Imaginez que vous dirigez une équipe dans une entreprise en pleine croissance qui vend directement aux consommateurs. Soudain, vous commencez à remarquer des goulots d'étranglement dans votre chaîne de production. Les commandes s'accumulent, les délais ne sont pas respectés et vous avez besoin d'aide pour identifier les sources d'inefficacité.
C'est là que le process mining devient essentiel. Il vous aide à visualiser chaque étape de votre flux de travail, à mettre au jour les inefficacités cachées et à trouver la meilleure voie à suivre.
Selon une étude, plus de 40 % des dirigeants ont déclaré que le process mining les avait aidés à réduire leurs coûts.
Qu'il s'agisse de gérer une chaîne d'approvisionnement ou de rationaliser les processus de l'entreprise, le process mining offre des informations basées sur les données qui vous aident à travailler plus intelligemment, sans fournir plus d'efforts. Cet article explique pourquoi le process mining est important et présente les meilleurs outils pour faire passer vos opérations au niveau supérieur. C'est parti ! 🚀
Qu'est-ce que le Process Mining ?
Le process mining est un ensemble de techniques qui exploitent la science des données pour analyser le flux des processus de l'entreprise. Il consiste à extraire des données réelles des journaux d'évènements des systèmes d'information afin de représenter visuellement le fonctionnement des processus dans la vie réelle.
Cette technologie comble le fossé entre les méthodes traditionnelles d'analyse des processus et les informations basées sur les données, offrant une vision plus précise et plus exploitable des opérations de l'entreprise.
Process mining, data mining et gestion des processus métier : comparaison
Comprenons la différence entre le process mining, le data mining et la gestion des processus métier (BPM) : ces concepts sont liés, mais ne sont pas tout à fait identiques.
Ce tableau compare leurs principaux aspects afin de mettre en évidence leurs différences et de mieux comprendre comment ils se complètent.
| Aspect | Process mining | Exploration de données | Gestion des processus métier (BPM) |
| Définition | Analyse les processus métier à l'aide des journaux d'évènements système afin de découvrir, surveiller et améliorer les processus réels. | Analyse de grands ensembles de données afin de découvrir des modèles et des relations dans les données. | Une discipline qui implique la modélisation, la gestion et l'optimisation des processus d'entreprise. |
| Focus | Se concentre sur les processus eux-mêmes et leur flux à travers les systèmes. | Se concentre sur les données et la découverte d'informations ou de modèles. | Se concentre sur la conception et l'amélioration des flux de travail et des processus. |
| Utilisation principale | Identifier les inefficacités, les goulots d'étranglement et les possibilités d'amélioration dans les flux de travail | Extraire des modèles, des tendances et des relations significatifs à partir de grands ensembles de données | Structurer, automatiser et optimiser les processus pour une efficacité et des performances accrues |
| Techniques utilisées | Algorithmes pour la découverte, la vérification de la conformité et l'amélioration des processus | Analyse statistique, apprentissage automatique et reconnaissance de formes | Modélisation des processus, automatisation et techniques d'amélioration continue (par exemple, Six Sigma, Lean) |
| Résultat | Transparence accrue sur le travail des processus et les améliorations possibles | Une meilleure compréhension des modèles de données pour fournir de l'assistance à la prise de décision | Amélioration de l'efficacité des processus, réduction des coûts et conformité avec les objectifs de l'entreprise |
En combinant le process mining avec le data mining et le BPM, vous disposez d'une boîte à outils pour comprendre et améliorer vos opérations. Cela vous aide également à éviter les pièges courants afin que les opérations se déroulent sans heurts.
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Types de Process Mining
Le process mining n'est pas une solution universelle : il existe différents types d'outils, chacun étant conçu pour relever des défis spécifiques dans vos opérations.
1. Découverte
La découverte est le point de départ. C'est là que vous cartographiez le fonctionnement de vos processus à partir des données actuelles. Vous découvrirez les goulots d'étranglement, les retards et les inefficacités cachés, ce qui vous aidera à vous faire une idée plus précise du flux de travail actuel.
