Vous êtes-vous déjà retrouvé enseveli sous une montagne de modifications en cours, vous efforçant de suivre qui a suggéré quoi et quand ?
Bien que la fonctionnalité **Suivre les modifications dans Microsoft Mon travail$a soit assez simple, si vous travaillez sur un projet collaboratif avec plusieurs personnes ou si vous créez plusieurs versions d'un même document, les choses peuvent devenir décidément... désordonnées.
Toutefois, grâce à quelques outils et astuces astucieux, vous maîtriserez bientôt l'art du suivi des modifications.
Voyons comment vous pouvez rationaliser votre processus de modification en cours sur Microsoft Word, faire en sorte que tout le monde soit sur la même page et veiller à ce qu'aucune idée géniale ne soit perdue.
Comment utiliser le suivi des modifications dans Word
Le suivi des modifications est une fonctionnalité essentielle lorsque vous modifiez des documents Microsoft Word ou que vous y collaborez. Elle vous permet de suivre et de contrôler chaque modification, commentaire et révision.
Voici un guide étape par étape sur la manière de suivre les modifications dans Word :
Étape 1 : Activer le suivi des modifications dans Microsoft Word
Tout d'abord, vous devez activer le suivi des modifications. Pour le faire :
- Ouvrez votre document dans Microsoft Word
- Accédez à l'onglet Révision dans le ruban de la barre des tâches, en haut de l'écran
- Cliquez sur le bouton Suivre les modifications
- Lorsque vous activez Suivre les modifications, la section est mise en évidence. Les suppressions sont signalées par un trait d'union et les ajouts sont soulignés. Les modifications apportées par différents auteurs sont affichées dans des couleurs différentes
- Activez/désactivez cette icône pour activer ou désactiver Modifications de suivi
- Lorsque vous désactivez le Suivi des modifications, la section n'est plus mise en évidence et Word cesse de suivre les nouvelles modifications. Toutefois, les soulignements et les biffures de couleur existants restent dans le document
via Microsoft
- Vous pouvez choisir de suivre uniquement vos propres modifications ou celles de plusieurs réviseurs
- Pour suivre uniquement vos propres modifications, allez dans Révision > Suivre les modifications > Juste les miennes
- Pour suivre les modifications de tout le monde, allez dans Révision > Suivre les modifications > Pour tout le monde
💡Pro Tip: Si un document est partagé avec vous pour révision et que vous ne pouvez pas désactiver le suivi des modifications, enregistrez une copie du document ou demandez à l'expéditeur de le partager à nouveau avec le mode révision désactivé. Vous pourrez ainsi modifier le document sans suivre les modifications.
Étape 2 : Choisissez comment vous souhaitez afficher les modifications apportées au document
Une fois que la fonctionnalité Suivre les modifications est active, vous pouvez ajuster le rendu de ces révisions sur votre document. Voici ce que vous pouvez faire pour gérer l'affichage des modifications :
- Sous l'onglet Révision, cliquez sur la flèche déroulante située à côté de Suivi des modifications
- Vous disposerez des options suivantes pour personnaliser les balises :
- Marquage simple : Affiche les modifications suivies avec une ligne rouge dans la marge
- Toutes les marques : Affiche toutes les modifications suivies en utilisant différentes couleurs pour le texte et les lignes
- Pas de marquage : Masque les modifications, affichant le document comme si toutes les modifications avaient été appliquées
- Original : Affiche le document tel qu'il était avant l'activation du suivi des modifications, mais toutes les modifications ou tous les commentaires qui n'ont pas été résolus restent visibles dans le document d'origine
- Sélectionnez l'option de marquage appropriée pour décider comment afficher les révisions sur votre document
Étape 3 : Personnaliser l'affichage des modifications dans le document
Vous pouvez décider des types de révisions à afficher et de la manière dont elles apparaissent. Si vous optez pour les bulles, les modifications apparaissent dans les marges du document. En revanche, si vous choisissez de les afficher en ligne, les suppressions apparaîtront sous forme de biffures directement dans le texte plutôt que dans des bulles.
