La gestion de tâches et de projets multiples est un défi tout en veillant à gérer les ressources, à communiquer efficacement avec votre équipe et à respecter les délais.
L'utilisation de feuilles de calcul est moins efficace qu'auparavant. Plusieurs petites tâches peuvent rapidement faire boule de neige et se transformer en un énorme gâchis désorganisé. En vous appuyant sur des méthodes traditionnelles de gestion du travail, vous vous sentez débordé et improductif.
En outre, vous devez être suffisamment flexible pour vous adapter aux changements dans la portée, les exigences ou les contraintes de votre projet. L'oubli d'une exigence mineure ou le non-respect d'une échéance peut faire dérailler l'ensemble de votre flux de travail.
C'est là que les organisateurs de tâches interviennent pour démêler le chaos. Ils vous aident à diviser votre structure de travail en éléments gérables, ce qui vous permet de jongler efficacement avec plusieurs projets.
Les organisateurs de tâches servent de centre de commande, vous permettant de rester productif et de ne jamais manquer une échéance.
Dans ce billet, nous allons couvrir les différentes fonctionnalités dont vous avez besoin dans un organisateur de tâches pour vous aider à choisir celui qui correspond à vos besoins et vous permet d'achever les tâches efficacement. ✅
Avantages de l'utilisation d'un organisateur de tâches
Les gestionnaires de tâches apportent beaucoup au tableau - des flux de travail rationalisés, une meilleure productivité et un sentiment de contrôle et d'accomplissement.
Mais ce n'est pas tout. Plongeons plus profondément dans les autres avantages de l'utilisation d'un excellent logiciel de gestion des tâches :
1. Une meilleure visibilité des tâches
Le logiciel de gestion des tâches aide à décomposer les grands projets en tâches plus petites que vous pouvez achever à chaque étape du cycle de vie du projet. Il est ainsi plus facile d'afficher toutes les tâches que vous devez achever et d'en assurer le suivi à partir d'un seul tableau de bord.
Si, par exemple, vous lancez une nouvelle fonctionnalité de produit qui nécessite des contenus, vous pouvez créer tableaux de bord des tâches pour suivre les différentes tâches que les membres de l'équipe doivent achever.
Les tableaux de bord des tâches vous affichent une vue achevée et à 360 degrés de toutes les tâches en cours, afin que vous sachiez ce qui se passe.
Différentes vues, telles que les diagrammes de Gantt et les graphiques, fournissent des informations précieuses sur la planification, la supervision et les rapports. Vous pouvez personnaliser l'affichage pour mieux comprendre la progression de votre projet.
2. Meilleur suivi des tâches
Les organisateurs de tâches vous permettent de suivre toutes les tâches à travers les étapes en un seul endroit, une étape de plus par rapport au suivi sur papier ou sur feuille de calcul.
Grâce à de puissantes fonctionnalités de recherche, vous pouvez voir les tâches et les personnes qui y travaillent en temps réel.
ClickUp vous permet par exemple de créer plusieurs affichages pour vous aider à suivre chaque tâche et à connaître son statut :
Suivez vos projets et vos tâches en temps réel grâce à la gestion du temps de ClickUp
Grâce à une meilleure planification des tâches, votre équipe achèvera ses tâches à temps, la communication sera meilleure et, par conséquent, les résultats de l'équipe seront meilleurs.
Fonctionnalité 2 : Affichages multiples
Des vues multiples affichant les noms des tâches, les échéances, les statuts et les priorités de toutes les tâches de votre équipe peuvent aider à présenter une image plus claire de ce qui se passe.
Regroupez, filtrez et affichez chaque tâche de votre projet grâce à plusieurs vues. Par exemple, la vue Équipe vous permet d'afficher les membres les plus débordés. La vue Calendrier, quant à elle, affiche les tâches en fonction de leur date d'échéance. Affichages ClickUp est livré avec plus de 15 vues entièrement personnalisables pour s'adapter à presque toutes les tâches de votre équipe. Vous pouvez choisir entre les vues principales des tâches telles que la liste, le Tableau et le Calendrier et les vues avancées telles que le Gantt, le tableau, l'échéancier, la carte mentale, etc.
Voici une liste des différentes vues affichées par ClickUp : 👇
- Vue Liste : affiche simplement toutes vos tâches dans une liste claire et facile à gérer
- Vue Tableau - vous permet de paramétrer de puissants tableaux par glisser-déposer, compartimentés par étapes ou par catégories
- Vue Calendrier - affiche les tâches par date
- Vue Gantt : idéale pour suivre les dépendances entre les tâches
- Vue Activité - affiche une vue agrégée des activités dans un emplacement
- Échéancier - affiche les tâches de manière linéaire
- Vue Charge de travail - permet de visualiser la charge de travail de chaque membre de l'équipe à un moment précis.
