Gérer plusieurs tâches et projets tout en veillant à gérer les ressources, à communiquer efficacement avec votre équipe et à respecter les délais est un véritable défi.
L'utilisation de tableurs est moins efficace qu'auparavant. Plusieurs petites tâches peuvent rapidement s'accumuler et créer un désordre monumental. En vous appuyant sur des approches traditionnelles de gestion du travail, vous vous sentirez dépassé et improductif.
En outre, vous devez faire preuve de suffisamment de flexibilité pour vous adapter aux changements dans la portée, les exigences ou les contraintes de votre projet. Négliger une exigence mineure ou manquer une échéance peut compromettre l'ensemble de votre flux de travail.
C'est là que les organisateurs de tâches entrent en jeu pour mettre de l'ordre dans le chaos. Ils vous aident à décomposer votre structure de travail en éléments gérables, vous permettant ainsi de jongler efficacement entre plusieurs projets.
Les organisateurs de tâches font office de centre de commande, vous permettant de rester productif et de ne jamais manquer vos délais.
Dans cet article, nous aborderons les différentes fonctionnalités dont vous avez besoin dans un organiseur de tâches afin de vous aider à choisir celui qui correspond à vos besoins et vous permet d'achever vos tâches efficacement. ✅
Avantages de l'utilisation d'un organisateur de tâches
Les gestionnaires de tâches apportent de nombreux avantages : rationalisation des flux de travail, amélioration de la productivité et sentiment de contrôle et d'accomplissement.
Mais ce n'est pas tout. Examinons plus en détail les autres avantages liés à l'utilisation d'un excellent logiciel de gestion des tâches :
1. Visibilité accrue des tâches
Les logiciels de gestion des tâches permettent de diviser les grands projets en tâches plus petites que vous pouvez achever à chaque étape du cycle de vie du projet. Il est ainsi plus facile d'afficher toutes les tâches à achever et de suivre chacune d'entre elles à partir d'un tableau de bord unique.
Si, par exemple, vous lancez une nouvelle fonctionnalité produit qui nécessite des ressources de contenu, vous pouvez créer des tableaux de bord pour suivre les différentes tâches que les membres de l'équipe doivent achever.
Les tableaux de bord des tâches vous offrent une vue complète à 360 degrés de toutes vos tâches en cours afin que vous sachiez exactement où vous en êtes.
Différentes vues, telles que les diagrammes de Gantt et les graphiques, fournissent des informations précieuses pour la planification, la supervision et la création de rapports. Vous pouvez personnaliser la vue pour obtenir des informations sur l'avancement de votre projet.
2. Meilleur suivi des tâches
Les organisateurs de tâches vous permettent de suivre toutes les tâches à toutes les étapes en un seul endroit, ce qui vous donne une longueur d'avance par rapport au suivi sur papier ou sur tableur.
Grâce à de puissantes fonctionnalités de recherche, vous pouvez voir les tâches et les personnes qui y travaillent en temps réel.
Par exemple, ClickUp vous permet de créer plusieurs vues pour vous aider au suivi de chaque tâche et connaître son statut :
3. Amélioration des processus d'entreprise
Les meilleurs gestionnaires de tâches visualisent les flux de travail et les tâches afin de simplifier l'identification des problèmes et leur résolution avant qu'ils ne perturbent l'ensemble du flux de travail de votre projet.
Cependant, il faut s'attendre à des inefficacités accidentelles dues à des échéanciers imprécis et à des tâches oubliées.
Selon le Harvard Business Review, un projet informatique sur six accuse un retard de 70 % par rapport au calendrier prévu.
Les organisateurs de tâches vous permettent de centraliser les tâches afin de respecter les échéanciers et de gagner du temps grâce à des fonctionnalités avancées de gestion du temps, telles que le suivi du temps ou l'automatisation des tâches, qui déclenchent automatiquement certains évènements une fois qu'une tâche est achevée.
Par exemple, vous pouvez suivre les tâches du flux de travail qui prennent plus de temps que nécessaire et choisir d'automatiser les tâches récurrentes.
Si certaines tâches prennent plus de temps parce que le produit final nécessite plusieurs itérations avant d'être approuvé, vous pouvez fournir de l'assistance aux membres de votre équipe pour les aider à travailler plus efficacement.
