Vous êtes-vous déjà retrouvé submergé par une montagne de modifications, peinant à suivre qui a suggéré quoi et quand ?
Bien que la fonctionnalité Suivi des modifications de Microsoft Word soit assez simple, si vous travaillez sur un projet collaboratif avec plusieurs personnes ou si vous créez plusieurs versions du même document, les choses peuvent devenir décidément... compliquées.
Cependant, grâce à quelques outils et astuces pratiques, vous maîtriserez rapidement l'art du suivi des modifications.
Découvrons comment vous pouvez rationaliser votre processus de modification en cours dans Microsoft Word, mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et vous assurer qu'aucune bonne idée ne soit perdue.
Comment utiliser le suivi des modifications dans Word
Le suivi des modifications est une fonctionnalité essentielle lorsque vous effectuez des modifications en cours ou collaborez sur des documents Microsoft Word. Elle vous permet de suivre et de contrôler chaque modification, commentaire et révision.
Voici un guide étape par étape sur la façon de suivre les modifications dans Word :
Étape 1 : activez le suivi des modifications dans Microsoft Word
Tout d'abord, vous devez activer le suivi des modifications. À faire :
- Ouvrez votre document dans Microsoft Word.
- Accédez à l'onglet Révision dans le ruban de la barre des tâches en haut de l'écran.
- Cliquez sur le bouton Suivi des modifications Lorsque vous activez le Suivi des modifications, la section est mise en surbrillance. Les suppressions sont barrées et les ajouts sont soulignés. Les modifications apportées par différents auteurs sont affichées dans des couleurs différentes.
- Lorsque vous activez Suivi des modifications, la section est mise en surbrillance. Les suppressions sont barrées et les ajouts sont soulignés. Les modifications apportées par différents auteurs sont affichées dans des couleurs différentes.
- Activez ou désactivez cette icône pour activer/désactiver le suivi des modifications. Lorsque vous désactivez le suivi des modifications, la section n'est plus mise en surbrillance et Word cesse de suivre les nouvelles modifications. Cependant, les soulignements et les barrés de couleur existants restent dans le document.
- Lorsque vous désactivez Suivi des modifications, la section n'est plus mise en surbrillance et Word cesse de suivre les nouvelles modifications. Cependant, les soulignements et les barrés de couleur existants restent dans le document.
- Lorsque vous activez Suivi des modifications, la section est mise en surbrillance. Les suppressions sont barrées et les ajouts sont soulignés. Les modifications apportées par différents auteurs sont affichées dans des couleurs différentes.
- Lorsque vous désactivez Suivi des modifications, la section n'est plus mise en surbrillance et Word cesse de suivre les nouvelles modifications. Cependant, les soulignements et les barrés de couleur existants restent dans le document.
- Vous pouvez choisir de suivre uniquement vos propres modifications ou celles de plusieurs réviseurs. Pour suivre uniquement vos propres modifications, allez dans Réviser > Suivi des modifications > Uniquement les miennes. Pour suivre les modifications de tout le monde, allez dans Réviser > Suivi des modifications > Pour tout le monde.
- Pour suivre uniquement vos propres modifications, allez dans Révision > Suivi des modifications > Uniquement les miennes.
- Pour suivre les modifications de tous les utilisateurs, accédez à Révision > Suivi des modifications > Pour tous.
- Pour suivre uniquement vos propres modifications, allez dans Révision > Suivi des modifications > Uniquement les miennes.
- Pour suivre les modifications de tous les utilisateurs, accédez à Révision > Suivi des modifications > Pour tous.
💡Conseil de pro : si un document vous est partagé pour révision et que vous ne pouvez pas désactiver le suivi des modifications, enregistrez une copie du document ou demandez à l'expéditeur de le partager à nouveau avec le mode révision désactivé. Cela vous permettra de modifier le document sans suivre les modifications.
Étape 2 : Choisissez comment vous souhaitez afficher les modifications dans le document
Une fois la fonctionnalité Suivi des modifications activée, vous pouvez ajuster la façon dont ces révisions s'affichent dans votre document. Voici ce que vous pouvez faire pour gérer l'affichage des modifications :
- Sous l'onglet Révision, cliquez sur la flèche déroulante à côté de Suivi des modifications.
