Si vous pensez à l'expression "point de passage de phase" et que vous vous demandez s'il s'agit d'un nouveau scandale impliquant des célébrités, nous ne vous en voulons pas. Pourtant, dans le domaine de la gestion de projet, le point de passage de phase n'est pas du tout controversé.
En fait, au sein du processus de développement de produits il s'agit d'un cadre puissant qui fournit une structure, réduit les risques et assure une progression efficace à travers des étapes bien définies.
Qu'est-ce qu'un portail de phase ? Pourquoi est-il nécessaire ? Comment pouvez-vous l'utiliser dans votre gestion de projet ? Découvrons-le.
Comprendre le processus de porte de phase
Un portail de phase, parfois appelé portail d'étape, est un processus qui guide un projet étape par étape, de sa conception à son achèvement. On l'appelle porte de phase parce qu'il s'agit littéralement d'une phase suivie d'une porte.
- Phase : le terme "phase" désigne une phaseétape de la gestion de projetcomme la génération d'idées, l'analyse de faisabilité, le développement, les tests et la mise en œuvre
- Porte : Chaque phase est séparée par une "porte", un point de décision où l'on évalue la progression du projet et où l'on décide de passer à la phase suivante
Outre les phases et les points de contrôle, le processus comporte trois autres éléments essentiels.
- **Les livrables : les résultats clés ou les produits du travail qui doivent être achevés à la fin de chaque phase pour pouvoir franchir un point de contrôle
- **Critères : normes prédéfinies utilisées pour évaluer le projet à chaque point de contrôle
- Gardiens de la porte: Décideurs qui évaluent le projet à chaque porte et décident s'il faut l'arrêter, l'ajuster ou le faire avancer
Comment le processus phase-porte fonctionne-t-il ?
En théorie, à la fin de chaque phase, les parties prenantes se réunissent pour examiner la progression et prendre des décisions. Ainsi, après chaque phase, il existe un point de contrôle qui ne s'ouvre que lorsque la réalisation de l'étape précédente répond aux critères de réussite.
objectifs de ClickUp pour gérer les critères d'accès et les mesures de réussite Objectifs ClickUp offre un moyen simple et visuel de paramétrer ces critères d'accès et de les connecter au travail quotidien. Vous pouvez créer des Objectifs et des cibles et les organiser dans des dossiers à utiliser à la fin de la phase correspondante.
Les rapports de progression montrent en temps réel ce que vous faites. À chaque point de contrôle, vous pouvez consulter les tableaux de bord ClickUp et évaluer les performances en collaboration.
3. Désigner des responsables
Pour chaque point de contrôle, désignez des personnes ou des équipes spécifiques chargées de s'assurer que les critères du point de contrôle sont réunis avant d'aller de l'avant. Ces gardiens sont nécessaires pour s'assurer que rien, aussi petit soit-il, ne passe entre les mailles du filet. Ils contribuent à la maintenance des comptes, à la prise de décisions clés, aux approbations et à l'élimination des obstacles.
En règle générale, ce sont les promoteurs du projet, les cadres supérieurs ou les parties prenantes clés qui jouent le rôle de gardiens. Ils ont souvent accès aux données de gestion du projet et reçoivent des rapports réguliers.
ClickUp vous permet d'automatiser ce processus de rapports et d'afficher les données en lecture seule pour que les responsables puissent y accéder à tout moment.
4. Créer des tâches et sous-tâches pour chaque phase
La partie planification du processus de contrôle des phases est désormais terminée. Nous passons maintenant à la phase d'exécution. Décomposez chaque phase en tâches et sous-tâches détaillées. Pour chaque tâche, documentez tout ce qui doit être fait pour répondre aux critères du point de contrôle.
les tableaux de bord ClickUp : une vision en temps réel
7. Effectuer des revues de porte et documenter les
À la fin de chaque phase, il convient d'effectuer une revue de contrôle afin de déterminer si le projet est prêt à être mis en œuvre. Lors d'une revue de contrôle typique :
- L'équipe de projet présente les produits livrables
- Les contrôleurs évaluent les performances en fonction des critères de contrôle
- Les décideurs approuvent ou donnent leur avis sur les modifications à apporter
L'utilisation Documents ClickUp pour documenter le processus d'examen au point de contrôle et joindre toute pièce pertinente, telle que des rapports achevés ou des résultats de tests. Cela permet de maintenir la transparence et le compte rendu tout au long du processus de gestion de projet.