Par exemple, pendant l'étape de découverte, vous pourriez mettre au jour des retards inattendus dans votre processus de traitement des commandes.
2. Conformité
Dans les secteurs fortement réglementés tels que les services financiers, le respect des procédures établies n'est pas seulement une bonne idée, c'est une obligation. Le process mining de conformité utilise la technologie pour garantir que vos processus métier respectent les étapes ou les réglementations prescrites.
Les écarts peuvent signaler des risques potentiels en matière de conformité, aidant ainsi l'organisation à éviter de lourdes amendes.
Selon une étude réalisée par PwC, les organisations qui utilisent la technologie dans leurs processus ont pu réduire leurs coûts d'audit jusqu'à 30 %.
3. Amélioration
L'amélioration consiste à prendre votre modèle de processus existant et à y injecter des données réelles afin de l'optimiser. Elle permet d'affiner les flux de travail en les alignant sur la manière dont les choses devraient se dérouler, ce qui se traduit par une meilleure efficacité et une réduction des temps d'arrêt.
Un exemple serait l'amélioration de votre chaîne de production afin de réduire les déchets sur la base des données opérationnelles réelles.
4. Analyse des variantes
Ce type compare différentes versions d'un même processus. Il est idéal pour les organisations comptant plusieurs équipes ou emplacements, car il vous permet de déterminer l'approche la plus efficace et de la standardiser en conséquence.
5. Exploration prédictive des processus
Le minage prédictif vous aide à anticiper et à prévenir les problèmes futurs en analysant les tendances actuelles des données. Il vous avertit des retards ou des perturbations potentiels, vous permettant ainsi d'apporter des ajustements de manière proactive.
Par exemple, il peut réaliser une prévision des perturbations potentielles de la chaîne d'approvisionnement en se basant sur les tendances historiques.
Pourquoi le process mining est-il important ?
Le process mining vous aide à passer au crible des montagnes de données afin de mettre en évidence les inefficacités, les opportunités manquées et les domaines susceptibles d'être améliorés.
Voici pourquoi c'est crucial :
- Repérer les goulots d'étranglement cachés : avez-vous déjà eu l'impression que vos processus métier étaient bloqués et qu'il n'y avait aucun moyen d'avancer ? Le process mining identifie les blocages et aide à réduire les délais de traitement. Une étude réalisée par Deloitte a révélé que les entreprises qui se sont lancées dans le process mining ont constaté une réduction de 25 % des perturbations dans leur chaîne d'approvisionnement.
- Garantir la conformité : dans les secteurs où la conformité est primordiale, le process mining garantit que chaque étape de votre processus respecte les règles, vous évitant ainsi des amendes coûteuses et réduisant les frais d'audit.
- Alimenter l'amélioration continue : le process mining ne se contente pas de détecter les problèmes, il vous aide à les résoudre.
- Amélioration de la prise de décision : en fournissant une vue en temps réel et basée sur les données des performances des processus, le process mining permet aux décideurs de faire des choix éclairés et opportuns qui ont un impact positif sur les résultats de l'entreprise.
- Réduction des coûts opérationnels : les organisations qui exploitent le process mining peuvent réduire leurs coûts et augmenter leur rentabilité.
- Priorité à l'automatisation : identifiez et hiérarchisez les initiatives d'automatisation afin de rationaliser les opérations et d'accroître l'efficacité. Les logiciels de conception de processus peuvent vous aider à créer des flux de travail optimisés et à intégrer efficacement des solutions d'automatisation.
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Comment fonctionne le process mining ?
Le process mining consiste à analyser des données afin de découvrir des informations cachées sur le fonctionnement de vos processus d’entreprise. Voici comment cela fonctionne :
Étape 1 : Collecte des données d'évènements
La première étape consiste à collecter les journaux d'évènements de vos systèmes d'information. Ces journaux retracent chaque étape d'un processus, depuis le moment où une commande est passée jusqu'à sa livraison. Ces données comprennent les horodatages, les activités et les ressources impliquées dans le processus.