- Vous disposerez des options suivantes pour personnaliser les annotations : Annotation simple : Affiche les modifications suivies avec une ligne rouge dans la marge Toutes les annotations : Affiche toutes les modifications suivies en utilisant différentes couleurs pour le texte et les lignes Aucune annotation : Masque les modifications et affiche le document comme si toutes les modifications avaient été appliquées Original : Affiche le document tel qu'il était avant l'activation du suivi des modifications, mais toutes les modifications ou commentaires qui n'ont pas été résolus restent visibles dans le document original
- Marquage simple : affiche les modifications suivies avec une ligne rouge dans la marge.
- Toutes les marques : affiche toutes les modifications suivies en utilisant différentes couleurs pour le texte et les lignes.
- Aucune marque : masque les modifications et affiche le document comme si toutes les modifications avaient été appliquées.
- Original : affiche le document tel qu'il était avant l'activation du suivi des modifications, mais toutes les modifications ou commentaires qui n'ont pas été résolus restent visibles dans le document original.
- Marquage simple : affiche les modifications suivies avec une ligne rouge dans la marge.
- Toutes les marques : affiche toutes les modifications suivies en utilisant différentes couleurs pour le texte et les lignes.
- Aucune marque : masque les modifications et affiche le document comme si toutes les modifications avaient été appliquées.
- Original : affiche le document tel qu'il était avant l'activation du suivi des modifications, mais toutes les modifications ou commentaires qui n'ont pas été résolus restent visibles dans le document original.
- Sélectionnez l'option de marquage appropriée pour décider comment afficher les révisions dans votre document.
Étape 3 : Personnalisez l'affichage des modifications dans le document
Vous pouvez décider quels types de révisions afficher et comment elles apparaissent. Si vous optez pour les bulles, les modifications apparaissent dans les marges du document. Si vous choisissez de les afficher en ligne, les suppressions apparaîtront sous forme de texte barré directement dans le texte plutôt que dans des bulles.
- Vous pouvez personnaliser davantage ces annotations en cliquant sur Afficher les annotations dans le menu déroulant.
- Vous pouvez choisir les types de révisions et la manière dont elles sont affichées.
- Si vous choisissez d'afficher les révisions sous forme de bulles, sélectionnez Bulles, puis sélectionnez le type d'affichage souhaité. Afficher les révisions dans des bulles : toutes les modifications s'affichent dans des bulles. Afficher toutes les révisions en ligne : vous pouvez voir les révisions en ligne plutôt que dans des bulles. Afficher uniquement la mise en forme dans des bulles : seules les modifications de mise en forme s'affichent dans des bulles, les autres sont en ligne.
- Afficher les révisions dans des bulles : toutes les modifications s'affichent dans des bulles.
- Afficher toutes les révisions en ligne : vous pouvez voir les révisions en ligne plutôt que dans des bulles.
- Afficher uniquement la mise en forme dans les bulles : seules les modifications de mise en forme s'affichent dans les bulles, les autres modifications s'affichent en ligne.
- Si vous souhaitez afficher les modifications par type, vous pouvez sélectionner Insertions et suppressions ou Mise en forme.
- Pour sélectionner Des personnes spécifiques, décochez toutes les boxes sauf celles situées à côté des noms des réviseurs dont vous souhaitez afficher les modifications.
- Afficher les révisions dans des bulles : toutes les modifications s'affichent dans des bulles.
- Afficher toutes les révisions en ligne : vous pouvez voir les révisions en ligne plutôt que dans des bulles.
- Afficher uniquement la mise en forme dans les bulles : seules les modifications de mise en forme s'affichent dans les bulles, les autres modifications s'affichent en ligne.
Étape 4 : Ajouter et supprimer des commentaires
Les commentaires sont un élément essentiel de tout logiciel de collaboration documentaire. Ils constituent un excellent moyen d'ajouter du contexte à des recommandations ou des suggestions sans apporter de modifications au texte lui-même.
Voici comment ajouter des commentaires :
- Sélectionnez le texte sur lequel vous souhaitez ajouter un commentaire.
- Dans l'onglet Révision, cliquez sur l'option Nouveau commentaire.
- Une bulle de commentaire apparaît dans la marge du document, dans laquelle vous pouvez noter vos réflexions, idées, commentaires ou suggestions.
- Répétez les étapes ci-dessus si vous souhaitez ajouter un autre nouveau commentaire.