- Vue Tableur : chaque ligne et chaque colonne ont la même hauteur, ce qui est idéal pour afficher ou importer des informations en masse
- Cartes mentales-élaborez une structure hiérarchique pour lier et regrouper les tâches dans une arborescence
- Vue Plan : localisez vos tâches sur une carte.
Grâce à la possibilité de choisir entre plusieurs affichages, vous pouvez examiner les cibles et les tâches de manière plus complète et vous assurer que rien ne vous échappe.
Affichez le flux de travail de votre équipe à l'aide des vues ClickUp
Fonctionnalité 3 : Options de personnalisation
Votre organisateur de tâches doit vous permettre de personnaliser différents éléments de vos tâches en fonction de vos besoins.
Les fonctionnalités de personnalisation vous permettent d'adapter l'interface utilisateur à vos préférences personnelles. Par exemple, vous pouvez inclure des catégories et des libellés, un code couleur et des options de notification personnalisables dans vos tâches.
Vous pouvez également créer des dépendances pour chaque tâche afin de vous assurer que vous achevez toutes les tâches essentielles à chaque étape de votre projet.
ClickUp vous permet d'achever des tâches entièrement personnalisées avec des types de tâches personnalisés pour les clients ou les évènements. Vous pouvez choisir entre plusieurs affichages et disposer de tout ce dont nous avons parlé plus haut.
💡 Conseil pro: ClickUp offre une incroyable possibilité de personnalisation avec ClickApps les ClickApps sont de petites applications basées sur des fonctions que vous pouvez activer ou désactiver pour contrôler des choses comme l'automatisation, les assignés multiples, les champs personnalisés, et plus encore.
Fonctionnalité 4 : Gestion des fichiers
La gestion des fichiers vous permet de disposer de ce dont vous avez besoin sans avoir à rechercher des documents et des fichiers sur différents appareils.
Lorsque vous choisissez un organisateur de tâches, recherchez-en un doté de solides fonctionnalités de gestion de fichiers pour vous aider à stocker et à récupérer rapidement les fichiers nécessaires.
L'organiseur de tâches doit également prendre en charge les pièces jointes multiples et offrir des options de filtrage lorsque vous attribuez des tâches. Hiérarchie des projets de ClickUp vous permet de créer des environnements de travail et d'organiser vos dossiers au sein de chaque espace.
Organisez vos fichiers et récupérez-les plus rapidement grâce aux fonctionnalités de la hiérarchie de projet de ClickUp
Vous pouvez joindre des fichiers à partir de pièces jointes provenant d'applications de stockage cloud comme Dropbox, Google Drive, Box et Microsoft OneDrive/SharePoint.
Vous pouvez également attribuer un code couleur à chaque dossier et utiliser.. Recherche ClickUp pour retrouver vos fichiers stockés. Son forfait gratuit comprend 100 Mo de stockage, et tous les forfaits payants offrent un stockage illimité.
Fonctionnalité 5 : Sécurité
Il est primordial de protéger vos données d'entreprise cruciales dans l'organiseur de tâches. Vérifiez si votre organiseur de tâches dispose de fonctionnalités telles que la protection par mot de passe, les libellés pour la gestion des accès et des permissions, les rôles des utilisateurs et les dossiers.
ClickUp fonctionne entièrement sur Amazon Web Services (AWS), avec des une sécurité de classe mondiale . Elle a également obtenu la certification d'audit pour les contrôles des organisations de services (SOC 2) et les principes des services de confiance.
Fonctionnalité 6 : Accessibilité mobile
Votre solution de gestion des tâches ne doit pas seulement fonctionner sur l'écran d'un ordinateur.
Recherchez la compatibilité iOS et Android, la synchronisation transparente entre les versions mobile et bureau, et l'accessibilité hors ligne dans votre organisateur de tâches.
Fonctionnalité 7 : Fonctions de rapports
En tant que manager, il ne s'agit pas seulement d'attribuer des tâches et de créer des flux de travail, mais aussi de maintenir l'équipe sur la bonne voie et de maximiser la productivité. Les rapports et les analyses donnent un aperçu des performances de l'équipe et du suivi de la progression.
Envisagez des fonctionnalités de gestion des tâches telles que les statistiques d'achèvement des tâches, les données de suivi du temps et les rapports sur l'ancienneté des tâches. Si les fonctionnalités de rapports sont activées, votre outil de gestion des tâches peut vous envoyer des mises à jour critiques sur votre équipe. Tableaux de bord ClickUp vous permet de suivre et de gérer vos performances à l'aide de données, de listes, de cartes et de graphiques personnalisés. Son tableau de bord quotidien personnalisé facilite la visualisation de votre productivité. Vous pouvez également évaluer la charge de travail de l'équipe et les aperçus des équipes commerciales, etc.
