Vous venez de rédiger votre e-mail et vous tombez soudain sur les champs CC et BCC.
Une question vous vient alors à l'esprit : "À qui dois-je transmettre cet e-mail ?"🤔
Nous sommes tous passés par là.
Savoir quand utiliser CC ou BCC peut avoir un impact important sur la façon dont vos e-mails sont reçus.
Si vous vous trompez, vous risquez de partager des informations sensibles avec les mauvaises personnes ou, pire, d'exclure quelqu'un qui devrait l'être (comme votre patron !).
Dans ce blog, nous allons éclaircir la confusion entre CC et BCC et expliquer quand vous devez utiliser l'un ou l'autre de ces termes.
En prime, vous trouverez des outils et des ressources pratiques qui vous aideront à perfectionner vos compétences en matière d'e-mailing.
Comprendre les champs d'un e-mail : Le champ "A" (To)
Le champ "À" d'un e-mail est l'endroit où vous indiquez les destinataires principaux.
Il s'agit des personnes avec lesquelles vous souhaitez communiquer directement. Ce sont les principaux destinataires de votre message. Lorsque vous envoyez un e-mail, ces adresses électroniques sont visibles par tous les destinataires.
Le champ "À" est un excellent moyen d'assurer la politesse et le professionnalisme de vos e-mails. Pour éviter de polluer les boîtes réception, limitez votre liste d'adresses "À" aux seules personnes directement concernées
Mais que faire si vous souhaitez inclure d'autres personnes sans les mettre au premier plan ?
C'est là qu'interviennent les champs CC (copie carbone) et BCC (copie carbone invisible). Ils vous permettent d'envoyer discrètement l'e-mail à d'autres destinataires. En utilisant un champ spécifique, vous pouvez également mieux gérer les réponses et les fils de discussion en cours.
Qu'est-ce que la CC dans un e-mail ?
CC est l'abréviation de "carbon copy" (copie carbone). Il permet d'envoyer une copie d'un e-mail à d'autres destinataires. Il ne s'agit pas de vos destinataires principaux, mais de personnes en périphérie qui doivent quand même voir l'e-mail et les réponses à l'e-mail
Par exemple, si vous répondez à un client que vous gérez directement, vous voudrez peut-être garder votre responsable en CC pour les discussions importantes liées au coût des services ou à toute escalade.
Lorsque vous utilisez la fonction "CC", toutes les adresses électroniques figurant dans ce champ sont visibles par tous les destinataires de l'e-mail. Cette transparence est utile pour la maintenance d'une communication claire.
Quand utilise-t-on la fonction CC ?
Vous utilisez le champ CC e-mail lorsque vous souhaitez tenir d'autres "parties intéressées" au courant.
Le champ CC est également très utile pour envoyer un message à une équipe. Il permet d'ajouter plusieurs personnes sans les mettre au premier plan
Savoir quand utiliser le champ CC permet d'organiser les fils d'e-mails et de ne pas les perdre de vue.
💡Pro Tip:
Utiliser des boîtes de réception partagées
pour améliorer la communication au sein de l'équipe. Cela permet d'améliorer la collaboration et le partage des connaissances, car les membres de l'équipe peuvent facilement accéder et contribuer aux discussions et projets en cours.
Qu'est-ce que le BCC dans un e-mail ?
BCC est l'abréviation de blind carbon copy (copie carbone aveugle). Le champ BCC d'un e-mail permet de communiquer avec plusieurs destinataires sans qu'ils ne voient les adresses des autres.
Ce champ permet de conserver la confidentialité et la sécurité des adresses e-mail. Lorsque vous envoyez un e-mail en utilisant "BCC", les destinataires ne peuvent pas voir les adresses des autres destinataires.
Quand utilise-t-on le champ BCC ?