Étape 2 : Création d'une cartographie des processus
Une fois vos données collectées, les outils de process mining les analysent afin de créer une carte visuelle des processus. Cette carte vous montre exactement comment vos processus fluisent, en mettant en évidence chaque étape et chaque point de décision.
Étape 3 : Analyse de l'efficacité
Grâce à la cartographie des processus, vous pouvez commencer à identifier les domaines dans lesquels des progrès ont été réalisés et ceux dans lesquels des problèmes se posent.
L'analyse de l'efficacité vous permet d'explorer vos données afin de vérifier :
- Y a-t-il des goulots d'étranglement ou des boucles qui n'ont pas leur place ?
- Certaines étapes prennent-elles plus de temps qu'elles ne le devraient ?
Le process mining vous aide à repérer ces inefficacités afin que vous puissiez apporter des améliorations basées sur les données.
Étape 4 : Vérification de la conformité
Enfin, le process mining vérifie si vos processus suivent le chemin prévu (vérification de conformité). Il compare le flux réel des activités au modèle idéal et signale tout écart.
Cela est crucial pour les secteurs soumis à des réglementations strictes, car cela garantit la conformité et réduit les risques.
Quand utiliser le Process Mining ?
Utilisez le process mining lorsque vous rencontrez des difficultés pour comprendre et améliorer vos flux de travail opérationnels. Voici quelques scénarios pour vous aider à mieux comprendre :
Optimisation du pipeline de l'équipe commerciale
Si votre équipe commerciale n'atteint pas ses cibles, le process mining peut identifier les points faibles. Il met en évidence les baisses d'engagement et les étapes présentant une perte importante de prospects, ce qui vous permet d'affiner votre pipeline et d'améliorer vos stratégies.
Par exemple, l'équipe commerciale de Deutsche Telekom a optimisé son processus d'approvisionnement et de paiement à l'aide du process mining, économisant ainsi plus de 66 millions d'euros en réduisant les paiements en double et en minimisant les pertes liées aux réductions de remises en espèces.
Efficacité des transactions financières
Dans le domaine financier, le process mining peut révéler des retards dans les processus de transaction. En identifiant les goulots d'étranglement, il contribue à rationaliser les approbations de paiement et la facturation.
Kraft Heinz a utilisé le process mining pour réduire les retards de paiement de 30 % et améliorer sa trésorerie.
Amélioration des processus dans le secteur de la santé
Dans le domaine de la santé, le process mining permet de mettre en évidence les inefficacités dans les soins prodigués aux patients. En analysant les données relatives au flux de patients, il garantit que chaque étape, de l'admission au diagnostic et au traitement, est optimisée en termes de rapidité et de qualité des soins. Cette approche axée sur les données permet aux fournisseurs de soins de santé de prodiguer des soins plus efficacement, tout en garantissant que leur trésorerie ne soit pas bloquée.
Sysmex, une entreprise du secteur de la santé, a utilisé le process mining pour récupérer 3,4 millions de dollars de paiements en souffrance en seulement 30 jours, augmentant ainsi son flux de trésorerie de 10 millions de dollars. Elle a également réduit son taux de retard de paiement de 61 % à 44 %.
Découvrons maintenant les outils qui facilitent le process mining pour votre organisation.
À lire également : Les 10 meilleurs outils d'amélioration des processus pour votre flux de travail en 2024
Les meilleurs outils pour le process mining
Le potentiel stupéfiant de l'automatisation met en évidence la nécessité de disposer d'un logiciel de gestion des processus métier efficace, capable de rationaliser les opérations et de mettre en évidence les inefficacités.
Plongeons-nous dans les 5 meilleurs outils de process mining qui peuvent aider les organisations à réaliser cette transformation.