- Pour supprimer des commentaires, cliquez avec le bouton droit sur la bulle de commentaire et sélectionnez l'option Supprimer le commentaire.
- Vous trouverez également l'option Supprimer dans le ruban pour supprimer les commentaires.
- Vous pouvez activer/désactiver les commentaires à l'aide des options Précédent et Suivant. Cela est très utile lorsque vous avez plusieurs commentaires.
- Vous pouvez répondre à un fil de commentaires, effectuer une modification en cours, le supprimer ou le résoudre à partir du commentaire.
Étape 5 : Accepter ou refuser les modifications
Une fois que vous et vos collaborateurs avez apporté toutes les modifications, vous pouvez approuver ou rejeter leurs suggestions. Voici comment procéder :
- Accédez au menu Révision.
- Sous l'onglet Modifications, vous trouverez des options pour Accepter ou Rejeter les modifications. Vous avez également la possibilité d'activer/désactiver le Suivi des modifications à l'aide des options Précédent et Suivant.
- Vous pouvez : Accepter/refuser une modification spécifique Accepter/refuser une modification et passer à la recommandation suivante Accepter/refuser toutes les modifications du document
- Accepter/refuser une modification spécifique
- Acceptez/refusez une modification et passez à la recommandation suivante.
- Accepter/refuser toutes les modifications dans le document
- Accepter/refuser une modification spécifique
- Acceptez/refusez une modification et passez à la recommandation suivante.
- Accepter/refuser toutes les modifications dans le document
Bonus : pour en savoir plus sur la gestion des révisions, consultez notre guide sur le contrôle des versions de documents.
Étape 6 : Utilisez le volet Révision
Utilisez le volet Révision pour obtenir un aperçu plus détaillé des modifications et des commentaires suivis dans votre document.
- Sélectionnez Révision dans la barre d'outils et accédez à la section Suivi des modifications.
- Cliquez sur Volet Révision pour ouvrir une nouvelle fenêtre affichant toutes les modifications apportées au document.
- Vous avez la possibilité d'afficher le volet Révision horizontalement (pour voir la liste de toutes les modifications sous votre document) ou verticalement (pour voir la liste de toutes les modifications à côté de votre document).
Cette fonctionnalité est utile si vous souhaitez obtenir un résumé et examiner chaque modification individuellement et en détail.
Étape 7 : Verrouiller le suivi des modifications
Lorsque vous envoyez un document pour révision ou approbation, il est essentiel de saisir toutes les modifications apportées par les réviseurs. Certaines personnes peuvent oublier d'activer la fonction Suivi des modifications. Bien que vous puissiez comparer les versions originale et révisée pour repérer les différences, la fonction Verrouiller le suivi est un moyen plus simple d'empêcher les modifications d'être apportées sans être suivies.
- Dans la section Suivi des modifications, cliquez sur Verrouiller le suivi.
- Dans la boîte de dialogue Verrouiller le suivi, créez un mot de passe.
Remarque : tout le monde peut débloquer le suivi des modifications à l'aide du mot de passe approprié. Cette fonctionnalité améliore la collaboration et la modification en cours des documents. Veillez à communiquer avec votre équipe et à gérer efficacement vos mots de passe afin de maintenir un flux de travail fluide.
Conseils et astuces pour tirer le meilleur parti du suivi des modifications dans Microsoft Word
La maîtrise de la fonctionnalité Suivi des modifications est l'une des nombreuses astuces Microsoft Word qui peuvent améliorer vos processus d'édition et de collaboration.
Voici quelques conseils et astuces qui vous aideront à tirer le meilleur parti de cet outil puissant :
- Rationalisez vos flux de travail à l'aide de raccourcis clavier pour gérer efficacement le suivi des modifications.
Par exemple, vous pouvez activer le suivi des modifications en appuyant sur Ctrl + Maj + E ou Commande + Maj + E sur Mac. La même combinaison permet également de le désactiver. Utilisez Alt + Maj + C pour cycle les modifications, Alt + Maj + A pour accepter les modifications, etc.
- Filtrez les modifications effectuées par un réviseur spécifique afin de travailler sur les recommandations d'une seule personne à la fois. Cela vous aide à vous concentrer et vous évite d'être submergé. Pour activer cette fonction, allez dans Révision > Afficher les marques > Personnes spécifiques et sélectionnez un réviseur.