Fonctionnalités clés à prendre en compte lors du choix d'un organisateur de tâches
Il est temps de parler des fonctionnalités clés à rechercher dans un gestionnaire de tâches. Commençons.
Fonctionnalité n° 1 : possibilité de créer un calendrier
La planification des tâches aide les employés à visualiser leurs objectifs et à répartir leur temps et leurs ressources afin d'accomplir leurs tâches efficacement.
Un calendrier des tâches détaille la durée de chaque tâche et sa date de fin. Votre organiseur de tâches doit vous permettre de créer un calendrier qui vous aide, vous et vos employés, à rester sur la bonne voie.
ClickUp Time Management vous permet de planifier votre temps et vos tâches à l'aide du calendrier, du diagramme de Gantt, des calendriers et des modes de charge de travail. Vous pouvez également consulter le calendrier du projet, créer des dépendances et reprogrammer des dates.
Grâce à une meilleure planification des tâches, votre équipe achevera ses tâches dans les délais impartis, la communication sera améliorée et, par conséquent, les résultats de l'équipe seront meilleurs.
Fonctionnalité n° 2 : vues multiples
Plusieurs vues détaillant les noms, les échéances, les statuts et les priorités de toutes les tâches de votre équipe peuvent vous aider à obtenir une image plus claire de la situation.
Regroupez, filtrez et visualisez chaque tâche de votre projet grâce à plusieurs modes d'affichage. Par exemple, la vue Équipe vous permet de voir quels membres sont plus débordés que les autres. La vue Calendrier, quant à elle, regroupe vos tâches en fonction de leurs dates d'échéance.
ClickUp Views propose plus de 15 vues entièrement personnalisables pour s'adapter à presque toutes les tâches de votre équipe. Vous pouvez choisir entre des vues de tâches de base telles que la liste, le Tableau et le Calendrier, et des vues avancées telles que Gantt, le Tableau, l'Échéancier, la carte mentale, etc.
Voici une liste de certaines des différentes vues proposées par ClickUp : 👇
- Vue Liste : affiche simplement toutes vos tâches dans une liste claire et facile à gérer.
- Vue Tableau : vous permet de configurer de puissants tableaux glisser-déposer compartimentés par étapes ou catégories.
- Vue calendrier : affiche les tâches par date
- Vue Gantt : idéale pour le suivi des dépendances entre les tâches
- Vue Activité : affiche une vue agrégée des activités dans un emplacement donné.
- Échéancier : visualisez les tâches de manière linéaire.
- Vue Charge de travail : vous aide à visualiser la charge de travail de chaque membre de l'équipe à un moment donné.
- Vue Tableur : chaque ligne et colonne a la même hauteur, ce qui est idéal pour afficher ou importer des informations en masse.
- Cartes mentales : créez une structure hiérarchique pour relier et regrouper les tâches dans une structure arborescente.
- Vue Plan : localisez vos tâches sur une carte.
Grâce à la possibilité de choisir parmi de nombreux affichages, vous pouvez examiner les cibles et les tâches de manière plus complète et vous assurer que rien ne vous échappe.
Fonctionnalité n° 3 : options de personnalisation
Votre organiseur de tâches doit vous permettre de personnaliser différents éléments de vos tâches en fonction de vos besoins.
Les fonctionnalités de personnalisation vous permettent d'ajuster l'interface utilisateur en fonction de vos préférences personnelles. Par exemple, vous pouvez inclure des catégories et des libellés, un code couleur et des options de notification personnalisables dans vos tâches.
Vous pouvez également créer des dépendances pour chaque tâche afin de vous assurer que toutes les tâches essentielles sont achevées à chaque étape de votre projet.
ClickUp vous permet de configurer des tâches entièrement personnalisables avec des types de tâches personnalisés pour les clients ou les évènements. Vous pouvez choisir parmi plusieurs vues et bénéficier de toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus.
💡 Conseil de pro : ClickUp offre une incroyable personnalisation grâce à ClickApps, de petites applications fonctionnelles que vous pouvez activer ou désactiver pour contrôler des éléments tels que l'automatisation, les assignations multiples, les champs personnalisés, etc.