- Vous pouvez personnaliser davantage ces marques en cliquant sur Afficher la marque dans le menu déroulant
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/z.png Suivi des révisions - comment suivre les modifications dans word /$$$img/
- Vous pouvez choisir les types de révisions et la manière dont elles sont affichées
- Si vous choisissez d'afficher les révisions sous forme de bulles, sélectionnez Bulles, puis le type d'affichage souhaité.
- Afficher les révisions dans des bulles : Toutes les modifications sont affichées dans des bulles
- Afficher toutes les révisions en ligne : Afficher toutes les révisions en ligne : les révisions sont affichées en ligne plutôt que dans des bulles
- Afficher uniquement la mise en forme dans les bulles : Afficher uniquement la mise en forme dans les bulles : seules les modifications de mise en forme sont affichées dans les bulles, tandis que les autres sont en ligne
- Si vous souhaitez afficher les modifications par types de cours, vous pouvez sélectionner Insertions et suppressions ou Mise en forme
- Pour sélectionner Personnes spécifiques, effacez toutes les cases à cocher, à l'exception de celles situées en regard des noms des réviseurs dont vous souhaitez afficher les modifications
Étape 4 : Ajouter et supprimer des commentaires
Les commentaires sont un élément essentiel de tout projet de logiciel de collaboration documentaire . Ils constituent un excellent moyen d'ajouter un contexte aux recommandations ou aux suggestions sans apporter de modifications au texte proprement dit.
Voici comment ajouter des commentaires :
- Sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter
- Dans l'onglet Revue, cliquez sur l'option Nouveau commentaire
/$$$imgg/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/new.png Nouveau commentaire comment suivre les modifications dans word /$$$img/
- Une bulle de commentaire apparaît dans la marge du document, dans laquelle vous pouvez noter vos pensées, vos idées, vos commentaires ou vos suggestions
- Répétez les étapes ci-dessus si vous souhaitez ajouter un autre nouveau commentaire
- Pour supprimer des commentaires, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la bulle de commentaires et sélectionnez l'option Supprimer le commentaire
- Vous trouverez également l'option Supprimer dans le ruban pour supprimer les commentaires
- Vous pouvez activer/désactiver les commentaires en utilisant les options Précédent et Suivant. Ceci est très utile lorsque vous avez plusieurs commentaires
- Vous pouvez répondre à un fil de commentaires, le modifier, le supprimer ou le résoudre à partir du commentaire
/$$$imgg/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/q-1.png Option de modification en cours du commentaire /$$$img/
Étape 5 : Accepter ou rejeter les modifications
Une fois que vous et vos collaborateurs avez apporté toutes les modifications, vous pouvez approuver ou rejeter leurs suggestions. Voici comment procéder :
- Accédez au menu Révision
- Sous l'onglet Modifications, vous trouverez des options pour Accepter ou Rejeter les modifications. Vous avez également la possibilité d'activer/désactiver le Suivi des modifications à l'aide des options Précédent et Suivant
/$$$imgg/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/rem.png Accepter ou rejeter les modifications /$$$img/
- Vous pouvez :
- Accepter/rejeter un changement spécifique
- Accepter/rejeter une modification et passer à la recommandation suivante
- Accepter/rejeter toutes les modifications du document
Bonus: En savoir plus sur la gestion des révisions, lisez notre sur le contrôle de la version des documents .
Étape 6 : Utiliser le volet de révision
Utilisez le volet de révision pour obtenir un aperçu plus détaillé des modifications suivies et des commentaires dans votre document.
- Sélectionnez Révision dans la barre d'outils et accédez à la section Suivi des modifications
- Cliquez sur Volet de révision, une nouvelle fenêtre s'ouvre et affiche toutes les modifications apportées au document
- Vous avez la possibilité d'afficher le Volet de révision horizontalement (pour voir une liste de toutes les modifications sous votre document) ou verticalement (pour voir une liste de toutes les modifications à côté de votre document)
via Erin Wright Cette fonctionnalité est utile si vous souhaitez obtenir un résumé et examiner chaque modification individuellement et en profondeur.
Étape 7 : Verrouiller le suivi des modifications
Lorsque vous envoyez un document pour révision ou approbation, il est crucial de capturer toutes les modifications apportées par les réviseurs. Certaines personnes peuvent oublier d'activer le Suivi des modifications. Bien que vous puissiez comparer la version originale et la version révisée pour repérer les différences, Verrouiller le suivi est un moyen plus simple d'empêcher que des modifications soient apportées sans qu'elles aient été suivies.
