**Tu dois comparer les devis des fournisseurs, gérer d'innombrables feuilles de calcul et chercher à obtenir l'approbation des clients, tout en essayant de respecter un budget qui semble ne pas avoir d'idée précise.
Et juste au moment où tu penses avoir tout sous contrôle, les délais changent et ta planification des ressources s'envole par la fenêtre.
Heureusement, les modèles de budget d'événement peuvent simplifier tout le processus. Ils te donnent un moyen clair et facile de tout suivre - les dépenses, les catégories, les postes et les coûts estimés - sans perdre la raison.
Dans cet article de blog, nous avons rassemblé 11 modèles gratuits de budget d'événement pour alléger ta charge. Alors, trouvons le modèle parfait pour faire de ta budgétisation un jeu d'enfant !
Qu'est-ce qu'un modèle de budget d'événement ?
Les modèles de budget d'événement sont des feuilles de calcul ou des documents structurés qui aident les planificateurs et les coordonnateurs d'événements à établir un budget d'événement et à suivre les finances de l'événement. Ces modèles comprennent plusieurs catégories personnalisables et des formules intégrées pour estimer les dépenses et les revenus de l'événement.
Certains modèles de budget d'événement te permettent de comparer les estimations avec les dépenses réelles. Ils comprennent des tableaux qui t'aident à visualiser les tâches, les dépenses et les profits ou pertes prévus ou réels.
Tu peux aussi planifier efficacement les ressources grâce aux modèles de budget pour les événements. Ils identifient les besoins en ressources en fonction des priorités des tâches et t'aident à prendre des décisions éclairées.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de budget d'événement ?
Les modèles de budget d'événement prennent en compte tous les coûts associés à un événement. Du lieu à la restauration en passant par le marketing, les divertissements, les honoraires des conférenciers, les frais d'hébergement et les frais de transport, ils t'aident à calculer les coûts totaux avec précision.
Voici quelques caractéristiques auxquelles tu dois faire attention lors de la sélection d'un modèle de budget d'événement :
- Facilité d'utilisation : Choisis un modèle dont la présentation est intuitive. Il doit être facile de personnaliser le modèle, d'entrer des données et de générer des graphiques
- Catégories complètes pour les événements : Assure-toi que tu peux utiliser le modèle pour différents événements. Vérifie les dépenses, les revenus, le calcul des bénéfices et les autres catégories qui s'alignent sur tes besoins
- Calculs automatisés: Choisis des modèles avec des formules intégrées pour calculer les coûts réels, les coûts estimés, les recettes et la différence entre les dépenses estimées et les dépenses réelles
- Visualisation des données : Cherche des modèles qui fournissent des tableaux de bord complets pour représenter visuellement les coûts et les revenus de ton événement sous forme de graphiques ou de camemberts
- Personnalisation : Prends des modèles qui offrent des personnalisations utiles. Ils doivent te permettre d'ajouter des champs personnalisés, de modifier les catégories de coûts et de peaufiner les étapes de l'événement en fonction de tes besoins
- Collaboration et partage: Un bon événement ou modèle de budget de projet dont l'utilisation est gratuite !
Jette un coup d'œil et télécharge le modèle de budget événementiel gratuit qui correspond le mieux à tes besoins ! ⚡
1. Modèle de budget d'événement ClickUp
modèle de budget pour un événement clickup
En ce qui concerne les budgets des événements, une bonne règle de base consiste à répartir les fonds entre les catégories clés et à garder de côté 10 à 20 % du budget pour les imprévus. Modèle de budget d'événement de ClickUp est l'outil parfait pour t'aider à suivre cette règle et à respecter ton budget en allouant les ressources de façon optimale.
Tu peux utiliser ce modèle simple de budget d'événement pour fixer les objectifs et les budgets de l'événement, fais le suivi de toutes les dépenses en un seul endroit le budget d'un événement est un outil qui permet de prendre des décisions éclairées, d'allouer des ressources et d'analyser les coûts. Ce modèle de budget d'événement de ClickUp est tout ce dont tu as besoin pour :
- Planifie les finances de ton événement à partir de zéro
- Identifier les possibilités de réduction des coûts
- Évalue tes efforts de marketing événementiel
- Renforcer la responsabilité financière
Pour commencer, commence à calculer les coûts nécessaires à ton événement et laisse le modèle faire le reste.
