Imaginez la situation suivante : Un employé partage sur son compte personnel de médias sociaux un message apparemment inoffensif relatant une journée typique sur son lieu de travail, mais il enfreint par inadvertance la confidentialité de l'entreprise. Le message se propage rapidement, devenant une crise de relations publiques qui aurait pu être facilement évitée. Ce scénario n'est pas seulement une mise en garde - il peut devenir une réalité pour vous.
Pour éviter d'être confronté à de tels problèmes liés aux médias sociaux (petits ou grands), vous devez vous doter d'une bonne politique en matière de médias sociaux. Dans ce billet de blog, nous vous expliquons comment créer une politique de médias sociaux, en vous proposant des étapes et des exemples clairs pour créer des lignes directrices qui s'alignent sur les valeurs de votre entreprise et garantissent que votre équipe comprend les limites de l'engagement en ligne.
Qu'est-ce qu'une politique des médias sociaux ?
Une politique de médias sociaux est un ensemble de paramètres qui décrivent les attentes de votre entreprise en matière de comportement des employés sur les plateformes de médias sociaux. Elle fournit un cadre clair sur la manière dont les employés doivent représenter votre marque en ligne, en assurant la cohérence et en protégeant la réputation de votre entreprise. Une politique des médias sociaux bien conçue agit comme votre manuel de l'employé mais pour les médias sociaux.
Vous pouvez considérer la politique des médias sociaux comme la feuille de route qui décrit :
- Les règles d'utilisation des comptes de médias sociaux officiels de l'entreprise
- Les lignes directrices pour les comptes de médias sociaux personnels des employés pour la publication ou le commentaire sur l'entreprise
- Les choses à faire et à ne pas faire pour le partage d'informations ou de contenus liés à l'entreprise sur les médias sociaux
- Bonnes pratiques pour dialoguer avec les clients et le public en ligne
- Mesures disciplinaires à prendre à l'encontre des employés qui enfreignent les lignes directrices de l'entreprise en matière de médias sociaux
Une politique en matière de médias sociaux sert de filet de sécurité pour la réputation en ligne de votre marque. Voici comment :
- Elle assure la cohérence de la voix de votre marque sur toutes les plateformes
- Elle prévient les incidents embarrassants (et potentiellement coûteux) sur les médias sociaux
- Teams donne à votre équipe la confiance nécessaire pour s'engager en ligne sans se remettre en question
- Fournit un forfait d'action pour gérer les commentaires négatifs ou les crises de relations publiques
- Garantit que vous respectez les règles du jeu en ce qui concerne les réglementations sectorielles
Sections à inclure dans votre politique en matière de médias sociaux
A politique de l'entreprise pour les médias sociaux contient divers éléments, notamment des normes objectives et éthiques. Voici quelques-unes des sections importantes que vous devez ajouter à votre politique en matière de médias sociaux :
Objet et champ d'application
L'objectif et le champ d'application sont le "pourquoi" et le "qui" de la politique relative aux médias sociaux, c'est-à-dire la raison d'être de ces lignes directrices relatives aux médias sociaux et les personnes qui doivent s'y conformer. Lorsque tout le monde est sur la même page, il est plus facile de maintenir et de préserver la réputation de votre marque en ligne.
Propriété du compte
Cette section explique qui est propriétaire de quoi lorsqu'il s'agit de comptes de médias sociaux. Elle définit des rôles clairs pour chaque personne associée à la gestion de la présence de l'entreprise sur les médias sociaux. Elle met également en évidence les personnes qui ne sont pas autorisées à utiliser les comptes de médias sociaux de l'entreprise. Naturellement, cela permet de renforcer la responsabilité.
Par instance, le responsable des médias sociaux peut s'assurer que tout le contenu des comptes de médias sociaux de l'entreprise respecte les normes de l'entreprise et est approprié pour le public cible. Le responsable de l'assistance client peut être chargé de toutes les plaintes et requêtes des clients via les médias sociaux et l'équipe d'assistance informatique peut surveiller les comptes de médias sociaux pour détecter toute activité suspecte.
Représentation de la marque
Votre marque a une personnalité propre, composée d'une apparence, d'une sensation et d'une voix distinctes, et cette partie de la politique vous aide à clouer le bec à chaque fois que vous publiez sur les médias sociaux. Il s'agit en quelque sorte d'un guide de style pour les médias sociaux. Que vous publiez sur les comptes officiels de l'entreprise ou que vous mentionniez simplement l'entreprise dans vos messages personnels, ces lignes directrices veillent à ce que tout reste cohérent et professionnel.