Fonctionnalité n° 4 : gestion des fichiers
La gestion des fichiers vous permet d'avoir tout ce dont vous avez besoin sans avoir à rechercher des documents et des fichiers sur différents appareils.
Lorsque vous choisissez un organisateur de tâches, recherchez-en un doté de fonctionnalités de gestion de fichiers robustes pour vous aider à stocker et à récupérer rapidement les fichiers nécessaires.
L'organisateur de tâches doit également offrir l'assistance pour plusieurs pièces jointes et offrir des options de filtrage lorsque vous attribuez des tâches.
La hiérarchie des projets de ClickUp vous permet de créer des environnements de travail et d'organiser vos dossiers au sein de chaque espace.
Vous pouvez joindre des fichiers à partir d'applications de stockage cloud telles que Dropbox, Google Drive, Box et Microsoft OneDrive/SharePoint.
Vous pouvez également attribuer un code couleur à chaque dossier et utiliser la fonction de recherche ClickUp pour retrouver vos fichiers stockés. Son forfait gratuit comprend 100 Mo de stockage, et tous les forfaits payants offrent un stockage illimité.
Fonctionnalité n° 5 : sécurité
Il est primordial de protéger vos données commerciales cruciales dans l'organisateur de tâches. Vérifiez si votre organisateur de tâches dispose de fonctionnalités telles que la protection par mot de passe, des libellés pour gérer les accès et les permissions, des rôles d'utilisateurs et des dossiers.
ClickUp fonctionne entièrement sur Amazon Web Services (AWS), avec une sécurité de classe mondiale. Il a également obtenu la certification d'audit pour les principes de services de confiance SOC 2 (Service Organization Controls).
Fonctionnalité n° 6 : accessibilité mobile
Votre solution de gestion des tâches ne doit pas se limiter à l'écran de votre ordinateur.
Recherchez la compatibilité iOS et Android, une synchronisation fluide entre les versions mobile et bureau, ainsi qu'une accessibilité hors ligne dans votre organiseur de tâches.
Fonctionnalité n° 7 : capacités de rapports
En tant que manager, votre rôle ne se limite pas à l'attribution des tâches et à la création de flux de travail ; il consiste également à maintenir l'équipe sur la bonne voie et à optimiser la productivité. Les rapports et les analyses fournissent des informations sur les performances de l'équipe et le suivi des progrès.
Tenez compte des fonctionnalités de gestion des tâches telles que les statistiques d'achèvement des tâches, les données de suivi du temps et les rapports sur l'ancienneté des tâches. Grâce aux fonctionnalités de reporting, votre outil de gestion des tâches peut vous envoyer des mises à jour essentielles sur votre équipe.
Les tableaux de bord ClickUp vous permettent de suivre et de gérer les performances à l'aide de données, de listes, de cartes et de graphiques personnalisés. Son tableau de bord quotidien personnalisé facilite la visualisation de votre productivité. Vous pouvez également évaluer la charge de travail de l'équipe, les aperçus des ventes, etc.
Fonctionnalité n° 8 : suivi du temps
Une autre fonctionnalité essentielle est le suivi du temps, qui vous aide à répartir les tâches, à optimiser l'utilisation du temps et à créer un échéancier prévisionnel. Voici pourquoi le suivi du temps est essentiel :
- Le suivi du temps à l'aide de relevés de temps augmente la flexibilité du travail et crée un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.
- Gestion de projet améliorée avec une distinction claire entre les tâches et le temps nécessaire à leur réalisation
- Réduisez le temps consacré au travail administratif en éliminant l'enregistrement manuel des heures et le remplissage de feuilles de calcul.
La fonctionnalité de suivi du temps passé sur les projets de ClickUp vous permet de gagner du temps et de suivre votre temps grâce aux extensions Google et aux intégrations avec des applications telles que Toggl, Harvest, Time Doctor, Clockify, etc. Elle fournit également des rapports permettant de gagner du temps, avec des rapports et des feuilles de calcul sur le temps passé par chaque individu et par équipe.
Fonctionnalité n° 9 : interface conviviale
Votre équipe ne devrait pas perdre de temps à naviguer ou à apprendre à utiliser des logiciels complexes. Choisissez un outil de gestion des tâches doté d'une interface conviviale et d'une organisation claire des fonctionnalités afin de pouvoir travailler immédiatement.