Suivez facilement votre temps, établissez des paramètres d'estimation et ajoutez des notes grâce à ClickUp Project Time Tracking
Fonctionnalité 9 : Interface conviviale
Votre équipe ne devrait pas perdre de temps à naviguer ou à apprendre un logiciel complexe. Choisissez un outil de gestion des tâches doté d'une interface conviviale et d'un agencement soigné des fonctionnalités afin de pouvoir travailler immédiatement.
En outre, recherchez une assistance client et des ressources de formation de qualité. Ces fonctionnalités minimisent la courbe d'apprentissage et vous aident à apprendre rapidement à utiliser les fonctionnalités avancées de votre organisateur de tâches.
Fonctionnalité 10 : Capacités d'intégration
Un bon logiciel de gestion des tâches doit s'intégrer de manière transparente aux autres applications que vous utilisez.
Par exemple, les intégrations d'e-mails permettent de convertir les e-mails en tâches, les intégrations de calendriers facilitent la gestion des échéances et des plannings, et les applications de prise de notes vous permettent de capturer rapidement des idées.
Supposons qu'une partie prenante envoie un retour d'information sur la campagne de marketing par e-mail. Dans ce cas, les membres de l'équipe peuvent facilement le convertir en tâche au sein de la plateforme et l'attribuer aux membres de l'équipe concernés.
Grâce à ces intégrations, il n'est plus nécessaire de passer d'une plateforme à l'autre. Non seulement votre flux de travail devient plus fluide, mais vous pouvez également gagner plus de temps.
Utiliser ClickUp comme organisateur de tâches
Vous savez maintenant qu'un logiciel de gestion des tâches de base ne peut pas faire l'affaire. Vous êtes à la recherche d'un outil doté de toutes les fonctionnalités dont nous avons parlé plus haut ?
Utilisez ClickUp, le meilleur logiciel de gestion des tâches conçu avec une application qui peut remplacer toutes les autres. ClickUp a énormément aidé Lids à collaborer avec son équipe et à maîtriser son travail. Il a accéléré les flux de travail, rationalisé l'administration et amélioré les résultats. L'entreprise a économisé plus de 100 heures sur l'ensemble des équipes grâce aux outils de gestion d'un projet ClickUp. ClickUp a également aidé Cemex à à réduire le temps de transfert des projets de plusieurs heures à quelques secondes et à fournir une plateforme de collaboration avec plus de 50 membres de l'équipe en un seul endroit. Cemex améliore les flux de travail et les livraisons de projets grâce à l'automatisation, à l'amélioration des processus d'admission, à la visibilité en temps réel et à la rationalisation des processus. Tâches ClickUp vous permet de forfaiter, d'organiser et de collaborer sur des tâches avec des personnalisations personnalisables pour simplifier la gestion des tâches.
Gérez facilement toutes les activités liées à un projet sur une seule plateforme avec ClickUp Tasks
Voici comment ClickUp Tasks, un logiciel gratuit de gestion des tâches, s'avère bénéfique :
- Collaboration: Accélérer le travail d'équipe avec des fonctionnalités de collaboration rapides qui permettent des assignés multiples et des fils de commentaires. Vous pouvez également ajouter des commentaires en tant qu'éléments d'action et partager des enregistrements d'écran pour plus de clarté
- Flexibilité: Affichez les tâches dans plusieurs vues et parcourez-les facilement. Avec des sous-tâches personnalisables, obtenez toutes les informations dont vous avez besoin à chaque fois
- Types de tâches personnalisés: Gérez n'importe quel type de travail avec les types de tâches personnalisés ClickUp en utilisant différentes conventions de dénomination et en définissant des types de tâches
- Modèles personnalisés: Construisez des flux de travail transparents et gagnez du temps grâce aux modèles. Vous pouvez également créer et réutiliser vos modèles de liste de tâches ultérieurement pour gagner du temps.
- Estimations de durée : Comprenez la productivité de l'équipe en profondeur avec l'outil de suivi du temps pour garder une longueur d'avance sur vos cibles et identifier les lacunes
- Prioriser : Concentrez-vous sur ce qui compte le plus grâce aux cinq niveaux de priorité, de faible à urgent. Tenez l'équipe informée des tâches sur lesquelles elle doit travailler et de celles qu'elle doit reprendre plus tard.