Voici quelques points que vous pouvez inclure dans cette section :
- Veiller à ce que tout le contenu reflète la validation de l'entreprise en matière de diversité, d'équité et d'inclusion
- Utiliser uniquement des logos, des combinaisons de couleurs, des polices de caractères et d'autres actifs visuels approuvés lors de la création de contenu sur les médias sociaux
- Se concentrer sur des sujets pertinents pour l'industrie, les produits et les services de l'entreprise. Éviter de s'engager dans des discussions ou de publier du contenu sans rapport avec la mission de l'entreprise
Confidentialité et respect de la vie privée
Votre politique en matière de médias sociaux doit mettre en évidence les aspects que les employés doivent garder confidentiels. Cela permet de protéger les informations sensibles d'un partage involontaire en ligne. Cette section est cruciale pour préserver les données exclusives de l'organisation, ainsi que la confidentialité des clients et des employés, ce qui permet d'instaurer un climat de confiance avec les parties prenantes.
Vous pouvez ajouter les directives suivantes à l'intention des employés pour garantir la confidentialité et la protection de la vie privée sur les médias sociaux :
- Ne partagez pas d'informations confidentielles ou exclusives sur les médias sociaux liées aux secrets commerciaux, aux données financières, aux détails sur les clients, aux stratégies internes et aux forfaits de développement de produits de l'entreprise
- Évitez de discuter ou de partager des informations liées à des négociations en cours, à des questions juridiques, à des défis réglementaires ou à tout autre sujet sensible susceptible d'avoir un impact sur la sécurité de l'entreprise
- Ne divulguez aucune information relative aux clients, y compris les noms des clients ou leurs commentaires, sans l'autorisation préalable du client et de l'entreprise
Respect des lois et des réglementations
Naviguer sur les médias sociaux peut s'avérer délicat en ce qui concerne les différentes lois sur les droits d'auteur, mais cette section est là pour vous aider. Vous devez vous assurer que tout le monde respecte les règles, qu'il s'agisse d'utiliser des images en toute légalité ou de vous assurer que vous respectez les réglementations propres à votre secteur d'activité. En mettant en évidence les choses à faire et à ne pas faire, vous pouvez faire en sorte que tout se passe dans les règles et éviter tout problème juridique à l'avenir.
Lire la suite: Modèles de procédures opératoires normalisées gratuits et comment rédiger les vôtres
Comment créer une politique efficace en matière de médias sociaux ?
La création d'une politique en matière de médias sociaux peut sembler difficile, mais avec les bons outils, cela peut être beaucoup plus facile. ClickUp , une plateforme de gestion de documents et de projets tout-en-un, simplifie le processus de création et de gestion des politiques relatives aux médias sociaux en permettant une collaboration transparente et l'utilisation de l'IA.
Voici un guide étape par étape pour créer une politique de médias sociaux efficace, complété par ClickUp :
1. Identifiez l'objectif de votre politique
Sans un objectif clair, votre politique en matière de médias sociaux risque de manquer d'orientation, ce qui la rendra moins efficace. Commencez par réunir les parties prenantes clés (RH, service juridique, marketing et informatique) pour discuter des raisons pour lesquelles la politique relative aux médias sociaux est nécessaire et des objectifs qu'elle doit atteindre.
Comment c'est Terminé:
Au cours de cette réunion, encouragez une discussion ouverte sur les objectifs de la politique. Voici quelques points à prendre en compte :
- Cherchez-vous à protéger des informations sensibles et confidentielles ?données de l'entreprise et à éviter les risques de sécurité ?
- La cohérence de la marque sur les plateformes de médias sociaux est-elle une priorité ?
- À faire en sorte que les employés comprennent comment se comporter en ligne d'une manière qui reflète les valeurs de votre entreprise ?
En répondant à ces questions, vous mettrez le doigt sur les objectifs spécifiques auxquels votre politique doit répondre.
2. Définir l'utilisation acceptable
Cette étape consiste à créer des règles claires sur la manière dont les employés doivent utiliser leurs comptes de médias sociaux personnels pendant les heures de travail et lorsqu'ils représentent l'entreprise en ligne. Elle couvre les plateformes concernées et le contenu approprié.
Comment c'est terminé:
- Plateformes: Identifier les plateformes de médias sociaux pertinentes comme LinkedIn, Instagram, etc.
- Contenu: Préciser quels types de posts et d'interactions sur les médias sociaux sont acceptables
- Personnel vs. professionnel: Offrir des conseils sur la gestion des comptes personnels, en particulier s'ils font référence à l'entreprise
- Heures de travail: Définir l'utilisation acceptable des médias sociaux pendant le temps de travail
Utilisez le Modèle de manuels, politiques et procédures pour les employés de ClickUp pour définir des lignes directrices concernant l'utilisation des médias sociaux par les employés.