Vous utilisez la fonction BCC pour l'une des deux raisons suivantes : pour garder les adresses e-mail privées (comme vous le souhaiteriez lors de l'envoi d'e-mails en masse) ou pour marquer des personnes sur des e-mails sans que les autres destinataires ne le sachent
La fonction BCC est également pratique dans le cadre de la communication professionnelle. Supposons que vous envoyiez un e-mail à plusieurs candidats à un emploi pour les inviter à participer à la première série d'entretiens. Vous pouvez utiliser la fonction "BCC" Cela permet de garder les choses en ordre et de faire en sorte que l'e-mail reste professionnel et personnel à la fois.
Lire aussi: Comment créer modèles d'e-mail dans Gmail .
CC vs BCC : Comment faire pour savoir lequel utiliser ?
Le CC et le BCC ont tous deux des objectifs différents.
Voici ce que vous devez garder à l'esprit lorsque vous décidez du champ à utiliser.
1. Importance de la préférence du destinataire
Il est judicieux de toujours penser à la manière dont les destinataires préfèrent recevoir les e-mails. **Certains souhaitent la transparence, tandis que d'autres accordent de l'importance à la confidentialité
Utilisez la fonction CC pour les personnes qui doivent être incluses de manière visible. Elles sont importantes pour la discussion. Enfin, il convient de vérifier que les personnes ajoutées en CC sont pertinentes pour la discussion afin d'éviter les e-mails inutiles.
Toutefois, en règle générale, si vous n'êtes pas sûr de leur préférence, préférez BCC pour éviter tout malentendu.
💡Pro Tip: L'utilisation de BCC permet également de réduire le risque de réponses inattendues du type "Répondre à tous", qui sont souvent à l'origine de spams et de confusion dans les e-mails.
2. Respect de la confidentialité
Le respect de la confidentialité est crucial, en particulier lors d'un envoi à plusieurs destinataires qui ne se connaissent pas.
CC affiche toutes les adresses, ce qui permet de savoir qui est inclus. BCC cache les adresses, ce qui garantit la confidentialité.
Lorsqu'il s'agit d'informations sensibles, la fonction BCC doit être privilégiée. Elle protège l'identité et les coordonnées de tous les destinataires.
3. Nombre de destinataires
Mon travail consiste à envoyer des e-mails à un petit groupe connu, car il favorise une communication ouverte. L'inverse est vrai pour BCC, qui est très utile pour envoyer des e-mails à une liste de personnes.
Nous vous recommandons d'utiliser le champ BCC si vous envoyez une lettre d'information par courrier électronique ou si vous menez une campagne d'e-mailing de masse. L'idée est d'éviter d'exposer une longue liste d'adresses e-mail aux autres destinataires.
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Rationaliser la gestion des e-mails avec ClickUp
Nous avons tous utilisé différents fournisseurs d'e-mail, et la plupart d'entre eux sont assez similaires en termes de fonctions. Le problème de la plupart de ces outils est qu'ils ne sont pas conçus pour une communication et une collaboration optimales.
Par exemple, les équipes utilisent généralement une application d'e-mail pour lire et envoyer des e-mails avant de passer à un outil complètement différent pour la communication instantanée. Cela peut souvent s'avérer inutile et conduire à des discussions fragmentées dans plusieurs environnements de travail.
Et si vous pouviez envoyer des e-mails, gérer votre projet, vérifier vos tâches et collaborer avec votre équipe, le tout en un seul endroit ? Avec ClickUp, c'est possible.
Les fonctionnalités de gestion des e-mails dans ClickUp
En plus de ses capacités de gestion de projet, ClickUp vous permet d'envoyer, de recevoir et de gérer des e-mails directement au sein de la plateforme, ce qui en fait un outil puissant pour la gestion des e-mails.
Vous pouvez également utiliser les options CC et BCC pour contrôler la visibilité et la confidentialité, ainsi que de nombreuses autres fonctionnalités qui ont été abordées précédemment.
