Avez-vous déjà vu les titres SDE-1, SDE-2 dans des descriptions de poste ? Ou des désignations telles que « manager », « directeur », etc. ? Dans le monde de l'entreprise, ces titres sont révélateurs de l'expérience, des attentes et de la position d'un rôle particulier dans la structure organisationnelle.
Ils indiquent une position dans la hiérarchie organisationnelle, généralement représentée sous la forme d'un diagramme appelé organigramme. Cette représentation visuelle des structures organisationnelles joue un rôle crucial dans la conception organisationnelle, la productivité, l'efficacité, les performances de l'équipe et la culture.
Dans cet article de blog, nous explorons comment vous pouvez créer et optimiser des organigrammes pour assurer la réussite de l'entreprise.
Comprendre les organigrammes
Un organigramme est une représentation visuelle de la structure d'une entreprise. Il comprend généralement les éléments suivants :
- Rôles individuels au sein de l'organisation
- Répartition des départements/équipes
- Hiérarchies au sein de chaque service/équipe
- Relations entre les individus, les équipes et les services
L'organigramme, également appelé organigramme ou diagramme organisationnel, peut être simple, montrant les différentes parties de l'organisation, telles que les bureaux régionaux ou les départements, les fonctions et leurs connexions. Il peut également être complexe, avec des hiérarchies, des départements et des sous-unités détaillés.
Utilisations d'un diagramme d'organigramme
À la base, un organigramme est une représentation visuelle des différentes parties de l'entreprise. Il aide tous les membres de l'entreprise à comprendre la situation dans son ensemble. Au-delà de cela, les organigrammes sont également utiles pour :
Conception organisationnelle : une représentation visuelle claire de l'organisation aide les dirigeants à s'assurer que chaque service dispose d'un effectif suffisant. Par exemple, s'il vous manque un responsable de l'ingénierie, un bloc vide dans le diagramme le signalera lors des réunions d'évaluation. Si votre responsable de l'ingénierie a été muté pour devenir directeur technique, vous le verrez également clairement !
Apporter de la clarté : ils clarifient les structures de rapports au sein de l'organisation, aidant ainsi les employés à identifier les personnes à contacter pour des problèmes ou des informations spécifiques.
Définir les responsabilités : les organigrammes garantissent que tous les domaines d'activité sont couverts de manière adéquate, sans chevauchement des responsabilités. Ils permettent d'équilibrer la charge de travail des employés, en particulier des dirigeants.
Intégration : un organigramme est un outil simple et puissant qui aide les nouveaux employés à comprendre l'ensemble de l'organisation. Il permet de se familiariser plus rapidement avec l'entreprise et de s'y sentir plus rapidement intégré.
Agilité : une représentation visuelle de l'organisation, avec la possibilité de zoomer et dézoomer, facilite l'allocation des ressources, la délégation, la collaboration et la prise de décision.
Simulation et planification : lorsque vous restructurez une organisation ou procédez à une fusion, vous pouvez avoir besoin de visualiser différentes versions de la nouvelle structure organisationnelle. Les organigrammes permettent d'effectuer ce type de simulation sans affecter la dynamique sur le terrain.
Les organigrammes sont, en fin de compte, des outils de communication. Ils aident les organisations à communiquer leurs structures actuelles, leurs projets futurs, leurs changements, etc. Bien sûr, il existe plusieurs façons de faire.
Types d'organigrammes
À la base, un organigramme est une représentation graphique composée de nœuds et de connecteurs. En fonction de la structure de votre organisation, il peut s'agir :
Hiérarchique
Cet organigramme ressemble à une pyramide, avec l'autorité suprême au sommet, suivie par les cadres intermédiaires et les employés.
Matrice
Ce diagramme visualise une structure dans laquelle les employés ont des rapports avec plusieurs responsables. Il est couramment utilisé dans les organisations qui exigent flexibilité et collaboration entre différents projets.
Flat
Ce type d'organigramme est idéal pour les organisations à structure horizontale, que l'on trouve principalement dans les start-ups et les petites entreprises.
Voici les principales différences entre les types d'organigrammes :
| Aspect | Hiérarchique | Matrice | Plat |
|---|---|---|---|
| Niveaux de rôles | Une chaîne hiérarchique claire où chaque employé sait à qui il rend des rapports. | Une hiérarchie claire, même s'il y a plusieurs responsables pour chaque employé. | Chaque employé établit directement des rapports avec le responsable, sans passer par les cadres intermédiaires. |
| Convient pour | Des rôles bien définis et des structures linéaires | Des équipes formées et dissoutes en fonction des projets | Petites équipes autogérées |
| Objectifs visés | Clarté et stabilité | Flexibilité et modularité | Simplicité et rapidité |
| Avantages | Spécialisation par département, parcours professionnel bien défini | Collaboration interfonctionnelle, disponibilité de compétences diverses | Propriété et responsabilité, visibilité et reconnaissance |
| Inconvénients | La bureaucratie et les systèmes d'approbation complexes ont retardé la prise de décision. | Ambiguïté des responsabilités de travail, sphère d'influence ingérable | Bureaucratie et systèmes d'approbation complexes ; prise de décision retardée |
Selon son type, sa taille et sa culture, une organisation peut également combiner plusieurs de ces structures.