Modèle de manuels, politiques et procédures pour les employés de ClickUp
Il vous donne une structure organisée pour placer les différents éléments de votre politique en matière de médias sociaux, page par page. Par instance, vous pouvez créer des pages distinctes comme suit :
- Introduction: Définir l'objectif et la portée de la politique. Expliquez l'importance d'une utilisation responsable des médias sociaux
- Lignes directrices générales: Interdire l'utilisation abusive des ressources de l'entreprise pour des activités personnelles sur les médias sociaux. Définir les paramètres d'une conduite appropriée des employés sur les médias sociaux (par exemple, un langage respectueux, éviter le harcèlement ou la discrimination). Aborder la question de l'utilisation des logos, des marques déposées et de la propriété intellectuelle de l'entreprise
- **Préciser si les employés peuvent représenter l'entreprise sur les médias sociaux. Fournir des lignes directrices pour l'utilisation de la marque ou des logos de l'entreprise dans les profils personnels. Établir des procédures pour obtenir l'approbation des comptes de médias sociaux parrainés par l'entreprise
- Informations confidentielles: Interdire le partage d'informations confidentielles ou exclusives sur les médias sociaux. Décrire les conséquences d'une violation de cette politique
- Harcèlement et discrimination: Renforcez la validation de l'entreprise en faveur d'un lieu de travail exempt de harcèlement. Interdire les contenus discriminatoires ou offensants sur les médias sociaux. Décrire les conséquences d'une violation de cette politique
- Contrôle et application: Expliquez les pratiques de contrôle de l'entreprise (par exemple, contrôle des appareils appartenant à l'entreprise). Décrivez les conséquences d'une violation de la politique relative aux médias sociaux. Décrire la procédure d'appel
Pour chaque page du modèle, vous pouvez désigner différents propriétaires et collaborateurs.
3. Intégrer des considérations juridiques et éthiques
Vous ne voulez pas que les employés enfreignent les normes juridiques ou éthiques lorsqu'ils s'engagent sur les comptes officiels de médias sociaux de l'entreprise, car cela pourrait mettre l'entreprise en difficulté. C'est pourquoi il est important d'intégrer des normes juridiques et éthiques dans la politique de l'entreprise en matière de médias sociaux.
Consultez un expert juridique pour vous assurer que vos directives sont conformes aux lois relatives à la liberté d'expression, à la confidentialité et à la propriété intellectuelle. Incluez des directives claires sur le traitement des informations confidentielles et exposez les conséquences de la diffamation, du harcèlement ou de la discrimination en ligne.
4. Établir des lignes directrices en matière de contenu
L'étape suivante consiste à établir des paramètres clairs pour le contenu partagé sur le paysage des médias sociaux par votre entreprise. Il s'agit de définir quels types de posts sont appropriés et de s'assurer qu'ils s'alignent sur l'identité de la marque en termes de ton, de style et de voix.
À faire:
- Exemples de contenu: Fournissez des exemples spécifiques de contenu acceptable, tels que des mises à jour de produits ou des témoignages de réussite de clients, et clarifiez ce qui doit être évité, comme les sujets controversés ou hors marque
- Processus d'approbation: Mettez en place un processus d'approbation du contenu pour les comptes officiels de l'entreprise afin de garantir la cohérence et la qualité
- Cohérence de la marque: Définir le ton, le style et la voix qui correspondent à votre marque, qu'il s'agisse d'un ton professionnel, amical ou autoritaire
Avec Documents ClickUp vous pouvez créer, modifier et partager des documents de manière collaborative. Lorsqu'il s'agit d'établir des directives de contenu pour la rédaction d'une politique de médias sociaux, ces fonctionnalités en font un choix particulièrement efficace :
- Collaboration en temps réel: Plusieurs membres de l'équipe peuvent travailler simultanément sur le document, ce qui facilite la collecte d'informations et permet de s'assurer que tout le monde est sur la même page
- Historique des versions: Suivi des modifications apportées au document et retour aux versions précédentes si nécessaire
- Intégration des tâches: Connexion des tâches liées à la politique (par ex,manuel de l'employé) directement au document pour une meilleure organisation
- Commentaires et discussions: Ajoutez des commentaires et des discussions à des sections spécifiques du document, facilitant ainsi une communication ouverte et un retour d'information
- Partage du document: Partagez la politique avec les parties prenantes concernées, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de votre organisation
utilisez ClickUp Docs pour créer un document spécial afin de collaborer lors de la création de votre politique en matière de médias sociaux_
Vous pouvez également utiliser IA pour la documentation afin d'accélérer le processus. ClickUp Brain, l'assistant IA de ClickUp, offre un environnement de travail flexible et collaboratif aux équipes comme la vôtre pour générer, organiser et développer des idées.
via Coca Cola La politique de Coca-Cola met l'accent sur la transparence, l'exactitude et le respect. Les employés sont encouragés à divulguer leur relation avec l'entreprise lorsqu'ils participent à des discussions en ligne liées à la marque.
