Si vous pensez au terme « phase gate » et vous demandez s'il s'agit d'un nouveau scandale impliquant une célébrité, nous ne vous en voulons pas. Cependant, dans le domaine de la gestion de projet, le processus par étapes n'est absolument pas controversé.
En effet, dans le cadre du processus de développement de produits, il s'agit d'un cadre puissant qui fournit une structure, réduit les risques et garantit une progression efficace grâce à des étapes bien définies.
Alors, qu'est-ce qu'un processus par étapes ? Pourquoi est-il nécessaire ? Comment pouvez-vous l'utiliser dans la gestion de projet ? Découvrons-le ensemble.
Comprendre le processus Phase Gate
Un processus par étapes, parfois appelé « stage gate », est un processus qui guide un projet étape par étape, de sa conception à son achèvement. Il est appelé « processus par étapes » car il s'agit littéralement d'une étape suivie d'une porte.
- Phase : le terme « phase » désigne une étape de la gestion de projet, telle que la génération d'idées, l'analyse de faisabilité, le développement, les tests et la mise en œuvre.
- Porte : entre chaque phase se trouve une « porte », un point de décision où vous évaluez l'avancement du projet et prenez des décisions quant à la poursuite vers la phase suivante.
Outre les phases et les portes, le processus comporte trois autres éléments fondamentaux.
- Livrables : principaux résultats ou produits de travail achevés à la fin de chaque phase pour passer une étape.
- Critères : normes prédéfinies utilisées pour évaluer le projet à chaque étape.
- Gatekeepers : décideurs qui évaluent le projet à chaque étape et décident s'il doit être arrêté, ajusté ou poursuivi.
Comment fonctionne le processus de phase-gate ?
En théorie, à la fin de chaque phase, les parties prenantes se réunissent pour examiner la progression réalisée et prendre des décisions. Ainsi, après chaque phase, il y a une porte qui ne s'ouvre que lorsque l'étape précédente répond aux critères de réussite.
Par exemple, après avoir recueilli les exigences, les chefs de produit s'assureront qu'ils disposent de tout le nécessaire pour commencer le développement et donneront leur feu vert. 🚦
Dans la pratique, cela peut s'avérer un peu plus complexe. C'est pourquoi les chefs de projet utilisent divers outils et cadres pour garantir la réussite du processus de phase-gate.
Quels sont les outils et les cadres utilisés dans les processus de phase-gate ?
En substance, le processus par étapes est un processus alternant actions et décisions. Pour améliorer leurs chances de réussite, les équipes utilisent un nombre de cadres décisionnels tout au long du processus. Voici quelques-uns des plus courants.
Collecte d'informations
Avant le début du projet de développement logiciel, les chefs de produit et les analystes commerciaux travaillent ensemble pour rassembler toutes les informations pertinentes de manière exhaustive. Cela comprend :
- Exigences
- Critères d'acceptation et indicateurs de réussite
- État actuel des infrastructures et des processus
- Une liste des parties prenantes dans la matrice RACI
Dans le processus par étapes, les informations recueillies guident les décisions à des étapes spécifiques.
Par exemple, les indicateurs d'utilisabilité peuvent varier en fonction du produit, du secteur d'activité et du profil de l'utilisateur. Si vous développez un produit destiné à des utilisateurs plus âgés, vous pouvez utiliser une typographie de grande taille, une navigation facile à utiliser et un espace suffisant entre les éléments afin qu'ils ne cliquent pas accidentellement sur quelque chose.
L'équipe produit évaluera les résultats de la phase de conception à l'aide de ces indicateurs d'utilisabilité avant de décider de poursuivre le développement.
Étude de faisabilité
La première étape de la gestion de projet consiste à déterminer si celui-ci est réalisable, c'est-à-dire à mener une étude de faisabilité. Au cours de cette phase, les équipes de projet analysent la faisabilité selon les critères suivants.
- Financier : le budget couvrira-t-il les coûts et permettra-t-il d'atteindre la rentabilité escomptée ?
- Technique : le produit peut-il être développé pour répondre aux exigences dans le cadre de la pile technologique proposée ?
- Opérationnel : disposons-nous des compétences et des outils nécessaires pour développer ce produit ? Pouvons-nous respecter des délais raisonnables tout au long du processus ?