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8. Itérer et ajuster
Si des problèmes inattendus surviennent ou si de nouvelles informations sont disponibles, recalibrez le forfait et les critères du projet. Prévoyez des ajustements rapides des flux de travail du projet, ce qui facilitera la mise en œuvre des changements. Restez flexible tout en adhérant à l'approche structurée du processus de découpage en phases.
Lorsque vous utilisez Le modèle de feuille de route du projet ClickUp pour votre processus par étapes, vous serez en mesure d'itérer et de personnaliser les éléments au fur et à mesure.
Modèle de feuille de route de projet de ClickUp
Un bon processus de passage de phase combine les bonnes pratiques de plusieurs disciplines et modèles. Par instance, vous utilisez peut-être déjà une version de ce processus pour vos sprint retrospectives. Pourquoi, dans ce cas, devriez-vous mettre en place une approche formelle de phase-gate ? Voici pourquoi.
Avantages et inconvénients du processus de porte de phase
Le processus phase-gate est une structure ou un cadre de plus qui guide la gestion de projet. Sa mise en œuvre présente des avantages et des inconvénients. Nous examinons ces deux aspects ci-dessous afin que vous puissiez décider en connaissance de cause de l'adopter ou non.
Avantages de l'utilisation du processus phase-gate dans la gestion de projet
Progression structurée : Le processus de porte de phase fournit une structure claire et organisée avec des phases distinctes, des objectifs spécifiques et des produits livrables. Cette approche par phases garantit que les équipes :
- Achevent les tâches essentielles et atteignent les jalons avant de passer à l'étape suivante
- Se concentrent sur les tâches clés, évitant ainsi toute confusion
- Maintiennent le projet sur la bonne voie
- Disposent de points de contrôle naturels pour évaluer la progression et repérer les écarts
- S'aligner sur les Objectifs du projet et réduire la probabilité d'oublier des étapes essentielles du cycle de vie du projet
Atténuation des risques : Grâce à la méthodologie des portes de phase, les équipes évaluent les risques et s'y préparent à chaque étape du projet l'exécution du projet . Chaque point de contrôle permet d'identifier, d'évaluer et de traiter les risques financiers, techniques, opérationnels ou commerciaux avant de poursuivre le projet.
Contrôle des coûts : En détectant les risques à un stade précoce, le processus des points de contrôle réduit le risque de rencontrer des problèmes majeurs à un stade ultérieur du projet, susceptibles d'entraîner des retards, des dépassements de coûts ou des échecs. Un examen systématique à chaque point de contrôle permet aux équipes d'ajuster leurs stratégies ou d'allouer des ressources supplémentaires pour atténuer les menaces potentielles.
Amélioration de la prise de décision : En dehors de l'agitation du projet, toutes les parties prenantes ont un moment pour respirer et évaluer leurs projets. Guidés par des critères de contrôle prédéterminés, les acteurs du projet peuvent prendre des décisions éclairées et fondées sur des données probantes.
En évaluant des données telles que les projections financières, les indicateurs de performance et les évaluations des risques, les équipes veillent à ce que les décisions soient conformes aux objectifs généraux de l'entreprise et à ce que les ressources soient allouées efficacement.
Les points de contrôle préétablis empêchent le projet de poursuivre sur une voie improductive.
Contrôle de la qualité : Le processus des points de contrôle de phase assure un contrôle continu de la qualité en exigeant des équipes qu'elles respectent des livrables et des critères spécifiques à chaque phase. Les activités de test, d'évaluation et de validation menées à chaque phase permettent de s'assurer que le produit ou la solution développée répond aux normes et aux spécifications requises.