Par exemple, l'ensemble de l'organisation peut utiliser une structure hiérarchique, tandis qu'une équipe interfonctionnelle au sein de celle-ci peut utiliser un organigramme horizontal.
Dans la section suivante, nous aborderons la manière de choisir la structure organisationnelle de votre entreprise et de concevoir un organigramme adapté.
Étapes pour créer un organigramme
Imaginons que vous soyez une start-up comptant cinq employés. Prenez un stylo et du papier et esquissez la manière dont ces membres de l'équipe travaillent ensemble. Encadrez ensuite le papier. Il s'agit de votre premier organigramme.
Si seulement toutes les organisations étaient aussi simples. À mesure que le nombre d'employés, de rôles, de services et de produits/services augmente, vous aurez besoin d'un organigramme complexe. Voici comment en créer un à l'aide d'un outil d'environnement de travail collaboratif tel que ClickUp.
1. Comprenez votre structure organisationnelle
Les structures dictent la manière dont les personnes effectuent leurs connexions et leurs rôles au sein d'une organisation. Une mauvaise conception peut créer une situation chaotique avec des hiérarchies contradictoires, une confusion des rôles, un manque de coordination, une incapacité à partager des idées et une prise de décision lente.
Commencez donc votre activité d'organigramme en comprenant comment vous fonctionnez actuellement. Identifiez les éléments suivants :
- Tous les rôles et niveaux de vos employés (développeur, concepteur, testeur, etc.)
- Tous les rôles et niveaux managériaux (chef de projet, manager d'équipe, chef de service, etc.)
- Relations hiérarchiques pour chaque individu
- Connexions latérales, le cas échéant
La meilleure façon de faire est de discuter avec les différentes parties prenantes, notamment les responsables des ressources humaines et les chefs de service. Vous trouverez également des informations dans les modèles de charte d'équipe. Veillez à documenter correctement ces informations.
Vous pouvez utiliser ClickUp Forms pour créer des sondages, ou vous pouvez organiser des réunions individuelles et prendre des notes sur ClickUp Docs. Une fois documentées, partagez-les en toute sécurité avec les parties prenantes concernées afin qu'elles puissent les commenter, le cas échéant. Collaborez en temps réel et convertissez facilement vos notes en tâches.
2. Définissez l'objectif et la portée
Pour qui et pourquoi créez-vous votre organigramme ? Est-ce à des fins internes pour visualiser la structure de l'équipe ou comme document à l'intention des investisseurs ?
S'il s'agit d'un usage interne, vous pouvez ajouter des codes de rôle spécifiques (tels que SDE-1, manager, etc.), y compris l'intervalle salarial, voire les noms individuels, si nécessaire.
Si c'est pour l'investisseur, vous voudrez peut-être vous concentrer sur le leadership et les compétences. Clarifier la portée vous aidera à décider quelles informations inclure dans le diagramme.
3. Choisissez la disposition de votre organigramme
En fonction de la structure et de l'objectif actuels de votre organisation, choisissez un style d'organigramme, qu'il s'agisse d'une structure hiérarchique, de dispositions de matrice ou horizontales. Choisissez celui qui reflète le mieux votre organisation. N'hésitez pas à utiliser plusieurs dispositions dans le même diagramme, si nécessaire.
Consultez ces exemples de structures organisationnelles en matrice pour mieux comprendre comment les entreprises de différents secteurs les utilisent.
4. Choisissez le bon outil de conception d'organigrammes
Une fois que vous avez choisi une structure, il est temps de la dessiner. À faire, vous pouvez utiliser un cahier, un tableau blanc ou même un tableur. Cependant, ces outils ne vous offrent pas la flexibilité et l'adaptabilité dont vous pourriez avoir besoin.
Le meilleur logiciel d'organigramme, en particulier pour les équipes hybrides, est un environnement de travail collaboratif tel que ClickUp Tableau blanc. Avec ClickUp, dessinez vos diagrammes, ajoutez des nœuds et des connecteurs, incluez des images/notes autocollantes, intégrez des documents, identifiez des personnes, et bien plus encore !
Les cases et les angles ne vous conviennent pas ? Découvrez ClickUp Cartes mentales pour votre logiciel d'organigramme. Ajoutez des listes, des tâches et des checklists, et testez les fonctionnalités jusqu'à ce que vous puissiez créer votre diagramme.