- Autres : dans certains cas, les équipes doivent également se demander si ce produit a sa place sur le marché. Enfreint-il des cadres juridiques ?
Bien que l'étude de faisabilité soit généralement menée pour éclairer les décisions aux étapes initiales du processus, elle peut parfois éclairer les décisions ultérieures à mesure que la situation évolue.
Par exemple, si vous développez une application mobile tierce pour utiliser X [anciennement connu sous le nom de Twitter], les modifications apportées aux API de la plateforme peuvent rendre l'ensemble du produit irréalisable. Dans de telles situations, des études de faisabilité peuvent être utilisées pour réévaluer la praticabilité si nécessaire.
Analyse SWOT
Cet outil simple et populaire aide les équipes d'entreprises à prendre des décisions clés avant de se lancer dans le développement d'un produit. Une analyse SWOT [forces, faiblesses, opportunités, menaces] est réalisée lors de la phase de lancement du projet afin d'évaluer le potentiel interne et commercial du projet.
Dans le processus par étapes, l'analyse SWOT peut être exactement ce dont vous avez besoin pour prendre la décision de lancer ou non le projet dès l'étape de démarrage.
Gestion des risques
Chaque projet de développement logiciel est confronté à plusieurs risques provenant de sources internes et externes. Ceux-ci peuvent être aussi critiques et urgents qu'une attaque par déni de service distribué [DDoS] sur vos serveurs ou aussi banals mais brutaux que le départ soudain d'une ressource clé du projet.
Dans tous les cas, les équipes de projet effectuent une analyse de gestion des risques afin d'identifier les problèmes potentiels et d'élaborer des plans d'atténuation. Ces risques sont évalués à chaque phase afin de garantir une livraison sans heurts.
Ces éléments alimentent les revues de phase, aidant les parties prenantes à décider de poursuivre, d'ajuster ou d'arrêter le projet sur la base des données recueillies et de l'analyse effectuée.
Mise en œuvre du processus de phase-porte
À première vue, le processus par étapes est simple : travail, pause, travail, pause, travail, etc. Cependant, dans le domaine du développement logiciel, il existe des dizaines d'éléments mobiles, plusieurs membres de l'équipe, des limitations techniques et des contraintes en matière de ressources.
La mise en œuvre d'un processus de phase-gate réussi pour des projets de développement logiciel complexes nécessite :
- Une approche stratégique [que nous décrivons ci-dessous]
- Un outil de gestion de projet robuste comme ClickUp
Voyons comment ces deux éléments travaillent en tandem.
1. Définir les phases du projet
Pour mettre en œuvre avec succès un processus par étapes, vous devez identifier avec soin le début et la fin de chaque phase. Par exemple, ajouter une étape au milieu d'un sprint peut entraver les flux de travail. Si vous achevez la conception et le développement sans étape, vous risquez de devoir refaire beaucoup de travail.
Avant toute chose, définissez clairement les différentes phases du projet. En général, les équipes utilisent des phases telles que le lancement, la planification, le développement, les tests et le lancement. Voici quelques conseils pour y parvenir avec n'importe quel logiciel de gestion de projet gratuit.
Répartition par phase : choisissez les limites de vos phases en fonction des besoins et des situations propres à votre projet. Assurez-vous que chaque phase représente un segment important du projet avec des objectifs et des livrables spécifiques.
Par exemple, les petits projets peuvent avoir le développement et la révision du code comme phase unique. Les grandes organisations disposant d'équipes distinctes pour effectuer ces tâches peuvent les diviser en deux phases. Faites ce qui vous convient le mieux.
Distinguez clairement chaque phase. Si deux phases se chevauchent, il vous sera difficile d'insérer une porte entre elles.
Communication : dans l'outil de gestion de projet que vous utilisez, nommez clairement chaque phase afin d'éviter toute confusion. Dans ClickUp, vous pouvez utiliser des dossiers pour gérer chaque phase. Vous pouvez ajouter des étiquettes ou des champs personnalisés pour définir des libellés.
Gestion d'équipe : faites en sorte que l'équipe comprenne les limites, les tâches et les jalons importants de chaque phase. Le modèle de charte de projet de ClickUp est un excellent moyen de regrouper toutes les informations relatives au projet, à ses phases et à ses jalons.