💡Pro Tip: Tu peux utiliser ClickUp Docs pour faire un remue-méninges sur les idées d'événements, établir des estimations de coûts et ajouter des notes utiles avec ton équipe.
2. Modèle de proposition de budget ClickUp
modèle de proposition de budget clickup
Imagine que tu prépares la retraite annuelle de ton entreprise. Tu as commencé à planifier, à contacter les fournisseurs, à engager des traiteurs et à commander les marchandises de l'entreprise. Mais lorsque tu présentes le récapitulatif des coûts aux parties prenantes, elles disent que le coût a dépassé le budget de l'événement qu'elles avaient prévu.
Maintenant, tu devras renégocier les contrats et trouver de nouveaux fournisseurs, ce qui te fera perdre du temps et des efforts.
Une erreur grave, n'est-ce pas ? Événement modèles de proposition de budget t'aider à éviter de telles situations.
Avec Modèle de proposition de budget de ClickUp grâce à cette méthode, tu peux ventiler les coûts de ton événement bien à l'avance et présenter une vue d'ensemble de l'ensemble des dépenses de l'événement aux parties prenantes pour qu'elles l'approuvent. Cela t'aide également à visualiser les coûts afin que toutes les personnes concernées comprennent le plan de l'événement et prennent des décisions éclairées.
Ce modèle offre :
- Un aperçu des coûts détaillés du projet
- Une feuille de route détaillée pour suivre les dépenses liées aux événements
- Des visuels pour communiquer facilement ta proposition de budget pour l'événement
Le modèle de proposition de budget te permet de maintenir une documentation précise et cohérente pour les coûts de l'événement. Il réduit les erreurs et améliore ta capacité à communiquer ta proposition aux parties prenantes.
💡Pro Tip: Tu peux utiliser ClickUp Brain pour générer une proposition de budget détaillée. Il te suffit de saisir tes exigences, tes estimations de coûts et le format souhaité, et cet assistant IA fera le reste.
génère des propositions de budget détaillées avec ClickUp Brain_
3. Modèle de planification d'événement ClickUp
modèle de planification d'événement clickup
Si tu hésites encore à acheter, tu peux le faire logiciel de planification d'événements tu peux essayer Modèle de planification d'événement de ClickUp .
Ce modèle prêt à l'emploi t'aide à rationalise le processus de planification des événements -De la planification des locations de lieux au paiement des fournisseurs en passant par la création des listes d'invités. Il contient des listes préenregistrées pour les activités de l'événement, les installations et la facturation, afin de faciliter l'organisation de l'événement.
Tu peux utiliser le modèle de planification d'événement pour :
- Planifier les réservations de lieux d'événements et les propositions de coûts des vendeurs
- Aligne ton équipe et tes ressources pour un processus de planification d'événements efficace
- Suivre le budget de l'événement
4. Modèle de plan marketing pour un événement ClickUp
modèle de plan marketing pour un événement clickup
Bien sûr, tu veux que l'événement marketing de ton entreprise soit la prochaine grande chose pour que ta marque se démarque. Cependant, la planification d'événements d'une telle ampleur avec de nombreux invités externes peut être décourageante. Tu devras créer des listes de contrôle pour la planification des événements pour cela, il faut que tu t'occupes des budgets, que tu rassembles les équipes et les ressources et que tu te coordonnes avec les fournisseurs pour réaliser le projet.
C'est là que tu as besoin Modèle de plan de marketing événementiel de ClickUp .
Ce modèle comporte des tâches, des budgets et des calendriers qui t'aideront à savoir qui est responsable de quoi et dans quelle mesure la planification de l'événement progresse. Il comporte un tableau des phases pour organiser tes actions en fonction des phases de l'événement - planification, mise en œuvre et évaluation. De plus, tu peux ajouter des phases personnalisées pour les études de marché, les budgets de marketing, la mesure des indicateurs clés de performance, etc.
💡Pro Tip : Utilise Tableaux blancs ClickUp pour réfléchir à des idées d'événements marketing. Tu peux collaborer avec ton équipe, ajouter des idées, dessiner des organigrammes et rédiger des notes de façon transparente.