- Passez d'un mode d'affichage à l'autre en fonction de vos besoins. Le mode d'affichage Simple affiche une version épurée du document avec un minimum de modifications visibles. Vous pouvez l'utiliser si vous écrivez sur le document. En revanche, le mode d'affichage Tout est utile si vous effectuez une révision approfondie, car il affiche toutes les modifications suivies.
- Ajoutez des commentaires expliquant la raison d'une modification afin de donner plus de contexte aux modifications suivies. Cela élimine les risques de malentendus et d'échanges inutiles.
- Convertissez vos fichiers Microsoft Word en Google Docs si vous recherchez une solution de collaboration et de modification en cours de documents basée sur le cloud. Ce changement est particulièrement utile si vous travaillez déjà dans l'écosystème Google Workspace. Vous pouvez également utiliser Microsoft 365 pour co-rédiger un document avec quelqu'un d'autre.
- Utilisez les fonctionnalités Comparer et Combiner dans Word pour voir les différences entre deux documents ou fusionner les modifications dans un seul document.
Cette fonctionnalité est utile si vous recevez différentes versions d'un même document de la part d'autres réviseurs et que vous souhaitez gagner du temps en traitant plusieurs versions.
Bonus : comment combiner des documents Word!
Limites de l'utilisation du suivi des modifications dans Microsoft Word
Bien que la fonctionnalité Suivi des modifications soit essentielle pour faciliter la collaboration en équipe, elle présente quelques limites qui ont un impact sur l'efficacité du flux de travail et la sécurité des documents. Voici un aperçu de ces inconvénients :
- Complexité de la gestion de plusieurs collaborateurs : lorsque plusieurs utilisateurs apportent des modifications en cours, le document peut rapidement devenir confus. Il devient alors difficile de suivre les révisions et de gérer les modifications. Ces problèmes sont encore plus prononcés dans le cadre des activités de gestion de projet en raison du nombre et de la diversité des parties prenantes impliquées.
🧩 Bien que vous puissiez utiliser les modèles de gestion de projet de Microsoft Word pour rationaliser ce processus, un outil de gestion de projet dédié serait beaucoup plus efficace.
- Collaboration en temps réel limitée : bien que Microsoft 365 offre une collaboration en ligne via le cloud, la version de bureau de Microsoft Word ne dispose pas de fonctionnalité de modification en cours permettant à plusieurs collaborateurs de travailler sur le même fichier. Cela peut entraîner des problèmes de contrôle des versions, car chaque réviseur disposera d'une copie locale du document, que vous devrez consolider.
🧩 Pour une collaboration en temps réel, renseignez-vous sur d'autres logiciels de collaboration documentaire
- Problèmes liés à la taille des documents et aux performances : l'activation de la fonction Suivi des modifications dans des documents volumineux ou pendant de longues durées peut entraîner des problèmes de performances. Vous remarquerez que le document est lent et que son ouverture peut être fastidieuse, en particulier sur différents appareils. Cette expérience frustrante ne fait qu'empirer lorsque vous travaillez dans des délais serrés.
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- Risque de perte ou de corruption des données : si vous désactivez le suivi des modifications avant de finaliser le document, vous risquez de perdre des décisions importantes. Outre ce type d'accident, la fonctionnalité peut potentiellement entraîner la corruption du document, en particulier lorsque vous avez appliqué une mise en forme complexe ou que vous utilisez une version plus ancienne de Word.
🧩 Vous avez besoin d'un outil de documentation ou de traitement de texte qui enregistre toutes les modifications en temps réel et qui est capable de gérer des documents volumineux et complexes avec plusieurs formats.
- Risques de sécurité liés aux métadonnées cachées : même après avoir accepté ou rejeté des modifications, le document peut encore contenir certaines métadonnées. Ces informations secrètes peuvent présenter des risques pour la sécurité et la confidentialité si elles ne sont pas gérées correctement.
🧩 Les outils de gestion des versions de documents offrent un meilleur contrôle sur ces données et disposent d'options avancées pour atténuer les risques associés.