Recherchez également un service client et des ressources de formation de qualité. Ces fonctionnalités réduisent la courbe d'apprentissage et vous aident à maîtriser rapidement les fonctionnalités avancées de votre organisateur de tâches.
Fonctionnalité n° 10 : capacités d'intégration
Un bon logiciel de gestion des tâches doit s'intégrer de manière transparente aux autres applications que vous utilisez.
Par exemple, les intégrations de e-mail permettent de convertir les e-mails en tâches, l'intégration du Calendrier facilite la gestion des délais et des plannings, et les applications de prise de notes vous permettent de noter rapidement vos idées.
Supposons qu'une partie prenante envoie des commentaires sur la campagne marketing par e-mail. Dans ce cas, les membres de l'équipe peuvent facilement les convertir en tâche au sein de la plateforme et les attribuer aux membres de l'équipe concernés.
Grâce à ces intégrations, vous n'avez plus besoin de passer continuellement d'une plateforme à l'autre. Non seulement votre flux de travail sera plus fluide, mais vous gagnerez également du temps.
Utilisation de ClickUp comme organisateur de tâches
Vous savez désormais qu'un logiciel de gestion des tâches basique n'est pas à la hauteur. Vous recherchez un outil doté de toutes les fonctionnalités exceptionnelles dont nous avons parlé ci-dessus ?
Utilisez ClickUp, le meilleur logiciel de gestion des tâches, conçu pour remplacer toutes les autres applications.
ClickUp a énormément aidé Lids à améliorer la collaboration au sein de ses équipes et à rester au top dans son travail. Il a accéléré les flux de travail, rationalisé l'administration et amélioré les résultats. L'entreprise a économisé plus de 100 heures de travail grâce aux outils de gestion de projet ClickUp.
ClickUp a également aidé Cemex à réduire le temps nécessaire au transfert de ses projets de plusieurs heures à quelques secondes et a fourni une plateforme permettant à plus de 50 membres de l'équipe de collaborer en un seul endroit. Cemex offre de meilleurs flux de travail et une meilleure exécution des projets grâce à l'automatisation, à des processus d'admission améliorés, à une visibilité en temps réel et à des processus rationalisés.
ClickUp Tasks vous permet de planifier, d'organiser et de collaborer sur des tâches grâce à des personnalisations personnalisées qui simplifient la gestion des tâches.
Voici comment ClickUp Tasks, un logiciel gratuit de gestion des tâches, s'avère avantageux :
- Collaboration : accélérez le travail d'équipe grâce à des fonctionnalités de collaboration rapides qui permettent d'assigner plusieurs personnes et de créer des fils de commentaires. Vous pouvez également ajouter des commentaires sous forme d'éléments à effectuer et partager des enregistrements d'écran pour plus de clarté.
- Flexibilité : visualisez les tâches dans plusieurs vues et naviguez facilement entre elles. Grâce à des sous-tâches personnalisables, obtenez toutes les informations dont vous avez besoin à tout moment.
- Types de tâches personnalisés : gérez tout type de travail avec les types de tâches personnalisés de ClickUp en utilisant différentes conventions de nommage et en définissant les types de tâches.
- Modèles personnalisés : créez des flux de travail transparents et gagnez du temps à l'aide de modèles. Vous pouvez également créer et réutiliser vos modèles de listes de tâches ultérieurement pour gagner du temps.
- Estimations de durée : comprenez parfaitement la productivité de votre équipe grâce à l'outil de suivi du temps afin de rester en avance sur vos cibles et d'identifier les lacunes.
- Hiérarchisez les priorités : concentrez-vous sur ce qui compte le plus grâce à cinq niveaux de priorité, allant de faible à urgent. Tenez l'équipe informée des tâches à accomplir immédiatement et de celles à traiter plus tard.
- Étiquettes : ajoutez des étiquettes personnalisées pour classer les tâches comme vous le souhaitez et les filtrer à partir de différents projets et emplacements.
- Relations et dépendances : ajoutez des relations pour passer plus rapidement aux tâches connexes et ajoutez des dépendances pour déterminer la commande des différentes opérations au sein d'une tâche.
- Enregistrement d'écran : réduisez au minimum les pertes de temps en réunion et les longs fils d'e-mails en optimisant la communication au sein de l'équipe grâce au partage d'enregistrements d'écran.