Partagez-le avec votre équipe, identifiez les parties prenantes concernées et attribuez des tâches directement à partir de cet outil. Utilisez-le comme un document vivant et évolutif pour la gestion de projet par phases. Pour faciliter la mise en œuvre, utilisez l'un des modèles de présentation du projet pour le configurer.
2. Établir des critères de contrôle
Vous connaissez vos phases ; il est maintenant temps d'installer les portes. En substance, le processus par étapes impose une porte à la fin de chaque étape. Cela signifie que vous n'avez pas à vous soucier de l'emplacement des portes ni de ce dont vous avez besoin pour les ouvrir.
Définissez les critères que vous utiliserez pour déterminer si le projet peut passer d'une étape à la suivante. Par exemple, l'étape de fin du lancement du projet peut nécessiter les éléments suivants :
- Exigences de l'entreprise
- Études démontrant la faisabilité du projet
- Plan d'atténuation des risques
- Plan d'allocation des ressources
- Approbations des parties prenantes
Utilisez cette liste dans le cadre de la gestion de projet afin de vous assurer que vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour avancer. Si ce n'est pas le cas, le chef de projet doit revenir en arrière et récupérer ce qui manque. Assurez-vous que vos livrables sont clairement définis.
Ensuite, prenez le temps d'expliquer ces critères à chaque membre de l'équipe afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
ClickUp Objectifs offre un moyen simple et visuel de définir ces critères de phase et de les relier au travail quotidien. Vous pouvez créer des objectifs et des cibles, puis les organiser dans des dossiers à utiliser à la fin de la phase correspondante.
Les rapports de suivi de la progression vous permettent de voir en temps réel où vous en êtes. À chaque étape, vous pouvez consulter les tableaux de bord ClickUp et évaluer les performances de manière collaborative.
3. Désigner des responsables
Pour chaque étape, désignez des personnes ou des équipes spécifiques chargées de s'assurer que les critères sont remplis avant de passer à l'étape suivante. Ces gardiens sont indispensables pour garantir que rien, même le plus petit détail, ne passe entre les mailles du filet. Ils contribuent à maintenir la responsabilité, à prendre des décisions clés, à donner des autorisations et à éliminer les obstacles.
En général, les promoteurs de projets, les cadres supérieurs ou les principales parties prenantes jouent le rôle de gardiens. Ils ont souvent accès aux données de gestion de projet et reçoivent des rapports réguliers.
Sur ClickUp, vous pouvez automatiser ce processus de rapports et activer des vues en lecture seule auxquelles les gatekeepers peuvent accéder à tout moment.
4. Créez des tâches et des sous-tâches pour chaque phase.
La partie planification du processus de phase-gate est maintenant terminée. Passons maintenant à la phase d'exécution. Décomposez chaque phase en tâches et sous-tâches détaillées. Pour chaque tâche, documentez tout ce qui doit être fait pour répondre aux critères de passage.
Sur ClickUp, vous pouvez clairement distinguer les phases en créant des listes individuelles, telles que concept, développement et test.
Si vous débutez dans ce domaine, essayez le modèle de projet par étapes de ClickUp. Ce modèle convivial pour les débutants permet de diviser les tâches importantes en petites étapes, garantissant ainsi une visibilité totale et une gestion efficace.
En cas de doute, explorez les différents modèles de gestion de projet disponibles sur la plateforme.
5. Définissez les utilisateurs, les échéanciers et les dépendances
Attribuer des utilisateurs : assurez-vous que toutes les tâches sont assignées à des utilisateurs. Cela permettra de maintenir la responsabilité et la visibilité.
Fixer des dates d'échéance : pour chaque tâche et sous-tâche, attribuez une date d'échéance. Cela permet d'établir un échéancier pour le projet, en planifiant les livrables et les jalons.
Marquez les dépendances : aucune tâche n'est isolée, alors soyez attentif aux relations entre chacune d'entre elles. Si une tâche dépend d'une autre qui la précède, liez-les entre elles sur ClickUp.
Une fois cela terminé, utilisez la fonctionnalité de diagramme de Gantt de ClickUp pour planifier l'échéancier du projet. Assurez-vous de lier les tâches et les jalons entre les phases à l'aide de dépendances afin que le projet ne progresse que lorsque vous remplissez les critères requis. Pour faire un travail minutieux, utilisez un modèle de plan de projet.