- Interface peu pratique et gênante : bien que cela puisse dépendre des préférences personnelles, la fonctionnalité Suivi des modifications de Microsoft Word semble peu pratique et obsolète. Bien sûr, vous pouvez modifier les options de marquage et afficher ou masquer les modifications suivies, mais la ligne rouge et l'impossibilité de répondre aux commentaires sont assez dépassées.
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Découvrez ClickUp : un moyen plus sûr de suivre les modifications dans les documents
ClickUp est une plateforme de productivité tout-en-un qui va au-delà de la gestion des tâches et offre de puissantes fonctionnalités de collaboration sur les documents via ClickUp Docs.
ClickUp Docs est la fonctionnalité de gestion de documents de l'outil de gestion de projet. Elle offre une plateforme centralisée permettant aux équipes de collaborer en temps réel lors de la création ou de la modification de documents, de conserver l'historique des versions et de suivre les modifications en toute sécurité.
Voici ce qui distingue ClickUp Documents :
Collaboration en temps réel
Contrairement à Microsoft Word, qui offre une collaboration en temps réel limitée, ClickUp Docs est une solution basée sur le cloud qui permet à plusieurs utilisateurs de réaliser simultanément des modifications sur le même document. Cette collaboration et la possibilité de disposer d'une source unique d'informations permettent de minimiser les problèmes liés au contrôle des versions et garantissent que tout le monde est sur la même longueur d'onde, au sens propre comme au figuré !
Sécurité renforcée
ClickUp Docs offre un équilibre parfait entre partage et sécurité. Il intègre des fonctionnalités de sécurité et de confidentialité qui protègent vos documents contre tout accès non autorisé. Vous contrôlez totalement qui peut afficher, modifier et partager vos documents, ce qui le rend plus sûr que les traitements de texte traditionnels qui peuvent négliger certaines modifications ou laisser des métadonnées cachées.
Historique complet des documents
La fonctionnalité d'historique des documents de ClickUp Docs conserve une trace de toutes les modifications apportées à votre document, de l'auteur de ces modifications et de l'heure à laquelle elles ont été effectuées. Cet historique détaillé des révisions élimine le risque de perdre des modifications importantes et vous permet de revenir aux versions précédentes en quelques clics seulement.
Intégrations et notifications automatisées
Comme ClickUp Docs fait partie de l'écosystème ClickUp, vous n'avez plus à vous limiter.
ClickUp s'intègre à plus de 1 000 applications et systèmes, vous permettant ainsi de collaborer sur des documents quel que soit le logiciel utilisé. De plus, vous pouvez configurer des notifications et des rappels automatiques pour que vos collaborateurs puissent réviser les documents.
Accessibilité mobile
L'accessibilité multiplateforme n'est qu'un aspect parmi d'autres de la disponibilité de ClickUp. Vous pouvez accéder à ClickUp Docs partout et à tout moment grâce à l'application mobile intuitive. Vous pouvez ainsi collaborer avec votre équipe même lorsque vous êtes en déplacement.
ClickUp Docs élimine plusieurs difficultés et limites qui empêchent une modification en cours efficace avec Microsoft Word.
Plus important encore, vous pouvez effectuer une connexion transparente des éléments à effectuer dans Docs à des tâches, des échéanciers, des canaux de communication ou des ressources de connaissances dans ClickUp. Cela vous permet de garder vos documents organisés et d'éviter les changements de contexte, tout en vous assurant que rien ne passe entre les mailles du filet.
Suivez votre chemin vers la réussite avec ClickUp
La fonctionnalité Suivi des modifications de Microsoft Word est un outil précieux pour effectuer des modifications en cours et collaborer sur des documents. Elle aide les équipes à réviser, commenter et gérer efficacement les révisions.
Cependant, les limites de Microsoft Word, telles que les difficultés liées à la collaboration en temps réel ou les problèmes de sécurité, peuvent nuire à la productivité, en particulier lorsque vous travaillez sur des documents sensibles ou avec de grandes équipes.
C'est là que ClickUp fait la différence. ClickUp Docs offre un environnement plus intégré, plus sécurisé et plus collaboratif pour vos équipes et vos documents. Utilisez-le pour suivre les modifications, gérer les révisions et travailler ensemble en toute transparence.
Grâce à des fonctionnalités puissantes telles que la collaboration en temps réel, l'historique des documents et la sécurité avancée, ClickUp répond à tout ce dont vous avez besoin en matière d'outil de gestion de documents.
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