L'application de ces contrôles de qualité avant de passer à la phase suivante réduit le risque de produire des résultats médiocres ou défectueux, ce qui permet d'obtenir un produit final de meilleure qualité.
Une responsabilisation accrue : Le processus de découpage en phases favorise le sens des responsabilités et de la propriété chez tous les membres de l'équipe. Ils connaissent leur rôle et leurs attentes pour chaque phase.
Cette évaluation régulière permet également d'identifier les problèmes de sous-performance ou les domaines nécessitant une amélioration. Elle crée de la transparence, garantissant que toute progression est visible et alignée sur les objectifs du projet.
Comme tout autre cadre, le portail de phases n'est pas parfait. Voici quelques-uns de ses inconvénients les plus courants :
Inconvénients du processus de porte de phase
Prend beaucoup de temps : L'un des principaux inconvénients du processus de validation des phases est qu'il allonge la durée de chaque phase. La nature séquentielle du processus signifie qu'aucune phase ne peut commencer tant que la précédente n'est pas achevée et approuvée.
Cela peut entraîner des retards, en particulier lorsque vous avez besoin de processus d'examen complexes ou d'une documentation exhaustive à chaque point de contrôle. Dans les secteurs qui exigent un développement et une itération rapides, le temps nécessaire à l'approbation des points de contrôle peut ralentir la progression, ce qui nuit considérablement à l'agilité.
Inflexible : Le processus phase-porte peut être rigide, ce qui rend difficile l'adaptation des équipes à de nouvelles informations ou à des changements dans la portée du projet. Une fois qu'un projet progresse en franchissant certains points de contrôle, revenir sur des décisions antérieures peut se transformer en un véritable labyrinthe.
Bien qu'il permette d'éviter la dérive du champ d'application le manque de flexibilité peut entraver la créativité et l'innovation. Il peut décourager les équipes d'explorer de nouvelles idées ou de s'adapter en fonction de l'évolution des besoins des clients ou des tendances du marché.
Exigeant en ressources : Le processus de découpage en phases est une charge supplémentaire pour la gestion du projet. Pour être mis en œuvre avec réussite, il nécessite des ressources supplémentaires, en particulier du temps, du personnel et de la documentation.
En outre, la réalisation d'examens formels, l'implication des parties prenantes et les changements itératifs basés sur le retour d'information peuvent nécessiter des ressources humaines et financières supplémentaires.
Risque de bureaucratie : Le processus de validation par étapes peut entraîner des inefficacités bureaucratiques, en particulier dans les grandes organisations. La multiplicité des signatures et des contributions des parties prenantes peut créer des goulets d'étranglement inutiles et retarder la progression globale du projet.
L'accent mis sur les processus et les examens formels peut avoir pour résultat de privilégier la conformité plutôt que l'innovation ou la création de valeur, les équipes étant davantage préoccupées par la réunion des exigences du point de contrôle que par la progression réelle du projet.
Ouvrir les portes à de nouvelles possibilités avec ClickUp
Bien que simple, le processus phase-porte est une technique de gestion de projet puissante. Il permet de clarifier ce qui doit être fait et ce que l'équipe doit réaliser.
L'être humain a besoin d'ordre et d'organisation. Le processus de porte de phase y pourvoit en décomposant le travail en morceaux faciles à gérer et en permettant aux équipes de s'arrêter, de s'ajuster et d'aller de l'avant.
D'un autre côté, le processus de découpage en phases peut être considéré comme l'antithèse de l'agile. Ses détracteurs affirment qu'il crée délibérément des blocages [sous forme de formulaires], éloignant l'équipe des pratiques d'amélioration continue.
Les réalistes comprennent que, lorsqu'il est bien utilisé, le portail de phase peut être extrêmement efficace. Il apporte un module complémentaire au travail quotidien tout en maintenant la clarté sur la situation dans son ensemble. Lorsqu'il est géré à l'aide d'un environnement de travail virtuel tel que ClickUp, il offre à chacun les avantages de la visibilité, de la transparence, de la structure et de la fiabilité.
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