Brainstormer des idées d'événements marketing avec les tableaux blancs ClickUp
5. Modèle de promotion d'événement ClickUp
modèle de promotion d'événement clickup
La promotion d'un événement fait partie intégrante de la gestion d'un événement. Tu dois trouver le moyen le plus efficace et le plus efficient de créer un buzz autour de ton événement pour qu'il soit un succès retentissant. Modèle de promotion d'événement de ClickUp rassemble toutes les tâches et dépenses liées à la promotion en un seul endroit - de la mise en place de campagnes sur les médias sociaux à la réservation de photographes et à la prise de contact avec des influenceurs.
Tu peux créer une liste distincte pour les dépenses de promotion d'événements et ajouter des sous-tâches pour les canaux de promotion, tels que la publicité, le marketing sur les médias sociaux, le marketing des influenceurs, les campagnes par courriel, les publicités numériques, les publicités imprimées, et plus encore. Une fois que tu as créé les éléments d'action, saisis le coût dans le champ Montant pour capturer le coût total d'une tâche de promotion d'événement particulière.
💡Pro Tip : Utilise Automations ClickUp pour envoyer des courriels promotionnels aux invités et définir des rappels pour ton équipe afin de s'assurer que toutes les échéances sont respectées.
envoie des courriels automatisés de marketing événementiel avec ClickUp Automations_
6. Modèle de document de planification d'événement ClickUp
clickup modèle de document de planification d'événement
Planifier une conférence virtuelle ? Génial ! Les conférences virtuelles sont un excellent moyen d'atteindre plus de personnes à travers les zones géographiques et de maintenir les coûts de l'événement à un niveau bas. Mais comment réussir un événement avec un budget serré ?
Entrer Modèle de document de planification d'événement de ClickUp ! Il fournit un cadre complet pour gérer tous les détails de l'événement et assurer une planification financière sans faille. Tu peux utiliser ce modèle pour créer des budgets pour des événements virtuels et suivre les dépenses.
Pour créer un tableau de gestion du budget de l'événement, il suffit de taper/table et d'appuyer sur la touche entrée
Voici un exemple de tableau que tu peux utiliser :
| Les dépenses de l'année en cours ne sont pas couvertes par le budget de l'année en cours, mais par celui de l'année précédente | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Salle | 10 000 $ | 9 500 $ | \N-$500 | 95 % | Remise pour réservation anticipée |
| Marketing | 3000 | 3300 | +300 | 110% | Coûts supplémentaires pour les annonces sur les médias sociaux |
| 8 000 $ | 8 200 $ | + 200 $ | 102 % | Légère augmentation du nombre de participants |
Le modèle de document de planification d'événement t'aide :
- Reste sur la bonne voie en ce qui concerne tes estimations de coûts et tes échéances
- Veille à ce que toutes les parties prenantes soient sur la même longueur d'onde
- Simplifie le suivi des dépenses et l'établissement du budget
7. Modèle de gestion d'événements ClickUp
modèle de gestion d'événements clickup
As-tu de grands projets pour ton prochain grand événement ? Modèle de gestion d'événements de ClickUp peut t'aider à les concrétiser.
Ce modèle t'aide pour tous les types de gestion de projets événementiels tu peux gérer les budgets des événements de manière efficace en remplissant des champs personnalisés tels que "Budget", "Budget dépensé", "Budget restant" et "Statut du paiement". **Tu peux gérer efficacement les budgets des événements en remplissant des champs personnalisés, tels que "Budget", "Budget dépensé", "Budget restant" et "État du paiement"
Le modèle de gestion d'événement t'aide également à gérer efficacement le temps et les ressources. Il réduit le risque de rater des détails et améliore l'expérience de l'événement pour les invités.
le modèle comporte une vue cartographique pour t'aider à visualiser le lieu de l'événement et à planifier ta logistique.
💡Pro Tip : Planifie des événements de manière efficace avec Gestion du temps ClickUp outils. Il t'aide à suivre le temps passé sur chaque activité et à estimer le temps qu'il te faudra pour accomplir la tâche.