1. UiPath
UiPath excelle dans le domaine du process mining en offrant des capacités avancées d'analyse et d'automatisation. Il cartographie les processus en détail, aidant les entreprises à identifier les inefficacités et à automatiser les tâches répétitives. Grâce à son interface conviviale, UiPath facilite la visualisation et l'amélioration des flux de travail, ce qui se traduit par des gains de productivité significatifs.
Les meilleures fonctionnalités d'UiPath
- Analysez l'empreinte numérique des processus sur des systèmes tels que SAP, Salesforce, ServiceNow, Oracle et des plateformes personnalisées.
- Surveillez les indicateurs clés de performance (KPI) à l'aide de tableaux de bord qui suivent les processus tels que l'achat-paiement, la commande-encaissement et la gestion des incidents.
- Améliorez les performances des fournisseurs en réduisant les achats non conformes, la durée du cycle de traitement des bons de commande et les paiements en double.
- Tirez parti de Cloud d'automatisation™ pour accéder à l'ensemble de la plateforme UiPath, qui garantit des mises à jour rapides, une évolutivité et une flexibilité optimales.
Limites d'UiPath
- Peut être coûteux pour les petites entreprises.
- Une courbe d'apprentissage peut être nécessaire pour les fonctionnalités avancées.
- Les options de personnalisation peuvent être limitées par rapport à d'autres outils.
Tarifs UiPath
- Free : fonctionnalités limitées
- Pro : à partir de 420 $/mois
2. Automation Anywhere
Automation Anywhere combine le process mining et l'automatisation intelligente, offrant ainsi des informations approfondies sur les inefficacités opérationnelles. Utilisez la vision par ordinateur avancée et l'IA pour capturer les détails complexes des utilisateurs dans n'importe quelle application, y compris les fenêtres VDI et mainframe.
Cette technologie vous permet de visualiser vos processus d’entreprise à un niveau granulaire.
Les meilleures fonctionnalités d'Automation Anywhere
- Déployez-les en quelques minutes sans perturber les flux de travail des employés. Mappez rapidement les processus et leurs variations à des fins d'optimisation ou d'automatisation robotisée des processus.
- Construisez une vision précise et impartiale des processus métier à l'échelle de l'entreprise afin d'identifier les inefficacités, de révéler les chemins de processus optimaux et de réduire les échéanciers d'automatisation.
- Étendez la transformation à l'ensemble de l'organisation grâce à une architecture cloud qui collecte et traite simultanément les mégadonnées sur les ordinateurs de bureau et les utilisateurs, tout en garantissant le contrôle de la confidentialité.
- Bénéficiez d'une vision claire et sécurisée des domaines dans lesquels il convient de donner la priorité à l'automatisation des processus en utilisant l'IA et l'échelle du cloud pour fournir des informations basées sur les données.
- Identifiez vos opportunités d'optimisation et d'automatisation des processus offrant le meilleur retour sur investissement grâce à Process Discovery.
Limites d'Automation Anywhere
- La complexité des outils peut être intimidante pour les nouveaux utilisateurs.
- Coût élevé pour les forfaits complets dotés de toutes les fonctionnalités
- La mise en œuvre et l’installation peuvent prendre beaucoup de temps.
Tarifs Automation Anywhere
- Gratuit : essai de 30 jours
- Pro : à partir de 9 000 $/an
Pour en savoir plus : Les 10 meilleurs logiciels de modélisation des processus en 2024 (avis et tarifs)
3. Celonis
Celonis fournit une visualisation numérique dynamique et en temps réel de vos processus métier de bout en bout grâce au process mining. Sa plateforme est indépendante du système et impartiale, offrant une vue claire du fonctionnement de vos opérations.
La technologie de process mining de Celonis vous aide à analyser, optimiser et surveiller les processus, permettant ainsi à vos équipes de débloquer une valeur cachée.
Les meilleures fonctionnalités de Celonis
- Validez et visualisez les flux de processus créés à partir de votre graphe de Process Intelligence.
- Optimisez vos analyses en remplissant vos tableaux de bord avec des packages et des diagrammes personnalisés à l'aide de l'interface glisser-déposer de Celonis Studio.