6. Suivre la progression et surveiller les risques
Ne laissez pas tous les problèmes s'accumuler aux portes. Suivez la progression des tâches au cours de chaque phase et surveillez les risques qui peuvent survenir. Configurez les tableaux de bord ClickUp pour obtenir des informations en temps réel.
Pour la gestion des risques, créez des champs personnalisés et mettez à jour les journaux de gestion des risques. Examinez régulièrement les informations à chaque étape afin de déterminer si vous avez traité tous les risques avant de passer à la phase suivante.
7. Réalisez des revues de phase et documentez-les.
Effectuez une revue de phase à la fin de chaque phase afin d'évaluer si le projet est prêt à passer à l'étape suivante. Dans le cadre d'une revue de phase type :
- L'équipe du projet présente les livrables.
- Les contrôleurs évaluent les performances par rapport aux critères de phase.
- Les décideurs donnent leur accord ou font part de leurs commentaires pour les retouches.
Utilisez ClickUp Docs pour documenter le processus de révision des phases et joindre toutes les pièces jointes pertinentes, telles que les rapports achevés ou les résultats des tests. Cela permet de maintenir la transparence et la responsabilité tout au long du processus de gestion de projet.
8. Répétez et ajustez
Si des problèmes imprévus surviennent ou si de nouvelles informations sont disponibles, recalibrez le plan et les critères du projet. Permettez des ajustements rapides des flux de travail du projet, afin de faciliter la mise en œuvre des changements. Restez flexible tout en adhérant à l'approche structurée du processus de phase-gate.
Lorsque vous utilisez le modèle de feuille de route de projet de ClickUp pour votre processus de phase-gate, vous pouvez itérer et personnaliser les éléments au fur et à mesure.
Un bon processus de phase-gate combine les bonnes pratiques issues de différentes disciplines et modèles. Par exemple, vous utilisez peut-être déjà une version de ce processus dans vos rétrospectives de sprint. Pourquoi alors devriez-vous mettre en place une approche formelle de phase-gate ? Voici pourquoi.
Avantages et inconvénients du processus Phase Gate
Le processus par étapes est une autre structure ou un autre cadre qui guide la gestion de projet. Sa mise en œuvre comporte ses propres avantages et défis. Nous abordons les deux ci-dessous afin que vous puissiez prendre une décision éclairée quant à son adoption ou non.
Avantages de l'utilisation du processus de gestion par étapes dans la gestion de projet
Progression structurée : le processus par étapes offre une structure claire et organisée avec des phases distinctes, des objectifs spécifiques et des livrables. Cette approche par étapes garantit que les équipes :
- Achevez les tâches critiques et franchissez les jalons avant de passer à la phase suivante.
- Concentrez-vous sur les tâches clés, en évitant toute confusion.
- Maintenir le projet dans le suivi
- Disposez de points de contrôle naturels pour évaluer la progression et repérer les écarts.
- Alignez-vous sur les objectifs du projet et réduisez le risque de négliger des étapes essentielles du cycle de vie du projet.
Atténuation des risques : grâce à la méthodologie par étapes, les équipes évaluent et se préparent aux risques à chaque étape de l'exécution du projet. Chaque étape offre l'occasion d'identifier, d'évaluer et de traiter les risques financiers, techniques, opérationnels ou commerciaux avant de poursuivre.
Contrôle des coûts : en détectant les risques à un stade précoce, le processus de phase-gate réduit le risque de rencontrer des problèmes majeurs plus tard dans le projet, qui pourraient entraîner des retards, des dépassements de coûts ou des échecs. Un examen systématique à chaque étape permet aux équipes d'ajuster leurs stratégies ou d'allouer des ressources supplémentaires pour atténuer les menaces potentielles.
Amélioration de la prise de décision : loin de l'agitation du projet, toutes les parties prenantes ont le temps de respirer et d'évaluer leurs projets. Guidées par des critères prédéfinis, elles peuvent ainsi prendre des décisions éclairées et fondées sur des preuves.
En évaluant des données telles que les projections financières, les indicateurs de performance et les évaluations des risques, les équipes s'assurent que vous alignez les décisions sur les objectifs commerciaux globaux et allouez efficacement les ressources.