8. Modèle de gestion de projet budgétisé ClickUp
clickup modèle de gestion de projet budgétisé
Bien que tu veuilles ravir tous tes invités, louer un lieu chic et inclure des plats gastronomiques au menu, il peut être difficile de respecter ton budget. Modèle de gestion de projet budgétisé de ClickUp t'aide à rester sur la bonne voie. Utilise-le pour planifier les ressources, les priorités et les délais de ton événement et respecter le budget. Tu peux organiser les tâches en phases consécutives et les classer par ordre de priorité tout en tenant compte des contraintes budgétaires.
Le modèle t'aide :
- Obtenir une image claire des coûts du projet, en assurant des prévisions budgétaires précises
- Identifier les problèmes potentiels
- Comparer les coûts réels et les coûts budgétés
9. Modèle de budget de mariage par Microsoft 365
les enfants ne sont pas les seuls à avoir besoin d'une aide Microsoft "S'en tenir à ton budget de mariage est impossible. Prépare-toi à dépasser les dépenses que tu as prévues." C'est ce que disent la plupart des gens.
Cependant , Modèle de budget de mariage de Microsoft t'aide à contrôler tes dépenses de mariage. Il fournit un tableau en forme de soleil qui te permet de savoir exactement où va ton argent - chez le fleuriste, le traiteur, le photographe ou dans la robe de mariée. Regarde les flèches de chaque élément pour voir s'il dépasse ou non le budget.
Tu peux modifier le modèle de mariage dans Excel, Word et PowerPoint. De plus, tu peux le télécharger sur OneDrive et le partager avec ton partenaire, ta famille et tes amis.
10. Modèle de budget pour un événement d'entreprise par Fliplet
les enfants ne sont pas les seuls à avoir besoin d'une aide Fliplet Modèle de budget d'événement d'entreprise de Fliplet est un simple Modèle Excel de budget pour un événement qui te permet de dresser la liste de tes dépenses, de comparer les coûts estimés aux coûts réels et de calculer les marges bénéficiaires attendues.
Il a un format simple et clair avec différentes catégories de dépenses pour les événements d'entreprise. Il te suffit de remplir les détails du sous-total prévu et du sous-total réel, et il calculera automatiquement le coût total prévu et le coût réel.
11. Modèle de budget pour planificateur d'événements par GooDocs
les enfants ne sont pas les seuls à avoir besoin d'une aide GooDocs GooDocs Modèle de budget pour le planificateur d'événements t'aide à visualiser les budgets et les tâches liés aux événements. Tu peux utiliser des graphiques et des diagrammes circulaires pour suivre les fonds alloués dans les différentes catégories. Cela t'aidera à identifier les domaines qui consomment le plus d'argent, afin que tu puisses réaffecter les ressources pour réduire les dépenses globales et rationaliser gestion du budget .
En visualisant les données, tu peux aussi repérer rapidement les dépassements de coûts et prendre des mesures correctives. Le modèle automatise le calcul du budget et te permet de suivre tes dépenses pour savoir quelle part de ton budget est épuisée. Tu disposes ainsi d'une feuille de route financière claire pour ton événement.
As de la gestion d'événement avec des modèles de budget d'événement personnalisables
Il n'est pas toujours facile de respecter le budget lorsqu'on est en pleine préparation d'un événement. C'est pourquoi tu dois consacrer beaucoup d'attention à la planification et au suivi des dépenses.
Notre liste de modèles gratuits de budget d'événement te soutient dans ton travail. Ils contiennent tout ce dont tu auras besoin pour créer un budget d'événement, y compris des moyens de suivre la progression de ton événement, de prioriser les dépenses, de gérer les fournisseurs, de suivre les échéances et de repérer les risques potentiels de dépenses excessives et de retards.
Les modèles de ClickUp s'intègrent parfaitement à ton flux de travail, de sorte que tu t'occupes de tout et que rien ne passe entre les mailles du filet lors de la budgétisation et de l'exécution de ton événement.
Quels que soient tes besoins en matière d'événements, personnels, professionnels, à grande échelle ou intimes, ClickUp a un modèle pour t'aider à planifier ton événement du début à la fin. Inscris-toi à ClickUp pour télécharger ces modèles faciles à utiliser ! 🏃♀️➡