- Intégrations : connectez-vous à vos outils préférés tels que Slack, Zoom, Clockify, Timely, GitLab, Dropbox, Zoom, Toggl, webhooks, etc.
Il s'agit d'une plateforme unique qui vous permet d'utiliser toutes vos compétences en matière de gestion des tâches. Enregistrez vos données importantes, créez des feuilles de calcul, utilisez Google Docs et éliminez le besoin de multiples applications.
Toutes les ressources dont vous avez besoin pour gérer efficacement vos tâches sont disponibles dans ce logiciel de gestion des tâches simple d'utilisation.
Modèle de liste de tâches quotidiennes ClickUp
ClickUp n'est pas seulement un logiciel, mais un outil complet doté de multiples ressources, notamment de nombreux modèles, pour vous permettre d'être rapidement opérationnel.
Le modèle de liste de tâches quotidiennes ClickUp fournit un outil de suivi de planning quotidien pour vous aider à rester sur la bonne voie. Ce modèle vous permet de vous lancer en quelques secondes avec des tâches personnalisables.
Créez des listes de tâches efficaces avec ClickUp. Voici comment ce modèle peut vous aider :
- Fixez des objectifs réalisables pour contribuer à votre réussite à long terme.
- Suivez avec précision l'avancement des projets et centralisez le suivi des tâches en un seul endroit.
- Des tâches personnalisables pour aider votre équipe à rester concentrée et à respecter les délais.
- Suivi quotidien des tâches à faire avec des notes et des rappels automatisés pour suivre la progression
- Décomposez les tâches en petites listes de choses à faire et restez motivé tout en accomplissant vos tâches.
Gestion simple des tâches avec ClickUp
Le modèle ClickUp Simple Task Management Template est un autre modèle précieux pour simplifier les solutions de gestion des tâches.
Voici quelques-unes des principales fonctionnalités de ce modèle :
- Créez des listes de tâches pour le travail et décomposez les projets en tâches plus petites et plus faciles à gérer.
- Hiérarchisez, visualisez et organisez les tâches de manière cohérente et opportune.
- Une structure claire pour ajouter des tâches et des libellés avec une date d'échéance, une priorité et un statut d'achèvement.
Choisissez le meilleur logiciel de gestion des tâches pour votre équipe
Les logiciels d'organisation des tâches et de gestion de projet facilitent la gestion des tâches grâce à la répartition, la planification et le suivi du temps. De plus, grâce à des modèles prêts à l'emploi, vous pouvez commencer à gérer vos tâches immédiatement. Gagnez du temps, bénéficiez d'une meilleure visibilité et planifiez les tâches de votre équipe grâce à des vues flexibles.
Grâce à ces fonctionnalités, les organisateurs de tâches peuvent simplifier considérablement votre travail et s'avérer très utiles pour votre équipe et la direction.
Un organisateur de tâches comme ClickUp peut vous aider à collaborer, personnaliser, suivre le temps, enregistrer l'écran, ajouter des étiquettes et intégrer d'autres outils, le tout en un seul endroit. Il s'agit d'un logiciel qui peut vous aider à gérer instantanément tous les aspects de la gestion des tâches.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp pour bénéficier d'outils de gestion des tâches efficaces et performants.
FAQ
1. Comment organisez-vous la gestion des tâches ?
L'organisation de la gestion des tâches peut devenir simple et efficace grâce à un organisateur de tâches qui vous permet de planifier des tâches, de fixer des délais, de collaborer avec votre équipe et de gagner du temps.
2. En quoi consiste le travail d'un gestionnaire de tâches ?
Le gestionnaire de tâches vous aide à répartir les tâches au sein de l'équipe, à vous assurer que celle-ci reste sur la bonne voie, à respecter les délais et à surveiller en permanence les performances de l'équipe afin d'identifier les écarts de performance.
3. Comment organisez-vous et hiérarchisez-vous les tâches ?
Un organisateur de tâches permet d'organiser et d'attribuer les tâches en fonction de la disponibilité et de la charge de travail des employés. Il permet également de hiérarchiser les tâches à l'aide d'étiquettes et de libellés afin que les employés sachent par où commencer le travail.