- Dans la section Suivre les modifications, cliquez sur Bloquer le suivi
/$$$imgg/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/save.png verrouillage du suivi comment suivre les modifications dans word /$$$img/
via Conseils sur les outils de bureautique
- Dans la boîte de dialogue Suivi du verrouillage, créez un mot de passe
Note: Tout le monde peut débloquer le suivi des modifications avec le bon mot de passe. Cette fonctionnalité améliore la collaboration et la modification en cours des documents. Veillez à communiquer avec votre équipe et à gérer efficacement vos mots de passe pour maintenir un flux de travail fluide.
Conseils et astuces pour tirer le meilleur parti du suivi des modifications dans Microsoft Word
La maîtrise de la fonctionnalité de suivi des modifications est l'une des nombreuses possibilités offertes par Microsoft Word Microsoft Word qui peuvent améliorer vos processus de modification en cours et de collaboration.
Voici quelques conseils et astuces qui vous aideront à tirer le meilleur parti de cet outil puissant :
- Rationalisez vos flux de travail à l'aide de raccourcis clavier pour gérer efficacement le suivi des modifications
Par exemple, vous pouvez activer l'option Track Changes en suivant les touches Ctrl + Shift + E ou Commande + Shift + E pour les Macs. La même combinaison permet également de le désactiver. Utilisez Alt + Shift + C pour faire défiler les modifications ; Alt + Shift + A pour accepter les cours, et ainsi de suite
- Filtrez les modifications d'un réviseur spécifique pour travailler sur les recommandations d'une seule personne à la fois. Cela vous permet de vous concentrer et d'éviter d'être submergé. Pour l'activer, allez dans Revue > Afficher les annotations > Personnes spécifiques et sélectionnez un réviseur
- Passez d'un affichage à l'autre en fonction de vos besoins. La Vue de balisage simple affiche une version propre du document avec un minimum de modifications visibles. Vous pouvez l'utiliser si vous écrivez sur le document. En revanche, l'affichage Toutes les modifications est utile si vous effectuez une révision approfondie, car il affiche toutes les modifications suivies
- Ajoutez des commentaires expliquant la raison d'être d'une modification pour donner plus de contexte aux modifications suivies. Cela élimine les risques de mauvaise communication et les allers-retours inutilesConvertir des fichiers Microsoft Word en Google Docs
- Taille du document et problèmes de performance : L'activation du Suivi des modifications dans des documents volumineux ou pendant de longues durées peut entraîner des problèmes de performances. Vous remarquerez que le document traîne et que son ouverture peut être lente et pénible, en particulier sur différents appareils. Cette expérience frustrante ne fait qu'empirer lorsque vous travaillez dans des délais serrés
🧩 Look for powerful software that can handle multiple reviewers and versions (Recherche d'un logiciel puissant capable de gérer plusieurs réviseurs et versions)
- Perte ou corruption potentielle de données : Si vous désactivez le suivi des modifications avant de finaliser le document, vous risquez de perdre des décisions importantes. Outre ces accidents, la fonctionnalité pourrait potentiellement résulter en une corruption du document, en particulier lorsque vous avez mis en forme de manière complexe ou que vous utilisez une version plus ancienne de Word
🧩 Vous avez besoin d'un outil de documentation ou de traitement de texte qui enregistre toutes les modifications en temps réel et qui est capable de traiter des documents volumineux et complexes comportant plusieurs formes dans le,
- Risques de sécurité avec les métadonnées cachées : Même après avoir accepté ou rejeté des modifications, le document peut encore contenir des métadonnées. Ces informations secrètes peuvent présenter des risques pour la sécurité et la confidentialité si elles ne sont pas gérées correctement
🧩 outils de gestion des versions de documents offrent un meilleur contrôle sur ces données et disposent d'options avancées pour atténuer les risques qui y sont associés
- Interface lourde et distrayante : Bien qu'il s'agisse peut-être de préférences personnelles, la fonctionnalité de suivi des modifications de Microsoft Word semble encombrante et obsolète. Certes, vous pouvez modifier les options de balisage et afficher ou masquer les modifications suivies, mais la ligne rouge et l'impossibilité de répondre aux commentaires sont plutôt désuètes
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Rencontre avec ClickUp : Un moyen plus sûr de suivre les modifications dans les documents ClickUp est une plateforme de productivité tout-en-un qui va au-delà de la gestion des tâches et offre de puissantes fonctionnalités de collaboration documentaire via
ClickUp Docs .