Les points de contrôle préétablis empêchent le projet de s'engager dans une voie improductive.
Contrôle qualité : le processus par étapes garantit un contrôle qualité continu en exigeant des équipes qu'elles respectent des critères et des livrables spécifiques à chaque étape. Les activités de test, d'évaluation et de validation à chaque étape garantissent que le produit ou la solution développé(e) répond aux normes et spécifications requises.
L'application de ces contrôles qualité avant de passer à la phase suivante réduit le risque de fournir un résultat médiocre ou défectueux, ce qui permet au final d'obtenir un produit final de meilleure qualité.
Responsabilité accrue : le processus par étapes favorise le sens des responsabilités et l'appropriation chez tous les membres de l'équipe. Ils connaissent leurs rôles et les attentes pour chaque étape.
Cette évaluation régulière permet également d'identifier les problèmes de sous-performance ou les domaines à améliorer. Elle crée de la transparence, garantissant que la visibilité des progrès est alignée sur les objectifs du projet.
Comme tout autre cadre, le processus par étapes n'est pas parfait. Voici quelques-uns de ses inconvénients courants :
Inconvénients du processus de phase-gate
Chrono-intensif : l'un des principaux inconvénients du processus par étapes est qu'il allonge la durée de chaque étape. La nature séquentielle du processus implique qu'aucune étape ne peut commencer tant que la précédente n'est pas achevée et approuvée.
Cela peut entraîner des retards, en particulier lorsque vous avez besoin de processus de révision complexes ou d'une documentation exhaustive à chaque étape. Dans les secteurs qui exigent un développement et une itération rapides, le temps nécessaire à l'approbation des étapes peut ralentir la progression, ce qui affecte considérablement l'agilité.
Inflexible : le processus par étapes peut être rigide, ce qui rend difficile pour les équipes de s'adapter à de nouvelles informations ou à des changements dans la portée du projet. Une fois qu'un projet a franchi certaines étapes, revenir sur des décisions antérieures peut s'avérer compliqué.
Bien qu'il permette d'éviter le glissement de périmètre, le manque de flexibilité peut entraver la créativité et l'innovation. Il peut décourager les équipes d'explorer de nouvelles idées ou de s'adapter à l'évolution des besoins des clients ou des tendances du marché.
Gourmand en ressources : le processus par étapes constitue une charge supplémentaire pour la gestion de projet. Pour être mis en œuvre avec succès, il nécessite des ressources supplémentaires, notamment en termes de temps, de personnel et de documentation.
De plus, la réalisation d'examens formels, l'implication des parties prenantes et l'apport de modifications itératives en fonction des commentaires peuvent nécessiter des ressources humaines et financières supplémentaires.
Risque de bureaucratie : le processus par étapes peut entraîner des inefficacités bureaucratiques, en particulier dans les grandes organisations. Les multiples validations et contributions des parties prenantes peuvent créer des goulots d'étranglement inutiles, retardant ainsi la progression globale du projet.
Cette importance accordée au processus et aux examens formels peut conduire à se concentrer davantage sur la conformité que sur l'innovation ou la création de valeur, les équipes se souciant davantage de répondre aux exigences du processus que de réaliser de réels progrès.
Ouvrez la voie à de nouvelles possibilités avec ClickUp
Bien que simple, le processus par étapes est une technique de gestion de projet très efficace. Il permet de clarifier ce qui doit être fait et ce que l'équipe doit accomplir.
Les êtres humains ont besoin d'ordre et d'organisation. Le processus par étapes répond à ce besoin en divisant le travail en parties faciles à gérer et en permettant aux équipes de s'arrêter, de s'adapter et d'avancer.
D'un autre côté, le processus par étapes peut être considéré comme l'antithèse de l'agilité. Ses détracteurs affirment qu'il crée délibérément des obstacles [sous la forme d'étapes], éloignant l'équipe des pratiques d'amélioration continue.
Les réalistes comprennent que, lorsqu'il est utilisé à bon escient, le processus par étapes peut être extrêmement efficace. Il apporte de la cohérence au travail quotidien tout en conservant une vision claire de l'ensemble. Lorsqu'il est géré à l'aide d'un environnement de travail virtuel tel que ClickUp, il offre à tous les avantages de la visibilité, de la transparence, de la structure et de la fiabilité.
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