifier l'affichage des dossiers en fonction de la taille des icônes, de l'espacement de la grille, de la taille du texte, etc.
Alignez et redimensionnez les éléments selon vos préférences pour obtenir un bureau plus personnalisé et plus esthétique. Vous pouvez également réorganiser les fichiers de manière ordonnée lorsque vous le souhaitez : il suffit de cliquer sur le bureau, de choisir Affichage > Nettoyer par, puis de sélectionner la manière dont vous souhaitez organiser les fichiers.
12. Utilisez des applications externes
Enfin, vous pouvez utiliser des applications tierces pour organiser efficacement vos fichiers et dossiers si vous le souhaitez. Elles vous aideront non seulement au suivi et à la suppression faciles des fichiers en double, mais aussi au tri et au nettoyage de vos téléchargements encombrants.
Et voilà !
En suivant ces étapes, vous serez sur la bonne voie pour obtenir un bureau Mac bien rangé. La clé réside dans la régularité : consacrez quelques minutes chaque jour à l'organisation des fichiers et des dossiers sur votre système, et cela deviendra bientôt une seconde nature.
N'oubliez pas : un petit effort aujourd'hui vous évitera bien des tracas plus tard.
Organisez vos fichiers sans effort avec ClickUp
Maintenant que vous connaissez les astuces MacBook pour organiser vos fichiers, pourquoi vous arrêter là ? Allons à l’étape suivante et découvrons ClickUp, un logiciel de gestion des tâches efficace qui va au-delà des solutions de gestion des tâches et des fichiers.
Le logiciel de gestion de documents comprend des fonctionnalités avancées telles que ClickUp Docs pour l'organisation des documents, ce qui en fait une excellente option pour les personnes souhaitant optimiser leur espace de travail numérique.
Il fournit des outils et des fonctions avancées pour classer, rechercher et optimiser vos documents de texte, vos tâches et vos projets de manière dynamique et collaborative.
Parlez de mieux s'organiser au travail!
Intrigué ?
1. Explorez les documents ClickUp
Pour commencer, ClickUp Docs peut servir de classeur numérique pour stocker efficacement vos informations.
Imaginons que vous consacriez un document par client pour lier les ressources essentielles, telles que les contrats, les briefs de projet, les factures et les modèles de répertoire. Vous pouvez également intégrer des fichiers Google Drive ou Dropbox directement dans le document pour y accéder plus facilement.
Si les fichiers et dossiers liés à vos clients sont stockés localement (par exemple, sur votre MacBook), il vous suffit de les glisser dans le document ClickUp approprié. Cela vous permet de tout conserver au même endroit et d'éviter de passer d'une application à l'autre lorsque vous travaillez.
Vous pouvez également créer des liens partageables et gérer les permissions pour les membres de votre équipe sur ClickUp Docs. Ses contrôles de confidentialité et de modification en cours garantissent que seules les personnes autorisées peuvent afficher et accéder aux informations sensibles.
Pour aller plus loin, créez des tâches ClickUp pour chaque client, joignez les documents correspondants, fixez des dates d'échéance et attribuez des membres de l'équipe. Cette intégration rationalise votre flux de travail de gestion des documents et l'organisation de vos projets.
2. Tirez parti du guide de hiérarchie des projets ClickUp
Vient ensuite le guide de hiérarchie des projets ClickUp, qui vous permet d'avoir une vue d'ensemble sans passer à côté d'aucun détail important.
Laissez-nous vous expliquer comment.
Dans chaque environnement de travail de la plateforme, vous pouvez créer des espaces pour des projets ou des services spécifiques, tels que « Marketing » ou « Projets clients ». Chaque espace peut contenir des « dossiers » pour organiser les fichiers associés.
Cette hiérarchie garantit que chaque fichier a sa place dans le système, ce qui facilite la recherche et la gestion de vos documents. Par exemple, dans un espace « Projets clients », créez un dossier pour chaque client contenant les listes de contrats, factures et livrables.
3. Utilisez les listes ClickUp
Utilisez la vue Liste de ClickUp pour optimiser cette organisation à l'aide de critères de définition tels que les types de fichiers, les noms de dossiers et de fichiers, les dates limites et les statuts de priorité tels que « En cours d'utilisation », « Archivé » ou « En cours d'examen ».
Vous pouvez également personnaliser les listes avec des couleurs pour indiquer le statut d'un projet ou mieux distinguer votre travail visuellement. Mais ce n'est pas tout.
4. Essayez la recherche connectée sur ClickUp
Vous avez besoin de trouver rapidement un fichier particulier ?
Il vous suffit d'entrer son nom dans la barre de recherche, et ClickUp affichera exactement ce que vous recherchez, que ce soit dans l'environnement de travail ClickUp, dans une application connectée (par exemple, Dropbox, Slack et Google Drive) ou sur votre disque local. C'est là toute la puissance de la recherche connectée sur ClickUp.
Par exemple, vous pouvez filtrer les tâches par date limite afin d'identifier celles qui nécessitent une attention urgente, telles que les propositions à remettre rapidement ou les renouvellements de contrat à venir. Vous pouvez également attribuer des libellés aux fichiers, tels que « Juridique », « Financier » ou « Personnel », puis filtrer ces libellés pour localiser des documents spécifiques.
De plus, ClickUp Brain, l'assistant IA intégré à ClickUp, mémorise vos habitudes de recherche et s'améliore au fil du temps, vous offrant ainsi des résultats encore plus précis.
Par exemple, si vous recherchez fréquemment des « contrats » liés à des clients spécifiques, ClickUp Brain donnera la priorité à ces résultats lors de vos prochaines recherches. Cela signifie que plus vous utilisez la plateforme, plus elle devient intelligente, ce qui vous permet de trouver des fichiers plus rapidement et avec plus de précision.
En savoir plus : Maîtrisez votre temps grâce aux 10 meilleures applications de calendrier pour Mac
Ne laissez pas le désordre numérique vous ralentir
Il y a des choses plus importantes à faire que de perdre un temps précieux à rechercher des documents essentiels, car les inefficacités peuvent rapidement s'accumuler.
Prenez plutôt le contrôle de votre temps grâce à une organisation stratégique de vos fichiers.
Une bonne structuration de vos fichiers réduit les distractions, minimise les erreurs et garantit un fonctionnement plus fluide. Cette pratique est essentielle pour coordonner des projets à grande échelle, gérer les dossiers des clients et superviser les documents sensibles.
Heureusement, ClickUp fournit les outils nécessaires pour créer un espace de travail centralisé et efficace, depuis l'organisation des tâches avec la hiérarchie de ClickUp et l'utilisation de la vue Liste pour un filtrage détaillé jusqu'à l'exploitation de fonctionnalités avancées telles que l'IA.
Alors, qu'attendez-vous ? Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp dès aujourd'hui et lancez-vous.