- Collaborez à l'analyse des processus et partagez vos connaissances avec votre équipe en quelques clics grâce à Business Miner.
- Transformez les requêtes en langage naturel en informations sur les processus grâce à Process Copilot, un outil d'IA alimenté par les connaissances de Celonis en matière de processus et ses modèles linguistiques à grande échelle (LLM).
Limites de Celonis
- Peut être coûteux, en particulier pour les petites entreprises.
- Dépendance excessive à la qualité des données en raison du rôle avancé des automatisations
- Complexité de la personnalisation et fonctionnalités avancées
Tarifs Celonis
- Gratuit : fonctionnalités limitées
- Pro : à partir de 90 000 $ pour un contrat de 3 ans
4. Software AG ARIS
ARIS stimule vos performances et vous positionne pour exceller dans votre secteur. Il s'agit d'une suite complète de gestion et d'exploration des processus.
Il fournit des informations approfondies sur vos opérations quotidiennes, vous aide à mettre en place les bons processus et vous garantit un contrôle précis sur votre entreprise.
Au-delà de l'analyse de base, ARIS fournit des informations avancées sur les processus grâce à une suite unifiée. Optimisé par GenAI, ARIS gère l'ensemble du cycle de vie des processus et propose des solutions pour l'analyse des processus métier, l'automatisation, la gestion des risques et de la conformité, ainsi que le process mining.
Les meilleures fonctionnalités d'ARIS de Software AG
- S'intègre parfaitement à vos systèmes existants pour éliminer les silos et améliorer l'efficacité globale.
- Consolide l'analyse commerciale, l'exploration des processus, les risques et la conformité dans une seule suite, favorisant la collaboration et réduisant les erreurs.
- Combine et étend les quatre principaux domaines de produits de la suite ARIS en fonction de vos besoins et de votre niveau de maturité.
Limites du logiciel ARIS de Software AG
- Coût élevé, en particulier pour les petites entreprises
- Se tenir au courant des mises à jour et des nouvelles fonctionnalités peut nécessiter une formation et une adaptation continues.
Tarifs ARIS de Software AG
- Gratuit : forfait de base pendant 3 mois
- Pro : à partir de 125 € par mois et par utilisateur
Pour en savoir plus : 10 outils Six Sigma pour l'amélioration des processus de l'entreprise
5. IBM Process Mining
IBM Process Mining permet aux entreprises de prendre plus rapidement des décisions fondées sur les données afin d'améliorer leurs processus. Process Mining est l'un des 25 produits IBM à avoir obtenu l'évaluation « Top Rated » de TrustRadius.
Vous pouvez accéder à un modèle de processus factuel, enrichi des informations fournies par les parties prenantes et les sources de données, qui révèle le fonctionnement de votre entreprise. Les opportunités d'automatisation sont identifiées grâce à l'outil de process mining, qui aide à établir des priorités en fonction de l'impact et du retour sur investissement attendu.
Les meilleures fonctionnalités d'IBM Process Mining
- Assurez la transparence des processus en analysant les données des systèmes ERP et CRM, en identifiant les inefficacités et en hiérarchisant l'automatisation en fonction de l'impact et du retour sur investissement.
- Favorise l'amélioration continue grâce à des mesures correctives et à des échafaudages de robots RPA.
- Facilite un suivi rapide grâce à la génération automatisée de robots RPA.
Limites du Process Mining d'IBM
- Courbe d'apprentissage abrupte pour les nouveaux utilisateurs
- L'intégration de données provenant de plusieurs systèmes peut s'avérer difficile et nécessiter des efforts considérables.
Tarifs du Process Mining d'IBM
- Gratuit : essai de 30 jours
- Plateforme (SaaS) : à partir de 3 200 $/mois
- Plateforme (sur site) : à partir de 2 885 $/mois
Rationalisez la gestion des processus avec ClickUp
Le process mining offre une vision claire de vos flux de travail. Cependant, pour gérer et améliorer efficacement ces processus, vous avez besoin de plus que de simples données : vous avez besoin d'un outil de gestion de projet robuste.