5. Concevez votre organigramme
Commencez par le haut : établissez une hiérarchie claire en commençant par le niveau exécutif, puis la haute direction (vice-présidents, directeurs). Ensuite, descendez progressivement vers chaque service, chaque équipe et chaque membre de l'équipe.
Ajoutez des détails : incluez le nom de l'employé, son titre, ses responsabilités, ses identifiants sur les réseaux sociaux, ses sites web, ses photos et d'autres informations intéressantes. En fonction du cas d'utilisation, décidez quelles informations seront pertinentes. Vous pouvez trouver les profils et les données des employés dans votre logiciel d'analyse de la main-d'œuvre ou votre base de données sur les employés.
Mettre en forme et présenter : veillez à la cohérence du design de votre organigramme. Limitez la forme, la couleur, le formatage, la taille de la police de caractère, etc. à un langage de conception commun ; si vous pouvez l'aligner sur le langage de votre marque, c'est encore mieux.
Si c'est votre premier organigramme, ne vous laissez pas décourager par une page blanche. Essayez le modèle d'organigramme de ClickUp pour vous lancer. Ce modèle de niveau intermédiaire vous aide à visualiser votre entreprise, à ajouter/supprimer des rôles, à mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et à évoluer efficacement.
6. Rendez-le dynamique
Les organigrammes sont des documents vivants qui évoluent au rythme de votre entreprise. Lorsque vous créez un organigramme, prévoyez un espace pour le mettre à jour régulièrement.
- Configurez le canevas pour ajouter des départements, des équipes et des employés ultérieurement.
- Définissez des rappels dans votre calendrier et revoyez régulièrement votre organigramme afin de vous assurer qu'il reflète fidèlement la nature, les besoins et les changements de votre entreprise.
- Documentez les modifications et les raisons correspondantes à des fins d'audit.
- Informez les parties prenantes des changements, fournissez le contexte et mettez à jour les informations dans tous les supports de formation.
Les automatisations ClickUp peuvent rationaliser le processus de mise à jour grâce à des déclencheurs et des actions que vous pouvez modifier avant de publier. Si vous utilisez ClickUp cartes mentales, celui-ci peut être automatiquement mis à jour lorsque vous modifiez les ressources qui y sont connectées.
7. Vérifiez et validez
Avant de finaliser l'organigramme, revoyez-le avec les parties prenantes concernées afin de vous assurer qu'il est exact et complet. Cela permet d'identifier toute information manquante ou inexactitude dans la structure relationnelle.
Maintenant que vous savez comment créer un organigramme, voyons comment l'utiliser.
Organigrammes et engagement du personnel
Un bon diagramme peut faciliter la planification et l'engagement du personnel de différentes manières. Voici quelques-unes des utilisations les plus courantes.
Intégration : les diagrammes facilitent l'intégration des employés, en aidant les nouveaux arrivants à comprendre rapidement les rôles et les liens liés aux rapports.
Assistance aux employés : chaque employé peut utiliser un diagramme pour savoir à qui s'adresser en cas de problème. Qui est le responsable du comité de prévention du harcèlement sexuel ? Qui est chargé de réserver les voyages ? Qui est l'expert en langage de programmation Scala ? Les diagrammes peuvent répondre à toutes ces questions et bien d'autres encore.
Collaboration : même dans des structures apparemment confuses, les organigrammes peuvent apporter de la clarté.
Par exemple, dans une structure matricielle, un organigramme peut clarifier les intersections entre les différentes équipes interfonctionnelles.
Transparence : un organigramme montre qui est responsable devant qui, et sert également de matrice d'escalade. Cela crée de la transparence et de l'ouverture.
Planification de la relève : les organigrammes sont essentiels pour identifier les leaders potentiels et les rôles clés au sein de l'organisation. Ils aident les équipes RH à visualiser le paysage actuel des talents, à identifier les lacunes en matière de compétences et à se préparer aux transitions futures.
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Vous avez peut-être entendu dire que les personnes sont l'atout le plus important d'une organisation. Cela n'est que partiellement vrai. En réalité, le véritable atout d'une organisation est plus que la somme de ses parties. Il comprend les connexions, les collaborations et les forces collectives de chaque individu.
Un organigramme s'apparente à une carte au trésor qui vous aide à découvrir des atouts cachés. Qu'il s'agisse d'aplatir un modèle hiérarchique traditionnel ou d'élargir la portée de la structure de la matrice, les organigrammes permettent aux gens de comprendre facilement la situation dans son ensemble et dans les détails.
Avec un outil de gestion de projet comme ClickUp, vous pouvez faire tout cela et bien plus encore. Vous pouvez rassembler les données relatives aux projets, aux tâches et aux personnes afin de créer des diagrammes dynamiques.
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