- Envoyer et recevoir des e-mails : Vous pouvez activer l'optionla capacité d'envoyer des e-mails dans ClickUp de ClickApps pour envoyer des e-mails sans changer d'onglet. Cette fonctionnalité vous permet d'envoyer vos messages et vos réponses directement depuis ClickUp. Vous pouvez également recevoir des e-mails et les lier à des tâches liées, ce qui permet d'organiser votre communication et d'y donner suite
utilisez les outils de gestion des e-mails de ClickUp pour un traitement rationalisé et efficace des e-mails
- Gestion de projet e-mail : ClickUp offre ses outils de gestion du courrier électronique gestion de projet e-mail une solution d'automatisation de l'envoi des courriels gestion de la boîte de réception . Vous pouvez garder le contrôle de vos tâches d'e-mailing sans avoir à les copier-coller. Il permet de s'assurer que toutes les informations pertinentes sont capturées dans vos tâches
- Automatisation des processus : Utilisez ClickUp Automatisation pour automatiser les tâches répétitives liées aux e-mails, telles que l'envoi de rappels, de notifications ou de suivis, ce qui vous permet de libérer du temps pour un travail plus stratégique. Cette automatisation peut contribuer à rationaliser les flux de travail et à réduire les efforts manuels
envoyez et gérez vos e-mails au sein d'une plateforme complète grâce aux fonctions de gestion des e-mails de ClickUp
- Une meilleure productivité : Avec Intégration de l'e-mail ClickUp vous pouvez intégrer Gmail à ClickUp pour gérer efficacement vos e-mails et vos tâches en un seul endroit. Mon travail réduit le temps passé à passer d'une application à l'autre et se concentre sur le travail terminé
- Une organisation facile au bout des doigts : Liez les e-mails aux tâches, informez votre équipe et attribuez des tâches en fonction des e-mails reçus. Cela permet de tout organiser et de s'assurer que tout se déroule sans accroc
- Collaboration améliorée : Étiquettez votre équipe dans les e-mails, assignez des commentaires cette fonctionnalité améliore le travail d'équipe et permet à tout le monde d'être sur la même page
- Communication transparente grâce aux modèles : Utilisez des modèles et des signatures pertinents pour rationaliser la communication. C'est particulièrement utile pour l'assistance client et le suivi des candidats
- Sécurité et conformité : ClickUp offre des fonctionnalités de sécurité robustes pour garantir que votre communication par e-mail est sûre et conforme aux normes de l'industrie
- Programmation des e-mails : Planifiez toutes les communications futures et assurez-vous que chaque e-mail personnel
Quand utiliser CC et BCC dans ClickUp ?
- CC pour la transparence : Utilisez le champ CC pour tenir les autres parties intéressées informées. Ces stratégies de gestion des e-mails sont idéales pour les communications avec plusieurs destinataires
- BCC pour la confidentialité : Le champ BCC protège la confidentialité des destinataires. Utilisez-le lorsque vous envoyez des e-mails à des personnes qui ne se connaissent pas ou lorsque vous menez une campagne d'e-mails en masse (lorsque vous souhaitez protéger les coordonnées de votre liste d'e-mails)
En savoir plus: Explorer environnements de travail de Google pour vos besoins en matière d'e-mail et de gestion de projet.
Pensez mieux, écrivez des e-mails plus intelligents dans ClickUp
Trois professionnels sur cinq préfèrent utiliser l'e-mail pour communiquer.
Mais voilà, la plupart des gens se trompent dans les champs CC et BCC parce qu'ils ne sont pas sûrs du rôle des destinataires. Si seulement nous pouvions suivre nos projets, gérer nos tâches et envoyer des e-mails sur une seule plateforme.
La bonne nouvelle, c'est que ClickUp fait tout cela et bien plus encore !
Par exemple, si vous détestez avoir une boîte de réception qui déborde, vous pouvez vous organiser en utilisant ClickUp. Cet outil vous aide à classer les e-mails importants par ordre de priorité et à réduire le temps de réponse, ce qui se traduit par un gain de temps et d'argent
.
ClickUp assiste également les intégrations Gmail, de sorte que vous recevez toujours des notifications sur les tâches en attente et les suivis. En outre, ClickUp dispose de sa propre IA qui aide à rédiger des e-mails, à convertir ces e-mails en tâches exploitables et à vous fournir des informations chaque fois que vous recherchez un mot-clé.
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