- Étiquettes: Ajoutez des étiquettes personnalisées pour catégoriser les tâches comme vous le souhaitez et les filtrer à partir de différents projets et emplacements
- Relations et dépendances: Ajoutez des relations pour passer plus rapidement à des tâches connexes et ajoutez des dépendances pour déterminer la commande des différentes opérations au sein d'une tâche
- Enregistrement d'écran: Réduisez les pertes de temps en réunion et les longs fils d'e-mails en améliorant la communication au sein de l'équipe grâce au partage de l'enregistrement d'écran
- Intégrations: Connectez-vous avec vos outils favoris tels que Slack, Zoom, Clockify, Timely, GitLab, Dropbox, Zoom, Toggl, Webhooks, etc
Il s'agit d'une destination unique pour employer tous vos compétences en matière de gestion des tâches . Sauvegardez vos données importantes, créez des feuilles de calcul, utilisez Google Docs et éliminez la nécessité d'utiliser plusieurs applications.
Toutes les ressources dont vous avez besoin pour gérer efficacement les tâches sont disponibles avec ce logiciel de gestion des tâches simple.
Modèle de liste quotidienne ClickUp À faire
ClickUp n'est pas un simple logiciel mais un outil d'extension avec de multiples ressources, dont de nombreux modèles, pour vous permettre de démarrer rapidement. Modèle de liste quotidienne à faire de ClickUp est un fournisseur prestataire qui vous permet de suivre l'évolution de vos tâches. Ce modèle vous permet de démarrer en quelques secondes avec des tâches personnalisables.
Le modèle de liste de tâches quotidiennes de ClickUp est conçu pour vous aider à rester organisé et motivé.
Créez de puissantes listes de choses à faire avec ClickUp. Voici comment ce modèle peut vous aider :
- Mettre en place des objectifs réalisables pour contribuer à la réussite à long terme
- Suivre la progression du projet avec précision et assurer le suivi des tâches en un seul endroit
- Des tâches personnalisables pour garder votre équipe concentrée et en avance sur les délais
- Suivi quotidien des tâches à faire avec notes et rappels automatisés pour suivre la progression
- Décomposez les tâches en petites listes de choses à faire et restez motivé tout en accomplissant les tâches
ClickUp Gestion simple des tâches ClickUp Simple Task Management Modèle est un autre modèle précieux pour simplifier les solutions de gestion des tâches.
Le modèle simple de gestion des tâches de ClickUp est conçu pour être votre système personnel et gratuit de gestion des tâches quotidiennes, qui fonctionne comme vous travaillez.
Voici quelques-unes des principales fonctionnalités de ce modèle :
- Créer des listes de tâches à faire pour le travail et décomposer les projets en tâches plus petites et plus faciles à gérer
- Hiérarchiser, visualiser et organiser les tâches de manière cohérente et opportune
- Une structure claire pour ajouter des tâches et des libellés avec une date d'échéance, une priorité et un statut d'achevé
Choisissez le meilleur logiciel de gestion des tâches pour votre équipe
Les logiciels d'organisation des tâches et de gestion de projet peuvent faciliter la gestion des tâches grâce à l'attribution, à la planification et au suivi du temps. De plus, grâce à des modèles prêts à l'emploi, vous pouvez commencer à gérer les tâches immédiatement. Gagnez du temps, obtenez une meilleure visibilité et planifiez les tâches pour l'équipe avec des vues flexibles.
Grâce à ces fonctionnalités, les organisateurs de tâches peuvent simplifier considérablement votre travail et s'avérer gratifiants pour votre équipe et la direction.
Un organisateur de tâches comme ClickUp peut vous aider à collaborer, à personnaliser, à suivre le temps, à enregistrer à l'écran, à mettre des étiquettes et à intégrer d'autres tâches en un seul endroit. C'est un logiciel qui peut vous aider à gérer instantanément tous les aspects de la gestion des tâches. S'inscrire à ClickUp dès aujourd'hui pour passer à des outils de gestion des tâches efficaces et performants.
FAQs
**1. À faire pour organiser la gestion des tâches ?
L'organisation de la gestion des tâches peut devenir simple et efficace grâce à un organisateur de tâches qui vous permet de planifier des tâches, de fixer des paramètres, de collaborer avec votre équipe et de gagner du temps.
2. Quel est le travail d'un gestionnaire de tâches ?
Le manager d'équipe vous aide à répartir les tâches entre les membres de l'équipe, à veiller à ce que l'équipe reste sur la bonne voie, à aider l'équipe à respecter les réunions et à surveiller en permanence les performances de l'équipe afin d'identifier les écarts de performance.
**3. Comment faites-vous pour organiser et hiérarchiser les tâches ?
Un organisateur de tâches peut organiser et répartir les tâches en fonction de la disponibilité et de la bande passante des employés. Il peut également aider à hiérarchiser les tâches à l'aide d'Étiquettes et de libellés afin que les employés sachent sur quoi travailler en premier.