ClickUp Docs est la fonctionnalité de gestion de documents de l'outil de gestion de projet. Elle offre une plateforme centralisée permettant aux équipes de collaborer en temps réel lors de la création ou de la modification de documents, de maintenir l'historique des versions et de suivre les modifications en toute sécurité.
Voici comment ClickUp Docs se distingue :
Collaboration en temps réel
Contrairement à Microsoft Word, qui offre une collaboration limitée en temps réel, ClickUp Docs est une solution basée sur le cloud qui permet à plusieurs utilisateurs de modifier le même document simultanément. Cette collaboration et la possibilité de saisir une source unique de vérité permettent de minimiser les problèmes de contrôle de version et de s'assurer que tout le monde est sur la même page - au sens propre comme au sens figuré !
Expérimentez la modification en cours en direct sur ClickUp Docs
Sécurité renforcée
ClickUp Docs réalise parfaitement l'équilibre entre partage et sécurité. Il intègre des fonctionnalités de sécurité et de confidentialité qui protègent vos documents contre tout accès non autorisé. Vous avez un contrôle absolu sur les personnes qui affichent, modifient et partagent vos documents, ce qui le rend plus sûr que les traitements de texte traditionnels qui peuvent ignorer des modifications ou laisser des métadonnées cachées.
restez maître de ce que vous partagez et avec qui avec ClickUp Docs_
**Historique complet des documents
La fonctionnalité d'historique des documents de ClickUp Docs maintient un enregistrement de toutes les modifications apportées à votre document, de l'auteur de la modification et de l'horodatage. Un historique des révisions aussi détaillé élimine le risque de perdre des modifications en cours importantes et vous permet de revenir à des versions antérieures en quelques clics.
Intégrations et notifications automatisées
Parce que ClickUp Docs fait partie de l'écosystème ClickUp, vous n'avez pas à rester limité.
ClickUp s'intègre à plus de 1000 applications et systèmes, ce qui vous permet de collaborer sur Docs quelle que soit la solution logicielle. De plus, vous pouvez paramétrer des notifications et des rappels automatisés pour que les collaborateurs révisent les documents.
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Accessibilité mobile
L'accessibilité multiplateforme n'est qu'une facette de la disponibilité de ClickUp. Vous pouvez accéder à ClickUp Docs de n'importe où et à tout moment grâce à l'application mobile intuitive. Ainsi, collaborez avec votre équipe même lorsque vous êtes en déplacement.
ClickUp Docs supprime plusieurs défis et limites qui empêchent une modification en cours collaborative efficace à l'aide de Microsoft Word.
Plus important encore, vous pouvez connecter de manière transparente des éléments d'action de Docs à des Tâches, des échéanciers, des canaux de communication ou des ressources de connaissances dans ClickUp. Cela permet de garder vos documents organisés et d'éviter le changement de contexte tout en s'assurant que rien ne passe à travers les mailles du filet.
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Suivez le chemin de votre réussite avec ClickUp
La fonctionnalité de suivi des modifications de Microsoft Word est un outil précieux pour la modification en cours et la collaboration sur des documents. Elle aide les équipes à revoir, commenter et gérer efficacement les révisions
Toutefois, les limites de Microsoft Mon travail, telles que les difficultés liées à la collaboration en temps réel ou les problèmes de sécurité, peuvent entraver la productivité, en particulier lorsque vous travaillez sur des documents sensibles ou avec de grandes équipes.
C'est là que ClickUp fait la différence. ClickUp Docs offre un environnement plus intégré, plus sûr et plus collaboratif pour vos équipes et vos documents. Mon travail consiste à suivre les modifications, à gérer les révisions et à travailler ensemble de manière transparente.
Avec des fonctionnalités puissantes telles que la collaboration en temps réel, l'historique des documents et une sécurité avancée, ClickUp répond à tout ce que vous attendez d'un outil de gestion de documents. S'inscrire à ClickUp et gérez vos documents plus efficacement.