ClickUp est un outil de gestion de projet polyvalent qui peut améliorer vos efforts en matière de process mining. Sa bibliothèque de modèles peut vous aider à rationaliser vos efforts en matière de process mining. Examinons-en un ensemble.
Modèle de cartographie des processus ClickUp
Par exemple, vous pouvez utiliser le modèle de cartographie des processus ClickUp pour visualiser et améliorer vos processus. Vous pouvez utiliser l'interface intuitive de glisser-déposer du modèle pour créer des cartes de processus détaillées, visualiser chaque étape de vos flux de travail, identifier les goulots d'étranglement potentiels, et plus encore.
Voici comment ce modèle peut améliorer vos efforts en matière de gestion des processus :
- Documentation centralisée des processus : organisez toutes vos cartes de processus, vos flux de travail et la documentation associée dans un hub centralisé avec ClickUp Docs. Cela facilite l'accès, la mise à jour et la gestion efficaces de vos informations de processus.
- Collaboration et feedback : améliorez la collaboration au sein de votre équipe grâce aux espaces ClickUp partagés. Les membres de l'équipe peuvent laisser des commentaires, donner leur avis et collaborer en temps réel, ce qui permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde et informé des améliorations apportées aux processus.
- Intégration avec la gestion de projet : intégrez de manière transparente les cartes de processus aux outils de gestion de projet de ClickUp. Suivez les tâches liées aux processus, automatisez les flux de travail et assurez-vous que les améliorations apportées aux processus sont mises en œuvre efficacement.
- Rapports et analyses : utilisez les tableaux de bord ClickUp pour générer des rapports et visualiser les indicateurs clés des processus. Surveillez les performances des processus, suivez les améliorations et prenez des décisions basées sur les données pour gagner en efficacité. Le plus intéressant, c'est que vous pouvez adapter le modèle à mesure que vos processus évoluent. Que vous développiez vos activités ou affiniez vos flux de travail existants, le modèle ClickUp peut évoluer avec votre entreprise et s'adapter à vos besoins changeants.
À lire également : 10 outils d'automatisation des processus d'entreprise à essayer absolument en 2024
Limites du Process Mining
Si le process mining offre de nombreux avantages, il n'est pas sans difficultés. Il est essentiel pour les organisations qui souhaitent le mettre en œuvre efficacement de comprendre ces limites.
- Dépendance aux données : cette technique repose fortement sur la disponibilité et la qualité des données. Des données incomplètes ou inexactes peuvent conduire à des conclusions trompeuses. Pour remédier à cela, veillez à mettre en place des pratiques de collecte de données robustes et à évaluer régulièrement la qualité des données.
- Complexité de la mise en œuvre : l'identification et la mise en œuvre des possibilités d'automatisation peuvent être complexes et nécessiter des compétences spécialisées. Des stratégies efficaces de gestion du changement et des formations peuvent faciliter cette transition.
- Défis liés à l'intégration : l'intégration des outils de process mining aux systèmes existants peut s'avérer difficile et nécessiter des efforts considérables. L'utilisation de techniques de mining à plusieurs niveaux et le recours à une assistance à l'intégration peuvent atténuer ces difficultés.
Optimisez vos processus d'entreprise avec ClickUp
Le process mining vous aide à identifier et à corriger les inefficacités dans vos flux de travail, en vous montrant où se situent les ralentissements afin que vous puissiez vous améliorer et travailler plus efficacement.
ClickUp est l'outil de gestion de projet idéal pour mettre en pratique ces informations. Il vous permet de visualiser et de gérer facilement vos processus, vous aidant ainsi à apporter des améliorations sans avoir recours à des logiciels complexes.
Inscrivez-vous dès maintenant à ClickUp pour rationaliser la gestion de vos processus et améliorer l'efficacité de votre organisation.