Éléments clés :
- Soyez transparent quant à votre connexion avec Coca-Cola
- Suivre le code de conduite de l'entreprisecode de conduite de l'entreprise* Veillez à ce que vos messages soient exacts et véridiques
- Respecter la confidentialité et les informations exclusives
- Faire preuve de bon sens et de respect dans toutes les communications
Intel
via Intel Les lignes directrices d'Intel sont conçues pour permettre aux employés de s'engager dans les médias sociaux tout en protégeant les intérêts de l'entreprise et pour encourager l'utilisation de ces positions comme une force de bonté et de positivité.
Éléments clés:
- Dévoilez votre affiliation à Intel
- Veillez à ce que vos messages soient respectueux et honnêtes
- Maintenir la confidentialité des informations exclusives d'Intel
- Éviter les conflits d'intérêts
- Soyez conscient que vos messages peuvent avoir un impact à long terme sur la réputation de l'entreprise
Best Buy
via Meilleur achat La politique de Best Buy est simple et définit des paramètres clairs pour les employés qui s'engagent sur les plateformes sociales.
Lignes directrices clés:
- Protéger la marque : ne partagez pas d'informations confidentielles, telles que des nombres financiers, des communications internes autour de promotions, des données sur les clients, ou tout ce qui pourrait nuire à l'image de l'entreprise
- Respectez les droits d'auteur et les marques déposées : Ne publiez rien qui appartienne à quelqu'un d'autre, y compris de la musique, des publications, des logos, des marques déposées, etc.
- Respectez le public : n'utilisez pas de langage offensant et ne partagez pas de contenu inapproprié
- Faites preuve de transparence : Divulguez votre rôle au sein de Best Buy si vous discutez de l'entreprise
- **Soyez responsable : n'oubliez pas que vos messages reflètent Best Buy et peuvent avoir un impact sur sa marque
Dell
via Dell La politique de Dell vise à garantir que l'activité des employés sur les médias sociaux s'aligne sur les valeurs et les objectifs de l'entreprise.
Principes clés :
- Be nice, have fun, and connect: Respectez la diversité, et n'apportez pas votre assistance ou ne vous laissez pas aller à des discours haineux. Ne vous livrez pas à l'intimidation, au harcèlement ou à la menace de violence sur les médias sociaux
- Protégez les informations : Protéger les informations confidentielles et propriétaires de Dell
- Faites preuve de transparence et divulguez : divulguez votre relation avec Dell lorsque vous discutez de sujets liés à l'entreprise
- Suivez la loi, suivez le code de conduite : Ne violez pas les marques déposées, les droits d'auteur ou les droits de publicité. Veillez à attribuer vos citations et à obtenir le consentement des personnes qui apparaissent dans les médias que vous partagez
- Soyez responsable : Faites preuve de discernement et évitez les contenus inappropriés
Adobe
via Adobe La politique d'Adobe encourage les employés à partager leur enthousiasme pour l'entreprise tout en étant conscients des risques potentiels.
Éléments clés:
- Dévoilez votre affiliation à Adobe
- Faire preuve de bon sens et de respect
- Protéger les informations confidentielles et exclusives
- Expliquez clairement que vos opinions sont les vôtres
- Engagez des discussions qui apportent une valeur ajoutée à la communauté Adobe
L'Oréal
via L'Oréal La politique de publicité et de communication marketing de L'Oréal met l'accent sur une communication responsable afin d'éviter d'induire les consommateurs en erreur et d'afficher des contenus préjudiciables ou discriminatoires.
Éléments clés :
- Toutes les affirmations et déclarations doivent être étayées par des données
- Le contenu ne doit pas critiquer un concurrent ou une catégorie de produits
- S'abstenir d'utiliser du matériel protégé par des droits d'auteur sur les médias sociaux
- Les médias partagés doivent être sincères, vrais, non trompeurs, et décents
Nestlé
via Nestlé La politique de Nestlé en matière de médias sociaux met l'accent sur la promotion d'un contenu propre et original concernant la marque sur les médias sociaux.
Lignes directrices clés:
- Divulguer l'affiliation avec Nestlé lors de la publication de contenu ou de commentaires sur des posts
- Pas de messages calomnieux, diffamatoires, intimidants, harcelants, menaçants ou abusifs
- Pas de messages trompeurs ou mensongers
- Pas de messages indécents ou autrement négatifs ou désobligeants
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La création d'une solide politique d'entreprise en matière de médias sociaux est clé pour assurer la sécurité de votre marque au sein de votre communauté en ligne et la responsabilisation de votre équipe, tout en maintenant une présence en ligne cohérente et professionnelle. Avec ClickUp, vous pouvez rendre ce processus beaucoup plus facile.
Du brainstorming sur les lignes directrices et les responsabilités au déploiement de la politique finale, ClickUp vous couvre avec des modèles personnalisables, une gestion des tâches facile à utiliser et des outils qui facilitent la collaboration.
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